0 Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin -projekti (TurkKa) 2017 2018 Projektisuunnitelma Saija Siivonen 31.5.2017
1 (17) Yhteenveto Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin (TurkKa) -projektin tarkoituksena on käynnistää Turun kaupungin hyvinvointitoimialalla liittyminen sosiaalihuollon valtakunnallisiin Kanta-palveluihin ja asiakastietojen arkistointi sähköiseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Projektin rahoittajana toimivat Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) ja Turun kaupunki. Työskentelyaika on 1/2017-12/2018. TurkKa-projektia hallinnoi Turun kaupungin hyvinvointitoimiala ja se toteutetaan tiiviissä yhteistyössä THL:n, Kelan ja järjestelmätoimittajan Tieto Healthcare & Welfare Oy:n kanssa. Projektin tavoitteena on kehittää Turun kaupungin hyvinvointitoimialan palveluita ja asiakastietojärjestelmän toiminnallisuutta sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurin ja Kansa-hankesuunnitelman mukaisesti kohti kansallista tavoitetilaa asiakastietojen saatavuuden osalta. Kansa-hankesuunnitelmaan on tehty kansallinen aikataulutus Kanta-palveluiden valtakunnallisesta käyttöönotosta. TurkKaprojekti toteuttaa liittymisen ensimmäistä vaihetta, jossa toteutetaan asiakastietojen tallennus PDF/A- ja XHTML-muodoissa ja mahdollistetaan sillä asiakastietojen saatavuus rekisterinpitäjän, eli Turun kaupungin omaan käyttöön. Ensimmäisessä vaiheessa asiakastiedot eivät tule vielä asiakkaiden tai muiden organisaatioiden saataville. Projektin aikana aloitetaan Kanta-palveluiden käyttö arkistoimalla sosiaalipäivystystoiminnassa laadittavat ja käsiteltävät lastensuojelun ilmoitus-, hakemus-, arvio-, päätös-, asiakaskertomusasiakirjat sekä päihdehuollon kaikki asiakasasiakirjat kansalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Projektissa aloitetaan sekä uusien (käyttöönoton jälkeen syntyneiden), että vanhojen (ennen käyttöönottoa syntyneiden) asiakastietojen arkistointi edellä mainittujen palvelujen osalta. Projektin tehtävänä on liittää Turun kaupungin hyvinvointitoimialan sosiaalihuolto valtakunnalliseen SOTE-organisaatiorekisteriin ja päivittää omavalvontasuunnitelma asiakastietolain ja THL:n määräysten mukaiseksi. Lisäksi Turun kaupungin hyvinvointitoimialan sosiaalitoimen työntekijöille otetaan käyttöön henkilökohtaiset sirulliset varmennekortit. Yhtenä projektin tavoitteena on lisätä henkilöstön tietoisuutta valtakunnallisesta sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämistyöstä ja Kanta-palveluihin liittymisestä. Tämä tavoite saavutetaan kirjaamisvalmennuksiin osallistumisella, projektin aikaisella viestinnällä ja Kanta-palveluihin liittymiseen valmistavalla Kanta-palveluiden käytön koulutuksella. Koulutukset tullaan toteuttamaan vastuukäyttäjä-mallilla, jonka myötä jokaiseen Kanta-palveluihin liittyvään yksikköön perehdytetään muutama henkilö perusteellisemmin. Turun kaupungin rooli sote- ja maakuntauudistuksessa Varsinais-Suomen suurimpana kaupunkina ja sote-organisaationa on merkittävä, ja pilotoimalla sosiaalihuollon
2 (17) asiakastiedon arkistoon liittymistä Turussa, pystytään paremmin tukemaan alueellista sote-uudistuksen edellyttämää muutostyötä ja kannustamaan myös muita alueen kuntia liittymään sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon ennen sote-uudistuksen voimaantuloa. Turun sosiaalipäivystys laajeni huhtikuussa 2017 maakunnalliseksi sosiaalipäivystykseksi, joten Kanta-palveluiden käyttöönotto sosiaalipäivystyksessä edesauttaa muutostyötä koko maakunnassa, vaikka tässä vaiheessa pilotoinnin kohteena ovatkin ainoastaan turkulaisten asiakastiedot. Lisäksi projekti hyödyttää päihdehuollossa paljon palveluita käyttävien asiakkaiden tieto- ja palveluintegraatiota sosiaali- ja terveydenhuollon välillä. Päihdehuolto on sosiaalihuollon palvelutehtävä, jossa asiakkaiden tarpeet ovat moninaiset ja toiminta on vahvasti sosiaali- ja terveydenhuollon rajapinnalla. Sosiaalija terveydenhuollon palveluprosessien yhteentoimivuus on edellytys asiakaslähtöisen palveluketjun toimimisessa. Tavoitteena on tukea moniammatillisen työskentelyn edellytyksiä ja tarjota ammattilaisille tarpeellinen asiakastieto ajasta ja paikasta riippumatta. Päihdehuollon asiakasasiakirjojen liittäminen pilottiprojektina Kantapalveluihin edesauttaa sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien yhteen toimivuuden testaamista Kanta-palveluiden kautta. Projektin tausta ja perustelut TurkKa-projektin taustalla ovat laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoissa 254/2015 ja laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007, sekä niiden toimeenpano tietojärjestelmäratkaisuissa. Asiakasasiakirjalaissa on asiakastietojen kirjaamista koskevia velvoitteita ja niiden käsittelyä koskevia säännöksiä. Asiakastietolaissa on säädetty sosiaali- ja terveydenhuollossa käytettävistä valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista sekä valtakunnallisen asiakastietojen säilyttämisen ja tiedonjaon palveluiden käyttöönotosta. Lakiin on lähiaikoina tulossa muutoksia ja uusi laki on ollut lausuntokierroksella keväällä 2017. Projektin perustana on myös THL:n Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke (Kansa-hanke), joka on osa Sosiaali- ja terveysministeriön (STM) SoTe-tieto hyötykäyttöön strategiaa. Kansa-hanke toimeenpanee asiakastieto- ja asiakasasiakirjalakeja, sekä tukea sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisen kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan saavuttamista. Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen kokonaisarkkitehtuuria on kuvattu THL:n dokumentissa Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely ja valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut, Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri Tavoitetila 2020. Lisäksi Kansa-hankkeen keskeisenä tavoitteena on valtakunnallisen sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto osana Kanta-palveluita. TurkKa-projektissa taustamateriaalina toimivat lisäksi:
3 (17) THL:n määräys 1/2015: A-luokkaan kuuluvien sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien olennaiset tietoturvavaatimukset (THL/1305/4.09.00/2014) THL:n määräys 2/2015: Määräys omavalvontasuunnitelmaan sisällytettävistä selvityksistä ja vaatimuksista (THL/1305/4.09.00/2014) THL:n ohje 3/2015: Kanta-välityspalvelujen sertifiointi ja Kanta-välittäjätahot (THL/795/9.09.01/2015) THL:n määräys 1/2016: Määräys sosiaalihuollon palvelutehtävien luokituksesta (THL 1419/4.00.00/2015) THL:n määräys 2/2016: Määräys sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien olennaisista toiminnallisista vaatimuksista (THL/295/4.09.00/2016) Arkistolaitoksen määräys sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelystä, hallinnasta ja säilyttämisestä (AL 9815/07.01.01.00/2008) Valtakunnallisen sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto edellyttää paikallisella tasolla kuntaorganisaatioilta palveluprosessien, niiden eri vaiheisiin liittyvien asiakasasiakirjojen, asiakastyön dokumentointikäytäntöjen ja dokumentoinnissa käytetyn terminologian muuttamista kansallisia määrityksiä vastaaviksi. Turun kaupungin hyvinvointitoimiala on ollut aktiivisesti mukana sosiaalihuollon tiedonhallinnan kansallisessa kehittämisessä, tehnyt aktiivisesti yhteistyötä Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen alaisen sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon operatiivisen ohjauksen yksikön (Oper) kanssa ja pyrkinyt etenemään kehittämistyössä Terveyden- ja hyvinvoinnin laitoksen Kansa-hankkeen hankesuunnitelman mukaisesti. Turun asema Varsinais-Suomen suurimpana kaupunkina vahvistaa pyrkimystä olla kehittämistyössä ajoissa liikkeellä ennen sote- ja maakuntauudistuksen voimaantuloa. Terveyden- ja hyvinvoinnin laitoksen valtionavustushankkeessa Kansalliset palveluprosessit ja sähköinen asiointi (Kapsa) 1/2014-2/2016 uudistettiin asiakasprosesseja ja otettiin käyttöön sosiaalihuollon palvelutehtäväluokitus, kansallisesti määritellyt asiakasasiakirjat sekä määrämuotoinen kirjaaminen toimeentulotuessa, aikuis- ja lapsiperhesosiaalityössä, päihdehuollossa ja sosiaalihuollon asumispalveluissa. Turun kaupungin hyvinvointitoimialla oli lisäksi 2-12/2016 Kansa-koulu-hankkeen toiminta- ja tietomääritysten pilottiprojekti (Kapsa 2), jossa tehtiin vastaavaa uudistustyötä kuin Kapsa-projektissa ja otettiin lastensuojelussa käyttöön palvelutehtävä- ja sosiaalipalveluluokitukset. Turku on Kansa-koulu-hankkeen pilottiprojektin lisäksi vahvasti mukana myös hankkeen kirjaamisvalmentajien valmennuksissa. Valmennuskokonaisuuksia pidetään Turussa yhteensä kolme. Valmennuskokonaisuuksia on järjestetty Turussa 11/2016-1/2017 ja 4-5/2017. Kolmas kirjaamisvalmentajien valmennus järjestetään syksyllä 9-10/2017. Turun kaupungin hyvinvointitoimialalta on ollut kattava edustus valmentajavalmennuksissa päihdehuollon sosiaalityön toimistosta ja päihdehuollon yksiköistä. Sosiaalipäivystyksellä ei ole omaa valmentajaa, mutta he osallistuvat kaikki valmentajien pitämiin organisaation valmennuksiin. Valmennuksien myötä
4 (17) työntekijöiden määrämuotoisen kirjaamisen ja sosiaalihuollon tiedonhallinnan osaaminen vahvistuu, ja työntekijöiden osallistaminen myös TurkKa-projektin kehittämistyöhön on entistä luontevampaa. Lisäksi Turku on vahvasti mukana valtakunnallisessa UNA-hankkeessa (10/2016-12/2019), jonka seuraavana päätavoitteena on valmistella ja toteuttaa kansallisen UNA-tietojärjestelmäytimen hankinta. Turun sosiaalihuollon asiakastiedot Kanta-palveluihin -projekti toteuttaa Kansahankkeen toista kehittämiskokonaisuutta, joka keskittyy valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden ja asiakastiedon määrittelyyn, toteutukseen, pilotointiin ja vaiheittaiseen käyttöönottoon. Turun ja koko Varsinais-Suomen kannalta Turun kaupungin hyvinvointitoimialan liittyminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon ensimmäisessä vaiheessa tukee sote-uudistuksessa koko maakuntaa. Turussa aiemmin toteutettujen sosiaalihuollon tiedonhallinnan projektien tavoitteena on ollut mahdollistaa sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittyminen ensimmäisten organisaatioiden joukossa. Projektin toimijat Projekti toteutetaan neljän toimijan yhteistyönä. Turun kaupungin hyvinvointiala on projektin päävastuullinen toimija ja projektin omistaja. THL toimii projektin rahoittajana ja valvojana. Tieto on projektissa mukana asiakastietojärjestelmän toimittajan roolissa. Kela vastaa Kanta-palveluista ja antaa arkistoon liittyvät määrittelyt. Projektin kohderyhmä ja hyödynsaajat Projektin kohderyhmänä etenkin on Turun kaupungin hyvinvointitoimialan henkilöstö. Turun kaupungin hyvinvointitoimialan sosiaali- ja perhepalveluissa työskentelee arviolta noin 800 henkilöä, joista noin 70 työskentelee päihdehuollossa ja noin 30 sosiaalipäivystyksessä. Vaikka Kanta-palveluiden käyttöönotto tapahtuu vain päihdehuollon palvelutehtävässä ja sosiaalipäivystyksessä, otetaan sirulliset toimikortit käyttöön koko perhe- ja sosiaalipalveluissa. Sosiaali- ja perhepalveluiden henkilöstö tulee olemaan ammattilaistasolla myös ensimmäisenä hyödynsaajana. Sosiaalipäivystyksen ja päihdehuollon asiakastietojen tallentaminen sähköiseen sosiaalihuollon asiakastietojen arkistoon Kanta-palveluiden kautta parantaa pitkällä tähtäimellä tiedon saatavuutta ja edistää sosiaali- ja terveydenhuollon palveluintegraatiota. Myös työntekijöiden ammattihenkilörekisteriin liittyminen ja toimikorttien käyttöönotto ovat merkittävä asia työntekijöille tietoturvan ja tietojärjestelmien käytettävyyden kannalta.
5 (17) Kanta-palveluiden laajentumisen myötä hyödynsaajia tulevat olemaan Turun kaupungin hyvinvointitoimialan lisäksi myös muut julkiset, yksityiset ja kolmannen sektorin organisaatiot, niiden työntekijät ja palveluita käyttävät asiakkaat. Nämä tulevat näkyviksi kuitenkin vasta myöhemmissä vaiheissa projektin jälkeen, kun asiakastiedon arkiston käyttöönoton vaiheita II-IV toteutetaan. Organisaatiotasolla Kanta-palveluiden pilotointi Turussa edesauttaa myös soteuudistuksen toteuttamista, kun maakunnan suurimmassa kaupungissa on aloitettu asiakastietojen tallentaminen sähköiseen arkistoon ja aikataulutettu Kanta-palveluihin liittyminen myös muiden palvelutehtävien ja yksiköiden suhteen. Sähköinen asiakastiedon arkisto helpottaa huomattavasti tulevaa rekisterinpitäjyyden siirtoa kunnalta maakunnalle. Projektista on hyötyä myös järjestelmätasolla. TurkKa-projektissa pilotoidaan ennen Kantaan liittymistä syntyneiden asiakastietojen tallentamista sähköiseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon ja projektin aikana rakennetaan konkreettinen tekninen liityntärajapinta vanhojen asiakasasiakirjojen sähköiseen arkistointiin yhteistyössä Tiedon ja Kelan kanssa. Projektissa esiin nousevaa järjestelmätietoa voidaan hyödyntää tietojärjestelmien kehittämisessä. Kanta-palveluihin liittymisen pilotointi sosiaalihuollon asiakastietojen osalta auttaa varmentamaan Kansa-hankesuunnitelman ensimmäisen vaiheen toimivuuden. Tämän myötä projektista hyötyvät Turun kaupungin hyvinvointitoimialan ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen lisäksi myös muut kunnat ja muut kansalliset toimijat saadessaan dokumentoitua tietoa kansallisen sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston kansallisesti määritellyn sosiaalialan luokituksen ja kansallisesti määriteltyjen toimintaprosessien, asiakasasiakirjojen ja termistön käytettävyydestä ja käyttöönotosta. Samalla tämän varmentamisen myötä projektissa syntyy tietoa siitä, minkälaisia vaatimuksia kansalliset määrittelyt ja niitä hyödyntävät sähköiset palvelut asettavat tulevaisuuden tietojärjestelmille ja niiden toimittajille. Pilottiprojektista saatava tulokset auttavat THL:sta ja Kansaneläkelaitosta tuottamaan tukimateriaalia ja ohjeistuksia muille liittyville kunnille. Projektin tarkoitus ja tavoitteet Projektin keskeinen tavoite on sosiaalihuollon yhdenmukaisten asiakastietojen saattaminen tietojärjestelmien avulla sinne, missä asiakasta palvellaan. Asiakastiedon parempi saatavuus tehostaa toimintaa käytännön työssä ja mahdollistaa asiakkaan palveluissa tiiviimmän yhteistyön sosiaali- ja terveydenhuollon välillä. Projektin tarkoituksena on aloittaa Kanta-palveluihin liittyminen Turun sosiaali- ja perhepalveluissa, aloittaa sähköiseen sosiaalihuollon asiakastietojen arkistoon tallentaminen uusien ja vanhojen asiakastietojen osalta, sekä pilotoida kansallista sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa vanhojen asiakastietojen osalta. Lisäksi tavoitteena on käyttöönoton myötä kehittää tieto- ja palveluintegraatiota Turun
6 (17) kaupungin hyvinvointitoimialan palveluissa hyödyntämällä kansalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennettuja asiakasasiakirjoja. Projektin välittömänä tavoitteena on 1. Tuottaa tietoa kansalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittymisestä, toiminnallisten vaatimusten toteuttamisesta ja muusta valmistelutyöstä muiden toimijoiden hyödynnettäväksi omissa kehittämishankkeissaan. Painopiste TurkKaprojektilla on vanhojen tietojen arkistoon viemisessä. 2. Toteuttaa Kanta-palveluiden käyttöönoton edellyttämät muutokset Turun kaupungin hyvinvointitoimialalla käytössä olevaan asiakastietojärjestelmään (Effica). Muutokset toteutetaan siten, että Turun kaupungin hyvinvointitoimialalla päihdehuollon ja sosiaalipäivystyksen osalta sosiaalihuollon toimintaprosessit ovat kansallisten palveluprosessien mukaisia. Projektissa varmistetaan, että asiakastietoja kirjataan yhtenäisten käytäntöjen mukaisesti kansallisia asiakasasiakirjarakenteita, yhtenäistä käsitteistöä ja sosiaalipalvelujen luokitusta hyödyntäen. 3. Projektin myötä vanhojen tietojen arkistoinnin vaatimat ohjelmistot on määritelty, toteutettu, testattu ja käytettävissä. Projektin aikana siirretään kansalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon I-vaiheen määritysten mukaisesti Effican CDSidokumentoinnista päihdehuollon asiakirjat sekä sosiaalipäivystyksessä käsitellyt tai laaditut lastensuojelun ilmoitukset, hakemukset, arviot, päätökset ja asiakaskertomukset. 4. Toteuttaa arkistointi projektin kohteena olevien asiakastietojen osalta sähköisessä muodossa ja siten vähentää paperiarkistointia. Pilotti koskee osaa vanhoja ennen Kanta-palveluihin liittymistä laadittuja asiakasasiakirjoja, sekä uusia Kanta-palveluihin liittymisen jälkeen laadittavia asiakasasiakirjoja sosiaalipäivystyksessä ja päihdehuollossa. 5. Mahdollistaa päihdehuollon ja sosiaalipäivystyksen asiakastietojen saatavuus Kanta-palveluista ja siten parantaa aiempien asiakastietojen käytettävyyttä ja hyödynnettävyyttä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastyössä. 6. Tuottaa toimintaohjeet sosiaalihuollon kanta-palvelujen käytöstä Turun kaupungin hyvinvointitoimialan työntekijöille. 7. Varmistaa Turun kaupungin hyvinvointitoimialan sosiaalihuollon ammattihenkilöiden liittyminen ammattihenkilörekisteriin sekä ottaa käyttöön varmennekortit kaikilla sosiaalihuollon asiakastietoja käsittelevillä työntekijöillä.
7 (17) Projektin pitkän aikavälin tavoitteena on 1. Edistää pilotoinnin myötä saatavan tiedon avulla sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston ja Kanta-palveluiden kehittämistä ja käyttöönottoa kansallisella tasolla. 2. Edistää pilotoinnin myötä saatavan tiedon avulla parempien tietojärjestelmien kehittämistä ja yhteentoimivuutta kansallisella tasolla. 3. Turun kaupungin hyvinvointitoimialalla on valmiudet aloittaa valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden vaiheiden I-IV suunnittelu ja toteutus. 3. Edistää muiden Varsinais-Suomen kuntien liittymistä kansalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon ja helpottaa sote-uudistuksen mukanaan tuomia muutoksia asiakastiedon liikkumisen suhteen. 4. Edistää julkisen hallinnon tietojärjestelmien yhteentoimivuutta ja sujuvoittaa julkisten palveluiden toteutumista organisaatiorajat ylittävässä asiakasprosessissa. 5. Hillitä tietojärjestelmäkustannuksia ja tehostaa sosiaalihuollon palvelutuotantoa, asiakirjahallintoa ja tietohallintoa. 6. Mahdollistaa sähköisten asiointipalveluiden kehittämistä parantuneella tiedon saatavuudella. Projektin rajaukset Projekti on rajattu koskemaan organisaation näkökulmasta Turun kaupungin hyvinvointitoimialan keskitettyä sosiaalipäivystystä sekä päihdepalveluiden sosiaalitoimistoa ja päihdehuollon yksiköitä. Turun keskitetty sosiaalipäivystys on 1.4.2017 laajentunut maakunnalliseksi sosiaalipäivystykseksi, mutta projekti kohdistuu sosiaalipäivystyksen osalta vain turkulaisten asiakkaiden asiakastietoihin. Sisällöllisesti projektin kohteena ovat Kanta-palveluihin vietävät päihdehuollon palvelutehtävässä laadittavat asiakasasiakirjat, sekä sosiaalipäivystyksessä käsiteltäviä ja laadittavia lastensuojelun palvelutehtävän yhteydenotto-, ilmoitus-, hakemus-, arvio-, päätös- ja asiakaskertomusasiakirjat. Päihdehuollon asiakirjoja tuotetaan pienemmässä mittakaavassa myös työikäisten palvelutehtävän sisällä, mutta projektissa Kanta-palveluiden käyttöönotto rajataan organisaation sisällä päihdehuollon sosiaalitoimistoon ja päihdehuollon yksiköihin. Myös sosiaalipäivystyksessä käsiteltäviä ja tuotettavia lastensuojelun palvelutehtävän asiakirjoja tuotetaan myös muualla kuin sosiaalipäivystyksessä, mutta Kantapalveluiden käyttöönotto tapahtuu projektin aikana vain sosiaalipäivystyksen yksikössä.
8 (17) Projektin tarkoituksena on viedä Kanta-palveluihin ne asiakirjat, jotka on toteutettu kansallisten määritysten mukaisina määrämuotoisina dokumentteina. Kyseisiä dokumenttimuotoisia CDSi-asiakirjoja on Turun hyvinvointitoimialla otettu käyttöön Kansalliset palveluprosessit ja sähköinen asiointi (Kapsa) -projektissa ja Lastensuojelun kehittämisprojektissa (Kapsa 2). Arkistoon tallennettaisiin sekä uusia Kantapalveluiden käyttöönoton jälkeen syntyviä asiakirjoja että jo olemassa olevia vanhoja asiakirjoja. Päihdehuollon CDSi-asiakirjoja, sekä sosiaalihuollon ilmoituksia ja ensiarvioita on määrämuotoisina ollut käytössä 8/2015 alkaen ja lastensuojeluilmoitus, lastensuojeluhakemus, niiden arvio-asiakirjat ja sosiaalipäivystyksessä laadittavat lastensuojelun päätökset sekä asiakaskertomukset on otettu päivitettyinä CDSi-asiakirjoina käyttöön 1/2017 alkaen. Pilotoinnin kohteena ovat seuraavat sosiaalipäivystyksessä laadittavat tai käsiteltävät asiakirjat: Lastensuojeluilmoitus Lastensuojeluilmoituksen arvio Lastensuojeluhakemus Yhteydenotto sosiaalihuollosta vastaavaan viranomaiseen Ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta Sosiaalihuollon tarpeesta tehdyn ilmoituksen tai yhteydenoton arvio Lastensuojelun asiakaskertomus Asiakaskertomukset on tällä hetkellä toteutettu asiakastietojärjestelmään useilla eri nimillä hakutoimintojen helpottamiseksi: Sosiaalipäivystyksen asiakaskertomus Sosiaalipäivystyksen ohjaajan asiakaskertomus Päätös lapsen kiireellisestä sijoituksesta Päätös lastensuojelun avohuollon sijoituksesta Lastensuojelun palvelu- tai tukitoimipäätös Ja päihdehuollon sosiaalitoimistossa tai päihdehuollon yksiköissä laadittavat asiakirjat: Kansallisten määritysten mukaiset asiakirjat: Päihdehuollon palvelutarpeen arvio Päihdehuollon asiakassuunnitelma Hakemus päihdehuollon palveluun Päihdehuollon toteuttamissuunnitelma Päihdehuollon asiakaskertomus Asiakaskertomukset on tällä hetkellä toteutettu asiakastietojärjestelmään useilla eri nimillä hakutoimintojen helpottamiseksi: Päihdehuollon sosiaalityön asiakaskertomus Asumispalveluiden asiakaskertomus/oriketo Asumispalveluiden asiakaskertomus/sillankorva Asumispalveluiden asiakaskertomus/tukiasunnot Avohuollon asiakaskertomus/sirkkala Tilapäisasumisen asiakaskertomus/sillankorva Tulohaastattelu/Sillankorvan ensisuoja
9 (17) Päätös päihdehuollon tahdosta riippumattomasta hoidosta Päihdehuollon palvelupäätös Sekä asiakirjat jotka on poistettu kansallisista määrityksistä: Päätös päihdehuollon asiakasmaksusta Päihdehuollon toteuttamissuunnitelman arvio Ilmoitus päihdehuollon tarpeesta Hakemus päihdehuollon asumisen palveluihin Päihdehuollon asiakassuunnitelman arvio Päihdehuollon tarpeen ensiarvio Päihdehuollon asiakasmaksulaskelma Valikoidut asiakirjat vastaavat projektisuunnitelman kirjoittamisaikana viimeisimpiä THL:n julkaisemia sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteiden luonnoksia. Lisäksi vanhojen tietojen osalta tullaan arkistoimaan myös sellaisia yllämainittuja asiakirjoja, joita on tuotettu ennen Kantaan liittymistä. Kanta-palveluihin vietävien uusien asiakirjojen listausta voidaan päivittää, mikäli luonnoksiin tulee päivityksiä projektin aikana. Projektissa ei pilotoida Effican lisäksi muuta sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmää eikä sosiaalipäivystyksen ja päihdehuollon lisäksi muissa yksiköissä, sosiaalipalveluissa tai palvelutehtävissä tuotettuja asiakirjoja. Projektin tuotokset Projektin konkreettiset tuotokset ovat seuraavat: 1. Projektin myötä päihdehuollon ja sosiaalipäivystyksen vanhat ja uudet asiakastiedot ovat tallennettavissa Kanta-palveluihin ja niitä on mahdollisuus hyödyntää Kanta-palveluista Turussa Effica-asiakastietojärjestelmällä. 2. Projektin myötä Turun kaupungin hyvinvointitoimialan sosiaali- ja perhepalvelut liittyvät sote-organisaatiorekisteriin. 3. Turun kaupungin sosiaali- ja perhepalveluissa otetaan sote-ammattitoimikortit käyttöön. 4. Omavalvontasuunnitelma ja arkistonmuodostussuunnitelma päivitetään vastaamaan toimintamalleja (THL:n määräys omavalvontasuunnitelmaan sisällytettävistä selvityksistä ja vaatimuksista (määräys 2/2015). 5. Projekti tuottaa kirjallisen palautteen sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmän toiminnallisten muutosten toteuttamisesta Kanta-yhteensopivaksi, sekä Kantapalveluiden käyttöönotosta käytännön työssä ja mahdollisista kehittämistarpeista muiden toimijoiden, kuten Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen, Kelan, muiden kuntien ja järjestelmätoimittajien käytettäväksi.
10 (17) 6. Projekti tuottaa toimintaoppaan uusien toimintaprosessien, asiakastietojärjestelmän käyttämisen ja asiakastyön dokumentoinnin tueksi Turun kaupungin hyvinvointitoimialan työntekijöille. Opas on myös muiden toimijoiden hyödynnettävissä omassa kehitystyössään. 7. Tuottaa Turun kaupungin hyvinvointitoimialan sekä Varsinais-Suomen soteyhteistyön palveluiden ja toiminnan jatkokehittämistä varten kehittämistyöhön sitoutuneen asiantuntijaverkoston. Projektin toteutustapa ja työsuunnitelma Projektin koordinoinnista ja toteutuksesta vastaavat hankkeeseen palkattu projektipäällikkö Saija Siivonen ja projektityöntekijä Suvi Pajukoski. Varsinainen kehittämistyö toteutetaan työryhmätyöskentelynä, johon osallistuu projektipäällikön ja projektityöntekijän lisäksi substanssin asiantuntijoita Turun kaupungin hyvinvointitoimialalta, Effica-järjestelmäkoordinaattoreita sekä ITpalveluiden asiantuntijoita. Projektiryhmässä on mukana myös hyvinvointitoimialan asiakirjahallinnon suunnittelija vastaamassa Kanta-palveluiden käyttöönotosta arkiston näkökulmasta. Substanssin asiantuntijoita osallistuu projektiryhmään päihdehuollon sosiaalitoimistosta ja yksiköistä sekä sosiaalipäivystyksestä, jokaisesta yksiköstä noin kaksi. Samat ammattihenkilöt tulevat toimimaan Kanta-palveluiden käyttöönotossa vastuukäyttäjinä, jotka osallistuvat kehittämistyöhön projektiryhmässä ja perehtyvät tarkemmalla tasolla asiakastietojärjestelmän Kanta-toiminnallisuuksiin. Kanta-palveluiden käyttöönoton koulutuksessa vastaa info-tyyppisen koulutuksen osalta projektihenkilöstö. Lisäksi projektissa tuotetaan video-koulutuksia, jotka ovat työntekijöiden käytettävissä ajasta ja paikasta riippumatta. Lähikoulutus käyttöönotosta tulee vastuukäyttäjien tehtäväksi. Vastuukäyttäjät tulevat kouluttamaan Kanta-palveluiden käyttöä asiakastietojärjestelmän ja toiminnan näkökulmista kollegoilleen omissa työyksiköissään. Käyttöönoton jälkeen he tulevat myös toimimaan lähitukena omissa yksiköissään. Vastuukäyttäjien avulla tiedonhallinnallinen osaaminen ja ymmärrys kehittämistyön tavoitteista ja tarkoituksista saadaan jalkautettua kentälle. Tämä madaltaa kynnystä avun saamiselle mahdollisissa ongelmatilanteissa. Lisäksi jalkautuminen kentälle helpottanee mahdollista uudistuksista aiheutuvaa muutosvastarintaa ja siten helpottaa Kantapalveluiden käyttöönoton laajentamista Turun kaupungin hyvinvointitoimialalla sekä koko maakunnassa. Lisäksi projekti tekee tiivistä yhteistyötä Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen, tietojärjestelmätoimittajan Tiedon, Kelan ja muiden pilottiprojektien sekä kansallisten
11 (17) ja alueellisten sidoshankkeiden kanssa. Projekti on ollut käynnistymisensä jälkeen tiiviisti mukana Eksoten SosKanta-hankkeen työpajoissa, joihin on osallistunut Tieto, THL ja Kela. SosKanta-hankkeessa toteutetaan sosiaalihuollon Kanta-palveluihin liittyminen ensimmäisenä Suomessa ja järjestelmätoimittajan ollessa sama kuin TurkKa-projektilla, on liittymisen valmistelussa paljon liittymäkohtia projektien välillä. Projektissa toteutetaan yhdessä asiakastietojärjestelmän toimittajan Tiedon kanssa Kanta-yhteensopivuustestaus. Yhteensopivuustestauksen myötä tarkennetaan ITpalveluiden ja Effican järjestelmäkoordinaattorien työtehtäviä projektiryhmässä. Tarkempi tehtävälista ja aikataulu on kuvattu erilliseen työkirjaan. Vanhojen asiakastietojen arkistoinnin suhteen projekti toteuttaa Tiedon ja Kelan kanssa yhteistestauksen keväällä 2018. Yhteistestauksen mallia ei ole vielä hankesuunnitelmaa kirjoitettaessa, mutta suunnitelmaa tarkennetaan mallin kehittyessä. TurkKa-projektin eteneminen ja yhteistestauksen ajankohta ovat suoraan riippuvaisia SosKanta-hankkeen etenemisestä, koska suurimmat ulkopuoliset toimijat ovat molemmissa hankkeissa samat. Projektin eri vaiheissa käytetään apuna myös muita Turun kaupungin ja muiden yhteistyötahojen asiantuntijoita. Kokouksia pidetään huomattava osa myös Lyncyhteydellä, koska monet yhteistyökumppaneista työskentelevät eri puolilla Suomea. Projekti toteutetaan ajalla 1.1.2017-31.12.2018 seuraavan aikataulun 1 mukaisesti. Tarkempi aikataulu löytyy erillisestä työkirjasta. 1-2/2017 Projektin käynnistäminen ja projektityöntekijöiden rekrytointi sekä ohjausryhmän perustaminen. Projektin tavoitteiden tarkentaminen. Projektin käynnistymisestä tiedottaminen kohderyhmälle ja sidostahoille. 3-5/2017 Kartoitus siitä, ketä kaikkia Kanta-palveluiden käyttöönotto koskee (asiakirjahallinto, tietohallinto, asiakastyö, tekninen tuki, ylläpito). Info-tilaisuuksien pitäminen projektista ja Kanta-palveluihin liittymisestä. Sote-organisaatiorekisterin päivittäminen. Sosiaalihuollon ammattirekisteriin ilmoittautumisesta tiedottaminen. Aikataulun tarkentaminen ja työskentelytavoista sopiminen yhdessä yhteistyötahojen kanssa. Organisaation kehittämis- ja koulutustarpeen kartoittaminen. 1 Aikataulussa on huomioitu myös järjestelmäntoimittajalta saadut tiedot asiakastietojärjestelmän muutosten aikataulusta.
12 (17) 6/2017 Kanta-yhteensopivuus testaus Turun kaupungin hyvinvointitoimialan ja Tiedon Effican välillä. Omavalvontasuunnitelman läpikäyminen tarvittavien muutosten osalta. SOTE-organisaatiorekisteriin liittyminen, organisaation tietojen toimittaminen kansalliselle koodistopalvelimelle ja sitä kautta OID-yksilöintitunnuksen saaminen. 7/2017-8/2017 Vaadittavien muutosten suunnittelu ja tehtävien jako yhteensopivuustestauksen tulosten perusteella. Projektiryhmän kokoon kutsuminen ja työskentelyn aloittaminen. 9-10/2017 Kuvataan asiakastietojärjestelmään tehtävät muutokset. Toimintaprosessien ja asiakastietojärjestelmän kehittäminen projektiryhmätyöskentelynä. Suunnitellaan käyttöönotto. Projektihenkilöstö osallistuu SosKannan yhteistestaukseen testaajina. 11/2017-2/2018 Vanhoilla tiedoilla liittymisen vaatimusmääritysten toteuttaminen Turun kaupungin hyvinvointitoimialla. Palvelutehtäväluokituksen ja sosiaalipalveluiden luokituksen yhteensovittaminen uusien ja vanhojen luokitusten välillä. Yhteistestauksen suunnittelu ja siihen valmistautuminen. Koulutusten suunnittelu. Työntekijöiden kouluttaminen varmennekorteista. Infotilaisuuksia työntekijöille Kanta-palveluihin liittymisestä. 3/2018 Sote-varmennekorttien käyttöönotto. Yhteistestaukseen valmistautuminen. 4-5/2018 Yhteistestaus Tiedon ja Kelan kanssa vanhojen tietojen osalta. Koulutusten aloittaminen ja videokoulutusten toteuttaminen. 6/2018 Kanta-palveluiden tuotantokäytön aloittaminen vanhoilla asiakastiedoilla. 6-7/2018 Henkilöstön kouluttaminen kantapalveluihin pääasiassa videoiden ja vastuukäyttäjien avulla.
13 (17) 8/2018 Kanta-palveluiden tuotantokäytön aloittaminen uusilla päihdehuollossa ja sosiaalipäivystyksessä tuotettavilla asiakasasiakirjoilla. Käyttöönoton tuki. 9-12/2018 Käyttöönoton tuki. Käytettävyyttä seurataan ja analysoidaan. Mikäli käyttöönoton myötä prosesseissa ilmenee korjattavaa, tehdään niihin tarvittavat muutokset. Käyttöönotosta raportointi. Aloitetaan Turun kaupungin hyvinvointitoimialalla Kantapalveluiden laajentamisen suunnittelu muiden palvelutehtävien ja asiakasasiakirjojen kohdalla, sekä seuraavien käyttöönoton vaiheiden suhteen. Projektin talousarvio Hankkeen kokonaiskustannusarvio ajalle 1.1.2017-31.12.2018 on 500 000 euroa. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos on myöntänyt projektille valtionavustusta yhteensä 89 754, joka on 25 % hankkeen suunnitelman mukaisesti arvioidusta tukikelpoisesta projektikustannuksesta. Oletukset ja riskit Oletuksena projektin onnistumiselle esitetyn aikataulun puitteissa on se, että käytetty asiakastietojärjestelmä ja tietotekniset perusjärjestelmät sekä kansallinen sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ja kansalliset määrittelyt ovat käytettävissä ja ne valmistuvat ajoissa. Mikäli kansallisten määritysten tulo viivästyy, voi projektin aikataulussa pysyminen hankaloitua. Projektin aikataulussa pysymiseen vaikuttaa myös olennaisesti SosKanta-hankkeen etenemisaikataulussa pysyminen. Tieto on tällä hetkellä tiukasti kiinni SosKantahankkeen työstämisessä uusien tietojen viemisen pilotoinnin suhteen. Mikäli SosKannan, Tiedon ja Kelan yhteistestaus tai sittemmin SosKannan käyttöönotto viivästyy, se saattaa vaikuttaa Tiedon kyvykkyyteen aloittaa vanhojen asiakastietojen tallentamisen suhteen työskentely TurkKa-projektin kanssa suunniteltuna ajankohtana. Projekti on sidottu myös Suomen lainsäädäntöön liittyviin muutoksiin. Mikäli projektin aikana tulee projektin etenemiseen liittyviä lakimuutoksia, tulee niiden suhteen tehdä erikseen päätöksiä.
14 (17) Oletuksena projektin onnistumiselle on myös se, että Turun kaupungin hyvinvointitoimialan henkilöstö, johto ja sidosryhmät saadaan sitoutettua uudistuksiin. Projektin onnistumiseen vaikuttavina riskeinä ja niiden toteutumisen ehkäisemiseksi on tunnistettu seuraavat asiat: 1. Riskinä on tunnistettu se, että asiakastietojärjestelmän toimittaja ei kykene toteuttamaan tietojärjestelmään pilottiprojektin aikataulussa sellaisia toiminnallisia muutoksia, jotka mahdollistavat ennen liittymistä laadittujen vanhojen asiakastietojen viemisen Kanta-palveluihin. Tämä riski on mahdollinen ja toteutuessaan se tarkoittaa sitä, ettei projektissa pystytä vastaamaan yhteen projektisuunnitelmassa määritettyyn isoon tavoitteeseen. 2. Riskinä on tunnistettu se, että asiakastietojärjestelmän toimittaja ei kykene toteuttamaan tietojärjestelmään pilottiprojektin aikataulussa sellaisia toiminnallisia muutoksia, jotka mahdollistavat liittymisen jälkeen laadittujen uusien asiakastietojen viemisen Kanta-palveluihin. Tämä riski on mahdollinen ja toteutuessaan se tarkoittaa sitä, ettei projektissa pystytä vastaamaan yhteen projektisuunnitelmassa määritettyyn isoon tavoitteeseen. 3. Riskinä on tunnistettu, että suunnitelmassa ei ole voitu huomioida kaikkia projektin edellyttämiä toimenpiteitä ja edellytyksiä ja se vaikuttaa siihen, ettei kaikkea ole osattu aikatauluttaa oikea-aikaisesti. Tämän ehkäisemiseksi projektin toimenpiteitä ja kokonaisaikataulussa pysymistä arvioidaan jatkuvasti ohjausryhmän ja sidosryhmien kanssa. 4. Riskinä on tunnistettu suuri riippuvuus kansallisten toimijoiden, järjestelmäntoimittajan ja muiden pilottihankkeiden aikatauluista. Riskiin voidaan vastata tiivistämällä yhteistyötä ja täsmentämällä yhteistä tavoitetilaa ja etenemispolkua. Tämä riski on mahdollinen ja toteutuessaan se tarkoittaa muutoksia projektin aikataulussa ja mahdollista projektin toteuttamisajan pidentymistä tai käyttöönoton siirtymistä. 5. Riskinä on tunnistettu projektihenkilöstöön liittyvät riskit, kuten se, että projektin avainhenkilöt sairastuvat, siirtyvät toisiin tehtäviin tai jäävät muusta syystä työelämästä tauolle. Toteutuessaan tämä voi vaikuttaa projektin etenemisaikataulussa pysymiseen. Riskiin vastataan sillä, että eteneminen raportoidaan ja dokumentit tallennetaan yhteiseen työtilaan josta ne ovat saatavilla. Uuden henkilöstön löytämistä tehdään helpommaksi sillä, että projektista informoidaan jatkuvasti ja tiedonhallinnan osaamista jalkautetaan kentälle Turun kaupungin hyvinvointitoimialla. 6. Henkilöstön rekisteröityminen ja varmennekorttien käyttöönotto ovat merkittäviä ja työllistäviä asioita. Tunnistettava riski on myös se, ettei henkilöstö hae
15 (17) laillistamista annettujen ohjeiden mukaisesti. Riskiin voidaan vastata suunnittelemalla rekisteröitymisvaiheesta tiedottaminen hyvin, selvittämään varmennekorttiasiat niiden henkilöiden osalta jotka eivät voi rekisteröityä, mutta voivat toimia laillisesti sijaisina, sekä hyödyntämällä Turun kaupungin hyvinvointitoimialan kokemuksia varmennekorttien käyttöönotosta terveydenhuollon puolelta. 7. Riskinä on tunnistettu organisaation johdon ja esimiesten sitoutumattomuus sen suhteen, ettei johto ratkaise projektin edellyttämiä kysymyksiä tai sitoudu työskentelyyn vaadittavilla tavoilla. Riskiin on vastattu kutsumalla avainhenkilöitä projektin ohjausryhmään, sekä tiedottamalla esimiehiä projektin tavoitteista ja taustoista. 8. Riskinä on tunnistettu työntekijöiden sitoutumattomuus ja muualta tuleva paine joka vaikuttaa työntekijöiden motivaatioon. Työntekijät eivät osallistu uusien toimintatapojen toteuttamiseen, osallistu koulutuksiin tai lue heille annettuja ohjeita. Riskiin pyritään vastaamaan vastuukäyttäjämallilla, jolla ymmärrystä ja osaamista jalkautetaan kentälle. Lisäksi riskiä minimoidaan varmistamalla riittävät resurssit käyttöönoton tukeen ja kannustamalla mahdollisimman laajaa joukkoa osallistumaan Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennuksiin. 9. Riskinä on tunnistettu myös ennakoimattomista syistä johtuva työvoimatarpeen ja aikataulun ylittyminen. Tämä uhka on mahdollinen ja toteutuessaan se vaikuttaa hankkeen onnistumiseen määritellyssä aikataulussa ja laajuudessa. Tähän voidaan vastata rajaamalla projektia sisällöllisesti koskemaan pienempää joukkoa palveluita tai lisäämällä hankkeeseen työpanosta. Projektin hallinnointi ja organisointi Projektin omistaja on Turun kaupungin hyvinvointitoimiala. Projektin käytännön toteutuksesta vastaa projektiin palkattu projektipäällikkö Saija Siivonen ja projektityöntekijä Suvi Pajukoski. Projektipäällikkö vastaa projektin toteuttamisesta ohjausryhmän hyväksymän projektisuunnitelman mukaisesti siten, että projekti saavuttaa sille projektisuunnitelmassa asetetut tavoitteet. Projektipäällikkö toimii myös projektin yhteyshenkilönä, vastaa ohjausryhmän päätettäväksi vietävistä asioista ja niiden valmistelusta sekä raportoi projektin edistymisestä ohjausryhmälle. Projektipäällikkö laatii myös projektin loppuraportin. Projektilla on ohjausryhmä, joka ohjaa ja valvoo projektin toimintaa ja varojen käyttöä sekä vertaa sitä projektisuunnitelmaan ja siinä asetettuihin tavoitteisiin ja kustannusarvioon. Ohjausryhmä hyväksyy projektisuunnitelman, käsittelee projektin väli- ja lopputulokset sekä projektin loppuraportin projektipäällikön esittelystä.
16 (17) Ohjausryhmän jäsenet ovat: Puheenjohtaja Jaana Halin, suunnittelupäällikkö, hyvinvointitoimiala Esittelijä Saija Siivonen, projektipäällikkö, TurkKa-projekti Sihteeri Suvi Pajukoski, projektityöntekijä, TurkKa-projekti Outi Lehtokari, erikoissuunnittelija ja projektin valvoja, THL Sirpa Kuronen, palvelualuejohtaja, perhe- ja sosiaalipalvelut, hyvinvointitoimiala Katariina Korkeila, palvelu-aluejohtaja, terveyspalvelut, hyvinvointitoimiala Tarja Helenius, IT-suunnittelupäällikkö, IT-palvelut Jaakko Penttinen, ratkaisu-päällikkö, hyvinvointitoimiala (Penttinen jää pois työtehtävistään kesäkuusta 2017 alkaen. Uusi, ratkaisupäälliköksi valittava henkilö tulee korvaamaan Penttisen ohjausryhmässä syksyllä 2017). Merja Niinimäki, toimistopäällikkö, hyvinvointitoimiala Minna Virta, toimistopäällikkö, hyvinvointitoimiala Eeva Penttinen, projektipäällikkö, ODA-projekti, hyvinvointitoimiala Sari Ahonen, palvelualuejohtaja, vanhus- ja vammaispalvelut Tarvittaessa ohjausryhmä voi kutsua kokouksiinsa asiantuntijoita ja ohjausryhmän kokoonpanoa voidaan tarvittaessa täydentää projektin kuluessa. Projektin projektiryhmän ensimmäiset jäsenet on valittu keväällä 2017 ja ryhmää täydennetään ennen syksyä. Projektiryhmän kokoonpanon muodostavat projektin henkilöstö sekä edustajat kaikista projektin tärkeimmistä intressiryhmistä, jotka toimivat käytännön työn asiantuntijoina. Valtionavustuksen myöntäjän Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen edellyttämä projektin vastuuhenkilö on Turun kaupungin hyvinvointitoimialan toimialajohtaja Riitta Liuksa, projektin yhteyshenkilönä toteutuksen osalta toimii projektipäällikkö Saija Siivonen, projektin työntekijöiden hallinnollisena esimiehenä, budjettivastuuhenkilönä ja laskujen hyväksyjänä toimii suunnittelupäällikkö Jaana Halin ja hankkeen taloudesta vastaavana henkilönä controller Pekka Paatonen. Lisäksi projektiin käytetään huomattava määrä Turun kaupungin omaa asiantuntijatyöpanosta oman työn ohessa. Arviointi ja raportointi Projektin onnistumista suhteessa sille asetettuihin tavoitteisiin arvioidaan seuraavasti: projektin projektipäällikkö raportoi projektin etenemisestä ohjausryhmälle, joka seuraa ja arvioi säännöllisesti projektin aikana välittömien tavoitteiden saavuttamista ja suunniteltujen toimenpiteiden toteutumista suhteessa esitettyyn aikatauluun ja talousarvioon. Projektin aikana tehtävä työ dokumentoidaan. Projektin aikana tehdään maksatushakemusten yhteydessä väliraportit ja projektin loppuessa loppuraportti, jotka luovutetaan projektin ohjausryhmälle ja projektin toteutukseen osallistuville
17 (17) tahoille. Projektin välituloksista informoidaan lisäksi säännöllisesti Turun kaupungin hyvinvointitoimialan henkilöstöä ja muita projektiin osallistuvia tahoja. Projektin tulosten hyödyntäminen Projektin tuloksia voidaan hyödyntää paikallisesti Turun kaupungin hyvinvointitoimialalla ja laajemmin koko Varsinais-Suomessa, kun valmistaudutaan tulevan kansallisen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon liittymiseen ja kehitetään jatkossa muita kuin tässä hankkeessa mainittuja sosiaalihuollon piiriin kuuluvia palveluita. Projektin tulokset ovat myös muiden kuntien hyödynnettävissä niiden valmistautuessa liittymään sosiaalihuollon tulevaan kansalliseen asiakastietojärjestelmään. Lisäksi projektin tuloksia voivat hyödyntää asiakastietojärjestelmien toimittajat kehittäessään parempia asiakastietojärjestelmiä sekä kansalliset toimijat, kuten Terveyden ja hyvinvoinnin laitos omassa kehitys- ja määrittelytyössään.