31.01.2011 Sipoon kunta TOIMITILASTRATEGIA 0. Yleistä toimitilastrategiasta 1 1. Strategiset haasteet ja tavoitteet 2 2. Operatiiviset linjaukset 4 Liite: Tilahallinnon palvelukohtaiset linjaukset 0. Yleistä toimitilastrategiasta Kunnan omistajapoliittiset linjaukset ohjaavat kunnan pääoman käyttöä ja eri omaisuuseriä koskevaa päätöksentekoa. Kuntaliitto suosittelee, että kunnat laativat itselleen omistajapoliittisen ohjelman. Linjauksissa määritellään kunnan pääoman ja eri omaisuuserien omistamiseen, hankintaan ja käyttöön liittyvän päätöksenteon periaatteet. Linjauksilla turvataan päätöksenteon systemaattisuus, pitkäjänteisyys ja tämän ansiosta pääomien käytön tehokkuus. Toimitilastrategia linjaa kunnan toimitiloja koskevaa päätöksentekoa kunnan ja kuntalaisten sekä kunnan eri hallintokuntien välillä. Tarve Sipoon kunnan kehittämissuunnitelma Sipoo 2025 aiheuttaa muuttuvia palvelutarpeita ja uusia haasteita toimitilahallinnolle. Toimitilastrategia linjaa ja tukee palveluverkkosuunnittelua, kasvavan toimitilakannan hallinnointia sekä toimitiloja koskevaa päätöksentekoa. Tehtävä Toimitilastrategia ohjaa kunnan toimitilahallintoa ja asettaa tavoitteita toimitilojen, kiinteistöjen ja palveluverkon hallinnoimiseen. Se on poliittisesti hyväksytty linjaus ja edellytys menestyksekkäälle toimitilajohtamiselle. Strategia muodostaa Sipoon kunnan eri toimijoiden (asiakkaiden, käyttäjien, omistajien) yhteisen näkemyksen ja tahtotilan toimitilojen kehittämisestä. Se luo edellytykset selkeälle ja toimeenpantavalle toimitilojen kehittämisohjelmalle (salkutukselle). 1
1. Strategiset haasteet ja tavoitteet Joustava ja elinkaaritehokas toimitilaverkko mahdollistaa Sipoon kunnan ydintoimintojen sekä kasvutavoitteen toteuttamisen. Kunta hallinnoi ja kehittää kiinteistöjä siten, että kunnalla on käytössään ydintoiminnan edellyttämät tilat, tilojen käyttö on kustannustehokasta ja toimitilakannan arvo säilyy. Toimitilat ovat turvallisia ja viihtyisiä ja muodostavat vetovoimatekijän myös asuin- ja työympäristön kannalta. Sipoo 2025 Kunnan kehitystavoitteet on linjattu Sipoo 2025 strategiassa, jonka tavoitteena on nopea, suunnitelmallinen kasvu, uudistuminen ja kehitys. Strategian määrällinen tavoite on: 35 000 uutta asukasta 11 000 uutta työpaikkaa Kasvutavoite on toimitilastrategian keskeinen lähtökohta. Tavoitellusta väestönkasvusta aiheutuvat tilainvestoinnit ovat niin merkittäviä, että niistä selviytyminen edellyttää toimitilastrategian linjaamista talouspainotteisesti kaikilla osa-alueilla. Palvelut Suunnitellun väestönkasvun seurauksena palvelutarpeet kasvavat. Sipoon väestönkasvun ennakoidaan toteutuvan nopealla aluerakentamisella. Tämä aiheuttaa väestörakenteen kerrostumista siten, että alueiden väestörakenteessa korostuvat lasten ja nuorten aikuisten ikäluokat. Nopea kasvu aiheuttaa suurta vaihtelua alueellisissa palvelutarpeissa. Suurimmat palvelutarpeen muutokset kohdistuvat lapsille ja nuorille suunnattuihin palveluihin. Suunnitellun väestönkasvun seurauksena toimitilatarpeissa tapahtuu suurta vaihtelua ajan myötä. Riskien hallinnan kannalta on tärkeää, että palvelutarpeen muutoksia ennakoidaan ja niiden kokoon ja kestoon pystytään vaikuttamaan aktiivisesti kuntasuunnittelun keinoin. Mikäli palvelutarpeen muutoksiin ei varauduta, ei kunta kykene vastaamaan palvelutarpeen kasvuun oikea-aikaisesti. Toinen riski on se, että kunta toteuttaa pysyviä toimitiloja ohimeneville alueellisille palvelutarpeille. Toimitilat Toimitilat ovat tärkeä osa kunnan tarjoamia palveluja. Viihtyisät, toimivat ja nykyaikaiset tilat muodostavat vetovoimatekijän kunnalle kilpailussa työntekijöistä ja uusista asukkaista. Kunnan kiinteistöt edustavat alueen julkista rakentamista ja muodostavat näkyvän osan kunnan ympäristökuvaa. Rakennuksia ja niiden tontteja suunnitellaan, käytetään ja ylläpidetään niin, että ne tukevat viihtyisän, luontevan ja vetovoimaisen ympäristökuvan kehittymistä. 2
Sipoon kunta hankkii ja ylläpitää toimitiloja ja palveluverkkoaan siten, että ne mahdollistavat kustannustehokkaan palvelutuotannon sekä palveluiden järkevän sijoittumisen palveluiden käyttäjien ja tuottajien kannalta. Nopeille ja ohimeneville palvelun huipputarpeille etsitään palvelutarpeen keston mukaan sovitetut, joustavat tilaratkaisut. Palveluverkot Kunnan suunniteltu väestönkasvu asettaa tiukkoja vaatimuksia palveluverkkosuunnittelulle, väestönmuutosten ennakoinnille sekä kunnan proaktiiviselle toiminnalle palvelutarpeen muutosten aiheuttamien investointitarpeiden hallinnassa. Toimitilahallinnon ja palveluverkkosuunnittelun suunnitelmallinen kehittäminen parantaa kunnan strategista ja operatiivista valmiutta väestönkasvun aiheuttamiin muutoksiin. Osana palveluverkkojen suunnittelua kunta tukee ja kehittää kuntarajat ylittävää yhteistyötä. Saavutettavuuden perusteella kunnalliset palvelut jaetaan lähipalveluihin ja keskitettyihin palveluihin. Lähipalveluita ovat varhaiskasvatus sekä perusopetus luokka-asteilla 0-6. Tämän lisäksi lähipalveluja ovat ikäihmisten kotona asumista tukevat palvelut sekä lähiliikuntapalvelut. Muut palvelut ovat keskitettyjä palveluja. Kunnan sittenkin varsin kompaktin koon takia myös aluekeskuksiin keskitetyt palvelut ovat hyvin saavutettavissa. Toimitilahallinnon kehittäminen 2025-strategian mukainen väestönkasvu aiheuttaa merkittäviä investointitarpeita palvelurakentamiseen. Jotta kunta kykenee rahoittamaan investoinnit ja kasvavien palveluverkkojen käyttömenot, on toimitilahallinnon käytäntöjä ja tilojen tehokasta käyttöä välttämätöntä kehittää. Tilojen tehokas käyttö Tilakustannusten hallinnan kannalta keskeinen tavoite on se, että tilat ovat tehokkaassa käytössä. Tilojen käyttöä kehitetään siitä lähtökohdasta, että tiloille saadaan terveet käyttöasteet. Tavoitekäyttöasteet asetetaan palvelukohtaisesti. Tilainvestoinnit ja poistot Tilojen hankinta ja korjaaminen on suunnitelmallista ja perustuu tilainvestointeja koskeviin pitkän tähtäimen suunnitelmiin sekä kiinteistöjen salkutukseen. Sipoon kunta hankkii ja poistaa tiloja joustavasti siten, että tilojen omistus- ja toteutusmuoto ovat suhteutettuja tarpeiden laajuuteen ja kestoon. Sipoon kunta omistaa noin 180 rakennettua kiinteistöä (2010) ja joukossa on paljon rakennuksia, joista kunnan tulee luopua. Kiinteistöihin kohdistuu jatkuvia ylläpito- ja korjauskuluja riippumatta siitä, ovatko 3
ne käytössä vai ei. Kunnan on järkevää poistaa tilat, jotka eivät ole käytössä tai eivät ole kunnan toiminnan kannalta tarpeellisia. 2. Operatiiviset linjaukset Sipoon kunta hankkii, hallinnoi ja ylläpitää toimitiloja, jotka toteuttavat tavoiteltavaa palveluverkkorakennetta ja ovat välttämättömiä kunnalle kuuluvien tehtävien hoitamisessa. Kunta ylläpitää toimitilojen teknistä kuntoa ylläpito- ja peruskorjauksilla perustuen Sipoon kiinteistöjen salkutukseen. Korjauksilla varmistetaan se, että kiinteistöjen arvo säilyy ja palveluilla on terveelliset, turvalliset ja toimivat tilat. Tilahallinto Kunnan toimitilojen operatiivisesta hallinnoinnista vastaa tekniikka- ja ympäristövaliokunnan ohjauksessa tekniikka- ja ympäristöosastoon kuuluva toimitilojen tulosyksikkö (toimitilat-yksiköstä käytetään tässä asiakirjassa myöhemmin Tilapalvelu- nimeä). Tilapalvelu vastaa lisäksi tilatarpeen ennakoinnin koordinoinnista. Tilapalvelu tekee toimialarajat ylittävää yhteistyötä tilakysymyksissä muiden hallintokuntien kanssa. Tilatarpeen määrittely ja seuranta Käyttäjähallintokunnat vastaavat omien palvelutarpeidensa ennakoinnista ja suunnittelevat toimintaansa siten, että toimitilavarannon ohjaamiselle jää riittävästi aikaa valmistautua investointi-, muutos- tai poistohankkeisiin. Käyttäjähallintokunta ja Tilapalvelu selvittävät yhdessä tulevat tilatarpeet ja niiden ratkaisuvaihtoehdot. Hallintokunnat vastaavat itse omien toimitilojensa käytön seurannasta. Kun hallintokunta havaitsee, etteivät tilatarpeet vastaa fyysistä toimitilaverkkoa, tekee hallintokunta siitä ilmoituksen tilapalvelulle. Jos tilaa on liikaa, hallintokunta tekee siitä ilmoituksen ja voi käynnistää neuvottelut tiloista luopumisesta. Jos tilaa tarvitaan lisää, laatii hallintokunta tarveselvityksen. Mikäli tilatarvetta ei kyetä järjestämään palveluverkon vapaata kapasiteettia tai kunnan muita kiinteistöjä hyödyntämällä, käynnistetään hankesuunnittelu. Tilahankkeiden suunnittelu Tilahankkeiden suunnittelu tehdään erikseen laadittavan kunnan tilahankkeiden suunnitteluohjeen mukaisesti. Tilahankkeiden suunnittelu jakautuu tarveselvitys-, hankesuunnittelu- ja rakennussuunnitteluvaiheisiin, jotka kaikki tehdään yhteistyössä tilojen käyttäjän ja Tilapalvelun kanssa. Käyttäjähallintokunnan suunnitteluvastuu korostuu tarveselvitys- ja hankesuunnitteluvaiheissa ja Tilapalvelun vastuu puolestaan rakennussuunnitteluvaiheessa. 4
Tarveselvitys on käyttäjähallintokunnan perusteltu esitys tilatarpeesta. Hankesuunnitelma sisältää käyttäjätarpeiden lisäksi muun muassa tiedot hankkeen laajuudesta ja laatutasosta, rakennuspaikasta, investointikustannuksista, vuotuisista käyttökustannuksista sekä alustavan arvion toteutuksen ajoituksesta ja rahoituksesta. Hankesuunnittelussa tutkitaan eri toteutusvaihtoehtoja, ja valitaan jatkoon esitettävä vaihtoehto. Hankesuunnitelmat toimivat kunnan investointisuunnittelun tukena ja yksittäisten hankkeiden budjetoinnin perustana. Rakennussuunnitteluvaiheessa valmistuvat hankkeen rakennuslupa-asiakirjat ja muut rakennustyön ohjeena toimivat suunnitelmat. Tilahallinnon seuranta Tekniikka- ja ympäristöosasto vastaa valiokunnalleen siitä että Tilapalvelun toimintaa kehitetään kunnan tavoitteiden mukaisesti. Käyttäjätoimialat vastaavat omien toimitilojensa käytön seurannasta ja kehittämisestä sekä näiden raportoinnista. Tilahallinto seuraa kiinteistöjen suoritus- ja kustannusominaisuuksia. Ylläpitopalveluiden seuranta Tilapalvelu vastaa ylläpitopalveluiden seurannasta ja raportoinnista omalle valiokunnalleen yhdessä käyttäjähallintokuntien kanssa (joilla on tietoa sekä tilojen käytöstä ja kunnosta, että palvelun toimivuudesta). Toimitilojen käytön seuranta Hallintokunnat seuraavat tilojensa käyttöä Tilapalvelun kanssa sovittavilla käytännöillä. Tilapalvelu ja käyttäjähallintokunnat neuvottelevat säännöllisesti tilojen ja niiden käytön kehittämistarpeista. Palveluverkkosuunnittelu Koska asutus ja väestönkasvu keskittyvät selvästi kuntakeskuksiin, tullaan palveluverkkoja uudistamaan pääosin palvelukeskuksiin sijoittuvalla palvelurakentamisella. Palveluverkkosuunnittelun menetelmiä kehitetään muun muassa parantamalla kunnan strategisen johtamisen, kaavoituksen, käyttäjähallintokuntien ja Tilapalvelun yhteistyötä. Hallintokuntien palvelutarpeet huomioidaan tilatarpeina palveluverkkosuunnittelussa. Fyysisen etäisyyden ohella saavutettavuuteen vaikuttavat oleellisesti palvelun liikenneyhteydet ja esteettömyys. Palvelujen saavutettavuutta parannetaan hyvillä julkisilla liikenneyhteyksillä, sijoittamalla palvelut kevyen liikenteen reitistön varrella ja ottamalla huomioon henkilöautoliikenteen edellyttämät pysäköintitarpeet. 5
Joustavuus ja ohimenevät tilatarpeet Toimitilojen muodostamat palveluverkot suunnitellaan siten, että ne joustavat palvelutarpeen muutoksissa. Ohimenevät palvelutarpeet huomioidaan malleilla, jotka mahdollistavat reagoinnin palvelutarpeen nopeaan lisäämiseen ja vähentämiseen. Palvelutarpeelle kehitetään ratkaisumallit, jotka on luokiteltu palvelutarpeen keston mukaan. Palvelutarve-ennusteista poimitaan eripituiset palvelutarpeet, joille osoitetaan ennalta kehitetyt ratkaisumallit. Palvelutarpeen ennakoinnille ja hallinnalle asetetaan tavoitteiksi: Kuntasuunnittelu ja palveluverkkosuunnittelu tekevät kiinteää yhteistyötä palvelutarpeen muutosten hallitsemiseksi Palvelutarpeen kehitystä ennakoidaan ja ohimeneville palvelun huipputarpeille suunnitellaan palvelutarpeen keston mukaan sovitetut ratkaisut. Tiloihin toteutetaan teknistä joustavuutta suunnittelemalla rakenteet siten, että ne mahdollistavat toiminnan muutokset Tiloihin suunnitellaan toiminnallista joustavuutta suunnittelemalla tilat yleispäteviksi ja muuntojoustaviksi Tilojen suunnittelussa tuetaan tilojen terveitä käyttöasteita suunnittelemalla tilat yhteiskäyttöisiksi Tilojen laajennettavuus otetaan huomioon suunnittelussa Siirtokelpoiset toimitilat ovat varteenotettava vaihtoehto, jos ne osoittautuvat elinkaarikustannuksiltaan järkeviksi Kuntarajat ylittävä yhteistyö Kunta on jatkuvasti yhteydessä naapurikuntiin kehittääkseen olevia ja uusia yhteistyömuotoja palveluntarjonnassa. Yhteydenpito tapahtuu sekä teknisen puolen ja käyttäjätoimialojen tasolla että kuntajohdon tasolla. Toteutusmuodot Kunta toteuttaa tiloja erilaisilla toteutusmuodoilla. Valintaperusteena on mallin kustannustehokkuus, joustavuus ja hallinnoitavuus sekä aikatauluvaikutukset. Perinteisen kokonaishintaurakan ohella voidaan käyttää suunnittelua sisältäviä urakkamuotoja, kuten KVR (kokonaisvastuurakentaminen), SR-malli (suunnittele ja rakenna-malli) sekä PJ-malli (projektinjohtomalli), joissa tavoitellaan esimerkiksi nopeaa toteutusta tai kustannustehokkuutta. Laadun- ja riskienhallinta, vastuiden jakautuminen, aikatauluvaikutukset sekä toteutusmuodon soveltuminen kunnalliseen päätöksentekoon tulee aina ottaa huomioon. Omistusmuodot 6
Omistusmuotoina tulevat kysymykseen oma omistus, vuokraus, leasing sekä julkis-yksityiset yhteistyömallit (JYY). Viimeksi mainittujen yksityisrahoitteisten mallien etuna on, että kunta saa käyttöönsä tilat ilman omaa investointia, maksaen tilojen käytöstä ennalta sovittua käyttökorvausta. JYY-malleja on runsaasti ja niiden soveltuvuus kuntasektorille kehittyy nopeasti. Salkutus Kunnan kiinteistöjen hallinnointia tukee kiinteistökannan salkutus. Salkutus tuottaa toimitilahallinnolle kiinteistökannan toimenpideohjelman. Salkutustyö perustuu toimitilastrategiaan (tähän dokumenttiin). Salkutuksen sisältämää teknisen toimenpideohjelmaa ylläpitää ja päivittää Tilapalvelu. Salkutettavat kiinteistöt luokitellaan kehittämistarpeiden perusteella viiteen luokkaan: hankinta käyttö muutos korjaus poisto Tämän lisäksi kiinteistöille kohdennetaan salkkukohtaiset toimenpideohjelmat, jotka määrittelevät tarkemmin kiinteistöjen kehittämistoimenpiteitä. Sisäinen vuokra Kunta perii tiloistaan sisäistä vuokraa, jolla toimitilojen pääoma- ja ylläpitokustannukset jaetaan tilojen käyttäjille. Toimitilavuokra tekee näkyväksi tilojen kustannusvaikutukset ja ylläpitää käyttäjien kustannustietoisuutta. Sisäinen laskutus toteutetaan siten, että tilojen käyttäjät ovat selvillä laskutusperusteista, laskutusperusteet ovat oikeudenmukaisia ja ohjaavat tehokkaaseen tilojen käyttöön. Käyttäjillä on oikeus luopua tarpeettomista tiloista. Käyttäjä vapautuu vuokranmaksusta viimeistään vuoden varoajan jälkeen. Sisäiseen vuokraan sisältyvät: pääomavuokra kiinteistön isännöinti kiinteistön hoito (sisältää ulkoalueet) lämmitys vesi jätehuolto kuntokatselmukset kiinteistön laitteiden huolto vuosikorjaukset 7
Sisäisen vuokran ohjaavuuden kannalta on oleellista, että palvelutuotannossa vuokria käsitellään samanlaisena kuluna kuin muitakin käyttömenoja. 8
Tilojen poistaminen Tiloista luovutetaan hallitusti ja harkitusti. Vaihtoehdot ovat myynti, ulosvuokraus, vuokrasopimuksesta irtautuminen, purku sekä kaavamuutokseen perustuva myynti. Sipoon kunta luopuu toimintansa kannalta tarpeettomista toimitiloista. Poistettavia kiinteistöjä ovat: kiinteistöt, joilla ei ole käyttöä tai käyttöaste on alhainen kiinteistöt, joihin liittyvä toiminta ei ole kunnan kannalta välttämätöntä tai tarkoituksenmukaista kiinteistöt, joiden omistaminen ja ylläpito on kiinteistötaloudellisesti kustannustehotonta kiinteistöt, joiden sijainti on palvelutehtävän kannalta heikko Yhteiset tavoitteet Kustannustehokkuuden kehittäminen edellyttää erilaisia toimia eri hallintokuntien kiinteistöjen kohdalla. Keskeisiä yhteisiä tavoitteita ovat: Tilat ovat oikein mitoitettuja ja niillä on riittävät käyttö- ja täyttöasteet Yksikkökoko ja tilojen fyysinen rakenne mahdollistavat järkevän henkilöstömitoituksen Tilojen toteutuskustannukset ovat kohtuullisia eivätkä poikkea ajankohdalle tyypillisestä hintatasosta Käyttämättömät tai vähäisessä käytössä olevat kiinteistöt poistetaan tai niille kehitetään uusi käyttötarkoitus Kunta optimoi poistettavien kiinteistöjen myyntituotot Kunta asettaa tavoitteita tilojen tehokkaalle käytölle ja seuraa käyttöä Kunta varautuu ennakoitavissa oleviin tilatarpeen muutoksiin ja ratkaisee ne kustannustehokkaalla tavalla Tilat suunnitellaan yleispäteviksi ja muuntojoustaviksi. Toimialarajat ylittäviä yhteiskäyttömahdollisuuksia ja synergioita tavoitellaan Palvelukohtaiset linjaukset ja tavoitteet Palvelukohtaiset linjaukset ja tavoitteet esitetään tämän asiakirjan liitteessä Tilahallinnon palvelu-kohtaiset linjaukset. Liiteasiakirjassa syvennetään päivähoidon, oppilaitosten, terveyden- ja sairaanhoidon, ruokahuollon, vanhuspalveluiden, kulttuuritoimen sekä liikunta- ja vapaa-ajantoimen tilojen erityispiirteitä. 9