Kaupunginhallitus 07.11.2016 Sivu 1 / 1 5349/2013 00.01.02 328 Poikkihallinnollisen kehitysohjelmatyön jatkaminen (Kv-asia) Valmistelijat / lisätiedot: Jorma Valve, puh. 046 877 2055 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Kaupunginjohtaja Jukka Mäkelä Kaupunginhallitus ehdottaa, että valtuusto 1 päättää, että poikkihallinnollista kehitysohjelmatyötä jatketaan valtuustokaudella 2017-2021 2 linjaa ohjelmatoiminnasta ja ohjausryhmien kokoonpanosta tulevalle valtuustokaudelle seuraavasti: - poikkihallinnollisten kehitysohjelmien määrää vähennetään tavoitteena vähemmän, mutta painavampia ohjelmia, - lähtökohta on että ohjausryhmien luottamushenkilöiden määrä ei vähene, vaikka ohjelmien määrä vähenisi, - ohjausryhmille kehitetään niille sopivat varajäsenkäytännöt, - poikkihallinnollisten ohjelmien johtamisen toimintamallia kehitetään. Käsittely Asia käsiteltiin pykälän 339 jälkeen. Elo Lahtisen kannattamana teki seuraavan lisäysehdotuksen päätösehdotuksen kohdan 2 kolmanteen ja neljänteen kohtaan: - ohjausryhmille kehitetään niille sopivat varajäsenkäytännöt, jotka tuodaan valtuuston päätettäväksi luottamushenkilöiden toimintaedellytysten parantamisen käsittelyn yhteydessä keväällä 2017 - poikkihallinnollisten ohjelmien johtamisen toimintamallia kehitetään siten, että kaupunginhallituksen ja valtuuston ohjausvaikutusta vahvistetaan. Keskustelun päätyttyä puheenjohtaja tiedusteli, voidaanko Elon lisäysehdotus yksimielisesti hyväksyä. Koska ehdotusta ei vastustettu, puheenjohtaja totesi kaupunginhallituksen hyväksyneen sen. Päätös Kaupunginhallitus: Kaupunginhallitus ehdottaa, että valtuusto
Kaupunginhallitus 07.11.2016 Sivu 2 / 2 1 päättää, että poikkihallinnollista kehitysohjelmatyötä jatketaan valtuustokaudella 2017-2021 2 linjaa ohjelmatoiminnasta ja ohjausryhmien kokoonpanosta tulevalle valtuustokaudelle seuraavasti: - poikkihallinnollisten kehitysohjelmien määrää vähennetään tavoitteena vähemmän, mutta painavampia ohjelmia, - lähtökohta on että ohjausryhmien luottamushenkilöiden määrä ei vähene, vaikka ohjelmien määrä vähenisi, - ohjausryhmille kehitetään niille sopivat varajäsenkäytännöt, jotka tuodaan valtuuston päätettäväksi luottamushenkilöiden toimintaedellytysten parantamisen käsittelyn yhteydessä keväällä 2017 - poikkihallinnollisten ohjelmien johtamisen toimintamallia kehitetään siten, että kaupunginhallituksen ja valtuuston ohjausvaikutusta vahvistetaan. Liite Selostus 6 Poikkihallinnollisen kehitysohjelmien johtamisen toimintamallin arviointi -raportti Luottamushenkilöorganisaation arviointi ja kehittäminen Kaupunginhallitus nimesi 26.10.2015 luottamushenkilöorganisaation arviointia ja kehittämistä varten johtoryhmän, johon kuuluvat kaupunginhallituksen puheenjohtajisto, kaupunginjohtaja, strategiajohtaja ja sihteerinä kaupunginsihteeri. Kaupunginhallitus kehotti johtoryhmää valmistelemaan ja toteuttamaan valtuustoryhmiä ja kaupunginhallitusta osallistavan prosessin, valmistelemaan ehdotukset luottamushenkilöorganisaation kehittämiseksi ja keskeisten luottamushenkilöiden toimintaedellytysten parantamiseksi sekä tuomaan ehdotukset (johtosäännöt) kaupunginhallituksen ja edelleen valtuuston päätettäväksi syksyllä 2016. Luottamushenkilöorganisaation arvioinnin ja kehittämisen johtoryhmä on kokoontunut 14 kertaa. Kaupunginhallitus kävi luottamushenkilöorganisaation arvioinnista ja kehittämisestä lähetekeskustelun 30.11.2015. Lisäksi valtuustoryhmille tehtiin tammikuussa 2016 kysely luottamushenkilöorganisaation ja johtamisen sekä luottamushenkilöiden toimintaedellytysten kehitystarpeiden kartoittamiseksi. Työn edetessä kaupunginhallitus piti yhdessä valtuuston neuvottelutoimikunnan kanssa iltakoulun 15.6.2016, jossa käsiteltiin mm. valtuuston työjärjestyksen tarkistamista, hyvää hallintoa poliittisessa päätöksenteossa ja luottamushenkilöiden toimintaedellytyksiä. Vielä kaupunginhallitus käsitteli luottamushenkilöiden toimintaedellytyksiä sekä poikkihallinnollisia kehitysohjelmia ja niiden jatkumista työpajassaan 15.9.2016. Työn kuluessa on tarkasteltu myös mahdollisia johtosääntötarkistustarpeita.
Kaupunginhallitus 07.11.2016 Sivu 3 / 3 Ohjelmajohtamisen malli Espoossa Espoo-tarinan toteuttamisen yhtenä keinona ovat poikkihallinnolliset kehitysohjelmat, joita on pilotoitu kuluneella valtuustokaudella. Kaupungin projektitoiminnan ja ohjelmajohtamisen kehittämiseksi luotiin ja otettiin käyttöön Espoon projekti- ja ohjelmajohtamisen malli, EsPro. Espooseen luotua mallia on hyödynnetty myös poikkihallinnollisten kehitysohjelmien ohjauksessa ja toteutuksessa. Poikkihallinnolliset kehitysohjelmat vauhdittavat uusien ratkaisujen aikaansaamista valtuustokauden tärkeimpiin poikkihallinnollisiin kehittämiskokonaisuuksiin. Kehitysohjelmat ovat valtuustokauden mittaisia ja ne toteutetaan sekä samanaikaisina että ajallisesti perättäisinä projekteina ja toimenpiteinä kehitysohjelman kokonaisaikataulun puitteissa. Tuotoksia syntyy vuosittain ohjelmakauden aikana projektien valmistuessa. Ohjelmissa voidaan kehittää ja kokeilla uusia palveluja, toimintatapoja ja muita ratkaisuja, mutta niiden laajemmasta käyttöönotosta päätetään linjaorganisaatiossa. Valtuusto päättää poikkihallinnollisten kehitysohjelmien ohjausryhmien luottamushenkilöjäsenistä sekä nimeää puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat. Ohjausryhmien puheenjohtajien ja varapuheenjohtajien tulee olla valtuutettuja ja jäsenten tulee olla valtuutettuja tai varavaltuutettuja. Ohjausryhmien viranhaltijajäsenistä päättää kaupunginjohtaja. Ohjelmajohtamisen arviointi sekä johtopäätökset ja todetut kehittämiskohteet Ohjelmajohtamisen arviointi toteutettiin elo-syyskuussa 2016 poikkihallinnollisten kehitysohjelmien ohjaukseen osallistuneiden avainhenkilöiden itsearviointina. Arvioinnin tiedonkeruumenetelminä olivat sähköinen kysely, ohjausryhmien yhteinen arviointityöpaja ja ohjelmapäälliköiden ryhmähaastattelu. Arvioinnissa keskityttiin ohjelmajohtamisen toimintatapaan, ei ohjelmakohtaisiin tuloksiin. Ohjelmakohtaisia tuloksia ja onnistumista arvioidaan erikseen ohjelmien loppuraportoinnin yhteydessä talven 2016 2017 aikana. Loppuraportit tuodaan valtuuston käsittelyyn 27.2.2017, ja samassa yhteydessä myös linjaus tulevan valtuustokauden poikkihallinnollisten ohjelmien aiheista. Arvioinnin tuloksena laaditussa raportissa on todettu seuraavia johtopäätöksiä: - Poikkihallinnollisten kehitysohjelmien ohjaukseen osallistuneiden mielestä ohjelmajohtamiseen ja ohjelmatyöhön kohdistuneissa odotuksissa ja tavoitteissa on onnistuttu hyvin. - Luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden näkemykset ohjelmajohtamisen ja ohjelmatyön onnistumisesta eivät juuri eroa toisistaan. Sen sijaan eri ohjelmien välillä on jonkin verran eroja arvioissa.
Kaupunginhallitus 07.11.2016 Sivu 4 / 4 - Ohjelmajohtamisen mallissa ja toimintatavoissa on tulosten mukaan kehittämistarpeita. Toimintamallin perusajatukset tuntuvat kuitenkin toimivan hyvin ja pääosa kehittämiskohteista koskee käytännön toimintatapoja. - Tulosten mukaan ohjelmajohtaminen on toimiva tapa toteuttaa Espootarinaa ja täydentää linjaorganisaation toimintaa. Jatkossa ohjelmia voisi olla vähemmän ja niiden tulisi keskittyä tärkeimpiin poikkihallinnollisiin kehittämiskokonaisuuksiin, joissa ohjelmajohtaminen tuottaa eniten lisäarvoa. Jotta ohjelmajohtaminen tukisi entistä paremmin Espoo-tarinan toteutusta, ohjelmajohtamisen toimintatapoja tulisi kehittää erityisesti seuraavilta osin: - Tavoitteiden muotoileminen selkeämmiksi, realistisemmiksi ja paremmin mitattaviksi, mahdollisuus tarkistaa tavoitteet ohjelmakauden puolessa välissä sekä ohjelmatyön fokusoiminen rajatumpiin keskeisiin kehittämiskohteisiin. - Ohjelmien ja linjaorganisaation välisen rajapinnan selkeyttäminen mm. yhteistyötä ja tiedonkulkua vahvistamalla, jotta ohjelmat nähtäisiin laajemmin koko kaupungin yhteisinä asioina. - Motivaation, asiantuntemuksen ja poikkihallinnollisuuden painottaminen ohjausryhmän jäsenten ja muiden avainhenkilöiden valinnassa. - Ohjausryhmän roolin ja sitoutumisen vahvistaminen mm. perehdyttämällä jäsenet huolella ja käyttämällä aikaa ohjausryhmän työskentelytapojen kehittämiseen ja sopimiseen. - Avainhenkilöiden resursoinnin varmistaminen mm. sopimalla selkeästi työajan käytöstä ohjelmatyöhön ja järjestämällä riittävä back-up ja tuki erityisesti ohjelmapäälliköille. Periaatteet ja linjaukset ohjelmatoiminnan jatkamiseksi ja kehittämiseksi Luottamushenkilöorganisaation arvioinnin ja kehittämisen johtoryhmä on työnsä yhteydessä käsitellyt poikkihallinnollisten kehitysohjelmien johtamisen toimintamallin arviointia ja päätynyt esittämään valtuustolle periaatepäätöstä, että ohjelmatyötä jatketaan. Lisäksi johtoryhmä esittää, että tässä yhteydessä - tehdään linjaukset toiminnan kehittämisestä - evästetään jatkovalmistelua ohjelmien lukumäärästä tavoitteena vähemmän, mutta painavampia
Kaupunginhallitus 07.11.2016 Sivu 5 / 5 - lähtökohta on että ohjausryhmien luottamushenkilöiden määrä ei vähene, vaikka ohjelmien määrä vähenisi. Toteutetun itsearvioinnin tuloksena nähdään, että kehitysohjelmia tulisi olla nykyistä vähemmän ja niiden tulisi keskittyä vain kaikkein keskeisimpiin poikkihallinnollisiin kehittämiskokonaisuuksiin. Ohjelmatoiminta on pitkäjänteistä kehittämistyötä, joka vaatii sitoutunutta ohjausta. Jotta riittävä sitoutuminen voidaan varmistaa, ohjausryhmän jäseniltä edellytetään kiinnostusta ohjelman aihealueeseen ja poikkihallinnolliseen kehittämistyöhön sekä tiivistä osallistumista ohjausryhmätoimintaan. Ohjausryhmille kehitetään niille sopivat varajäsenkäytännöt. Tiedoksi
Kaupunginhallitus 07.11.2016 Sivu 6 / 6