Arkkitehtuurivisio 2. Nykytila ja arkkitehtuurivisio Tässä kappaleessa kuvataan nykytilaa korkealla tasolla sekä esitetään arkkitehtuurivisio, jota tarkennetaan kohdearkkitehtuurin tavoitetilan kuvauksessa. 2.1. Nykytila Suoritustietoja säilytetään ja hallinnoidaan paikallisissa koulutuksen järjestäjien tietovarannoissa ja koulutuksen järjestäjillä on arkistointivelvollisuus. Koulutuksen järjestäjä tai tutkintotoimikunta vastaa todistuksen myöntämisestä. Ylioppilastutkintotietoja hallinnoi Ylioppilastutkintolautakunta. Korkeakoululla on CSC:n Opetus- ja kulttuuriministeriön lukuun ylläpitämä "korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto" jossa säilytetään kopiota korkeakoulujen omissa tietovarannoissa olevista suoritus ja opiskeluoikeustiedoista. Viranomaisilla on useita rinnakkaisia tiedonkeruita joilla suoritustietoja kerätään koulutuksen järjestäjiltä. Teknisesti jokainen siirto on erilaisella formaatilla ja teknologialla toteutettu virkailija-avusteinen eräsiirto. Erillisistä siirroista aiheutuu turhaa työtä ja kustannuksia koulutuksen järjestäjille. Koulutuksen järjestäjillä on käytössä erilaisia ratkaisuja suoritus- ja opiskeluoikeustietojen hallinnointiin ja säilytykseen. Tyypillisesti tietoja hallinnoidaan oppilashallinto-ohjelmistolla tai siihen verrattavissa olevalla ohjelmistolla ja ne tallennetaan paikalliseen oppilasrekisteriin. Suoritustiedot ovat pysyvästi säilytettäviä tietoja, mutta tätä kirjoitettaessa ei ole selkeää kuvaa siitä miten arkistointivelvoite on täytetty. Nykytilassa ei ole olemassa tarkkaa kuvaa siitä missä kukin pää- tai sivutoimiseksi opiskelijaksi luokiteltava henkilö opiskelee tai miten hänen opintonsa etenevät. Kohdealueen tietojenkeruut ovat jälkijättöisiä. Poliittiset ratkaisut, joilla pyritään ehkäisemään syrjäytymistä ja parantamaan koulutuksen tuloksellisuutta, joutuvat tukeutumaan vaillinaiseen ja ei-ajantasaiseen tietoon. 2.2. Hyödynnettävissä olevia palveluita Opintopolku.fi hankkeessa on vuosina 2012-2015 toteutettu joukko palveluita, joita voidaan ja pitää hyödyntää todennetun osaamisen rekisterin taustalla ja osana. 2.2.1. Toiminnalliset tukitietojärjestelmäpalvelut: 2.2.2. TORin substanssipalveluita suoraan tukevat tietojärjestelmäpalvelut:
2.2.3. Tekniset tukitietojärjestelmäpalvelut:
2.2.4. Tieto- ja raportointipalvelut: 2.2.5. Suoritusrekisteri: Opiskelijavalintojen tueksi kehitetty Suoritusrekisteri on Opintopolku-kokonaisuuteen kuuluva palvelu, johon kerätään opintosuorituksiin ja opiskeluoikeuksiin liittyvää tietoa hakemusten käsittelyä ja opiskelijavalintaa varten. Suoritusrekisterin toiminnallisuudet ovat jossain määrin yhtenevät TOR-palvelun kanssa. Suoritusrekisterissä on kuitenkin merkittäviä poikkeavuuksia verrattuna TOR-vaatimuksiin, kuten seuraavat. Suoritusrekisterin kerätään vain Opintopolkupalveluun tallennettujen hakijoiden tietoja. Suoritusrekisteri sisältää myös hakijoiden hakemuksilta tulevia, itseilmoitettuja tietoja, kuten arvosanoja. Todennetun osaamisen rekisteriin voi kirjata vain todennettuja tietoja. Suoritusrekisteri on rakennettu Opiskelijavalintojen tarpeisiin, mistä johtuen sen tekninen toteutustapa ei sellaisenaan sovellu TOR-palvelun pohjaksi. Tässä listattuna joitain ratkaisua vaativia asioita:
Suoritusrekisteri pitää kaiken tiedon palvelimen työmuistissa. Tämä toteutustapa ei skaalaudu TOR:n sisältämälle tietomäärälle Suoritusrekisterin tietokantarakenne perustuu journal-malliin, missä tietokannassa on kunkin tietueen historia "alusta" asti. Tämä tukee hyvin muutoshistorian seurantaa, mutta ei välttämättä kovin hyvin tietojen hakua erilaisilla kriteereillä; koko historian säilyttäminen hakuihin käytettävässä tietorakenteessa ei ole kovin tehokasta. TOR:ssa juuri hakutoimintojen suorituskyky tulee olemaan kriittinen. Suoritusrekisteri on rakennettu monia palveluja tarjoavaksi ja monista palveluista riippuvaksi sovellukseksi. Rekisteritietojen hallinnoinnin lisäksi se toteuttaa erilaisia tiedonsiirtotoimintoja ja koostepalveluja. Nämä lisäpalvelut tuovat siihen teknisiä riskejä ja suorituskykyongelmia. Vähintäänkin tiedonsiirrot ja koostepalvelut on syytä erottaa suoritusrekisteristä omiksi kokonaisuuksikseen. Suoritusrekisterin kehityksessä on aina myös huomioitava, että se on tuotannossa toimiva kriittinen palvelu. Niinpä sen muokkaus kohti TOR-vaatimukset toteuttavaa palvelua edellyttäisi hyvin varovaista etenemistä, ja vaatimusten täyttäminen olisi todennäköisesti hitaampaa ja riskialttiimpaa, kuin täysin erillisen palvelun kehittäminen. TOR-palvelun kehityksessä voidaan joka tapauksessa hyödyntää Suoritusrekisterin osia, erityisesti integraatiokomponentteja. 2.3. Sidosryhmien ylläpitämiä tietovarantoja ja palveluita 2.3.2. Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto (VIRTA) CSC ylläpitää Opetus-ja kulttuuriministeriön lukuun korkeakoulujen valtakunnallista tietovarantoa, joka on keskitetty kopio korkeakoulujen hallinnoimista suoritus- ja opiskeluoikeusrekistereistä. Tiedot kopioidaan lain nojalla väliajoin VIRTAan viranomaisten tiedonkeruita, opiskelijavalintoja ja korkeakoulujen omaa käyttöä varten. Huomion arvoista on se, että rekisterinpitäjinä toimivat kukin korkeakoulu itse ja mm. tiedonluovutusluvat käsitellään paikallisesti korkeakouluissa. Tietovarannossa ovat kaikki korkeakouluissa suoritetut tutkinnot ja opintosuoritukset sekä voimassaolevat ja päättyneet opiskeluoikeudet vuodesta 2000. Pyrkimyksenä on kuitenkin kerätä myös tätä vanhempaa tutkintotietoa. Lukukausi-ilmoittautumistietoja on vuodesta 2005. Suoritusrekisteriin haetaan tiedot korkeakouluhaussa hakeneiden tutkintosuorituksista ja opiskeluoikeuksista. Tietoja tarvitaan opiskelijavalintojen tarpeisiin. Tiedot haetaan VIRRAn tarjoaman WS-SOAP rajapinnan kautta väliajoin. Korkeiden suorituskykyvaatimuksien vuoksi tiedot persistoidaan suoritusrekisteriin. 2.3.3. Ylioppilastutkintorekisteri Ylioppilastutkintorekisteri sisältää tiedot suoritetuista ylioppilastutkintokokeista vuodesta 1990 alkaen. Suoritusrekisteriin haetaan tiedot korkeakouluhauissa hakeneiden ylioppilastutkintokokeista. Tiedot haetaan joka yö FTP:llä. Tiedostoformaatti on XML. Ylioppilastutkintorekisteriä ollaan uudistamassa ylioppilaskirjoitusten sähköistämishankkeen yhteydessä. Tällä hetkellä (elokuu 2015) käytetään rinnakkain vanhaa rekisteriä(johon tiedot päivitetään) sekä uutta josta tietoja luetaan. Vanha rekisteri jää lopulta pois käytöstä - todennäköisesti syksyllä 2016. 2.3.4. Tilastokeskuksen tutkintorekisteri Tilastokeskuksen tutkintorekisteri sisältää tietoja Suomen kansalaisten suorittamista tutkinnoista vuodesta 1970 lähtien. Olisi toivottavaa että tilastokeskuksen rekisteri olisi käytettävissä TOR:in tietolähteenä vanhojen tutkintotietojen osalta. 2.3.5. Kelan tutkintorekisteri Kela kerää omaan tutkintorekisteriinsä (OT-järjestelmä) tietoja suoritetuista ammatillisista perustutkinnoista sekä omaan käyttöönsä että Eläketurvakeskusta varten palkattomien jaksojen eläkeoikeuden määrittämiseen. Ammatillisen perustutkintojen tietoja ei tätä kirjoitettaessa käytetä muuhun kuin opintotukeen liittyviin toimenpiteisiin. Korkeakoulujen valmistumistiedot sen sijaan liittyvät myös opintotuen toimeenpanoon. 2.4. Nykytila koulutussektoreittain 2.4.1. Yleissivistävä koulutus - Peruskoulut: Peruskoulun päättöarviointi annetaan peruskoulun yhdeksännen vuosiluokan jälkeen ja siitä muodostuu peruskoulun päättötodistus. Päättötodistukseen voi myöhemmin tehdä korotuksia suorittamalla peruskoulun lisäopetuksen (kansanomaisesti kymppiluokan) tai tekemällä korotuksia jonkin muun ns. nivelvaiheen koulutuksen yhteydessä tai esimerkiksi aikuislukiossa. Opetushallituksen laatima opetussuunnitelman
peruste määrittää puitteet sille mitä todistuksessa tulee olla. {+}https://eperusteet.opintopolku.fi/#/fi/perusopetus/419550/tekstikappale/430061+ Peruskoulun päättöarviointi on merkittävässä roolissa kun tehdään opiskelijavalintoja toisen asteen koulutukseen. Suoritusrekisteriin siirretään lähes kaikkien peruskoulun ja lisäopetuksen päättävien päättöarviointi opiskelijavalintoja varten. Myös nivelvaiheen koulutuksissa opiskelevien suorittamat peruskoulun arvosanojen korotukset on mahdollista siirtää. Nykyinen lainsäädäntö ei mahdollista Opetushallitusta velvoittamaan koulutuksen järjestäjiä siirtämään koko ikäluokan tietoja. Otos on kuitenkin erittäin kattava koska opiskelijavalinnat tehdään peruskoulun todistuksen perusteella ja jos tietoja ei siirretä, ei opiskelija saa toisen asteen koulutuspaikkaa. Siirtoformaatti on tehty opiskelijavalintojen tarvitsemien tietojen näkökulmasta eikä sen sisältö täysin vastaa oppilaan saamaa paperista todistusta. Tietoja ei voi pitää täysin luotettavina myöskään siitä syystä että valmistumisen jälkeen tehtyjä korotuksia ei ole pakko ilmoittaa rekisteriin. Markkinoilla on käytännössä kaksi toimijaa, joiden oppilashallinto-ohjelmia koulutuksen järjestäjät käyttävät - Starsoft Oy:n Primus ja Nextime Oy:n Helmi. Starsoft on selkeä markkinajohtaja. Kaikilla Primusta käyttävillä asiakkailla on mahdollisuus saada käyttöönsä sama versio ohjelmistosta, joten jos jokin ominaisuus toteutetaan ohjelmistoon on se teknisesti käytössä kaikilla asiakkailla. Integraatioiden kannalta tilannetta mutkistaa kuitenkin se että Primus asennetaan usein paikallisesti Starsoft tarjoaa myös hosting -palvelua mutta se ei ole kovin laajalti käytössä. Starsofitlla on asennuksia yhteensä n. 400, joista n. 150 starsoftin konesalissa, loput koulutuksen järjestäjien omissa konesaleissa. asiakkaalle, joka tarkoittaa sitä että näille jokaiselle asiakkaalle täytyy toteuttaa oma integraatioyhteys. Tällainen malli on hallinnollisesti hyvin raskas ja teknisesti haavoittuvainen. Helmi tarjotaan SAASina asiakkaille, joten siihen integroituminen on helpommin hallittavissa. 2.4.3. Yleissivistävä koulutus - Lukion päättötodistus ja ylioppilastutkinto Lukion oppimäärän suorittanut ja ylioppilastutkinnon hyväksytysti suorittanut henkilö on ylioppilas. Hän saa valmistuttuaan kaksi todistusta: Lukion päättötodistuksen ja ylioppilastutkintotodistuksen. Ylioppilaaksi on myös mahdollista valmistua ilman lukion oppimäärän suorittamista, opiskelemalla ns. kaksoistutkinnon. Kaksoistutkinnossa opiskelija suorittaa ammatillisen perustutkinnon ja ylioppilastutkintokokeet hyväksytysti. Henkilöllä voi myös olla lukion päättötodistus, mutta ei ylioppilastutkintotodistusta. Lukion päättöarviointia käytetään valittaessa opiskelijoita ammatilliseen koulutukseen. Ylioppilastutkintotodistus ja ylioppilaskokeiden suoritukset puolestaan ovat merkittävässä roolissa korkeakouluvalinnoissa. Ylioppilastutkintotiedot ovat ylioppilastutkintolautakunnan hallinnoimassa ylioppilastutkintorekisterissä. Vuodesta 1990 -lähtien tiedot löytyvät aktiivisesta rekisteristä ja ne ovat siirrettävissä, mutta niiden tietorakenne on vaikeasti tulkittavissa. Lukion päättötodistuksen tiedot ovat paikallisilla koulutuksen järjestäjillä ja niitä hallinnoidaan oppilashallinto-ohjelmilla. Valtaosa koulutuksen järjestäjistä käyttää Starsoft Oy:n Primus ohjelmistoa. Integraatioihin liittyvät haasteet samat kuin yllä perusasteen järjestelmien kanssa. 2.4.4. Ammatilliset tutkinnot: Ammatillisia tutkintoja ovat ammatilliset perustutkinnot sekä ammatti- ja erikoisammattitutkinnot. Ammatillisia perustutkintoja voidaan suorittaa opetussuunnitelmaperustaisina sekä näyttötutkintoina. Ammatti- ja erikoisammattitutkinnot ovat näyttötutkintoja. Näyttötutkinto suoritetaan suorittamalla tutkinnon perusteessa määritetyt ammattiosaamisen näytöt. Näyttötutkinnon suorittaminen ei välttämättä edellytä ammatillisia opintoja. Opetussuunnitelmaperustaisen perustutkinnon suorittaminen edellyttää sekä yleissivistäviä että ammatillisia opintoja. Näyttötutkintotodistuksessa on pelkkiä näyttöjen suorituksia ja sen myöntää tutkintotoimikunta. Opetussuunnitelmaperustaisen perustutkinnon tutkintotodistus koostuu aina päättötodistuksesta ja näyttötodistuksesta. Tutkinnon myöntää koulutuksen järjestäjä. Opetushallitus määrää tutkintotodistusten mallin http://www.oph.fi/ammatillisetperustutkinnot. Oppilashallinto-ohjelmistotoimittajia on useampia kuin perusasteella ja lukiossa. Todennäköisesti suurin markkinaosuus on CGI:n Winhalla. Lisäksi monet käyttävät Starsoftin Primusta ja Studenta plussaa (erityisesti aikuisoppilaitosten puolella). Myös Nextimen Helmi -sovellusta sekä Rediteqin SopimusPro:ta (oppisopimuskoulutus) käytetään. Koulutuksen järjestäjillä on myös itse tehtyjä järjestelmiä. Ammatillisen koulutuksen oppilaitoksia on vähemmän kuin yleissivistäviä oppilaitoksia, mutta niitäkin on satoja, joten näiden yksittäisten integraatioiden hallinta olisi erittäin haasteellista. Tiedon siirrettävyyden näkökulmasta merkittävin este on se että ammatillisten tutkintojen suorituksia, tarkemmin tutkinnon osia, ei ole kooditettu paikallisesti yhdenmukaisella tavalla. Tiedot ovat todennäköisesti paikallisesti tallennettu johdonmukaisesti, mutta jotta tiedot saadaan siirrettyä keskitettyyn tietovarastoon, pitäisi niiden olla yksilöitävissä valtakunnallisella tasolla. Yhteisen koodituksen puuttuessa ei ole mahdollista tällä hetkellä validoida kunnolla siirrettävää tietoa. Toisin sanoen, kun siirretään tietyn henkilön tutkintosuoritusta ja siihen kuuluvia tutkinnon osia, ei voida tarkistaa sisältääkö tutkintosuoritus vain tutkintoon sallittuja tutkinnon osia tai sisältääkö se esimerkiksi kaikki pakolliset tutkinnon osat. Opintopolku -hankkeen rinnalla on toteutettu opetushallituksessa eperusteet -palvelu tutkintojen ja opetussuunnitelmien perusteiden laatimiseen, hallinnointiin ja julkaisuun. Samalla tutkinnon osat on kooditettu ja koodit ovat ladattavissa koulutuksen järjestäjien käyttöön avoimen rajapinnan kautta. Koodistojen käyttöönotto paikallisella tasolla voi kuitenkin viedä aikaa. 2.4.6. Korkeakoulutus: Kukin korkeakoulu huolehtii omien opiskelijoidensa ja korkeakouluista valmistuneiden suoritus- ja opiskeluoikeustiedoista. Korkeakoulujen suoritus- ja opiskeluoikeustiedot kerätään Korkeakoulujen valtakunnalliseen tietovarantoon(virta), jossa säilytetään kopioita tiedoista. 2.5. Viranomaisten tiedonkeruita koulutuksen järjestäjiltä
2.5.1. Kela: Kela kerää eläketurvakeskuskukselle tiedot ammatillisen koulutuksen tutkinnon suorittaneista, koska 1.1.2005 tai sen jälkeen suoritettu tutkinto kartuttaa työeläkettä. Siirrossa siirretään vain suoritetun tutkinnon minimitiedot, ei tutkintoon sisällytettyjä opintoja. Teknisesti siirto on peräkkäisaineiston eräsiirto. Aineisto muodostetaan oppilashallinto-ohjelmasta ja siirretään virkailijan toimesta kirjautumalla Kelan Tyvi-palveluun. 2.5.2. Tilastokeskus: Tilastokeskus kerää toisen asteen (ammatillinen koulutus ja lukiokoulutus) sekä korkea-asteen opiskelija-, opiskeluoikeus- ja tutkintosuoritustiedot(tutkinto, tutkintonimike, osaamisala) koulutuksen järjestäjiltä. Teknisesti siirto tehdään siten että virkailija muodostaa peräkkäistiedostoaineiston oppilashallinto-ohjelmasta ja siirtää sen itse tilastokeskuksen sovellukseen Korkea-asteen osalta on erilliset tiedonkeruut on ollut tarkoitus korvata Virta-rekisteripoiminnalla, mutta tätä kirjoitettaessa ei ole tiedossa onko tämä käytäntö jo otettu käyttöön.. 2.5.3. Kansallinen koulutuksen arviointikeskus (karvi): Karvi kerää valtioneuvoston asetuksen (1061/2009) nojalla koulutuksien oppimistuloksia ja tekee niiden perusteella arviointia. Perusopetuksen oppimistuloksia mitataan erillisin testein, mutta ammatillisen koulutuksen arviointi perustuu ammattiosaamisen näyttöihin. Oppimistulosten arvioinnissa verrataan koulutuksen järjestäjiä toisiinsa. Tavoitteena on tuottaa sellaista oppimistulostietoa, joka osoittaa, miksi toisten opiskelijoiden ja järjestäjien oppimistulokset ovat paremmat kuin toisten opiskelijoiden ja järjestäjien. Ammattiosaamisen näytöistä kerätään ammattiosaamisen näyttöjen arvosanan lisäksi arvosanat näytön neljältä eri osa-alueilta: 1. Työprosessin hallinta, 2. Työmenetelmien, välineiden ja materiaalin hallinta, 3. Työn perustana olevan tiedon hallinta, 4. Elinikäisen oppimisen avaintaidot. Tiedot poimitaan oppilashallinto-ohjelmasta excel-tiedostoon joka toimitetaan Karville. 2.5.4. Opetushallitus: Opetushallitus kerää ammatillisen koulutuksen kustannusten ja tulojen seurantaa varten koulutuksen tuottamia suoritteita. Tässä yhteydessä kerätään mm. opiskelijoiden ja suoritettujen tutkintojen lukumäärätietoja. Siirrot eivät siis ole henkilö vaan summapohjaisia. Tiedot poimitaan oppilashallintojärjestelmästä Opetushallituksen lomakkeelle. Opiskelijavalintojen tarpeisiin siirretään opintopolun suoritusrekisteriin hakuvuoden keväällä perusopetuksen päättävien sekä sen lisäopetuksessa opiskelevien päättöarviointitiedot. Lisäksi voidaan siirtää nivelvaiheen koulutuksen aikana suoritettuja peruskoulun päättötodistuksen korotuksia sekä lukion päättötodistuksen arvosanoja. Siirto tehdään oppilashallinto-ohjelmasta muodostetulla XML-tiedostolla tai Excel-tiedostolla, jonka virkailija siirtää opintopolkuun. 2.5.5. Valvira: Valvira kerää tiedot sosiaali- ja terveydenhuollon ammattipätevyyksiä antavista tutkintosuorituksista (esim. lähihoitaja) koulutuksen järjestäjiltä Terveydenhuollon ammattihenkilöiden keskusrekisteriin. Tiedot viedään Terhikki - ohjelmaan, josta ne tallennetaan muistitikulle. Tikku lähetetään Valviraan allekirjoitettujen papereiden lisäksi. 2.5.6. Trafi: Trafille toimitetaan tieto määrätyistä tutkinnoista (esim. merenkulkuala), osittain tutkinnonosista sekä ohjatusta työharjoittelusta. Tiedot siirretään ensimmäistä kertaa sähköisesti XML-tiedostona vuonna 2015. 3. Arkkitehtuurivisio Hallitus on 2015 hyväksymässään hallitusohjelmassa sitoutunut edistämään julkisen hallinnon palveluiden ja prosessien digitalisointia: Katso: {+}h ttp://valtioneuvosto.fi/documents/10184/1433371/tiedonanto_sipil%c3%a4_29052015_final.pdf/6de03651-4770-492a-907f-89452141d0d5+ "Luodaan kaikkia julkisia palveluita koskevat digitoinnin periaatteet." "Hallinnon sisäiset prosessit digitalisoidaan ja entiset prosessit puretaan." "Vahvistetaan kansalaisten oikeutta valvoa ja päättää itseään koskevien tietojen käytöstä, samalla varmistaen tietojen sujuva siirtyminen viranomaisten välillä." "Julkinen hallinto sitoutuu kysymään samaa tietoa kansalaisilta ja yrityksiltä vain kerran." Lisäksi hallitus on asettanut tavoitteekseen karsia kuntien kustannuksia ja velvoitteita. Samankaltaisia sähköisen asioinnin, toiminnan tehostamisen, päällekkäisyyden karsimisen ja kuntien velvoitteiden karsimisen tavoitteita löytyy myös edellisten Katso: 2011 hallitusohjelma: {+}ht tp://vnk.fi/documents/10616/622966/h0111_p%c3%a4%c3%a4ministeri+jyrki+kataisen+hallituksen+ohjelma.pdf/a49b3eb5-9e98-44c6-bd92-b 054bea36f61?version=1.0+ ja 2007 hallitusohjelma:
{+}http://valtioneuvosto.fi/documents/10184/368562/hallitusohjelma-vanhanen-ii/2a27514c-b939-4bb6-9167-ce886c358dff+ hallitusten ohjelmista, joten niitä voidaan pitää pitkäaikaisina strategisina tavoitteina, joista ollaan suomalaisessa yhteiskunnassa laajasti yhtä mieltä. Näistä strategisen tason linjauksista voidaan johtaa Todennetun osaamisen rekisterin arkkitehtuuriperiaatteita, joita vasten kaikkea kehittämistä pitäisi peilata: Koulutuksen järjestäjien ja virkailijoiden työmäärän on vähennyttävä Päällekkäiset toiminnot ja tietojen siirrot eliminoitava Kansalaisten tietojen siirtyminen viranomaiselta toiselle oltava saumatonta Kansalaisella oltava näkyvyys rekistereissä oleviin omiin tietoihinsa Tietojen oltava hyödynnettävissä digitaalisessa muodossa silloin kun niitä tarvitaan. Todennetun osaamisen rekisterin tarkoituksena on tuoda ns. luvanvaraiseen opetukseen kuuluvat tutkintotiedot ja niihin sisältyvät opintosuoritustiedot sekä opiskeluoikeustiedot yhteen kansalliseen palveluun, jota kautta ne ovat hallitusti kaikkien näitä tietoja tarvitsevien tahojen käytettävissä kaikissa tutkinto- ja opintosuoritustietoa hyödyntävissä prosesseissa luotettavasti, turvallisesti, yhdenmukaisesti ja ajantasaisesti. Yllämainittua on vaikea saavuttaa ellei todennetun osaamisen rekisteri muodosta lopulta tutkinto- ja opintosuoritustiedon sekä opiskeluoikeustiedon päätietovarantoa (master data). Keskitettyyn master data tietovarantoon siirtyminen siirtäisi myös arkistointivelvoitteen Tutkinto- ja opintosuoritustiedot ovat pysyvästi säilytettäviä aineistoja koulutuksen järjestäjiltä keskitetylle ylläpitäjälle. Tämän pitäisi tuoda merkittäviä säästöjä koulutuksen järjestäjille, joista suurin osa on kuntia. Näin saataisiin yksi kunnille kustannuksia tuottava velvoite karsittua pois. Jos keskitetyssä tietovarannossa säilytetään vain tietyn ajanhetken kopiota paikallisella tasolla hallinnoidusta tiedosta, ei keskitettyä tietovarantoa voida pitää täysin luotettavana tietolähteenä. Tietojen oikeellisuuden tarkistus vaatisi aina ristiintarkistuksen paikalliseen päätietolähteeseen. Hajautetussa master data tietomallissa "virallinen todistus" pitäisi aina tuottaa lokaalista tietovarannosta suoraan, jotta sitä voidaan pitää luotettavana. Julkisuudessa viime vuosina olleet tapaukset "valetutkinnoista", ovat vähentäneet luottamusta paperisiin tutkintotodistuksiin. Tällä hetkellä koulutuksen järjestäjät joutuvat toimittamaan samat tiedot eri viranomaisten tiedonkeruisiin. Päällekkäisten keruiden poistamisen pitäisi helpottaa koulutuksen järjestäjien työtaakkaa ja siten myös alentaa kustannuksia. Keskitettyä opiskeluoikeusrekisteriä voitaisiin hyödyntää mm. oppilaitosten rahoitusta määritettäessä. Jos oppilaan identiteetti ja tieto siitä missä hän opiskelee olisi yhdessä rekisterissä, olisi hänelle myös helpompi kohdentaa erilaisia digitaalisia palveluita. Digitaaliset oppimisympäristöt ja materiaalit edellyttävät yleensä kirjautumista, mutta tällä hetkellä ei ole olemassa sellaista yhtä infrastruktuuria, josta saisi oppijoiden sähköisen identiteetin, vaan tiedot ovat hajallaan eri koulutuksen järjestäjillä. TOR:in hyödyntäjiä ovat: Koulutuksen järjestäjätkoulutuksen järjestäjät tuottavat todennetun osaamisen rekisterin tutkintotiedot ja käyttävät rekisterin tietoja toiminnassaan (esim. hakeutuminen ja toiminnanohjaus). Oppija ja hänen huoltajansa kun oppija on alaikäinentor tarjoaa oppijalle sähköisen tallennuspaikan ns. todistuksille. Oppija voi käyttää TORiin säilöttyjä tietojaan myös koulutukseen hakeutumisessa, koulutuksen tukipalveluprosesseissa (esim. opintotuki) ja työnhaussa todistamaan osaamistaan. TyönantajatYksittäiset työnantajat voivat hyödyntää TORiin taltioitua rekrytointiprosessiin liittyvän työnhakijan sähköisesti taltioitua tutkintotietoa omissa valintaprosesseissaan. TOR vähentää tai poistaa tutkintotodistusten monistamiseen ja lähettämiseen liittyviä manuaalisia tehtäviä ja parantaa tutkintotiedon kiistämättömyyttä ja luotettavuutta. TyömarkkinatTyömarkkinat saavat tietoa koulutettavista oppijoista, jotka ovat valmistumassa työmarkkinoille. Raportoinnissa voidaan hyödyntää myös alueellista raportointia kuvaamaan alueellisesti valmistuvien sijoittumista. OKM ja OPHEdustavat opetustoimialan ohjaavaa tahoa ja voivat koostaa rekisteristä raportteja, joilla opetustoiminnan tuloksellisuutta voidaan arvioida. Kansaneläkelaitos - Kela Kela tarvitsee opiskeluoikeus- ja opintosuoritustietoja opintotuen maksatusta ja valvontaa varten. TilastokeskusTilastokeskus tuottaa valtaosan virallisista tilastoista ja se ylläpitää omaa tutkintorekisteriään tilastointitarpeisiin. Eläketurvakeskus Kerää tutkintojen suoritustietoja, koska ne kartuttavat valmistuneille työeläkettä. Kansallinen koulutuksen arviointikeskus (KARVI) Kerää ammatillisen koulutuksen oppimistuloksia ja tekee niiden perusteella arviointia. Tutkintotoimikunnat Tutkintotoimikunnat myöntävät ammatillisen koulutuksen näyttötutkintoja. Muut sidosryhmät ammattioikeuksien myöntäjät (esim. Valvira ja Trafi) ja muut viranomaiset erilaisissa prosesseissa, joissa hyödynnetään tutkinto-, suoritus- ja opiskeluoikeustietoa.
Todennetun osaamisen rekisteriin taltioidaan ensivaiheessa uusien tutkintojen tutkinto- ja opintosuoritustiedot sekä tiedot voimassaolevista opiskeluoikeuksista rakenteisessa ja sähköisessä muodossa, jossa ne ovat joustavasti hyödynnettävissä. 3.1. Tietovirrat loogisella tasolla:
TOR:in ja eri toimijoiden väliset tietovirrat. Yksi keskitetty API, josta tiedon hyödyntäjät saavat tarvitsemansa tiedot. 3.2. Karkean tason toteutusmalleja: Keskitetty suoritus- ja opiskeluoikeusrekisteri voidaan toteuttaa usealla eri tavalla. Tässä kappaleessa tarkastellaan asiaa siitä näkökulmasta, että mikä on oikea paikka master datalle, miten tietoa hallinnoidaan ja millaisia haasteita toteutukseen liittyy. On syytä selventää tässä kappaleessa käytettyä sanastoa. Master data tietovaranto = synonyyminä käytetään myös termiä "päätietovaranto". Tietovaranto johon useiden toimijoiden tarvitsema tieto pääasiallisesti tallennetaan ja jonka oikeellisuuteen pyritään ja luotetaan. Kopiotietovaranto, replikoitu tietovaranto = Tietovaranto jossa säilytetään kopiota yhden tai useamman päätietovarannon tiedoista. Looginen tietovaranto = jollekin toimialueelle tärkeiden tietojen muodostama looginen kokonaisuus, joka voi koostua useasta eri fyysisestä tietovarannosta. Looginen rekisteri = Viranomaisen hallinnoima ja yleensä laissa määritelty yhteenkuuluvista merkinnöistä koostuva tietojoukko, joka voi koostua useasta eri fyysisestä tietolähteestä. Fyysinen tietovaranto= Paikka johon tiedot konkreettisesti tallennetaan. 3.2.1. Keskeisiä kysymyksiä: Mihin tieto ensisijaisesti tallennetaan ja miten sitä hallitaan? Onko Todennetun osaamisen rekisteri vain mekanismi, jolla välitetään paikallisissa päätietovarannoissa olevaa dataa vai keskitetty päätietovaranto johon tiedot tallennetaan? Jos TOR:iin vain kopioidaan tietoja muista tietolähteistä, vaikuttaa se tiedon luotettavuuteen ja sen hyödynnettävyyteen. Oppilaitosten suuri määrä ja paikalliset asennukset, ovat selkeästi suurin haaste hankkeessa. Vaikka monilla oppilaitoksilla on samoja oppilashallintajärjestelmiä käytössä, ovat ne pääsääntöisesti myös paikallisia asennuksia. Tämä tarkoittaa sitä että yksittäisten integraatioyhteyksien määrä on valtava ja niiden hallinnointi on raskasta. Oppilaitosten lukumäärä 18.9.2015 Oppilaitostyyppi Lukumäärä Peruskoulut 2397 Peruskouluasteen erityiskoulut 86
Perus- ja lukioasteen koulut 49 Joista yläkouluja 463 Lukiot 352 Ammatilliset oppilaitokset 106 Ammatilliset erityisoppilaitokset 6 Ammatilliset erikoisoppilaitokset 31 Ammatilliset aikuiskoulutuskeskukset 25 Palo-, poliisi- ja vartiointialojen oppilaitokset 1 Sotilasalan ammatilliset oppilaitokset 8 Ammattikorkeakoulut 26 Yliopistot 14 Sotilaskorkeakoulut 1 Musiikkioppilaitokset 84 Liikunnan koulutuskeskukset 14 Kansanopistot 77 Kansalaisopistot 187 Opintokeskukset 13 Kesäyliopistot 20 Muut koulutuksen järjestäjät 46 Muut oppilaitokset 6 Ei tiedossa (oppilaitostyyppi) 2 Yht: 3551 Miten tieto siirtyy paikalliselta tasolta keskitettyyn tietovarantoon? Jos suoritus- ja opiskeluoikeustietojen hallinta toimii koulutuksen järjestäjien omilla tietojärjestelmillä hyvin, olisi koulutuksen järjestäjän kannalta helpointa että tieto siirtyy automaattisesti taustalla, järjestelmien välisten integraatioiden avulla. On kuitenkin huomioitava että on myös pieni joukko toimijoita joilla ei ole varsinaisesti mitään tietojärjestelmää tietojen hallintaan. Voitaisiin myös korvata nykyisin käytössä olevista järjestelmistä se osuus, joka tarvitaan näiden tietojen hallintaan. Toisin sanoen tehdään palvelu tietojen hallintaan ja tarjotaan se veloituksetta koulutuksen järjestäjien käyttöön. Voidaanko tukeutua johonkin olemassa olevaan infrastruktuuriin integraatioissa? Kansallisen palveluarkkitehtuurin yhteydessä kehitettävä "kansallinen julkinen palveluväylä" on tarkoitettu tällaiseen tiedonvälitykseen. "Kansallinen palveluväylä" ei ole vielä tuotantokäytössä. Otetaan tuotantokäyttöön "vuoden 2015 loppupuolella": {+}https://confluence.csc.fi/displa y/palveluvayla/etusivu+ Se ei korvaa kaikkia olemassa olevia ratkaisuja, mutta uusien hankkeiden yhteydessä sen käyttöä on harkittava. "Kansallinen palveluväylä" on todellisuudessa kansallinen tiedonvälityksen arkkitehtuuri joka sisältää joukon olemassa olevia tietyn toimialueen tiedonvälitysratkaisuja (ns. "vyohykeväylät" ja avoimen datan rajapinnat) sekä uuden x-road infrastruurin (julkinen palveluväylä). Vyöhykeväylät ovat mm. olemassa olevia toimialakohtaisia integraatioinfrastruktuureita. Esim. sosiaali- ja terveydenhuollon infrastruktuuri.
Lähde: Palveluväylän viitearkkitehtuuri. Kansallinen palveluväylä koostuu olemassa olevasta infrastruktuurista ja x-roadista. Esim. luottamuksellinen ja salainen tieto tulisi välittää erillisen verkkoinfrastruktuurin kautta - ei julkisen internetin kautta.
{+}lähde: https://confluence.csc.fi/display/palveluvayla/sanasto+ "Julkinen palveluväylä" perustuu Virossa kehitettyyn X-Road väylään. Se ei ole ole nimestään huolimatta fyysinen palveluväylä (ESB Enterpise Service Bus), vaan liityntäpalvelinten verkko, joka takaa liittyneille organisaatioille salatun ja standardoidun tavan välittää tietoja. Palveluväylän keskeisimpiä komponentteja ovat liityntäpalvelimet, jollainen jokaisella väylään kytketyllä organisaatiolla(tai niiden yhteenliittymällä) tulee olla. Kaikki väylän kautta kulkevat sanomat kulkevat liityntäpalvelimen kautta, joka mm. kertoo mitä palveluita on saatavilla sekä huolehtii sanomien ja tietoliikenteen salauksesta. Tietojärjestelmät kytketään "sovitinpalvelun" avulla liityntäpalveluun. Käytännössä sovitinpalvelu on organisaatiokohtainen palvelunväylän vaatimukset täyttävä SOAP-palvelutoteutus. Toisin sanoen erikseen ohjelmoitava komponentti. Kansallinen palveluväylällä on keskuspalvelin, joka pitää kirjaa väylään liittyneistä liityntäpalvelimista sekä huolehtii siitä että kullekin liityntäpalvelimelle kopioidaan samat tiedot määräajoin. Mekanismi takaa sen että yksittäinen liityntäpalvelin voi toimia jonkin aikaa ilman yhteyttä keskuspalvelimeen. Lisäksi keskitetysti tarjotaan varmennepalvelua sekä OSCP-palvelua. Kansallisen palveluarkkitehtuurin puitteissa palveluväylän kautta tarjotaan tulevaisuudessa myös mm. kansallista tunnistuspalvelua (Vetuman korvaaja) sekä rooli ja valtuuspalvelua (ROVA). Ilmeisesti myös olemassolevia viranomaisten välisiä integraatioita siirretään palveluväylä-infrastruktuurii perustuviksi. X-road ei teknisesti ratkaise integraatioon liittyviä ongelmia. Se tarjoaa vain yhden standardoidun tavan välittää tietoa eri toimijoiden välillä. Ehkä merkittävin hyöty X-roadista TOR hankkeelle voisi teoriassa tulla, jos kansallisen Palveluväylän operaattori ottaa vastuulleen yhteyksien hallinnan ja tukee asiakkaita väylään liittymisessä. Lausuntokierroksella oleva palveluväylän viitearkkitehtuurissa {+}https://www.lausuntopalvelu.fi/fi/propo sal/participation?proposalid=8251b84a-fe71-47aa-bfde-1dc8bbc27293+ tosin todetaan, että mm. liityntäpalvelinten monitorointi on liittyvien organisaatioiden vastuulla. Jos kunnissa otetaan X-road käyttöön myös muissa palveluissa, voisi tätä samaa kunnallista X-road liityntäpalvelin -instanssia mahdollisesti hyödyntää myös oppilaitosten TOR-integraatioissa. Palveluväylän viitearkkitehtuurissa linjataan että X-roadia tulisi käyttää vain reaaliaikaiseen tietojen vaihtoon, eikä ns. massatietojensiirtoa ei tule toteuttaa sen kautta. Reaaliaikainen tietojen tuottaminen integraatioiden kautta oppilaitosten rekistereistä ei ole todennäköisesti realistinen vaihtoehto ja jos massasiirtoja ei saa toteuttaa X-roadilla, ei sitä voida hyödyntää suoritusten ja opiskeluoikeustietojen keräämiseen oppilaitoksista. Todennetun osaamisen rekisteri hyödyntää palveluväylää vähintään silloin kun sen kautta on saatavilla todennetun osaamisen rekisterin tarvitsemia tietoja ja palveluita. TOR:in tietoja voidaan tarjota myös X-roadin kautta hyödynnettäväksi, jos tällaiselle käytölle on tilausta. 3.3.1. Masterdata -malli 1: Rajapintapalveluita tarjoava keskitetty suoritustiedon kopiotietovaranto. Keskitetty tietovaranto säilyttää kopiota paikallisen tason päätietovarannoista. Tieto siirretään keskitettyyn tietovarantoon rajapintojen sekä muiden tiedonsiirtomekanismien välityksellä. Tiedot siirretään jollain tavalla säännöllisesti oppilashallinto-ohjelmasta tai muusta vastaavasta tietolähteestä keskitettyyn kopiotietovarantoon.
Kaikki tietojen muokkaukset tehdään vain paikalliselle tasolle. Jos datassa on virhe, korjataan se alkuperäiseen tietolähteeseen ja odotetaan että se siirtyy aikanaan keskitettyyn tietovarantoon. Vahvuudet: Mahdollisuudet: Tässä mallissa toimijoiden väliset vastuut eivät karkealla tasolla muutu nykyisestä. Tarjoaisi nopeimman tavan edetä Heikkoudet: Uhat: Keskitetyn tietovarannon tietojen oikeellisuuteen ei voida täysin luottaa Koulutuksen järjestäjien työmäärä saattaa lisääntyä, koska tietoja on siirrettävä laajemmin ja useammin kuin nykytilassa. Prosessia ei kehitetä Ei voida luoda kansalaispalvelua, josta kansalainen saa käyttöönsä digitaalisessa muodossa olevan tutkintotodistuksen. Virheiden määrä lisääntyy ja virheiden selvittely työllistää koulutuksen järjestäjiä 3.3.2. Masterdata -malli 2: Suoritustietojen hallinnoinnin palveluita tarjoava keskitetty päätietovaranto Tiedot päivitetään ja hallinnoidaan keskitetyssä tietovarannossa, joka on ainoa virallinen tietolähde. Kaikki tiedon hyödyntäjät - kansalaiset, koulutuksen järjestäjät, viranomaiset - saavat ajantasaiset tiedot samasta tietolähteestä. Tieto on luotettavaa ja sitä voidaan käyttää virallisen todistuksen tietolähteenä. Todennetun osaamisen rekisteri voi tarjota palveluja koulutuksen järjestäjille esim. päättöarviointiin ja oppilastietojen hallintaan. Suoritustietoja voidaan hallinnoida joko todennetun osaamisen rekisterin käyttöliittymän kautta tai rajapinnan välityksellä. Jos tietojen tallennus hoidetaan rajapinnan kautta, on koulutuksen järjestäjien itse rakennettava tarvittavat hallintakäyttöliittymät. Pääsääntöisesti tarjottaisiin koulutuksen järjestäjille palvelu oppilaiden osaamisen arviointiin. Tiedoilla voi edelleen olla useita omistaja/vastuutahoja, jolloin vastuu tiedon oikeellisuudesta on edelleen niillä, jotka suorituksia myöntävät, eli esimerkiksi yksittäisellä koulutuksen järjestäjällä. Vahvuudet: Mahdollisuudet: Heikkoudet: Tieto on luotettavaa Tieto on ajantasaista Virhealttius vähenee. Päällekkäisiä tiedonkeruita saadaan poistettua. Kuntien sekä muiden koulutuksenjärjestäjien ei tarvitse itse hoitaa arkistointivelvoitteita Voidaan tarjota kansalaisille etodistus -palvelu josta voi tulostaa kopion tutkintotodistuksesta sekä tarjota erilaisille prosesseille todistus virallisena "digitaalisena" versiona. Koulutuksen järjestäjien sopeutuminen muutokseen voi viedä aikaa. Epätodennäköistä että kaikki toimijat saadaan sitoutumaan malliin. Uhat: TOR:in teknisen ylläpitäjän vastuu on suuri. 3.3.4. Masterdata -malli 3: Hybridimalli, jossa osa tiedoista kopioituna muista päätietolähteistä Vaihtoehtona on myös hybridimalli, jossa osa tiedoista on keskitetyssä master data tietovarannossa ja osa tiedoista vain kopiona samassa tietovarannossa tai jossain muussa keskitetyssä tietovarannossa. Esim. Korkeakoulujen Virta rekisterin avulla keskitetty viranomaistiedonkeruu on jo mahdollista tehdä ja integraatiot korkeakouluista Virtaan on jo tehty. On mahdollista että korkeakoulutietojen osalta Todennetun osaamisen rekisteri toimisi vain "proxyna" ulkoisille asiakkaille - jotta suoritus ja opiskeluoikeustietoja ei tarvitse tiedon hyödyntäjän näkökulmasta hakea useasta eri rajapinnasta - sekä toteuttaisi kansalaiselle näkymän korkeakouluissa tehtyihin suorituksiin Tässä tapauksessa kuitenkin virallinen todistus lienee saatavissa vain korkeakoulusta.. Silloin kun TOR on päätietolähde, tietoja käsiteltäisiin samalla tavalla kuin mallissa 2. Vahvuudet: Master datan osalta tieto on luotettavaa
Mahdollisuudet: Heikkoudet: Uhat: Master datan osalta tieto on ajantasaista Virhealttius vähenee. Päällekkäisiä tiedonkeruita saadaan poistettua. Niiden koulutuksenjärjestäjien, jotka käyttävät TOR:ia master data -lähteenä ei tarvitse itse hoitaa arkistointivelvoitteita Virta-rekisteriä ja ylioppilastutkintorekisteriä hyödyntämällä saadaan nopealla aikataululla käyttäjille hyödyllistä dataa Voidaan tarjota kansalaisille etodistus -palvelu josta voi tulostaa kopion tutkintotodistuksesta sekä tarjota erilaisille prosesseille todistus virallisena "digitaalisena" versiona. Koulutuksen järjestäjien sopeutuminen muutokseen voi viedä aikaa. Vaatii toimintaprosessien uudistamista Tiedon laatu ja luotettavuus vaihtelee Tieto ei ole kaikilta osin ajantasaista Tieto on laadultaan vaihtelevaa Väliaikaiseksi tarkoitettu ratkaisu jää pysyväksi TOR:in teknisen ylläpitäjän vastuu on suuri 3.4. Mallien arviointia: Malli 1 tavalla toteutettu rekisteri olisi selkeästi hyödyllinen. Päällekkäisistä tiedonkeruista voitaisiiin luopua, mutta tiedon luotettavuus ja ajantasaisuus olisi kyseenalainen. Kansalaiselle voitaisiin tarjota näkymä tietoihin, mutta virallisena kiistämättömänä tietolähteenä rekisteriä ei voitaisi pitää. Edelleen tietojen oikeellisuuden tarkistus vaatisi paikallisen rekisterin tutkimista. Malli 2 olisi kokonaisuudessa paras. Suoritus- ja opiskeluoikeustiedot olisivat luotettavasti saatavissa keskitetystä rekisteristä digitaalisessa muodossa ja tietoa voitaisiin käyttää virallisen todistuksen pohjana. Malli tarjoaisi mahdollisuuden siirtyä täysin digitaalisiin päättötodistuksiin. Koulutuksen järjestäjä ja koulutussektorikohtaisia eroja ei olisi. Malli 3 tarjoaa mahdollisuuden hankkeen nopeampaan etenemiseen. Korkeakoulujen tiedot saataisiin nopeasti hyödynnettäväksi ja jos myöhemmässä vaiheessa halutaan keskittää master datan hallinta myös korkea-asteella, on se mahdollista. Muiden koulutussektorien osalta olisi suositeltavaa siirtyä heti alusta lähtien keskitettyyn master datan hallintaan. 3.4.1. Suositus: Lyhyellä tähtäimellä realistisin vaihtoehto on malli 3. TOR olisi statukseltaan päätietovaranto niiden tutkintotyyppien osalta, joita ei tällä hetkellä saa keskitetysti yhdestä tietolähteestä. Toisaalta korkeakoulujen tiedot ovat jo saatavilla yhdestä rekisteristä, joka säilyttää kopiota tiedoista. On myös oletettavaa että tällä hetkellä ei ole riittävästi tahtoa perustaa yhtä korkeakoulujen yhteistä suoritus- ja opiskeluoikeustietojen päätietovarantoa. Kansalaisille ja sidosryhmille olisi kuitenkin yksinkertaisinta jos eri koulutussektorien ja tutkintotyyppien tiedot olisivat saatavilla yhdestä paikasta saman käyttöliittymän ja rajapinnan kautta. Myös ylioppilastutkintotiedoille on olemassa oma fyysinen tietovaranto, josta ylioppilastutkintolautakunta ei halua luopua. Myös tässä tapauksessa TOR:in roolina olisi välittää tietoa kansalaisille ja sidosryhmille. Ylioppilastutkintorekisteri voisi olla looginen osa TOR:ia, mutta samalla myös edelleen lain tarkoittama looginen rekisteri sekä fyysisesti eri tietovaranto (kuva 4.). Viime kädessä Opetus- ja kulttuuriministeriön tulee tehdä päätös siitä, haluaako se ylläpitää päällekkäisiä rekistereitä ja rahoittaa niiden päällekkäisiä kustannuksia. Koska myös Ylioppilastutkintorekisteri kehityksen alla, nyt olisi hyvä tilaisuus yhdistää tietojen hallintaa. Vähintäänkin rekistereillä pitäisi olla yhteinen valvontainfrastruktuuri ja päivystys. TOR:in palvelutasovaatimuksiin liittynee ympärivuorokautinen valvonta ja kyky vastata suuriin käyttäjä- ja kyselymääriin. Tällaisia vaatimuksia ei ole esimerkiksi nykyisellä Ylioppilastutkintorekisterillä, joka on tarkoitettu palvelemaan kohtuullisen pientä määrää viranomaisia virka-aikana. Päivystävällä taholla pitäisi kuitenkin olla valtuudet ja kyky ryhtyä korjaaviin toimenpiteisiin myös virka-ajan ulkopuolella. Olisi myös mahdollista ajatella Ylioppilastutkintorekisterin olevan TOR:in sisällä oleva looginen tietovaranto, josta vastaa ylioppilastutkintolautakunta nykyisten tehtäviensä mukaisesti, mutta fyysinen tallennuspaikka olisi TOR (kuva 5.). Tiedon omistajuuden näkökulmasta tiedon fyysinen tallennuspaikka on epäolennaista. Kokeiden suorittamiseen ja arvostelun toteuttamiseen liittyvä tieto - joka ei ole yleisesti kiinnostavaa tietoa - voisi edelleen olla erillisessä fyysisessä tietovarannossa jos niin halutaan.
Kuva 4. TOR loogisella tasolla. TOR koostuisi monesta fyysisesta rekisteristä, joilla voi olla erilainen master data -hallintamalli. Kuva 5. Loogiset rekisteri voivat olla myös limittäin. Tässä samoista tiedoista muodostuu kaksi loogista rekisteriä. 3.5. Tietojen siirtyminen koulutuksen järjestäjiltä TOR:iin: Tässä kappaleessa arvioidaan tietojen siirtämisen vaihtoehtoja koulutuksen järjestäjien rekistereistä TOR:iin. Vaihtoehdot eivät kuvaa tietojen siirtoa olemassa oleviin keskitettyihin rekistereihin (YTL, VIRTA). On karkeasti neljä vaihtoehtoa: 1. Tietoja voidaan siirtää reaaliaikaisesti rajapinnan kautta keskitettyyn rekisteriin. Kun koulutuksen järjestäjän virkailija syöttää tiedon
Vahvuudet: Mahdollisuudet: Heikkoudet: Uhat: oppilashallintajärjestelmään, tieto tallentuu rajapinnan kautta suoraan TOR:iin. Tieto olisi TOR:in rajapinnan kautta myös koulutuksen järjestäjän käytössä. virkailijat voivat käyttää heille tuttua järjestelmää, eikä heidän tarvitse muuttaa toimintaprosessejaan. Ajantasainen ja luotettavin tieto saatavilla keskitetystä rekisteristä Koska voidaan olla varmoja tiedon luotettavuudesta, TOR:ia on mahdollista käyttää tutkintotodistusten lähteenä. Integraatioyhteyksien valtava määrä Integraatioiden luotettavuutta vaikea taata. Yhteyksien ja käyttöoikeuksien hallinta on työllistävää Reaaliaikainen riippuvuus oppilashallintaohjelmista TOR:iin, on koulutuksen järjestäjien kannalta riski. Infrastruktuurin ylläpitoon ei välttämättä ole resursseja opetushallituksella eikä kaikilla koulutuksen järjestäjillä 1. Tiedot siirtyvät isommissa erissä massasiirtoina automaattisesti koulutuksen järjestäjien järjestelmistä TOR:iin Vahvuudet: Mahdollisuudet: Heikkoudet: Uhat: Teknisesti mahdollista toteuttaa Päällekkäisistä siirroista päästään eroon koulutuksen järjestäjien prosesseja ei tarvitse juurikaan muuttaa Yhteyksien ja käyttöoikeuksien hallinta on työllistävää koska yhteyksiä on valtava määrä. Tietojen siirtäminen luotettavasti ja säännöllisesti sadoilta eri koulutuksen järjestäjiltä on hyvin vaikeaa, koska toimijoita on paljon ja valmista infrastruktuuria(esim. autentikaatio) näin laajaan tietojen siirtoon ei ole olemassa. Virta- rekisteriin siirto on onnistunut tällä mallilla, mutta on huomioitava että korkeakouluja on 38 ja alempien asteiden koulutuksen järjestäjiä on yli kymmenkertainen määrä. Lähinnä isoin ongelma on autentikaatio- ja integraatioinfrastruktuurin puuttuminen, yhteyksien määrä ja hallinnan raskaus sekä se että osa toimijoista on todella pieniä, eikä tällaisilla toimijoilla ole varsinaista opintohallinto-ohjelmistoa välttämättä lainkaan. Joulukuussa 2015 tuotantokäyttöön otettava " Kansallinen julkinen palveluväylä" voi muuttaa tilannetta siltä osin, että sen myötä ehkä saataisiin osa tarvittavasta infrastruktuurista ja silloin myös raskas hallinnointi voitaisiin ainakin osin ulkoistaa palveluväylää ylläpitävälle taholle (ilmeisesti Väestörekisterikeskus). Edelleen ongelmana olisi kuitenkin pienten organisaatioiden kyky ylläpitää infrastruktuuria. Infrastruktuurin ylläpitoon ei välttämättä ole resursseja opetushallituksella eikä kaikilla koulutuksen järjestäjillä 1. Vahvuudet: Mahdollisuudet: Heikkoudet: Uhat: Tiedot siirtyvät isommissa erissä massasiirtoina koulutuksen järjestäjien järjestelmistä TOR:iin siten että virkailija muodostaa siirtotiedoston ja kirjautuu TOR:iin johon "lataa" siirtotiedoston. Malli on jo käytössä koulutuksen järjestäjien prosesseja ei tarvitse juurikaan muuttaa Toteutus saataisiin nopeasti liikkeelle ja TOR:iin oikeaa dataa. Työllistää virkailijaa Inhimillisen virheen riski on suuri. Esim. unohdus siirtää. Koulutuksen järjestäjän työmäärä ei juurikaan vähene. Kaikki jatkuu kuten ennenkin, eikä kellään ole haluja parantaa toimintaprosesseja 1. Koulutuksen järjestäjille tarjotaan TOR palveluna. Suoritukset tallennetaan ensisijaisesti TOR:iin käyttäen TOR:in käyttöliittymää. Samat suoritustiedot tarjotaan koulutuksen järjestäjien omaan käyttöön rajapinnan kautta.
Vahvuudet: Mahdollisuudet: Heikkoudet: Uhat: Palvelumallissa voidaan ohittaa monimutkaisten integraatioiden ongelmat ja raskas ylläpito- sekä muutoksenhallinta. Muutos tarjoaa mahdollisuuden työprosessien ja toimintapojen muuttamiseen. Koulutuksen järjestäjien ei itse tarvitse investoida todennetun osaamisen rekisterin vaatimiin muutoksiin. Koulutuksen järjestäjät eivät ole niin riippuvaisia oppilashallintajärjestelmätoimittajista. Onko mahdollista saada keskitetystä palvelusta käyttökokemukseltaan niin hyvä että se parantaa nykyisiä toimintaprosesseja? Vaatii toimintaprosessien uudistamista Muutosten läpivienti vie kauan Koulutuksen järjestäjien prosessista ei saada sujuvaa 3.5.1. Arviointia: Käytännössä realistisia vaihtoehtoja ovat 2, 3 ja 4. On selvää että koulutuksen järjestäjien joukossa on myös sen verran pieniä toimijoita, että TOR:iin pitää toteuttaa myös käyttöliittymä tietojen syöttämiseen. On syytä tutkia voisiko arviointiprosessin irrottaa oppilashallintajärjestelmistä ja korvata siihen liittyvät toiminnallisuudet TOR:in käyttöliittymällä. Se voi kuitenkin olla lyhyellä tähtäimellä liian kunnianhimoinen tavoite, koska prosessien välillä on varmasti koulutuksen järjestäjien välisiä eroja ja totutuista toimintatavoista on vaikea päästä eroon. Reaaliaikainen tietojen syöttö ja käyttö rajapinnan kautta ei ole oppilaitosten suuren määrän ja hajanaisen arkkitehtuurin vuoksi realistista. Joten jäljelle jää vaihtoehdoiksi tietojen eräsiirrot joko rajapinnan kautta tai virkailija-avusteisesti. Jos tiedot siirretään eränä TOR:iin paikallisista tietovarannoista, joissa tieto syntyy ja jossa säilytetään versiota samasta tiedosta, on TOR:in rooli suoritus- ja opiskeluoikeustiedon päätietovarantona kyseenalainen. Sen kaltainen status voidaan tässä tilanteessa saavuttaa vain siten että säädetään TOR ainoaksi viralliseksi lähteeksi todistustiedolle. Valmiit tutkintojen suoritukset tai tutkinnon osat joista halutaan erillinen todistus, tulisi aina vahvistaa tutkinnon myöntäjän ja koulutuksen järjestäjän toimesta. Virallinen oppilaalle annettava tutkintotodistus tulisi aina tuottaa TOR:in tietojen perusteella. Tämä tarkoittaa sitä että TOR:iin on rakennettava esim. koulutuksen järjestäjille toiminnallisuudet tutkintojen myöntämiseen/vahvistamiseen. Mahdollisten virhetilanteiden selvittämiseen tarvittaisiin aina kuitenkin myös paikallisen rekisterin tutkintaa. Tällainen epäsynkroninen tietojen siirto edellyttää että tietojen päivitysten hallinta on tarkkaan suunniteltua. Jos tutkintotiedot vaativat erillistä tietojen vahvistamista TOR:iin on tietojen päivitys tiedonsiirron kautta vahvistamisen jälkeen estettävä. Mahdolliset virheen korjaukset on käsiteltävä erillisellä vahvistusmenettelyllä, joka on tehtävä suoraan TOR:iin. Ongelmana tällaisessa lähestymistavassa on se, että se asettaa keskeneräiset tutkinnon suoritukset ja vahvistetut suoritukset erilaiseen asemaan. Esimerkiksi kun opiskelija siirtyy oppilaitoksesta toiseen ja haluaa siirtää suoritustietonsa vastaanottavan oppilaitoksen käyttöön, pitäisikö antaa opiskelijalle vahvistettu erotodistus? Eli, riittääkö että tiedot ovat rekisterissä vai pitääkö em. tilanteissa vielä todistus vahvistaa?
Kuva 6. Tutkintotodistukset vahvistettava TOR:iin Kuva 7. Myöntäjänä voi olla myös jokin muu taho. Tässä tapauksessa tutkintoimikunta, jonka muodollisen hyväksynnän todistus tarvitsee. 3.6. Visio TOR tulee muodostumaan ainakin seuraavista osista: Tietovarasto, johon tiedot ja niiden muutoshistoria tallennetaan Rajapinnat tutkintotietojen hakuun Hakurajapintojen päälle toteutettavat käyttöliittymät kansalaisille ja viranomaisille Tiedonsyöttörajapinnat, joihin integraatiokomponentit syöttävät tietoja esimerkiksi Virrasta. Integraatiokomponentit, jotka hakevat rekisteriin tietoa ulkoisista järjestelmistä Pääsynhallinta, jolla taataan pääsy vain auktorisoiduille käyttäjille integraatiot Opintopolku-palvelukokonaisuuden palveluihin, kuten henkilö, koodisto, lokalisaatio, käyttäjä- ja organisaatiopalveluihin. Todennetun osaamisen rekisteriin tallennetaan: Suomalaisen koulutusjärjestelmän tunnustamat tutkinto tai oppimäärä suoritukset sekä niiden osasuoritukset arvosanoineen. Opiskeluoikeudet läsnäolotietoineen Todennetun osaamisen rekisteri on kokonaisuus, jossa hyödynnetään opintopolun jo toteutettuja palveluita ja tietovarantoja. Se on oma sovelluksensa, mutta rekisterin tiedot jakautuvat erillisiin fyysisiin tietovarantoihin, joista osa on opintopolun palveluiden tietovarantoja. Tätä voi hahmottaa esimerkkitoiminnallisuuden kautta. (kuva 8.)
Kuva 8. Esimerkki: Toiminnallisuus "oppijan tietojen tallennus" toteutetaan palveluilla ja sovelluskomponenteilla suoritustietojen tallennus ja opiskeluoikeuden tallennus, jotka hyödyntävät TOR:in ja opintopolun eri sovellusten rajapintoja. Tiedot tallentuvat loogiseen rekisteriin, joka koostuu useista fyysisistä tietovarannoista. Hyödynnettäviä palveluita ovat vähintään organisaatiopalvelu, henkilöpalvelu, käyttöoikeushallinta, eperusteet, koodistopalvelu, lokalisaatiopalvelu sekä lokituksen komponentit. On todennäköistä että TOR:in kehityksen aikana havaitaan tarve olemassaolevien palveluiden kehittämiseen ja silloin TOR:in kehittämisen yhteydessä tehtäviä lisäominaisuuksia voidaan hyödyntää myös muiden kehityshankkeiden puitteissa. TOR:in tulee lopulta olemaan suoritus- ja opiskeluoikeustiedon päätietolähde. Lyhyellä tähtäimellä sen roolina on myös välittää tietoa muista päätietolähteistä, mutta kaikkia TOR:ille asoitettuja tavoitteita ei tulla saavuttamaan jos kaikkia tärkeimpiä tietoja ei saada lopulta yhteen päätietovarantoon. Tietoja siirretään koulutuksen järjestäjien järjestelmistä mahdollisimman reaaliaikaisesti mutta kuitenkin siten että tiedon lokaali tallennus myös sallitaan. Siirrettävät tiedot määritellään ja koulutuksen järjestäjien järjestelmien on seurattava oppilaan tietojen muutosta. Jos tiedot muuttuvat on koko oppilaan tietojoukko lähetettävä TOR:iin seuraavan siirron mukana. Käytännössä siirrettäisiin siis vain muuttuneita tietoja. Pieniä koulutuksen järjestäjiä varten on toteutettava TOR:iin myös tietojen ylläpitokäyttöliittymät. Näille toimijoille tiedon ensijainen tallennuspaikka olisi TOR. Oppijalle annettavat todistukset on vahvistettava TOR:iin. Käytännössä TOR:iin rakennettaan todistuksen vahvistus/myöntämistoiminnallisuus, jonka kautta koulutuksen järjestäjän tai jonkun muun myöntäjätahon vastuuhenkilö voi allekirjoittaa tutkintotodistuksen sähköisesti. Oppijoiden tutkinto- ja osatutkintotodistuksien tietolähteeksi säädettäisiin TOR. TOR:in asema suoritustiedon päätietolähteenä tehtäisiin tämän muodollisen menettelyn nojalla. Oppijoiden virallinen todistustieto olisi saatavilla digitaalisessa muodossa. Ensimmäisessä vaiheessa TOR olisi ammatillisen koulutuksen, yleissivistävän koulutuksen sekä ns. nivelvaiheen koulutuksen päätietolähde. Korkeakouluille tarjotaan mahdollisuutta tuottaa valmistuneiden opiskelijoiden virallisen todistukset TOR:iin. TOR hoitaa koulutuksen järjestäjien suoritustietojen arkistointivelvoitteen keskitetysti. 3.6.1. Tietojen hyödyntäminen Todennetun osaamisen rekisterissä olevia tietoja hyödynnetään erilaisissa viranomaisprosesseissa. TOR tarjoaa näille prosesseille luotettavan ja ajantasaisen suoritus- ja opiskeluoikeustiedon tietolähteen. Nykyiset erilliset koulutuksen järjestäjien puolelta viranomaisille tehtävät päällekkäiset tiedonsiirrot voidaan lopettaa, jolloin infrastruktuurista tulee yksinkertaisempi ja hallittavampi sekä koulutuksen järjestäjien työtä säästävä kokonaisuus. Myös koulutuksen järjestäjien kyky hyödyntää näitä tietoja itse säilyy. Paperinen tutkintotodistus menettää merkityksensä ja tiedot ovat aina oppijan itsensä käytettävissä erilaisissa käyttötapauksissa. Oppijan ei tarvitse enää toimittaa paperista kopiota tutkintotodistuksesta viranomaiselle ja tiedot ovat hyödynnettävissä mm. rekrytoiduttaessa uuteen työtehtävään. Todennetun osaamisen rekisterin myötä opiskelijoiden identiteetti sekä tieto siitä missä he opiskelevat on saatavissa keskitetysti. Kun tämä tieto yhdistetään johonkin tunnistusinfrastruktuuriin, voidaan palveluiden tarjoajille - esim. digitaaliset oppimisympäristöt - taata kirjautuneiden opiskelijoiden identiteettitietoa luotettavasta lähteestä yhden integraation kautta.