HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (5) Laatimispäivä/Päivityspäivä 18.8.2016 1. nimi 2. pitäjä 3. vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste 6. tietosisältö 7. Säännönmukaiset tietolähteet 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 10. suojauksen periaatteet 11. Tarkastusoikeus 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista 13. Kielto-oikeus 14. Rekisteröidyn informointi 15. Rekisterihallinto 1. nimi Lastensuojelun asiakasrekisteri 2. pitäjä Sosiaali- ja terveysviraston virastopäällikkö Toinen linja 4 A PL 6000 00099 HELSINGIN KAUPUNKI SL 33 Rekisteriseloste Henkilörekisteri 19.4.2013 3. vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Perhe- ja sosiaalipalvelujen osastopäällikkö Tehtävänimike Sosiaali-ja terveysviraston Asiakirjakeskus Osoite Helsingin kaupunki Sosiaali- ja terveysvirasto/asiakirjakeskus PL 6000 00099 HELSINGIN KAUPUNKI Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) Sosiaali- ja terveysvirasto 09-310 5015 (vaihde/asiakirjakeskus) sosiaalijaterveys@hel.fi
HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 2 (5) 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste 6. tietosisältö Lastensuojelun ja sen tukitoimien järjestäminen ja toteuttaminen Perusteet: Asiakassuhde ja toimintaa ohjaava lainsäädäntö: Lastensuojelulaki Sosiaalihuoltolaki Laki toimeentulotuesta Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista Henkilötietolaki - Helsingin kaupungin asukkaiden väestörekisteritiedot - Rekisteriin tallennetuista asiakkaista seuraavat tiedot: Henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, kotikunta, äidinkieli, asiointikieli, siviilisääty, ammatti, osoitteen turvakielto Henkilön perhetiedot Palvelun tarve Hakemustiedot ja yhteydenotot Asiakastyöhön liittyvät muistiinpanot ja asiakaskontaktit Asiakaskohtaiset suunnitelmat Palvelu- ja maksupäätökset sekä niiden tiedoksianto Laitosten päivittäistoimintaan liittyvät asiakastiedot Asiakasmaksuihin liittyvät tiedot - Toimintayksikkötiedot - Rekisteriin tallennetuista resursseista seuraavat tiedot: Sijais-, tuki- ja lomaperheiden henkilötiedot sekä tukihenkilöiden henkilötiedot - Rekisteriin kuuluvia tietoja tallennetaan tarpeen mukaan Pienkassa-järjestelmään, jota käytetään asiakasvarojen hoitoon. 7. Säännönmukaiset tietolähteet -Laitos- ja lapsikohtainen Excel- taulukko, jota käytetään tilastolliseen seurantaan. Tietoja kerätään palveluntuottajien hoitovuorokausilaskuista Excel-taulukkoon laitos- ja perhehoidon asiakkaista. Laitos- ja perhehoidossa olevista lapsista kerätään hoitovuorokaudet sekä sijoituksen kustannukset. Henkilö- ja perhetiedot saadaan pääosin väestörekisteristä KAR-sovelluksen kautta (Kunnan Asukas Rekisteri). Tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustajansa kertomilla tiedoilla. Asiakasta koskevat tiedot syntyvät asiakkuuden aikana asiakastyöntekijän kirjaamina. Tieto asiakkaana olevan ulkomaan kansalaisen oleskeluluvasta ja statuksesta tarkistetaan maahanmuuttovirastosta tai se saadaan asiakkaalta asioinnin yhteydessä.
HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 3 (5) 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille noudattaen sosiaaliviraston tietosuojaohjeita. Sosiaaliviraston sisällä Effica-YPH:n tietoja siirretään asiakastyön tietojärjestelmään (ATJ), kirjanpitojärjestelmään, pankkijärjestelmään ja tilastointijärjestelmiin siirtotiedostojen avulla. Asiakaslaskutustiedot toimitetaan Helsingin kaupungin taloushallinnon laskutusjärjestelmään. Asiakastietojärjestelmän tietoja siirretään viraston sisäiseen tilastointijärjestelmään, jota käytetään tilastointi- ja raportointitietojen tuottamisen apuna. Vuosittain asiakastietojärjestelmän avustus- ja maksatustietoja poimitaan sisäisen tarkastuksen tarpeisiin erilliseen tarkastuksen rekisteriin. Lisäksi tietoja luovutetaan sosiaaliviraston myöntämien tutkimuslupien mukaisesti tutkimustoimintaan. 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Rekisteristä ei siirretä tietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 4 (5) 10. suojauksen periaatteet A. Manuaalinen aineisto Arkistoissa ja hoitoyksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Toimiyksiköissä asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. B. ATK:lla käsiteltävät tiedot ATK:lle tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 5 (5) 11. Tarkastusoikeus Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti sosiaali- ja terveysviraston toimipaikoissa. Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisina. Asiakkaalle varataan mahdollisuus tutustua häntä koskeviin tietoihin näyttöruudulla ja pyydettäessä tiedot annetaan tulosteina pyytäjän haluamassa laajuudessa. 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenee syyt tarkastusoikeuden epäämiseen sekä valitusosoitus. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. pitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Mikäli rekisterissä havaitaan virheellinen, tarpeeton tai puutteellinen tieto, se voidaan korjata tai poistaa. Muutokset tehdään siten että rekisteriin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja alkuperäinen merkintä on jälkikäteenkin mahdollista tarvittaessa nähdä. Asiakas/potilas tekee tietoa tai tietoja koskevan oikaisupyynnön kirjallisesti siihen yksikköön, jossa merkintä on tehty. Mikäli asiakkaan/potilaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, kieltäytymisestä kieltäytymistodistus, josta ilmenevät syyt korjaamisen epäämiseen. Todistukseen liitetään ohjaus asian saattamiseksi tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 13. Kielto-oikeus 14. Rekisteröidyn informointi 15. Rekisterihallinto Asiakastietojärjestelmän tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä luovutetaan vain asiakkaan / potilaan nimenomaisella suostumuksella tai lakisääteisellä perusteella. Viraston eri toimintayksiköt vastaavat asiakkaidensa/potilaidensa tietojen käsittelystä, tietojen oikeellisuudesta, rekisteröidyn informoinnista ja rekisteriselosteiden nähtävillä pidosta. Sosiaali- ja terveyslautakunnan päätöksen 19.3.2013 mukaan sosiaali- ja terveystoimen rekisterien rekisterinpitäjä on sosiaali- ja terveysviraston virastopäällikkö. Rekisterien vastuuhenkilöt vahvistetaan virastopäällikön päätöksellä. vastuuhenkilö huolehtii - rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä - periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja tietoja luovutetaan - rekisteriselosteen laatimisesta