1 Odoo ohjelman demokäyttöön riittää, että asentaa ohjelmiston, ja tietokannan. Jos päättää ottaa ohjelmiston tuotannolliseen käyttöön, on päivitettävä myös XML raporttipohjat, sekä syötettävä yrityksen tiedot, ja päivitettävä sähköpostin asetukset. Kun Odoo ohjelmisto on asennettu, se käynnistetään käyttämäsi selaimen kautta. Kirjautumisikkunan URL kannatta tallettaa selaimen suosikeihin, Esimerkiksi: http://localhost:8069/web/login Ensimmäisessä vaiheessa ladataan KGU tietokanta Hallitse tietokantoja toiminnon avulla. Kun valitset tietokantojen hallinta valikossa Palauta tietokanta (= Restore database ), avautuu valikko jonka kautta pääsee hakemaan KGU.db tiedoston koneelta. Anna admin salasana (esim. 12348765), valitse tiedosto, nimeä uusi tietokanta ja valitse Continue. 1
2 Tietokantojen hallinta Uudesta puhtaasta KGU.db tietokannasta kannattaa heti tehdä kopio (= jotta alkuperäinen puhdas kanta on kaiken varalta tallessa). Tietokannat ovat itsenäisiä, ja niitä voi olla samanaikaisesti käytössä useita. Tee kopioi (= Duplicate ) toiminnolla seuraavaksi omalle yritykselle lopullinen tuotantokanta. o Lisäksi on hyvä tehdä vielä testikanta, jossa Odoo käyttöä voi rauhassa harjoitella ilman. että tuotantokanta menee sekaisin. Kun kopioinnit on tehty, käytössäsi on esimerkiksi seuraavat kannat: 2
3 Oman yrityksen tuotantokannasta on syytä ajaa säännöllisesti varmuuskopiot. Sitä varten on hyvä tehdä koneelle oma hakemisto varmuuskopioita varten, sieltä ne sitten tarvittaessa helposti löytyvät. o Kun varmuuskopio talletetaan, Odoo lisää automaattisesti tiedoston nimen loppuun talletuksen ajankohdan. 3
4 Kirjautuminen tietokantaan KGU kantaan on määritelty valmiiksi kaksi käyttäjätunnusta, peruskäyttöä, ja ohjelmiston hallintaa varten. 1. Peruskäyttö Kaikki normaalit toiminnot ohjelmistossa voidaan tehdä peruskäyttäjän tunnuksilla: - Käyttäjätunnus (sähköposti): perus - Salasana 12348765 2. Ohjelmiston hallinta Kun on tarve tehdä ohjelmistoon määrityksiä (tilikartta, sähköpostiasetukset, yrityksen perustiedot), on kirjauduttava superkäyttäjän tunnuksilla: - Käyttäjätunnus (sähköposti): super - Salasana 12348765 Kun kirjaudut superkäyttäjän tunnuksilla, voit halutessasi luoda uusia käyttäjätunnuksia. o Käytännössä se on syytä tehdä kopioimalla olemassa oleva käyttäjäprofiili, ja muuttaa kopioon vain nimi ja yhteystiedot. Huom! Ohjelmiston asennukseen ja perusasetusten tekemiseen on syytä varata yksi työpäivä Lisäksi on tehtävä tilikartan sovitus, tuoteryhmien luonti ja olemassa olevien asiakastietojen syöttö. Tämä vaatii 1-3 työpäivää, yrityksen tarpeista ja toiminnan laajuudesta riippuen. 4
5 Muut käyttöohjeet Nämä käyttöohjeet perustuvat siihen, että käytössä on KGU tietokanta. Ohjeet käännetty suomen kielelle Odoo 9 englanninkielisistä käyttöohjeista. https://www.odoo.com/documentation/user/9.0/ Nämä ohjeet vastaavat Community Windows versiossa käytettävissä olevia ominaisuuksia, ja ne kattavat seuraavat moduulit. 1. Asikasrekisteri 2. Myynti 3. Kirjanpito Huom! Käyttöohjeiden esimerkeissä voi valikoissa esiintyä valintoja, jotka eivät näy, jos olet kirjautunut järjestelmään peruskäyttäjänä. Kaikki valikot näkyvät vain, jos järjestelmään kirjautuu super käyttäjän tunnuksilla. Normaalisti kannattaa kirjautua aina perus käyttäjänä. Oma käyttäjätunnus on helpointa tehdä kopioimalla olemassa oleva käyttäjä (perus tai super), ja editoimalla kopioon omat tiedot. 5
6 OSX (Mac) version ominaisuuksia Apple versiossa on OSX järjestelmien tapaan joitakin erikoisominaisuuksia. 1. Admin käyttäjätunnus Odoo asennuksen yhteydessä käyttäjä ei OSX versiossa pääse valitsemaan järjestelmän käyttäjän pää salasanaa, vaan järjestelmä generoi en automaattiesti. Sitä tarvitaan tiedoston hallinnassa, kun kopioidaan tai tuhotaan tietokantaja. Salasana on sangen hyvin piilotettu, mutta se löytyy Odoo ohjelmiston hakemistosta server, jossa on tiedosto openerp-server.conf. Rivillä 3 on annettu admin salasana, tässä esimerkissä 12349876. 2. Odoo serverien käynnistys Windows version asetuksissa on määritelty Odoo serverien automaattinen käynnistys (jos kone bootataan). OSX puolella sen sijaan serverit eivät automaattisesti käynnisty, vaan jos tietokone sammutetaan, on serverit käynnistettävä aina manuaalisesti uudelleen. Sitä varten on oma graafinen käyttöliittymä, joka avulla käynnistys voidaan tehdä, 6
7 Etsi serverien käynnistystiedosto alla olevan ohjeen mukaisesti ( https://docs.bitnami.com/installer/apps/odoo/ ). Käynnistä ohjelma manager-osx, ja valitse Restart all, jolloin kaikki serverit käynnistyvät. Odota, kunnes kaikki täpät ovat vihreitä, ja serverit ovat varmasti käynnistyneet. Itse ohjelman käyttö sekä Windows, että OSX järjestelmässä on aivan samanlaista. Muutamat tietokantatoiminnot vaikuttavat toimivan OSX puolella jopa hivenen liukkaammin, joskaan ero ei ole mitenkään merkittävä. 7
8 3. PDF tulosteiden asetukset Windows versiossa on asetettu tulostustarkkuus 90 dpi. Tulostustarkkuus määritellään asetuksissa (Asetukset=> Raportit => Paperin formaatti), ja se edellyttää developer mode käyttöä. Jostain syystä OSX versiossa tarkkuus on jouduttu muuttamaan arvoon 300 dpi, sillä muutoin teksti näkyy pieninä kärpäsenkakkoina arkin yläkulmassa. Miksi OSX toimii näin, jäi meille epäselväksi, mutta koska asia korjaantui tarkkuuden muutoksella, sitä ei sen enempää ole selvitetty. Jos fonttikoko ei miellytä, voi itselle sopivaa arvoa hakea 200 350 dpi väliltä. 8