Sääntökokoelma C 1 III-2015 YKV 25.3.2015 Mitätöi lehden XII-2010 ESPOON SEURAKUNTAYHTYMÄN TALOUSSÄÄNTÖ 1. Yleisiä säännöksiä 1 Taloussäännön soveltaminen Kirkkolain, kirkkojärjestyksen, kirjanpitolain ja -asetuksen sekä muiden lakien ja asetusten sekä kirkkohallituksen ohjeiden lisäksi Espoon seurakuntayhtymässä noudatetaan tämän taloussäännön määräyksiä - toiminnan ja talouden suunnittelussa, - talousarvion laatimisessa ja täytäntöönpanossa, - omaisuuden hoidossa, - kirjanpidossa, - tilinpäätöksessä, - tilintarkastuksessa ja - sisäisessä valvonnassa. Kirkkolaki (KL) 15 luku, Kirkkojärjestys (KJ) 15 luku, Kirjanpitolaki (KPL 1336/1997), kirjanpitoasetus (KPA 1339/1997) 2 Taloushallinnon organisaatio Yhteisen kirkkoneuvoston apuna hallinnon, talouden ja omaisuuden hoitamisessa ovat hallintojohtaja sekä palveluyksiköiden päälliköt ja tarvittaessa muuta virkatai työsuhteista henkilökuntaa, jotka muodostavat yhtymän viraston. Seurakuntayhtymän toiminnot tulee järjestää ja johtamistehtävät hoitaa niin, että organisaation kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnoissa on riittävä esimiesten toimesta tapahtuva valvonta. Kukin hallintoelin ja vastuuhenkilö vastaa johtamansa toiminnan valvonnasta.
2. Talousarvio sekä toiminta- ja taloussuunnitelma 2 3 Talousarvion sekä toiminta- ja taloussuunnitelman laatiminen Talousarvioon merkitään määrärahat ja tuloarviot bruttoluvuin vähentämättä tuloja menoista tai menoja tuloista. Laadittavan talousarvion tulee olla verrattavissa edellisen vuoden tilinpäätökseen ja kuluvan vuoden talousarvioon. KL 15:1-2 Kirkollisvero ja varojen käyttö, KJ 15:1-5 Talousarvio sekä toiminta- ja taloussuunnitelma, kirkkohallituksen ohjeet talousarviosta, toiminta- ja taloussuunnittelusta ja kustannusten kohdentamisesta seurakunnissa ja seurakuntayhtymissä. 4 Talousarvion sitovuus Yhteinen kirkkovaltuusto päättää talousarvion toiminnallisista tavoitteista ja määrärahojen ja tuloarvioiden sitovuustasoista. Sitovuustasona voi olla myös nettomääräraha. Sitovuustason mukaista määrärahaa ei saa ylittää eikä tuloarviota alittaa. Seurakuntayhtymän viranomaiset (hallintoelimet ja viranhaltijat) vastaavat niille määrätyn sitovuustason mukaan yhteiselle kirkkovaltuustolle, että tuloarvioita seurataan ja määrärahoja käytetään talousarvion mukaisesti. Yhteinen kirkkoneuvosto ja seurakuntaneuvosto voivat antaa alaiselleen hallintoelimelle tai viranhaltijalle määräyksen tarkemmasta sitovuustasosta. Hallintoelimen käyttöön erittelemättömänä varattua määrärahaa voidaan käyttää asianomaisen hallintoelimen päätöksellä käsittelemättä asiaa uudelleen yhteisessä kirkkovaltuustossa. Esimerkiksi jos määräraha on myönnetty yhteisen kirkkoneuvoston tai seurakuntaneuvoston käyttöön erittelemättömänä, sitä ei tarvitse erikseen käsitellä yhteisessä kirkkovaltuustossa, kun sitä käytetään. 5 Määrärahan ylitys tai tuloarvion alitus Jos sitovuustason mukainen määräraha ei riitä taikka talousarvioon merkitty tuloarvio ei toteudu, seurakuntayhtymän viranhaltijoiden on hyvissä ajoin ennen määrärahan loppumista tai tuloarvion alituksen huomatessaan tehtävä määrärahan korotusesitys taikka esitys tuloarvion tarkistamiseksi. Kiireellisissä tapauksissa, jos asian viivytyksestä saattaa syntyä seurakuntayhtymälle suurta taloudellista tai aineellista vahinkoa tai edunmenetys, talouspäälliköllä tai hallintojohtajalla on oikeus sallia sellaisenkin työn tai palvelun teettäminen tai tilaaminen, johon määrärahaa ei ole käytettävänä. Toimenpide on viipymättä saatettava tiedoksi yhteiselle kirkkoneuvostolle ja esitettävä yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi.
3 6 Talousarvion täytäntöönpano Yhteisen kirkkoneuvoston on huolehdittava siitä, että kaikki asianomaiset saavat tarpeelliset tiedot yhteisen kirkkovaltuuston hyväksymästä talousarviosta ja toiminta- ja taloussuunnitelmasta sekä talousarviota koskevista mahdollisista lisäohjeista. Tarkempia ohjeita talousarvion täytäntöönpanosta annetaan vuosittain talousarvion antamisen yhteydessä. Sääntökokoelman säännössä C 13 määritellään kulloinkin voimassa olevat päätösvallan delegoinnit ja taloudellisen toimivallan rajat sekä ne hallinnolliset toimenpiteet, joita talousarvion täytäntöönpanoon liittyvissä toimenpiteissä ja erilaisissa tilanteissa on noudatettava. Hankinnat on suoritettava julkisia hankintoja koskevan lainsäädännön, seurakuntayhtymän hankintasäännön ja mahdollisten yhteisen kirkkoneuvoston antamien hankintojen suorittamista koskevien tarkempien ohjeiden mukaisesti. 7 Talousarvion muutokset Yhteinen kirkkovaltuusto voi muuttaa hyväksymäänsä talousarviota ja päättää toiminnallisen tavoitteen muutoksesta, määrärahan käyttötarkoituksen muutoksesta, määrärahan korottamisesta, alentamisesta, poistamisesta tai uuden määrärahan myöntämisestä sekä tuloarvioiden muuttamisesta. Määrärahan ja tuloarvion muutosesityksissä selvitetään myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita koskevassa muutosesityksessä selvitetään muutoksen vaikutus määrärahoihin ja tuloarvioihin. Muutettaessa talousarviota hyväksytään kaikki ne talousarvion osat, joihin muutos vaikuttaa. Talousarvion muutokset on esitettävä yhteiselle kirkkovaltuustolle talousarviovuoden aikana. (KJ 15:4) 3. Varojen ja omaisuuden hoito 8 Omaisuuden hoito Seurakuntayhtymän omaisuus on pidettävä huolellisesti tallessa ja kunnossa ja sitä on käytettävä taloudellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Yhteinen kirkkoneuvosto vastaa seurakuntayhtymän omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta sekä muusta riskien hallinnasta.
4 9 Seurakuntayhtymän rahaliikenne Seurakuntayhtymän rahaliikenne hoidetaan pääsääntöisesti rahalaitosten välityksellä. Hallintojohtaja päättää seurakuntayhtymän pankkitilien avaamisesta, käyttämisestä ja lopettamisesta rahalaitoksissa sekä ilmoittaa allekirjoittamiseen oikeutetuista asianomaisille rahalaitoksille. Kun allekirjoittamisoikeus puretaan, tulee myös tästä ilmoittaa asianomaiselle rahalaitokselle. Hallintojohtaja neuvottelee ja tekee rahoitusyhtiön kanssa luottokorttisopimuksen. Kirkkoherrat ja johtavat viranhaltijat päättävät oman seurakuntansa tai yksikkönsä osalta ne henkilöt, joille myönnetään luottokortin käyttöoikeus. Käyttäjätiedot tulee toimittaa talouspalveluiden palveluyksikköön, joka hankkii luottokortit käyttäjille. Talouspalveluyksikkö antaa tarkemmat ohjeet luottokortin käytöstä. Talouspalveluyksikön tulee pitää seurakuntayhtymän tileistä ja myönnetyistä luottokorteista luetteloa. Luettelosta tulee ilmetä myös tilien käyttäjät ja luottokorttien haltijat. Hallintojohtaja valvoo seurakunnan menojen suorittamista ja tulojen kertymistä sekä huolehtii seurakuntayhtymän talousarvion toteutumisesta ja maksuvalmiuden säilymisestä yhdessä talouspäällikön kanssa. 10 Käteisvarat Seurakuntayhtymään ei perusteta käteiskassoja. Seurakuntien käteisenä kerättyjen pienten tulojen tilitys on järjestettävä talouspäällikön määräämällä tavalla. Talletustodistukset, velkakirjat ja muut arvopaperit on säilytettävä kassakaapissa tai -holvissa, ellei niitä ole annettu pankin tai muun omaisuudenhoitajan säilytettäväksi. 11 Maksujen määrääminen Yhteinen kirkkovaltuusto päättää korvauksista, muista maksutuotoista ja kannettavista vuokrista, mikäli päätösvaltaa ei ole ohje- tai johtosäännöllä siirretty muulle hallintoelimelle tai viranhaltijalle. Voimassa olevat päätösvallan delegoinnit ja taloudellisen toimivallan rajat määritellään sääntökokoelman säännössä C 13.
5 Kirkonkirjoista luovutettavista tiedoista perittävistä maksuista päättää kirkkohallitus. (KL 16:11) Kirkkolaissa on määritelty tilanteet, joissa maksujen määräämiseen liittyvää päätösvaltaa ei voida siirtää yhteiseltä kirkkovaltuustolta. 12 Saatavien perintä Saatavien perintä ja valvonta on järjestettävä siten, että kaikki saatavat tulevat ajallaan ja asianmukaisesti perityiksi. Mikäli saatavaa ei ole eräpäivään mennessä maksettu, velallista on kehotettava maksamaan velkansa. Jos saatavaa viivästyskorkoineen ei kehotuksesta huolimatta ole maksettu, on asiassa ryhdyttävä viipymättä perimistoimenpiteisiin. Yhteinen kirkkoneuvosto voi perustellusta syystä luopua saatavan tai sen osan perimisestä tai antaa tästä valtuutuksen talouspäällikölle. Mikäli avoimien saatavien poistaminen on delegoitu talouspäällikölle, hänen tulee tehdä asiasta kirjallinen päätös perusteluineen. Avoimet saatavat kirjataan luottotappioiksi sekä myynti- ja muiden saamisten oikaisuiksi välittömästi tuloksettomien perintätoimien jälkeen. Saatavien perimistä jatketaan myös tämän jälkeen. 13 Osto- ja myyntilaskujen tarkastus ja tositteiden hyväksyminen Yhteinen kirkkoneuvosto antaa tarkempia ohjeita laskujen hyväksymisessä noudatettavasta menettelystä. Ohjeessa määritellään osto- ja myyntilaskujen tarkastamisessa ja tositteiden hyväksymisessä noudatettavat prosessit. 14 Rahavarojen talletus ja sijoittaminen Yhteinen kirkkoneuvosto vastaa ja antaa ohjeet seurakuntayhtymän sijoitustoiminnan hoitamisesta. Yhteinen kirkkoneuvosto voi siirtää sijoitustoimintaa koskevaa toimivaltaa talouspäällikölle. Yhteisen kirkkovaltuuston päätöksellä voidaan rahavaroja antaa lainaksi seurakuntayhtymän kokonaan omistamalle tytäryhteisölle riittäviä vakuuksia vastaan. 15 Erityiskatteisten rahastojen korko Mikäli seurakuntayhtymä lainaa rahaa erityiskatteiselta rahastolta, seurakuntayhtymä maksaa rahastolle käyvän antolainauskoron. Mikäli tällainen rahasto lainaa rahaa seurakuntayhtymältä, rahasto maksaa seurakuntayhtymälle käyvän anto-
6 lainauskoron. Sovellettavasta antolainauskorosta päättää yhteinen kirkkoneuvosto. 4. Kirjanpito ja tilinpäätös 16 Kirjanpitovelvollisuus Seurakuntayhtymän kirjanpito hoidetaan kirkkolakia ja järjestystä, kirkkohallituksen antamia ohjeita sekä soveltuvin osin kirjanpitolakia ja -asetusta sekä tämän säännön määräyksiä noudattaen. KJ 15:5 Seurakunnan kirjanpitovelvollisuudesta, KPL 2:5: Tositteen sisältö, kirkkohallituksen ja kirjanpitoasioiden neuvottelukunnan ohjeet 17 Kirjanpitojärjestelmä Kirjanpitojärjestelmä käsittää tilijaottelun tarkkuudella pidettävän ulkoisen kirjanpidon (tuloslaskelman ja taseen tilit) sekä siihen kiinteästi liittyvän sisäisen laskentajärjestelmän. Kirjanpidon sisäisen laskennan tunnisteet tulee määritellä niin, että järjestelmä vastaa seurakuntayhtymän toiminnan laatua ja laajuutta sekä tilastoinnin edellyttämiä tarpeita. Kirjanpitojärjestelmän tulee ottaa huomioon sisäisen valvonnan tarpeet. Kirjanpidon on oltava siten eritelty, että seurakunnan ja seurakuntayhtymän työntekijät, luottamushenkilöt ja sidosryhmät saavat tarvitsemansa tiedot. 18 Palkkakirjanpito Palkkakirjanpito on järjestettävä siten, että siitä saadaan ennakkoperintälain ja -asetuksen mukaiset tiedot, palkansaajan eläkkeen määräytymiseen vaikuttavat tiedot, kirkon työmarkkinalaitoksen tarvitsemat tiedot sekä muut tarpeelliset tiedot. 19 Kiinteän ja irtaimen omaisuuden kirjanpito Investointimenoiksi luokitellaan perusparannusmenot sekä hankinnat ja hankeryhmät, joiden arvioitu euromäärä ylittää valtuuston päättämän aktivointirajan ja jotka täyttävät kirjanpitolain mukaiset aktivointiperusteet. Investointien hankintamenot aktivoidaan taseen pysyviin vastaaviin ja ne poistetaan vaikutusaikanaan tuloslaskelmaan kuluksi. Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyy suunnitelmapoistojen perusteet.
7 Yhteinen kirkkoneuvosto antaa tarkempia ohjeita seurakuntayhtymän irtaimiston luetteloinnista sekä kiinteän ja irtaimen omaisuuden käytöstä, käytöstä poistamisesta ja myynnistä. 20 Kolehtien ja keräysten sekä lahjoitus- ja testamenttivarojen kirjanpito Kolehtien ja muiden keräysten sekä lahjoitus- ja testamenttivarojen kirjanpito hoidetaan osana seurakunnan tai seurakuntayhtymän kirjanpitoa ja valvontaa. Yhteinen kirkkoneuvosto antaa ohjeen kolehti- ja keräysvarojen vastaanottamisessa ja tilityksissä noudatettavasta menettelystä. 21 Erityiskatteiset rahastot Omana taseyksikkönä hoidetuilla hautainhoito- ja muilla mahdollisilla rahastoilla sekä seurakuntayhtymän kirjanpidossa toimeksiantoina hoidetuilla rahastoilla tulee olla yhteisen kirkkovaltuuston hyväksymät säännöt. Haudanhoitomaksujen tulee kattaa haudan hoitamisesta aiheutuneet kustannukset. Verovaroja ei saa käyttää yksittäisten hautojen hoitoon kirkkolain 17 luvun 5 pykälässä mainittuja poikkeuksia lukuun ottamatta. Seurakuntayhtymä voi hoitaa haudanhoitosopimuksiin liittyvän kirjanpidon myös seurakuntayhtymän kirjanpidossa ilman erillistä taseyksikköä. 22 Raportointi Toiminnasta ja taloudesta vastaavien on annettava tiedot yhteiselle kirkkovaltuustolle, yhteiselle kirkkoneuvostolle, seurakuntaneuvostoille ja muille hallintoelimille koko seurakuntayhtymän ja seurakuntien toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta sekä kirjanpitoon perustuvat tiedot menojen ja tulojen toteutumisesta talousarvioon nähden ja ennusteista loppuvuodelle. Myös talousarviovuoden aikana raportoidaan toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta ja taloudesta. 23 Tilinpäätös Tilinpäätös koostuu tasekirjasta ja tilinpäätöstä varmentavista asiakirjoista. Tasekirja sisältää - toimintakertomuksen, - tilinpäätöslaskelmat, - tilinpäätöksen liitetiedot, - allekirjoitukset ja tilinpäätösmerkintä sekä - luettelot ja selvitykset.
8 Tasekirja, jonka sivut on numeroitu ja joka on sidottu, säilytetään pysyvästi. Tilinpäätöstä varmentavat asiakirjat sidotaan tasekirjan tavoin ja säilytetään säädetyn ajan. Tilintarkastuskertomus liitetään kirkkovaltuustolle esitettäviin tilinpäätösasiakirjoihin. Tilinpäätöksen allekirjoittavat päätösvaltainen yhteinen kirkkoneuvosto ja hallintojohtaja. Allekirjoitettu tilinpäätös luovutetaan tilintarkastajille viipymättä sen valmistuttua. Seurakunnan tilinpäätös on laadittava talousarviovuotta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä. KJ 15:5-6, kirkkohallituksen ohjeet seurakunnan ja seurakuntayhtymän tilinpäätöksen laatimisesta ja konsernitaseen laatimisesta 24 Kirjanpitoaineiston säilytysaika Kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain ja -asetuksen säännöksiä sekä seurakuntayhtymän arkistosäännön määräyksiä noudattaen. EU-hankkeisiin liittyvien asiakirjojen säilytysajat on varmistettava rahoituspäätöksestä. 25 Tilastotiedot Yhteinen kirkkoneuvosto vastaa siitä, että seurakuntayhtymän talouteen, hautaustoimeen ja henkilöstöön liittyvät tilastotiedot toimitetaan kirkkohallitukselle kirkkohallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Seurakuntaneuvostot vastaavat seurakuntien toiminnallisten tilastojen raportoimisesta kirkkohallitukselle. 26 Avustukset Seurakuntayhtymän myöntämistä avustuksista on avustusta saaneiden yhdistysten annettava yhteiselle kirkkoneuvostolle vuosittain selvitys, josta ilmenee, että avustus on käytetty myönnettyyn tarkoitukseen. KL 15:1 kommentaareineen
5. Tilintarkastus ja sisäinen valvonta 9 27 Sisäinen valvonta Seurakuntayhtymän hallinnon ja talouden valvonta järjestetään niin, että ulkoinen valvonta (tilintarkastus) ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Sisäisen valvonnan avulla tulee saada kohtuullinen varmuus siitä, että tehtävät hoidetaan seurakuntayhtymässä ja siihen kuuluvissa seurakunnissa asianmukaisesti ja riskit pysyvät hyväksyttävällä tasolla. Yhteinen kirkkoneuvosto vastaa sisäisen valvonnan järjestämisestä ja sen toimivuudesta. 28 Arvioinnin johtokunta Espoon seurakuntayhtymän arvioinnin johtokunta on seurakuntayhtymän ja siihen kuuluvien seurakuntien sisäistä valvontaa arvioiva hallintoelin. Arvioinnin johtokunnan toimialana on arvioida seurakuntayhtymän ja siihen kuuluvien seurakuntien toiminnan ja talouden tarkoituksenmukaisuutta, vaikuttavuutta ja raportointia sekä talouden tasapainoa. Arvioinnin johtokunnan tehtävät määritellään arvioinnin johtokunnan johtosäännössä. 29 Hallinnon ja talouden tarkastus ja sisäinen tarkastus Tilintarkastuksessa noudatetaan kirkkolakia ja -järjestystä, kirjanpitolakia ja - asetusta, taloussäännön ja yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön määräyksiä sekä tilintarkastuslakia soveltuvin osin. Tilintarkastus järjestetään seurakunnan toimivasta johdosta ja muista tilivelvollisista riippumattomaksi. Tilintarkastajan pätevyydestä säädetään kirkkojärjestyksessä ja kirkkohallituksen antamissa ohjeissa. Sisäinen tarkastus voidaan määrätä tehtäväksi, mikäli ulkoinen tilintarkastus tai sisäisen valvonnan kautta saatu arviointi osoittaa sen tarpeelliseksi. 30 Tilintarkastuskertomus Tilintarkastuskertomus on laadittava talousarviovuotta seuraavan vuoden toukokuun loppuun mennessä. Tilintarkastuskertomukseen otetaan:
10 1) lausunto kirkkojärjestyksen 15 luvun 9 mukaisista asioista, 2) ne esitykset, jotka tilintarkastaja tahtoo tehdä yhteiselle kirkkovaltuustolle. Tilintarkastaja päivää ja allekirjoittaa tilintarkastuskertomuksen. Tilintarkastaja voi antaa yhteiselle kirkkoneuvostolle erillisen ilmoituksen sellaisista havainnoista, joita hän ei pidä vastuuvapauden myöntämisen esteenä eikä muutoinkaan sellaisina, että ne olisi yhteiselle kirkkovaltuustolle ilmoitettava. 31 Tilintarkastuskertomuksen käsittely Yhteinen kirkkoneuvosto esittää tilinpäätöksen ja tilintarkastuskertomuksen sekä siihen mahdollisesti liittyvät vastineet yhteisen kirkkovaltuuston käsiteltäväksi. Tilintarkastuskertomuksesta on toimitettava jäljennökset kirkkohallitukseen sen antamien ohjeiden mukaan. 32 Voimaantulo Tämä taloussääntö tulee voimaan 25.3.2015 ja sillä kumotaan joulukuun 9. päivänä 2010 vahvistettu taloussääntö.