Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 1 (16) Aika 04.10.2017, klo 18:00 Paikka Kunnantalo, Ervastintie 2, Herman -kokoustila Käsiteltävät asiat 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 2 Pöytäkirjan tarkastus 3 Esteellisyydet 4 Lakisääteisen sidonnaisuusrekisterin järjestäminen 5 Kunnanjohtajan tiedottaminen ajankohtaisasioista ja talouden nykytilasta 6 Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma vuodelle 2017 7 Tilintarkastuksen työohjelma vuodelle 2017 8 Kunnan hallinnon ja talouden tarkastuspalveluiden sopimuksen päättyminen ja toisen optiokauden käyttäminen 9 Tarkastuslautakunnan talousarvio 2018 10 Vuoden 2016 arviointikertomuksen huomautuksien jälkiseuranta 11 Mahdolliset muut asiat
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 2 (16) Osallistujat Ulla Seppälä, puheenjohtaja Petri Ronkainen, 1. varapuheenjohtaja, sihteeri Eero Lankia Matti Tanskanen Mikko Kara Siv Ahlberg Teija Virtamo-Tiiska Teppo Suontakanen Tuula Peura Tarmo Aarnio, kunnanjohtaja Lea Blomberg
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 3 (16) 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Tarkastussäännön mukaan tarkastuslautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Tilintarkastajalla ja lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on velvollisuus olla läsnä lautakunnan kokouksessa lautakunnan niin päättäessä. Kuntalain mukaan lautakunta on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 4 (16) 2 Pöytäkirjan tarkastus Hallintosäännön 46 :n mukaan kokouksen pöytäkirja rakentuu esityslistan pohjalle. Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan tarkastaa myös sähköisesti. Sähköisen tarkastamisen käyttöönotosta ja tarkemmasta menettelytavasta päättää asianomainen toimielin. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä vähintään yhtä päivää aiemmin on ilmoitettu. Pöytäkirjaan liitettävissä oikaisuvaatimusohjeissa tai valitusosoituksessa annetaan tarpeelliset ohjeet muutosvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Salassa pidettäviin asiakirjoihin on merkittävä, mihin lainkohtaan salassapito perustuu. Pöytäkirja voidaan tarkastaa seuraavassa kokouksessa tai valita pöytäkirjantarkastajat. Kiireellisessä tapauksessa pöytäkirja voidaan tarkastaa samassa kokouksessa. On päätetty, että pöytäkirjat tarkastetaan sähköisesti. Kokouksissa valitaan erikseen pöytäkirjantarkastajat. Tarkastuslautakunta päättää valita kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirja tarkastetaan seuraavaan keskiviikkoon mennessä. Pöytäkirja asetetaan nähtäväksi tarkastuspäivää seuraavana arkipäivänä.
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 5 (16) 3 Esteellisyydet Tarkastuslautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan esteellisyydestä on voimassa, mitä hallintolain 27 30 :ssä säädetään. Esteellisyydellä tarkoitetaan henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asianosaisiin, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa yksittäisen asian käsittelyssä. Yleisimmin esteellisyyden aiheuttaa lähisukulaisuus tai asianosaisuus. Tarkastuslautakunnan jäsenen on perustelua ilmoittaa tiedossaan olevat ns. pysyvät esteellisyydet tässä vaiheessa. Mahdollisista asiakohtaisista esteellisyyksistä lautakunnan jäsenen tulee ilmoittaa välittömästi sellaisen ilmetessä. Edellisissä kokouksissa on todettu ns. pysyvät esteellisyydet, esim. jäsenyydet muissa lautakunnissa. Tarkastuslautakunta päättää että esteellisyydet tarkastetaan.
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 6 (16) 4 Lakisääteisen sidonnaisuusrekisterin järjestäminen KIRDno-2017-1167 Tarkastuslautakunta 20.4.2017 4 Kuntalain (410/2015) 84 :n 1 momentin mukaan saman pykälän 2 momentissa tarkoitetun kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Säännös tulee voimaan keväällä 2017 valitun valtuuston aloittaessa toimintansa. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Sidonnaisuusrekisteri on henkilötietolaissa tarkoitettu henkilörekisteri kaikkine siihen liittyvine velvoitteineen. Käytännössä edellä esitetty merkinnee sitä, että vaikka tarkastuslautakunta on vastuussa rekisterin ylläpitämisestä ja siihen liittyvistä velvollisuuksista mukaan lukien tiedottamisvelvollisuus valtuustolle rekisterin ylläpitoon liittyvät käytännön rutiinit hoitaa kuitenkin kunnan hallinto. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi kunnan hallinnon näkemyksen sidonnaisuusrekisterin järjestämisestä Kirkkonummen kuntaan sekä keskustelee asiasta. : Merkitään tiedoksi. Varsinainen päätös rekisterin järjestämisestä tehdään seuraavassa kokouksessa. Päätös: Hyväksyttiin. Tarkastuslautakunta evästää, että tiedot kerätään suostumuksen perusteella kaikilta valtuutetuilta ja varavaltuutetuilta ja johtavilta viranhaltijoilta. Asiassa kuullaan IT-asiantuntijaa Sami Ojasta.
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 7 (16) Päätös: Tarkastuslautakunta kuuli selonteon sidonnaisuusrekisterin suunnitellusta järjestämisestä Kirkkonummen kunnassa. Tarkastuslautakunta vastaa lain mukaan kyseisen rekisterin järjestämisestä ja ylläpitämisestä sekä siitä, että julkiseen tietoverkkoon ei julkaista mitään sinne ei kuuluvaa tai muuten virheellistä tietoa. Tarkastuslautakunta korostaa, että kaikki rekisteriin julkaistavat tiedot ja siihen tehtävät muutokset pitää hyväksyä tarkastuslautakunnassa ennen niiden siirtymistä julkiseen tietoverkkoon. Muutokset on tehtävä rekisteriin viipymättä kun ne on käsitelty tarkastuslautakunnassa. Tarkastuslautakunta 17.8.2017 8 Sidonnaisuuksien ilmoittaminen Kuntalain (410/2015) mukaan kunnanhallituksen jäsenten ja varajäsenten, maankäyttö- ja rakennuslaissa tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäsenten ja varajäsenten, valtuuston ja lautakuntien puheenjohtajien ja varapuheenjohtajien, kunnanjohtajan, kunnanhallituksen esittelijän sekä lautakuntien esittelijöiden on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään ja luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus ja virkatehtävien hoitamisessa. Ilmoitusvelvollisuus on rajattu koskemaan kunnan keskeisiä luottamushenkilöitä ja viranhaltijoita. Tämän lisäksi myös sellaiset luottamustoimet, joissa toiminnan avoimuudella on keskeinen merkitys, ovat ilmoitusvelvollisuuden piirissä. Ilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on valittu tehtäväänsä. Henkilön on ilmoitettava viivytyksettä sidonnaisuuksissa tapahtuvat muutokset. Sidonnaisuudet ilmoitetaan tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi. Tarvittaessa tarkastuslautakunta voi kehottaa ilmoitusvelvollista tekemään uuden ilmoituksen tai täydentämään jo tehtyä ilmoitusta. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuluvan luottamustoimen tai tehtävän päättyessä henkilöä koskevat tiedot on poistettava rekisteristä ja tietoverkosta. Kirkkonummen kunnan kaikkia luottamushenkilöitä ja johtavia viranhaltijoita on tarkastuslautakunnan 20.4.2017 antaman linjauksen mukaisesti pyydetty toimittamaan perustieto- ja sidonnaisuusilmoituksensa. Ilmoittaminen tapahtuu sähköisesti kunnan internet-sivun kautta.
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 8 (16) 10.8.2017 tilanteessa ilmoituksen on tehnyt kaikkiaan 85 henkilöä. Kuntalain tarkoittamilta ilmoitusvelvollisilta tietojen julkaiseminen kunnan yleisessä tietoverkossa ei edellytä suostumusta. Muilta kuin kuntalain tarkoittamilta ilmoitusvelvollisilta tiedot julkaistaan kunnan yleisessä tietoverkossa vain, mikäli ilmoittaja on antanut siihen suostumuksensa. Linkki ilmoituksiin: https://www.kirkkonummi.fi/poliittinen-paatoksenteko Valmistelija: hallintojohtaja Anu Karkinen Tarkastuslautakunta tutustuu asian nykytilaan kokonaisuudessaan sekä tekee tarvittavat päätökset asian vaatimista jatkotoimista. Päätös Pantiin pöydälle. Tarkastuslautakunta 4.10.2017 Tarkastuslautakunta tutustuu asian nykytilaan kokonaisuudessaan sekä tekee tarvittavat päätökset asian vaatimista jatkotoimista.
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 9 (16) 5 Kunnanjohtajan tiedottaminen ajankohtaisasioista ja talouden nykytilasta Kokoukseen on kutsuttu kunnanjohtaja Tarmo Aarnio, tiedottamaan kunnan ajankohtaisasioista sekä talouden ja toiminnan nykytilasta mm. seuraavasti: Asiaa voitaneen valottaa mm. seuraavista näkökulmista: Hallinnon ja talouden ajankohtaisasiat, TP-ennuste 2017: - Ajankohtaiset lisämäärärahat - Tuloslaskelma - Velkataakka - Välittömät ja pidemmän aikavälin toimet ennusteen johdosta TA-näkymät 2018 sekä kuntasektorin tulevat muutokset ja niiden tiedossa olevat vaikutukset Kirkkonummen kuntaan Kunnan strategia ja sen käytännön soveltaminen sekä kytkentä kunnan talous-arvioon Vuoden 2016 huomautuksien jälkiseuranta Hyvinvointikeskushankkeen nykytila Muut ajankohtaisasiat
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 10 (16) 6 Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma vuodelle 2017 KIRDno-2017-689 Tarkastuslautakunta 17.8.2017 6 Kuntalain 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan on valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet. Tarkastuslautakunnan suorittaman arvioinnin tulokset raportoidaan valtuustolle osoitetussa arviointikertomuksessa. Lautakunnan työn perustaksi on lain mukaan tarpeen valmistella arviointisuunnitelma tarkastusvuodelle. Pannaan pöydälle. Päätös Pantiin pöydälle. Tarkastuslautakunta 4.10.2017: Päätös Hyväksytään (EI JULKINEN).
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 11 (16) 7 Tilintarkastuksen työohjelma vuodelle 2017 Tarkastuslautakunta 17.8.2017 7 Esitetään tilintarkastuksen työohjelma vuodelle 2017. Tilintarkastuksen työohjelma vuodelle 2017 merkitään esitetyssä muodossa tiedoksi. (Kyseinen asiakirja EI JULKINEN) Päätös Merkittiin alustavana tiedoksi. Tarkastuslautakunta 4.10.2017: Merkitään tiedoksi (EI JULKINEN).
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 12 (16) 8 Kunnan hallinnon ja talouden tarkastuspalveluiden sopimuksen päättyminen ja toisen optiokauden käyttäminen KIRDno-2017-1112 Oili Toivanen oili.toivanen@kirkkonummi.fi hankintapäällikkö Kirkkonummen kunta ja BDO Audiator Oy solmivat 24.9.2013 sopimuksen dnro 376/02.08.00/2013 kunnan hallinnon ja talouden tarkastuspalveluista sekä kuntakonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen tilintarkastuspalveluista koskien tarkastusvuosia 2013-2016. Sopimus päättyy, kun tarkastusvuoden 2016 tilintarkastus on loppuun suoritettu ja tilinpäätös hyväksytty, ellei Kirkkonummen kunta käytä sopimuksessa olevia optiokausia (1+1). BDO Audiator Oy esitti tarkastuslautakunnalle kirjeessään 23.6.2016 tilintarkastuspalveluja koskevan sopimuksen option käyttöönotosta, että optiokauden (1+1 vuotta) hintoja tarkistetaan 1,2 % ja muilta osin optiokaudella sovelletaan tilintarkastussopimuksen 2013-2016 ehtoja. Kirkkonummen kunnanvaltuusto käsitteli 7.11.2016 105 kunnanhallinnon ja talouden tarkastuspalveluiden sopimuksen päättymistä ja sopimuksen ehtojen mukaisesti ensimmäisen optiovuoden käyttämistä (tarkastusvuosi 2017). Kunnanvaltuusto päätti jatkaa BDO Audiator Oy:n kanssa tehdyn sopimuksen voimassaoloaikaa ensimmäisellä optiovuodella sopimuksen entisillä ehdoilla mutta sopimuksen hintoja korotetaan 1,2 % BDO Audiator Oy:n 23.6.2016 tekemän esityksen mukaan. Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja tiedusteli BDO Audiator Oy:ltä sähköpostitse 10.8.2017, onko BDO Audiatorin kirjeessä 23.6.2016 tekemä tarjous optiokauden (1+1) hinnankorotusesityksestä edelleen sama. BDO Audiator Oy:n vahvisti sähköpostiviestissään 11.8.2017, että tarjous on edelleen voimassa. Toisen optiovuoden käyttämiseen voidaan edetä sopimuksen entisin ehdoin huomioiden optiokauden 1,2 % hinnankorotus sopimuksen hinnoista. Oheismateriaali: 1 BDO Oy:n esitys tilintarkastuspalveluja koskevan sopimuksen option käyttöönotosta 2 KV:n päätös 7.11.2016 105, Kunnanhallinnon ja talouden tarkastuspalveluiden sopimuksen päättyminen ja 1. optiokauden käyttäminen
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 13 (16) 3 Tarkastuslautakunnan tiedustelu tilintarkastuspalveluiden 2. optiovuoden hinnoista Tarkastuslautakunta päättää 1 hyväksyä BDO Audiator Oy:n ehdotuksen kunnan hallinnon ja talouden tarkastuspalveluiden sopimuksen (dnro 376/02.08.00/2013) hintojen korotuksesta 1,2 prosentilla optiovuosille 2 esittää kunnanvaltuuston päätettäväksi, että kunta jatkaa BDO Audiator Oy:n kanssa tehdyn sopimuksen (Kirkkonummen kunnan hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut sekä kuntakonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen tilintarkastuspalvelut, dnro 376/02.08.00/2013) voimassaoloaikaa myös toiselle optiovuodelle (tarkastusvuosi 2018) sopimuksen entisillä ehdoilla, mutta sopimuksen hintoja (tarkastusvuodet 2015-2016) korotetaan 1,2 %.
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 14 (16) 9 Tarkastuslautakunnan talousarvio 2018 KIRDno-2017-484 Esitetään tarkastuslautakunnan talousarvioehdotus 2018. Hyväksytään liitteen mukaisesti.
Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 15 (16) 10 Vuoden 2016 arviointikertomuksen huomautuksien jälkiseuranta KIRDno-2017-689 Tarkastuslautakunta on vuoden 2016 arviointikertomuksessa ehdottanut, että valtuusto pyytää kunnanhallitukselta kuntalain mukaisen selvityksen arviointikertomuksesta aiheutuvista toimenpiteistä valtuuston käyttöön syyskuun loppuun mennessä ennen tulevan vuoden talousarvion käsittelyä. Tarkastuslautakunnan on määrä seurata, mihin toimenpiteisiin kunnassa on ryhdytty vuoden 2016 arviointikertomukseen sisältyvien huomautuksien johdosta. Tarkastuslautakunta merkitsee saadut vastineet tiedoksi sekä päättää asiasta johtuvista mahdollisista jatkotoimenpiteistä.
11 Mahdolliset muut asiat Kirkkonummen kunta Kokouskutsu 16 (16)