TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITELMA 2012-2015

1.10.2010 AL/6832/00.01.00/2010 TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITELMA 2012-2015 KANSALLISARKISTO

S I S Ä L T Ö sivu 1 1 JOHDANTO 2 2 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOS 2 3 ARKISTOLAITOKSEN STRATEGINEN SUUNNITELMA 4 4 TOIMINNAN TULOSALUEKOHTAISET LINJAUKSET 4.1 Asiakirjatiedon elinkaarihallinta 6 4.1.1 Elinkaarihallinnan ohjaus 6 4.1.2 Normiohjaus 7 4.1.3 Informaatio-ohjaus 8 4.1.4 Aineistojen vastaanotto ja hankinta 9 4.1.5 Yksityisarkistot 10 4.1.6 Tutkimustoiminta 11 4.2 Asiakirjallisen kulttuuriperinnön käyttöön saattaminen 4.2.1 Säilymisen turvaaminen 12 4.2.2 Arkistorakentaminen ja säilytystilan hallinta 14 4.2.3 Käytettävyyden edistäminen 15 4.2.4 Tietopalvelut 16 4.2.5 Aineistojen näkyvyyden ja tunnettuuden edistäminen 17 4.2.6 Kirjasto- ja informaatiopalvelut 18 4.3 Kärki- ja kehittämishankkeet 19 4.4 Hallintopalvelut, toiminnan kehittäminen ja voimavarat 25 5 TALOUSSUUNNITELMA 30 6 TUNNUSLUKUTAULUKKO 32

2 1 JOHDANTO Arkistolaitoksen toiminnan ja talouden suunnitelma on laadittu valtion talousarviolain ja -asetuksen mukaisesti sekä valtioneuvoston, valtiovarainministeriön ja opetus- ja kulttuuriministeriön antamiin määräyksiin ja ohjeisiin perustuen. Valtioneuvoston vuonna 2010 päättämät menokehykset, tuottavuusohjelman mukaiset vähennykset ja hallitusohjelma on otettu huomioon toiminnan ja talouden suunnitelman laadinnassa. Toiminnan ja talouden suunnitelman tarkoituksena on tukea toiminnan ja talouden tuloksellisuutta, antaa perusteita menokehysten ja vuotuisen talousarvion laadinnalle ja tulostavoitteiden asettamiselle sekä tukea arkistolaitoksen johtamista ja arkistotoimen ohjausta. Arkistolaitoksen toiminnan ja talouden suunnitelman keskeisinä lähtökohtina ovat arkistolaitoksen vuoteen 2015 ulottuva strategia sekä opetus- ja kulttuuriministeriön ja arkistolaitoksen välisiin tulossopimuksiin sisältyvät linjaukset. Toiminnan ja talouden suunnitelma sisältää toimintaympäristön muutosten kuvauksen, strategisen suunnitelman keskeiset tavoitteet ja keinot, tulosaluekohtaiset toiminnan linjaukset painopisteineen 4-vuotiskaudelle sekä taloussuunnitelman ja tunnusluvut. 2 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOS Julkishallinto yhtenäistää toimintakäytäntöjään ja kehittää tiedonhallinnan kokonaisarkkitehtuuria. Sähköisten palveluiden kysyntä ja tietopalvelulaitosten rakenteellinen yhteistyö lisääntyvät palvelutuotannossa. Digitointi ja digitaalisten aineistojen käytettävyyden parantaminen on kulttuuriperintöä säilyttävien laitosten toiminnan painopistealueita. Eri konteksteissa ja erilaisilla järjestelmillä ja laitteistoilla tuotettujen aineistojen koko elinkaaren hallinta, vastaanotto ja aineistoihin kohdistuvien tietopalveluiden järjestäminen edellyttävät arkistolaitokselta pitkäjänteisyyttä ja mahdollisuutta vaikuttaa ennakoivasti julkisen hallinnon ratkaisuihin. Riittävien voimavarojen osoittaminen sähköisen asianhallinnan ohjaamiseen, tietoaineistojen vastaanottamiseen ja niiden pysyvään säilyttämiseen on keskeinen edellytys arkistolaitoksen kyvylle vastata omasta tehtävästään. Arkistolaitoksen kuten muidenkin tietopalvelulaitosten on omassa tietopalvelussaan kyettävä vastaamaan sähköisten palveluiden lisääntyvään kysyntään kehittämällä omia sähköisiä palveluitaan.

3 Julkishallinnon strategisiin tavoitteisiin kuuluvan toiminnan tuottavuuden ja taloudellisuuden lisäämisen keinoina toteutetaan valtionhallinnossa rakenneuudistuksia, jotka vaikuttavat merkittävästi arkistolaitoksen toimintaympäristöön. Nämä muutokset edellyttävät asiakirjahallinnan ohjauksen tehostamista ja valmiutta arkistolaitokseen siirrettävän pysyvästi säilytettävän aineiston nopeaan ja joustavaan vastaanottamiseen. Tilanhallinta ja logistinen suunnittelu muodostuvat entistä tärkeämmäksi osaksi arkistolaitoksen toiminnan kehittämistä. Tilakustannusten säästämiseksi rakentamista ryhdytään keskittämään siten, että digitoidut aineistot ja niin sanotut passiiviaineistot voidaan sijoittaa valtakunnallisesti toimivaan arkistolaitoksen alueelliseen keskusarkistoon. Maakunta-arkistojen tehtävät ja piirijaon tarkoituksenmukaisuus arvioidaan suunnittelukauden alussa. Strategisena tavoitteena on tehostaa arkistolaitoksen toimintaa yhtenäisenä kokonaisuutena. Arkistolaitokseen siirrettävän aineiston määrän voimakas lisääntyminen 2010-luvun alusta lähtien edellyttää toiminnan voimavarojen huolellista suunnittelua sekä toiminnallisen ja taloudellisen lisäarvon saavuttamista keskittämällä toimintoja ja pyrkimällä luomaan voimakkaampaa synergiaa sekä arkistolaitoksen omien yksikköjen välillä että muiden toimijoiden kesken. Kysymys voimavarojen riittävyydestä ja oikeasta kohdentamisesta on suunnittelukaudella arkistolaitoksen keskeisin haaste. Arkistoissa säilytettävä asiakirja-aineisto ja arkistojen tuottamat tietopalvelut ovat keskeinen osa humanistisen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen perusinfrastruktuuria. Sekä Suomi että Euroopan yhteisö ovat kiinnittäneet erityistä huomiota tutkimuksen infrastruktuurien kehittämiseen. Tämä edellyttää arkistolaitokselta kiinteää ja aktiivista yhteyttä tiedeyhteisöön, jotta arkistolaitoksen toiminta tukee infrastruktuurien kehittämiselle asetettavia tavoitteita ja palvelee tutkimuksen tarpeita. Sota-arkiston vuoden 2008 alusta toteutettu liittäminen arkistolaitokseen on merkinnyt lisätehtäviä arkistolaitokselle puolustushallinnon 10 vuotta vanhemman asiakirja-aineksen säilyttämisessä ja sen käytettävyyden kehittämisessä sekä puolustushallinnon asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjauksessa siitä huolimatta, että liittämisen yhteydessä arkistolaitokselle siirrettiin Sota-arkiston resurssit. Lisäksi puolustushallinto on sitoutunut huolehtimaan Sota-arkiston vanhan järjestämättömän aineiston kunnostamisesta. Sitä toteutetaan Mikkelissä Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston tiloissa puolustusministeriön rahoituksella. Työn on arvioitu kestävän vuoden 2013 loppuun saakka. Kunnostettu ja luetteloitu arkistoaines siirtyy arkistolaitoksen omistukseen vuosittain valmistuneina kokonaisuuksina laadunvarmistuksen jälkeen.

4 Valtioneuvoston kanslian yhteydessä toimivan ns. väliarkiston liittäminen arkistolaitokseen toteutettiin vuoden 2008 alusta lukien. Liitoksen yhteydessä siirtyivät väliarkiston tehtävät, tilat ja ne resurssit, joilla valtioneuvoston arkistossa on väliarkistotehtävät tähän asti hoidettu. Kansallisarkisto on tehnyt ministeriöiden ja Valtioneuvoston kanslian kanssa arkistopalveluista sopimukset, joiden mukaan ministeriöt voivat siirtää 2 vuotta vanhempaa arkistoaineistoaan väliarkistosäilytykseen, josta ne siirretään 25 vuoden ikäisinä Kansallisarkiston muihin tiloihin. Kansainvälisillä standardeilla ja toimintakäytännöillä on lisääntyvä merkitys toimintojen suunnittelussa ja toteuttamisessa. Aktiivinen osallistuminen kansainväliseen toimintaan luo edellytyksiä ajantasaisten ja tarkoituksenmukaisten tieto- ja säilytysjärjestelmien kehittämiselle ja toimintojen ja voimavarojen suuntaamiselle. Arkistolain uudistaminen tulee ajankohtaiseksi suunnittelukaudella. Uudistaminen tehdään laajassa yhteistyössä sidosryhmien kanssa huomioiden muussa lainsäädännössä tarvittavat asiakirjahallintaa koskevien säännösten päivittämistarpeet sekä arkistolaitoksen toimivaltuuksia koskevien rajapintojen määrittelyjen selkiytys erityisesti arkistolaitoksen ja valtiovarainministeriön välillä. 3 ARKISTOLAITOKSEN STRATEGINEN SUUNNITELMA Arkistolaitoksen strateginen suunnitelma koostuu toiminta-ajatuksesta, visiosta, arvoista sekä strategiasta vuoteen 2015. Toimitiloja koskevilta osin strategia ulottuu tätä pitemmälle. Toiminta-ajatus Arkistolaitos on asiantuntija- ja palveluorganisaatio, jonka toiminnan tuloksena yksilölle ja yhteiskunnalle merkittävä arkistoaines säilyy suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa ja on tehokkaasti käytettävissä. Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja niiden käytettävyys, edistää tutkimusta sekä ohjata, kehittää ja tutkia arkistotointa. Arkistolaitoksen tulee osaltaan vastata siitä, että kunkin aikakauden yhteiskunnallisesta todellisuudesta säilyy tutkimukselle aito ja todistusvoimainen kuva.

5 Visio Arkistolaitos on asiakirjatiedon elinkaarihallinnan merkittävin kansallinen asiantuntijaorganisaatio, osa tutkimuksen infrastruktuuria sekä tietopalvelulaitos, joka ottaa kansainvälistyvän toimintaympäristön huomioon toiminnassaan. Arvot Arvot muodostavat arkistolaitoksen toiminnan perustan ja ohjaavat suhtautumista asiakkaisiin, sidosryhmiin ja työtovereihin. Arkistolaitoksen arvot pohjautuvat kansainvälisesti hyväksyttyihin yleisinhimillisiin arvoihin sekä arkistoalan ja tutkimusyhteisön ammattieettisiin periaatteisiin. Arkistolaitoksen keskeisiä arvoja ovat: 1) Avoimuus ja luottamuksellisuus 2) Tasapuolisuus 3) Riippumattomuus Arkistolaitoksen strategiset tavoitteet 1. Kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvan pysyvästi säilytettävän asiakirjatiedon säilyvyys ja käytettävyys on varmistettu aineiston koko elinkaaren ajan säilytysmuodosta riippumatta. 2. Arkistolaitoksen normi- ja informaatio-ohjaus on selkeää, asiantuntevaa ja ajantasaista. 3. Arkistolaitos on keskeinen osa humanistisen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen kansallista ja kansainvälistä infrastruktuuria. 4. Verkon kautta tarjotut tietopalvelut ovat keskeinen osa asiakaspalvelutoimintaa. 5. Sähköisten aineistojen vastaanottoon, hallintaan ja säilytykseen sekä käyttöön asettamiseen on riittävä osaaminen, tarvittavat voimavarat ja tarkoituksenmukaiset tietojärjestelmät. 6. Yksityisarkistojen hankintapolitiikka turvaa laajan, tasapuolisen ja riittävän aineistojen saamisen yhteiskunnan eri toimijoilta ja eri aikakausilta. 7. Arkistolaitoksella on tarkoituksenmukaiset ja riittävät toimi- ja säilytystilat, joiden rakentamisaikataulu on suunniteltu pitkäjänteisesti.

8. Henkilökunta on motivoitunutta ja sen ammatillinen osaaminen on korkeatasoista arkistolaitoksen toiminnan kaikilla osa-alueilla. 6 Strategian toteuttamisen keskeiset keinot ovat: 1. Voimavarojen kohdentaminen strategisten tavoitteiden mukaisesti. 2. Arkistolaitoksen kehittäminen yhtenäisenä toimijana siten, että osaaminen ja voimavarat voidaan hyödyntää mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti. 3. Toimintaprosessien ja projektinhallinnan tehostaminen. 4. Toiminnan tuottavuutta ja tuloksellisuutta lisäävä yhteistyö strategisten kumppanien kanssa. 5. Arkistolaitoksen aseman selkeyttäminen julkishallinnon sähköisten aineistojen elinkaarihallinnan kokonaisvaltaisessa suunnittelussa. 6. Toiminnan pitkäjänteinen suunnittelu ja asetettujen tavoitteiden järjestelmällinen seuranta toiminnan tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta kuvaavien mittarien ja arviontien avulla. 7. Osaamispohjaa tukeva ja vahvistava koulutus ja rekrytointi. 8. Innovatiivisuutta, päämäärätietoisuutta ja ammatinhallintaa arvostavan ilmapiirin voimistaminen. 9. Nykyteknologian hyödyntäminen asiakaspalveluissa ja sisäisessä toiminnassa. 10. Vahva sisäinen ja ulkoinen viestintä. 4 TOIMINNAN TULOSALUEKOHTAISET LINJAUKSET 4.1 Asiakirjatiedon elinkaarihallinta 4.1.1 Elinkaarihallinnan ohjaus Asiakirjatiedon elinkaarihallinnan ohjauksella pyritään varmistamaan asiakirjallisen kulttuuriperinnön käytettävyys ja talteen saaminen. Asiakirjatiedon arvonmääritys ja siihen sisältyvä tiedon pysyvästä säilyttämisestä päättäminen on osa asiakirjojen elinkaarihallintaa. Elinkaarihallinta koostuu arkistolaitoksen norminannosta, normi- ja informaatio-ohjauksesta, aineistojen vastaanotosta, niiden hallinnasta sekä elinkaarihallintaa tukevasta tutkimuksesta ja kehittämisestä.

7 Arkistolaitos vastaa viranomaisten asiakirjatiedon määräämisestä pysyvään säilytykseen sekä pysyvästi säilytettävien asiakirja-aineistojen vastaanottamisesta ja säilyttämisestä. Elinkaarihallinnan kannalta on olennaista, että asiakirjatiedon säilytysarvo määritellään jo elinkaaren alkuvaiheessa. Arkistolakia ja arkistoalan terminologiaa kehitetään vastaamaan sähköisen asiakirjahallinnan nopeaa kehitystä. Asiakirjahallinnan kansallista normistoa uudistetaan muuttunutta tilannetta vastaavasti ottaen huomioon alan kansainvälinen kehitys ja standardisointi. Arkistolaitoksen tehtävät ja asema sähköisten aineistojen hallinnassa ja säilyttämisessä tulevat määritellyiksi osana julkisen hallinnon tietohallinnon ohjausta. Elinkaarihallinnan ohjausta tehostetaan parantamalla arkistolaitoksen tehtäväalueiden koordinointia, kehittämällä tavoitteellisuutta sekä arvioimalla uudelleen sektoritoimintojen (tarkastus, seulonta, koulutus) toteutustavat. Tarkastustoimintaa kehitetään tavoitteiltaan kohdennetummaksi ja tarkkarajaisemmaksi ohjaustoiminnaksi. Koulutustoiminnan painopisteet, toteutustavat ja kumppanuudet arvioidaan strategiakauden alussa. 4.1.2 Normiohjaus Arkistolaitos tuottaa viranomaisille asiakirjahallintaa koskevia, selkeitä ja ymmärrettäviä normeja, jotka ovat helposti käyttöön sovellettavia ja tukevat viranomaisten toimintaa. Arkistolaitos valvoo antamiensa normien noudattamista. Normiohjauksella mahdollistetaan pysyvästi säilytettävien asiakirja-aineistojen saumaton siirtäminen arkistolaitokselle siten, että niiden säilyminen voidaan turvata ja niihin kohdistuvat tietopalvelutarpeet voidaan toteuttaa tehokkaasti ja luotettavasti. Viranomaisilta edellytetyt arkistonmuodostussuunnitelmat, aineistojen tehokas seulonta, koulutus-, ohjaus- ja neuvontatoiminta sekä asiakirjahallinnon tarkastukset tukevat arkistolaitoksen tavoitetta säilyttää keskimäärin 10-15% viranomaisten koko asiakirjatuotannosta. Arkistolaitokselle käsiteltäväksi tulevien seulonta-asioiden määrä lisääntyy hallinnon organisaatiomuutosten ja tietojärjestelmien kehittymisen seurauksena. Entistä kattavampi osa asiakirjallisesta tiedosta voidaan säilyttää pysyvästi sähköisten säilytysjärjestelmien ansiosta sähköisessä muodossa. Alkujaan digitaalisissa muodossa olevien asiakirjallisten

8 aineistojen seulontaa varten laaditaan erityisesti tällaisten aineistojen seulontakäsittelyä varten kehitetyt kriteerit ja menetelmät. Seulonta-asioiden lisääntyminen ja niiden vaikeusasteen kohoaminen merkitsevät sitä, että tähän toimintaan joudutaan jatkossa irrottamaan lisäresursseja muista arkistotoimen ohjaustehtävistä tai muilta tulosalueilta. SÄHKE2-normin rooli osana julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuria määritellään ja sähköistä säilyttämistä koskeva lupakäytäntö uudistetaan. Vuonna 2011 aloitetaan SÄHKE3-normin valmistelu. Normi keskittyy rekisterimuotoisten tietokantojen pitkäaikaissäilytyksen varmistamiseen. Normi valmistellaan sidosryhmäyhteistyönä ottamalla huomioon myös kansainvälinen tällä alalla tehty kehittämistyö. Muutokset sähköisessä asianhallinnassa edellyttävät arkistoalan terminologian kehittämistä ja keskeisten käsitteiden kattavaa uudelleen määrittelyä. Arkistolaitoksen vahva asema norminannossa edellyttää ohjeistukselta selkeää ja yksiselitteistä terminologiaa. Teoreettisen osaamisen tasoa pyritään nopeasti vahvistamaan, jotta arkistolaitos voi vastata vastuullaan olevasta ohjauksesta ja tutkimuksen tietoaineistojen hallinnasta. Viranomaisten asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tarkastusten tavoitteena on tukea kohteena olevien virastojen ja laitosten toimintaa siten, että niiden asiakirjahallinta on tehokkaasti toteutettu ja pysyvään säilytykseen luovuttama aineisto on arkistolaitokseen tullessaan asianmukaisesti seulottu, järjestetty ja luetteloitu. Tehokkaan tarkastustoiminnan tavoitteena on varmistaa se, että arkistolaitos saavuttaa norminannolleen ja ohjaustoiminnalleen asettamansa tavoitteet. Tarkastustoimintaa toteutetaan vuosittain laadittavan tarkastussuunnitelman mukaisesti. Toteutetut ja tulossa olevat hallinnon organisaation muutokset vähentävät tarkastuskohteiden lukumäärää, mutta uusien organisaatioiden tarkastus- ja ohjaustarve toisaalta kasvaa. 4.1.3 Informaatio-ohjaus Informaatio-ohjauksella tuetaan viranomaisten asiakirjahallinnan hoitamista, vahvistetaan siitä vastaavien henkilöiden asiantuntemusta ja asiakirjatiedon parhaiden käytäntöjen mukaisia toimintatapoja. Informaatio-ohjauksella normiohjauksen ohella pyritään turvaamaan asiakirjallisen kulttuuriperinnön käytettävyys ja säilyminen. Informaatio-ohjauksen muotoja ovat kirjalliset ohjeet ja oppaat, neuvonta, konsultointi ja koulutustilaisuudet sekä tutkintotoiminta.

9 Arkistolaitos tukee yliopistojen antamaa asiakirjahallinnan ja arkistoalan koulutusta. Arkistolaitoksen ylempään arkistotutkintoon tähtäävä koulutus päättyy suunnittelukaudella. Uusia suoritusoikeuksia ei myönnetä enää vuoden 2011 jälkeen. Arkistolaitoksen antama koulutus on ensisijaisesti asiakirjahallinnon ja arkistotoimen kurssimuotoista ja perustutkintoon tähtäävää ammatillista jatkoja täydennyskoulutusta. Ajantasainen ja korkeatasoinen koulutus tukee arkistolaitoksen norminantoa sekä parantaa viranomaisten valmiuksia hoitaa asiakirjahallintoaan mahdollisimman tehokkaasti. Keskeisellä sijalla on sähköistä asiakirjahallintoa tukeva koulutus. Koulutuksessa käytetään hyväksi arkistolaitoksen ulkopuolista asiantuntemusta ja tehdään yhteistyötä koulutusorganisaatioiden kanssa. Annettavan koulutuksen määrä riippuu sekä kysynnästä että käytettävissä olevista resursseista. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen erikoisammattitutkinnon tarpeellisuus selvitetään ja arkistolaitoksen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinnon asema arvioidaan uudelleen alan koulutustarjonnan kokonaisuudessa. 4.1.4 Aineistojen vastaanotto ja hankinta Valtion viranomaisten hallussa on pysyvästi säilytettäviä paperimuotoisia arkistoaineksia tehtyjen selvitysten mukaan tällä hetkellä noin 175 hkm. Aineistomäärä kasvanee vuoteen 2015 mennessä noin 200 hkm:iin. Arkistolaitos on keskusarkistohankkeen yhteydessä laskenut vuoteen 2018 siirrettävien aineistojen määräksi noin 49 500 hm valtion viranomaisten asiakirjoja. Valtion aluehallinnon uudistamisen ja muiden hallinnollisten uudistusten seurauksena perustettavien viranomaisten haltuun jää useita hyllykilometrejä puutteellisesti järjestettyjä, luovutusta odottavia arkistoja. Näiden arkistojen luovutuskuntoon saattaminen tulisi toteuttaa yhteistyöhankkeina, joiden organisoinnissa, rahoituksessa, työvoiman hankinnassa ja työnohjauksessa etsitään uudenlaisia toimintamalleja. Toteuttamista helpottavat arkistolaitoksen aikaisemmista vastaavista hankkeista saamat kokemukset ja niiden yhteydessä toteutetut ratkaisumallit. Hankkeissa otetaan huomioon mm. alueellinen työllistyminen ja jo olemassa olevan osaamisen hyödyntäminen. Keskitetyn hankkeen etuna on myös kustannustehokkuus verrattuna muulla tavalla toteutettuun järjestämistyöhön. Aineistojen nopeutettu siirto tehostaa julkishallinnon tilanhallintaa ja tuottaa valtiolle konsernitasolla laskennallisia kustannussäästöjä. Uudemman aineiston säilytys- ja tietopalveluista on jo toisaalta saatu hyviä kokemuksia Kansallisarkiston ja ministeriöiden palvelusopimusten kautta.

10 Arkistolaitos pystyy erityisasiantuntemuksensa ansiosta tarjoamaan keskitetysti parempia vanhempiin aineistoihin kohdistuvia tietopalveluita, sillä virastoissa ei usein ole enää riittävää vanhemman hallintohistorian asiantuntemusta. Arkistolaitos toteuttaa viisivuotiskausittain viranomaisille suunnattavan, arkistoimen tilaa koskevan kyselyn vuonna 2011 vuoden 2010 tilanteesta. Kyselyssä on keskeisellä sijalla pysyvään säilytykseen määrätyn aineiston kartunta. Kysely suunnataan myös kuntasektorille. 4.1.5 Yksityisarkistot Arkistolaitos pyrkii ennakoivalla toiminnalla varmistamaan sen, että merkittävä yksityisten omistama aineisto voidaan saada arkistoihin. Yksityisarkistojen hankinnassa kiinnitetään erityistä huomiota sellaisten toimijoiden aineistojen saamiseen, jotka ovat tällä hetkellä arkistoissa aliedustettuina. Aineistojen hankinnassa hyödynnetään kumppanuussuhteita erityisesti järjestökentän kanssa. Paine yksityisarkistojen luovuttamiseen erityisesti Kansallisarkistoon on lisääntynyt, koska eräät merkittävät tietopalveluorganisaatiot, mm. Kansalliskirjasto, ovat luopuneet yksityisarkistojen vastaan ottamisesta. Kansallisarkiston yhteydessä toimii yksityisarkistoasiain neuvottelukunta, jonka tarkoituksena on kehittää valtakunnallista yksityisarkistopolitiikkaa, yksityisarkistojen tutkimuskäytön edistämistä ja yksityisarkistoja säilyttävien laitosten välistä yhteistyötä. Arkistolaitos vastaa 11 valtionapua saavan yksityisen arkiston tila- ja toimintaresursseihin valtion talousarviossa vuosittain myönnetyn määrärahan jakamisesta ja tukee niiden tilojen pitkäjänteistä suunnittelua. Valtionapua saavien yksityisten arkistojen tilasuunnittelussa pyritään ratkaisuihin, jotka ovat kustannustehokkaita ja lisäävät laitosten välistä yhteistyötä aineistojen säilyttämisessä ja tietopalvelun hoitamisessa. Tärkein haaste näiden arkistojen tulevalle toiminnalle on niiden toimintamenojen huomattava kasvupaine. Työväen Arkiston toimitilakysymys voitiin ratkaista pitkälle tulevaisuuteen kuluneella kaudella. Sen sijaan Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran arkistotilojen laajennus ei ole saanut rahoitusta. Seuran arkistot on edelleen sijoitettu väliaikaisluonteisiin tiloihin. Myös useilla muilla valtionapua saavilla yksityisillä arkistoilla on laajennustarvetta lähivuosina. Tilakysymyksen lisäksi valtionapuarkistojen tietojärjestelmähankinnat ja aineistojen digitoinnin jatkaminen tarvitsevat huomattavia panostuksia. Kansallisarkisto toteuttaa vuonna 2011 kokonaisselvityksen yksityisten arkistojen valtionapujärjestelmän tuloksellisuudesta ja vaikuttavuudesta. Selvityksen perusteella arkistolaitos tekee vuonna 2012 opetus- ja kulttuuriministeriölle esityksen valtionapujärjestelmän kehittämiseksi. Tavoitteena

11 on selkeyttää valtionapua nauttivien arkistojen työnjakoa, lisätä yhteistyötä ja karsia tarpeettomia kustannuksia. Arkistolaitos pyrkii toimillaan turvaamaan, ettei lakisääteistä valtionapua saavien arkistojen rahoitus jää suhteellisesti jälkeen arkistolaitoksen resurssikehityksestä. 4.1.6 Tutkimustoiminta Arkistolaitos on historiantutkimuksen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen keskeinen infrastruktuuri. Arkistolaitos toteuttaa tehtäväänsä parantamalla aineistojen käytettävyyttä, ennen muuta digitoimalla tutkimuksen kannalta keskeisiä asiakirjakokonaisuuksia ja saattamalla niitä tutkijoiden käytettäväksi internetin tai arkistolaitoksen sisäisen verkon välityksellä. Erityisenä tavoitteena on yhdessä tutkijayhteisön kanssa tehostaa humanistisen ja yhteiskunnallisen tieteen kykyä käyttää laskennallisten tieteiden nopeasti kasvavaa tiedonhallintakapasiteettia kullekin tutkimusalalle ominaisella tavalla. Arkistolaitos osallistuu voimavarojensa mukaan yliopistojen ja tutkimuslaitosten pyrkimykseen kehittää informaatiologistiikkaansa ja kykyään hallita tutkimustiedon koko elinkaarta. Arkistolaitos osallistuu Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen laitoksen koordinoiman yhteiskunnan muistifunktioiden tutkijankoulutusverkoston, Memornetin, toimintaan. Sen keskeisenä tavoitteena on kouluttaa tutkijoita, joilla on valmiuksia kehittää ennen muuta tieteellisen tutkimuksen tarvitsemia aineistoja sähköisessä muodossa. Memornet tukee arkistolaitoksen lakisääteisiin tehtäviin kuuluvaa arkistotoimen tutkimusta, etenkin vaativaa käsitteenmuodostusta nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä, missä uudenlaisen, tieteelliseen näkemykseen perustuvan teorianmuodostuksen merkitys on keskeinen. Asiakirjahallinnan tutkimustoiminta kohdistuu asiakirjojen koko elinkaareen ja sen hallintaan niin osana viranomaisten, yksityisten henkilöiden ja organisaatioiden toimintaa kuin tutkimuksen tiedonlähteenä arkistolaitoksessa. Arkistolaitoksessa tehtävä tutkimus on soveltavaa tutkimusta, jonka tavoitteena on asiakirjahallinnan käytännön kehittämisen tukeminen. Yliopistot vastaavat perustutkimuksesta, jota arkistolaitos tukee ja hyödyntää omien tarpeidensa mukaisella tavalla. Arkistolaitoksen oma tutkimustoiminta suuntautuu niihin tutkimusteemoihin, joissa edellytetään mahdollisuutta käyttää laajoja asiakirjakokonaisuuksia ja tuottaa muun tutkimuksen tarvitsemaa tietoaineistoa. Tutkimustoiminta perustuu ensisijaisesti ulkopuoliseen tutkimusrahoitukseen. Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot pyrkivät tutkimusrahoitukseen sisältyvän yleiskustannusosuuden mukaista korvausta vastaan osoittamaan tiloja arkistojen palveluita erityisesti tarvitseville tutkijoille. Tutkimuspalveluilla pyritään tehostamaan tutkimustoimintaa ja vähentämään erityisaineistojen

turhaa siirtämistä ja sijoittamista muulle yleisölle avoimiin tiloihin. Tavoitteena on toteuttaa toimintamalli, joka mahdollistaa tutkijakollegiomaisen työskentelyn. 12 Tutkimuksen tiedonhallintakäytännöt muuttuvat nopeasti sekä Suomessa että ulkomailla. Arkistolaitos osallistuu kehittämistoimintaan, joka perustuu kansalliseen ja eurooppalaiseen infrastruktuuripolitiikkaan ja tukee aineistojen tutkimuskäytön parantamista. Arkistolaitoksen asema ja tehtävät tutkimuksen kansallisessa ja kansainvälisessä tiedonhallinnassa määritellään suunnittelukauden alussa. 4.2 Asiakirjallisen kulttuuriperinnön käyttöön saattaminen 4.2.1 Säilymisen turvaaminen Arkistolaitoksessa oli vuoden 2009 lopussa pysyvästi säilytettävänä noin 180 hyllykilometriä asiakirja-aineistoja kahdeksalta vuosisadalta. Arkistolaitoksen tekemän selvityksen mukaan arkistolain nojalla pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja on valtion viranomaisten hallussa noin 175 hyllykilometriä. Valtionhallinnossa toteutettavat organisaatiomuutokset aiheuttavat aineistojen siirtoja arkistoihin ennakoitua nopeammin. Erityisen merkittävä on aluehallinnon kokonaisuudistus, jonka seurauksena lakkautttin lääninhallitukset, TE-keskukset, alueelliset ympäristökeskukset, tiepiirit ja työsuojelupiirit. Näiden viranomaisten pysyvästi säilytettävät ja siirtokuntoon saatetut asiakirjat siirretään arkistolaitokseen todennäköisesti vuosikymmenen puoliväliin mennessä. Siirtoihin vaikuttaa arkistolaitoksen tilahankkeiden toteutuminen, koska kaikki arkistolaitoksen yksiköt, Kansallisarkisto mukaan lukien eivät pysty tilanpuutteen vuoksi kyseisiä siirtoja vastaan ottamaan. Käräjäoikeusuudistuksen myötä arkistolaitokseen siirrettiin vuosina 2009 2010 noin 8 000 hyllymetriä asiakirjoja vuoteen 1993 saakka. Muutosten nopea aikataulu on aina suuri haaste arkistolaitokseen siirrettävän aineiston järjestämiselle luovutuskuntoon. Arkistolaitos tukee valtionhallinnossa toteutettavia keskitettyjä ja kustannustehokkaita järjestämishankkeita ja toteuttaa niitä tarvittaessa maksullisena palvelutoimintana. Arkistolaitos antaa lisäksi maksua vastaan käyttöön arkistotiloja viranomaisten 40 vuotta nuoremmalle paperimuotoiselle aineistolle. Arkistolaitokseen otetaan lisäksi vastaan vuosittain noin 600 hm yksityisarkistoja. Vuoteen 2025 mennessä arkistolaitokseen tulisi siten noin 10 000 hm yksityisarkistoja, jotka on laskettava tilantarvetta arvioitaessa viranomaisarkistosiirtojen päälle.

13 Kansalliseen asiakirjalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien evankelis-luterilaisen kirkon ja ortodoksisen kirkkokunnan pysyvästi säilytettävä aineisto otetaan säilyttävien laitosten ja opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa sovittavalla tavalla joko maksulliseen tai maksuttomaan säilytykseen. Suoritetun kyselyn mukaan seurakuntien aineistoja on noin 5 200 hm, josta suurin osa tultaneen siirtämään arkistolaitokseen. Arkistolaitoksen kaikissa yksiköissä toteutettu kuntokartoitus valmistui vuonna 2009, lukuun ottamatta entisen Sota-arkiston aineistoja ja osittain Hämeenlinnan maakunta-arkistoa. Sen pohjalta on laadittu digitoinnin, mikrokuvauksen ja konservoinnin toimenpideohjelma, jota toteutetaan resurssien puitteissa suunnittelukaudella. Säilytyksessä kiinnitetään erityistä huomiota säilytysolosuhteisiin ja materiaaleihin. Kestävien materiaalien hankinta, mm. vanhojen koteloiden uusiminen merkitsee huomattavaa kustannuserää arkistolaitoksen toimintamenoissa. Konservointiosaamista vahvistetaan kansainvälistä yhteistyötä lisäämällä. Arkistolaitos valmistautuu VAPA-hankkeessa pysyvästi säilytettävien sähköisten aineistojen pysyvän säilytyksen vastaanotto- ja palvelujärjestelmän käynnistämiseen vuoden 2011 alussa. Toteuttaminen edellyttää projektivaiheen päättymisen jälkeen toiminnan mukauttamista osaksi arkistolaitoksen normaalia toimintaa. Sähköisten aineistojen määrä tulee voimakkaasti lisääntymään ja pysyvästi säilytettäviä sähköisiä aineistoja tullaan ottamaan vastaan huomattavasti nuorempina kuin paperiaineistoja. Vastaanotettaville pysyvästi säilytettäville sähköisille aineistoille on määriteltävä siirtosykli VAPAn käyttöönoton yhteydessä. Siirtosyklin puitteissa määritellään siirtämisperiaatteet organisaatio- ja tietojärjestelmäkohtaisesti siirtosopimuksessa. Sähköisen vastaanotto-, säilytys- ja palvelujärjestelmän ylläpito ja kehittäminen vaativat käyttöönoton jälkeenkin merkittäviä voimavaroja, jotka ovat luonteeltaan pysyviä. Sähköisten aineistojen pysyvään säilyttämiseen liittyy teknologian uutuudesta ja niukoista kansainvälisistä kokemuksista johtuen edelleen monia riskitekijöitä. Riskitekijöiden ratkaisussa seurataan KDK-hankkeen PAS-jatkokehityksen yhteydessä tehtävää työtä. Koska pysyvän sähköisen säilyttämisen mahdollistavaa PAS-järjestelmää ei toistaiseksi ole, käytetään sen vuoksi mikrofilmausta edelleen yhtenä keinona, jolla paperiaineistojen ja keskeisten sähköisten asiakirjojen säilyminen varmennetaan. Arkistolaitos arvioi mikrofilmauksen aseman aineistojen säilytyksessä ja toteuttaa sitä koskevat ratkaisut suunnittelukaudella.

14 Aineistojen käytön valvontaan arkistolaitoksen tutkijatiloissa kiinnitetään huomiota EU:n komission vuonna 2008 hyväksymän arkistoraportin mukaisesti. Arkistolaitos liittyy kansainväliseen kirjastojen, arkistojen ja museoiden arkistovarkauksien ja aineistojen laitonta kauppaa estämään perustettuun Liber-verkostoon. 4.2.2 Arkistorakentaminen ja säilytystilan hallinta Arkistoihin seuraavien vuosikymmenten aikana tulevan paperiaineiston määrän voimakas kasvu aiheuttaa tarpeen arkistotilojen lisärakentamiseen. Kasvun ennakoidaan taittuvan vasta 2040-luvun alussa. Arkistolaitos on ehdottanut arkistorakentaminen keskittämistä uuteen arkistolaitoksen alueelliseen keskusarkistoon, jonka sijoituspaikaksi arkistolaitos on ehdottanut Mikkelin kaupunkia. Opetusministeriön asettama selvitysmies päätyi selvityksessään samaan ehdotukseen. Rakentamisaikataulun osalta arkistolaitos on esittänyt rakentamisen ensimmäisen vaiheen toteuttamista niin, että rakennus olisi valmis vuoden vaihteessa 2017 2018, mikä mahdollistaisi luopumisen Sörnäisten toimitilasta sen vuokrasopimuksen umpeutuessa keväällä 2018. Arkistolaitos esittää keskusarkiston toimitilojen vuokranmaksua koskevan vuokravaltuuden sisällyttämistä valtion talousarvioon vuonna 2015, jotta rakennussuunnittelu voidaan käynnistää. Hankeen laajuudeksi esitetään 50 000 hyllymetrin kapasiteettitavoitteella 4 000 m2 huoneistoalaa käyttäen hyväksi korkeavarastoratkaisua. Rakennuksen kustannusarvio on tällöin 12 350 000 euroa nykyhinnoin. Vuokravaikutus tontteineen on vuositasolla 1 080 000 euroa. Tämän lisäksi lisäystä kiinteistön hoitomenoihin tulisi 20 000 euroa. Alueellisessa keskusarkistossa säilytettäisiin keskitetysti arkistolaitoksen digitoituja aineistoja, muita passiiviaineistoja sekä erityisolosuhteita vaativia aineistoja. Rakennuksessa ei olisi asiakaspalvelua. Hanke ei lisäisi arkistolaitoksen kokonaisvuokramenoja, koska samaan aikaan luovuttavista Sörnäisten toimitiloista vuokramenot ovat tällä hetkellä 1,03 ME vuodessa. On varsin todennäköistä, että Sörnäisten toimipisteen vuokrataso nousisi uudella sopimuskaudella merkittävästi. Lisäksi on todettava, että Sörnäisten tilojen laatutaso ei vastaa arkistolaitoksen vaatimuksia säilytystilojen olosuhteille ja toiminnallisuudelle. Arkistolaitos selvittää mahdollisuudet hävittää digitoituja, pysyvästi säilytettäviä paperiaineistoja edellyttäen, ettei niiden tieteellinen ja oikeudellinen todistusvoimaisuus kärsi. Koska kaikkea digitoitua aineistoa ei voida hävittää, on hävittäminen ratkaistava aineistokohtaisesti.

15 Arkistolaitos ottaa käyttöön kokoelmien käyttölogistiikkaa ja tilanhallintaa tehostavan järjestelmän, joka sisältää tiedot arkistolaitoksen käytettävissä olevasta säilytyskapasiteetista tilakohtaisesti ja kokonaismäärinä sekä tiedot asiakirjan sijaintipaikoista arkistosäilytyksessä ja käyttötilanteissa. Valmistelut toteutetaan siten, että järjestelmän käyttöönotto voidaan toteuttaa vuonna 2012, mikäli opetus- ja kulttuuriministeriö osoittaa varat sen hankintaan. Tilanhallintajärjestelmän käyttöönottoon yhdistetään muita logistista toimintaa ja tilanhallintaa tehostavia ratkaisuja, kuten saapumisjärjestyksen mukainen sijoittaminen sekä arkistokoteloiden uusiminen, koteloiden säilytysasennon muuttamiset ja merkitseminen viivakoodilla tai muulla automaattisella tunnistemenetelmällä. Tiloihin ja aineistoihin liittyvää tuvallisuuskulttuuria kehitetään nykyaikaistamalla arkistotilojen LVISA-tekniikkaa, tehostamalla kulunvalvontaa sekä parantamalla aineistojen käsittelyohjeistusta. Vuonna 2012 aloittaa toimintansa Oulun maakunta-arkiston toimipisteenä Saamelaisarkisto, jonka toimitilat tulevat sijaitsemaan Saamelaiskulttuurikeskus Sajoksen yhteydessä Inarissa. Kansallisarkistosta siirretään yksi henkilötyövuosi Saamelaisarkistoon. Saamelaisarkistoon otetaan vastaan yksityisluontoisten arkistojen (mm. saamelaisalueen paliskuntien arkistot) lisäksi myös viranomaisarkistoja, kuten Saamelaiskäräjien ja Saamelaisalueen koulutuskeskuksen arkistot. Saamelaisarkiston toimintamenot ovat vuositasolla noin 132 000 euroa. 4.2.3 Käytettävyyden edistäminen Arkistolaitoksessa kehitetään voimakkaasti omien tietojärjestelmien kykyä kommunikoida keskenään ja niiden rajapintojen integrointia osaksi muistiorganisaatioiden yhteistä KDK-tietopalvelukerrosta sekä järjestelmissä olevan tietovarannon laatua. Vakka ja Aarre tietokantojen kehittäminen tietovarantoina, mikä edellyttää myös perinteistä arkistojen järjestämistä ja kuvailua, on edellytys sille, että sähköiset palvelut voivat olla keskeinen asiakirjallisen kulttuuriperinnön käyttöön saattamisen kanava. Vakka arkistotietokanta on arkistolaitoksen analogisen ja digitoidun aineiston metatietojärjestelmä. Aarre on entisen Sota-arkiston arkistotietokanta. Kuvailukäytäntöjä kehitetään ottaen huomioon digitaalisen aineiston käyttöön saannin edellytykset, arkistoalan kansainvälinen kehitys ja muistiorganisaatioiden yhteisten hakujärjestelmien tarpeet. Arkistolaitoksen ylläpitämä valtakunnallinen yksityisarkistorekisteri on keskeisessä asemassa sekä arkistolaitoksessa että sen ulkopuolella säilytettävien yksityisten arkistoaineistojen käytettävyyden kannalta. Teknisesti vanhentunut rekisteri on välttämätöntä uudistaa ja integroida arkistolaitoksen verkkopalveluarkkitehtuuriin.

16 Digitointi tukee arkistolaitoksen muuta toimintaa mahdollistamalla verkkopalveluiden ja sähköisen asioinnin kehittämisen. Digitointistrategia muodostaa digitoinnin ja konservoinnin perustan. Digitoinnissa otetaan huomioon keskeisten strategisten kumppanien tavoitteet ja tarpeet. Ulkopuolisen rahoituksen hankkimista digitointiin tehostetaan. Arkistolaitos pyrkii osaltaan vaikuttamaan siihen, että erilaiset tutkimushankkeet ottavat raha-anomuksissaan huomioon myös aineiston digitoinnin aiheuttamat kustannukset ja niiden tuomat hyödyt. Digitoidun aineiston käytettävyys ja ymmärrettävyys varmistetaan kehittämällä aineistojen ja hakemistojen käyttöön opastavaa Portti-palvelua. Arkistolaitoksen aineiston digitointiin ja muuhun aineiston turvaamiseen sekä saattamiseen sähköiseen muotoon myönnettiin kuluvan vuoden keväällä hyväksytyssä valtion lisätalousarviossa 2 070 000 euroa erillisrahoitusta, jolla digitoidaan ja asetetaan käyttöön noin 4,5 miljoonaa asiakirjatiedostoa. Hanke kestää vain vuoden 2010 loppuun, koska hankkeelle osoitettu määräraha on yksivuotinen. Suomen ja Venäjän arkistolaitosten välisenä yhteistyönä on opetusministeriön myöntämän erillisrahoituksen turvin ryhdytty vuodesta 2007 lähtien hankkimaan Venäjältä mikrofilmejä Suomea koskevista arkistoaineistoista. Hankinnat perustuvat arkistolaitoksen toimeksiannosta tehtyyn selvitykseen Venäjällä olevasta, Suomea koskevasta arkistoaineistosta. Selvityksen mukaan Venäjältä on hankittu Suomeen varsin niukasti asiakirjajäljenteitä. Hankinnan tehostamiseksi arkistolaitos solmi keväällä 2005 Venäjän Rosarhivin kanssa runkosopimuksen, jossa on määritelty mikrofilmien hankintaa ja maksamista koskevat käytännöt. Niin ikään keväällä 2005 Kansallisarkisto asetti asiantuntijatyöryhmän koordinoimaan mikrofilmien hankkimista Venäjältä. Työryhmä määritteli prioriteetit Venäjältä hankittaville kokoelmille, joiden pohjalta hankintoja on toteutettu. Hankkeeseen esitetään suunnitelmakaudelle jatkorahoitusta taloussuunnitelmasta ilmenevällä tavalla. 4.2.4 Tietopalvelut Tietopalveluja kehitetään ja toteutetaan laitoksen yhteisenä matriisitoimintana. Tietopalveluiden tavoitteena on yhtäältä palvella nykyisiä asiakkaita entistä paremmin, toisaalta uusien asiakasryhmien saaminen. Asiakkuuksia ja asiakkaiden palvelutarpeita selvitetään asiakastyytyväisyyskyselyllä, kohdennetuilla sidosryhmäyhteistyönä tehtävillä tutkimuksilla sekä blogin avulla. Asiakkuuksien hahmottamisessa otetaan huomioon sekä kansallinen monikulttuurisuus että verkkopalveluiden myötä kansainvälistyvä käyttäjäkunta. Muistiorganisaatioiden kanssa tehtävää yhteistyötä tietopalvelujen kehittämisessä tehostetaan.

17 Digitoidun aineiston määrän kasvaessa verkkopalvelut muodostavat yhä merkittävämmän palvelukanavan. TTS-kauteen mennessä arkistolaitoksen suurimman asiakasryhmän, sukututkijoiden, keskeisin lähdeaineisto on digitoitu ja käytettävissä verkossa. Verkkopalvelut lisäävät arkistolaitoksen toiminnan vaikuttavuutta, kun kansallinen asiakirjallinen kulttuuriperintö on yhä uusien käyttäryhmien helposti saavutettavissa. Verkkopalvelujen kehittäminen myös tukee arkistolaitoksen aineistojen käyttöön saantia KDK-asiakasliittymän kautta. Verkkopalvelut kattavat informaatiopalvelun, tiedonhaun hakemistoista ja digitaalisen aineiston käyttöpalvelun. VAPA-aineistoon tarjottavan tietopalvelun järjestämisestä sovitaan luovuttajien kanssa tapauskohtaisesti osana aineistojen vastaanottoprosessia. Kun digitoituja aineistoja ei anneta alkuperäisinä käyttöön tutkijasaleissa, siirtyy asiakkaita itsepalvelujen käyttäjiksi. Toisaalta tämä edellyttää, että tutkijasaleissa on oltava mahdollisuus käyttää digitaalista aineistoa verkkopalveluna. Verkkopalvelujen tuomat uudet asiakkaat myös käyttävät tutkimuksissaan asiakirjoja, joita ei ole vielä digitoitu, ja paperiasiakirjojen määrä kasvaa uusien arkistoluovutusten myötä. Näiden tekijöiden yhdessä odotetaan tasapainottavan viime vuosina laskussa ollutta tutkijakäyntien määrää. Tiedonhaku ja paperiaineistojen tilaaminen käyttöön tutkijasaleissa tapahtuu pääsääntöisesti sähköisen tunnistautumis- ja tilausjärjestelmä Astian avulla. Vaikka tutkijakäynnit ovat jonkin verran vähentyneet, tutkijasaliin toimitettujen asiakirjojen määrä on pysynyt korkealla tasolla, eikä vähennystä ole tapahtunut. Arkistolaitokselta tilattujen selvitysten kysynnän odotetaan suunnittelukaudella kasvavan, kun arkistolaitokseen siirtyy merkittäviä määriä uudempaa aineistoa palvelusopimuksiin perustuen. Enin osa maksullisista selvityksistä on julkisoikeudellisia selvityksiä virallista tarkoitusta varten ja niiden toimitusaika on enintään kaksi viikkoa. Selvityspalvelua kehitetään hallinnon yhteisiä asiointiportaaleja hyödyntäväksi sähköiseksi asioinniksi. Kaukolainojen kysyntä mikrofilmilainojen osalta laskee, kun entistä enemmän aineistoa on verkon kautta saatavilla. Kirkonkirjamikrofilmien digitointitoiminta on valtakunnallisesti käynnistynyt. Maksullisten jäljenteiden kysynnän odotetaan myös vähenevän digitoidun aineiston kasvaessa. 4.2.5 Aineistojen näkyvyyden ja tunnettuuden edistäminen Näyttelytoiminnalle laaditaan vuosittain sektorisuunnitelma, joka liitetään arkistolaitoksen sisäisiin tulosopimuksiin. Siinä määritellään arkistolaitoksen järjestämät näyttelyt sekä niihin liittyvät henkilö- ja taloudelliset resurssit. Näyttelytoiminnalle kehitetään toiminnan vaikuttavuutta kuvaavat mit-

tarit. Painopiste on verkkonäyttelyissä, joita toteutetaan arkistolaitoksen ja muiden muistiorganisaatioiden digitaalisista aineistoista. 18 Kansainvälisen näyttely- ja julkaisuyhteistyön avulla tehdään tunnetuksi ulkomaiden arkistoissa olevia Suomea koskevia historiallisesti merkittäviä aineistoja sekä Suomen suhteita ulkovaltoihin ja kansainvälisiin järjestöihin. Erityisenä tavoitteena on lisätä yhteistyötä Venäjän ja Pohjoismaiden arkistojen kanssa tavalla, joka tukee keskeisten aineistokokonaisuuksien kopioimista Suomeen. Arkistolaitoksen näkyvyyden ja tunnettuuden edistäminen nivotaan kiinteämmin arkistolaitoksen viestintästrategiaan. Kotisivua kehitetään siten, että asiakkaat pystyvät saamaan selkeän kokonaiskuvan arkistolaitoksen aineistoista ja laitoksen tarjoamista palveluista. Osa tunnettuuden edistämistä ja viestintää on suhdetoiminta, jonka tarkoitus on lisätä arkistolaitoksen tunnettuutta ja luoda myönteinen kuva laitoksen tehtävästä ja toiminnasta. Yhteistyötä etenkin ulkoasiainministeriön ja Suomessa toimivien ulkomaiden edustustojen kanssa jatketaan monipuolisen, asiakirjalliseen kulttuuriperintöön tukeutuvan Suomi-kuvan luomisessa. Arkistolaitos julkaisee sekä painettuja että sähköisiä julkaisuja. Julkaisutoiminta parantaa mahdollisuuksia käyttää asiakirjoja tieteellisesti luotettavalla tavalla ja tukee arkistolaitoksen asiakaspalvelutoimintaa. Yhteistyötä strategisesti tärkeiden kumppaneiden kanssa vahvistetaan etenkin sähköisessä julkaisemisessa. 4.2.6 Kirjasto- ja informaatiopalvelut Kansallisarkiston kirjasto on valtakunnallinen arkistoalan, diplomatiikan sekä heraldiikan ja sigillografian tieteellinen erikoiskirjasto, joka muodostaa integroituneen osan sekä arkistolaitoksen toiminnassa että kansallisessa kirjastoverkostossa. Kansallisarkiston kirjaston sekä maakuntaarkistojen kirjastojen kokoelmia tarvitaan arkistolaitoksen erilaisissa virkatehtävissä sekä asiakaspalvelussa täydentämässä asiakirja-aineistoja. Kansallisarkiston kirjasto vastaa koko arkistolaitoksen kirjastojen yhteisistä kokoelmien ja palveluiden kehittämishankkeista sekä tietokantajärjestelmistä. Arkistolaitoksen kirjastojen kokoelmien luettelointia, erityiskokoelmien sisällönkuvailuja sekä tietopalvelukäytänteitä kehitetään osana Suomen tieteellisten kirjastojen toiminnallista kokonaisuutta ja osana kansallista kirjastoverkostoa. Tutkimustoimintaa tuetaan varmistamalla arkistolaitoksen kirjastojen ydinkokoelmien näkyvyys, helppokäyttöisyys ja nopea saatavuus. Vuosina 2010-2011 toteutettavan kokoelmapoliittisen selvi-

19 tyksen pohjalta laaditaan TTS-kauden alussa Kansallisarkiston kirjaston kokoelmapolitiikka, jossa määritellään kirjaston keskeiset ydinkokoelmat ja niiden hallinta sekä kokoelmien käyttöön liittyvät asiakaspalvelut. Kokoelmapoliittiseen selvitykseen sisällytetään myös kirjaston tilankäyttösuunnitelma sekä ydinkokoelmiin kuulumattoman kirjallisuuden siirtosuunnitelmat muihin kirjastoihin. 4.3 Kärki- ja kehittämishankkeet Sähköisten palveluiden kehittämisen hankkeet Hankkeen yleiskuvaus ja tavoitteet Valtiovarainministeriön SADe-ohjelmassa korostetaan julkisen hallinnon sähköisten palveluiden kehittämisen tärkeyttä. Sähköisten palveluiden kehittämisellä tavoitellaan sekä asiakaspalvelun laadun parantumista että hallinnon toiminnan tuottavuuden lisäämistä. Sähköisten palveluiden tulee olla entistä laadukkaampia ja kustannustehokkaampia ja niiden tulee perustua asiakkaiden tarpeisiin. Arkistolaitoksen asiakkaita ovat toisaalta viranomaiset ja yksityiset, jotka siirtävät kansalliseen asiakirjalliseen kulttuuriperintöön kuuluvan osan toiminnassaan syntyvästä tiedosta arkistolaitoksen säilytysvastuulle, ja toisaalta kansalaiset, viranomaiset ja muut tahot, jotka tarvitsevat tätä tietovarantoa erilaisiin virallisiin tai yksityisiin tarpeisiin. Sähköisten palvelujen kehittämishanke tuottaa uusia sähköisiä palveluita kummankin asiakassegmentin tarpeisiin, minkä lisäksi hankkeessa tapahtuva kehittämistyö tuottaa arkistolaitokselle mahdollisuuden tarjota KDK-linjausten mukaisia sähköisiä säilytys- ja metatietopalveluja arkistosektorin yksityisille toimijoille. Sähköisten palvelujen kehittämishankkeella on kolme tavoitetta. Ensinnäkin arkistolaitos kykenee hankkeen tuloksena tarjoamaan paitsi viranomaisille myös yksityisille arkiston luovuttajille entistä monipuolisempia sähköisen tietovarannon säilytyspalveluja. Tämä mahdollistaa nykytilannetta monimuotoisemman kansalliseen asiakirjalliseen kulttuuriperintöön kuuluvan sähköisen tietovarannon talteen ottamisen sekä siirtämisen KDK:n pitkäaikaissäilytysratkaisujen piiriin yhteiskunnan kannalta keskitetyllä ja kustannustehokkaalla tavalla. Arkistolaitoksen valmius tarjota entistä monimuotoisemman sähköisen tietovarannon säilytyspalvelua tukee hallinnon siirtymistä yksinomaan sähköiseen säilyttämiseen ja tuo säästöjä analogisen aineiston säilytyksen ja käyttöön antamisen kustannuksien vähenemisenä. Arkistolaitoksen säilytysvastuulle siirretty aineisto on yksi yhteiskunnan sähköinen perustietovaranto, jota luovuttajat ja muut viranomaiset voivat käyttää kustannustehokkaalla tavalla sekä itsepalveluna että viranomaisten välisenä sähköisenä asiointina hallinnon toiminnassa yli viranomaisrajojen.

20 Toisekseen arkistolaitos kykenee hankkeen tuloksena antamaan sekä sähköisen että analogisen tietovarantonsa käyttöön aika- ja paikkariippumattomana verkkopalveluna. Verkkopalvelut ovat arkistolaitoksen yhteispalveluja, joissa arkistolaitoksen kaikkien yksiköiden palvelut ovat saavutettavissa keskitetysti yhdestä paikasta, mikä parantaa asiakaspalvelua merkittävällä tavalla. Verkkopalveluilla tarkoitetaan asiakkaiden tiedonhakua verkossa olevista informaatiopalveluista sekä tieto- ja metatietovarannoista, digitaalisen tietovarannon käyttöä tieteellisiin ja muihin tutkimustarkoituksiin itsepalveluna sekä digitaalisen ja analogisen tietovarannon käyttöön tilaamista ja antamista sekä palveluiden maksamista sähköisenä asiointina. Verkkopalvelut mahdollistavat resurssien tehokkaan arkistolaitostasoisen kohdentamisen ja tuottavuuden parantamisen. Tuottavuuden kannalta erityisen merkittävää on analogisten aineistojen sisäisen hallintaprosessin automatisointi, mikä edellyttää tilanhallintajärjestelmän käyttöönottoa, sekä selvityspalvelun kehittäminen viranomaisten väliseksi sähköiseksi asioinniksi. Valtiovarainministeriön Julkisen hallinnon tietohallinnon ohjaus ja yhteentoimivuus-hankkeen loppuraportissa on todettu, että sähköisten palveluiden taustalla ovat hallinnon sisäiset prosessit, tietojärjestelmät ja tietovarannot, joita ilman sähköisten palveluiden tuottaminen ei onnistu. Sähköisten palveluiden kehittämishankkeessa kehitetään arkistolaitoksen sähköisiä tietovarantoja hallinnoivia järjestelmiä VAPAa ja Digitaaliarkistoa, metatietovarantoja hallinnoivia järjestelmiä Vakkaa ja valtakunnallista yksityisarkistorekisteriä (YARK) sekä kaikkien näiden käyttöliittymää Astiapalvelujärjestelmää siten, että ne mahdollistavat edellä kuvattujen sähköisten palvelujen tuottamisen. Verkkopalvelujen tuottamisessa hyödynnetään kehitteillä olevia hallinnon yhteisiä ja KDKverkkopalvelukonsepteja, sähköisen asioinnin palvelukokonaisuuksia ja asiointiportaaleja. Hankkeessa tehtävän kehittämistyön tarkempi kuvaus on esitetty alla luvuissa Säilytyspalvelut ja Käyttöliittymäpalvelut. Arkistolaitoksen asiakkailleen kehittämien sähköisten palvelujen edellytyksenä oleva järjestelmäkehitystyö mahdollistaa myös näihin järjestelmiin perustuvien palvelujen tarjoamisen arkistosektorin yksityisille toimijoille. KDK-hankkeen kokonaisarkkitehtuurissa on määritelty asiakasliittymän ja pitkäaikaissäilytysjärjestelmän tarjoamat palvelut, joiden hyödyntäminen vaatii opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalalla toimivalta organisaatiolta taustajärjestelmää tai taustajärjestelmiä. Erityisesti arkistosektorin toimijoilla ei tällaisia taustajärjestelmiä kuitenkaan juuri ole. Sähköisten palveluiden kehittämishankkeen tuloksena arkistosektorin yksityiset toimijat voisivat KDKhankkeen linjauksen mukaisesti ostaa arkistolaitokselta palveluina toiminnot, jotka liittyvät sähköisten tietovarantojen ja metatietovarantojen tallentamiseen, säilyttämiseen ja hyödyntämiseen. Nämä säilytys- ja käyttöliittymäpalvelut toteuttavat arkistosektorin sähköisen tietovarannon keskitetyn

21 säilyttämisen sekä tietovarannon ja sen metatietojen siirtämisen KDK-palveluiden piiriin opetus- ja kulttuuriministeriön kannalta kustannustehokkaalla tavalla. Kustannussäästöjä syntyy myös siitä, että yhteiset tieto- ja metatietovarannot mahdollistavat arkistosektorin yhteisten tai yhdenmukaisten verkkopalveluiden kehittämisen. Säilytyspalvelut Arkistolaitos tarjoaa sähköisiä säilytyspalveluita sähkösyntyisille asiakirja-aineistoille ja digitoiduille aineistoille. Säilytyspalveluiden kehittäminen tarkoittaa sekä VAPA-järjestelmän että digitaaliarkiston edelleen kehittämistä. Arkistosektorin laajamittainen liittyminen PAS-palveluun edellyttää sitä, että yksityiset toimijat voivat ostaa arkistolaitokselta säilytyspalveluita. Arkistolaitos vastaa siitä, että palvelussa säilytettävä aineisto säilyy alkuperäisenä ja eheänä ja että palvelua ostava organisaatio pystyy hakemaan ja käyttämään palveluun tallentamaansa aineistoa. Palvelua käyttävä organisaatio saa tallentamansa aineiston käyttöönsä arkistolaitoksen käyttöliittymäpalveluita osaltaan toteuttavan Astian kautta ja sähkösyntyisen aineiston kohdalla VAPA:aan toteutetun viranomaisen suorakäyttöliittymän kautta. Organisaatio toimittaa digitoidut aineistot ja digitoinnin metatiedot ulkoisella kovalevyllä arkistolaitokseen, jossa aineistot tallennetaan digitaaliarkistoon. VAPA-palvelun keskeiset kehittämistarpeet syntyvät käytön laajentumisesta, VAPA-palveluun vastaanotettavien ja siellä säilytettävien aineistotyyppien monipuolistumisesta sekä ensimmäisten toimintavuosien käyttökokemusten evaluoinnista. Lisäksi kehittämiseen vaikuttaa KDK:n PASjärjestelmän käyttöönotto vuonna 2016. Sähköisen asiakirja-aineiston säilyttäminen Suomessa perustuu arkistolaitoksen laatimaan normistoon, tällä hetkellä Sähke2-normiin. Kansallisarkistossa on käynnistetty Sähke3-normin suunnittelu. Uuden normin tarkoituksena on luoda laajennettu metatietomalli, jota käyttäen VAPA:aan voidaan vastaanottaa asiakirjatiedostojen lisäksi rekisterimuotoisia tietokantoja. Pitkäaikaissäilyttämisen varmistamiseksi siirtävän organisaation (viranomainen tai yksityinen valtioapuarkisto) tulee muuttaa aineisto rakenteeseen, joka yhdistää kannan tietosisällön ja metatiedot. VAPA-palvelun vastaanottoa kehitetään niin, että se tunnistaa eri aineistotyypit, aineiston metatietorakenteen, pystyy sovittamaan ne yhteen ja tallentamaan ne VAPA:an Sähke3:n mukaista metatietorakennetta käyttäen. Uudet aineistotyypit edellyttävät vastaanoton yhteydessä tapahtuvien tarkistusten ja säilytysrakenteen muodostamiseen liittyvien toiminnallisuuksien kehittämistä.