1.5.1 1 (11) ESPOON KAUPUNGIN KESKUSVIRASTON TOIMINTAOHJE Kaupunginjohtaja 2.1.1991 Muutettu 25.4.1994 1 Viraston toimintastrategia Toiminnan tuloksellisuuden turvaamiseksi viraston voimavarat ovat yhteisiä siten, ettei organisaatiorakenne ole esteenä voimavarojen joustavalle käytölle. Viraston toimialat ja vastuuyksiköt ovat velvolliset toimimaan yhteistyössä keskenään sekä avustamaan toisiaan hyväksyttyjen tulostavoitteiden toteuttamiseksi. 2 Toimialojen välinen yhteistyö Viraston johtoryhmään kuuluvat virastopäällikkö puheenjohtajana sekä jäseninä toimialajohtajat. Johtoryhmä koordinoi toimialojen toimintaa ja huolehtii toimialojen tulostavoitteiden ja voimavarojen yhteensovittamisesta. Johtoryhmässä käsiteltäviä asioita ovat mm: - viraston ja toimialojen tulostavoitteet ja näiden toteutumisen seuranta - keskushallinnon toimintastrategiat ja toimintojen kehittäminen - viraston toiminta- ja taloussuunnitelma, talousarvio, toimialojen käyttösuunnitelmat ja näiden toteutumisen seuranta - viraston toimintaperiaatteet 3 Toimialan yhteistyö Toimialan johtoryhmään kuuluvat toimialajohtaja puheenjohtajana sekä jäseninä vastuuyksiköiden päälliköt. Espoon kaupungin keskusvirastb, helmikuu 94
Keskusviraston toimintaohje 1.5.1 2 (11) Toimialan johtoryhmä koordinoi vastuuyksiköiden toimintaa ja huolehtii vastuuyksiköiden tulostavoitteiden ja voimavarojen yhteensovittamisesta. Johtoryhmässä käsiteltäviä asioita ovat mm: - toimialan ja vastuuyksiköiden tulostavoitteet ja näiden toteutumisen seuranta - toimialan ja vastuuyksiköiden toimintastrategiat ja toiminnan kehittäminen - toimialan toiminta- ja taloussuunnitelma, talousarvio, vastuuyksiköiden käyttösuunnitelmat ja näiden toteutumisen seuranta - toimialan toimintaperiaatteet 4 Vastuuyksikön yhteistyö Vastuuyksikön päällikön johdolla pidetään säännöllisesti vastuuyksikön kokouksia. Kokouksiin osallistuu käsiteltävien asioiden kannalta tarpeellinen henkilökunta. Kokouksissa käsiteltäviä asioita ovat mm: - vastuuyksikön tulostavoitteet ja niiden toteutumisen seuranta - vastuuyksikön toimintastrategiat ja toimintojen kehittäminen - vastuuyksikön toimintaperiaatteet 5 Vastuuyksikön jakaminen vastuualueisiin voidaan jakaa vastuualueisiin. Vastuualuejaosta päättää vastuuyksikön päällikkö. 6 Toimenkuvat ja tuloskeskustelut Kunkin henkilön asema, vastuu ja tehtävät määritellään erikseen laadittavassa toimenkuvassa. Virastopäällikkö käy tuloskeskustelun toimialajohtajan kanssa, toimialajohtaja vastuuyksikön päällikön kanssa ja vastuuyksikön päällikkö alaistensa kanssa. Tuloskeskustelu käydään vähintään kerran vuodessa. 7 Hallinnon toimiala Toiminta-ajatus Hallinnon toimialan toiminta-ajatus on määritelty keskusviraston johtosäännön 4 :ssä. Johtaminen Hallinnon toimialaa johtaa hallintojohtaja, jonka yleiset tehtävät on määritelty johtosäännön 3 :ssä.
Keskusviraston toimintaohje 1.5.1 3 (11) Vastuuyksiköt Toimiala jakautuu kolmeen vastuuyksikköön, jotka ovat - hallinto - lakiasiat - viestintä 8 Hallintoyksikkö Hallintoyksikön päällikkönä toimii hallintopäällikkö. Hallintoyksikkö luo edellytykset keskushallinnon tulokselliselle ja kaupungin tavoitteiden mukaiselle päätöksenteolle sekä huolehtii kaupungin päätöksentekojärjestelmän yleisestä kehittämisestä ja koordinoimisesta. 1) huolehtii keskushallinnon päätöksentekoon liittyvästä hallinnon kehittämisestä ja koordinoimisesta, yleisistä valmistelu- ja sihteeritehtävistä sekä päätösten täytäntöönpanosta siten, että - päätöksenteon edellytykset on turvattu - valmistelu ja täytäntöönpano tapahtuu asian kulloinkin edellyttämässä yhteistyössä hallintokuntien ja keskusviraston muiden yksiköiden kanssa - päätöksentekoon liittyvä sisäinen tiedottaminen on tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti järjestetty 2) huolehtii yhteistyössä kehittämisyksikön sekä hallintokuntien kanssa kaupungin päätöksentekojärjestelmän yleisestä kehittämisestä ja koordinoimisesta siten, että järjestelmä tukee tuloksellista toimintaa 3) osallistuu kaupunginjohtajan ja apulaiskaupunginjohtajien toimialoilla hallintokuntien toiminnan ja talouden suunnitteluun ja kehittämiseen sekä painopistealueiden määrittelyyn ja toiminnan sopeuttamiseen 4) valvoo kaupunginjohtajan ja apulaiskaupunginjohtajien toimialoilla, että hallintokuntien päätökset ovat Kv:n ja Khan hyväksymien päätösten ja tavoitteiden mukaisia ja laillisia 5) avustaa kaupungin toiminnallisten ja taloudellisten etujen valvomisessa kuntainliitoissa, yhdistyksissä, säätiöissä ja muissa vastaavissa yhteisöissä 6) huolehtii keskushallinnon päätöksenteon ja tiedottamisen käännöstehtävistä sekä avustaa hallintokuntia vastaavissa tehtävissä.
Keskusviraston toimintaohje 1.5.1 4 (11) 9 Lakiasiainyksikkö Lakiasiainyksikön päällikkönä toimii kaupunginlakimies. Lakiasiainyksikön tavoitteena on huolehtia kaupungin oikeudellisen edun valvonnasta. Tällöin vastuuyksikkö mm. 1) hoitaa kaupungin oikeusasiat ja asianajotehtävät, mikäli ei toisin ole määrätty 2) avustaa keskusviraston muita yksiköitä ja hallintokuntia oikeudellisissa asioissa 3) huolehtii oikeudellisia asioita koskevien menettelytapasuositusten antamisesta kaupungin viranomaisille 4) osallistuu keskusviraston valmistelu- ja täytäntöönpanotehtäviin 5) huolehtii kunnanasiamiesten toimintaan liittyvistä verotusasioista 6) huolehtii kaupungin saatavien perinnästä, ellei tehtävää ole annettu muulle kaupungin viranomaiselle 7) huolehtii kunnallisten ja valtiollisten vaalien toteuttamisprojektista. 10 Viestinfflyksikkö Viestintäyksikön päällikkönä toimii viestintäpäällikkö. Viestintäyksikön tavoitteena on kaupunginhallituksen ja kaupunginjohtajan antamien ohjeiden mukaisesti suunnitella, kehittää ja toteuttaa kaupungin kokonaisviestintää sekä siihen liittyvää yhteystoimintaa 1) huolehtimalla viestinnän kehittämisestä ja toteuttamisesta 2) huolehtimalla kaupungin ulospäin suuntautuvasta sekä sisäisestä tiedotustoiminnasta ja siihen liittyvästä markkinoinnista, ilmoittelusta ja muusta viestinnästä 3) avustamana kaupungin hallintokuntia ja laitoksia niiden tiedotus- ja suhdetoiminnassa sekä järjestämällä kaupungin luottamushenkilöille ja työntekijöille alan koulutustoimintaa 4) vastaamalla kaupungin tiedotuslehtien, palveluhakemistojen ja muiden julkaisujen toimittamisesta sekä osallistumalla kaupungin tarvitseman av-materiaalin tuotantoon sekä 5) hoitamalla kaupungin suhdetoimintaa kaupungin ja sille tärkeiden kansainvälisten ja kotimaisten sidosryhmien kanssa.
Keskusviraston toimintaohje 1.5.1 5 (11) 11 Suunnittelun ja kehittämisen toimiala Toiminta-ajatus Suunnittelun ja kehittämisen toimialan toiminta-ajatus on määritelty keskusviraston johtosäännön 5 :ssä. Toimiala luo edellytyksiä voimavarojen ohjaukselle ja toiminnan tuloksellisuudelle sekä madollisuuksia kaupungin strategiseen suunnitteluun ja johtamiseen kehittämällä toiminnan päämääriä ja tavoitteita sekä ennakoimalla ja arvioimalla eri toimintavaihtoehtoja ja niiden seurauksia. Johtaminen Suunnittelun ja kehittämisen toimialaa johtaa kehittämisjohtaja, jonka yleiset tehtävät on määritelty johtosäännön 3 :ssä. Vastuuyksiköt Suunnittelun ja kehittämisen toimialan vastuuyksiköt ovat: - toiminnan ja talouden suunnittelu - henkilöstöhallinto - tietohallinto - kehittäminen 12 Toiminnan ja talouden suunnitteluyksikkö Toiminnan ja talouden suunnitteluyksikön päällikkönä toimii taloussuunnittelupäällikkö. Toiminnan ja talouden suunnitteluyksikkö luo edellytyksiä hallintokuntien ja virastojen johtamiselle ja tukee kaupungin toiminnan ja talouden tuloksellisuutta. Yksikkö huolehtii talouden, toiminta- ja taloussuunnittelun, tilasto- ja tutkimustoimen suunnittelu- ja kehittämistehtävistä sekä kaupunginjohtajan määräämistä alueprojektitehtävistä. 1) antaa pohjatiedot ja lähtökohdat kaupungin hallintokuntien talousarvioiden sekä toiminta-ja taloussuunnitelmien laadinnalle sekä yhteensovittaa hallintokuntien esitykset kaupungin taloudellisten mahdollisuuksien mukaisiksi 2) huolehtii talousarvio- ja kuntasuunnitelmaehdotusten ja niihin liittyvien talousasioiden valmistelusta ja noudattamisen yleisestä seurannasta 3) huolehtii siitä, että kaupungin hallintoelimet saavat päätöksenteon pohjaksi tarpeelliset, tutkitut ja käyttövalmiit tiedot kaupungista ja sen toimintaympäristöstä
Keskusviraston toimintaohje 1.5.1 6 (11) 4) huolehtii siitä, että alueprojektit toimivat kuntasuunnitelman, asunto-ohjelman ja sopimusten toteuttamiseksi yhteistyössä hallintokuntien ja ulkopuolisten yhteisöjen kanssa. 13 Henkilöstöhallintoyksikkö Henkilöstöhallintoyksikön päällikkönä toimii henkilöstöasiainpäällikkö. Henkilöstöhallintoyksikön toiminnan tarkoituksena on luoda perusteita ja ohjeita hallintokuntien ja virastojen henkilöstöasioiden hoitamiseksi siten, että kaupungin palveluksessa on tarvittava määrä ammattitaitoista ja kehittymiskykyistä henkilöstöä, joka työskentelee kaupungin tavoitteiden saavuttamiseksi. 1) huolehtii henkilöstöhallinnon yleisten periaatteiden ja toimintamuotojen määrittelystä sekä yhteistoimintajärjestelmien ja työelämän tasa-arvoa koskevien kysymysten kehittämisestä ja ohjaamisesta 2) laatii virka- ja työehtosopimusten soveltamiseen ja täytäntöönpanoon liittyviä yleisiä ohjeita ja huolehtii palvelussuhdeasioihin liittyvistä paikallisneuvotteluista sekä neuvottelukäytäntöjen ja palkkausjärjestelmien kehittämisestä 3) huolehtii työtaistelutilanteissa kaupunginjohtajan ohella kaupungin edunvalvonnasta 4) kehittää henkilöstön hankintaan ja pysyvyyteen liittyviä yleisiä periaatteita ja menetelmiä sekä ohjaa kaupungin henkilöstövoimavarojen suunnittelua. 14 15 Tietohallintoyksikkö Tietohallintoyksikön päällikkönä toimii tietohallintopäällikkö. Tietohallintoyksikkö huolehtii tietovoimavaran hallintaan liittyvistä tehtävistä siten, että tietoa voidaan käyttää kaupungin toimintojen tehostamiseen ja laadun parantamiseen. Tietohallintoyksikkö huolehtii kaupungin tietohallinnon valmistelu- ja suunnittelutehtävistä sekä tuottaa hallintokunnille tietohallinnon kehittämis-, konsultointi- ja käyttöpalveluita. 1) vastaa tietohallintostrategian ja tietohallinnon taktisen suunnitelman valmistelusta 2) huolehtii tietohallinnon kaavojen määrittelystä ja tietojärjestelmien suunnittelusta yhteistyössä hallintokuntien kanssa sekä tietojärjestelmien toteutuksen, ylläpidon ja tuen järjestämisestä 3) huolehtii kaupungin atk-laitteistokapasiteetin ja tietoverkon suunnittelusta, niiden toteutuksen ja ylläpidon järjestämisestä sekä tuottaa tai järjestää hallintokuntien tarvitsemat atk:n käyttöpalvelut.
Keskusviraston toimintaohje 1.5.1 7 (11) 15 Kehittämisyksikkö Kehittämisyksikön päällikkönä toimii kehittämispäällikkö. Kehittämisyksikön toiminnan tarkoituksena on palvella ja tukea kaupungin hallintoon ja palvelutoimintaan liittyviä perustavoitteita järjestämällä tarpeellista koulutusta ja konsultointia sekä kehittämällä tähän toimintaan liittyviä menettelytapoja, välineitä ja osaamista. Kehittämisyksikön tulee ylläpitää organisaatioyksiköissä sellaista osaamistasoa, joka luo edellytykset suunnitella, kehittää ja käyttää voimavaroja kaupungin valitsemien palvelutavoitteiden saavuttamiseksi. 1) toimii kaupungin johdon apuna ja asiantuntijana kehittämistoimintaan ja konsultointiin liittyvissä asioissa 2) suunnittelee ja toteuttaa kaupungin keskitetyn henkilöstökoulutusohjelman 3) kehittää kaupungin johtamisjärjestelmiä ja organisaatioita tuloksellisuusvaatimukset huomioon ottaen. 16 Rahatoimen toimiala Toiminta-ajatus Rahatoimen toimialan tehtävät on määritelty keskusviraston johtosäännön 6 :ssä. Rahatoimi luo rahoitukselliset edellytykset hyväksyttyjen palvelutavoitteiden toteuttamiseksi mahdollisimman taloudellisesti, tuottaa johtamisessa tarvittavaa tietoa taloudesta, edistää rahoituksellisten näkökohtien huomioon ottamista sekä arvioi kansainvälistymisen vaikutuksia rahoitusstrategiaan. Johtaminen Rahatoimen toimialan johtaa rahatoimen johtaja, jonka yleiset tehtävät on määritelty johtosäännön 3 :ssä. Vastuuyksiköt Toimiala jakautuu neljään vastuuyksikköön, jotka ovat: - rahoitus - maksuliike - kirjanpito - palkanlaskenta.
Keskusviraston toimintaohje 1.5.1 8 (11) 17 Rahoitusyksikkö Rahoitusyksikön päällikkönä toimii rahoituspäällikkö. Rahoitusyksikkö luo kaupungille rahoitusstrategian sekä keinot strategian toteuttamiselle. 1) huolehtii rahatoimen sunnittelutehtävistä 2) avustaa kaupunginjohtajan rahoittaja- ja sijoittamissuhteiden hoitamisessa 3) huolehtii lainoista sekä arvopapereista 4) huolehtii vakuutuksista ja takauksista 5) huolehtii riskienhallinnasta. 18 Maksuliikeyksikkö Maksuliikeyksikön päällikkönä toimii maksuliikepäällikkö. Maksuliikeyksikkö luo taloudellisia edellytyksiä hallintokuntien toiminnalle huolehtimalla maksuliikennetehtävistä. 1) huolehtii maksuvalmiussuunnittelusta ja keskuskassasta 2) huolehtii perintätehtävistä 3) huolehtii lähtevästä ja tulevasta rahaliikenteestä 4) hoitaa koiraverolaissa kaupunginhallitukselle annetut tehtävät 5) hoitaa yleisöpalvelun. 19 Kirjanpitoyksikkö Kirjanpitoyksikön päällikkönä toimii laskentapäällikkö. Kirjanpitoyksikön tehtävänä on tuottaa toiminnan johtamiseen informaatiota kaupungin taloudesta. 1) hoitaa keskuskirjanpidon ja rahastojen kirjanpidon 2) huolehtii hallintokuntien erittelykirjanpidosta ja keskitetystä kustannuslaskennasta
Keskusviraston toimintaohje 1.5.1 9 (11) 3) huolehtii talousarvion toteutumisen seurantaan liittyvien tietojen hankinnasta ja muokkaamisesta 4) huolehtii kirjanpidon tilastoista, tiliotteista ja raportoimisesta 5) laatii kaupungin tilinpäätöksen ja tilinpäätöskertomuksen. 20 Palkanlaskentayksikkö Palkanlaskentayksikön päällikkönä toimii palkanlaskentapäällikkö. Palkanlaskentayksikön tehtävänä on huolehtia siitä, että kaupungin palkkojen ja palkkioiden laskennassa täytetään työnantajalta palkanmaksajana edellytetyt vaatimukset. 1) huolehtii palkkatietoihin perustuvista työnantajatilityksistä 2) huolehtii kuukausipalkkojen laskennasta 3) huolehtii palkkioiden laskennasta. 21 Palvelujen toimiala Toiminta-ajatus Palvelujen toimialan toiminta-ajatus on määritelty keskusviraston johtosäännön 7 :ssä. Johtaminen Palvelujen toimialan johtaa palvelutoimen johtaja, jonka yleiset tehtävät on määritelty johtosäännön 3 :ssä. Vastuuyksiköt Toimiala jakautuu kolmeen vastuuyksikköön, jotka ovat - palvelu - työpaikkaterveydenhuolto - kaupunginarkisto (25.4.1994) 22 Palveluyksikkö Yksikön päällikkönä toimii palveluyksikön päällikkö. Palveluyksikön toiminta-ajatuksena on yhteisten palvelujen tuottaminen ja toimintaedellytysten luominen kaupungin hallinnolle, työntekijöille sekä palvelujen tuottaminen kunnan jäsenille.
Keskusviraston toimintaohje 1.5.1 10 (11) 1) hoitaa keskusviraston talousarvion kokoamisen sekä erikseen määritellyt talous- ja henkilöstöasiat 2) huolehtii kaupunkitoimistojen toiminnasta 3) huolehtii kaupungin keskitetystä teleliikenteestä 4) tuottaa edustuspalvelut 5) huolehtii vahtimestari- ja kuljetuspalveluista 6) huolehtii kaupungin painatus- ja monistustehtävistä 7) tuottaa henkilöstöruokailupalvelut. 23 Työpaikkaterveydenhuolto Työpaikkaterveydenhuollon päällikkönä toimii johtava työterveyslääkäri. Työpaikkaterveydenhuollon toiminta-ajatuksena on ylläpitää ja edistää kaupungin palveluksessa olevien työntekijöiden terveyttä ja työkykyä. huolehtii 1) lakisääteisistä työterveyshuoltotehtävistä 2) muista kuin lakisääteisistä terveystarkastuksista 3) työpaikkakonsultaatioista 4) sairaanhoitopalveluista 5) päihdeongelmaisten hoitoonohjauksesta 6) työkyvyn arvioinnista ja uudelleensijoitteluun osallistumisesta 7) varhaiskuntoutustehtävistä ja -projekteista sekä muista kuntoutustehtävistä 8) asiantuntijatehtävistä koulutuksessa. Työpaikkaterveydenhuollosta on erikseen säädetty työterveyshuoltosäännöllä. 24 Kaupunginarkisto Kaupunginarkiston päällikkönä toimii arkistopäällikkö. Kaupunginarkiston toiminta-ajatuksena on luoda edellytyksiä kaupungin arkistohallinnon toteutumiselle ja tietovarantojen säilymiselle sekä niiden käytettävyydelle yhteistyössä hallintokuntien kanssa.
Keskusviraston toimintaohje 1.5.1 11 (11) 1) toimii arkistolaissa tarkoitettuna kunnallisena arkistotoimen viranomaisena sekä johtaa ja valvoo kaupungin arkistotointa ja asiakirjahallintoa 2) toimii kaupungin keskusarkistona 3) huolehtii hallussaan olevien arkistoaineistojen tietopalvelusta viranomaisille, yksityisille henkilöille, yhteisöille ja tutkimukselle 4) vastaanottaa kaupungin kannalta merkittävien yksityisten ja yhteisöjen arkistoaineistoja ja huolehtii niiden säilyttämisestä ja käytettävyydestä 5) hoitaa keskusviraston arkisto- ja siihen liittyvät kirjaamistehtävät 6) huolehtii kaupungin virallisen ilmoitustaulun hoidosta. 25 (kumottu Kv 25.4.1994) 26 Toimintaohjeiden ajantasallapito Toimintaohjeiden ajantasallapidosta huolehtii virastopäällikkö. Toimintaohjeet vahvistaa kaupunginjohtaja. A/1.151