POHJOIS-KARJALAN AMMATTIKORKEAKOULU Tietotekniikan koulutusohjelma Seppo Leppänen VIDEONEUVOTTELUJÄRJESTELMÄT JA KOKOUSPALVELUVERTAILU OPINNÄYTETYÖ Kesäkuu.2010
OPINNÄYTETYÖ Kesäkuu 2010 Tietotekniikan koulutusohjelma Karjalankatu 3 80200 JOENSUU p. (013) 260 6800 Tekijä Seppo Leppänen Videoneuvottelujärjestelmät ja kokouspalveluvertailu Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulu Tiivistelmä Opinnäytetyön tarkoituksena oli ottaa selvää markkinoilla olevista videoneuvotteluohjelmistoista, valita näistä sopivat ja vertailla niitä keskenään. Työ liittyy Sähköinen asiointi -hankkeeseen. Opinnäytetyö kertoo lyhyesti mitä videoneuvottelu on ja mitä hyötyä siitä on yrityksissä. Työssä on esitetty videoneuvottelussa tarvittava laitteisto sekä videoneuvottelussa käytettävät tekniikat. Opinnäytetyö suoritettiin asentamalla valitut ohjelmistot tietokoneeseen ja kokeilemalla niitä käytännössä. Käytännön testaamisen ohella, luettiin ohjelmistojen manuaaleja ja otettiin selvää ohjelmistojen ominaisuuksista. Ohjelmistoja vertailtaessa kiinnitettiin erityisesti huomiota käytettävyyteen, ylläpidettävyyteen, teknisiin ratkaisuihin ja kustannuksiin. Vertailun jälkeen todettiin että ohjelmistot eivät paljoakaan eroa ominaisuuksiltaan toisistaan. Suurimmat erot tulivat esille kustannuksissa, kun siirryttiin vertailemaan isompia järjestelmiä. Kieli suomi Asiasanat Videoneuvottelu, Ohjelmistovertailu, Viestintä Sivuja 42 Liitteet 3 Liitesivumäärä 4
3 THESIS June 2010 Degree Programme in Information Technology Karjalankatu 3 80200 JOENSUU Tel +358 (013) 260 6800 Author Seppo Leppänen Title Teleconferencing systems and comparison of teleconferencing services North Karelia university of applied sciences Abstract The purpose of thesis was to find out about the current teleconferencing systems at the market, pick most suitable ones and compare them. Thesis is related to the Electronic services project. Thesis explains shortly what is teleconferencing and what companies benefits of teleconferencing are. Thesis explains the equipment needed to hold a teleconference and techniques which are used in teleconferencing. Thesis was carried out by installing chosen products and testing them in practice. Besides of practical testing, product manuals were read and features tested out. Attention of the product comparison was on usability, maintenance, technical solutions and expenses. There was not much difference between the basic features of the products. The biggest differences were in the expenses of larger systems. Language Finnish Keywords Pages 42 Appendices 3 Pages of Appendices 4 Teleconferencing, Product comparison, Communication 3
4 SISÄLTÖ 1 JOHDANTO... 6 2 VIDEONEUVOTTELU... 7 3 VIDEONEUVOTTELULAITTEISTO... 9 4 VIDEONEUVOTTELUISSA KÄYTETTÄVÄT TEKNIIKAT... 11 4.1 Perusstandardit... 11 4.2 Kuvanpakkaus... 11 4.3 Äänenpakkaus... 12 4.4 Datakoodekit... 13 5 WEBEX... 15 5.1 Tuotepaketit... 15 5.2 WebEx Meeting Center... 16 5.2.1 WebEx Meeting Centerin kokouksen järjestäminen... 16 5.2.2 WebEx Meeting Centerissä kokoukseen liittyminen... 17 5.2.3 WebEx Meeting Centerin isäntä... 18 5.2.4 WebEx Meeting Centerin esittäjä... 19 5.2.5 WebEx Meeting Centerin testaus... 19 5.2.6 WebEx Meeting Centerin Tekniset ratkaisut... 20 5.2.7 Vaatimukset... 20 6 ADOBE ACROBAT CONNECT PRO... 22 6.1 Perusselainpalvelu... 22 6.2 Adobe Acrobat Connect Pro 7.5... 22 6.2.1 Adobe Acrobat Connect pro 7.5:n laskutusmallit... 23 6.2.2 Adobe Acrobat Connect pro 7.5:n järjestelmänvalvojat... 24 6.2.3 Adobe Acrobat Connect pro 7.5:n sisällön hallinta... 25 6.2.4 Adobe Acrobat Connect pro 7.5:n käyttäjäryhmät ja käyttäjät... 25 6.3 Adobe Acrobat Connect pron kokouksen järjestäminen... 26 6.4 Adobe Acrobat Connect pron kokoushuone... 26 6.4.1 Adobe Acrobat Connect pron kokouksen isäntä... 28 6.4.2 Adobe Acrobat Connect pron esittäjä... 30 6.5 Adobe Acrobat Connect pron vaatimukset... 30 7 MICROSOFT OFFICE COMMUNICATIONS SERVER 2007:N TESTAUSTA... 32 8 ELLUMINATE VSPACES... 33 8.1 Elluminate vroom... 33 8.2 Elluminate vspaces isäntä... 35 8.3 Elluminate vspaces vaatimukset... 36 4
5 9 TULOKSET JA JOHTOPÄÄTÖKSET... 37 10 POHDINTA... 40 LÄHTEET... 41 LIITTEET... 44 5
1 JOHDANTO Työnantaja on Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulu ja ohjaajana toimii Pohjois- Karjalan ammattikorkeakoulun opettaja Eero Väisänen. Työssä luotiin lyhyt yleiskatsaus videoneuvotteluihin yrityksissä sekä otettiin selvää välineistöstä ja videoneuvottelun hyödyistä yrityksiin. Opinnäytetyössä tutkittiin yrityskäyttöön soveltuvia ryhmätyöjärjestelmiä, jotka mahdollistavat esimerkiksi kokousten järjestämisen, opetuksen, opiskelun ohjauksen ja ryhmätyöskentelyn (video, puhe, pikaviestintä, dokumenttien käsittely mm.) verkon kautta etäyhteyksiä hyödyntäen. Otettiin selvää markkinoilla olevista yleisimmistä ohjelmistoista ja valittiin näistä sopivat testattaviksi. Selvityksessä kiinnitettiin huomiota erityisesti käytettävyyteen, ylläpidettävyyteen, kustannuksiin ja teknisiin ratkaisuihin. Työ liittyy myös Sähköinen asiointi -hankkeeseen. 6
2 VIDEONEUVOTTELU Videoneuvottelu on kahden tai useamman osapuolen välistä reaaliaikaista kommunikointia. Kuten nimikin antaa ymmärtää, kyseessä on ääni- sekä kuvayhteys. Nykyajan tekniikka on mahdollistanut videoneuvotteluiden pitämisen etäisyydestä riippumatta, edellyttäen että yhteys pisteiden välillä on tarpeeksi laadukas. Videoneuvottelua käytetään moniin eri käyttötarkoituksiin kuten kokouksiin, opetukseen, tapaamisten järjestämiseen, ryhmätyöskentelyyn, henkilökohtaiseen ohjaukseen ja erilaisiin etäsuhteiden ylläpitämiseen. Videoneuvotteluita varten on olemassa omat laitteistonsa, jotka keskittyvät erityisesti kuvan- ja äänenlaatuun. Videoneuvottelut voi hoitaa myös tietokoneiden kautta jos niissä on tarvittavat lisäosat. Videoneuvottelun tyypistä riippuen se järjestetään joko erityisestä neuvottelutilasta, toimistosta tai kotoa. Tilassa pitää olla järjestelmä joka sisältää tarvittavat ohjelmistot, sekä kamera- ja äänilaitteet. Osallistujien lukumäärästä riippuen käytetään tilanteeseen sopivaa tekniikkaa ja laitteistoa. Videoneuvottelu voidaan toteuttaa satelliitti- ja ISDN-yhteyksien kautta, mutta nykyisin suurin osa videoneuvotteluista toteutetaan kaapeliyhteyksien välityksellä. Kaapeliyhteyksien suurempi kaista mahdollistaa paremman äänen- sekä kuvanlaadun. Videoneuvottelu on osoittautunut erittäin käytännölliseksi yrityksissä. Videoyhteyden avulla yrityksen omat työntekijät voivat tehdä tietyssä määrin töitä kotoa. Esimerkiksi joissain yrityksissä työntekijät ovat työpaikalla vain kaksi päivää viikossa mutta tekevät töitä kotoa käsin joka arkipäivä. Videoneuvottelut säästävät aikaa ja rahaa huomattavasti. Isojen yritysten säästöt ovat miljoonaluokkaa. Lisäksi videoneuvottelutiloja voi vuokrata muiden osa- 7
puolien käyttöön ja näin ottaa kaiken hyödyn irti videoneuvotteluihin sijoittamisesta. Videoneuvottelua pidettäessä kokousten tehokkuus paranee. Eri yritysten kokemuksen perusteella videokokouksessa pysytään tiukasti asiassa, eikä harhauduta aiheesta. Videokokousten täytyy olla hyvin organisoituja, koska ne maksavat ja aikaraja on yleensä ehdoton, joten työntekijät valmistautuvat videokokoukseen tavallista kokousta paremmin. Videoneuvottelu on kätevä yritysten sisäisten kokousten hoitamiseen ja yhteydenpitoon vanhojen asiakkaiden kanssa, mutta uusien suhteiden luominen onnistuu paremmin perinteisesti kasvokkain. 8
3 VIDEONEUVOTTELULAITTEISTO Videoneuvotteluja varten vaadittava laitteisto vaihtelee tilaisuuden ja sovellusten mukaan. Kokoustilat ja osallistujamäärä ovat olennainen osa laitteita valittaessa. Joissain tapauksissa videoneuvotteluja ja laitteistoa varten on varattu kokonaan oma kokoushuone. Keskusyksikkö on videoneuvottelun tärkein osa. Se ottaa signaalit kamerasta ja mikrofonista jonka jälkeen keskusyksikkö käsittelee kuvan ja äänen muotoilun ja pakkaa signaalit digitaalisignaaleiksi, jotta tietoa voidaan siirtää toiseen pisteeseen digitaalista tai tietoverkkolinjaa pitkin. Vastapäässä oleva keskusyksikkö purkaa vastaanotetut signaalit takaisin analogisiksi signaaleiksi ja lähettää tiedot monitorille ja äänentoistolaitteistolle. Kameroja on monia erilaatuisia. On pieniä webkameroita, joita ei voi ohjata. Näitä on integroituina kannettaviin tietokoneisiin ja niiden laatu on vaihteleva. Videoneuvottelua varten suunnitellut kamerat ovat yleensä kauko-ohjattavia tai liikeohjattuja ja ne seuraavat automaattisesti kohdetta ja kykenevät lähettämään todella hyvälaatuista kuvaa riippuen koodekista ja datayhteydestä. Tästä on lisätietoa tekniikkaosiossa. Mikrofonit ottavat puheen vastaan ja muuntavat sen signaaleiksi jotka lähetetään keskusyksikölle. Mikrofonien määrä vaihtelee puhujien määrän mukaan. Pienissä kokouksissa yksi mikrofoni riittää, mutta isoissa kokouksissa jokaisella on yleensä mikrofoni. Mikrofoneja on monia erilaisia kuten pöytä-, solmio- ja käsimikrofonit. Ne voivat olla integroituna valmiiksi tietokoneisiin, yhdistettynä korvakuulokkeisiin tai kytkettynä muuten järjestelmään. Mikrofoni voi olla myös langaton, jolloin siihen kuuluu erillinen lähetin ja vastaanotin. Äänentoistolaitteisto vaihtelee tilan osallistujamäärästä riippuen. Pienillä osallistuja määrillä voidaan käyttää kuulokkeita, tietokoneeseen integroituja tai monitorin kaiuttimia. Isommissa tiloissa on useasti oma äänentoistojärjestelmä. 9
Monitori näyttää keskusjärjestelmästä tulevan kuvasignaalin. Suurissa tiloissa käytetään dataprojektoria, joka heijastaa kuvan seinälle. Neuvottelu- ja kokoushuoneissa käytetään yleensä televisiovastaanotinta. Pienissä kokouksissa jokaisella voi olla oma tietokoneen monitorinsa. Joissain tapauksissa käytetään kahta monitoria yhtä aikaa, jolloin toinen monitori näyttää tulevan kuvan ja toinen lähtevän kuvan tai esitettävää materiaalia. 10
4 VIDEONEUVOTTELUISSA KÄYTETTÄVÄT TEKNIIKAT 4.1 Perusstandardit Videoneuvotteluissa käytetyt perusstandardit ovat H.320 ja H.323. Jotta yhteys saadaan muodostettua ilman ongelmia, on molemmissa päissä oltava samaa H-standardia käyttävät laitteet. [10] H.320 on suunniteltu käyttämään ISDN-verkkoa ja tukee seuraavia koodekkeja: Video H.261, H.263 Ääni G.711, G.722, G.728 Data T.120 H.320 on ollut huomattavasti suositumpi, mutta nykyisten IP-verkkojen yleistyessä ja nopeutumisessa, jää vanha standardi taka-alalle. [10] H.323 on tehty IP-verkossa tapahtuvaa videoneuvottelua varten. Se tukee samoja koodekkeja kuin H.320 ja lisäksi vielä äänikoodekkia G.723. H.323 on yleistymässä, koska se on yhteensopiva uusien ja nopeiden verkkoyhteyksien kanssa. [10] 4.2 Kuvanpakkaus Kuvanpakkauksessa käytetään h.26x standardiperheen koodekkeja, jotka on kehitetty videoneuvotteluita varten. Näistä vanhin on h.261. H.261 standardi julkaistiin vuonna 1990. Se perustuu liikekompensoidun erotuskuvan lähettämiseen peruskuvien välillä edelliseen peruskuvaan nähden. Tämä prosessi ei vaadi paljoa tehoa. Tätä tekniikkaa käytettäessä voidaan myös tinkiä kuvan päivitysnopeudesta kaistan säästämiseksi. H.261 standardi soveltuu 128Kbit/s 2 Mbit/s kaistanopeuksille. [12] H.263 standardi on julkaistu vuonna 1995 ja on paranneltu versio H.261 standardista. Se on kehitetty erityisesti modeemeja ja kännyköitä varten. Tekniikka toimii 64 Kbit/s kaistanopeudella, mutta vaatii enemmän suoritustehoa laitteistolta kuin vanha H.261. [19] 11
H.264 standardi julkaistiin vuonna 2003. Se on selkeästi kaikista suosituin koodekki kuvan pakkaamista varten. Se perustuu häviölliseen pakkaukseen, eli tietoa pakatessa siitä hävitetään niitä osia joita ihmisen aistit eivät yleensä havaitse tai eivät havaitse niitä ollenkaan. Menetelmä on tehokas, mutta vaatii paljon prosessointi tehoa laitteistolta. Kuva voidaan pakata jopa sata kertaa alkuperäistä pienempään vievään tilaan, ilman että ihmisen silmä havaitsee muutoksia kuvanlaadussa. [6] 4.3 Äänenpakkaus Äänenpakkauksessa käytetään G.7xx koodekkeja. Vanhin, mutta yhä yleisesti käytössä oleva koodekki, G.711 on julkaistu vuonna 1972. Se perustuu pulssi koodin modulaatioon. Analogisesta signaalista otetaan säännöllisesti näyte ja niiden arvot pyöristetään sovitulla tarkkuudella, jotka muunnetaan numeroiksi, eli digitaaliseksi signaaliksi. Tätä menetelmää käyttäen analoginen signaali voidaan muuttaa digitaaliseksi. Tämä koodekki saa signaalista 8000 näytettä per sekunti ja vaatii kaistaa 64Kbit/s. Tuloksena on 3,5kHz niin sanottu monoääni. [13] Lisäksi G.711:ssä on hävinneiden pakettien korjausmenetelmä. Puskuroimalla voidaan hoitaa viivästyneet paketit, eli säilötään jo saapuneita paketteja sen aikaa, että viivästyneet ehtivät mukaan. Hävinneitä paketteja voidaan korvata joko monistamalla edellinen paketti tai luomalla kokonaan uusi paketti arvioimalla mikä sen arvo kuuluisi olla. [13] Digitaalinen signaali voidaan pakata tehokkaammin kuin analoginen signaali, joten se kuluttaa vähemmän internetkaistaa. Kaistan kulutukseen vaikuttaa myös näytteiden määrä. Mitä enemmän näytteitä otetaan, sitä parempaa äänenlaatua saadaan tuotettua. Ottamalla 44 100 näytettä sekunnissa saadaan tuotettua kaikki äänentaajuudet jotka ihmisen korva kuulee. [7] G.722 on toinen yleisesti videoneuvotteluissa käytetty koodekki. Se standardisoitiin vuonna 1988. G.722 perustuu SB-ADPCM tekniikkaan, jossa kaista jaetaan kahteen alakaistaan ja signaalit koodataan käyttäen ADPCM-koodausta, 12
joka muuttaa äänen binääriseksi tiedoksi. Tällä menetelmällä on kolme perus tilaa joissa kaistan varaus vaihtelee: 64, 56 ja 48Kbit/s. Tilanteesta riippuen käytetään erilaista pakkausmenetelmää. Kun varaus on kova, niin otetaan vähemmän kaistaa vievä tila käyttöön. G.722 koodekkia käyttäen saadaan hyvin korkealaatuista ääntä aina 50Hz-7kHz asti, eli niin sanottua stereoääntä. [14] G.723 julkaistiin vuonna 1988. Se perustuu ADPCM-koodaukseen. Menetelmässä otetaan 8000 näytettä per sekunti ja se toimii kaistanopeuksilla 24 ja 40Kbit/s. Parhaimmillaan äänenlaaduksi saadaan 3,5kHz. Tämä koodekki on vanhentunut mutta sitä käytetään yhä. G.721 ja G.723 on yhdistetty koodekiksi G.726. [15] G.728 perustuu Low-Delay Code Excited Linear Prediction -koodaukseen ja se julkaistiin vuonna 1992. Signaalista otetaan 8000 näytettä joka sekunti. Äänen laaduksi saadaan 3,5kHz, mutta kaistan kulutus on vain 16Kbit/s. G.728 koodekkia varten on suunniteltu monia omia laitteistoja ja ohjelmia. [16] 4.4 Datakoodekit Datakoodekkina videoneuvotteluissa käytetään T.120-standardiperhettä. Kokonaisuudessaan perhe julkaistiin vuonna 1996. Se on sarja tiedonvälitys- ja sovellusprotokollia, jotka ovat suunniteltu reaaliaikaista kommunikoimista videokokouksia varten. Se mahdollistaa tiedonsiirron, erilaisten sovellusten käytön verkon yli ja ohjelmien jakamisen. T.120 käyttää multicastia, joka säästää verkon kaistaa. [5] T.121 hoitaa resurssien hallinnoimisen ja sovellusten hallinnoimisen, sekä vähentää erilaisten sovellusten yhteensopimattomuuksia. [5] T.122 ja 125 muodostavat MCSP (Multipoint Communication Service Protocol), joka käsittelee monipisteyhteydet. Ne määrittelevät jokaisen protokollan tiedonsiirto-, koodaus- ja hallintatiedot. [5] T.123 valitsee tiedonsiirrolle sopivan profiilin riippuen tiedonsiirto kaistasta. [5] 13
T.124 järjestää yleiset valmiudet monipistevideoneuvottelujen perustamiseen ja hallinnoimiseen. Liittyminen, kutsuminen, poistuminen, ilmoitusasiat ja ohjelmarekisteri tapahtuvat T.124:n kautta. [5] T.126 määrittelee sovellusten lähettämien kuvien katsomiseen ja kommentoimiseen tarkoitetun protokollan. [5] T.127 avulla voidaan määritellä monen samanaikaisen tiedonsiirron prioriteetti, sekä pakata tiedostot ennen niiden lähettämistä. [5] 14
5 WEBEX WebEx on selaimeen pohjautuva ohjelmisto. Siihen on saatavilla monia eri paketteja. Jokaisessa paketissa on lähes samat ominaisuudet mutta tuettujen käyttäjien lukumäärä vaihtelee. Pääominaisuuksina joka paketista löytyvät: piirtotaulun, esitysten ja dokumenttien jakaminen, Flash-videoiden ja tavallisten videoiden esittäminen, muistiinpanotyökalut, tekstipohjainen viestintä, tiedostojensiirto ja kokousten tallentaminen. Lisäksi kokoukseen on mahdollista osallistua puhelimen tai VoIPin välityksellä. [18] 5.1 Tuotepaketit WebEx Meeting Center on suosituin ja kevyin pakettiratkaisu. Se on suunniteltu kokouksien ja projektien pitämiseen. Kokousten käyttäjien maksimimäärä on 25 käyttäjää samanaikaisesti mutta lisäkapasiteetin järjestäminen on mahdollista. WebEx Meeting Center maksaa 40 kuukaudessa. [17] WebEx Training Center tarjoaa tehokkaan oppikurssin WebExin käytöstä. Opettaja pitää oppitunteja virtuaalisessa oppihuoneessa ja opettaa vaihe vaiheelta WebExin ominaisuudet. Opettaja voi myös ottaa oppilaan koneen haltuun oppilaan luvalla, jotta opetus sujuisi nopeasti ja tehokkaasti. WebEx Training Center sopii niin työnantajille, työntekijöille ja muille asiakkaille. Se tukee maksimissaan 1000 samanaikaista käyttäjää, mutta lisäkapasiteetin järjestäminen on mahdollista. Lähtöhintana on 135 kuukaudessa, mutta mitä enemmän kapasiteettiä tarvitaan, sitä enemmän hinta nousee. [17] WebEx Event Center on suunniteltu suurien online-tapahtumien ja seminaarien järjestämiseen. Se sopii hyvin markkinointiin, tuotteen julkaisemistapahtumiin ja työntekijöiden kanssa kommunikoimiseen. WebEx Event Center tukee maksimissaan 3000 samanaikaista käyttäjää, mutta lisäkapasiteetin järjestäminen on mahdollista. [17] WebEx Support Center tarjoaa reaaliaikaista asiakas- ja it-tukea. Useimmat erikoisominaisuudet ovat jätetty pois tästä paketista, koska niitä ei tarvita viko- 15
jen paikantamisessa. Ohjelmistojen ja työpöydänjakaminen on käytössä joten tukihenkilö voi ottaa asiakkaan koneen haltuun ja etäkorjata vikoja. Istuntojen lukumäärä on rajoitettu 10 osallistujaan, jotta palvelu toimii tehokkaasti eikä ruuhkaudu. [17] 5.2 WebEx Meeting Center 5.2.1 WebEx Meeting Centerin kokouksen järjestäminen Ensiksi pitää kirjautua palveluntarjoajan sivuille. Sivupalkista löytyy kohta Host a Meeting ja sieltä Schedule a Meeting. Tämän jälkeen aukeaa kuvan 1 näköinen ikkuna. Kuva 1. Kokouksen järjestäminen. Nyt tarvitsee vain täyttää ja muokata lomake. Salasanan pakollisuus ja vaatimukset vaihtelevat eri palveluntarjoajilla. Vaikka kokouksen ajaksi laitettaisiin tunti, niin ei kokous silti automaattisesti sulkeudu automaattisesti aikarajan ylittyessä. Osallistujien sähköpostiosoitteet laitetaan attendees-kenttään ja ne erotetaan joko pilkulla tai puolipisteellä. Tämä käy kätevästi osoitekirjan avulla johon voi 16
tallentaa ja valita sieltä sähköpostiosoitteita. Osoitekirjan avulla voi kutsua käyttäjän sijais-hostina, eli valittu henkilö voi aloittaa kokouksen ja isännöidä sitä ilman varsinaista kokouksen järjestäjää. Change audio conference -kohdasta valitaan kokouksen ääniasetukset, eli käytetäänkö äänenvälittämiseen VoIPia (eli tietokonetta), puhelinta tai jotain muuta kolmannen osapuolen ratkaisua. Kun kaikki kuvan 1 kohdat ovat täytetty, voidaan kyseinen lomake tallentaa kohdasta Save as template. Näin saadaan valmis kokouspohja jota voidaan käyttää seuraavaa kokousta järjestettäessä. Kokouksen voi perua kirjautumalla palveluntarjoajan sivuille ja sieltä kohta My WebEx ja sieltä My Meetings ja sieltä kokouksen nimi ja delete. Tässä yhteydessä voidaan myös lähettää kyseisen kokouksen peruuntumisviesti osallistujille. 5.2.2 WebEx Meeting Centerissä kokoukseen liittyminen Kun kokous on luotu järjestelmän, jokainen osallistuja saa kutsun sähköpostiinsa, josta löytyy linkki kokoushuoneeseen. Linkin avattuaan osallistuja antaa käyttäjänimen, joka näkyy kokoushuoneessa, ja sähköpostiosoitteensa. Tämän jälkeen WebEx Meeting Centerin asentaminen käynnistyy itsestään selaimen kautta. WebEx Meeting Centerin asennettua aukeaa kuvan 2 mukainen ikkuna. Oikeassa reunassa on neljä päävalikkoa joista voi muuttaa näkymää webkamerakuvan vastaanottamiseen, keskusteluun, osallistujien ikkunaan tai tehdä omia muistiinpanoja. Osallistujien ikkunaa voidaan muokata niin että osallistujat näkevät vain hostin ja presenterin. Vasemman puoleisessa isossa ikkunassa tulee näkymään kokouksessa esitettävä materiaali. 17
Kuva 2. WebEx Meeting Center. Kokousikkunaan tultaessa on tärkeää säätää ääniasetukset kohdilleen. Tämä tapahtuu yläpalkista kohdasta Audio ja sieltä Audio Setup Wizard. Äänivelho auttaa valitsemaan oikeat kuulokkeet/kaiuttimet ja mikrofonin mikäli tietokoneessa on useampia äänilaitteita. Lisäksi samalla voi testata mikrofonin ja äänen kovuutta. 5.2.3 WebEx Meeting Centerin isäntä Kokouksen tekijällä on kokouksen alkaessa Isännän oikeudet. Isäntä voi rajoittaa osallistujien määrää, poistaa osallistujia kokouksesta, ottaa puhumisoikeudet pois osallistujilta, hallinnoida kokousta ja myös lopettaa sen. Isäntä voi aloittaa VoIP-yhteyden kohdasta Audio ja sieltä start teleconference. Isäntä voi myös hiljentää muiden mikrofonit sekä lopettaa VoIP-yhteyden lopettamatta kuitenkaan koko kokousta. 18
Isäntä voi antaa jollekin osallistujista esittäjän- ja Isäntäoikeudet. Mikäli Isäntä antaa Isäntäoikeutensa pois, hän ei voi ottaa niitä enää takaisin. Esittäjänoikeudet Isäntä voi sen sijaan aina ottaa ja antaa valitsemalleen henkilölle. Oikeuksien siirto tapahtuu näpäyttämällä hiiren oikealla painikkeella haluttua osallistujaa ja Change role to host/presenter. 5.2.4 WebEx Meeting Centerin esittäjä Esittäjä on kokousmateriaalin ohjaaja. Hän päättää mitä materiaalia näytetään ja ketkä sitä pääsevät, tarvittaessa, käsittelemään. Esittäjäoikeudet voivat olla vain yhdellä henkilöllä kerrallaan, jotta esitettävät materiaalit eivät mene päällekkäin. Esittäjä pystyy jakamaan materiaalia omalta tietokoneeltaan, omia sovelluksiaan tai oman työpöydän. Esittäjä voi myös väliaikaisesti antaa osallistujalle oikeudet käyttää esittäjän jakamaa sovellusta. Esimerkiksi jos esittäjä on jakanut word-dokumentin, niin hän voi luovuttaa oikeudet dokumentin muokkaamiseen haluamalleen osanottajalle. Esittäjä voi aloittaa WebExin oman liitutaulusovelluksen ja jakaa sitä mielensä mukaan. Myös kyselyiden tekeminen on mahdollista. Kyselyitä voi muokata; niihin voi laittaa eri vastausvaihtoehtoja tai avovastauksen. Tulokset ovat todella yksityiskohtaisia. Niissä näkyy kuka on vastannut ja mitä, sekä vastaamatta jättäneet. Tulokset on mahdollista julkistaa tai tallentaa myöhempää tarkastelua varten. 5.2.5 WebEx Meeting Centerin testaus Testasin WebEx Meeting Center:iä laboratoriotiloissa. Sain koululta käyttöön tunnukset WebEx palveluun. Tunnuksien avulla pystyin järjestämään kokouksia. Järjestin kokouksen jossa oli neljä osallistujaa. Ennen kokouksen järjestämistä tein käyttöohjeet joiden avulla WebEx Meeting Center toimii (katso liitteet). 19
Testauksen aikana ilmeni muutamia ongelmia. Kävi ilmi, että käyttäjällä joka asentaa WebEx Meeting Center:iä, pitää olla riittävät käyttöoikeudet tietokoneen käyttöjärjestelmään. Esimerkiksi koulun tietoliikenne laboratoriossa vain järjestelmävalvojat voivat asentaa ja käyttää WebEx Meeting Center:iä. Toinen ongelmia aiheuttava asia oli kuulokkeiden ja mikrofonien säätäminen. Ääniasetuksia laittaessa on ehdottoman tärkeää muistaa valita oikea äänilaite valikosta. Testikokouksessa tämä unohtui muutamilta osallistujalta. Ongelmaa selvittäessä huomasimme että ääniasetuksia ei voi muuttaa VoIP-kokoukseen osallistuessa, joten VoIP-kokouksesta on ensin poistuttava ennen kuin ääniasetuksia voi ryhtyä korjailemaan. 5.2.6 WebEx Meeting Centerin tekniset ratkaisut WebEx Meeting Centerin tukemat koodekit: G.711, G.722, G.729, H.261, H.263 ja H.264 sekä standardeista on tuettuna H.323. Mikäli ohjelmistoa tukemaan asennetaan Cisco Unified Videoconferencing 3545 System 5.7, silloin se tukee: G.711, G.722, G.722.1, G.723.1, G.728, G.729A, H.261, H.263 ja H.264 sekä standardeista on tuettuna H.320, H323. [3, 4] 5.2.7 WebEx Meeting Centerin vaatimukset Toimiakseen kunnolla WebEx Meeting Center vaatii että koneeseen on asennettuna ohjelmistoja, joilla mahdollistetaan WebEx Meeting Center:in täydellinen toiminta. Välttämättömimmät apuohjelmat, kuten java-ohjelmiston ja flash - soittimen, pystyy lataamaan ilmaiseksi internetistä 1 (Näillä ohjelmistoilla pystyy osallistumaan kokoukseen). Webkamerakuvan vastaanottamiseen ja muiden mahdollisten videomateriaalien katsomiseen tarvitaan Windows media player 9 (tai uudempi versio) ja Apple QuickTime -soittimen, jotka voi ladata ilmaiseksi internetistä 2. 1 www.java.com ja http://get.adobe.com/flashplayer/ 2 http://www.brothersoft.com/windows-media-player-59470.html ja http://www.apple.com/quicktime/download/ 20
Työaseman vaatimukset [18]: Windows 98, NT, 2000, 2003, XP tai Vista Microsoft Internet Explorer 6, 7, Mozilla 1.7, Netscape 7.2, Firefox 1,5, 2.0 (tai uudemmat) JavaScript ja evästeet päällä selaimessa 56K tai nopeampi yhteys Host: Win XP, 450MHz Intel Pentium II 512MB RAM Host: Vista, 1GHz Intel Pentium II 1GB RAM Muut osallistujat: Win XP, 450MHz Intel Pentium II 128MB RAM Muut osallistujat: Vista, 1GHz Intel Pentium II 1GB RAM 21
6 ADOBE ACROBAT CONNECT PRO 6.1 Perusselainpalvelu Peruspalvelun voi tilata internetin kautta. Se on suunniteltu pelkästään kokousten pitämiseen ja toimii pääasiassa selaimen välityksellä. Kokouksiin on myös mahdollista osallistua puhelimen välityksellä. Peruspalveluun sisältyy VoIP, sisällön säilytys kokoushuoneissa ja kokousten tallentaminen. Peruspalvelu käsittää kokoushuoneen, joka on esitelty tarkemmin myöhemmin. [1] Peruspalveluun on olemassa kolme erilaista sopimusta. Vuoden kestävä sopimus maksaa 37 kuukaudessa. Kokouksessa voi olla enintään 100 yhtäaikaista osallistujaa. Halvin vaihtoehto mutta tämä sopimus ei ole peruutettavissa. [1] Kuukauden kestävä sopimus maksaa 45 kuukaudessa. Kokouksessa voi olla enintään 100 yhtäaikaista osallistujaa. Sopimus ei sido käyttäjää ja sen voi perua milloin vain. [1] Sopimus jossa maksetaan osallistujien lukumäärän ja kokouksen keston mukaan eli 0.24 * osallistujat * minuutit. Esimerkiksi 30 minuutin, kokous jossa on viisi osallistujaa, maksaisi tällöin 35. Kokouksessa voi olla enintään 500 yhtäaikaista osallistujaa. Sisällön säilytys ei sisälly sopimukseen. Tämä sopimus ei sido käyttäjää. [1] 6.2 Adobe Acrobat Connect Pro 7.5 Adobe Acrobat Connect Pro 7.5 on suunniteltu yrityksille ja kouluille. Se on erillinen palvelimella pyöritettävä järjestelmä. Järjestelmään luodaan hallinnoija joka voi luoda erillisiä ryhmiä joilla on oikeus järjestää seminaareja, koulutustilaisuuksia ja kokouksia. Käyttäjämäärät ja vaihtelevat lisensointisopimuksen mukaan joka tehdään erikseen palveluntarjoajan kanssa. Järjestelmässä on mahdollista tallentaa palvelimelle esitysmateriaalia, kokonaisia kokouksia ja muita tiedostoja. [2] 22
Palvelun ylläpidon voi hoitaa kolmella eri tavalla. Ensimmäinen mahdollisuus on antaa Adoben järjestää palvelin ja hoitaa palvelun ylläpito. Toinen mahdollisuus on ostaa omat lisenssit ja asentaa palvelu yrityksen omalle palvelimelle. Kolmantena vaihtoehtona on valita joku muu kolmas osapuoli hoitamaan ylläpito. [2] 6.2.1 Adobe Acrobat Connect pro 7.5:n laskutusmallit Laskutusmallin mukaan määritellään, kuinka ohjelmiston käytöstä maksetaan. Laskutusmallit sovitaan aina erikseen palveluntarjoajan kanssa. Siihen liittyvät myös kiintiö- ja käyttötiedot, jotka näkyvät järjestelmän ominaisuuksissa. Kouluttamiselle ja kokouksille on erilaiset laskutusmallit. [2] Kouluttamisen laskutusmalli perustuu yhtäaikaisten koulutettavien määrän rajoittamiseen. [2] Kokouksille on olemassa kaksi eri laskutusmallia. Ensimmäinen perustuu nimettyjen käyttäjien, jotka pystyvät aloittamaan kokouksen, määrän rajoittamiseen. Jokainen nimetty käyttäjä voi aloittaa yhden kokouksen kerrallaan. Jokaisen kokouksen osallistuja määrä on rajoitettu lisenssisopimuksen mukaan. Nimetyn käyttäjän pitää olla läsnä jotta kokous voidaan aloittaa, ja kokous loppuu jos kaikki nimetyt käyttäjät lähtevät kokouksesta. [2] Toinen kokouksen laskutusmalli perustuu samanaikaisten aktiivistenkäyttäjien määrän rajoitukseen. Tämä ei kuitenkaan koske seminaariin osallistujia. Seminaarihuoneisiin eivät muut kiintiöt vaikuta, vaan jokaiselle seminaarihuoneelle on olemassa oma osallistujaraja. [2] Jokaiselle yritykselle räätälöidään parhaiten yrityksen tarpeita vastaava järjestelmä. Tämä tarkoittaa sitä että järjestelmän hinta vaihtelee yrityksen tarpeista riippuen. Pyysin Adobe Acrobat Connect Pron edustajalta tarjouksen. Tarjous löytyy liitteistä. Tarjouksessa on esimerkki joka antaa suuntaa järjestelmän hinnasta. Käyttöönottokoulutus ei sisälly kyseiseen tarjoukseen, mutta se ei ole pakollinen. [2] 23
6.2.2 Adobe Acrobat Connect pro 7.5:n järjestelmänvalvojat Aivan ensimmäiseksi järjestelmään pitää luoda järjestelmänvalvoja, joka huolehtii järjestelmän ylläpidosta. Järjestelmänvalvojia voi olla useampiakin. He luovat, poistavat ja huolehtivat käyttäjätileistä. Järjestelmänvalvojat hallinnoivat järjestelmää Connect Pro Central -ohjelman kautta. [2] Järjestelmänvalvojille on kaksi eri tasoa. Järjestelmänvalvojalla on kaikki oikeudet, mutta rajoitetuilla järjestelmänvalvojilla on rajoitetut hallinnointioikeudet, jotka rajoittamattomat järjestelmänvalvojat asettavat. [2] Järjestelmänvalvojan luonti tapahtuu seuraavasti: 1. Kirjaudutaan Connect Pro Centraliin palvelun tarjoajan antamilla tunnuksilla. 2. Näpäytetään Administration ja sieltä Users and Groups. 3. Valitaan käyttäjä ja näpäytetään Information. 4. Näpäytetään Edit Group Membership. 5. Valitaan the Administrators group ja näpäytetään Add. [2] Jos halutaan tehdä rajoitettu järjestelmänvalvoja, toistetaan edellä mainitut kohdat, mutta valitaan kohdassa viisi the Administrators group Limited group ja painetaan Add. [2] Järjestelmänvalvojat voivat antaa tai jättää antamatta seuraavat oikeudet rajoitetuille järjestelmänvalvojille [2]: Users and Groups, joka sisältää käyttäjätietojen katselun, käyttäjäryhmien hallinnoinnin, käyttäjien luomisen, salasana- ja kirjautumislinjaukset. Account Management, jonka kautta muokataan käyttäjätilien tietoja Customization, mahdollistaa graafiset muutokset ohjelmistoon, esim. värit. Reports, valvotaan raporttien kiintolevytilan käyttöä. Compliance and Control, sisältää yksityisyyden, kommunikoimisen ja tallentamisen standardien hallinnoinnin. Permissions, mahdollistaa tiedostojen, kansioiden ja sisällön oikeuksien muokkaamisen. 24