ESITYSLISTA/PÖYTÄKIRJA Aika 19.11.2013 klo 17.00 Kahvitarjoilu klo 16.30-17.00 Paikka Taloustoimiston kokoustila, Sontulantie 1, 37800 Toijala Päätöksentekijät Partanen Ensio, vs. kirkkoherra Ahlfors Sirpa Haavisto Tuija Lehtinen Lauri Lepola Kristiina Maijala Mauri Parikka Heikki Siikanen-Toivio Leena Ylimäki Sinikka, varapuheenjohtaja varajäsen Pajasmaa Mika Vaittinen Elina Rantanen Veijo Koitmaa Päivi Krans-Suonpää Kristiina Joki Harri Knuutila Heikki Turunen Kirsi Muut osallistujat Vuorinen Juha Nord Pirkko Saastamoinen Riina Tarela Arja kirkkovaltuuston pj kirkkovaltuuston varapj kappeliseurakunnan kappalainen sihteeri, talouspäällikkö Käsitellyt asiat 108 - Allekirjoitukset Ensio Partanen puheenjohtaja Arja Tarela sihteeri tarkastus Akaa Pöytäkirja yleisesti Nähtävänä oloa koskeva kuulutus on ollut Akaan kirkkoherranviraston sekä nähtävänä Kylmäkosken ja Viialan seurakuntatoimiston ilmoitustaululla 13.11. 5.12.2013. Pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä Akaan kirkkoherranvirastossa 21.11. 5.12.2013 viraston aukioloaikana. Todistaa:
2 108 KOKOUKSEN AVAUS 109 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kirkkojärjestyksen 9.luvun 1 :n mukaan kirkkoneuvosto päättää kokoontumisensa ajan ja paikan. Kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja kirkkoneuvoston päättämällä tavalla. KN ohjesäännön 5 :n mukaan kutsu on toimitettava jäsenille viimeistään viisi päivää ennen kokousta. KL 7:4 :n mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun saapuvilla on enemmän kuin puolet jäsenistä. Kokouskutsut on postitettu 13.11.2013. Todetaan kokous laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 110 PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS JA NÄHTÄVILLÄOLO Seurakunnan toimielimen kokouksesta on pidettävä pöytäkirjaa, jonka puheenjohtaja allekirjoittaa ja sihteeri varmentaa (KJ 7:6 1 mom). Pöytäkirja tai päätös on pidettävä yleisesti nähtävänä vähintään oikaisuvaatimuksen tai valituksen tekemiselle varatun ajan (KL 25:3). 1) Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. 2) Päätetään, että pöytäkirja tarkastetaan 20.11.2013. 3) Päätetään, että tarkastettu pöytäkirja on nähtävänä kirkkoherranvirastossa 21.11.2013 alkaen. 4) Ilmoitus pöytäkirjan nähtävillä olosta pidetään kirkkoherranviraston ja Kylmäkosken sekä Viialan seurakuntatoimiston ilmoitustaululla 13.11. 5.12.2013. 111 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Kirkkoneuvostossa asiat otetaan esityslistalle puheenjohtajan määräämään järjestykseen ja käsitellään, jollei neuvosto toisin päätä, esityslistan mukaisessa järjestyksessä. Asioiden käsittelyn pohjana on esittelijän pohjaehdotus. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä.
3 112 AKAAN SEURAKUNNAN TIETOTURVAPOLITIIKKA JA HENKILÖSTÖN TURVAOPAS Tampereen seurakuntayhtymän yhteinen kirkkoneuvosto on hyväksynyt Tampereen seurakunnille ja seurakuntayhtymälle tietoturvapolitiikan 24.5.2007. Sen jälkeen Tampereen seurakuntayhtymä on tehnyt sopimukset 36 seurakuntatalouden kanssa yhteisesti järjestetystä tietohallinnosta. Tampereen seurakuntayhtymän tietohallinto vastaa omasta ja em. 36 seurakuntatalouden tietohallinnosta. Tietoturva ja tietosuoja ovat Suomen lainsäädännön mukaisesti osa organisaation päivittäistä toimintaa ja koskevat koko toimintaa ja henkilöstöä. Asiat pitää hoitaa tietoturvallisesti, millä tarkoitetaan tiedon suojaamista monenlaisilta uhkilta tarkoituksena varmistaa toiminnan jatkuvuus, minimoida toiminnalliset riskit sekä maksimoida investoinneista ja toiminnan mahdollisuuksista saatu hyöty. Tietoturva- ja tietosuoja-asiat pitää huomioida välineriippumattomasti eli ne eivät liity vain tietotekniikkaan. Paperiset asiakirjat, sähköiset tietovarannot, tietojärjestelmät, tietotekniset laitteet, tietoverkot ja niihin liittyvät palvelut on pidettävä asianmukaisesti suojattuina sekä normaali- että poikkeusoloissa. Tietoturvallisuuden saavuttamiseksi pitää toteuttaa sopivia turvamekanismeja, jotka muodostuvat toimintaperiaatteista, prosesseista, organisaatiorakenteista sekä ohjelmisto- ja laitteistotoiminnoista. Pitää varmistaa, että luottamukselliset, arkaluonteiset ja muut salassa pidettävät asiat kuuluvat vaitiolovelvollisuuden piiriin riippumatta siitä, miten tai mihin niitä on tallennettu tai millä tavalla tiedot on saatu. Tietoturvapolitiikan mukaisesti seurakuntien ja seurakuntayhtymän työntekijät ja vapaaehtoiset työntekijät allekirjoittavat vaitiolositoumuksen luottamuksellisten ja salassa pidettävien tietojen turvaamiseksi. Malli vaitiolositoumuksista on liitteenä. Jokaisen esimiehen on huolehdittava, että tietoturvamääräykset ja ohjeet saatetaan henkilöstön tietoon ja järjestetään tarvittavaa koulutusta ja perehdytystä henkilöstölle. Ev.lut. kirkon tietoturvamääräykset 2012 (säädöskokoelma 109/18.10.2011) edellyttävät, että sopimuspohjaisilla IT-alueilla on hyväksytty tietoturvapolitiikka ja tietoturvan organisointi. Tampereen IT-yhteistyöalueen johtokunnassa on valmisteltu ja hyväksytty Tietoturvapolitiikka, joka koskee koko IT-aluetta. Johtokunnan päätöksen mukaisesti jokainen IT-yhteistyöalueen seurakunta ja seurakuntayhtymä käsittelee tietoturvapolitiikan ja siihen liittyvän henkilökunnan tietoturvaoppaan (liitteet 1 ja 2) ja hyväksyy ne hallinnollisessa organisaatiossaan. Tietoturvan käsittely on organisoitu IT-yhteistyöalueella niin, että tietoturvaryhmänä toimii IT-alueen johtokunta ja johtokunnan asialistalla on säännöllisesti tietoturvapoikkeamien käsittely. Lisäksi jokaisessa seurakuntataloudessa on tietoturvan yhteyshenkilö. Tampereen seurakuntayhtymässä tietoturvasta vastaa niin kuin koko ITalueellakin seurakuntayhtymän tietohallintopäällikkö. Talouspäällikkö Arja Tarela Kirkkoneuvosto hyväksyy Akaan seurakunnalle noudatettavaksi esittelyn mukaiset ohjeet Tietoturvapolitiikka ja Henkilöstön Tietoturvaopas. Akaan seurakunnan tietoturvan yhteyshenkilö on Kimmo Lyytikäinen.
4 113 HAUTAUSMAAN KESÄKUKAT ISTUTUSKAUDELLE 2014 Seurakuntapuutarhuri Paula Pastell on pyytänyt tarjoukset kesäkaudella 2014 tarvittavista kesäkukan taimista. Tarjous on saatu kahdelta kauppapuutarhalta (liitteet 3 ja 4). Pertunmaalta olevan Reetantarha Oy:n tarjoushinta on 10.352,50 euroa (alv 0 %) ja Hyvinkäältä olevan EJ-Tarhat nimisen yhtiön tarjoushinta on 10.355,50 euroa (alv 0 %). Talouspäällikkö Arja Tarela Kirkkoneuvosto päättää tilata kesäkaudella 2014 tarvittavat kesäkukan taimet Reetantarha Oy:ltä liitteenä olevan tarjouksen mukaisesti. 114 KOLEHTIVAROJEN PANKKITILIN LAKKAUTTAMINEN Akaan seurakunnan kolehti- ja keräysvarat on kerätty Akaan Seudun Osuuspankissa olevalle erilliselle pankkitilille. Kirkon palvelukeskukseen liittymisen jälkeen maksuliikenne- ja kirjaamiskäytännöt ovat muuttuneet ja erillinen kolehtivarojen tili on käynyt tarpeettomaksi. Talouspäällikkö Arja Tarela Kirkkoneuvosto päättää lakkauttaa Akaan Seudun Osuuspankin kolehtivarojen pankkitilin FI95 5472 0440 0135 61. Tilillä lakkautushetkellä oleva saldo siirretään Akaan Seudun Osuuspankissa olevalle käyttötilille. Kolehti- ja keräysvarat tilitetään jatkossa Akaan Seudun Osuuspankissa ja Tampereen Seudun Osuuspankissa oleville käyttötileille. 115 AKAAN SEURAKUNNASSA VUONNA 2014 JÄRJESTETTÄVÄT RIPPIKOULUT SEKÄ NIIDEN OHJELMA- JA TURVALLISUUSVASTAAVAT KJ 3 luku 3 Seurakunnan tulee pitää rippikoulua, jossa nuoria perehdytetään kirkon yhteiseen uskoon ja ohjataan elämään seurakunnan yhteydessä. Rippikoulua johtaa pappi tai lehtori. Opettajina toimivat heidän lisäkseen kanttorit, nuorisotyönohjaajat ja muut seurakunnan viranhaltijat siten kuin seurakunnan rippikoulun ohjesäännössä määrätään. Tarvittaessa pidetään rippikoulu yksityisesti. Seurakunnan rippikoulun ohjesäännön
5 hyväksyy kirkkoneuvosto tai seurakuntaneuvosto. Päätös on alistettava tuomiokapitulin vahvistettavaksi. (KJ 3:3) Akaan kirkkoneuvoston 12.11.2009 hyväksymässä ja Tampereen tuomiokapitulin hiippakunnan 8.8.2012 vahvistamassa rippikoulun ohjesäännössä 3:2 on maininta, että ohjelma- ja turvallisuusvastuuseen voidaan määrätä joku muukin seurakunnan viranhaltija, kuten nuorisotyönohjaaja, diakoniatyöntekijä tai lapsityönohjaaja. Rippikoulutyöhön osallistuvat viranhaltijat ovat neuvottelussaan jakaneet rippikouluikäluokan liitteessä mainittuihin rippikouluryhmiin ja päättäneet esittää rippikoulujen ohjelma- ja turvallisuusvastaaviksi liitteessä mainitut viranhaltijat (liite 5). Kirkkoherra vs. Ensio Partanen Kirkkoneuvosto päättää, että Akaan seurakunnassa järjestetään vuonna 2014 liitteessä mainitut rippikoulut ja että niiden ohjelma- ja turvallisuusvastaaviksi vahvistetaan liitteessä esitetyt henkilöt. 116 KIRKKOKOLEHDIT AJALLE 1.1. 28.9.2014 Esitys kolehtisuunnitelmaksi ajalle 1.1. - 28.9.2014 (liite 6). Vs. kirkkoherra Ensio Partanen Kirkkoneuvosto käsittelee liitteessä olevat kolehtiesitykset ja päättää alkuvuoden 2014 kolehdit. Kirkkoherralle jätetään oikeus tehdä yksittäisiä muutoksia erityisen tarpeen vaatiessa. 117 ILMOITUSASIAT Kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi seuraavat asiat: - Hanna Mari Yogaswaranin ja Tiina Vähämaan opinnäytetyö Akaan seurakunnan monimuotoisen perhetyön arvioinnista (liite 7) - Työryhmien muistiot: Tiedotustyöryhmä 25.9.2013 (liite 8)
6 Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5) 118 PÄÄTÖSPÖYTÄKIRJAT Vs. kirkkoherran viranhaltijapäätökset: 50/2013 Sairausloma-anomus 51/2013 Loma-anomus 52/2013 Loma-anomus 53/2013 Loma-anomus 54/2013 Loma-anomus 55/2013 Sairausloma-anomus 56/2013 Lastenohjaajan palkkaaminen Viranhaltijapäätökset merkitään tiedoksi ja vahvistetaan kirkkoneuvoston hyväksymiksi toimenpiteiksi. Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5) MUUTOKSENHAKUMENETTELY Puheenjohtaja antaa KL 24 luvun mukaisen oikaisuvaatimusohjeen ja valitusosoituksen pöytäkirjaan liitettäväksi. KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päättää kokouksen.