Euroopan komission jäsenen Michaele Schreyerin 9. lokakuuta 2003 päivätty kirje talousarvion valvontavaliokunnan puheenjohtajalle Diemut R. Theatolle Käännös Arvoisa puheenjohtaja Theato Liitän oheen komission yksiköiden laatiman selvityksen komission tilinpitojärjestelmän uudelleenaikaistamista koskevan hankkeen täytäntöönpanosta vuoden 2003 kolmannella vuosineljänneksellä. Aikaisemmassa 9. heinäkuuta 2003 tehdyssä hankkeen edistymiskertomuksessa, jonka osoitin Teille 1. syyskuuta 2003, ilmoitettiin yksityiskohtaisesti, mihin toimiin hankkeen täytäntöönpanemiseksi on ryhdytty ja mihin seikkoihin puututaan. Sen vuoksi oheinen kertomus rajoittuu seuraavalla vuosineljänneksellä sovellettaviin pääasiallisiin toimiin. Joulukuun 31 päivään 2003 saakka ulottuva edistyskertomus, johon sisältyy usean merkittävän ohjelman täytäntöönpanoa koskevan toimen loppuunsaattaminen, annetaan komissiolle tammikuussa 2004, ja toimitetaan virallisesti talousarvion valvontavaliokunnalle vuoden 2004 helmikuun alussa. (lopputervehdys ja allekirjoitus) Liite LT\488421.doc PE 328.730
EUROOPAN KOMISSIO Budjetti Deputy Director-General Accounting Officer Bryssel 8. lokakuuta 2003 DG BUDG/BG D(2003) Uudistamishankkeen edistyminen 1 heinäkuuta ja 30. syyskuuta 2003 välisellä ajalla Yleiskuva Hanke edistyy suunnitelmien mukaisesti kesäkauden poissaoloista huolimatta. Tammikuun 1 päivän 2005 määräaika on edelleen realistinen, vaikkakin kunnianhimoinen. Kirjanpitojärjestelmä Kirjanpito- ja tilinpäätösstandardeja käsittelevä komitea kokoontui 17. ja 18. syyskuuta. Se hyväksyi standardeja koskevat mallit ja antoi ensimmäisen lausuntonsa viidestä standardiluonnoksesta, jotka ovat välttämättömiä atk-arkkitehtuurin kehittämisen ohjaamisessa. Niissä otetaan huomioon komitean antamat kommentit ja ne saadaan päätökseen 16. lokakuuta 2003 järjestettävään seuraavaan kokoukseen mennessä..komitealle on tiedotettu muista seitsemästä standardista, ja niitä käsitellään komitean 16. lokakuuta, 20. marraskuuta ja tarpeen vaatiessa vielä 18. joulukuuta järjestettävissä kokouksissa. Lisäksi luonnosvaiheessa on vielä kolme standardia, ja viimeisten kahden talouden ja rahoituksen pääosaston toimintoja koskevien standardien alkuvalmistelut on aloitettu. Jokaisen standardin edistyminen esitetään tiivistettynä liitteessä 1. Jokaisen yksikön kaikkien kirjanpitotoimien inventaari ja analyysi saatiin valmiiksi ja lähetettiin heinäkuussa hyväksyttäväksi. Monet yksiköt eivät vastanneet määräajassa, joten lopullinen kertomus, jonka kaikki yksiköt hyväksyvät virallisesti, saataneen vuoden 2003 lokakuun loppupuolella. Kertomuksessa esitetään, mitä puutteita on nykyisen ja suoriteperusteiseen kirjanpitoon tarvittavien toimintojen välillä. Tietotekniikan kehittäminen SAP Kirjanpidon vakio-ohjelmistopaketti SAP uudistettiin 1. syyskuuta 2003 SAP Enterprise -järjestelmäksi kaksi kuukautta vuoden alussa esitettyä toimintasuunnitelmaa nopeammin. PE 328.730 2/6 LT\488421.doc
Kysymykset, jotka on ratkaistava ennen kuin uudesta atk-arkkitehtuurista päätetään, esitetään 9. heinäkuuta 2003 annetun tiedotteen liitteessä 2. Heinäkuussa 2003 perustettiin jokaisen SAP-toiminnon kokeilua ja parhaimman vaihtoehdon valitsemista varten yksitoista 1 eri alojen edustajista muodostettua ryhmää määrittelemään kirjanpitoa koskevat vaatimukset ja ehdottamaan SAP:tä varten ratkaisua tietoteknisiin kysymyksiin. Tämä suunnittelutyö valmistuu aikataulun mukaan 15. lokakuuta 2003 mennessä. Jokaisen suunnitteluvaiheen päätelmät esitetään lokakuun ensimmäisen puoliskon aikana hanketta hallinnoivalle työryhmälle. Mitään etenemistä vaikeuttavia tekijöitä ei ole vielä vahvistettu. "Suunnittelua/tietoja koskevalla toimintamallilla" voidaan tähdentää kokeisiin liittyviä toiminnallisia vaatimuksia, ja sisällyttää ne yhtenäiseen kokonaisuuteen, joka luonnostellaan 15. lokakuuta mennessä, ja hyväksytään 15. marraskuuta 2003 mennessä. Jokaista koetulosta kokeillaan SAP-järjestelmässä "prototyyppien" avulla. Ne kehitetään 31. joulukuuta mennessä, jolloin olisi ehdotettava lopullista atk-arkkitehtuuria ja täytäntöönpanosuunnitelmaa. Laskujen keskitetty kirjausjärjestelmä (CIR) CIR-järjestelmää käytetään tällä hetkellä 15 yksikössä. Tarkoitus on, että kaikki yksiköt käyttävät sitä 1. tammikuuta 2004 lähtien. Vuoden 2004 aikana tarvitaan suunnittelutyötä, jotta CIR:ä voitaisiin käyttää uudistetun keskusjärjestelmän kaiken kirjanpitotiedon koodaamiseen ja että siinä olisi yhteys ICON-DB -järjestelmän toimittajia koskeviin tietokantoihin. CIR:iä käyttävät atk-järjestelmät voivat pitää järjestelmän, mutta linkki Si2-järjestelmään (tai SAP-järjestelmään) on tarpeellinen. ICON-DB -järjestelmä Uudessa kirjanpitojärjestelmässä on selkeytetty ICON-DB -järjestelmän tehtävää. Tällä järjestelmällä varmistetaan töiden hallinnointi sopimusten ja lainapäätösten laatimiseksi sekä siihen liittyvät sitoumukset. Sen toimittajia koskevaa tietokantaa käytetään siirtymävaiheessa rekisterin luomiseen aikaisemmista ja tulevista toimittajista sekä näiden tietojen hyväksymiseen ennen kuin ne siirretään keskuskirjanpidossa käytettävään SAP-järjestelmän toimittajia koskevaan tietokantaan. On vielä määriteltävä, miten muut toiminnot, erityisesti hylättyjen tarjoajien tunnistaminen (jota vaaditaan varainhoitoasetuksen 95 artiklan mukaisesti), rekisteröinti ja takeiden hyväksyminen, sekä sopimusten mukaisten toimintojen hallinnointi, voidaan sisällyttää keskusjärjestelmään kaikkein tehokkaimmalla tavalla. Henkilöstön ja hallinnon pääosaston lisäksi, joka jo soveltaa ICON-DB:tä kalustojen ja laitteiden toimittajien osalta, kolme yksikköä ovat hiljattain ilmoittaneet olevansa halukkaita käyttämään koemielessä ICON-DB -järjestelmää. Se pitäisi ottaa osittain käyttöön 1. tammikuuta 2004 mennessä. Kaikkien yksiköiden olisi käytettävä ICON-DB:tä vuoden 2004 kuluessa. Kaikkia toimittajia koskevan täydellisen tietokannan perustaminen on tärkeä painopistealue, joten budjettipääosasto tutkii keinoja tämän päämäärän saavuttamiseksi mahdollisimman pikaisesti. 1 Ennakkomaksut ja takeet, aineeton ja aineellinen käyttöomaisuus, toimittajien/saamisten ensisijainen järjestelmä, lainat ja investoinnit, epävarmat varat ja velat, kaksiosainen järjestelmä, tilinpäätöksen kulut, monivuotiset ohjelmat, paikalliset kohdat, kaksinkertainen kirjanpito, tulostilit. LT\488421.doc 3/6 PE 328.730
Paikalliset järjestelmät Kaikkien paikallisten järjestelmien inventaario saatiin päätökseen heinäkuussa 2003. Sitä käytetään pohjadokumenttina, kun arvioidaan tarvetta sisällyttää kirjanpitotoimet keskusjärjestelmään ja kehittää paikallisjärjestelmiä, joilla suoriteperusteiseen kirjanpitoon ja analyyttisiin selvityksiin saadaan tarvittavat kirjanpitotiedot. Jokaisen järjestelmän mukautumiskyvyn analysointi ja mahdollisten vanhentuneiden järjestelmien tunnistaminen saadaan päätöksen vuoden 2003 joulukuun puoleenväliin mennessä. Euroopan kehitysrahasto (EKR) Euroopan kehitysrahaston tilejä hallinnoidaan vanhentuneella atk-järjestelmällä. Kehitysyhteistyön pääosasto tekee budjettipääosaston suostumuksella tutkimuksen, onko EKR:n projektihallinnointi mahdollista sisällyttää CRIS IT -järjestelmään, ja sen tilit ja rahaston hallinnointi SAP-keskusjärjestelmään. Turvallisuus Uusien turvallisuutta koskevien toimintalinjojen luonnos saatiin päätökseen heinäkuussa 2003. Niitä sovelletaan tällä hetkellä. Keskustietojärjestelmän (SINCOM2) turvallisuuden hallintaa koskevista yksityiskohtaisista menettelyistä laaditaan tällä hetkellä asiakirjoja (pääasiallisia toimia koskevat kuusi menettelyä ovat jo käytössä, ja muista laaditaan asiakirjoja lokakuun loppuun mennessä) ja tekeillä on käsikirja, jolla opastetaan turvallisuudesta vastaavan henkilökunnan työtä. Käyttöehdot Kaikkien yksikköjen oli virallisesti vahvistettava käyttöehtoja koskevan kertomuksen määräajaksi 19. syyskuuta 2003. Kertomus saatiin päätökseen 30. syyskuuta 2003, jolloin siihen saatiin sisällytettyä yksiköiltä siihen mennessä saadut kommentit. Tiedottaminen Hankkeen edistymisestä tiedotetaan jokaisessa tilinpitoyksiköiden päälliköiden verkoston kokouksessa 4. heinäkuuta 2003 alkaen. Kokouksia tilinpitoyksiköiden verkoston kanssa suunnitellaan pidettäväksi marraskuun alussa, toimielinten tilinpitäjien kanssa lokakuun puolessa välissä ja virastojen kanssa marraskuun puolessa välissä. Hankkeen edistymistä on esitelty käyttäjille tietovarastojen hallinnoinnista vastaavien ja SINCOM2-koordinaatiokomitean kanssa käytyjen kokousten yhteydessä. Kaikkia pääosastoja kuultiin virallisesti käyttöehtojen luonnoksen laatimisessa ja tietyt pääosastot olivat mukana asianmukaisissa käsitteiden arviointia koskevissa ryhmissä. Tällä hetkellä valmistellaan tiedotetta, jolla hanke ja sen aikataulu esitellään käyttäjäpalveluiden näkökulmasta. Jokainen yksikkö tekee tiedotteen perusteella paikallisia atk-järjestelmiä koskevan kehityssuunnitelman vuodelle 2004. Siinä ilmoitetaan tarvittavat resurssit, siinä on tarvittavat tiedot taseeseen 1. tammikuuta 2005. Tarkastamattoman ennakkorahoituksen PE 328.730 4/6 LT\488421.doc
tunnistamiseen ja asianmukaisen toimittajia koskevan tietokannan perustamiseen tarvitaan huomattavia resursseja. Tärkeimpien yksikköjen kahdenväliset kokoukset järjestetään lokakuussa 2003. Koulutus Projektihenkilökunnan koulutus on aloitettu. Syyskuun 19 päivän seminaariin osallistui koko projektihenkilökunta ja kaikki asiaankuuluvat jaostojen päälliköt. Muiden yksikköjen henkilökunnan asianmukaista koulutusta ei voida järjestää ennen vuotta 2004. Koulutusvaatimusten laajuuden vuoksi on harkittu mahdollisuutta käyttää budjettipääosaston koko henkilöstön tietoja ja kokemusta silloin, kun resursseista on käytettävissä yksityiskohtaiset tiedot. LT\488421.doc 5/6 PE 328.730
Liite 1: Kirjanpitostandardien valmistelun edistyminen 30. syyskuuta 2003 Ensimmäinen luonnos esitettiin komitealle 17. heinäkuuta, toinen 18. syyskuuta Omaisuus, koneet ja laitteet Tilinpäätösasiakirjat Ennakkorahoitus Kokonaismenot ja kulut Varaukset, epävarmat varat ja velat Komitealle 18. syyskuuta esitetty ensimmäinen luonnos Konsolidointi Saamiset ja tulot Ulkomaan valuuttojen muuntaminen Aineeton käyttöomaisuus Vuokraus Inventaarit Käteinen Työntekijöiden edut Tekeillä 30. syyskuuta 2003 Nettotulos ajankohdalla, perusteellista laatua olevat virheet ja kirjanpito- ja tilinpäätösperiaatteiden muutokset Asiaan liittyvien osapuolten informointi Ennakkotutkimus, aloitettiin 30. syyskuuta 2003 Rahoitusvälineet Lainat PE 328.730 6/6 LT\488421.doc