Yhdistysopas Osa 4 / 4 PIIRI
2 SISÄLLYSLUETTELO Johdanto 2 Piiri on yhteistyöelin 1. Organisaatiomme rakenne ja resurssit 3 2. Piirin hallinto 3 3. Piirin tarkoitus ja toiminta säännöissä 4 4. Piiri yhdistystoiminnan tukijana 4 4.1. Koulutus ja opastus 4 4.2. Hiipuvat yhdistykset 4 4.3. Tiedonvälittäjänä liiton ja yhdistysten välillä 5 4.4. Lisäohjelmaa paikallisyhdistysten jäsenille 5 5. Piiri ja uudet yhdistykset 5 6. Piirin toiminnan rahoitus 5 7. Piirien välinen yhteistyö 7 8. Vastuuhenkilönä piirissä 7 Liitteet Esimerkkinä erään piirin toimenkuvat 8 Liiton, piiriyhdistysten ja paikallisyhdistysten vastuualueet -taulukko 11 6.5.2016 skk
3 Johdanto Piiri - yhdistysten verkosto Piirit ovat erilaisia Senioriliiton 15 piiriyhdistystä ovat rakenteeltaan ja toiminnaltaan erilaisia. Piirien jäsenyhdistysten määrä vaihtelee viidestä yli kahteenkymmeneen. Myös jäsenyhdistysten henkilöjäsenmäärissä on suuria eroja. Helsingin piiriä lukuun ottamatta samaan piiriin kuuluvat yhdistykset toimivat useamman kunnan alueella, ja niiden välimatkat toisiinsa vaihtelevat muutamasta kymmenestä muutamaan sataan kilometriin. Useimmat piireistä järjestävät säännöllisesti koulutusta yhdistystensä toimijoille, osalla on voimavaroja järjestää tapahtumia yhdistystensä henkilöjäsenille ja osassa on päädytty lähinnä pakollisista sääntömääräisyyksistä suoriutumiseen. Oiva työkalu vai turhake Aika ajoin kuulee kommentteja, jotka kyseenalaistavat piirien aseman liiton ja paikallisyhdistysten välissä: piirit koetaan turhana byrokratiana. Vaikka kyse on yksittäisistä näkemyksistä, niiden lisäksi on myös yhdistyksiä, joille piiri vain on ilman sen suurempaa merkitystä. Vaarana on, että jo olemassa olevat mahdollisuudet, yksi työkalu, jää hyödyntämättä. On ymmärrettävää, että piiri koetaan turhaksi rasitteeksi yhdistyksissä, joiden toimintaan se ei tuo selvää hyötyä. Syynä voi olla piirin yleinen passiivisuus tai yhdistyksen oma tilanne. Esimerkiksi pitkät matkat tapaamisiin koetaan liian rasittaviksi ja tehtävien hoito omassa yhdistyksessä vie jo riittävästi aikaa. Joskus myös yksittäisen suuren, vahvan yhdistyksen hallitsevaksi muodostunut asema piirissä saattaa viedä intoa muilta yhdistyksiltä. Yhdistykset avainasemassa Viime kädessä kyse on kuitenkin siitä, ettei kaikissa yhdistyksissä ole sisäistetty sitä, että yhdistykset yhdessä ovat piiri ja että sen tarkoitus on olla alueensa yhdistysten yhteinen työkalu ei rasite eikä erillinen, yhdistyksistä riippumaton organisaatio. Piirin onnistuminen tehtävässään riippuu siis sen muodostavista paikallisyhdistyksistä niiden kyvystä toimia yhdessä ja hyödyntää tätä yhteistyöelintä yhteiseksi hyväksi. Jos piiri tuntuu tarpeettomalta, olisi syytä avata keskustelu muiden piiriin kuuluvien - sekä oman yhdistyksen toimijoiden - kanssa siitä, miten piiri parhaiten hyödyttäisi kaikkia sen yhdistyksiä ja mitä itse kukin voisi asian eteen tehdä? 6.5.2016
4 Piiri on yhteistyöelin Valtakunnallisen liiton jäseniä ovat paikalliset yhdistykset ja alueelliset piirit. Kuten paikallisyhdistykset myös piirit ovat rekisteröityjä, juridisesti ja taloudellisesti itsenäisiä, yhdistyksiä. Kunkin piirin jäseniä ovat sen alueella toimivat paikallisyhdistykset. Itsenäisyydestään huolimatta piirien olemassaolon oikeutus ovat sen yhdistykset. Katso Senioripiirin säännöt. Jäsenyydet Piiri on kuin mikä tahansa yhdistys siinä mielessä, että se hoitaa hallintoaan ja talouttaan itsenäisesti ja se voi järjestää sääntömääräisten kokoustensa lisäksi myös muita tilaisuuksia. Piirin luottamushenkilöt ja muut toimijat ovat sen paikallisyhdistysten jäseniä. Liitto, piiri ja yhdistys vastaavat toiminnastaan henkilöjäsenille yhdistystaso suoraan ja liitto- ja piiritaso lähinnä henkilöjäsenten valitsemien edustajien välityksellä. Kaiken toiminnan tavoitteena ja onnistumisen mittarina on ensisijaisesti henkilöjäsenten tyytyväisyys. 1. Organisaatiomme rakenne ja resurssit Senioriliitto muodostuu 162 yhdistyksestä ja 15 piiristä. Toiminnan suuntaviivoista ja linjauksista vastaavat liittokokous, liiton valtuusto ja hallitus. Liittotasolla käytännön asioista huolehtii liiton toimisto, jossa työskentelee kolme palkattua toimihenkilöä. Liiton todelliset resurssit siis löytyvät yhdistyksistä ja piireistä: monet jäsenistä ovat jo työelämässään toimineet vastuullisissa tehtävissä. Koska yhdistykset ja piirit sekä liiton päätäntä- ja toimeenpanovaltaa harjoittavat elimet toimivat jäsenten voimin, Senioriliiton voidaan hyvällä omallatunnolla sanoa olevan aitoa vertais- ja kansalaistoimintaa. Piireissä tavallisimmat tehtävänimikkeet puheenjohtajan varapuheenjohtajan sihteerin ja taloudenhoitajan lisäksi ovat verkkosivuvastaava koulutusvastaava tiedottaja matkavastaava ja kerhovastaava. Piirin ja sen yhdistysten tarpeet määrittävät, onko syytä nimetä vastuuhenkilöitä muillekin tehtäväalueille. 2. Piirin hallinto Piirin hallituksessa on puheenjohtajan lisäksi 5-14 jäsentä. Piireissä, joissa on huomattavasti enemmän jäsenyhdistyksiä kuin 14, piiri on jaettu alueisiin, jolloin useammalla yhdistyksellä on yhteinen edustaja hallituksessa. Piireissä, joissa hallituksen jäsenten enimmäismäärä ylittyy vain muutamalla yhdistyksellä, voi olla esimerkiksi kiertävä äänioikeudettomuus läsnäolo- ja puheoikeudella. Kuten paikallisyhdistyksissä, olisi suotavaa, että kullekin hallituksen jäsenelle nimettäisiin oma tehtäväalue. Hallituksen avuksi voidaan perustaa myös pysyviä ja määräaikaisia työryhmiä/toimikuntia. Piirin tärkein päätöselin on sen sääntömääräiset kevät- ja syyskokous. Kevätkokous mm. valitsee ehdokkaat liiton valtuustoon ja hallitukseen sekä piirin edustajat liittokokoukseen. Huomaa ero ehdokkaan ja edustajan välillä: piirillä on edustajansa vain liittokokouksessa, valtuustoon ja hallitukseen valitut eivät edusta yksittäistä piiriä vaan huolehtivat liiton edusta kokonaisuutena. Sääntömääräiset kokoukset on ajoitettu niin, että yhdistykset ehtivät pitää omat kokouksensa ennen piirin kokouksia: Yhdistyksen kevätkokous viimeistään 15. maaliskuuta Piirin kevätkokous viimeistään 15. huhtikuuta Yhdistyksen syyskokous viimeistään 15. marraskuuta Piirin syyskokous viimeistään 30. marraskuuta Esimerkiksi yhdistyksen syyskokous nimeää ehdokkaansa piirin hallitukseen, jonka jäsenet valitaan piirin syyskokouksessa. Kevätkokous valitsee liiton ja piirin kokouksiin äänivaltaiset edustajat liiton ja piirin sääntöjen mukaisesti. 4.5.2016
5 3. Piirin tarkoitus ja toiminta säännöissä Sääntöjensä mukaan piirin tarkoitus - miksi se on olemassa - on muun muassa toimia jäsenyhdistystensä ja liiton yhdyssiteenä sekä tukea jäsenyhdistystensä toimintaa. Sen toiminnaksi - miten se toteuttaa tarkoitustaan - säännöt määrittelevät muun muassa erilaisten tilaisuuksien järjestämisen, jäsenistön ohjaamisen ja kouluttamisen sekä aloitteiden tekemisen ja lausuntojen antamisen liitolle jäsenkuntaansa koskevissa asioissa. Piirit järjestivät vuonna 2013 Koulutustilaisuuksia 1-9 Muita tapahtumia 1-8 Hallituksen kokouksia 3-11 - Luvut ovat vuodesta toiseen pysyneet kutakuinkin samoina. Lisäksi piirit osallistuvat mahdollisuuksiensa mukaan alueelliseen edunvalvontatyöskentelyyn yhdessä muiden eläkeläisjärjestöjen kanssa. 4. Piiri yhdistystoiminnan tukijana Piirin ensisijainen tehtävä on yhdistystensä toiminnan tukeminen. Käytännössä tämä tavallisesti tarkoittaa yhdistystoimijoiden koulutusta ja opastusta, mutta voimavaroja omaava piiri voi tehdä muutakin jäsenyhdistystensä eteen. 4.1. Koulutus ja opastus Koulutustilaisuuksilla on tiedon välittämisen lisäksi merkittävä sosiaalinen puoli: toimijat pääsevät vaihtamaan ajatuksiaan ja purkamaan tuntemuksiaan samojen asioiden parissa työskentelevien kanssa ja tilaisuuden järjestämällä osoitetaan arvostusta vapaaehtoisten työtä kohtaan. Kuulemalla jäsenyhdistyksiä piirillä on mahdollisuus saada ensikäden tietoa siitä, millaista koulutusta yhdistystasolla kulloinkin kaivataan. Koulutusta ei kannata järjestää vain järjestämisen vuoksi. Osa piireissä nimetyistä vastuuhenkilöistä on sellaisia, jotka jo vakiintuneen käytännön perusteella kutsuvat koolle yhdistysten vastaavia tehtäviä hoitavia henkilöitä, pitävät heihin yhteyttä ja opastavat vertaisperiaatteella. Tällaisia ovat mm. verkkosivu-, muistikerho- ja matkavastaavat. Aika ajoin olisi kuitenkin hyvä huomioida muidenkin toimijaryhmien olemassaolo. On myös muistettava, että osallistuminen liiton piirien vastuuhenkilöille järjestämiin tilaisuuksiin edellyttää osanottajilta tiedon viemistä eteenpäin yhdistystasolle. Piirit ovat järjestäneet koulutusta muun muassa seuraaville toimijaryhmille: Puheenjohtajat Sihteerit Taloudenhoitajat Jäsenrekisterinhoitajat Kerhonvetäjät Muistikerhonvetäjät Verkkosivujen päivittäjät Toimihenkilöt (yleisesti) Uudet jäsenet Yhdistysten hallitusten uudet jäsenet Vinkkejä koulutuksen sisältöön löytyy esimerkiksi käymällä läpi Yhdistysoppaan sisällysluetteloa. 4.2. Hiipuvat yhdistykset Piirin tapaamisissa on mahdollista kuulostella ja kartoittaa yhdistysten toiminnan tilaa. Seurattavia asioita ovat erityisesti uusien jäsenten määrä ja toiminnan aktiivisuus. Piirit saavat myös yhdistysten toimintatilastot kunkin vuoden tammikuussa. Piirin puitteissa voidaan yhdessä pohtia, millaiset toimet Olipa kerran yhdistys, joka oli pulassa, kun kukaan jäsenistä ei suostunut puheenjohtajaksi. Yllättäen toisesta, samaan piiriin kuuluvasta yhdistyksestä apuun tuli tarmokas henkilö, ryhtyi toistaiseksi puheenjohtajaksi ja puhalsi yhdistykseen uutta henkeä. (Tämä ei ollut satua.) 4.5.2016
6 sopisivat hiipumisvaarassa olevalle yhdistykselle. Esimerkiksi jäsenhankinta mielessä järjestetyn yleisötapahtuman vieminen paikkakunnalle näkyvyyttä lisäämään on yksi keino. Tämän tulisi kuitenkin tapahtua hienovaraisesti yhdistystä ja sen toimijoita kunnioittavassa hengessä - erityisesti jos tällainen yhteissuunnittelu ei ole jo osa piirin toimintakulttuuria. 4.3. Tiedonvälittäjänä liiton ja yhdistysten välillä Nykyään liitto tavoittaa paikallisyhdistykset sähköisesti, joten piiriä ei enää tarvita sähköisessä muodossa olevan tiedon välittäjänä. Poikkeuksellisesti piiri voi kuitenkin toimia yhdistystoimijoiden kokoonkutsujana liiton pyynnöstä. Esimerkkinä tällaisesta on sääntömuutosprosessi vuonna 2015, jolloin rekisteröintikoulutus järjestettiin piireittäin. Liitto saattaa myös kysyä piiritason toimijoilta kokonaisnäkemystä yhdistyksiä koskevissa asioissa. 4.4. Lisäohjelmaa paikallisyhdistysten jäsenille Mikäli voimavaroja ja intoa riittää, voi piiri järjestää nimissään erilaisia tapahtumia, matkoja, retkiä ja jopa koulutusta henkilöjäsenille (nk. rivijäsenille). Toki vaikkapa matkojen järjestäminenkin voidaan katsoa yhdistysten tukemiseksi. Näin varsinkin, jos piiriin kuuluu pieniä yhdistyksiä, joiden resurssit eivät riitä niiden järjestämiseen. Tällä saattaa olla merkitystä jäsenhankinnan kannalta, sillä mahdollisuus osallistua piirin matkoille on paikallisyhdistyksen jäsenyyteen liittyvä etu. Piirit kierrättävät joitain vakiintuneita tapahtumiaan kuten kirkkopyhiä tai kesäpäiviä yhdistyksestä toiseen, mikä rikastuttaa järjestelyvuorossa olevan yhdistyksen arkea. Piirin ei kuitenkaan tulisi - ei matkoissa kuin muussakaan - kilpailla paikallisyhdistysten kanssa vaan ainoastaan tuottaa tarpeen vaatiessa lisätarjontaa yhdistystensä jäsenille. Yhdistyksen voivat hakea järjestelyvastuuta vuosittain järjestettäviin liiton golf- ja keilailukisoihin. Piiri sen sijaan voi hakea järjestelyvastuuta joka kolmas vuosi pidettävään liittokokoukseen. 5. Piiri ja uudet yhdistykset Piirillä on hyvät mahdollisuudet edesauttaa uusien yhdistysten syntymistä alueellaan toimijoidensa verkostoja hyödyntäen. Piirin puitteissa useimmiten joku tuntee sopivia henkilöitä paikkakunnilta, joissa ei ole vielä yhdistystä. Toiminnan alkuun saattamisessa piirin apu on varmasti tervetullutta aloittelevassa yhdistyksessä. 6. Piirin toiminnan rahoitus Säännöt määrittelevät piirin varainhankintamahdollisuudet melko laajoiksi, mutta käytännössä piirien tulolähteet rajoittuvat muutamaan vakiintuneeseen. Piirien vakain tulolähde on liiton paikallisyhdistyksiltä perimästä jäsenmaksusta suoritettava jäsenmaksuosuus. Esite yhdistyksen perustamisesta materiaalipankissa. 4.5.2016
7 Liiton valtuusto vahvistaa osuuden vuosittain. Vuonna 2016 se määräytyi piirin koon mukaan seuraavasti: enintään 1 000 jäsentä 1,65 euroa 1 001-2 000 jäsentä 1,50 euroa yli 2 000 jäsentä 1,40 euroa piirin paikallisyhdistysten jäsentä kohden. Maksuperusteena on yhdistysten jäsenmäärä joulukuun viimeisenä päivänä. Piiripalautus maksetaan, kun kaikki piirin jäsenyhdistykset ovat maksaneet oman jäsenmaksunsa liitolle. Saamansa jäsenmaksuosuuden vuoksi piirit eivät peri jäsenmaksua suoraan omilta jäsenyhdistyksiltään. Kansalliselta Sivistysliitolta anottava valtionapu, nk. Kansiotuki, saattaa olla piirille jopa merkittävämpi kuin liiton kautta tuleva jäsenmaksuosuus. Piiri voi hakea avustusta opinnollisia tavoitteita sisältäviin tilaisuuksiinsa. Anomus tehdään tukivuotta edeltävän vuoden lopulla omaan koulutussuunnitemaan pohjaten. Yksi kurssitunti on 45 minuuttia ja esimerkiksi vuonna 2016 tuki on 20 euroa / kurssitunti. Tuki maksetaan takautuvasti vuoden lopussa asianmukaista tilitystä ja todellisia kuluja vastaan. Esimerkki erään Senioripiirin kurssitunneista: TOTEUTUNUT 2015 - tuntihinta 16 euroa Myönnetyt tunnit Käytetyt tunnit Tulos tunnit Myönnetyt Käytetyt 199 500-301 3 184,00 3 184,00 EHDOTUS vuodelle 2016 - tuntihinta 20 euroa Tunnit 182 3 640,00 Vuoden 2015 opintotoimintaan piiri sai siis valtionapua 3 184 euroa (199 tuntia x 16 euroa). Piirin käyttämät tunnit vaikuttavat seuraavana vuonna myönnettävien tuntien määrään. Jos piiri olisi esimerkiksi alittanut myönnettyjen tuntien määrän reippaasti, todennäköisesti sille olisi merkitty vuodelle 2016 vähemmän tunteja. Kaikki Senioripiirit ovat Kansallisen Sivistysliiton jäseniä. Lisätietoja Kansion tuista saa ottamalla suoraan yhteyttä Kansallisen Sivistysliiton opintokeskukseen. Osassa piirin järjestämissä tilaisuuksissa voi olla osanottomaksu. Pääasiassa osanottomaksut ovat olleet lähinnä nimellisiä tai osittaisia, ja niitä on käytetty kattamaan kuluja. Myös tilaisuuden luonne määrittää sen, millaista osanottomaksua on sopivaa periä tai voiko sitä periä ollenkaan. Piiri huomioi jäsenyhdistystensä usein hyvinkin rajalliset taloudelliset resurssit. Karkeasti jaoteltuna voisi sanoa, että suoraan henkilöjäsenille järjestetyissä tilaisuuksissa on osanottomaksu esimerkiksi tietotekniikkakoulutus, retket - kun taas toiminnan kannalta välttämättömissä toimihenkilökoulutuksissa harvemmin ainakaan täysimääräisenä suhteessa kokonaiskuluihin. 4.5.2016
8 Hyvin perusteltuihin hankkeisiin piirit voivat joinain vuosina myös hakea taloudellista tukea Kansalliselta seniorisäätiöltä. Koulutukseen käytettävät tilat ovat yksi mahdollinen säästökohde. Jotkin ravitsemusliikkeet esimerkiksi antavat kokoustilojaan käyttöön vastineeksi siitä, että osanottajat lounastavat paikan päällä. - Kuten kaikessa taloudellisessa toiminnassa, myös menojen täytyy olla järkeviä, perusteltuja ja suhteessa tuloihin. 7. Piirien välinen yhteistyö Monet piireistä järjestävät yhteisiä tapahtumia. Järjestelyvastuu kiertää vuosittain. Kyseessä voi olla esimerkiksi henkilöjäsenille suunnattu retki tai yhdistystoimijoille järjestetty koulutus. Näin järjestelyt eivät rasita aina samoja tahoja ja tapahtumapaikkojen vaihtuessa osallistujat pääsevät tutustumaan uusiin kohteisiin. 8. Vastuuhenkilönä piirissä Usein piirissä tiettyä tehtävää hoitava toimii myös yhdistysten vastaavassa tehtävässä toimivien ensisijaisena yhteys- ja tukihenkilönä. Tavallista tämä on silloin, kun kyse on jäsenrekisteristä, matkoista, kerhoista tai verkkosivuista. Olisi suotavaa, että muitakin vastuuhenkilöitä kannustettaisiin toimimaan yhdistysten suuntaan. Näin yhdistyksissä usein yksin tehtävästä vastaavat eivät jäisi ilman vertaistukea. Piirin vastuuhenkilön ei tarvitse ottaa kouluttajan roolia, jos se ei tunnut hänestä luontevalta. Yhteisissä tapaamisissa samassa tehtävässä toimivat useimmiten jakavat käytännön vinkkejä keskenään ja piirin vastuuhenkilölle jää lähinnä rooli koollekutsujana, tilaisuuden sisällön suunnittelijana ja keskustelun ohjaajana. Vastuuhenkilöksi nimetyltäkin into toimia tukihenkilönä lopahtaa nopeasti, jos kukaan ei koskaan kysy häneltä mitään ja hänet ohitetaan kerta toisensa jälkeen. Joskus yhdistyksissä ei tosin edes tiedetä, että omasta piiristä löytyisi henkilö, joka opastaisi mielellään omaa vastuualuettaan koskevissa asioissa. 4.5.2016
9 Esimerkkinä erään piirin toimenkuvat Puheenjohtaja Yleistä Vastaa piiriyhdistyksen sääntöjen mukaisesta toiminnasta ja toiminnan laillisuusvalvonnasta. Huolehtii piirikokousten päätösten toteutumisesta. Koordinoi piirin toimintaa. Edustaa yhdistystä. kutsuu koolle hallituksen kokoukset ja toimii niiden puheenjohtajana toimittaa sihteerille kokouksien asialistaehdotukset vastaa muutosilmoituksen toimittamisesta yhdistysrekisteriin laatii vuosittain toimintaesitteen yhdessä tiedottajan kanssa toimii piiriyhdistyksen nimenkirjoittajana tekee aloitteita piiriyhdistyksen toiminnan parantamiseksi ja ilmenneiden epäkohtien korjaamiseksi on yhteydessä piirin muihin toimihenkilöihin ja auttaa heitä oman tehtäväsektorinsa hoitamisessa pitää yhteyttä liittoon ja osallistuu sen järjestämiin tilaisuuksiin ja koulutuksiin osallistuu kutsuttuna jäsenyhdistysten tilaisuuksiin ja tukee niiden toimintaa on mukana eläkeläispiiriyhdistysten neuvottelukunnassa suunnittelee yhdessä koulutussihteerin kanssa piirihallituksen suunnittelupäivän on työvaliokunnan puheenjohtaja Varapuheenjohtaja Yleistä Toimii puheenjohtajan sijaisena. toimii piiriyhdistyksen nimenkirjoittajana seuraa jäsenyhdistysten toimintaa ja osallistuu kutsuttuna niiden tilaisuuksiin on mukana eläkeläispiiriyhdistysten neuvottelukunnassa osallistuu piirin järjestämiin tilaisuuksiin hoitaa tarvittaessa myös muita projektiluonteisia tehtäviä osallistuu liiton järjestämään koulutukseen on työvaliokunnan jäsen Sihteeri Yleistä Toimii hallituksen sihteerinä. Voi olla hallituksen jäsen tai sen ulkopuolelta. valmistelee piirihallituksen kokouksissa esille tulevat asiat yhdessä puheenjohtajan kanssa huolehtii esityslistojen oikea-aikaisesta postituksesta pitää pöytäkirjaa hallituksen kokouksissa huolehtii pöytäkirjojen jakelusta hallituksen jäsenille ja yhdistyksille valmistelee ja kokoaa kevät- ja syyskokouksien aineiston, postittaa kokouskutsut on yhteydessä piirikokousta järjestävään yhdistykseen pitää toimintatilastoja laatii ehdotukset toimintakertomukseksi ja seuraavan vuoden toimintasuunnitelmaksi hoitaa piirin kirjeenvaihdon ja laatii tarvittavat asiakirjat panee täytäntöön hallituksen päätökset vastaanottaa ansiomerkkihakemukset ja osallistuu niiden käsittelyyn/hyväksyntään hoitaa piirin rekisteriasiat, arkiston jne. on yhdyssiteenä piirin yhdistyksiin toiminnallisissa asioissa tekee määräaikaisilmoitukset ja laatii tilastot liitolle seuraa jäsenyhdistysten toimintatilastojen toimittamista pitää luetteloa ansiomerkeistä ja merkkipäivistä hoitaa tarvittaessa myös muita projektiluonteisia tehtäviä toimii piiriyhdistyksen nimenkirjoittajana osallistuu liiton järjestämään koulutukseen on työvaliokunnan jäsen ja pitää sen kokouksista pöytäkirjaa vastaanottaa piirille osoitetun postin Jokaisella toimihenkilöllä on yksilöllinen tapansa toimia. Uuden toimihenkilön ei odoteta osaavan heti kaikkea. Kokemuksen karttuessa toimihenkilö voi luovasti kehittää toimintaansa ilman, että työ kävisi liian raskaaksi. Piirien vastuuhenkilöiden määrä ja toimintamallit vaihtelevat, joten kukin piiri laatii itselleen tarkoituksenmukaiset toimenkuvat. Taloudenhoitaja Yleistä Hoitaa piirin taloutta ja laillisuusvalvontaa vastaa piiriyhdistyksen kirjanpidosta sekä tilinpäätöksen laadinnasta ja esittelemisestä hallitukselle laatii ehdotuksen seuraavan vuoden talousarvioksi hallituksen käsittelyä varten toimii piiriyhdistyksen nimenkirjoittajana tallettaa piirin varat ja hoitaa muuta omaisuutta huolehtii piirin saatavien perimisestä huolehtii laskujen maksamisesta valvoo jäsenyhdistysten jäsenmaksun maksamista hoitaa tarvittaessa myös muita esim. projektiluonteisia tehtäviä osallistuu liiton järjestämään koulutukseen on työvaliokunnan jäsen 4.5.2016
Tiedottaja Yleistä Tiedottamisesta vastaa piirin hallitus. Se voi valita tiedottajan hallituksesta tai sen ulkopuolelta. Sisäinen tiedottaminen huolehtii liitosta tulleen materiaalin jakamisesta edelleen yhdistyksille huolehtii piirin tapahtumakalenterin jakamisesta yhdistyksille huolehtii tapahtumakalenterin päivityksestä yhdessä hallituksen kanssa laatii vuosittain toimintaesitteen yhdessä puheenjohtajan kanssa toimittaa verkkosivuvastaavalle tietoa piirin toiminnasta yhdessä sihteerin ja puheenjohtajan kanssa jakaa hallituksen laatimat tiedotteet yhdistyksille pitää yllä luetteloa yhdistysten puheenjohtajista, sihteereistä, tiedottajista ja verkkosivupäivittäjistä Ulkoinen tiedottaminen laatii artikkeleita ja piirin toimintaa esitteleviä kirjoituksia järjestölehti Patinaan ja sanomalehtiin laatii tarvittaessa lehdistötiedotteita hallituksen ohjeiden mukaan Muuta osallistuu hallituksen kokouksiin ja muihin hallituksen osoittamiin tilaisuuksiin osallistuu tiedottajille järjestettyyn koulutukseen hoitaa tarvittaessa myös muita projektiluonteisia tehtäviä Verkkosivuvastaava Yleistä Piirihallitus vastaa verkkosivuista. Se valitsee sivuille hoitajan ja huolehtii hänen koulutuksestaan. laatii piirille omat verkkosivut liiton ohjeiden ja hyväksytyn formaatin mukaisesti lisää ja poistaa sivujen aineistoa hänelle toimitetun materiaalin mukaisesti huolehtii, että sivut täyttävät lain ja tietosuojan vaatimukset huolehtii, että sivut ovat hyvän maun mukaiset toimittaa vastaanotetun palautteen asianomaiseen osoitteeseen ja vastata siihen tarvittaessa kerää ja säilyttää tiedot yhdistysten verkkosivujen päivittäjistä päivittää sivut säännöllisesti osallistuu järjestettyyn koulutukseen järjestää koulutusta yhdistysten verkkosivujen päivittäjille itsenäisesti tai liiton kanssa osallistuu hallituksen kokouksiin hoitaa tarvittaessa myös muita projektiluonteisia tehtäviä 10 Koulutussihteeri Yleistä Koulutussihteeri toimii piirin koulutustoiminnan vetäjänä, järjestää piirin jäsenille koulutustilaisuuksia ja tiedottaa niistä. Koulutussihteeri pitää yhteyttä Kansioon, liittoon ja yhdistyksiin. Koulutussihteeri voi olla hallituksen jäsen tai sen ulkopuolelta. laatii yhdessä piirin hallituksen ja puheenjohtajan kanssa koulutussuunnitelman huomioiden jäsenten toiveet ja tarpeet laatii koulutussuunnitelmaan kustannusarvion ja lähettää sen Kansioon laatii koulutuspäivien ohjelman ja lähettää sen yhdistyksille varaa koulutuspaikat, luennoitsijat, kahvitukset ja ruokailut tekee Kansioon tilitykset tarkistaa laskut antaa palautetta hallitukselle suorittaa tiedusteluja jäsenistön keskuudessa koulutustarpeesta ja aktivoi jäsenistöä koulutukseen suunnittelee yhdessä puheenjohtajan kanssa piirihallituksen suunnittelupäivän on työvaliokunnan jäsen osallistuu liiton järjestämään koulutukseen hoitaa tarvittaessa myös muita projektiluonteisia tehtäviä Muistikerhovastaava Yleistä Aktivoida yhdistyksiä muistikerhon ylläpitämiseen pitää yhteyttä yhdistysten muistikerhojen vetäjiin rohkaisee yhdistyksiä perustamaan muistikerhon, ellei sellaista yhdistyksessä ole tarvittaessa/haluttaessa vierailee muistikerhoissa tukee kerhotuntiohjelmien ja tehtävien laatimisessa (kierrätys) järjestää kerran vuodessa muistikerhojen vetäjille tapaamisen Hallituksen jäsen Yleistä Toimii alueensa edustajana piirihallituksessa on yhteydessä oman alueensa jäsenyhdistyksiin ja osallistuu niiden kokouksiin tekee aloitteita toiminnan kehittämiseksi osallistuu piirin järjestämiin tilaisuuksiin hoitaa tarvittaessa myös muita projektiluonteisia tehtäviä osallistuu liiton järjestämään koulutukseen 4.5.2016
11 Liiton, piiriyhdistysten ja paikallisyhdistyksen vastuualueet 1 Liitto Piiri Yhdistys Yleinen päätöksenteko Yhdistyslain lähtökohtana jäsenten tasavertaisuus. Jäseninä yhdistykset ja piirit käyttävät päätösvaltaansa suoraan liiton korkeinta päätösvaltaa edustavassa, kolmen vuoden välein järjestettävässä liittokokouksessa. Edustuksellisesti: Vaikka käytännössä valtuustossa on edustaja kaikista piireistä, sen jäsenet harjoittavat liittokokouksen valtuuttamana päätösvaltaansa koko organisaation etua ajatellen. Toimeenpanovallan omaavassa liiton hallituksessa ei ole edustusta yksittäisillä piireillä. Jäseninä yhdistykset käyttävät päätösvaltaansa vuosittain syys- ja kevätkokouksessa. Hallitus toimii tasapuolisesti kaikkien piiriin kuuluvien yhdistysten eduksi niiden kokoon tai edustajamäärään katsomatta. Jäseninä henkilöt käyttävät päätösvaltaansa vuosittain syys- ja kevätkokouksessa. Hallitus toimii jäsenten toiveiden ja yhdistyksen edun mukaisesti. Jäsenyys hallituksessa on tehtävä, ei asema. Ihanteellisinta olisi, jos kullekin hallituksen jäsenelle löytyisi vastuualue. Hallitusten tulee kuulla tasapuolisesti jäseniään ja toimia sääntöjen ja yhdistyslain hengessä. Eri tehtäviin valittavien valintaperiaatteista olisi hyvä käydä keskustelua hyvissä ajoin ennen valintoja. Talous Vastaa liiton taloudesta Jäsenmaksut, RAY:n tuki, muu varainhankinta Vastaa piirin taloudesta Omaehtoinen varainhankinta - Katso säännöt. Vastaa yhdistyksen taloudesta Omaehtoinen varainhankinta - Katso säännöt. Tapoja tukea yhdistysten toimintaa mm. jäsenlehti, verkkosivut, sähköinen jäsenrekisteriohjelma, nk. Piirien jäsenmaksuosuudet (nk. piiripalautukset) Liiton kautta tuleva jäsenmaksuosuus Kansion kautta haettava valtionapu (etukäteen haettava, koulutussuunnitelmaan pohjautuva) Jäsenmaksut Huom. Liitto tukee yhdistysten varainhankintaa tarjoamalla yhdistyksille mahdollisuutta tilata liiton onnittelu- ja suruadresseja myyntiin. Jäsenmaksut: Paikallisyhdistykset maksavat jäsenmaksua liitolle. Jäsenmaksu määräytyy edellisvuoden viimeisen päivän jäsenmäärän mukaan. Liitto palauttaa nk. piiripalautuksina piireille tietyn osan yhdistysten maksamista jäsenmaksuista. Jäsenmaksun ja piiripalautusten määrä vahvistetaan vuosittain valtuuston syyskokouksessa. Jäsenrekisteri Piiri- ja paikallisyhdistyksistä Ajantasainen yhdistysluettelo löytyy liiton verkkosivuilta sivulta Jäsenyhdistykset. Paikallisyhdistyksistä Ajantasainen luettelo jäsenyhdistyksistä löytyy piirin verkkosivuilta sivulta Jäsenyhdistykset. Henkilöjäsenistä Sähköinen jäsenrekisteri, jossa olevien jäsentietojen ajantasaisuudesta ja oikeellisuudesta yhdistys vastaa. Toimii jäsenlehden toimitusosoitteistona. Jäsenluettelo henkilöjäsenistä ei ole julkista tietoa.
12 Liiton, piiriyhdistysten ja paikallisyhdistyksen vastuualueet 2 Liitto Piiri Yhdistys Edunvalvonta Valtakunnallinen Alueellinen Paikallinen Tiedotus Liittotason asiat Hallituksen puheenjohtaja ja toiminnanjohtaja kommentoivat liiton asioita ulospäin. Liiton toimisto tiedottaa käytännön asioista suoraan yhdistyksille sähköpostitse. Yksittäisille toimijaryhmille lähetettävät viestit lähetetään pääsääntöisesti yhdistysten omiin sähköpostiosoitteisiin, josta yhdistykset välittävät ne eteenpäin asianomaisille. Liitto myös tallentaa yhdistyksiä koskevia tiedotteitaan verkkosivuillaan olevaan työryhmätilaan. Liitto voi harkiten lähettää sähköpostia jäsenrekisteriohjelman kautta suoraan henkilöjäsenille. Tällöin kartoitetaan myös sähköpostiosoitteiden määrää. Pääasiallinen tiedotuskanava on jäsenlehti Patina. Piiritason asiat Hallitus sopii keskuudessaan, ketkä puhuvat piirin nimissä, ja miten ja milloin se tapahtuu. Piiri päättää resurssiensa ja asioiden luonteen mukaan, tiedottaako se sähköpostitse suoraan toimijoiden henkilökohtaisiin osoitteisiin vai keskitetysti yhdistysten osoitteisiin.* Kaikilla piireillä on omat verkkosivut, joiden sisällössä ja ulkoasussa noudatetaan liiton ohjeistusta. *Jotkin piireistä ovat siirtyneet käyttämään kokonaan yhdistysten sähköpostiosoitteita, jolloin yhdistyksen sähköpostista vastaava välittää viestit asianomaisille. Yhdistystason asiat Hallituksen vastuulla on, että toimijat ja jäsenet osaavat kertoa sovitun linjan mukaisesti yhdistyksen toiminnasta ja jäsenyydestä yhdistyksessä. Kaikilla yhdistyksillä omat verkkosivut, joiden sisällössä ja ulkoasussa noudatetaan liiton ohjeistusta. Yhdistyksillä on mahdollisuus hyödyntää omaa sähköistä jäsenrekisteriään lähettäessään toimintaansa koskevaa sähköpostia jäsenilleen. Liiton tilaisuudet: osaksi yhdistyksen ja piirin omaa ohjelmaa ainoastaan kaikille jäsenille avoimet tilaisuudet (esim. liittokokous, golf- ja keilailukilpailut), mutta vain mainintana toimintakalenterissa ja linkkinä liiton sivuille. Liitto vastaa tällaisten tapahtumien yksityiskohtaisemmasta tiedottamisesta. Internetissäkin olevat tiedot ovat ajantasaisia, kun ne luetaan järjestävän tahon verkkosivuilta. Myös liiton nimissä olevia matkoja voi hyödyntää oman tarjonnan monipuolistamiseen. Yksittäisiä toimijoita koskevia liiton tilaisuuksia ei julkaista verkkosivuilla väärinkäsitysten välttämiseksi. Piireille tiedotetaan tilaisuuksista sähköpostitse. Hallitukset seuraavat mm. piirinsä ja yhdistystensä verkkosivuilla tapahtuvaa tiedotusta. Liitto, piirit tai yhdistykset eivät tue puoluepoliittista tai kaupallista toimintaa. Esimerkiksi matkojen kohdalla vastuullinen matkatoimisto ei esiinny matkanjärjestäjänä ja kokoonkutsujana. Mm. kaikkia koskevat graafinen ohjeistus ja verkkosivuohjeet löytyvät työryhmätilasta liiton sivuilta.
13 Liiton, piiriyhdistysten ja paikallisyhdistyksen vastuualueet 3 Liitto Piiri Yhdistys Koulutus ja opastus erityisesti sääntömääräisissä asioissa Koulutuspäivät piirien vastuuhenkilöille tarpeen mukaan Neuvonta piireille ja yhdistyksille Mm. työryhmätila, yhdistysopas Piirien pyynnöstä materiaalia käytettäväksi piirien omissa tilaisuuksissa Yhdistysten toimihenkilöille oman koulutussuunnitelmansa mukaisesti Piirikohtaisesti mahdollisesti myös koulutuspäivien ulkopuolista opastusta yhdistysten vastaaville toimijoille. Kyseessä tällöin yleensä verkkosivut ja jäsenrekisteri. Haluttaessa esim. harrastekerhona Henkilöjäsenten palvelu Opastus yhdistystä valittaessa Uuden jäsenen kirje Jäsenlehti Patinan toimittaminen yhdistyksen jäsenrekisteriin merkittyyn osoitteeseen Liiton nimissä olevat henkilöjäsenille suunnatut tapahtumat Osa piirin tapahtumista voi olla henkilöjäsenille suunnattuja. Koulutuksen ja tapahtumien järjestäminen nk. rivijäsenille riippuu piirin resursseista ja tapahtumien tarpeellisuudesta esim. osana yhdistystoiminnan tukemista. Erityisesti pienet yhdistykset voivat hyötyä piirin järjestämästä lisätarjonnasta. Kaikki jäsenyyteen liittyvät asiat, muun muassa: Toimintamahdollisuuksien tarjoaminen resurssien ja jäsenten toiveiden mukaisesti (tapaamiset, kerhot, retket, matkat, osallistuminen ) Jäsenrekisterin ylläpito Opastus jäsenten oikeuksista ja velvollisuuksista Vapaa-ajan toiminta Liiton nimissä olevat matkat Tarpeen ja resurssien mukaan Resurssien ja tarpeen mukaan tietotekniikka, kerhonvetäjät Toiminnan seuranta oman toiminnan lisäksi Yhdistysten ja piirien toimintatietolomakkeet Piirien verkkosivut Kyselyt henkilöjäsenille ja yhdistyksille Yhdistysten toimintatietolomakkeet Yhdistysten verkkosivut Piirin tietoisena pitäminen toiminnassa tapahtuvista olennaisista muutoksista (esim. lakkauttamisuhka) Jäsenhankinta Valtakunnallinen näkyvyys Materiaalin toimitus piirien ja yhdistysten yleisötapahtumiin Alueellinen näkyvyys Edustaa tarvittaessa liittoa esim. suuremmilla messuilla. Paikallinen näkyvyys Liiton toimistosta on mahdollisuus tilata yleisötilaisuuksiin jäsenlehteä (tilaus ajoissa ennen tarvittavan numeron painopäivää), kirjanmerkkiä ja liiton esitettä. Jokaiselle piirille on toimitettu piirin ja sen yhdistysten käyttöön mainosteline (roll-up) ja yhdistyksille nk. bussijuliste.
14 Liiton, piiriyhdistysten ja paikallisyhdistyksen vastuualueet 4 Liitto Piiri Yhdistys Uusien yhdistysten perustaminen Perustamisohjeet ja starttiraha Mahdollisten yhdistyspaikkakuntien kartoitus ja opastus alkuun pääsemiseksi resurssien mukaan. Arkistointi, historiatiedot Liiton tuottama materiaali Piirin tuottama materiaali Yhdistyksen tuottama materiaali Toimintatilastolomakkeita säilytetään vuosi, vain niistä tehdyt yhteenvedot arkistoidaan. Ansiomerkkien saajien tilastointi Liiton hallituksen myöntämät (kultaiset ansiomerkit) Piirihallituksen myöntämät tai anomat Yhdistyksen myöntämät tai anomat Yhdistyksen kannattaa merkitä jäsenen tietoihin myös ansiomerkit, jotka liitto tai piiri on myöntänyt ilman yhdistyksen anomusta. Yhdistyksen oma sähköposti Yhdistyksen omalla vastuulla. Tunnukset vähintään kahdelle, luettava säännöllisesti. Toimijoiden vaihtuessa sähköposti säilyy. Toimijoiden vaihtuessa yhdistys huolehtii itse tunnusten siirtämisestä seuraaville toimijoille. Edellytys työryhmätilan tunnusten avaamiselle. Työryhmätila Liiton toimisto lähettää tunnukset yhdistyksen omaan sähköpostiin. Yhdistys päättää itse, keille toimijoista se luovuttaa tunnukset (suositus: kaikki aktiiviset toimijat). Yhdistys voi halutessaan vaihtaa salasanan. Toimijoiden vaihtuessa yhdistys huolehtii itse tunnusten siirtämisestä seuraaville toimijoille. Jäsenrekisteri Täydet käyttöoikeudet vain jäsenrekisterinhoitajalla (yksi henkilö). Puheenjohtajan, sihteerin ja taloudenhoitajan mahdollista pyytää rajoitettuja oikeuksia. Yhdistyksen verkkosivut Tunnukset yhdistyksen omalla vastuulla. Toimijoiden vaihtuessa yhdistys huolehtii itse tunnusten siirtämisestä seuraaville toimijoille.
15
16