2 Sisältö 1 LAATUPOLITIIKKA... 4 2 LAATUJÄRJESTELMÄN YLEISKUVAUS... 5 3 ORGANISAATIO JA VASTUUT... 6 4 JÄSENYHDISTYSTEN OHJAUS... 6 5 KOULUTUSJÄRJESTELMÄ... 7 5.1 Veneilykoulutusjärjestelmä... 7 5.1.1 Lasten ja nuorten koulutusjärjestelmä... 7 5.1.2 Aikuiskoulutusjärjestelmä... 7 5.2 Kilpailutoimihenkilöiden koulutusjärjestelmä... 9 5.3 Kouluttajakoulutusjärjestelmä... 9 5.4 Liittokouluttajakoulutus... 10 6 KOULUTUKSEN JA PÄTEVYYKSIEN SEURANTA JA MITTAUS... 10 7 KOULUTUSMATERIAALI... 11 8 LAADUNVALVONTATOIMINTA... 12 8.1 Tarkastukset... 12 8.2 Tarkastusvälineet... 12 8.3 Kouluttajakoulutuksen laadunvalvonta... 12 8.4 Koulutustoiminnon toiminnan laadunvalvonta... 13 8.5 Vaatimustenmukaisuus... 13 9 VIRHEELLISEN TAPAHTUMAN OIKAISU... 13 9.1 Virheet ja niiden korjaus... 13 9.2 Reklamaatiot ja muut valitukset... 14 10 TUNNISTEET JA JÄLJITTÄMINEN... 14 11 ASIAKIRJOJEN HALLINTA... 14 11.1 Asiakirjat... 15 11.2 Asiakirjojen muuttaminen... 15 11.3 Asiakirjojen jakelu... 15 11.4 Asiakirjojen ulkoasu... 16
3 12 LAATUTIEDOSTOT... 16 13 LAATUTIETOJEN KÄSITTELY... 17 14 HENKILÖKOHTAINEN KEHITTYMINEN... 17 15 LAATUMITTARIT JA NIIDEN KÄSITTELY... 17 16 SISÄISET AUDITOINNIT, KATSELMUKSET JA KORJAAVAT TOIMENPITEET... 18 16.1 Sisäiset auditoinnit... 18 16.2 Koulutustoiminnon katselmukset... 18 16.3 Korjaavat toimenpiteet... 19 LIITTEET... 19
4 1 LAATUPOLITIIKKA Suomen Purjehdus ja Veneily ry:n (SPV) liittohallitus toimii purjehdus- ja veneilykoulutuksen ja koko organisaation ylimpänä johtona. Purjehdus- ja veneilykoulutuksen laatujärjestelmän ylläpitoa ja kehittämistä koordinoi ja valvoo koulutustoiminto, joka kehittää laatujärjestelmää ja seuraa sen käytännön toteutusta laatujärjestelmän piiriin kuuluvien yksiköiden toiminnassa. Näitä ovat SPV:n muut toimikunnat ja toiminnot, jäsenseurat ja kaikki muut tahot, jotka antavat veneilykoulutusta. Koulutustoiminnon tehtävänä on purjehdukseen ja veneilyyn liittyvän tietotaidon edistäminen. Toiminto huolehtii liiton toimintaa tukevasta laadukkaasta kouluttamisesta sekä siihen liittyvästä materiaalista liiton toimikuntien, toimintojen ja jäsenseurojen tarpeisiin. Koulutustoiminto pyrkii toiminnallaan siihen, että kaikki liiton puitteissa annettava koulutus on laadukasta, sisällöltään määrättyä ja tavoitteellista riippumatta yksittäisten koulutusten järjestäjistä. Koulutustoiminto kehittää ja valvoo SPV:n kautta annettavaa koulutusta ja kehittää ja ylläpitää liiton kouluttajakoulutusta apunaan liittokouluttajien verkosto. Koulutustoiminnon vastuulla on liittokouluttajien osaamisen ylläpitäminen. Koulutustoiminto tekee yhteistyötä muiden veneilijöille koulutusta järjestävien organisaatioiden kanssa (mm. Purjehduksenopettajat PORY ry, Suomen Meripelastusseura ry, Suomen Navigaatioliitto ry, Suomen Partiolaiset ry, Suomen Punainen Risti ja Suomen Purjelaivasäätiö) kanssa vertailemalla eri järjestelmien yhteensopivuutta ja vastaavuutta eri pätevyystasoilla, ja pitää koulutusasioissa yhteyttä eri viranomaistahojen kuten Liikenteen turvallisuusvirasto Trafin, Rajavartiolaitoksen ja poliisin kanssa, sekä muiden tahojen kuten esimerkiksi vahinkovakuutusyhtiöiden kanssa. Liiton oma koulutusjärjestelmä koostuu lapsille ja nuorille järjestettävästä veneilykoulutuksesta, aikuiskoulutuksesta sekä kouluttajien, toimitsijoiden ja liittokouluttajien koulutuksesta. Koulutusjärjestelmä koostuu pätevyystutkinnoista ja yksittäisistä kursseista, joilla pätevyyksien myöntämistä varten vaadittu osaaminen todennetaan. Lisäksi koulutusjärjestelmään kuuluu kurssien sisältöjen määrittely ja kehittäminen, opetusmateriaalin laadinta, kehittäminen ja julkaisutoiminta sekä pätevöitymiskurssien pitäminen sekä niiden sisältöjen kehittäminen yhdessä muiden toimikuntien kanssa (kilpailusääntölautakunta, kilpapurjehdustoimikunta sekä lapsi- ja nuorisotoiminto). Koulutustoiminto antaa SPV:n jäsenyhdistyksille välineitä veneilyn peruskoulutuksen järjestämiseksi lapsille, nuorille ja aikuisille. Kouluttaja- ja tutkintorekisteriä ylläpidetään kouluttajalupien voimassaoloaikojen seuraamiseksi ja koulutettujen veneilijöiden määrän tilastoimiseksi.
5 Huomiota kiinnitetään erityisesti kouluttajien osaamisen kehittämiseen. Tämä tapahtuu ennen kaikkea kannustamalla jäsenyhdistyksiä ja niissä toimivia kouluttajia. Hyvä merimiestapa edellyttää vastuuta ihmisten ja alusten turvallisuudesta, ja koulutustoiminnon tavoitteena on edistää veneilykulttuuria, joka muodostuu vastuuntuntoisista ja asiansa osaavista sekä myönteisen veneilyturvallisuusasenteen omaavista veneilijöistä. Hyvän merimiestavan ja veneilytavan käsitteitä käytetään tässä laatukäsikirjassa rinnakkain. SPV:n laatupolitiikan keskeisen osan muodostavat laatutavoitteet, joita seurataan ja parannetaan jatkuvasti. Koulutustoiminto on rakentanut laatupolitiikkansa toteuttamiseksi laatujärjestelmän, josta päävastuun kantaa koulutustoiminnon jäsenien keskuudesta valittava koulutuksen laatupäällikkö. SPV:n laatujärjestelmän pohjana on kansainvälinen ISO 9001 - laadunhallintastandardi. Tämä laatukäsikirja tulee voimaan XX.XX.XXXX ja on voimassa toistaiseksi. Helsingissä XX. _kuuta 201X Koulutustoiminto Suomen Purjehdus ja Veneily ry 2 LAATUJÄRJESTELMÄN YLEISKUVAUS SPV:n koulutuksen laatujärjestelmän tarkoituksena on varmistaa asiakastyytyväisyys ja koulutustoiminnan jatkuva kehittyminen. Laatujärjestelmän pohjana on kansainvälinen ISO 9001 -laadunhallintastandardi ja se kattaa koulutustoiminnon vastuualueen sekä koulutusta järjestävien jäsenyhdistysten kaikki toimintatasot. Laatujärjestelmän kehittämisestä ja ylläpidosta vastaa koulutustoiminnon jäsenien keskuudesta valittava laatupäällikkö. Ristiriitatilanteissa ratkaisijana toimii SPV:n liittohallitus. Koulutustoiminnan tulos perustuu suurelta osin yhdistysten kouluttajien henkilökohtaisiin suoritteisiin. Siten myös vastuu laadusta on jokaisella liiton koulutustoiminnassa mukana olevalla henkilöllä. Päivittäisessä laadunohjaamisessa jokainen koulutustoiminnassa mukana oleva henkilö tarkkailee omaa työtään ja suorittaa sovittuja tarkastuksia. Poikkeamiin reagoidaan välittömästi. Laatua käsitellään myös koulutustoiminnon säännönmukaisissa työkokouksissa noin kahden kuukauden välein. Kokouksissa esitellään toiminnasta kertovia laatutietoja ja sovitaan tarvittavista parannuksista. Katselmukset ja sisäiset auditoinnit sekä näiden seurauksena tehtävät korjaavat toimenpiteet ovat osa pitkäjänteistä laadunvarmistamista ja koulutustoiminnan kehittämistä.
6 Laadukas koulutustoiminta perustuu ennen kaikkea koulutuksen ohjaukseen kouluttajakoulutuksen ja oppimateriaalien avulla. Viime kädessä yhdistyksissä tapahtuvan koulutustoiminnan laadunohjaus kontrolloidaan pätevyysmenettelyn yhteydessä. Laadun kannalta keskeiset toiminnat on ohjeistettu. Toiminnan kehittyessä ohjeita muutetaan tarpeen mukaan, jotta laadukas toiminta toteutuu vaivatta. Jokainen koulutustoiminnon jäsen on vastuussa oman huviveneilyyn liittyvän ajantasaistiedon ylläpidosta. Tietoja ja taitoja voidaan kehittää myös liiton tarjoaman koulutuksen avulla. Koulutukseksi voidaan katsoa mm. alkuperehdytys koulutustoiminnon toimintaan, toimikuntatyöskentely sekä varsinainen lisä- tai erikoiskoulutus. 3 ORGANISAATIO JA VASTUUT Koulutustoiminnon työtä johtaa SPV:n syysliittokokouksen valitsema puheenjohtaja. Hänen apunaan toimii niin ikään syysliittokokouksen valitsema varapuheenjohtaja. Koulutustoiminnon muut jäsenet nimittää SPV:n hallitus toimikunnan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan yhteisen ehdotuksen perusteella. Koulutustoiminnolla on liiton toimistossa toimintaa koordinoiva toimihenkilö, joka raportoi toiminnastaan liiton toimitusjohtajan lisäksi toiminnosta vastaavalle hallituksen jäsenelle. Koulutustoiminto valitsee keskuudestaan laatupäällikön ja koulutusmateriaalivastaavan. Liittokouluttajat tukevat ja ohjaavat koulutustoiminnon kenttätyötä ja vastaavat koulutuksesta. Lisäksi koulutustoiminto esittää hallitukselle henkilöt, jotka hallituksen päätöksellä allekirjoittavat toimivaltaiselle viranomaiselle koulutustoiminnon puolesta toimitettavat todistukset. 4 JÄSENYHDISTYSTEN OHJAUS Jäsenyhdistysten ohjauksella tarkoitetaan toimintoja, jotka liittyvät kurssien edellytysten luomiseen ja kurssien järjestämiseen. Edellytyksillä tarkoitetaan mm. kouluttajakoulutusta, oppimateriaalin järjestämistä, eri kurssien koulutus- ja tutkintovaatimuksia sekä kurssien toteutuksen konsultointia. Osa jäsenyhdistysten ohjauksesta tapahtuu kouluttajakoulutuksen yhteydessä. Ohjauksessa käytetään muun muassa seuraavia keinoja: -pätevyysvaatimukset koulutustasoittain (liite 1) -koulutusvaatimukset kurssitasoittain (liite 2) -koulutussuunnitelmat pätevyyksiä ja täydentäviä kursseja varten (liite 3) -oppi- ja koulutusmateriaali (liite 4)
7 Jäsenyhdistysten antamaa koulutusta ohjataan kurssin toteuttajan tekemällä kurssiilmoituksella ja kurssin jälkeen tehtävällä kurssiraportilla. Kurssin hyväksyminen koulutusjärjestelmän mukaiseksi kurssiksi edellyttää edellä mainitun kurssi-ilmoituksen tekemistä ajoissa ja asianmukaisesti. Hyväksyntä voi olla ehdollinen ja edellyttää kurssin aikana erikseen määritettyjä koulutustoiminnon ohjaustoimenpiteitä. 5 KOULUTUSJÄRJESTELMÄ 5.1 Veneilykoulutusjärjestelmä SPV:n veneilykoulutusjärjestelmä perustuu veneilyn käytännön taitojen ja teoriatietojen koulutukseen sekä hyvän ja turvallisen veneilytavan omaksumiseen. Pätevyyksiä ja kursseja on tarjolla erilaisiin tarpeisiin ja eri ikäryhmille niin, että kaikenikäiset purjehtijat ja veneilijät voivat kouluttautua liiton kursseilla. SPV:n koulutuksiin ja pätevyyksiin sisältyy veneilyn käytännön taitovaatimusten lisäksi myös teoria- ja sääntötuntemuksen opetus. Määrätyin menettelyin näitä voidaan korvata myös muiden tahojen koulutusjärjestelmien tutkintonäytöillä ja muilla pätevyystodistuksilla. 5.1.1 Lasten ja nuorten koulutusjärjestelmä Tarkentuu myöhemmin. 5.1.2 Aikuiskoulutusjärjestelmä Aikuiskoulutusjärjestelmän painopisteenä on veneilyn käytännön perustaitojen opettaminen veneilijöille ja koulutus huviveneilyä koskeviin kansainvälisiin sopimuksiin tarvittavan pätevyyden saavuttamiseksi. Aikuiskoulutus koostuu kolmesta pätevyystasosta, joille kaikille on omat osaamistavoitteensa ja pätevyysvaatimuksensa. 5.1.2.1 Veneilyn perusteet Ensimmäinen taso, veneilyn perusteet, on yhteinen moottori- ja purjeveneilijöille. Tavoitteena on antaa riittävä teoreettinen tietotaso, joka kurssimateriaalin ja itseopiskelun avulla antaa perusvalmiudet moottori- ja/tai purjeveneilyyn.
8 5.1.2.2 Veneilijä tai purjehtija Toinen taso, veneilijän tai purjehtijan pätevyys, on osin erilainen moottori- ja purjeveneilijöille. Pätevyyden voi suorittaa myös molemmissa. Tavoitteena on syventää moottori- ja/tai purjeveneilyyn liittyviä tietoja ja taitoja kurssimateriaalin, itseopiskelun ja käytännön harjoittelun avulla. 5.1.2.3 Venepäällikkö Kolmas taso, jossa vaihtoehtoina ovat niin ikään moottori- ja/tai purjeveneily. Pätevyyden voi suorittaa myös molemmissa. Venepäällikön pätevyys vastaa kansainvälisen huviveneenkuljettajankirjaan vaadittavaa pätevyyttä, minkä lisäksi pätevyyden täyttämiseksi vaaditaan valtioiden rajat ylittävään veneilyyn liittyvät perustiedot. Muut tavat osoittaa venepäällikön pätevyys Venepäällikön pätevyyden voi osoittaa myös esittämällä toimivaltaisen viranomaisen vaatimat todistukset (lista todistuksista liite 5). Todistus Kansainvälisen huviveneenkuljettajankirjan hakemiseksi a) Venepäällikkötutkinnon suorittanut SPV voi hakemuksesta myöntää hakijan pätevyyttä osoittavan toimivaltaisen viranomaisen vaatiman todistuksen sellaiselle henkilölle, joka liiton tutkintorekisterin mukaan on hyväksytysti läpäissyt venepäällikkö-tutkinnon. Todistus osoittaa, että hakija täyttää YK:n Euroopan talouskomission sisävesiliikennetyöryhmän päätöslauselman numero 40 liitteessä 1 asetetut vaatimukset. b) Venepäällikkötutkintoa vastaavan pätevyyden omaava Sellaisen hakijan pätevyyden toteaminen, jonka todistuksenhaku ei sisällä venepäällikkö-tutkintoa, voidaan todeta kahdella tavalla: 1. esittämällä liitteessä 6 kuvattu Todistushakemus 2. esittämällä liitteessä 7 kuvattu Veneilytaitotodistus Jos kummalla tahansa näistä tavoista voidaan pätevästi todeta, että todistushakemuksen tai veneilytaitotodistuksen esittäjä kiistatta täyttää vastaavat pätevyysvaatimukset kuin venepäällikkötutkinnon suorittaneet, voidaan hänelle myöntää toimivaltaisen viranomaisen vaatima todistus. Todistuksen kirjoittaa liiton toimistossa koulutustoimintaa koordinoiva toimihenkilö. Pätevyysklinikka Liiton toimistolla palvellaan jäsenseurojen veneilijöitä niin sanotun pätevyysklinikan avulla. Pätevyysklinikka on liiton tarjoama palvelu veneilijöille, jotka haluavat hakea kansainvälistä huviveneenkuljettajankirjaa tai täydentää jo hankkimaansa pätevyyskirjaa Euroopan kanavat ja joet kattavalla kelpoisuusmerkinnällä i.
9 Klinikkapalvelussa arvioidaan hakijan suorittamien veneilykoulutusten ja käytännön kokemuksen riittävyys pätevyyskirjaa varten. Tarvittaessa hakijalta pyydetään lisäselvityksiä tai ohjataan hakija hankkimaan täydentävät tiedot. Kelpoisuusmerkinnän "i" saamiseksi hakijan on läpäistävä tutkinto, joka osoittaa Euroopan sisävesiliikenteen säännöstön (CEVNI) riittävää tuntemista. 5.2 Kilpailutoimihenkilöiden koulutusjärjestelmä SPV järjestää koulutusta seuraaville purjehdus- ja nopeuskilpailutoimihenkilöille: - nopeuskilpailutoimitsijat - purjehduskilpailunjärjestäjät ja kansalliset kilpailupäälliköt - aluetuomarit ja kansalliset tuomarit - erotuomarit SPV:n kilpailutoimihenkilöiksi haluavien tulee osallistua kilpailutoimihenkilökoulutukseen. Kilpailutoimihenkilö- tai tuomaripätevyyteen tarvitaan hyväksytysti suoritettu kilpailutoimihenkilökoulutus sekä riittävästi käytännön kokemusta purjehdus- tai nopeuskilpailujen järjestämisestä. SPV auktorisoi kilpailutoimihenkilöt neljäksi vuodeksi kerrallaan. Pätevyyden uusimiseksi kilpailutoimihenkilöillä tulee olla kokemusta purjehdus- tai nopeuskilpailuissa toimimisesta, minkä lisäksi heidän tulee osallistua kilpailutoimihenkilöiden täydennyskoulutukseen vähintään neljän vuoden välein. Täydennyskoulutuksen sisältö on kuvattu liitteessä 8. Kilpailutoimihenkilöiden koulutusjärjestelmää koordinoi koulutustoiminto, joka kehittää ja valvoo koulutustapahtumia saamiensa raporttien avulla. Kilpailutoimihenkilöiden kouluttajina toimivat SPV:n liittokouluttajat. 5.3 Kouluttajakoulutusjärjestelmä SPV kouluttaa purjehduksen ja veneilyn ohjaajien ja opettajien kouluttajat. SPV:n kouluttajaksi haluavien tulee hakea kouluttajakoulutukseen. Tullakseen hyväksytyksi hakijan tulee olla SPV:n jäsenyhdistyksen jäsen ja sen suosittelema, minkä lisäksi häneltä vaaditaan riittävää kokemusta omalta koulutusalaltaan. Kouluttajakurssin hyväksytysti suorittaneelle myönnetään kouluttajan pätevyys, kun hänellä on lisäksi riittävästi käytännön kokemusta koulutusten järjestämisestä. SPV auktorisoi kouluttajat neljäksi vuodeksi kerrallaan. Pätevyyden uusimiseksi kouluttajilla tulee olla kokemusta kouluttajana toimimisesta, minkä lisäksi heidän tulee osallistua
10 kouluttajien täydennyskoulutukseen vähintään neljän vuoden välein. Täydennyskoulutuksen sisältö on kuvattu liitteessä 9. Kouluttajakoulutusjärjestelmää koordinoi koulutustoiminto, joka kehittää ja valvoo koulutustapahtumia saamiensa raporttien avulla. Kouluttajakoulutuksesta vastaavat SPV:n liittokouluttajat. 5.4 Liittokouluttajakoulutus Liittokouluttajat ovat SPV:n auktorisoimia kouluttajia, jotka vastaavat purjehdus- ja veneilykouluttajien, kilpailutoimihenkilöiden sekä junioriohjaajien koulutuksesta. Liittokouluttajilla tulee olla riittävä pätevyys sekä vankka käytännön kokemus kouluttamallaan alalla. Koulutustoiminto valmistelee SPV:n liittohallitukselle esityksen auktorisoitavista liittokouluttajista. SPV:n liittohallitus auktorisoi liittokouluttajat vuodeksi kerrallaan. Pätevyyden uusimiseksi littokouluttajien tulee toimia aktiivisesti koulutustehtävissä ja osallistua liittokouluttajien täydennyskoulutukseen vuoden välein. Täydennyskoulutuksen sisältö on kuvattu liitteessä 10. Liittokouluttajakoulutusta koordinoi koulutustoiminto, joka kehittää ja valvoo koulutustapahtumia saamiensa raporttien avulla sekä seuraa liittokouluttajaresursseja. 6 KOULUTUKSEN JA PÄTEVYYKSIEN SEURANTA JA MITTAUS Koulutuksen ja tutkintojen seuranta ja mittaus tapahtuvat tilastoimalla koulutuksia ja ylläpitämällä koulutusrekisteriä. Liiton koulutuksia ja myönnettyjä pätevyyksiä voidaan tilastoida ja seurata muun muassa seuraavin keinoin: - koulutustilastojen ylläpito - tutkintorekisterin ylläpito - kouluttajalisenssien ylläpito - tiedottaminen uusista määräyksistä ja/tai koulutusasioissa tapahtuneista muutoksista koulutuslisenssin omaaville - koulutustapahtumien palautteen koonti ja käsittely Tutkintorekisterin ja kouluttajalisenssien ylläpito on tärkeää, jotta voidaan varmistaa, että pätevyyksiä ja kursseja suorittaneet veneilijät voivat jälkikäteenkin saada suoritustodistuksen
11 suorittamastaan pätevyydestä tai kurssista. Tilastoilla seurataan liiton ja jäsenseurojen kouluttajien pitämiä kursseja ja niillä suoritettuja tutkintoja sekä koulutusten laadullista onnistumista. Tavoitteena on koulutuksen ja pätevyyksien jatkuva kehittäminen. Tilastoinnista ja rekisterien ylläpidosta vastaa koulutustoiminnosta vastaava liiton toimihenkilö, joka esittelee vähintään kerran vuodessa pidettävässä kehityskokouksessa tilastojen ja rekisterien kehityksen ja tekee koulutustoiminnolle ehdotuksen niiden perusteella tehtävistä kehittämis- ja korjaustoimenpiteistä. Tiedostoja ylläpidetään liiton toimistossa. Liiton toimisto tulostaa toiminnon puheenjohtajan pyynnöstä kehityskokousta varten tarvittavat tilastot. Koulutustapahtumien ja niissä tutkinnon suorittaneiden rekisteröinti tapahtuu arkistoimalla kurssiraportti. Koulutustilastojen arkistointiin liittyvät päätökset ja ohjeet löytyvät liitteestä 11. 7 KOULUTUSMATERIAALI Koulutuksessa käytetään ensisijaisesti koulutustoiminnon tuottamaa tai muiden SPV:n toimintojen ja toimikuntien suunnittelemaa ja tuottamaa materiaalia, jonka koulutustoiminto hyväksyy. Toimikunnan tuottaman materiaalin lisäksi voidaan käyttää oman materiaalin ohessa ja/tai sen sijaan ulkopuolisen tuottamaa materiaalia. Koulutusmateriaaleista on koottu esimerkkiluettelo liitteeksi (liite 12). Koulutustoiminnon koulutusmateriaaleista vastaava jäsen valmistelee koulutusmateriaalin suunnittelua, tuottamista ja hankintaa koskevat ehdotukset ja tekee niiden edellyttämistä toimenpiteistä esityksen koulutustoiminnolle. Koulutustoiminto käsittelee esityksen ja päättää tarvittavista toimenpiteistä. Koulutustoiminto vastaa liiton oppimateriaalien päivittämisestä ja vaihtamisesta sekä toimenpiteiden ajankohdista yhteistyössä muiden asianomaisten toimikuntien ja toimintojen kanssa.
12 8 LAADUNVALVONTATOIMINTA 8.1 Tarkastukset Koulutustoiminnossa ja yleensä purjehdus- ja veneilykoulutuksessa vastuu toiminnan virheettömyydestä, kustannuksista ja sovittujen aikataulujen noudattamisesta on kaikilla koulutustapahtumiin osallistuvilla henkilöillä. Jokaisen koulutustehtävää suorittavan tulee tietää liiton järjestämien koulutustapahtumien tavoitetaso yleisesti sekä koulutuskohtaisesti. Tehokkaan toiminnan varmistamiseksi on henkilökohtaisen tarkastuksen lisäksi määritetty seuraavat tarkastustoimenpiteet, joista jää merkintä asianomaiseen dokumenttiin. 8.2 Tarkastusvälineet Tarkastusvälineitä ovat raportit ja koulutustoiminnon kokousten pöytäkirjamerkinnät, jotka koskevat suoritettuja tarkastuksia. Mittarit Koulutustoiminnon toimintaa ja sen johdolla tapahtuvaa veneilykoulutusta seurataan tehokkuus- ja laatumittareilla. Laatutavoitteet on esitetty laatupolitiikan yhteydessä. Ne määritetään kerran vuodessa. Palaute Laatujärjestelmän ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi kerätään säännöllisesti jäsenseuroilta, muilta sidosryhmiltä, kuten viranomaisilta, ja laatujärjestelmän käyttäjiltä palautetta järjestelmän toimivuudesta. Koulutustoiminto antaa tarkastustoiminnasta lausunnon, jonka SPV:n hallitus käsittelee. 8.3 Kouluttajakoulutuksen laadunvalvonta Koulutustoiminto valvoo kouluttajakoulutuksen laatua kerran vuodessa pidettävän koulutustoiminnon kehityskokouksen yhteydessä. Saatu kurssipalaute sekä tilastot koulutetuista kouluttajista, heidän pitämistään kursseista ja niillä suoritetuista pätevyyksistä toimivat laadunvalvonnan välineinä. Koulutustoiminto esittelee tarvittaessa kouluttajakoulutukseen liittyvät laatutiedostot myös SPV:n liittohallitukselle.
13 8.4 Koulutustoiminnon toiminnan laadunvalvonta Koulutustoiminnon toiminnan laatua valvoo koulutuksen laatujärjestelmän ulkopuolella oleva SPV:n liittohallitus liiton sääntöjen edellyttämällä tavalla. Koulutustoiminnon toiminnan laatua arvioitaessa voidaan tarvittaessa käyttää myös toimijoita liiton ulkopuolelta. 8.5 Vaatimustenmukaisuus Koulutustoiminnon ja sen johtaman koulutuksen tulee jatkuvasti olla tässä laatujärjestelmässä esitettyjen vaatimusten mukainen. Koulutustoiminnon toiminnan ja sen johtaman koulutuksen vaatimustenmukaisuus on todettavissa kohdissa 8.1 8.4 esiteltyjen dokumentoitujen tilastojen ja raporttien perusteella. 9 VIRHEELLISEN TAPAHTUMAN OIKAISU Koulutustoiminnassa tulee ajoittain virheitä, mutta tavoitteena on, etteivät samat virheet toistu. Toiminta on kuvattu laatukäsikirjassa ja ohjeissa, jotta virheet voitaisiin välttää ja jotta tavoiteltu lopputulos olisi sama kouluttajasta riippumatta. Toiminnan kuvaukset kehittyvät sitä mukaa kuin uusia, parempia menettelytapoja huomataan. Virheiden välttäminen on jokaisen koulutustoiminnon johtamaan koulutustoimintaan osallistuvan henkilön vastuulla. Kaikilla osallisilla on myös vastuu pyrkiä jatkuvasti kehittämään entistä parempia toimintamalleja. 9.1 Virheet ja niiden korjaus Jokainen henkilö pyrkii tehtävässään virheettömyyteen. Koulutustehtäviä suorittaessa tapahtuneet virheet korjataan oma-aloitteisesti. Virheestä tai kehitysesityksestä, joka johtuu laatukäsikirjan tai toimintaohjeen virheellisyydestä, puutteellisuudesta tai tulkinnanvaraisuudesta, on aina ilmoitettava koulutustoiminnolle. Virhe tai kehitysesitys ja koulutustoiminnon sen seurauksena päättämät toimenpiteet on kirjattava koulutustoiminnon seuraavan kokouksen pöytäkirjaan. Käsittelyn tuloksena menettelytapaa muutetaan välittömästi, mikä tapahtuu työohjetta muuttamalla. Jos ao. kohteesta ei ole ennestään työohjetta, laatupäällikkö on vastuussa mahdollisen uuden ohjeen kirjaamisesta. Virhettä ei koskaan lasketa eteenpäin korjaamattomana, ja korjauksen jälkeen tarkastus tehdään uudelleen laadun varmistamiseksi.
14 9.2 Reklamaatiot ja muut valitukset Reklamaatioiksi luokitellaan koulutustoimintaan kohdistuneet sellaiset valitukset, joihin liittyy jokin vaatimus. Koulutustoimintaan kohdistuva valitus voidaan esittää myös vaatimatta muutosta. Reklamaation vastaanottaa liiton koulutuksesta vastaava toimihenkilö. Hänen velvollisuutensa on kirjata reklamaatio ja toimittaa se koulutustoiminnolle, joka päättää kuka toimii reklamaation yhteyshenkilönä. Yhteyshenkilö suorittaa kaikki tapauksen vaatimat toimenpiteet. 10 TUNNISTEET JA JÄLJITTÄMINEN Tunnisteita tarvitaan sekaannuksien välttämiseksi ja laadun ylläpitämiseksi. Laatujärjestelmään kuuluvat asiakirjat nimetään ja päivätään, ja koulutustoiminnon johtamaan koulutustoimintaan osallistuvien on aina käytettävä muokkaamissaan asiakirjoissa omia tunnisteitaan. Käytettävät tunnisteet ja niitä koskeva ohje on kirjattu erilliseen toimintaohjeeseen (liite 13). 11 ASIAKIRJOJEN HALLINTA Asiakirjoilla tarkoitetaan niitä kirjoitettuja tekstejä, jotka on kirjoitettu toiminnan ohjaamiseksi, ja jotka ovat osa liiton laatujärjestelmää. Asiakirjojen hallinta tarkoittaa, että tärkeät, laatuun vaikuttavat toiminnat on kuvattu ja että kuvaukset ovat ajan tasalla, vastuullisten henkilöiden hallussa ja saatavilla siellä, missä niitä tarvitaan. Asiakirjoja ovat: - laatukäsikirja - kurssikuvaukset - koulutus- ja oppimateriaali - toimintaohjeet - työ- ja menettelyohjeet - viiteohjeet Toimintaa ohjaavia tietoja ovat - koulutettavilta saadut tiedot - laskentatiedot - suunnitelmat
15 11.1 Asiakirjat Tämän laatujärjestelmän piiriin kuuluvat asiakirjat, joita tai joiden muotoisia asiakirjoja tulee ensisijaisesti käyttää, on luetteloitu liitteessä 14. Luetteloa päivittää laatupäällikkö. Asiakirjat ovat sähköisessä muodossa. Asiakirjoja laativat ja niitä tarkistavat kaikki toiminnon jäsenet ja tarvittaessa toiminnon ulkopuoliset kyseisen asian hyvin tuntevat henkilöt. Hyväksyntä vahvistetaan koulutustoiminnon kokouksessa. Laatukäsikirja kuvaa laatujärjestelmän, jolla laatupolitiikka ja -tavoitteet toteutetaan. Laatukäsikirjaa ylläpitää laatupäällikkö tai hänen määräämänsä henkilö. Laatukäsikirjan muutokset hyväksyy koulutustoiminto ja tarvittaessa liittohallitus. Toiminta- ja menettelyohjeet ovat kirjattuja ohjeita koulutuksien ja kurssien pitäjille, ja tarkentavat laatukäsikirjan kuvauksia. Niissä myös kuvataan kunkin toimijan vastuualueet. Menettelyohjeet laatii laatupäällikkö tai hänen osoittamansa henkilö. Koulutustoiminto hyväksyy menettelyohjeet. Työohjeet ovat yksittäisen henkilön yhden työsuorituksen kuvauksia. Niitä laativat laatupäällikkö sekä liiton kouluttajat ja toimihenkilöt. Työohjeet hyväksyy koulutustoiminto. 11.2 Asiakirjojen muuttaminen Asiakirjat muuttuvat toiminnan kehittyessä. Uutta toimintamallia kokeillaan ensin käytännössä ja sen vakiinnuttua sitä jo mahdollisesti koskevaa ohjetta muutetaan tai tehdään siitä uusi kuvaus. Muutoksen tekstiin tekee laatupäällikkö. Muutokset hyväksytään samoin kuin uudet tekstit. Asiakirja saattaa ajan mittaan tulla tarpeettomaksi. Sen poistamisesta päättää koulutustoiminnon kokous laatupäällikön esityksestä. Poistamispäätöksen jälkeen menettely vastaa edellä kuvattua muutoksen toteuttamistapaa. 11.3 Asiakirjojen jakelu Laatukäsikirja on liiton internetsivuilla kaikkien SPV:n jäsenten saatavilla sähköisessä muodossa, ja sen varmuuskopiota säilytetään SPV:n toimistolla. Kaikki muut laatutiedostot ovat kohdassa 3 lueteltujen koulutuksen vastuuhenkilöiden saatavilla sähköisesti.
16 Koulutustoiminnon jäsenet ja kouluttajat pitävät itse huolen siitä, että heillä on ajantasaisin versio laatukäsikirjasta. 11.4 Asiakirjojen ulkoasu Asiakirjojen tunnistetiedot ovat seuraavat: Otsikko: Suomen Purjehdus ja Veneily ry / Koulutustoiminto Asiakirjan tyyppi: Laatukäsikirja (LK), Työ-/toimintaohje (TO), Laatuohje (LO), Menettelyohje (MO) Asiakirjan tunniste- ja versionumero Hyväksymispäiväys Laatija Hyväksyjän nimikirjaimet 12 LAATUTIEDOSTOT Laatutiedostot ovat näyttöjä siitä, että koulutustoimintaa on, ja että toteutettu toiminta vastaa esitettyjä kuvauksia. Myös tavoitteiden saavuttamista seurataan laatutiedostojen avulla. Laatutiedostoja ovat mm. - kouluttajakoulutustilaisuuksien ohjelmat - täytetyt lomakkeet - tutkinto- ja pätevyyspöytäkirjat - koulutussuunnitelmat - katselmusten pöytäkirjat - sisäisten auditointien raportit - laadunseurantaraportit Laatutiedostot, vastuut niiden tekemisestä ja taltioinnista sekä niiden säilytysajat on lueteltu liitteessä 15. Laatutiedostojen asianmukaisuus varmistetaan sisäisessä auditoinnissa.
17 13 LAATUTIETOJEN KÄSITTELY Koulutustoiminnan laadukkuutta seurataan laadunseurantaraportin avulla. Raporteissa kuvataan esimerkiksi laatupoikkeamia, ja niistä saadut tiedot johtavat välittömiin toimenpiteisiin. Raporttien avulla kerättyä tietoa käsitellään toimikunnan säännöllisissä kokouksissa. Jokaisessa kokouksessa todetaan, onko mittaustietoja syntynyt ja mikäli on, millaisiin toimenpiteisiin ne ovat johtaneet. Tapaukset arvioidaan koulutustoiminnon kesken, ja niiden avulla kehitetään koulutustoimintaa. 14 HENKILÖKOHTAINEN KEHITTYMINEN SPV:n tarjoaman koulutuksen laatu perustuu yksittäisten henkilöiden suorituksiin. Koulutustoiminnon jäsenillä on vastuu omien tietojensa ja taitojensa kehittämisestä. Henkilökohtaista kehittymistä on mahdollista seurata raporttien avulla. Koulutustoiminnon kokouksissa kehittymistarpeita voidaan käsitellä kahdensuuntaisesti samaan tapaan kuin esimiesten ja työntekijöiden välillä käytävissä kehityskeskusteluissa. Tällaisilla keskusteluilla on erityinen sijansa silloin, kun koulutustoiminnon jäsenistössä tapahtuu vaihdoksia ja on selvitettävä toisaalta toiminnon jäsenten henkilökohtaiset kiinnostuksenkohteet ja toisaalta valmiudet erilaisten tehtävien hoitamiseen. 15 LAATUMITTARIT JA NIIDEN KÄSITTELY Laatuun liittyviä mittareita on SPV:n koulutuksen laatujärjestelmän käytössä seuraavasti: Laatutavoitteet Laatutavoitteet määrittää koulutustoiminnon kokouksen katselmus ja ne ovat todettavissa kokouksen pöytäkirjasta. Laatutavoitteisiin voidaan tarvittaessa tehdä tarkennuksia koulutustoiminnon kokouksissa. Muut mitattavat asiat - tarkastuksissa todettujen virheiden määrä - reklamaatioiden määrä - tavoitteen saavuttaneiden myönnettyjen pätevyyksien määrä - koulutustapahtumista saadun palautteen keskiarvoseuranta - jäsenseurojen järjestämien koulutusten määrä vuositasolla
18 16 SISÄISET AUDITOINNIT, KATSELMUKSET JA KORJAAVAT TOIMENPITEET 16.1 Sisäiset auditoinnit Sisäisten auditointien tarkoituksena on varmistaa ISO 9001 -laadunhallintastandardin ja koulutustoiminnon omien vaatimusten jatkuva toteutuminen. Auditointeihin sisältyy kaikki koulutukseen liittyvä toiminta. Sisäiset auditoinnit suoritetaan kaksi kertaa ulkoisten auditointien välissä, eli käytännössä kahden tai kolmen vuoden välein. Tarvittaessa koulutustoiminnon puheenjohtaja voi määrätä ylimääräisen auditoinnin. Koulutustoiminnon kokouksessa sovitaan auditoinnin ajankohta, auditoitavat toimintokokonaisuudet ja auditoijat. Ajankohta sovitetaan niin, että mahdollisten poikkeamien korjaukset ehditään tekemään ennen seuraavaa katselmusta. Auditoinnin käytännön suorittamisesta on kirjattu ohje liitteeseen 16. Siinä kuvataan valmistautuminen, auditoinnin läpivienti sekä poikkeamien raportointi ja korjaaminen. Sisäisistä auditoinneista vastaava henkilö huolehtii auditointiohjelman tekemisestä, auditoijien opastamisesta sekä poikkeamien korjaamisesta. Sisäisenä auditoijana toimii vuorollaan jokainen toimikunnan jäsen. Koulutustoiminnon puheenjohtaja valvoo auditointien aikataulujen toteutumista ja raportoi katselmukseen auditointien suorittamisesta ja esiintulleiden poikkeamien korjausten tilasta. 16.2 Koulutustoiminnon katselmukset Koulutustoiminnon katselmus on toiminnon korkein laatutapahtuma. Se pidetään aina pian sisäisen auditoinnin jälkeen. Koulutustoiminnon katselmuksessa käsitellään seuraavat asiat: 1. Laatupolitiikka 2. Laatutavoitteet 3. Laatujärjestelmän tehokkuus ja toimivuus 4. Sisäisten auditointien raportti
19 5. Laadun kehittämiseen liittyvät projektit 6. Laadusta kertovat tiedot laatupäällikön valinnan mukaan 7. Muut esille otettavat asiat Koulutustoiminnon katselmukseen osallistuu koko toiminto puheenjohtajan johdolla. Päätökset kirjataan lyhyesti pöytäkirjaan. 16.3 Korjaavat toimenpiteet Korjaavilla toimenpiteillä tarkoitetaan kaikkia niitä kehittämistoimenpiteitä, joissa virheellisen tai tehottoman toiminnan syitä pohditaan, ja jotka tehdään ennaltaehkäisevässä tarkoituksessa. Virheitä ja tehottomuutta voidaan todeta säännönmukaisissa tarkastuksissa tai sattumalta. Virheellisen tapahtuman oikaisua on kuvattu kohdassa 9. Korjaavista toimenpiteistä päätetään vuositasolla sisäisten auditointien ja koulutustoiminnon katselmusten yhteydessä. LIITTEET Tarkentuu myöhemmin.