SEURAKUNTANEUVOSTO PÖYTÄKIRJA 7/2013 Aika 9.9.2014 klo 18.30-19.25 Paikka Malmin kirkko Läsnä SIMOLA Pertti puheenjohtaja HUOVIO Anna Elina JUKANEN Hannele KOSKELAINEN Laura VESAMÄKI Aarne vara MARJAMÄKI Pipsa Lotta PENKARI Joni PITKÄNEN Pirkko PONTELA Tuula RAITTILA Kaisa SAARELA Veronica SALMI Kauko SALOMAA Pekka YLÄNKÖ Arja vara VIRTANEN Asta vara YLINEN Antti sihteeri HUOMO Tuila tiedottaja 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi (15/17). 3 Pöytäkirjan tarkastajien valinta Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Anna Elina Huovio ja Hannele Jukanen. 4 Esityslistan hyväksyminen Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä.
2 5 Ilmoitusasiat Neuvoston Kimmo Kuikanmäki on antanut ilmoituksen erostaan Malmin seurakuntaneuvostosta seurakunnasta pois muuton vuoksi. Varsinaiseksi eksi tulee Tuulikki Vuorinen. Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi 6 Kirkkoherran päätökset Seurakuntaneuvostolle tiedoksi mahdollista siirtämistä varten kirkkoherran päätökset 64-66/2014 Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 7 Toiminta- ja taloussuunnitelma 2015-2017 Seurakuntaneuvoston tulee lähettää yhteiselle kirkkovaltuuston vahvistettavaksi seurakunnan toiminta- ja taloussuunnitelma vuosille 2015-2017. Ehdotus toiminta- ja taloussuunnitelmaksi on liitteissä A ja B. Liitteen B sivulla 1 on talousarvion tililajikohtainen arvio, josta näkyy arvio toimintatuotoista, henkilöstökuluista, sisäisistä vuokrista ja muista toiminnan menoista. Sivulta näkyy myös toimintakate, kehysmääräraha, kehyksen alitus sekä edellisten vuosien säästöt. Liitteen B sivulla 2 on talousarvioin työalakohtainen arvio, josta näkyy työalojen tulot, menot ja toimintakate. Tähän arvioon sisältyy eri työaloille hajautetut työntekijöiden palkat ja sisäiset vuokrat. Liitteen B sivulla 3 on talousarvion tilasto-osa, jossa näkyy arvioitu määräkehitys ikäluokittain sekä eri toimintojen osallistujamääriin asetetut tavoitteet vuodelle 2015. Seurakuntaneuvosto vahvistaa työalojen toiminta- ja taloussuunnitelmat, jotka ovat liitteissä C. Liitteet on lähetetty edellisen kokouksen esityslistan mukana. Seurakuntapiirien toimintasuunnitelmat tuodaan seurakuntaneuvoston vahvistettavaksi marraskuussa. Liitteeseen D on koottu yhteenveto työalojen ja liitteeseen E seurakuntapiirien toimintamäärärahoista. Liitteessä F on yhteenveto piirikohtaisista musiikkimäärärahoista. Kolmen vuoden painopisteitä toimintasuunnitelmassa on neljä: 1. Seurakunnan ensisijaisena tavoitteena on hoitaa mahdollisimman hyvin perustehtävät, joita ovat jumalanpalvelus, kirkolliset toimitukset, kasvatus, diakonia, lähetys ja sielunhoito. 2. Vapaaehtoistoiminnan toteuttaminen syksyllä 2013 valmistuneen strategian mukaisesti.
3 3. Yhteisöllisyyden ja yyden tukeminen osallistumalla Helsingin seurakuntayhtymän elle parasta -projektiin ja suuntaamalla toimintaa ihmisten keskelle.. 4. Toiminta- ja taloussuunnitelman tasapainottaminen kolmen vuoden sisällä vastaamaan seurakunnan kehysmäärärahoja. Vuoden 2015 yhteisiä tavoitteita on kolme: 1. Perustoimintojen tavoitteena on seurakunnan ja yhtymän strategian mukaisesti hengellisen elämän vahvistamiseen. Tätä varten asetetaan työntekijöistä ja uusista luottamushenkilöistä muodostettu toimikunta, jonka tehtävänä on lokakuun loppuun mennessä etsiä seurakuntalaisille merkityksellisiä toimintatapoja tavoitteen toteuttamiseksi. 2. Vapaaehtoistoiminnalla on kolme tavoitetta: henkilöstön koulutus, vapaaehtoisten koulutus ja vapaaehtoistoiminnan näkyvyydestä huolehtiminen. Tavoitteet on määritelty tarkemmin vapaaehtoistoiminnan toimintasuunnitelmassa. 3. Seurakuntapiirit laativat konkreettisen suunnitelman vuoden aikana toimitilojen ulkopuolella tapahtuvasta toiminnasta. Seurakunnalle annettu määräraha (kehys) vuonna 2015 on 7.583.202 euroa, josta toiminta- ja palkkaraha on 6.005,929 euroa ja vuokraraha 1.577.273. Seurakuntien toiminta- ja palkkakehystä on leikattu 1,5 %. Vuoden 2016 vähennykseksi arvioidaan 1 %. Kehys on kasvanut vuodesta 2014 noin 20.000 euroa. Toiminta- ja palkkaraha on laskenut noin 50.000 euroa ja vuokraraha kasvanut 67.000 euroa. Koska sisäiset vuokrat ovat nousseet noin 70.000 euroa, on henkilöstöön ja toimintaan käytettävä nettomääräraha vähentynyt noin 50.000 euroa. Säästöjä on käytettävissä 860.000 euroa. Jos talousarvio rakennettaisiin nykyisen henkilöstömäärän ja työalojen tekemien toimintamäärärahaesitysten mukaisesti, talousarvio ylittäisi kehysmäärärahan 324.000 euroa. Seurakunnan säästöt käytettäisiin loppuun vajaassa kahdessa vuodessa. Toiminta- ja taloussuunnittelutoimikunta on käsitellyt talousarviota vuoden 2015 talousarvioita 13.8.2014. Kokoukseen osallistuivat kirkkoherra, Laura Koskelainen, Joni Penkari ja Pekka Salomaa. Seurakuntaneuvosto kävi talousarviosta lähetekeskustelun 19.8.2014. Tältä pohjalta talousarvioesitykseen on tehty kaksi kustannuksia lisäävää tekijää. Nuorisomuusikon kuluvan vuoden lopussa päättyvä määräaikainen tehtävä esitetään täytettäväksi pysyvästi vuoden 2015 alusta. Vastaavasti nuorisotyöstä vähennetään jatkossa yksi nuorisotyönohjaajan virka, kun se luonnollisen poistuman myötä on mahdollista. Vuoden 2015 talousarviossa hoitovapaalla olevan nuorisotyönohjaajan virkaan on varattu palkkakustannukset vain puoleksi vuodeksi. Toinen lisäävä tekijä on papeille, kanttoreille, nuorisotyönohjaajille ja osalle sihteereistä hankittava kannettavat tietokoneet, joiden vuokrakustannukset ovat vuodessa noin 22.000 euroa. Kustannuksia on vähennetty poistamalla talousarviosta yhden kanttorin viran ja kahden suntion viran palkkakustannukset sivukuluineen. Kaksi
4 suntiota on jäämässä eläkkeelle. Kanttorin viran määräaikaisen hoitajan viransijaisuus päättyy vuoden vaihteessa. Kirkkoherra on pyytänyt kirkkomusiikin, diakonian, nuorisotyön ja varhaisnuorisotyön työalasta vastaavilta työntekijöiltä esityksen siitä, miten työalan tehtävät hoidetaan, jos työalalta poistetaan yksi virka, liitteet Nuorisotyö esittää nuorisomuusikon viran vakinaistamista ja yhden nuorisotyönohjaajan viran lakkauttamista. Kirkkomusiikki esittää, nuorisomuusikon ja Jakomäen kanttorin virat yhdistämistä. Virkaan valittavalta kanttorilta edellytettäisiin nuorisomuusikon tehtävään sisältyvää osaamista. Diakonian ja varhaisnuorisotyön virkojen mahdollinen lakkauttaminen tulee päätettäväksi, kun virkoja tulee eläkkeelle siirtymisten myötä avoimeksi vuosien 2015 ja 2016 aikana. Tässä vaiheessa näiden virkojen palkkakustannukset on merkitty talousarvioon. Kirkkoherra ei esitä kanttorin ja nuorisomuusikon tehtävien yhdistämistä. Ratkaisu merkitsisi nuorisomuusikon tehtävää kahdella määräaikaisella työsopimuksella 3,5 vuotta hoitaneen Liisamaija Eleniuksen työsuhteen loppumista, minkä ajatuksellisesti voi rinnastaa irtisanomiseen. Ratkaisu myös vähentäisi nuorisotyöstä työvoimaa yhtä henkilötyövuotta enemmän. Sen sijaan on mahdollista selvittää, missä määrin Liisamaija Elenius voisi osallistua Jakomäen lapsikuoron hoitamiseen. Muilta osin kanttorien tehtävät tulee järjestellä uudestaan niin, että kaikkien seurakuntapiirien kirkkomusiikkityö hoidetaan tasapuolisesti. Esitys nuorisomuusikon tehtävän vakinaistamisesta tuodaan seurakuntaneuvoston lokakuun kokoukseen. Työalojen toimintasuunnitelmaohjeistuksessa kirkkoherra edellytti toimintamäärärahojen pienentämistä kahdella prosentilla, minkä työalat ovat esityksissään pääosin toteuttaneet. Talousarviovalmistelussa määrärahoja pienennettiin edelleen keskimäärin viisi prosenttia esityksistä. Vähennykset on perusteltu liitteen D sivulla kaksi. Edellä esitettyjen muutosten jälkeen talousarvio ylittää seurakunnan kehyksen 221.660 eurolla, mikä katetaan edellisten vuosien säästöistä. Säästöä jää käytettäväksi tulevien vuosien toiminta- ja taloussuunnitelmissa 638.148 euroa. Talouden tasapainottamista on jatkettava lähivuosina vähentämällä edelleen henkilöstöä. Tavoitteena on saada talousarvio tasapainoon kolmen vuoden sisällä. Seurakuntaneuvosto on aiemmin päättänyt, että musiikkitoiminnan, iltapäiväkerhon, päiväkerho-, pyhäkoulu-, varhaisnuorisotyön, partion, nuorisotyön, erityisnuorisotyön, diakoniantyön, lähetystyön, perhetyön ja piiritoiminnan määrärahat ovat siirtomäärärahan luonteisia siten, että edellisen vuoden säästö lisätään ja ylitys vähennetään seuraavan vuoden määrärahasta kuitenkin niin, että siirrettävä säästö voi olla enintään 500 euroa tai 5 % työalan määrärahasta. Siirtomäärärahajärjestelmä on ollut toimiva ja hyödyllinen. Se on antanut työalalle mahdollisuuden joustavaan rahankäyttöön ja poistanut vuoden lopussa tapahtuvat tarpeettomat ostot. Käytäntöä esitetään jatkettavaksi. Rippikoulutyön määrärahaa ei ole käsitelty siirtomäärärahana. Mikäli rippikoulutyössä syntyy vuonna 2014 riittävä säästö, esitetään, että säästöstä siirretään 7.000 euroa yhden nyt talousarviosta poistetun ke-
5 sätyöntekijän palkkakustannuksia varten. Tällä ratkaisulla voidaan helpottaa kesäajan työjärjestelyjä. Seurakuntaneuvosto päättää 1) lähettää yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi liitteiden A ja B mukaisen toiminta- ja taloussuunnitelman; 2) vahvistaa työalojen liitteen C mukaiset toimintasuunnitelmat; 3) vahvistaa liitteen D mukaisen työalojen ja liitteen E mukaisen seurakuntapiirien toimintamäärärahojen jaon; 4) että seurakuntapiirien ja esittelyssä mainittujen työalojen määrärahat ovat vuonna 2014 siirtomäärärahan luonteisia kuitenkin niin, että seuraavalle vuodelle voidaan siirtää säästönä enintään 500 euroa tai 5 % työalan määrärahasta; 5) että rippikoulun vuoden 2015 määrärahaan lisätään 7.000 euroa, mikäli työalan vuoden 2014 tilinpäätöksessä syntyy tätä vastaava säästö. 8 Suntio Helena Kovasen eroilmoitus Helena Kovanen ilmoittaa eroavansa suntion virasta 1.1.2015 alkaen eläkkeelle siirtymistä varten (liite A). Virkaa ei esitetä täytettäväksi. Esitys Seurakuntaneuvosto päättää 1) merkitä tiedoksi, että Helena Kovanen eroaa suntion virasta 1.1.2015 lukien; 2) että virkaa ei toistaiseksi täytetä. 9 Kanslisti Sirkku Meskasen eroilmoitus Sirkku Meskanen ilmoittaa eroavansa kanslistin virasta 1.1.2015 alkaen eläkkeelle siirtymistä varten (liite A). Seurakunnan taloustilanteesta huolimatta virka on tarpeen täyttää. Kirkkoherranvirastossa on kaksi kanslistia, jotka hoitavat asiakaspalvelua, väestörekisteritehtäviä, laskutuksia, osin viestintää. Yksi kanslisti ei kykene hoitamaan kaikkia virastoon liittyviä tehtäviä. Vuosilomasijaisiksi tarvittaisiin joka tapauksessa lisätyövoimaa noin kahden kuukauden ajaksi. Virkaa täytettäessä olisi hyvä lisätä uuden viranhaltijan tehtäviin nykyistä enemmän viestintää ja edellyttää viestintään liittyvää osaamista. Seurakuntaneuvosto päättää
1) merkitä tiedoksi, että Sirkku Meskanen eroaa kanslistin virasta 1.1.2015 lukien; 6 2) että kanslistin virka täytetään. 10 Oikaisuvaatimusohjeet ja kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen ja antoi liitteen A mukaiset oikaisuvaatimusohjeet. Pertti Simola puheenjohtaja Antti Ylinen sihteeri Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty. Anna Elina Huovio Hannele Jukanen Pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä 11.9.-02.10.2014 kirkkoherranvirastossa, Kunnantie 1 ja sen nähtävänä pitämisestä on ilmoitettu kirkkoherranviraston ilmoitustaululla 10.9.2014 laitetulla ilmoituksella.