PÖYTÄKIRJA Fabianian kokoushuone, 2. kerros, Yliopistonkatu 1, Kansalliskirjasto, Helsinki

Transkriptio

1 PÖYTÄKIRJA Johtokunnan kokous Aika torstai klo Paikka Läsnä Fabianian kokoushuone, 2. kerros, Yliopistonkatu 1, Kansalliskirjasto, Helsinki Puheenjohtaja Aila Lauha Sihteeri Dorrit Gustafsson Esittelijä Asiantuntija Jäsenet Kai Ekholm Kristiina Hormia-Poutanen Päivi Kytömäki Sinikka Luokkanen Ere Maijala Anna Mauranen Riitta Autere Joona Salminen Sinikka Salo Mikko Viitasalo 7 saakka, poistui klo Kokouksen päätösvaltaisuuden toteaminen Kokouksen puheenjohtajan lisäksi vähintään puolet jäsenistä on läsnä. Päätös: Kokous todettiin päätösvaltaiseksi. 2 Kokouksen esityslistan hyväksyminen Hyväksyttäneen. Päätös: Kokouksen esityslista hyväksyttiin kuitenkin niin, että vahvistettiin seuraavan kokouksen ajankohta kokouksen alussa. 3 Kokouksen pöytäkirjan tarkistaminen Valitaan pöytäkirjantarkistajiksi Visa Heinonen ja Riitta Autere. Päätös: Visa Heinosen poissa ollessa pöytäkirjantarkistajiksi valittiin Riitta Autere ja Joona Salminen. 4 Edellisen kokouksen pöytäkirja Edellisen kokouksen pöytäkirja (nro 3/2012) on tarkistettu johtokunnan valitsemien tarkastajien toimesta. Pöytäkirja on sijoitettu johtokunnan wiki-sivustolle, kirjaston ulkoisille verkkosivustoille sekä sisäisille intra-sivustoille. Postiosoite: PL 15 (Unioninkatu 36) Helsingin yliopisto Käyntiosoite: Unioninkatu 36 Puhelin: (09) 1911 Faksi: (09)

2 5 Ilmoitusasiat - Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) asiakasliittymä Finna on avattu testikäyttöön osoitteessa finna.fi. Hakupalvelun ulkoasu valmistuu helmikuussa, jolloin Finnan avaamisesta tiedotetaan laajemmin lanseeratulla Finnan beta-versiolla testataan palvelun toimivuutta ja kerätään palautetta käyttäjiltä. Finnan testiversion julkaisun jälkeen palvelua kehitetään lisäämällä siihen uusia toiminnallisuuksia. Uusia organisaatioita aineistoineen ja palveluineen liittyy mukaan vaiheittain. Finnan seuraava tuotantoversio julkaistaan pidettävän Finna-päivän yhteydessä. - Kansalliskirjasto on myöntänyt historiansa toisen Kiitos asiakkaalle -tunnustuspalkinnon professori emeritus Yrjö Varpiolle. Professori Yrjö Varpio on käyttänyt erittäin aktiivisesti Kansalliskirjaston Historiallista sanomalehtikirjastoa tutkimustyössään ja sukututkijana. Hän on verkkopalvelun ahkerimpia käyttäjiä, ja hän on osallistunut myös sanomalehtikirjaston kehittämiseen antamalla palautetta sen toimivuudesta. Professori Varpio on toiminnallaan edistänyt Kansalliskirjaston näkyvyyttä kirjallisuuden tutkijoiden käyttäjäryhmän edustajana ja löytänyt aktiivisessa tutkimustyössään uutta historiatietoa mm. Aleksis Kivestä. Varpion artikkeli Helsingin sanomissa herätti laajan keskustelun vanhojen aineistojen verkkoon saattamisesta. - Suomen yliopistokirjastojen neuvosto on toimittanut johtokunnalle tiedoksi ministeriöön lähettämänsä kirjeen koskien Kansalliskirjaston tuottamien kirjastojen yhteisten palvelujen rahoitusta vuonna Kansalliskirjaston perusrahoitukseen on kohdistunut leikkauksia ja neuvosto on huolissaan niiden mahdollisista vaikutuksista. - Ilkka ja Ulla Paateron rahaston varoista on myönnetty euroa loppujen Turun Akatemian väitöskirjojen verkkoon saattamiseksi. Hankkeen suunnittelu on valmistunut ja henkilöstön rekrytointi on käynnistynyt. Hanke on kolmivuotinen. - Kansalliskirjasto on yhdessä Helsingin yliopiston laitosten ja Mikkelin alueen toimijoiden kanssa käynnistänyt digitaalisten aineistojen tutkimuksen professuurin perustamisen. Professuuri tulee sijaitsemaan humanistisessa tiedekunnassa. Digitaalisten aineistojen tutkimuksen professuuria haki 6 henkilöä: PhD, MA Bob Allen, USA, Visiting Professional Fellow, Victoria University of Wellington, New Zealand TKT Timo Honkela, Chief research scientist and Head of Computational Cognitive Systems Research Group, Department of Information and Computer Science, Aalto University School of Science and Technology FT Kimmo Kettunen, Visiting Professor, Universidade Federal do Amazonas, Institute of Computing, Manaus, Brasilia FT dos. Krister Lindén, tutkimusjohtaja, humanistinen tiedekunta, nykykielten laitos, Helsingin yliopisto FT dos. Teemu Roos, vanhempi tutkija, Helsinki Institute for Information Technology HIIT, Helsingin yliopisto FT dos. Atro Voutilainen, vastuullinen tutkija, humanistinen tiedekunta, nykykielten laitos, Helsingin yliopisto. Kevään aikana tehdään hakijoiden arviointi, minkä arvellaan vievän muutaman kuukauden. - Uudet digitaaliset pienpainateaineistot, noin julkaisua sivua, ovat nyt tutkijoiden, opiskelijoiden ja kansalaisten käytettävissä Kansalliskirjaston Doria-julkaisuarkiston kautta ( Mielenkiintoiset pilottiaineistot ovat eri pääryhmistä: Hallinto, Harrasteet, Liikenne ja matkailu, Raittius Naisasia Rauhanasia, Sosiaalihuolto ja Urheilu. Tutkimukseen ja kansalaisten arkikäyttöön tarjotaan nyt verkon välityksellä esimerkiksi autoiluun, elämisentaitoihin, eläinsuojeluun, kansanhuoltoon, matkailuun, naisasiaan ja urheiluun liittyviä vanhoja painatteita. Digitoinnin ansiosta alkuperäispainatteet eivät enää kulu käytössä. Pienpainatteiden digitointiprosessin kehitystyö toteutettiin Euroopan sosiaalirahaston, Itä- Suomen lääninhallituksen / Etelä-Savon ELY-keskuksen ja Mikkelin kaupungin rahoittamassa Ephemera-projektissa vuosina Kaikki kirjastosektorit ovat vuoden 2012 aikana olleet laatimassa uuden yhteisen kirjastojärjestelmän projektisuunnitelmaa. Opetus- ja kulttuuriministeriö on myöntänyt järjestelmän vaativuusmäärittelyä varten euroa vuodelle Ministeriö edellyttää, että hankkeessa otetaan huomioon niin Tietohallintolain edellyttämä yhteentoimivuus kuin meneillään oleva Tutkimuksen tietoaineistot -hanke TTA.

3 - Kansalliskirjaston Engelin päärakennuksen konservoiva korjaustyö käynnistyy kesäkuussa Kevään aikana kirjasto tyhjentää kokoelmat Engelin ja Rotundan rakennuksista ja siirtää ne maanalaisiin tiloihin. Henkilöstö siirtyy Fabianiaan, jonne myös asiakaspalvelu keskitetään. Kirjasto on koko ajan avoinna kirjaston käyttäjille. Korjaustyöt saadaan päätökseen näillä näkyminen syyskuuhun 2015 mennessä. - Suomen Akatemia ja OKM päivittävät Kansallisen tutkimusinfrastruktuurien tiekarttaa. Yliopistolta on pyydetty aiesuunnitelmia mennessä. Kansalliskirjasto toimitti kolme suunnitelmaa Akatemialle yliopiston suosituksella: Finna ja tutkijan työkalut, Avoin tiede sekä FinELib ja takautuvat e-aineistot. 6 Kirjastojen yhteisten palvelujen ohjauksen kehittäminen Kirjastojen yhteisten palvelujen (verkkoaineiston hankinta, Kansallinen Digitaalinen Kirjasto KDK, Nelli-portaali, kirjastojärjestelmät ja tietokannat sekä julkaisuarkistopalvelu) ohjausjärjestelmän uudistamisen tavoitteena on ollut asiakasohjauksen vahvistaminen, päätöksenteon ja roolien selkeyttäminen, palvelujen parempi koordinointi, läpinäkyvyyden lisääminen ja yhteistyömuotojen ja vuorovaikutuksen kehittäminen kansalliskirjaston ja kirjastosektoreiden välillä. Ohjausjärjestelmän muutokset eivät vaikuta konsortioiden asemaan ja tehtäviin. Uudistusta on suunniteltu yhteistyössä kirjastosektoreiden kanssa. Asiaa on käsitelty sektorikokouksissa, sektoreiden puheenjohtajien tapaamisissa, sektorineuvostoissa sekä palveluiden nykyisissä ohjausryhmissä. Asian tiimoilta on järjestetty verkkokysely, jolla kartoitettiin ohjauksen nykytilaa ja toimivuutta. Kyselyn tulosten perusteella kehittämistä tarvitaan toimintatavoissa enemmän kuin rakenteissa. Neljän ohjausryhmän (Verkkoaineiston hankinta, Tiedonhallinta, Kansallinen digitaalinen kirjaston KDK, Ontologiapalvelu ONKI) muodostama kokonaisuus korvaa nykyiset palvelukohtaiset ohjausryhmät. Ohjausryhmät toimivat myös linkkeinä sektorikohtaisten päätöksentekoelimien välillä. Johtokunta nimitti KDK-asiakasliittymän konsortioryhmän syyskuussa Tämä konsortioryhmä vastaa ohjausjärjestelmässä ohjausryhmää. Ontologiapalvelu ONKIn ohjausryhmä perustetaan siinä vaiheessa kun toiminta on käynnistetty ja palvelun hallinto koottu. Tiedonhallinnan ohjausryhmän tehtävänä on ohjata kansallisen metatietovarannon, Melindan, sekä Nelli-portaalin ja julkaisuarkistopalvelun kehittämistä. Verkkoaineiston hankinnan nykyisten kahden ryhmän, FinELib-ohjausryhmän ja FinELib-konsortioryhmän, tilalle perustetaan yksi ohjausryhmä. Päätös: Johtokunta lakkautti esityksen mukaan verkkoaineiston hankinnan nykyisen ohjausryhmän ja konsortioryhmän sekä nimitti Tiedonhallinnan ja FinELibin ohjausryhmät ja niiden jäsenet ja vahvisti ohjausryhmien säännöt. Tiedonhallinnan ohjausryhmän sääntöihin johtokunta teki kaksi muutosta: luku 5, poistetaan lause Kokouksiin voidaan kutsua myös uusia pysyviä jäseniä (uudet intressiryhmät) sekä vierailevia ulkopuolisia asiantuntijoita. Lause korvataan muodolla Ohjausryhmä voi kutsua kokouksiin ulkopuolisia asiantuntijoita. Luku 7, lause Kansalliskirjasto koordinoi ryhmien toimintaa, mutta ryhmän puheenjohtaja voi edustaa mitä tahansa ohjausryhmän jäsenorganisaatiota. loppuosa muotoon mitä tahansa ohjausryhmässä edustettua tahoa. 7 Kansalliskirjaston kulttuuriperintörahaston hoitokunnan kokoonpano 2013 alkaen (Ekholm, liitteet ) Johtokunta tekee rehtorille esityksen Kulttuuriperintörahaston hoitokunnan jäsenistä. Edellisen kerran johtokunta teki esityksen vuonna Kansalliskirjaston kulttuuriperintörahaston hoitokunta käsitteli jäsenasioitaan hoitokunnan kokouksessa (ks. liite 1.). Hoitokunnan jäsenistä erovuorossa olivat Aili Nenonen, Kai Ekholm, Ilkka Hyvärinen, Laura Kolbe, Markku Löytönen ja Kristiina Hilden. Kokouksessa sovitulla tavalla halukkuutta uusiksi jäseniksi tiedusteltiin professori Hanna Snellmanilta ja kvestori Marjo Berglundilta, jotka molemmat ilmoittivat suostumuksensa. Puheenjohtajaksi ehdotettiin entisistä jäsenistä jatkokaudelle suostunutta professori Markku Löytöstä, joka myös suostui tehtävään. Myös Ekholm ja Hilden ilmaisivat suostumuksensa jatkokaudelle.

4 Rahaston sääntöjen mukaan (ks. liite 2.) rehtori nimeää Helsingin yliopiston kirjaston johtokunnan esityksestä rahaston hoitokuntaan 5-10 jäsentä, joista yhden puheenjohtajaksi. Hoitokunta valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan ja keskuudestaan tai ulkopuolelta muut tarvittavat toimihenkilöt. Tarvittaessa hoitokunta voi kutsua myös ulkopuolisia asiantuntijoita. Hoitokunnan jäsenten toimikausi on neljä vuotta, kuitenkin niin, että kahden ensimmäisen toimintavuoden jälkeen tulee erovuoroon vähintään puolet jäsenistä. Erovuoroon tulevat päätetään tarvittaessa arvalla. Hoitokunta ehdottaa, että Kansalliskirjaston johtokunta esittäisi rehtorille seuraavaa kokoonpanoa vuoden 2013 alusta: Professori Markku Löytönen, puheenjohtaja, 2016 Kvestori Marjo Berglund 2016 Yhteyspäällikkö Pia Dolivo 2014 Ylikirjastonhoitaja Kai Ekholm 2016 Projektipäällikkö Kristiina Hildén 2016 Kehitysjohtaja Anu Karessuo 2014 Professori Jyrki Nummi 2014 Professori Hanna Snellman Keskustelussa johtokunta toivoi Kulttuuriperintörahaston hoitokunnan sääntöjen päivittämistä niin, että kirjaston nimi ajantasaistetaan. Johtokunta esitti myös pohdittavaksi voitaisiinko samalla yksinkertaistaa hoitokunnan kokoonpanon muodostamista toimikaudelle. Päätös: Johtokunta hyväksyi Kansalliskirjaston kulttuuriperintörahaston hoitokunnan ehdotuksen hoitokunnan kokoonpanoksi 2013 alkaen ja esittää sen rehtorille nimeämistä varten. 8 Kansalliskirjaston raportti vuoden 2012 toiminnasta Kansalliskirjaston perustoiminta on toteutunut tavoitteiden mukaisesti ja muutoin toiminta on ollut erittäin hankepainotteinen. Kärkihankkeita ovat mm. Kansallinen digitaalinen kirjasto ja Finna sekä kirjaston oma digitaalinen kirjasto, metatietovarantohanke, uuden kirjastojärjestelmän suunnittelu, e-vapaakappaleiden luovutuksen edistäminen, Engelin rakennuksen korjauksen valmisteluun osallistuminen ja uudistetun palvelukonseptin laatiminen, kansalliskirjastoa koskevan tiedon hallinnan kehittäminen, ja verkkosivujen uudistamisen suunnittelu. Erityistä huomiota on kiinnitetty henkilöstön työhyvinvoinnin edistämiseen ja uuden työhyvinvointiohjelman laatimiseen. Monet työntekijät ovat voineet osallistua useisiin kehittämiskohteisiin perustyönsä ohessa. Digitaalisen aineiston tutkimuksen professuurin perustaminen yhdessä tiedeyhteisön ja Mikkelin alueen toimijoiden kanssa on ollut suuri avaus digitaalisen ajan tutkimukseen. Toinen merkittävä avaus on yhdessä opetus- ja kulttuuriministeriön ja valtiovarainministeriön kanssa käynnistetty kansallisen ontologiapalvelun rakentaminen. Varastokirjaston yhdistämistä Kansalliskirjastoon pohtinut opetus- ja kulttuuriministeriön ryhmä sai työnsä päätökseen vuoden päättyessä. Kirjaston tarjoamien aineistojen verkkokäyttö on edelleen lisääntynyt: FinELib-aineistojen käyttö 14 %, digitoitujen aineistojen käyttö lähes 10 % ja kansallisten tietokantojen käyttö 15 %. Paikalliskävijöiden määrä ja lainaus laskivat hieman. Kirjaston budjetti on toteutunut suunnitelmien mukaisesti. Talousraportti käsitellään seuraavassa kokouksessa. Keskustelussa nousi esiin Kansalliskirjaston vahva rooli suurten kehittämishankkeiden toteuttajana. Johtokunta oli kiinnostunut Finnan kautta saatavista palveluista ja tekijänoikeuskysymyksistä. Julkaisuarkistopalvelujen käyttö kaikissa tieteellisissä kirjoissa kiinnosti myös, nyt sitä käyttää jo 37 organisaatiota ja sen infra tukee rinnakkaisjulkaisemista. Johtokunta keskusteli myös digitoinnista ja säilytyksestä ja todettiin, että melko pienillä resursseilla on saatu aineistoa verkkoon yli 8 miljoonaa ja sen käyttö on runsasta. Johtokunta toivoi, että suuren yleisön toimintakertomuksessa kerrottaisiin digitoinnista ja digitaalisista sisällöistä. Ylikirjastonhoitaja nosti esiin näkemyksen, että kaikki 1900-luvulla julkaistu aineisto tulisi saada verkkoon vapaaseen käyttöön. Päätös: Johtokunta hyväksyi vuosiraportin yksimielisesti seuraavilla korjauksilla ja tarkistuksilla: s. 20, poistetaan kappale Kansalliskirjaston lainauksen väheneminen ; s. 48, poistetaan lause Sektorikokouksissa käsitellään myös Kansalliskirjaston talous- ja toimintaraportteja sekä toiminta-

5 suunnitelmia. ; s. 40, tarkistetaan kuvan 16 lukujen oikeellisuus; s , muutetaan kuvien otsikot muotoon sisäinen töiden järjestäminen. 9 Muut asiat Ei muita asioita. 10 Johtokunnan seuraava kokous Johtokunnan seuraava kokous pidetään klo 12-15, aiheena kirjaston talousraportti vuodelta Johtokunta järjestää lokakuussa 2013 tilaisuuden, jossa pohditaan ja ideoidaan Kansalliskirjaston varainhankinnan edistämistä. 11 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Puheenjohtaja Aila Lauha Sihteeri Dorrit Gustafsson Pöytäkirjantarkistajat Riitta Autere Joona Salminen