TeamFinland Explorer-rahoitus Hyväksyttävät kustannukset ja projektiseuranta Rahoitusehdot: Yritysten de minimis -avustus 30.8.2017 DM 1817112 v.2 Copyright Tekes
Projektin vastuullinen johtaja: Lue rahoituspäätös ja rahoitus- ja mahdolliset erityisehdot huolellisesti läpi, jotta osaat toimia niiden mukaisesti Käy päätös ja ehdot läpi taloushallinnon/tilitoimiston kanssa ja toimita päätös ja ehdot myös tilintarkastajalle tiedoksi Anna valtuutus raportointia ja tilitystä varten niille henkilöille, jotka tulevat toimimaan projektin asioissa Tekesin asiointipalvelussa Apua saat neuvontapalvelusta puh. 029 505 5051 Ohje raportointiin asioinnissa Lähetä rahoituspäätöksen hyväksymisilmoitus Tekesiin asiointipalvelun kautta Järjestä projektikirjanpito ja työajan seuranta heti, kun projekti on käynnistynyt
Mitä asioita otettava huomioon heti projektin alussa Projektin kustannusten seurantajärjestelmä käyttöön heti, kun projekti on käynnistynyt Lue rahoituspäätös ja rahoituksen yleiset ehdot Päivitetty projektisuunnitelma on osa rahoituspäätöstä ja toimii pohjana kustannusten hyväksymiselle Ennen päätöstä tehdyt sopimukset, purkuehto (ks. yleiset ehdot) Tiedota kirjanpitäjää/tilitoimistoa ja tilintarkastajaa projektista Perusteltuja muutoksia mahdollista tehdä projektin aikana Rahoitus ei kerrytä Tekesin de minimis -kiintiötä, 150 000 euroa
Projektikirjanpito Rahoituksen saajan on järjestettävä kirjanpitonsa siten, että projektista aiheutuneet kustannukset voidaan yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon ja kustannustilitykseen voidaan todentaa. Projektin asiakirjat ja muu projektin valvonnan ja tarkastuksen kannalta tarpeellinen aineisto (sisältää henkilökohtaisesti pidetyn työajanseurannan) on säilytettävä vähintään kymmenen vuoden ajan projektin viimeisestä maksuerästä.
Tilitysten yleiset periaatteet Päivitetty projektisuunnitelma on osa rahoituspäätöstä ja toimii pohjana kustannusten hyväksymiselle Projektin vastuullinen johtaja raportoi projektin etenemisestä ja vastaa siitä, että tilitettävät kustannukset kohdistuvat projektiin, ovat projektisuunnitelman mukaisia ja syntyneet rahoituspäätöksessä mainittuna kestoaikana Hyväksyttävien kustannusten tulee olla nettomääräisiä ja arvonlisäverottomia ja rahoituksen saajan kirjanpidossa Menojen pitää olla maksettu rahana ennen tilitystä Projektille ei voi kohdistaa menoa, joka perustuu ennen projektijakson alkua tehtyyn tilaukseen paitsi silloin, kun tilaukseen liittyy projektin käynnistymiseen kytketty purkamismahdollisuus Tositteita ei tarvitse toimittaa. Tekes pyytää tarvittaessa lisätietoja kustannuksiin liittyen
Hankintamenettelyt Kun rahoituksen saaja on julkinen hankintayksikkö tai jos yritys saa hankintaan yli 50 % Tekesin myöntämää ja muuta julkista tukea, rahoituksen saajan on noudatettava lakia julkisista hankinnoista (1397/2016) Hankinta on kilpailutettava julkisena hankintana, kun se arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on 60.000 euroa tai enemmän. (Ennen 1.1.2017 tehtyjen hankintojen kilpailutusraja on 30.000 euroa) Jos julkinen hankintayksikkö on tehnyt hankinnan vastoin hankintasäännöksiä, hankinta ei ole projektille hyväksyttävä kustannus Yrityksellä avustusosuus kilpailuttamattomaan hankintaan voi olla enintään 50 % Kilpailutus on osoitettava liittämällä tilitykseen kopio hankintailmoituksesta, joka on julkaistu HILMAssa (hankintailmoitukset.fi) tai esittämällä perusteet suorahankinnalle Lisätietoja hankintalaista Tekesin verkkosivuilla
Ostettavat palvelut Hyväksytään projektisuunnitelman ja laskutuksen mukaisina Liityttävä kansainvälistymisvalmiuksien luomiseen; voivat sisältää muun muassa Tiedonhankinta Teollisoikeuksien haku EU-määritelmän mukaisten suurten yritysten teollisoikeuksiin liittyviä kustannuksia ei hyväksytä Lisenssinostot pois lukien ohjelmistolisenssit Projektin tilintarkastuksen voi sisällyttää ostettuihin palveluihin Lahjoitukset ja stipendit sekä rahoituksen saajan rahoitusosuudet Tekesin rahoittamaan tutkimusorganisaatiossa toteutettavaan projektiin eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia
Projektin tilintarkastajan tarkastusraportti Tarkastusraportti voidaan enintään viiden ostopalvelun projektissa korvata liittämällä kustannustilitykseen kopio laskuista sekä tiliote, josta ilmenee, että laskut on maksettu Kun ostoja on yli 5, lopputilitykseen liitetään riippumattoman tilintarkastajan määrämuotoinen tarkastusraportti lomakepohja löytyy Tekesin verkkosivuilta Raportti koskee projektin koko kestoaikaa ja kaikkia tilitettyjä kustannuksia Tilintarkastaja kiinnittää erityistä huomiota, että projektikirjanpito on toteutettu rahoituspäätöksen yleisten ehtojen mukaisesti ja että jäljitettävyysketju on aukoton ei tarvitse ottaa kantaa Muut kustannukset -kertoimeen sisältyviin kustannuksiin tarkastusraportin kustannus voidaan hyväksyä projektille Tekesiin toimitettava tilityksen liitteenä laskukopio ja maksutosite
Raportointi asiointipalvelussa Projektin eteneminen raportoidaan Tekesin asiointipalvelussa Raportti koostuu kahdesta osasta, jotka toimitetaan erillisinä toimintoina sisältöraportti projektin etenemisestä kustannustilitys projektille kohdennetuista kustannuksista sekä raportin että tilityksen voi lähettää ainoastaan vastuullinen johtaja Lomakkeet löytyvät Tekesin verkkosivuilta Ohjeita raportointiin löydät Tekesin verkkosivuilta
Projektimuutokset Muutoksesta etukäteen kirjallinen hakemus perusteluineen Tekesille Yleisimpiä projektimuutoksia: Kustannuslajimuutokset Aikataulumuutokset Raportointipäivän siirto Projektin vastuullisen johtajan vaihtaminen Merkittävät muutokset projektisuunnitelmassa Muutos pankkitilitiedoissa Muutoshakemuslomake löytyy Tekesin verkkosivuilta http://www.tekes.fi/asiointi/lomakkeet/ Lähetetään Tekesiin suojatulla sähköpostiyhteydellä https://asiointi.tekes.fi/suojaposti