Yrityspalvelusopimus A 1. Sopimuksen osapuolet ja yhteystiedot Toimittaja: Novasigma Oü Rekisterinumero: 12315677 (Eesti Äriregister) Yhteyshenkilö:, Novasigma Oü Yhteystiedot: Kooli 7-7, 10133 Tallinna, Viro Termi sopimuksessa: Toimittaja tai Novasigma Tilaaja: Rekisterinumero: Yhteyshenkilö: Yhteystiedot: Termi sopimuksessa: Tilaaja tai 2. Palvelusopimus alkaa / / 201 3. Sopimuksen voimaantulo ja sopimuskausi Tämä sopimus astuu voimaan tilaajan ilmoittamana päivämääränä tilaajan hyväksyttyä tämän sopimuksen ehdot joko allekirjoituksellaan tai ilmoittamalla ehtojen hyväksymisestä Novasigman verkkosivujen kautta lähetetyllä tilauslomakkeella. Tämä sopimus on voimassa voimassa määräajan 12 kuukautta Tilaajan ilmoittamasta päivämäärästä laskettuna. Novasigma aloittaa tämän sopimuksen mukaisen palvelun tuottamisen viipymättä palvelusopimuksen aloituspäivämäärän jälkeen, kun tilaaja on antanut Novasigmalle kaikki tarvittavat tiedot ja aineiston tehtävien suorittamiseen sekä maksanut ensimmäisen kuukausierän. Novasigman tulee huolehtia palveluidensa toteutuksesta huolellisesti ja ammattitaitoisesti. 4. Tilaajan yhteystiedot ja nimetty yhteyshenkilö Tilaajan tulee huolehtia siitä, että Novasigmalla on tilaajasta aina ajan tasalla olevat perustiedot. Tällaisia tietoja ovat yhteys-, henkilö-, tilikausi- ja kaupparekisteritiedot, toimiala, kotipaikka, kansallisuus, hallituksen jäsenet sekä muut tarvittavat tiedot ja toimenpideohjeet. Tilaaja on tässä sopimuksessa nimennyt ja valtuuttanut yhteyshenkilön (kohta 1) antamaan Novasigmalle tarvittavat Palveluihin liittyvät tiedot ja päätökset. Novasigma ei ole velvoitettu ottamaan vastaan tehtäviä / toimeksiantoja muilta kuin tilaajan tässä sopimuksessa nimeämältä yhteyshenkilöltä. Sivu: 1 (6)
5. Tiedot palveluiden suorittamiseksi Palvelujen suorittamiseksi tarvittavat tiedot ja aineisto on annettava Novasigmalle niin hyvissä ajoin, että Novasigma voi tehdä tehtävänsä asianmukaisesti normaalina työaikana. Tilaajan tulee myötävaikuttaa Palvelujen tuottamiseen ja täyttää omat tehtävänsä huolellisesti sopimuksen ehtojen sekä viranomaisten ja Novasigman ohjeiden ja suositusten mukaisesti. Novasigman tiedusteluihin ja tarkistuspyyntöihin on vastattava viipymättä. 6. Luottamuksellisuus ja salassapitovelvollisuus Osapuolen on pidettävä salassa tietoon saamansa toisen osapuolen liikesalaisuudet ja muut luottamukselliset tiedot. Niitä ei saa käyttää muutoin kuin sopimuksen täyttämiseksi. Novasigma sitoutuu säilyttämään kaikki tilaajaa koskevat asiakirjat ja dokumentit, niiltä osin kun dokumentit eivät ole päivittäisessä käytössä, lukitussa kassakaapissa tai salatulla tietoverkkoihin kytkemättömällä kovalevyllä muualla kuin yleisessä tiedossa olevassa toimipisteessään. Novasigma sitoutuu toimittamaan tilaajalle kaikki häntä koskevat dokumentit tai tuhoamaan pysyvästi kaikki tilaajaa koskevat dokumentit välittömästi tilaajan niin toivoessa, sekä omaa harkintakykyään käyttäen mikäli tilaaja ei ole tavoitettavissa ja Novasigma kokee dokumenttien välittömän tuhoamisen palvelevan tilaajan etua. Molemmin puolinen salassapitovelvollisuus jatkuu 10 vuotta myös tämän sopimuksen päätyttyä. Osapuolet huolehtivat siitä, että myös heidän henkilöstönsä sitoutuu salassapitoon. Salassapitovelvollisuuden rikkonut osapuoli on velvoitettu korvaamaan kärsineelle osapuolelle vähintään tämän palvelusopimuksen hinta kertaa 4 ja oikeuden myöhemmin parhaaksi katsomat korvaukset. 7. Palvelun hinta: Tämän palvelusopimuksen hinta on 1188 vuodessa 12 erässä laskutettuna kuukausierän ollessa 99 /kk, jonka lisäksi Novasigmalla on oikeus laskuttaa mahdolliset asiakkaan kuukausittain erikseen tilaamat lisäpalvelut. 8. Maksuehto: Tilaaja sitoutuu maksamaan palvelusopimuksen mukaiset erät ja Novasigmalle avoimet laskunsa kuukausittain tämän palvelusopimuksen voimaantulo päivämäärästä alkaen niin kauan kun palvelusopimus on voimassa. Novasigmalla ei ole velvollisuutta toimittaa tämän sopimuksen mukaisia palveluita tilaajalle ennen kuin tilaaja on suorittanut kaikki Novasigmalle avoinna olevat myöhästyneet maksut. 9. Sopimuksen irtisanominen kesken sopimuskauden Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus, jos Novasigma rikkoo sopimusta olennaisesti eikä ryhdy oikaisemaan tilannetta seitsemän (7) päivän kuluessa tilaajan kirjallisesta huomautuksesta. Novasigmalla on oikeus irtisanoa tämä sopimus heti päättyväksi ja vaatia koko jäljellä olevaa palvelusopimuksen hintaa välittömästi maksettavaksi, mikäli tilaaja laiminlyö maksuvelvoitteensa tai aiheuttaa Novasigmalle tai sen maineelle vakavaa vahinkoa omalla toiminnallaan. Novasigma katsoo tilaajan maksukyvyttömäksi mikäli tilaajan maksusuoritus on myöhässä enemmän kuin 30 päivää. Novasigmalla on oikeus ilmoittaa tilaajan tiedot virolaisiin luottotietojärjestelmiin, mikäli tämä sopimus päättyy tilaajan maksukyvyttömyyteen Sivu: 2 (6)
10. Tähän sopimukseen sisältyvät seuraavat palvelut ja palvelutehtävät 10.1 Postiosoite Tilaajayritykselle osoitteessa Kooli 7-7, 10133 Tallinn Estonia Tilaajalla on oikeus ilmoittaa tämä osoite yrityksen kotiosoitteeksi viranomaisten ja asiakkaiden kanssa asioidessa, sekä ohjata yritykselle saapuva kirjeposti tähän osoitteeseen. Tilaajayrityksen omistajilla tai henkilöstöllä ei ole oikeutta käyttää tätä osoitetta henkilökohtaisena postiosoitteenaan tai asuinpaikkanaan. Tämä palvelusopimus ei myöskään oikeuta tilaajaa oleskelemaan tai asioimaan kyseisessä osoitteessa ilman Novasigman kutsua tai erillistä lupaa. 10.2 Tilaajalle saapuvan kirjepostin skannaus ja edelleen lähetys sähköpostitse Tilaaja oikeuttaa tällä sopimuksella Novasigman avaamaan tilaajan nimellä yllä mainittuun osoitteeseen saapuvan kirjepostin, skannaamaan postin sisällön ja lähettämään skannatut tiedostot sähköpostitse tilaajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Tilaajalla on velvollisuus informoida Novasigmaa mahdollisista yhteystietojensa muutoksista. Novasigmalla on velvollisuus säilyttää tilaajan nimellä saapunut kirjeposti 6 kk vastaanottohetkestä alkaen. Tilaajalla on oikeus noutaa saapuneen kirjepostin alkuperäiskappaleet Novasigman toimistolta 1 kuukaudessa. Tilaajan tulee ilmoittaa noudosta Novasigmalle vähintään 2 vrk etukäteen 10.3 Virolainen.ee-domain tilaajan yritykselle yhdeksi vuodeksi Tilaaja valtuuttaa tällä sopimuksella Novasigman hankkimaan ilmoittamansa domainosoitteen merkittäväksi tilaajan nimiin. Tilaajan velvollisuutena on ilmoittaa Novasigmalle omat nimipalvelintiedot, mikäli tilaaja ei aio käyttää Zone.ee hostingpalvelua. 10.4 Virolainen matkapuhelinliittymä Novasigma toimittaa tilaajalle yhden virolaisen matkapuhelinliittymän numeroltaan muotoa +372 58 XX XX XX. Matkapuhelinliittymän saldon lataamisesta vastaa tilaaja omien tarpeidensa mukaan. 10.5 Kirjanpito (ei ALV-rekisteröityneelle yritykselle) Novasigma huolehtii tilaajan kirjanpidosta tilaajan toimittamien maksutositteiden ja selvitysten mukaan tämän sopimuksen sisältämän työtuntimäärän tai erikeen tilattujen lisätuntimäärien puitteissa. Novasigman velvollisuutena on toimittaa tilaajalle arvio työtehtävien vaatimista tuntimääristä ennen työtehtävien suorittamista. Sivu: 3 (6)
Tilaajan tulee toimittaa Novasigman kirjanpitäjän vaatima koko kirjanpitoaineisto digitaalisessa muodossa vähintään kerran kuukaudessa jokaisen kohdekuukauden päättymistä seuraavan kuukauden 10. päivään mennessä, sekä alkuperäiskappaleet 6 kuukauden välein. tilinpäätös- ja verotukseen liittyvä aineisto viimeistään 30 päivän kuluessa tilikauden päättymisestä muu aineisto viimeistään kymmenen (10) arkipäivää ennen määräpäivää. Novasigma toimittaa tilaajan aineiston sekä kopiot viranomaisilmoituksista kuukauden tai jakson kirjanpidon laatimisen jälkeen takaisin asiakkaalle Tämä palvelusopimus ei sisällä tilaajan laskutuksen hoitoa, eikä perintäpalveluita. Tilaaja on kirjanpitovelvollisena vastuussa kirjanpidostaan, verovelvollisena veroistaan ja henkilöstönsä työnantajana työantajavelvoitteistaan. Tilaaja on vastuussa asianmukaisten valvonta- ja viranomaisilmoitusten tekemisestä ja tarpeellisten lupien hankkimisesta. Nämä vastuut eivät siirry Novasigmalle. Tilaaja huolehtii siitä, että liiketapahtumia kuvaava asianmukainen aineisto kootaan, säilytetään ja toimitetaan Novasigmalle. Vastuu Novasigmalle toimitettujen tietojen ja aineiston oikeellisuudesta, täydellisyydestä ja kuulumisesta kirjanpitoon on asiakkaalla. Asiakas päättää, mitä laskelmia ja raportteja tehdään ja miten niitä hyödynnetään. Novasigma antaa kirjanpitopalvelunsa ja asiantuntemuksensa tilaajan käytettäväksi tämän sopimuksen ja näiden sopimusehtojen mukaisesti. Novasigman on ilmoitettava asiakkaalle tämän toimittamassa aineistossa havaitsemistaan virheistä. Novasigma ei kuitenkaan ole velvollinen tarkkailemaan tai korjaamaan asiakkaan toimittaman aineiston mahdollisia lasku- tai muita virheitä tai tarkastamaan tilaajan antamia tietoja, ellei toisin ole sovittu. 10.6 Liiketoiminta- ja veroneuvonta Tilaajalla on oikeus käyttää Novasigman asiamiehiä neuvonantajinaan yrityksensä liiketoimintaan tai verotukseen liittyvissä asioissa tämän sopimuksen sisältämän työtuntimäärän tai erikseen tilattujen lisätuntimäärien puitteissa. Novasigman velvollisuutena on toimittaa tilaajalle arvio työtehtävien vaatimista tuntimääristä ennen työtehtävien suorittamista. Tämä palvelusopimus ei sisällä yrityksen omistajien henkilökohtaista veroneuvontaa, verosuunnittelua tai verosuunnittelun toteutusta. 10.7 Juoksevien asioiden hoito Virossa Tilaajalla on oikeus käyttää Novasigman henkilöstöä yritykseensä liittyvien juoksevien asioiden hoitoon sähköpostitse tai puhelimitse tehtävällä toimeksiannolla tämän sopimuksen sisältämän työtuntimäärän tai erikseen tilattujen lisätuntimäärien puitteissa. Novasigman velvollisuutena on toimittaa tilaajalle arvio työtehtävien vaatimista Sivu: 4 (6)
tuntimääristä ennen työtehtävien suorittamista. Novasigmalla on oikeus kieltäytyä ottamasta suoritettavaksi tilaajalta mitään Viron lainvastaista tehtävää. Mikäli Novasigma tai sen henkilöstön jäsen on asiakkaan ohjeiden mukaan toimiessaan syyllistynyt mihinkään rikokseen tai joutuu asiakkaan toimeksiannon suorittamisen seurauksena korvausvastuuseen viranomaisille tai kolmansille osapuolille on tilaaja velvollinen korvaamaan kaikki Novasigmalle tai sen henkilöstön jäsenelle aiheutuneet kulut ja maksamaan vahingonkorvauksena vähintään tämän sopimuksen hinta kertaa 20. 11. Työtuntien määrä, lisätyötuntien hinnat ja matkakorvaukset Tämä sopimus sisältää tilaajalle suoritettavia työtunteja 3 h/kk. Tilaaja valitsee itse mihin tämän sopimuksen mahdollistamiin palveluihin / työtehtäviin tunnit käytetään. Tilaajalla on oikeus vaihtaa tehtäviä ja niihin käytettävää aikaa kuukausittain oman tarpeensa mukaan. Mikäli Novasigma arvioi asiakkaan toivomien työtehtävien suorittamisen vievän enemmän aikaa kun tilaajalla on tämän sopimuksen puitteissa käytettävissään tilaajalla on mahdollisuus tilata vaadittu määrä lisätunteja hintaan 32 /h. Lisätunnit laskutetaan jokaisen kuukauden viimeinen arkipäivä. Novasigma ei ole velvollinen hyvittämään asiakkaalta käyttämättä jääneitä työtunteja rahassa tai siirtämään työtunteja myöhemmin käytettäväksi. Käytettävissä olevat työtunnit nollataan kuukausittain palvelusopimuksen aloituspäivämäärästä laskettuna. Matkakulut: Novasigmalla on oikeus laskuttaa tilaajalta matkakulut, mikäli tilaajan toivomien tehtävien suorittaminen edellyttää tehtävän suorittajan matkustamista. Novasigman tulee hyväksyttää matkakulut ennalta tilaajalla ennen tehtävän suorittamista. Matkojen pituudet lasketaan osoitteesta toimisto (Kooli 7, 10133 Tallinna) kohde - toimisto. Matkakorvauksen hinta on 1 /km. 12. Muutokset sopimukseen Kaikki lisäykset ja muutokset tähän sopimukseen on tehtävä kirjallisesti ja ne tulevat kaikkia osapuolia sitoviksi, kun kukin osapuoli on ne allekirjoituksellaan vahvistanut. 13. Ylivoimainen este Ylivoimainen este on ennalta arvaamaton tapahtuma, joka estää tai tekee kohtuuttoman vaikeaksi osapuolen sopimusvelvoitteiden täyttämisen määräajassa. Tällaisia tapahtumia ovat sota, kapina, luonnonmullistus, yleinen energianjakelun keskeytyminen tai poikkeuksellisen laaja tietoliikenneyhteyksien toimimattomuus, tulipalo, valtion talousarvion tai valtioneuvoston asettama oleellinen rajoitus osapuolen toiminnalle, lakko, saarto tai muu yhtä merkittävä ja epätavallinen sopijapuolista riippumaton syy. Osapuolen on viipymättä ilmoitettava muille osapuolille ylivoimaisesta esteestä ja sen vaikutuksista sekä ylivoimaisen esteen päättymisestä. Sivu: 5 (6)
20. Tiedonannot Kaikki tähän sopimukseen liittyvät tiedonannot osapuolelle katsotaan pätevästi tehdyiksi, kun ne on tehty tämän sopimuksen kohdassa 1 mainitulle osapuolen yhteyshenkilölle. Osapuolen on ilmoitettava muille osapuolille yhteyshenkilönsä ja tämän yhteystietojen muutoksista viipymättä kirjallisesti. 21. Erimielisyydet ja sovellettava laki Osapuolet pyrkivät sopimaan tähän sopimukseen liittyvät erimielisyytensä keskinäisin neuvotteluin. Jollei erimielisyyttä saada sovittua osapuolten välisessä neuvottelussa, se ratkaistaan lopullisesti Tallinnan Käräjäoikeudessa. Tähän sopimukseen sovelletaan Viron lakia. Kummatkin sopijaosapuolet ovat yhteisvastuullisia niistä kustannuksista mitä tulee tämän sopimuksen sisällön kääntämiseksi Viron kielelle erimielisyyksien ratkomiseksi oikeudessa. Virallinen käännösversio tulee olla Virossa laillistetun notaarin hyväksymä. 23. Paikka, aika ja allekirjoitukset Tätä sopimusta on laadittu ja allekirjoitettu yksi (1) kappale kullekin osapuolelle. Tämän sopimuksen osapuolet vakuuttavat tutustuneensa tämän sopimuksen ja sen liitteiden kaikkeen sisältöön, ymmärtävänsä sopimuksen velvoitteet ja nauttivansa edustamiensa yhtiöiden täyttä luottamusta omaten oikeudet tämän sopimuksen allekirjoittamiseen. Paikka: Tallinn, Estonia Päiväys: / /20 (nimenselvennys ja tilaajayritys) Novasigma Oü Sivu: 6 (6)