VALTIOVARAINMINISTERIÖ Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö Suomi.fi toimitus 16.1.2006 Suomi.fi toimintakertomus vuodelta 2005 Tähän toimintakertomukseen on koottu Suomi.fi portaalin yhteyteen kuuluvien palvelujen kehittämis ja ylläpitotoimenpiteet 2005. Toimintakertomukseen sisältyvät Suomi.fi, Lomake.fi, Asiointiopas.fi ja Laatuaverkkoon.fi verkkopalvelut. Viimeksi mainitun sivuston ylläpitovastuu siirtyi VM:n hallinnon kehittämisosastolta Suomi.fi toimitukselle. Hallinnon kehittämiosasto rahoitti sivustoon tehdyt muutokset. Taustaa Suomi.fi palvelu julkaistiin huhtikuussa 2002. Portaali on julkishallinnon yhteinen kansalaisportaali, johon on linkitetty eri elämäntilanteisiin liittyviä viranomaisten ja järjestöjen verkkopalveluja. Mukana on yli 200 organisaation linkkejä (viranomaisia sekä kansalais ja etujärjestöjä), kaikkien kuntien verkko osoitteet ja viranomaisten yhteystietoja. Suomi.fi toimii kolmella kielellä: suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Keväällä 2005 aloitettiin Suomi.fi:n uuden version suunnittelu. Lomake.fi palvelu julkaistiin marraskuussa 2002. Vuoden 2003 alusta palvelua on toimitettu valtioneuvoston tietohallintoyksikössä. Lomake.fi:hin on koottu virastojen ja kuntien kansalaisille, yrityksille ja yhteisöille tarkoitettuja lomakkeita ja sähköisiä asiointipalveluja. Palvelusta löytyy sekä sähköisesti lähetettäviä verkkolomakkeita että tulostettavia, postitse lähetettäviä lomakkeita. Joulukuuhun 2005 mennessä palveluun oli liittynyt yhteensä 28 organisaatiota, ja palvelusta löytyi noin 900 lomaketta. Asiointiopas.fi julkaistiin keväällä 2003 yhteistyössä sisäasiainministeriön kanssa. Se on käyttäjän opas julkishallinnon verkkopalveluihin. Opas rohkaisee verkkoasiointiin ja antaa käytännön neuvoja verkkopalvelujen hyödyntämisestä. Laatuaverkkoon.fi sivusto julkaistiin toukokuussa 2004. Sen kautta tarjotaan julkisten verkkopalvelujen laatukriteerit ja työkalu verkkopalvelujen itsearviointiin sekä tietoa vuoden 2004 verkkopalvelujen laatukilpailusta. Sivuston ylläpito ja kehittämisvastuu siirtyi Suomi.fi:n toimitukseen keväällä 2005. Lomake.fi:n lomakkeet yksittäisten kuntien lomakkeita lukuun ottamatta sekä Asiointiopas.fi:n sivut ja linkit sisältyvät Suomi.fi:n hakuun. Vuonna 2005 hakuun sisällytettiin myös valikoituja säädöksiä Finlexistä. Vuoden 2005 päätulokset Suomi.fi sivustoperheen tärkeimpiä tuloksia: Uutta ja nykyistä Suomi.fi:tä on tehty onnistuneesti rinnakkain Kävijämäärät ovat kasvaneet tasaisesti Finlex integraatio keväällä Uutta strategiaa on pantu täytäntöön uusi ohjaus ja tuotanto organisaatio ja Suomi.fi versio 2:n sunnittelu VALTIOVARAINMINISTERIÖ PL 28 00023 VALTIONEUVOSTO PUH. (09) 16001
Suomi.fi Toimintakertomus vuodelta 2005 2 (7) Suomi.fi:n versio 2 konsepti valmistui keväällä Suomi.fi:n versio 2 toteutus käynnistyi syksyllä Uusi aihealue Tietoa Suomesta Uudistettu Julkishallinnon toiminta aihealue Suomi.fi:n uuden version konsepti valmistui keväällä. Sen pohjalta toteutettiin kesän aikana tarjouskilpailu uuden version toteutuksesta. Toteutusprojekti ja sisällöntuotanto uuteen versioon aloitettiin syksyllä. Palvelujen kävijämäärät Kaikkien sivustojen käyttömäärät lisääntyivät selvästi edellisvuoden vastaaviin lukuihin verrattuna. Asiointiopas.fi:n käyttäjätilastot sisältyvät Suomi.fi:n lukuihin. Suomi.fi palvelussa kävijöitä (visits) on ollut vuoden aikana keskimäärin 117 500 kuukaudessa. IP osoitteita (sites), joista palvelua on käytetty, on ollut runsas 52 600 kuukaudessa. Sivupyyntöjä (pages) on tehty keskimäärin 736 600 kuukaudessa. Käytetyimmät sivut etusivun jälkeen olivat vuoden aikana A Ö hakemisto eri kieliversioineen, suomenkielinen uutisarkisto, hakutulossivu ja suomenkielinen organisaatiohakemisto. Käytetyimpiä aihealueita ovat olleet Julkishallinnon toiminta (aiemmin Julkishallinnon organisaatiot ja virastot), Asuminen ja perhe, Liikenne ja matkustaminen sekä Työ ja yrittäminen. Laatuaverkkoon.fi sivuston kävijämäärä (visits)on ollut vuoden aikana hieman yli 5 100 kuukaudessa. Yksittäisiä kävijöitä (unique visitors) on ollut keskimäärin 1 100 kuukaudessa. Lomake.fi palvelussa kävijöitä (visits) on ollut vuoden aikana keskimäärin 75 500 kuukaudessa, yksittäisiä kävijöitä (unique visitors) on ollut keskimäärin 37 600 kuukaudessa, ja sivupyyntöjä (pages) on tehty keskimäärin 615 600 kuukaudessa. Verkkolomakkeita lähetettiin keskimäärin 12 000 kuukaudessa. Lähetyimpiä verkkolomakkeita vuoden aikana olivat Helsingin kaupungin vuokra asuntohakemuslomakkeet, työministeriön työnhakulomake, Poliisin rikosilmoituslomakkeet sekä loppusyksyllä erityisesti Verohallinnon tilinumeromuutoslomake. Vuoden aikana ladatuimpia word ja pdf lomakkeita olivat muuttoilmoitus (Väestörekisterikeskus ja maistraatit), hakemus starttirahasta (työministeriö) sekä vuorottelusopimus (työministeriö). Yhteistyö ja vaikuttavuus Verkkopalveluryhmän toiminta Suomi.fi sivustoperheen organisaatio uudistettiin vuoden alussa. Ohjaus ja tuotantoorganisaatio on nimeltään verkkopalveluryhmä ja se koostuu toimitusneuvostosta, kehittämisryhmistä, toimituskunnasta, hajautetuista ylläpitäjistä, eri aihealueiden ympärille muodostetuista verkkotoimituksista ja Suomi.fi toimituksesta. Organisointiuudistuksen tavoitteena oli yhtenäistää eri sivustoihin liittyvien verkostojen toimintatapoja ja vähentää päällekkäistä työtä.
Suomi.fi Toimintakertomus vuodelta 2005 3 (7) Kuva 1: Suomi.fi:n ohjaus ja tuotanto organisaatio Suomi.fi toimitusneuvoston toimikausi on 4.5.2004 30.4.2006. Toimitusneuvosto on kokoontunut vuoden aikana varsinaiseen kokoukseen 4 kertaa. Toimitusneuvoston puheenjohtajuus oli keväällä ympäristöministeriöllä ja syksyllä sisäasiainministeriöllä. Toimituskunnan tavoitteena on edistää valtionhallinnon verkkopalvelujen yhteisiä toimintatapoja. Työskentelyä johtaa Suomi.fi toimitus, lisäksi toimituskuntaan kuuluu edustajia Asuminnen.fi:stä, Opintoluotsista, Yritys Suomesta ja Infopankista. Toimituskunta kokoontui vuoden aikana neljä kertaa, lisäksi käytiin tutustumassa Näkövammaisten keskusliittoon ja kuulemassa verkkopalvelujen saavutettavuudesta. Kehittämisryhmiä perustettiin neljä: Asiointi ja lomakepalvelujen kehittämisryhmä, Laatusivuston kehittämisryhmä, Suomi.fi Finlex kehittämisryhmä ja Verkko oppaan kehittämisryhmä. Asiointi ja lomakepalvelujen kehittämisryhmä on asetettu toiminkaudeksi 1.9.2005 31.12.2007. Uusi kehittämisryhmä korvasi aiemmin Lomake.fi ohjausryhmänä/kehittämisryhmänä toimineen ryhmän. Asiointi ja lomakepalvelujen kehittämisryhmä ja sen edeltänyt ryhmä kokoontui vuoden aikana yhteensä neljä kertaa. Muita kehittämisryhmiä ei asetettu, vaan ne toimivat vapaamuotoisemmin ja kokoontuvat tarpeen mukaan. Suomi.fi Finlex kehittämisryhmä kokoontui vuoden aikana kaksi kertaa. Verkko oppaan kehittämisryhmä ja Laatusivuston kehittämisryhmä eivät kokoontuneet vuoden aikana. Verkkotoimitukset kehittävät aihealueiden sisältöä. Verkkotoimitukset eivät kokoontuneet, koska se ei ollut tarkoituksenmukaista Suomi.fi:n uuden version työstämisen aikana. Suomi.fi:ssä olevan sisältöä ylläpidetään myös hajautetusti. Oman organisaationsa linkkejä Suomi.fi palvelussa ylläpitää tällä hetkellä yhteensä 27 organisaatiota. Vuonna 2005 ylläpitäjäksi tuli Yritys Suomi. Uusia ylläpitäjiä tuli myös Finlex säädösten integroinnin yhteydessä; oikeusministeriö ylläpitää suomen ja ruotsinkielisiä säädöksiä ja ministeriöiden käännösvastaavat ylläpitävät säädöskäännöksiä. Ylläpitäjille järjestettiin kolme koulutustilaisuutta vuoden aikana.
Suomi.fi Toimintakertomus vuodelta 2005 4 (7) Lisäksi Verkkotie tuottaa uutisia ja ylläpitää Asiointiopasta. Älypää Oy teki Suomi.fi visaa, joka poistettiin toistaiseksi julkaisusta syksyllä. Lomake.fi palveluun liittyi vuoden aikana 3 uutta organisaatiota: Helsingin Satama, TEkeskukset ja Turvatekniikan keskus TUKES. Kaikkiaan Lomake.fi:hin on nyt liittynyt 28 organisaatiota. Lomakkeiden ylläpitäjille järjestettiin organisaatiokohtaisia koulutuksia AKE:ssa, STM:ssä, Kelassa ja TE keskuksessa/ktm:ssä. Suomi.fi:n yhteistyöverkostolle järjestettiin kesäjuhla 15.6.2005. Tilaisuudessa jaettiin ensimmäisen kerran Suomi.fi:n yhteistyöpalkinto Vuoden Virsu. Palkinnon saivat oikeusministeriö ja Edita kiitoksena hyvästä yhteistyöstä Finlex projektissa. Suomi.fi:n uuden version tekoon osallistuville tahoille järjestettiin aloitusseminaari 2.11.2005. Muut verkostot Suomi.fi:n toimitus toimii aktiivisesti omaan toimintaansa liittyvissä kehittäjäverkostoissa. Suomi.fi toimitus osallistui Asuminen.fi sivuston toimitusneuvoston (YM:n vetämä) ja Yrityssuomi.fi:n (KTM:n vetämä) kehittämisen johtoryhmän työhön sekä suunnitteilla olevan terveysportaalin (Kansanterveyslaitoksen vetämä) suunnitteluun. Suomifi toimitus osallistui JHS 129:n (Julkishallinnon verkkopalvelun suunnittelun ja toteuttamisen periaatteet) laadintaan. JUHTA hyväksyi uusitun suosituksen kesällä 2005. Suomi.fi on jäsenenä Suomen Standardoimisliiton SFS:n Asiakirjaviestintäkomiteassa (TK 106) ja on osallistunut aktiivisesti komitean alla toimivan työryhmän työskentelyyn. Työryhmä työstää parhaillaan standardia asiakirjan tunnistetiedoista ja asettelusta. Suomi.fi toimitus on edustanut Suomea EU portaalin (http://europa.eu.int/youreurope/) toimitusneuvostossa ja koordinoinut portaalia varten ylläpitoverkoston Suomeen. Suomi.fi toimitus osallistui pohjoismaisten kansallisten portaalitoimitusten kokoukseen Islannissa lokakuussa. Suomi.fi on edelleen mukana Helsingin yliopiston semanttisen webin hankkeessa. Tarkoitus on teettää selvitys siitä, miten suunnitteilla olevan terveysportaalin sisältöä voitaisiin esittää Suomi.fi:ssä. Suomi.fi teetti huhti lokakuussa tutkimuksen maahanmuuttajien verkkotiedon tarpeista ja julkishallinnollisten tietokanavien käytöstä. Tutkimus sisälsi yleisen näkökulman lisäksi Suomi.fi:tä ja sen asemaa maahanmuuttajayhteisöissä käsittelevän osuuden. Tutkimuksesta vastasi informaatiotutkija Batsirai Mike Chivhanga. Suomi.fi osallistui valtioneuvoston asiasanastoyhteistyöhön. Sisältö, julkaisutekniikka, palvelut Suomi.fi sivustoa on vuoden aikana kehitetty seuraavasti: lisäämällä uusia linkkejä palveluun kaikille aihealuille. toteuttamalla Finlexin ajantasaisten säädösten integrointi Suomi.fi:hin. Lait linkitettiin kunkin aihealueen pääsivulle ja uudeksi välilehdeksi hakutulossivuille. tuottamalla uusi aihealue Perustietoa Suomesta. uudistamalla Julkishallinnon toiminta (aiemmin Julkishallinnon organisaatiot ja virastot) aihealue. tuottamalla uutiskirje ja Ajankohtaista sivu myös englanniksi.
Suomi.fi Toimintakertomus vuodelta 2005 5 (7) Muita palveluja on kehitetty seuraavasti: tuottamalla uutisia myös Asiointiopas.fi:hin. tuottamalla Laatuaverkkoon.fi sivustolle laatukriteeristön käyttöä tukeva sanasto. täsmentämällä Lomake.fi:n sivuilla olevaa ohjeistusta. lisäämällä lomakkeista näytettäviä tietoja, mm. kullekin lomakemuodolle tarjotaan nyt helppokäyttöinen suora linkitysosoite. tuomalla lomakkeiden hallinnointiliittymään uusia raportteja ja yhteenvetoja toimituksen käyttöön. Viestintä ja markkinointi Viestintää ja markkinointia on tehty yhteisesti kaikista palveluista. Lehdistötiedotteilla palveluista tiedotettiin vuoden aikana kaksi kertaa: 18.4.2005: Kansalaista kiinnostavat lait ja asetukset nyt helposti Suomi.fi:stä 12.9.2005: Suomi.fi:n uudessa osiossa perustietoa Suomesta Toimituksen ylläpitämistä palveluista julkaistiin artikkeleita mm. seuraavissa medioissa: Tietoyhteiskunnan kehittäjä lehti, Editan henkilöstölehti, Sofor Oy:n asiakaslehti, Elma Oyj:n asiakaslehti, Tietoasiantuntija lehti, Edita Press asiakaslehti, Hallintolehti, Kuluttajauutiset lehti, VM:n henkilöstölehti Tiukka Linja sekä muiden ministeriöiden henkilöstölehdet. Lisäksi palveluista kirjoitettiin useissa Internet uutispalveluissa (mm. IT viikko, Tietoyhteiskunta.fi) sekä ministeriöiden intraneteissä. Suomi.fi:stä toteutettiin vuoden aikana kaksi samasisältöistä verkkomainoskampanjaa. Verkkomainoksissa tuotiin erityisesti esille, että Suomi.fi:n kautta löytyvät nyt myös lait. Kampanjan mainokset näkyivät Suomi24.fi portaalissa, Makupalat sivustolla sekä maakuntalehtien verkkosivuilla. Suomi.fi osallistui aktiivisesti hallituksen tietoyhteiskuntaohjelman järjestämään Suomi verkossa kampanjaan. Kampanjan tiedotussivut julkaistuun Suomi.fi:ssä, ja itse kampanjaviikon 7. 11.11. aikana Suomi.fi toimitus esitteli palvelua Helsingin kaupunginkirjaston Kohtaamispaikka@Lasipalatsin tietoiskuissa. Vuoden aikana Suomi.fi toimitus teki itse kaksi pientä esitettä, joita jaettiin erityisesti tietoiskujen yhteydessä Kohtaamispaikka@Lasipalatsissa. Toinen esitteistä oli englanninkielinen (How to find facts about Finland?), ja se oli tarkoitettu lähinnä MM kisavieraille. Suomi.fi:tä markkinointiin myös sisäasiainministeriön tuottamassa yhteispalvelupisteiden kalenterissa. Keväällä Suomi.fi:tä markkinoitiin maakuntakirjastoihin suorapostituksella, jossa lähetettiin jaettavaksi mm. yhteispalvelupisteiden kanssa tehtyä kalenteria, kirjanmerkkejä ja postikortteja. Suomi.fi ja Lomake.fi yhteistyöverkostojen tiedotteet yhdistettiin, ja syksystä lähtien verkostoille on lähetetty yksi, yhteinen tiedote kuukausittain. Suomi.fi järjesti julkishallinnon verkkotuottajille Verkkopalvelujen hyöty seminaarin 17.3. Seminaarissa kerrottiin käytännön esimerkkejä verkkopalvelujen hyötyjen mittaamisesta. Seminaariin osallistui noin 120 henkilöä. Suomi.fi toimitus esitteli vastuullaan olevia palveluita useissa tapahtumissa vuoden aikana: JHS 129 seminaari, 31.1. Koulutustilaisuudet kirjaston henkilökunnalle ja kansalaisille, Leppävaaran kirjasto, 7.3. ja 11.3.
Suomi.fi Toimintakertomus vuodelta 2005 6 (7) Laadukkaat verkkopalvelut tilaisuus, 17.5. Portaaliseminaari, TKK/Dipoli, 18.5. Ihminen@Turku tietoyhteiskuntapäivä, 25.5. Sähköinen asiointi & verkkoliiketoiminta konferenssi, Kontakti.net, Helsinki, 25. 26.5. STM:n vieraat Romaniasta, 25.5. VM:n ja AKE:n vieraat Fondazione Politecnica di Milanosta, 31.5. Valtionhallinnon esittelypäivä opiskelijoille, 13.6. Suomi.fi tietoiskut, Kohtaamispaikka@Lasipalatsi, 1. 10.6. VM:n vieraat Koreasta, 16.6. VM:n kesäharjoittelijat, 22.6. Helsingin työväenopiston Enemmän hyötyä Internetistä luentosarja, 22.9. Valtioneuvoston asiasanasto tutuksi, 25.11. Suomi verkossa kampanja, Tapiolan kirjasto, 10.11. Suomi verkossa kampanja, Kohtaamispaikka@Lasipalatsi, 7. 11.11. Sähköinen asiointi viranomaistoiminnassa kurssilla HAUSissa laatukriteereiden esittely 15.11. Kesällä tarkistettiin verkkopalveluihin osoittavia linkityksiä mm. kuntien, maakuntien, seurportaalien, verkkohakemistojen, erilaisten järjestöjen ja Suomen ulkomaan edustustojen verkkosivuilta. Virheelliset linkitykset pyydettiin korjaamaan ja linkitys pyydettiin tekemään, jos sitä ei löytynyt. Syksyllä 2005 viestinnän ja markkinoinnin toimenpiteet jäivät suunniteltua vähäisemmiksi resurssien leikkausten takia. Resurssit Suomi.fi toimituksessa on viisi henkeä. Toimitus on vastuussa Suomi.fi:n, Lomake.fi:n, Asiointiopas.fi:n ja Laatuaverkkoon.fi:n kehittämisestä ja ylläpidosta. Kesällä toimituksessa työskenteli 4 kk ajan korkeakouluharjoittelija. Verkkotoimittaja Margit Suurhasko jäi syyskuussa vuoden vuorotteluvapaalle ja hänen sijaisenaan toimii Heli Koskenniemi. Asiakastyytyväisyys Asiakastyytyväisyyttä seurattiin palveluiden saapuneiden palautteiden, eri tilaisuuksissa kuultujen palautteiden ja käyttömäärien avulla. Suomi.fi:n palautelomakkeen kautta tulleiden palautteiden määrä kasvoi hieman, yhteensä palautteita tuli 161 kappaletta. Viranomaisilta tulleet palautteet olivat enimmäkseen uusia linkkiehdotuksia tai linkkien korjauspyyntöjä. Kansalaiset lähettivät linkkiehdotuksia sekä kysyivät tietoa julkishallinnon palveluista. Myös ulkomailta tuli paljon kysymyksiä suomalaisesta yhteiskunnasta. Lomake.fi:hin palautteita tuli vuoden aikana yhteensä 206 viestiä, joista 89 viranomaisilta, yrityksiltä tai yhteisöiltä ja 117 kansalaisilta. Suurin osa palautteista koski jonkin lomakkeen puuttumista Lomake.fi:stä tai lomakkeen toiminnassa ilmenneitä ongelmia. Asiointiopas.fi:hin tuli vuoden aikana hyvin niukasti palautetta.
Suomi.fi Toimintakertomus vuodelta 2005 7 (7) Laatuaverkkoon.fi sivuston palaute oli vähäistä, mutta erittäin hyvää. Palautteissa annettiin hyviä kehittämisehdotuksia sekä itse sivuston että laatukriteeristön suhteen.