Koordinaattorin käyttöopas: Ohjeet FIRST ohjelman hakusovellukseen

Koordinaattorin käyttöopas: Ohjeet FIRST ohjelman hakusovellukseen

YLEISOHJEET 1. Yleisohjeet... 4 1.1. Käyttäjätilin luominen sovellukseen... 4 1.2. Sisäänkirjautuminen... 5 1.3. Koordinaattorin kotisivu = Homepage... 5 1.4. Omat tiedot = My account... 6 1.5. Uloskirjautuminen = Logout... 7 1.6. Unohtunut salasana... 7 1.7. Unohtunut käyttäjätunnus... 7 1.8. Yhteydenotto = Hotline... 7 2. Hakuohje... 8 2.1. Verkoston luominen... 8 2.2. Verkoston luominen vanhan verkoston pohjalta... 9 2.3. Verkostonäkymä... 9 2.4. Verkoston tietojen päivittäminen... 10 2.5. Yhteistyökorkeakoulujen lisääminen... 11 2.6. Yhteistyökorkeakoulujen hallinta... 13 2.6.1. Korkeakoulun muokkaaminen... 13 2.6.2. Korkeakoulun poistaminen... 14 2.7. Rahoituksen anominen... 14 2.7.1. Opiskelijaliikkuvuus... 15 2.7.2. Opiskelijavaihtojen hallinta... 16 2.7.3. Opettajaliikkuvuus... 18 2.7.4. Opettajavaihtojen hallinta... 19 2.7.5. Intensiivikurssit... 21 2.7.6. Intensiivikurssien hallinta... 22 2.8. Rahoituksen tarkastelu... 24 2.9. Hankesuunnitelman liittäminen... 25 2.10. Hakemuksen esikatselu... 26 2.11. Hakemuksen lähetys... 26 3. Verkostojen hallinta... 28 3.1. Verkoston muokkaaminen = Edit... 28 3.2. Verkoston kopioiminen = Copy... 28 3.3. Verkoston poistaminen = Delete... 28 3.4. Kun hallinnollinen koordinaattori vaihtuu... 29 3.5. Kun koordinoiva korkeakoulu vaihtuu... 29 4. Verkostojen tilat... 30 4.1. Open... 30 4.2. Locked... 30 Sivu: 2/30 13.10.2010

YLEISOHJEET Sivu: 3/30 13.10.2010

YLEISOHJEET 1. Yleisohjeet Hakusovellus on osoitteessa https://hakulomake.cimo.fi/first/default.aspx. Kuva 1: CIMO FIRST Hakusovelluksen etusivu Sovelluksessa liikutaan eteenpäin tabulator-näppäimellä () tai hiirellä. Pakolliset kentät on määritelty tähdellä (*). CIMO FIRST -palvelun etusivulla (Kuva 1) on tietoa hakukierroksesta sekä kirjautumiskentät. Koordinaattorit tarvitsevat käyttäjätilin luodakseen hakemuksia ja hakeakseen rahoitusta verkostotoiminnoilleen. 1.1. Käyttäjätilin luominen sovellukseen Hallinnollisen koordinaattorin on luotava käyttäjätunnus, ennen kuin hän voi kirjautua sovellukseen. Uusi käyttäjätunnus tehdään klikkaamalla sign up for an account here (Kuva 1 kohta 1). Kuva 2: Uuden käyttäjätilin luominen Kohtaan Administrative Coordinator Information (Kuva 2 kohta 1) tulee hallinnollisen koordinaattorin henkilötiedot. First name = Etunimi. Last name = Sukunimi. Sivu: 4/30 13.10.2010

YLEISOHJEET Position = Asema. Email (=login) = Sähköpostiosoite, joka toimii samalla kirjautumistunnuksena. Password = Salasanan on oltava vähintään kuusi merkkiä pitkä. Repeat password = Salasana toiseen kertaan. Telephone = Puhelinnumero. Fax = Faxinumero, ei pakollinen. Kohtaan Institution Information (Kuva 2 kohta 2) tulee tiedot hallinnollisen koordinaattorin oppilaitoksen tiedot. Institution = Valitse listasta korkeakoulu. Department = Osasto. Postal address = Postiosoite. Postal code = Postinumero. City = Kaupunki. Huomio: Korkeakoulua ei voi muuttaa jälkikäteen. Ainoastaan osasto ja osoitetiedot ovat hallinnollisen koordinaattorin muokattavissa. Käyttäjätili luodaan klikkaamalla Save (Kuva 2 kohta 3), tai perutaan klikkaamalla Back. Sovellus palaa etusivulle. 1.2. Sisäänkirjautuminen Hallinnollinen koordinaattori kirjautuu hakusovellukseen etusivulla kohdassa Login (Kuva 1 kohta 2). Email = Sähköpostiosoite. Password = Salasana. Jatka kirjautumista enter-näppäimellä tai klikkaamalla Login. Sovellus ohjautuu Omat tiedot sivulle (1.4 Omat tiedot = My account). Tällä pyritään pitämään koordinaattoreiden tiedot ajan tasalla. 1.3. Koordinaattorin kotisivu = Homepage Koordinaattorin kotisivulle pääsee aina klikkaamalla Homepage pikanavigointilinkeistä (Kuva 3 kohta 1), jotka löytyvät joka sivun yläreunasta. Pikanavigointilinkit ovat seuraavat: Kuva 3: Hallinnollisen koordinaattorin etusivu Hotline = Yhteydenotto CIMOon (1.8). Homepage = Koordinaattorin kotisivu (1.3). My account = Omat tiedot (1.4). Logout = Uloskirjautuminen (1.5). Sivu: 5/30 13.10.2010

YLEISOHJEET Kotisivun kohdassa Manage created networks (Kuva 3 kohta 2) on hallinnollisen koordinaattorin verkostot. Lista on tyhjä, jos verkostoja ei ole vielä luotu. Ohjeet verkostojen luontiin löytyvät kohdasta 2 Hakuohje. 1.4. Omat tiedot = My account Omien tietojen muokkaukseen tullaan aina sisäänkirjautumisen yhteydessä tai klikkaamalla pikanavigointilinkkiä My account. Kuva 4: Omien tietojen muokkaaminen Kohtaan Administrative Coordinator Information (Kuva 4 kohta 1) tulee hallinnollisen koordinaattorin henkilötiedot. Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia. First name = Etunimi. Last name = Sukunimi. Position = Asema. Email (=login) = Sähköpostiosoite, joka toimii samalla kirjautumistunnuksena. Telephone = Puhelinnumero. Fax = Faxinumero, ei pakollinen. Hallinnollinen koordinaattori voi vaihtaa salasanansa kohdassa Change password (Kuva 4 kohta 2). Old password = Nykyinen salasana. New password = Uusi salasana. Salasanan on oltava vähintään kuusi merkkiä. Repeat password = Uusi salasana toisen kerran. Hallinnollisen koordinaattorin korkeakoulun tiedot syötetään kohtaan Institution info (Kuva 4 kohta 3). Huomio: Oppilaitosta ei voi muuttaa. Yhteystietoja voi muuttaa, mutta ne eivät ole pakollisia. Institution = Oppilaitos. Tätä ei voi muuttaa. Department = Osasto. Postal address = Postiosoite. Postal code = Postinumero. City = Kaupunki. Sivu: 6/30 13.10.2010

YLEISOHJEET Hyväksy muutokset klikkaamalla Save / OK (Kuva 4 kohta 4) tai peru ne klikkaamalla Back. Sovellus palaa kotisivulle. 1.5. Uloskirjautuminen = Logout Asioinnin päätteeksi on hyvä kirjautua ulos järjestelmästä turvallisuussyistä, jos pääte on muiden käytettävissä. Kirjaudu ulos pikanavigointilinkistä Logout. 1.6. Unohtunut salasana Jos salasana on unohtunut, sen voi tilata sähköpostiin sovelluksen aloitussivun kohdasta Forgot password? (Kuva 1 kohta 3). Sovellus kysyy sähköpostiosoitetta (samaa jota käytetään kirjautumisessa) ja lähettää salasanan. Mikäli salasanaa ei löydy järjestelmästä, varmista että käytät samaa käyttäjätunnusta, jolla olet asioinut sovelluksessa aiemmin. 1.7. Unohtunut käyttäjätunnus Jos olet unohtanut käyttäjätunnuksesi, ota yhteys CIMOon sähköpostilla osoitteeseen info@cimo.fi. 1.8. Yhteydenotto = Hotline Hallinnolliset koordinaattorit voivat olla yhteydessä CIMOon koordinaattorin Hotlinen avulla. Hotlineen pääsee pikanavigointilinkistä Hotline (Kuva 3 kohta 1). Kuva 5: Koordinaattorin Hotline Name = Nimi. E-mail = Sähköpostiosoite, johon vastaus halutaan. Feedback / Question = Palautteen / kysymyksen sisältö. Viesti lähetetään Send-napilla. Sivu: 7/30 13.10.2010

2. Hakuohje Haku jakautuu seuraaviin vaiheisiin: 1. Verkoston luominen 2. Yhteistyökorkeakoulujen lisääminen verkostoon 3. Anotun rahoituksen syöttäminen 4. Hankesuunnitelman liittäminen 5. Hakemuksen lähettäminen Verkoston luomisen jälkeen verkosto pysyy sovelluksessa automaattisesti tallessa. Hakemuksen teon voi keskeyttää poistumalla palvelusta. Verkosto jää talteen ja löytyy koordinaattorin kotisivulta. Uuteen verkostoon on lisättävä aluksi ainakin yksi yhteistyökorkeakoulu. Sen jälkeen kohtia 2-4 voi täyttää ja muokata halutussa järjestyksessä. Hakemuksesta saa aina esikatselun PDF-tiedostona (2.10). Kohdassa viisi hakemus lähetetään ja verkosto lukitaan käsittelyä varten. 2.1. Verkoston luominen Verkostot luodaan ja ylläpidetään koordinaattorin kotisivulla kohdassa Manage created networks (Kuva 3 kohta 2). Uusi verkosto luodaan klikkaamalla + Create new network. Kuva 6: Uuden verkoston luominen Kohtaan Network information (Kuva 6 kohta 1) tulee uuden verkoston perustiedot. Ainoastaan verkoston nimi on pakollinen tieto. Name of the network = Verkoston nimi. Coordinating institution = Hallinnollisen koordinaattorin yliopisto. Verkosto on sidottu tähän, eikä sitä voi muuttaa. Department = Osasto. Kohtaan Academic coordinator (Kuva 6 kohta 2) tulee yhteyshenkilö verkostoon liittyvissä asioissa. Tiedot eivät ole pakollisia. First name = Etunimi. Last name = Sukunimi. Position = Asema. Institution = Oppilaitos. Department = Osasto. Sivu: 8/30 13.10.2010

Email = Sähköpostiosoite. Telephone = Puhelinnumero. Tallenna tiedot klikkaamalla Save (Kuva 6 kohta 3) tai peru verkoston luonti klikkaamalla Back. Sovellus palaa koordinaattorin kotisivulle. Kuva 7: Uusi verkosto koordinaattorin kotisivulla Luotu verkosto listataan kohdassa Manage created networks. Verkostolistassa on seuraavat sarakkeet: 2.2. Name = Verkoston nimi. Verkostoa voi muokata klikkaamalla verkoston nimeä (2.2 Verkoston luominen vanhan verkoston pohjalta Koordinaattori voi luoda uuden verkoston myös vanhan verkoston pohjalta. Lisää ohjeita kohdassa 3.2. Verkostonäkymä). 2.3. Status = Verkoston tila. Uudet verkostot ovat avoimia (Open), jolloin niitä poistaa. Verkostojen tilat on selitetty kohdassa 3.4 Kun hallinnollinen koordinaattori vaihtuu Verkoston hallinnollinen koordinaattori vaihdetaan kohdassa My account (1.4). Vanha koordinaattori voi laittaa salasanakseen haluamansa salasanan ja antaa tämän uudelle koordinaattorille. Jos vanha koordinaattori ei ole tavoitettavissa, uusi koordinaattori voi ottaa yhteyttä CIMOon salasanan saamiseksi. Huomio: Tämä vaikuttaa koordinaattorin jokaiseen verkostoon. Yhtä verkostoa ei voi siirtää vaan hallinnollisen koordinaattorin on luotava uusi verkosto. 2.4. Kun koordinoiva korkeakoulu vaihtuu Jos verkoston koordinoiva korkeakoulu vaihtuu, täytyy uuden korkeakoulun hallinnollisen koordinaattorin luoda uusi verkosto. Olemassaolevaa verkostoa ei voi kopioida toiseen korkeakouluun. Verkostojen tilat. Applications = Lähetetyt hakemukset. Uudella verkostolla ei ole vielä hakemusta. Actions = Toiminnot. Uutta verkostoa voi muokata (3.1), kopioida (3.2) ja poistaa (3.3). Ohjeita verkostojen hallintaan on kohdassa 3 Verkostojen hallinta. 2.5. Verkoston luominen vanhan verkoston pohjalta Koordinaattori voi luoda uuden verkoston myös vanhan verkoston pohjalta. Lisää ohjeita kohdassa 3.2. Sivu: 9/30 13.10.2010

2.6. Verkostonäkymä Verkostonäkymään pääsee koordinaattorin kotisivulta klikkaamalla verkoston nimeä tai Edit - nappia. Kuva 8: Verkostonäkymä Verkostonäkymän alussa on verkoston nimi ja perustiedot. Kohdassa Administrative coordinator (Kuva 8 kohta 1) on hallinnollisen koordinaattorin tiedot. Ohjeet hallinnollisen koordinaattorin tietojen päivittämiseen on kohdassa 1.4 Omat tiedot = My account. Kohdassa Academic coordinator (Kuva 8 kohta 2) on akateemisen koordinaattorin tiedot. Verkoston nimeä ja akateemista koordinaattoria voi muokata linkistä Edit network information (Kuva 8 kohta 3). Ohjeet verkoston tietojen päivittämiseen on kohdassa 2.7. 2.7. Verkoston tietojen päivittäminen Hallinnollinen koordinaattori voi muokata verkoston perustietoja klikkaamalla Edit network information (Kuva 8 kohta 3). Kuva 9: Verkoston tietojen päivittäminen Sivu: 10/30 13.10.2010

Kohdassa Network information (Kuva 9 kohta 1) on uuden verkoston perustiedot. Ainoastaan verkoston nimi on pakollinen tieto. Name of the network = Verkoston nimi. Coordinating institution = Hallinnollisen koordinaattorin korkeakoulu. Verkosto on sidottu tähän, eikä sitä voi muuttaa. Department = Osasto. Kohdassa Academic coordinator (Kuva 9 kohta 2) on yhteyshenkilön tiedot verkostoon liittyvissä asioissa. Tiedot eivät ole pakollisia. First name = Etunimi. Last name = Sukunimi. Position = Asema. Institution = Oppilaitos. Department = Osasto. Email = Sähköpostiosoite. Telephone = Puhelinnumero. Tallenna muutokset klikkaamalla Save (Kuva 9 kohta 3) tai peru ne klikkaamalla Back. Sovellus palaa koordinaattorin kotisivulle. 2.8. Yhteistyökorkeakoulujen lisääminen Ennen kuin verkostolle voidaan anoa rahoitusta, on verkostolla oltava ainakin yksi yhteistyötä tekevä korkeakoulu. Yhteistyötä tekevät korkeakoulut on listattu verkostonäkymässä kohdassa Partner Institutions (Kuva 10). Kuva 10: Yhteistyökorkeakoulun lisääminen Uusi korkeakoulu lisätään linkistä + Add partner institution. Hallinnollisen koordinaattorin on syötettävä kaikki suomalaiset ja ulkomaalaiset (venäläiset) yhteistyökorkeakoulut. Sivu: 11/30 13.10.2010

Tähdellä merkityt tiedot ovat pakollisia. Kuva 11: Uuden yhteistyökorkeakoulun tiedot Kohtaan Institution Information (Kuva 11 kohta 1) tulee korkeakoulun tiedot. Institution = Korkeakoulun nimi. Department = Osasto. Study area = Oppiala. Listasta voi valita useamman oppialan korkeakoululle. Postal address = Postiosoite. Postal code = Postinumero. City = Kaupunki. Country = Maa valitaan listasta. Kohtaan Partner Institution Coordinator (Kuva 11 kohta 2) tulee yhteyshenkilön tiedot. First Name = Etunimi. Last Name = Sukunimi. Gender = Sukupuoli; Male = mies, Female = nainen. Position = Asema. Title = Arvo. Email = Sähköpostiosoite. Telephone = Puhelinnumero. Fax = Faksinumero. Uusi korkeakoulu hyväksytään klikkaamalla Save partner institution (Kuva 11 kohta 3) tai perutaan klikkaamalla Back. Sovellus ohjautuu takaisin verkostonäkymään. Kuva 12: Uudet yhteistyökorkeakoulut Ohjeet yhteistyökorkeakoulujen hallinnasta on kohdassa 2.9. Sivu: 12/30 13.10.2010

2.9. Yhteistyökorkeakoulujen hallinta Yhteistyökorkeakoulut on listattu allekkain verkostonäkymässä kohdassa Partner Institutions (Kuva 12). Tiedot on jaettu seuraaviin sarakkeisiin: Name = Korkeakoulun nimi. Department = Korkeakoulun osasto. Coordinator = Yhteyshenkilö verkostoon liittyvissä asioissa. Country = Sijaintimaa. Yhteistyökorkeakoulut voi järjestellä eri sarakkeiden mukaan aakkosjärjestykseen klikkaamalla sarakkeen otsikkoa. Viimeisessä sarakkeessa (ei otsikkoa) on toimintopainikkeet ( ), joilla hallinnollinen koordinaattori voi muokata ja poistaa verkoston yhteistyökorkeakouluja. 2.9.1. Korkeakoulun muokkaaminen Hallinnollinen koordinaattori muokkaa yhteistyökorkeakoulua klikkaamalla muokkaa-kuvaketta ( ). Kuva 13: Yhteistyökorkeakoulun muokkaaminen Kohdassa Institution Information (Kuva 13 kohta 1) on korkeakoulun perustiedot. Pakolliset tiedot on merkitty tähdellä. Huomio: Korkeakoulun nimeä ja maata ei voi muuttaa. Institution = Korkeakoulun nimi. Nimeä ei voi muuttaa. Department = Osasto. Study area = Oppiala. Listasta voi valita useamman oppialan pitämällä ctrl-näppäintä pohjassa ja valitsemalla oppialoja listasta. Postal address = Postiosoite. Postal code = Postinumero. City = Kaupunki. Country = Maa. Maata ei voi muuttaa. Kohdassa Partner Institution Coordinator (Kuva 13 kohta 2) on yhteyshenkilön, eli akateemisen koordinaattorin henkilötiedot. Ainoastaan nimi on pakollinen. Sivu: 13/30 13.10.2010

First Name = Etunimi. Last Name = Sukunimi. Gender = Sukupuoli; Male = mies, Female = nainen. Position = Asema. Title = Arvo. Email = Sähköpostiosoite. Telephone = Puhelinnumero. Fax = Faksinumero. Muutokset hyväksytään klikkaamalla Save partner institution (Kuva 13 kohta 3) tai perutaan klikkaamalla Back. Sovellus palaa verkostonäkymään. 2.9.2. Korkeakoulun poistaminen Hallinnollinen koordinaattori poistaa yhteistyökorkeakoulun verkostosta klikkaamalla poistokuvaketta ( ). Sovellus varmistaa poiston. Kuva 14: Yhteistyökorkeakoulun poistaminen Klikkaa Yes jatkaaksesi korkeakoulun poistolla. Painikkeella No poisto perutaan. Korkeakoulun poisto ei poista verkoston toimia, vaikka ne olisivatkin kytketty poistettuun yhteistyökorkeakouluun. Sovellus pitää korkeakoulun tiedot tallessa, mutta sitä ei enää näytetä koordinaattorille. 2.10. Rahoituksen anominen Hallinnollinen koordinaattori syöttää verkoston rahoitusta vaativat toiminnat kohtiin Mobility ja Intensive courses. Kuva 15: Rahoituksen anominen Rahoitusta haetaan kolmenlaista toimintaa varten: Student exchanges = Opiskelijaliikkuvuus. Teacher exchanges = Opettajaliikkuvuus. Intensive courses = Intensiivikurssit. Sivu: 14/30 13.10.2010

Huomio: Toiminnoille ei voi hakea rahoitusta, jos yhteistyökorkeakouluissa ei ole yhtään partneria. 2.10.1. Opiskelijaliikkuvuus Opiskelijaliikkuvuutta haetaan lisäämällä opiskelijavaihto + Add student exchange linkistä (Kuva 15 kohta 1). Opiskelijavaihdot lisätään yksi opiskelija kerrallaan. Kuva 16: Uuden opiskelijavaihdon lisääminen Kohtaan Basic information (Kuva 16 kohta 1) tulee vaihdon perustiedot. Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia. Period = Lukukausi, jolle vaihtoa haetaan. Sending Institution = Lähettävä korkeakoulu. Listassa on vaihtoehtoina koordinoiva korkeakoulu ja hallinnollisen koordinaattorin verkostoon syöttämät yhteistyökorkeakoulut. Sending Department = Lähettävän korkeakoulun osasto. Hosting institution = Vastaanottava korkeakoulu. Listassa on vaihtoehtoina koordinoiva korkeakoulu ja hallinnollisen koordinaattorin verkostoon syöttämät yhteistyökorkeakoulut. Vastaanottava korkeakoulu ei voi olla sama kuin lähettävä korkeakoulu. Host Department = Vastaanottavan korkeakoulun osasto. Exchange in months = Opiskelijavaihdon aika kuukausissa. Aika voi olla kolmesta yhdeksään kuukauteen. Kohtaan Student information (Kuva 16 kohta 2) tulee vaihto-oppilaan tiedot. Tiedot eivät ole pakollisia. Status = Opiskelijan opintoaste. Undergraduate BA on kandiopiskelija ja Graduate MA on maisteriopiskelija. North2North student = Laita tähän rasti jos opiskelija liikkuu myös North2North yhteistyötä tekevien korkeakoulujen välillä. First name = Etunimi. Last name = Sukunimi. Gender = Sukupuoli. Valitse mies (Male) tai nainen (Female). Email = Sähköpostiosoite. Years of study completed = Kertyneet opintovuodet. Subject = Opintoala. Sivu: 15/30 13.10.2010

Additional information = Lisätietoja. Kohtaan Costs (Kuva 16 kohta 3) tulee anottavan rahoituksen määrä. Total scholarship applied = Haettavan apurahan määrä euroina. Sivun alareunassa (Kuva 16 kohta 4) on painikkeet vaihdon hyväksymiseksi tai hylkäämiseksi. Cancel = Peruu opiskelijavaihdon lisäämisen. Sovellus palaa takaisin verkostonäkymään. Save and add students = Lisää opiskelijavaihdon verkostoon. Sovellus pysyy tässä näkymässä ja syötetyt tiedot säilyvät kentissä. Jos syötät useamman samankaltaisen vaihdon, tämä toiminto nopeuttaa vaihtojen lisäämistä ja vähentää virheitä. Save and go back to network information = Lisää opiskelijavaihdon verkostoon. Sovellus palaa verkostonäkymään. Esimerkki syötetyistä opiskelijavaihdoista verkostonäkymässä: Kuva 17: Uudet opiskelijavaihdot Otsikossa Student exchanges oleva numero näyttää opiskelijavaihtojen lukumäärän ja Total applied näyttää opiskelijaliikkuvuudelle haetun apurahan summan. Summa on nolla, koska rahamääriä ei ole vielä syötetty. Ohjeet opiskelijavaihtojen hallintaan on kohdassa 2.10.2. Ohjeet rahoituksen tarkasteluun on kohdassa 2.11. 2.10.2. Opiskelijavaihtojen hallinta Opiskelijavaihdot on listattu allekkain verkostonäkymässä kohdassa Student exchanges (Kuva 17). Tiedot on jaettu seuraaviin sarakkeisiin: Period = Lukukausi. Name = Opiskelijan nimi. Status = Opiskelijan opintoaste. Undergraduate BA on kandidaatintutkintoa ja Graduate MA on maisterintutkintoa opiskeleva opiskelija. Length = Vaihdon kesto kuukausissa. Sending Institution = Lähettävä korkeakoulu. Sending Country = Lähettävän korkeakoulun sijaintimaa. Hosting Country = Vaihdon sijaintimaa. Hosting Institution = Vaihdon kohdekorkeakoulu. Sum = Vaihdolle anottu apuraha. Opiskelijavaihdot voi järjestellä eri sarakkeiden mukaan klikkaamalla sarakkeen otsikkoa. Viimeisessä sarakkeessa (ei otsikkoa) on toimintopainikkeet ( ), joilla hallinnollinen koordinaattori voi muokata ja poistaa verkoston opiskelijavaihtoja. Sivu: 16/30 13.10.2010

2.10.2.1. Opiskelijavaihdon muokkaaminen Hallinnollinen koordinaattori muokkaa opiskelijavaihtoa klikkaamalla muokkaa-kuvaketta ( ). Kuva 18: Opiskelijavaihdon muokkaaminen Kohdassa Basic information (Kuva 18 kohta 1) on vaihdon perustiedot. Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia. Period = Lukukausi, jolle vaihtoa haetaan. Sending Institution = Lähettävä korkeakoulu. Listassa on vaihtoehtoina koordinoiva korkeakoulu ja hallinnollisen koordinaattorin verkostoon syöttämät yhteistyökorkeakoulut. Sending Department = Lähettävän korkeakoulun osasto. Hosting institution = Vastaanottava korkeakoulu. Listassa on vaihtoehtoina koordinoiva korkeakoulu ja hallinnollisen koordinaattorin verkostoon syöttämät yhteistyökorkeakoulut. Vastaanottava korkeakoulu ei voi olla sama kuin lähettävä korkeakoulu. Host Department = Vastaanottavan korkeakoulun osasto. Exchange in months = Opiskelijavaihdon aika kuukausissa. Aika voi olla kolmesta yhdeksään kuukauteen. Kohdassa Student information (Kuva 18 kohta 2) on vaihto-oppilaan tiedot. Tiedot eivät ole pakollisia. Status = Opiskelijan opintoaste. Undergraduate BA on kandiopiskelija ja Graduate MA on maisteriopiskelija. North2North student = Merkitse tähän rasti jos opiskelija liikkuu myös North2North yhteistyötä tekevien korkeakoulujen välillä. First name = Etunimi. Last name = Sukunimi. Gender = Sukupuoli. Valitse mies (Male) tai nainen (Female). Email = Sähköpostiosoite. Years of study completed = Kertyneet opintovuodet. Subject = Opintoala. Additional information = Lisätietoja. Kohdassa Costs (Kuva 18 kohta 3) on anottavan rahoituksen määrä. Sivu: 17/30 13.10.2010

Total scholarship applied = Haettavan apurahan määrä euroina. Sivun alareunassa (Kuva 18 kohta 4) on painikkeet muutosten hyväksymiseksi tai hylkäämiseksi. Cancel = Sovellus palaa takaisin verkostonäkymään tallentamatta muutoksia. Save = Tallettaa tehdyt muutokset opiskelijavaihtoon. Sovellus palaa verkostonäkymään. 2.10.2.2. Opiskelijavaihdon poistaminen Hallinnollinen koordinaattori poistaa opiskelijavaihdon verkostosta klikkaamalla poisto-kuvaketta ( ). Sovellus varmistaa poiston. Kuva 19: Opiskelijavaihdon poistaminen Klikkaa Yes jatkaaksesi opiskelijavaihdon poistolla. Painikkeella No poisto perutaan. Sovellus palaa verkostonäkymään. 2.10.3. Opettajaliikkuvuus Opettajaliikkuvuutta haetaan lisäämällä opettajavaihto + Add teacher exchange linkistä (Kuva 15 kohta 2). Opettajavaihdot lisätään yksi opettaja kerrallaan. Kuva 20: Uuden opettajavaihdon lisääminen Kohtaan Basic information (Kuva 20 kohta 1) tulee vaihdon perustiedot. Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia. Period = Lukukausi, jolle vaihtoa haetaan. Sending institution = Lähettävä korkeakoulu. Listassa on vaihtoehtoina koordinoiva korkeakoulu ja hallinnollisen koordinaattorin verkostoon syöttämät yhteistyökorkeakoulut. Sending department = Lähettävän korkeakoulun osasto. Sivu: 18/30 13.10.2010

Hosting institution = Vastaanottava korkeakoulu. Listassa on vaihtoehtoina koordinoiva korkeakoulu ja hallinnollisen koordinaattorin verkostoon syöttämät yhteistyökorkeakoulut. Vastaanottava korkeakoulu ei voi olla sama kuin lähettävä korkeakoulu. Hosting department = Vastaanottavan korkeakoulun osasto. Exchange time = Opettajavaihdon aika. Syötä tekstikenttään haluttu aika numerona. Jälkimmäisestä alasvetolistasta valitaan aikajakson yksikkö. Se voi olla päiviä (= days), viikkoja (= weeks) tai kuukausia (= months). Jos halutaan esimerkiksi opettajavaihdon ajaksi 6 viikkoa, syötä tekstikenttään numero 6, ja valitse alasvetolistaan weeks. Kohtaan Teacher information (Kuva 20 kohta 2) tulee opettajan tiedot. Tiedot eivät ole pakollisia. First name = Etunimi. Last name = Sukunimi. Gender = Sukupuoli. Valitse mies (Male) tai nainen (Female). Email = Sähköpostiosoite. Subject area = Opintoala. Additional information = Lisätietoja. Kohtaan Costs (Kuva 20 kohta 3) tulee anottavan rahoituksen määrä. Total scholarship applied = Haettavan apurahan määrä euroina. Sivun alareunassa (Kuva 20 kohta 4) on painikkeet vaihdon hyväksymiseksi tai hylkäämiseksi. Cancel = Peruu opettajavaihdon lisäämisen. Sovellus palaa takaisin verkostonäkymään. Save and add teachers = Lisää opettajavaihdon verkostoon. Sovellus pysyy tässä näkymässä ja syötetyt tiedot säilyvät kentissä. Jos syötät useamman samankaltaisen vaihdon, tämä toiminto nopeuttaa vaihtojen lisäämistä ja vähentää virheitä. Save and go back to network information = Lisää opettajavaihdon verkostoon. Sovellus palaa verkostonäkymään. Esimerkki opettajavaihdoista verkostonäkymässä: Kuva 21: Uudet opettajavaihdot Otsikossa Teacher exchanges oleva numero näyttää opettajavaihtojen lukumäärän ja Total applied näyttää opettajaliikkuvuudelle haetun apurahan summan. Summa on nolla, koska rahamääriä ei ole vielä syötetty. Ohjeet opettajavaihtojen hallintaan on kohdassa 2.10.4. Ohjeet rahoituksen tarkasteluun on kohdassa 2.11. 2.10.4. Opettajavaihtojen hallinta Opettajavaihdot on listattu allekkain verkostonäkymässä kohdassa Teacher exchanges (Kuva 21). Sivu: 19/30 13.10.2010

Tiedot on jaettu seuraaviin sarakkeisiin: Period = Lukukausi. Name = Opettajan nimi. Length = Vaihdon kesto. Sending Institution = Lähettävä korkeakoulu. Sending Country = Lähettävän korkeakoulun sijaintimaa. Hosting Country = Vaihdon sijaintimaa. Hosting Institution = Vaihdon kohdekorkeakoulu. Sum = Vaihdolle anottu apuraha. Opettajavaihdot voi järjestellä eri sarakkeiden mukaan klikkaamalla sarakkeen otsikkoa. Viimeisessä sarakkeessa (ei otsikkoa) on toimintopainikkeet ( ), joilla hallinnollinen koordinaattori voi muokata ja poistaa verkoston opettajavaihtoja. 2.10.4.1. Opettajavaihdon muokkaaminen Hallinnollinen koordinaattori muokkaa opettajavaihtoa klikkaamalla muokkaa-kuvaketta ( ). Kuva 22: Opettajavaihdon muokkaaminen Kohdassa Basic information (Kuva 22 kohta 1) on vaihdon perustiedot. Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia. Period = Lukukausi, jolle vaihtoa haetaan. Sending institution = Lähettävä korkeakoulu. Listassa on vaihtoehtoina koordinoiva korkeakoulu ja hallinnollisen koordinaattorin verkostoon syöttämät yhteistyökorkeakoulut. Sending department = Lähettävän korkeakoulun osasto. Hosting institution = Vastaanottava korkeakoulu. Listassa on vaihtoehtoina koordinoiva korkeakoulu ja hallinnollisen koordinaattorin verkostoon syöttämät yhteistyökorkeakoulut. Vastaanottava korkeakoulu ei voi olla sama kuin lähettävä korkeakoulu. Hosting department = Vastaanottavan korkeakoulun osasto. Exchange time = Opettajavaihdon kesto. Syötä tekstikenttään haluttu kesto numerona. Jälkimmäisestä alasvetolistasta valitaan aikajakson yksikkö. Se voi olla päiviä (= days), viikkoja (= weeks) tai kuukausia (= months). Jos halutaan esimerkiksi opettajavaihdon ajaksi 6 päivää, syötä tekstikenttään numero 6, ja valitse alasvetolistaan days. Kohdassa Teacher information (Kuva 22 kohta 2) on opettajan tiedot. Tiedot eivät ole pakollisia. Sivu: 20/30 13.10.2010

First name = Etunimi. Last name = Sukunimi. Gender = Sukupuoli. Valitse mies (Male) tai nainen (Female). Email = Sähköpostiosoite. Subject area = Opintoala. Additional information = Lisätietoja. Kohtaan Costs (Kuva 22 kohta 3) tulee anottavan rahoituksen määrä. Total scholarship applied = Haettavan apurahan määrä euroina. Sivun alareunassa (Kuva 22 kohta 4) on painikkeet muutosten hyväksymiseksi tai hylkäämiseksi. Cancel = Sovellus palaa takaisin verkostonäkymään tallentamatta muutoksia. Save = Tallentaa muutokset opettajavaihtoon. Sovellus palaa verkostonäkymään. 2.10.4.2. Opettajavaihdon poistaminen Hallinnollinen koordinaattori poistaa opettajavaihdon verkostosta klikkaamalla poisto-kuvaketta ( ). Sovellus varmistaa poiston. Kuva 23: Opettajavaihdon poistaminen Klikkaa Yes jatkaaksesi opettajavaihdon poistolla. Painikkeella No poisto perutaan. Sovellus palaa verkostonäkymään. 2.10.5. Intensiivikurssit Apurahaa intensiivikursseille haetaan lisäämällä intensiivikurssi + Add intensive course linkistä (Kuva 15 kohta 3). Kuva 24: Uuden intensiivikurssin lisääminen Sivu: 21/30 13.10.2010

Kohtaan Basic information (Kuva 24 kohta 1) tulee kurssin perustiedot. Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia. Name = Kurssin nimi. Sovellus nimeää kurssin automaattisesti. Period = Lukukausi, jolle kurssi ajoittuu. Hosting institution = Kurssin järjestävä korkeakoulu. Listassa on vaihtoehtoina koordinoiva korkeakoulu ja hallinnollisen koordinaattorin verkostoon syöttämät yhteistyökorkeakoulut. Contact person = Yhteyshenkilö. Listassa on vaihtoehtoina hallinnollinen koordinaattori, verkoston akateeminen koordinaattori ja yhteistyökorkeakoulujen koordinaattorit. Number of teachers = Arvio kurssille osallistuvien opettajien määrästä. Number of students = Arvio kurssille osallistuvien oppilaiden määrästä. Subject area = Opintoala. Course duration in days = Kurssin kesto päivissä. Short description = Lyhyt kuvaus kurssin tavoitteista. Kohtaan Costs (Kuva 24 kohta 2) tulee anottavan rahoituksen määrä. Travel costs = Kaikkien osanottajien arvioidut matkakulut. Accommodation = Kaikkien osanottajien arvioidut asumiskustannukset. Living expenses = Kaikkien osanottajien arvioidut elinkustannukset. Other costs = Muut kulut, jotka johtuvat hallinnollisista asioista ja kurssin järjestelyistä. Total sum applied = Kulujen summa. Sovellus laskee kulut yhteen Calculate painikkeella. Sivun alareunassa (Kuva 24 kohta 3) on painikkeet intensiivikurssin hyväksymiseksi tai hylkäämiseksi. Cancel = Peruu intensiivikurssin lisäämisen. Sovellus palaa takaisin verkostonäkymään. Save = Lisää intensiivikurssin verkostoon. Sovellus palaa verkostonäkymään. Esimerkki syötetyistä intensiivikursseista verkostonäkymässä: Kuva 25: Uudet intensiivikurssit verkostonäkymässä Otsikossa Intensive courses sulkeissa oleva numero näyttää intensiivikurssien lukumäärän ja Total applied näyttää intensiivikursseille haetun apurahan summan. Esimerkissä apurahan summa on nolla euroa, koska intensiivikursseissa ei ole tällä hetkellä syötettyjä määriä. Lisää ohjeita intensiivikurssien hallinnasta on kohdassa 2.10.6. Ohjeet rahoituksen tarkasteluun on kohdassa 2.11. 2.10.6. Intensiivikurssien hallinta Intensiivikurssit on listattu allekkain verkostonäkymässä kohdassa Intensive courses (Kuva 25). Tiedot on jaettu seuraaviin sarakkeisiin: Period = Lukukausi. Name = Kurssin nimi. Length = Kurssin kesto päivissä. Hosting Country = Kurssin sijaintimaa (aina Venäjä). Hosting Institution = Kurssin järjestävä korkeakoulu. Teachers = Kurssille osallistuvien opettajien määrä. Students = Kurssille osallistuvien opiskelijoiden määrä. Sivu: 22/30 13.10.2010

Sum = Kurssille anottu apuraha. Intensiivikurssit voi järjestellä eri sarakkeiden mukaan klikkaamalla sarakkeen otsikkoa. Viimeisessä sarakkeessa (ei otsikkoa) on toimintopainikkeet ( ), joilla hallinnollinen koordinaattori voi muokata ja poistaa verkoston intensiivikursseja. 2.10.6.1. Intensiivikurssin muokkaaminen Hallinnollinen koordinaattori muokkaa intensiivikurssia klikkaamalla muokkaa-kuvaketta ( ). Kuva 26: Intensiivikurssin muokkaaminen Kohdassa Basic information (Kuva 26 kohta 1) on kurssin perustiedot. Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia. Name = Kurssin nimi. Sovellus on nimennyt kurssin automaattisesti eikä nimeä voi muuttaa. Period = Lukukausi, jolle kurssi ajoittuu. Hosting institution = Kurssin järjestävä korkeakoulu. Listassa on vaihtoehtoina koordinoiva korkeakoulu ja hallinnollisen koordinaattorin verkostoon syöttämät yhteistyökorkeakoulut. Contact person = Yhteyshenkilö. Listassa on vaihtoehtoina hallinnollinen koordinaattori, verkoston akateeminen koordinaattori ja yhteistyökorkeakoulujen koordinaattorit. Number of teachers = Arvio kurssille osallistuvien opettajien määrästä. Number of students = Arvio kurssille osallistuvien oppilaiden määrästä. Subject area = Opintoala. Course duration in days = Kurssin kesto päivissä. Short description = Lyhyt kuvaus kurssin tavoitteista. Kohdassa Costs (Kuva 26 kohta 2) on anottavan rahoituksen määrä. Travel costs = Kaikkien osanottajien arvioidut matkakulut. Accommodation = Kaikkien osanottajien arvioidut asumiskustannukset. Living expenses = Kaikkien osanottajien arvioidut elinkustannukset. Other costs = Muut kulut, jotka johtuvat hallinnollisista asioista ja kurssin järjestelyistä. Total sum applied = Kulujen summa. Sovellus laskee kulut yhteen Calculate painikkeella. Sivun alareunassa (Kuva 26 kohta 3) on painikkeet muutosten hyväksymiseksi tai hylkäämiseksi. Sivu: 23/30 13.10.2010

Cancel = Sovellus palaa takaisin verkostonäkymään tallentamatta muutoksia. Save = Tallentaa muutokset intensiivikurssiin. Sovellus palaa verkostonäkymään. 2.10.6.2. Intensiivikurssin poistaminen Hallinnollinen koordinaattori poistaa intensiivikurssin verkostosta klikkaamalla poisto-kuvaketta ( ). Sovellus varmistaa poiston. Kuva 27: Intensiivikurssin poistaminen Klikkaa Yes jatkaaksesi intensiivikurssin poistolla. Painikkeella No poisto perutaan. Sovellus palaa verkostonäkymään 2.11. Rahoituksen tarkastelu Hallinnollinen koordinaattori voi tarkastella anottua rahoitusta verkostonäkymässä toimien kohdalta ja kohdassa Total budget. Kuva 28: Anotun rahoituksen tarkastelu Sivu: 24/30 13.10.2010

Toimien kohdalla (Student exchanges, Teacher exchanges ja Intensive courses) on esitetty kokonaisrahoitus joka toimelle sekä otsikoissa (Total applied) summat liikkuvuuksille ja intensiivikursseille. Toimien alapuolella kohdassa Total budget on koko lukuvuodelle lasketut summat. Alimmaisena kohdassa Total on koko verkoston anottu apuraha. 2.12. Hankesuunnitelman liittäminen Verkostonäkymän alaosassa kohdassa Attached files on verkoston liitetiedostot. Kuva 29: Liitetiedostot Hallinnollisen koordinaattorin on liitettävä verkostoon hankesuunnitelma (project plan), ennen kuin hakemuksen voi viimeistellä. Lisää hankesuunnitelma klikkaamalla + Add File. Kuva 30: Hankesuunnitelman liittäminen Kohtaan File information (Kuva 30 kohta 1) syötetään tiedoston tiedot. Kaikki kentät ovat pakollisia. Huomio: Tiedoston on oltava tekstitiedosto, pdf-tiedosto tai muotoiltu tekstitiedosto (.rtf). Microsoft Wordin dokumentteja ei sallita. Tiedoston koko saa olla enintään 10 Megatavua. File description = Tiedoston kuvaus. Anna selkeä kuvaus tiedostolle. Kuvaus näkyy verkostonäkymässä. Type = Liitteen tyyppi. Hankesuunnitelma (Project plan) on valittu ja ainoa vaihtoehto. File = Tiedosto. Klikkaa Browse ja valitse liitettävä tiedosto omalta koneeltasi. Tiedosto liitetään verkostoon klikkaamalla Save file (Kuva 30 kohta 2). Liittäminen perutaan klikkaamalla Cancel. Sovellus palaa verkostonäkymään. Kuva 31: Verkoston liitetiedostot Sivu: 25/30 13.10.2010

Hallinnollinen koordinaattori voi avata liitteen klikkaamalla download ja poistaa sen klikkaamalla poisto-kuvaketta ( ). Poistamisen jälkeen hallinnollinen koordinaattori liittää uuden hankesuunnitelman verkostoon. 2.13. Hakemuksen esikatselu Hallinnollinen koordinaattori saa hakemuksesta esikatselun koko verkoston täydentämisen aikana. Kuva 32: Hakemuksen esikatselu ja lähetys Lataa hakemuksen esikatselu klikkaamalla Preview PDF verkostonäkymän alareunassa. Esikatselutiedosto on pdf-tiedosto. Tarvitset tietokoneellasi ohjelman, jolla pdf-tiedostoja voi katsoa ja tulostaa. 2.14. Hakemuksen lähetys Kun verkostoon on syötetty kaikki tiedot, hallinnollinen koordinaattori viimeistelee verkoston ja lähettää hakemuksen CIMOlle. Verkostonäkymän alareunassa on painikkeet hakemuksen esikatselulle (Preview PDF) ja viimeistelylle (Finish application). Hakemuksen lähetys alkaa klikkaamalla Finish application. Kuva 33: Hakemuksen viimeistely Sovellus esittää varmistussivun. Create application luo hakemuksen PDF-tiedostona ja lähettää hakemuksen CIMOlle. Klikkaamalla Cancel, voit vielä palata verkostoon. Huomio: Hakemuksen luominen lähettää hakemuksen CIMOlle ja lukitsee verkoston. Hallinnollinen koordinaattori ei voi tämän jälkeen avata verkostoa. Kuva 34: Viimeistelyn varmistus Hakemuksen tekemisen jälkeen sovellus esittää varmistussivun. Hakemus ja liitteet on lähetetty sähköpostissa CIMOlle ja hallinnolliselle koordinaattorille. Varmistussivulta voi myös ladata hakemuksen klikkaamalla Open application PDF. Palaa koordinaattorin kotisivulle klikkaamalla Back to homepage. Sivu: 26/30 13.10.2010

Kuva 35: Viimeistelty verkosto kotisivulla Hallinnollisen koordinaattorin kotisivulla verkoston tilaksi on muuttunut Locked. Ohjeita verkostojen tilasta on kohdassa 3.4. Hakemuksen voi ladata pdf-tiedostona sarakkeesta Applications. Se on sama tiedosto, jonka hallinnollinen koordinaattori on saanut sähköpostissa. Hallinnollisen koordinaattorin täytyy vielä tulostaa pdf-tiedosto. Korkeakoulun virallisen edustajan allekirjoituksella varustettu hakemus postitetaan CIMOlle. Sivu: 27/30 13.10.2010

VERKOSTOJEN HALLINTA 3. Verkostojen hallinta Hallinnollisella koordinaattorilla on mahdollista olla useampi verkosto. Verkostot on listattu allekkain hallinnollisen koordinaattorin kotisivulla. Kuva 36: Verkostojen hallinta Jos verkosto on auki (Open), hallinnollinen koordinaattori voi muokata, kopioida ja poistaa verkoston. Jos verkosto on suljettu (Closed), eli hakemus on jo lähetetty, hallinnollinen koordinaattori voi ainoastaan kopioida verkoston uuden verkoston pohjaksi. 3.1. Verkoston muokkaaminen = Edit 3.2. Hallinnollinen koordinaattori muokkaa avointa verkostoa klikkaamalla nappia. Ohjeet verkoston muokkaamiselle on kohdassa 2.5 Verkoston Koordinaattori voi luoda luominen uuden vanhan verkoston verkoston myös vanhan pohjalta verkoston pohjalta. Lisää ohjeita kohdassa 3.2. Verkostonäkymä. 3.3. Verkoston kopioiminen = Copy Avoimen ja suljetun verkoston voi kopioida uuden verkoston pohjaksi klikkaamalla Copy. Kuva 37: Verkoston kopioiminen uudeksi verkostoksi Sovellus kysyy uuden verkoston nimeä kohdassa Name of the new network. Hyväksy kopioiminen Create-napilla tai peru kopiointi Cancel-napilla. Sovellus palaa hallinnollisen koordinaattorin kotisivulle. Uuden verkoston tilaksi tulee Open. Sovellus kopioi lähdeverkostosta perustiedot ja yhteistyökorkeakoulut. Verkoston toiminnot ja liitteet jäävät tyhjiksi. 3.4. Verkoston poistaminen = Delete Hallinnollinen koordinaattori voi poistaa avoimen verkoston Delete-napilla. Sivu: 28/30 13.10.2010

VERKOSTOJEN HALLINTA Kuva 38: Verkoston poistaminen Varmista verkoston poisto Yes-napilla tai palaa kotisivulle poistamatta verkostoa No-napilla. 3.5. Kun hallinnollinen koordinaattori vaihtuu Verkoston hallinnollinen koordinaattori vaihdetaan kohdassa My account (1.4). Vanha koordinaattori voi laittaa salasanakseen haluamansa salasanan ja antaa tämän uudelle koordinaattorille. Jos vanha koordinaattori ei ole tavoitettavissa, uusi koordinaattori voi ottaa yhteyttä CIMOon salasanan saamiseksi. Huomio: Tämä vaikuttaa koordinaattorin jokaiseen verkostoon. Yhtä verkostoa ei voi siirtää vaan hallinnollisen koordinaattorin on luotava uusi verkosto. 3.6. Kun koordinoiva korkeakoulu vaihtuu Jos verkoston koordinoiva korkeakoulu vaihtuu, täytyy uuden korkeakoulun hallinnollisen koordinaattorin luoda uusi verkosto. Olemassaolevaa verkostoa ei voi kopioida toiseen korkeakouluun. Sivu: 29/30 13.10.2010

VERKOSTOJEN TILAT 4. Verkostojen tilat CIMO FIRST sovelluksessa verkostoilla on tilat Open ja Locked. Kuva 39: Verkostojen tilat Verkoston tila on näkyvissä hallinnollisen koordinaattorin kotisivulla verkostolistauksessa sarakkeessa Status. 4.1. Open Verkosto on luotu ja muokattavissa. Hakemusta ei ole lähetetty. Verkoston voi kopioida ja poistaa. 4.2. Locked Verkosto on viimeistelty ja hakemus lähetetty. Verkosto on lukittu. Verkoston voi ainoastaan kopioida uuden verkoston pohjaksi. Sivu: 30/30 13.10.2010