1 (5) VIESTINTÄSUUNNITELMA 2015 Viestintästrategian tarkoitus on tukea Konsulttinuorten toimintastrategiaa. Viestintästrategia laaditaan kolmeksi (3) vuodeksi kerrallaan. Viestintästrategiassa määritellään - viestinnän nykytilanne - viestinnän tavoitteet ja painopistealueet - viestinnän organisaatio yleisellä tasolla - kohderyhmät - sidosryhmät - viestinnässä käytettävät keinot ja viestintäkanavat Viestintäsuunnitelma on viestintästrategiassa määritellyn organisaation operatiivinen työkalu, joka laaditaan vuosittain. Viestintäsuunnitelmasta käy ilmi - tehtävät - organisaatio, vastuuhenkilöt, vastuualueet - onnistumisen mittaaminen
2 (5) VIESTINTÄSTRATEGIA VIESTINNÄN NYKYTILANNE Konsulttinuorten viestintä eri kohderyhmille käynnistettiin helmikuussa 2013. Sähköpostia käytetään Konsulttinuorten toiminnasta tiedottamiseen. Verkostolle on perustettu myös kotisivut ja Facebook-sivu, jota käytetään viestinnässä säännöllisesti. Verkostolle on luotu myös Twitter-tili, jota ei ole toistaiseksi käytetty viestinnässä. Vuosien 2013 ja 2014 aikana viestintä tavoitti hyvin Konsulttinuorten jäsenet, ja tapahtumat täyttyivät nopeasti etenkin loppuvuodesta 2014, kun jäsenmäärä kasvoi. Lisäksi useimmat työryhmän jäsenistä julkaisivat yritystensä Intrassa tai muussa kanavassa ilmoituksen Konsulttinuorista, mikä lisäsi tietoisuutta yrityksissä yhteisömme olemassaolosta. Lisää kehitettävää olisi muuan muassa toiminnasta ja tapahtumista tiedottamisessa somen kautta niille, jotka eivät vielä ole Konsulttinuorten jäseniä, sekä siinä kuinka tieto Konsulttinuorista saadaan välitettyä muihin SKOLin alaisiin yrityksiin. Vuoden 2013 viestinnässä jäsenille oli myös hetkittäin turhan pitkiä hiljaisia taukoja toistaiseksi vähäisten tapahtumien johdosta, mutta viestinnän määrä tulee lisääntymään toiminnan aktivoituessa. VIESTINNÄN TAVOITTEET JA PAINOPISTEALUEET Viestinnän tavoitteena on - Konsulttinuorten tunnettavuuden luominen - uusien jäsenten hankinta - nykyisten jäsenten sitouttaminen - tapahtumista tiedottaminen - verkostoituminen eri sidosryhmien kanssa - nuorten ammattilaisten ja opiskelijoiden uran edistäminen KOHDERYHMÄT Viestinnän kohderyhmät voidaan jakaa kahteen pääryhmään: 1) Nuoret konsultit, opiskelijat a. Konsulttinuorten henkilö- ja yritysjäsenet b. muut talonrakentamisen, infrarakentamisen ja teollisuuden aloilla toimivat nuoret konsultit c. ammattikorkeakoulut, yliopistot ja niiden opiskelijat 2) Yritykset ja yritysjohto a. SKOLin jäsenyritykset b. SKOLin sidosryhmiin kuuluvat yritykset (esim. tilaajat) c. Konsulttinuorten jäsenien yritykset (ei edellytä SKOLin jäsenyyttä) SIDOSRYHMÄT Viestinnän sidosryhmiä ovat - SKOL ry - Teknologiateollisuus ry - SKOL ry:n jäsenyritykset - eri konsulttitoimialojen yritykset - median ja alan julkaisujen edustajat
3 (5) VIESTINNÄN TOTEUTUS JA VIESTINTÄKANAVAT Viestintä toteutetaan käyttämällä hyväksi - kotisivuja - sosiaalista mediaa (Facebook, Twitter) - sähköpostia (kohde- ja sidosryhmien yritykset) - lehtiartikkeleita - tapahtumia - erikseen järjestettäviä tilaisuuksia (oppilaitokset) Eri toimialojen edustajilla on velvollisuus edistää viestintää informoimalla projektiryhmää / hallitusta omien toimialojensa viestintämahdollisuuksista sekä tapahtumista, joissa Konsulttinuorille voitaisiin luoda lisää näkyvyyttä.
4 (5) VIESTINTÄSUUNNITELMA TEHTÄVÄT VUODELLE 2015 - Ennen jokaista Konsulttinuorten järjestämää tapahtumaa pyritään ajoissa tavoittamaan kaikki Konsulttinuorten jäsenet. Lisäksi tarkoitus on tavoittaa henkilöt, jotka eivät vielä ole jäseniä, mutta voisivat olla kiinnostuneita tapahtumasta ja jäseneksi liittymisestä. Näiden tavoitteiden saavuttamiseksi käytetään viestintäkanavina sähköpostia, kotisivuja ja sosiaalista mediaa (some - Facebook-sivut sekä Twitter). - Tapahtuman ajankohdasta, paikasta ja teemasta pyritään tiedottamaan mahdollisimman aikaisin vaikka kaikista tapahtumaan liittyvistä yksityiskohdista ei olisikaan vielä päätetty. - Mahdollisuuksien mukaan käytetään Konsulttinuorten toiminnasta tiedottamiseen yritysten sisäistä viestintää. - Tiedottaminen somen kautta on vapaaluontoisempaa kuin sähköpostin ja kotisivujen kautta. Somessa tiedotteet pyritään pitämään lyhyinä. Tapahtuman aikaiseen tai jälkeiseen tiedotukseen somessa voidaan liittää myös kuvia tapahtumasta. Somessa tiedotetaan tapahtuman lähestyessä esimerkiksi vapaiden paikkojen olemassaolosta ja muista tapahtumaan liittyvistä ajankohtaisista aiheista. - Somessa voidaan myös viitata ajankohtaisiin artikkeleihin tai muiden tahojen järjestämiin tapahtumiin. - Sosiaalisen median mittarointi: seuraajamäärän kehitys sekä seuraajien omien verkostojen laajuus. ORGANISAATIO, VASTUUHENKILÖT JA VASTUUALUEET VUONNA 2015 Puheenjohtaja (Lauri Leikas): - Huolehtii siitä, että viestintä toteutuu ja on aktiivista - Tarkastaa olennaisimmat viestit ennen julkaisemista ja tarvittaessa kommentoi niitä Viestintävastaava (Jaak Kadak): - Viestinnän organisointi, yhteydenpidon sidosryhmien kanssa tukeminen - Tiedotteet (kotisivut, s-posti, some) - Mittarointi Työryhmä: - Erikseen määriteltävät tehtävät - Yksittäisen tapahtuman järjestäjä laatii tapahtuman viestintäehdotuksen ja esittää sen työryhmälle sähköpostilla tai työryhmän kokouksessa. Työryhmä tarvittaessa kommentoi ehdotusta tai hyväksyy sen. ONNISTUMISEN MITTAAMINEN Työryhmän kokoukset - Edellisen tapahtuman viestinnän onnistuminen käsitellään tapahtuman jälkeen pidettävässä työryhmän kokouksessa - Mahdolliset puutteet ja onnistumiset viestinnässä kirjataan pöytäkirjaan
5 (5) Viestintäsuunnitelma - Vuoden 2016 viestintäsuunnitelmaa laadittaessa käydään läpi kuluneen vuoden pöytäkirjat ja sekä kuullaan vuoden 2015 työryhmän kommentit viestinnän onnistumisesta. Esille tulleet asiat otetaan huomioon viestintäsuunnitelmassa ja tarvittaessa kirjataan ne mukaan suunnitelmaan Jäsenten kuuleminen - Sähköpostiin tuleva palaute - Keskustelu jäsenten kanssa tapahtumissa