Asbesti Design Sprint AVI Työsuojelun palvelumuotoiluprojekti Valtiovarainministeriön hallinnonalan johdon päivä 28.9.2017 Yksikön päällikkö Maria Siurua HAKE/ Tietoyksikkö
Aluehallintovirastojen asiakaslähtöisen toiminnan kehittäminen ATOMI työväline, joka tukee muutosta, sille asetettuja tavoitteita ja tahtotilaa A. Asiakkuudet, palvelukanavat ja palvelumuotoilu B. Palvelujen ja toiminnan digitalisointi C. Tieto johtamisen ja kehittämisen tueksi D. Uudistetaan aluehallinnon toimintatapoja Aluehallintomuutoksen tukeminen 2.10.2017 2
ATOMI-hanke Asiakaslähtöisyys Digitalisaatio Työsuojelu Asbesti Projektin taustat
Design Sprint julkishallinnon työkalupakkiin Projektin tavoitteet AVIn vastuualueiden palvelujen kehittäminen LUOVA-virasto Luvat ja valvonta kärkihanke
Projektin vaiheistus 2.10.2017 5
Esiselvitysvaihe 2.10.2017 6
Design Sprint lukujärjestys MA TI KE TO PE 1. päivä: maanantai 2. päivä: tiistai 3. päivä: keskiviikko 4. päivä: torstai 5. päivä: perjantai Määritellään ongelmat Ideoidaan ratkaisuja Rakennetaan prototyyppi Testataan käyttäjillä Iteroidaan + Loppudokumentointi 2.10.2017 7
Jatkosuositukset 1. Design Sprint -menetelmän hyödyntäminen palvelujen kehittämisessä myös jatkossa. 2. Parhaat käytännöt viedään luvat- ja valvonta kehittämishankkeiden tietoon (esim. kärkihanke sekä LUOVAhanke) myös kansallisella tasolla. 3. Konkreettiset kehitysehdotukset Asbesti/Työsuojeluvastuualuelle: Sprintissä kehitetyn asiakaslähtöisen asbestipurkutyön ennakkoilmoituksen jatkokehitys ja käyttöönotto. SAT-lomakealustan kehittäminen ja ketterämmän alustaratkaisun hankkiminen. AVI-virkailijan massanhallinnan kehittäminen tehokkaamman valvonnan mahdollistamiseksi. ID-numerohaun kokeilu. 2.10.2017 8
Projektin Next steps -vaihe Projektin tulokset dokumentoidaan. Projekti esitellään intrassa ja blogissa. ATOMI Checkpoint Työsuojelulle järjestetään oma tilaisuus, jossa tarkastellaan asiakasymmärrys-vaiheen materiaalia, käyttäjäpalautteita sekä Sprintin konkreettisia tuotoksia. Menetelmää hyödynnetään soveltuvin osin AVIn muiden palvelujen muotoilussa, sekä D9:n kautta muualla julkishallinnon palvelukehittämisessä. 2.10.2017 9
Maanantai Sprintin tavoitteet Tutki. Tutustu. Määrittele ongelmat.
Sprintin tavoitteet & teemat Läpinäkyvyys Digitaalisuus Ennakoiva ohjaus Tehokkuus Eri asiakasroolit / käyttäjäryhmät Kokonaisvaltaisuus / elämäntapahtumaajattelu Vaikuttavuus Hallinnollisen taakan keventäminen Asioinnin helpottaminen Kysytään tietoa vain kerran. Lupa- ja valvonta nähdään palveluna. 2.10.2017 12
Maanantai: Avainkysymykset 1. Kuka on asiakas? 2. Palvelut? 3. Palvelupolku? 4. Haasteet, teemat?
Palvelupolku kehittyi.
2.10.2017 15
Tiistai Ongelman rajaaminen Ratkaisuaihiot Päätöksenteko
Sprintin aiheen rajaaminen Läpinäkyvyys Asbestipurkutyön ennakkoilmoitus Asioinnin helpottaminen Tarkastus ja valvonta Tehokkuus & vaikuttavuus Viestintä, neuvonta, ohjaus 2.10.2017 17
Jatkokehitykseen valitut konseptit 1 2 3 4 ID-numero asbestipurkutyömaille Sähköinen asiointi: ennakkoilmoitus AVI-virkailija: Ilmoitusten hallinta Asbestipalvelupolku 2.10.2017 18
Keskiviikko. Prototyyppien rakentaminen
Prototyyppien rakentaminen 1 2 3 ID-numero asbestipurkutyömaille Sähköinen asiointi: ennakkoilmoitus AVI-virkailija: Ilmoitusten hallinta Avaa tästä selaimeen klikattava demoversio prototyypistä: https://projects.invisionapp.com/share/d6ckf9kpk#/screens/243505 437 https://projects.invisionapp.com/share/dxckf9fhe#/screens/243409 046 2.10.2017 20
Keskiviikko 2.10.2017 21
Torstai. Käyttäjätestaus
Prototyyppi: ID-numero työmaille IDEA: Asbestipurkutyökohteita voi hakea IDnumeron tai kohteen osoitteen perusteella. Kohteesta kerrotaan asbestityöhön liittyvät yleistiedot: Purkutyöyritys Luvan voimassaolo Purkutyön kesto & vaihe Ennakkoilmoituksessa kuvattu purkutyömenetelmä(t) Helpottaa tiedon jakamista purkutyökohteen sidosryhmille (pääurakoitsija, asukkaat) Syntyy automaattisesti ennakkoilmoitusprosessin syötteistä Saattaa lietsoa lisää paniikkia huolestuneissa kansalaisissa Voidaan käyttää kilpailijaseurantaan PF & AVI ei halua yhteystietoja > pääurakoitsija & isännöitsijä 2.10.2017 23
Prototyyppi: Ennakkoilmoitus sähköisesti IDEA: Älykäs ennakkoilmoituslomake, joka hyödyntää aiemmin syötettyjä tietoja nopeuttaakseen ennakkoilmoituksen jättämistä. Ennakkoilmoituksen lähettäjälle palautuu sähköisesti vahvistettu ennakkoilmoitus. Helpottaa ennakkoilmoitusten jättämistä etenkin volyymiasiakkaille Hoida ilmoitus kahvikupin ääressä mobiilisti Rakennuttaja tietää, onko ilmoitus tehty Lomakkeen muisti (laitteet, henkilöt) koettiin hyödyllisenä Terveystarkastuksen päivämäärät (voimassa 3 vuotta) Tarvittaisiin kohta, jossa voi ilmoittaa kiireellisestä tai erikoisesta työstä 2.10.2017 24
Prototyyppi: Purkutyöyrityksen ennakkoilmoitusten hallinta IDEA: Purkutyöyritys voi sekä hakea & katsoa että täydentää/muokata aiemmin jätettyjä ennakkoilmoituksia tai jättää uuden ennakkoilmoituksen. Mahdollistaisi ilmoituksen muokkaamisen jättämisen jälkeen, koska muutoksia tulee paljon Vahvistetut ennakkoilmoitukset löytyvät palvelusta, josta ne voi tulostaa esim. työohjeeksi Chat koettiin hyödylliseksi, jos päivystäjä/tarkastaja reagoisi siihen 2.10.2017 25
Prototyyppi: AVI-virkailijan ennakkoilmoitusten hallinta IDEA: AVI:n virkailijat pystyvät hallitsemaan omaa työtään helposti yhden näkymän kautta, johon kaikki ennakkoilmoitukset tulevat kootusti Ilmoitukset kootusti yhdessä paikassa Suodattimet tarvitaan ilmoitusten hallintaan Näkymän hallinta, kun massaa on paljon? 2.10.2017 26
Perjantai. Iterointi + loppudokumentaatio
Perjantai 2.10.2017 28
Uudenlainen asiakaskokemus: tulevaisuuden palveluhypoteesi 2.10.2017 29
Kysyttävää? Ota yhteyttä! Aluehallintovirasto Hallinto- ja kehittämisyksikkö HAKE, ATOMI-hanke Saija Niittymäki saija.niittymaki@avi.fi Puh. 029 501 6457 Jouni Nieminen jouni.nieminen@avi.fi Puh. 029 501 6034 D9 Digitalisaation tuki -tiimi, Valtiokonttori Anni Leppänen Kokeilukehittämisen asiantuntija anni.leppanen@valtiokonttori.fi Puh. 029 550 3292 Twitter @annilepp 2.10.2017 30