OAJ SATAKUNTA 24.3.2017 1
Kokoustoiminta (hallitus) Kokouksen valmistelu Kokouskutsun laatiminen ja lähettäminen Esityslistan laatiminen (yhdessä puheenjohtajan kanssa) ja lähettäminen Sihteerin kokousmuistion laatiminen Pöytäkirjan ja pöytäkirjaotteiden laatiminen Pöytäkirjan allekirjoitusten hankkiminen Päätösten toimeenpaneminen 24.3.2017 2
Asiakirjahallinto Toimintasuunnitelman laatiminen (yhdessä puheenjohtajan ja hallituksen kanssa) Toimintakertomuksen laatiminen (yhdessä puheenjohtajan kanssa) Yhdistysrekisteriasia Arkistointi Kirjeenvaihto Ansiomerkkikirjanpito 24.3.2017 3
OAJ SATAKUNTA 24.3.2017 4
Kokouskutsu sisältää seuraavat osat: yhdistyksen virallinen nimi kokouksen luonne (kuukausi-, kevät-, syys-, vuosikokous tai hallituksen kokous) kokouspaikka ja tarkka osoite kokousaika käsiteltävät asiat (asialista voi olla liitteenä) kutsun antamisaika ja paikka kutsuja 24.3.2017 5
yhdistyksen sääntöjen muuttaminen kiinteistön luovuttaminen tai kiinnittäminen tai huomattava muu omaisuuden luovuttaminen 24.3.2017 6
äänestys- ja vaalijärjestyksen muuttaminen hallituksen jäsenten tai toiminnantarkastajan valitseminen tai erottaminen tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen yhdistyksen purkaminen 24.3.2017 7
kokouksessa käsiteltävien asioiden listaus asialistaan kirjataan ne asiat, jotka kokouksessa halutaan käsitellä sekä myös kokouksen rakenne listaan voidaan tehdä tarvittaessa muutoksia kokouksen alussa vuosikokousten asialistan asiat löytyvät suoraan säännöistä 24.3.2017 8
auttaa kokouksen osallistujia valmistautumaan kokouksen asioiden käsittelyyn tekee kokouksen seuraamisen helpoksi tehostaa kokouksen asioiden käsittelyä ja niiden kirjausta pöytäkirjaa varten varmistaa, että kaikki tarpeelliset asiat tulevat käsitellyksi ja varmistaa, että menettelytavat täyttävät hyvän ja laillisen kokouksen tunnusmerkit. 24.3.2017 9
Päätöspöytäkirjaan kirjataan tehdyt päätökset ilman perusteluja ja muita kommentteja. Tämä on ns. minimipöytäkirja. Selostuspöytäkirjaan kirjataan pääesitys, keskustelussa tehdyt esitykset lyhyine perusteluineen, äänestys tai vaali sekä päätös. Keskustelupöytäkirja tarkoittaa kokouksen kulun sanatarkkaa kirjaamista tai ainakin kaikkien puheenvuorojen pääkohtien kirjaamista. 24.3.2017 10
Pöytäkirjan laatimisesta, sisällöstä ja oikeellisuudesta vastaa kokouksen puheenjohtaja Kokouksen sihteeri kirjoittaa pöytäkirjan 24.3.2017 11
Otsikko-osaan kirjataan yhdistyksen nimi kokouksen laatu eli minkälainen kokous on kyseessä kokouksen aika ja paikka läsnäolijat (tai osanottajaluettelo liitteenä) puheenjohtajan ja sihteerin nimet 24.3.2017 12
Asioiden käsittely kokouksen alkutoimien pykälät Kokouksen avaaminen Kokouksen järjestäytyminen Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Esityslistan hyväksyminen jokaisesta asiakokonaisuudesta oma pykälä 24.3.2017 13
talousarvioesityksen käsittely hallituksessa poikkeamat talousarviosta (isot poikkeamat kannatta viedä yhdistyksen kokouksen päätettäviksi) tilinpäätöksen käsittely ja allekirjoitus pankkitilin avaaminen pankkitilin lopettaminen tilien käyttöoikeus jos yhdistyksellä on käteisrahaliikennettä, hallituksen tulee vahvistaa kassassa pidettävien varojen enimmäismäärä 24.3.2017 14
lainan ottaminen (jos laina ei liity selkeästi yhdistyksen kokouksessa hyväksyttyyn talousarvioon, on viisainta tehdä päätös yhdistyksen kokouksessa) varojen sijoittaminen (jos kyse isoista summista suhteessa yhdistyksen talouteen, on viisainta tehdä päätökset yhdistyksen kokouksessa) käyttöomaisuuden hankinnat vaikka tapahtuisivat hyväksytyn talousarvion puitteissa jätetyt avustushakemukset ja saadut avustuspäätökset saadut avustukset ja lahjoitukset työntekijän palkkaaminen ja työehdot 24.3.2017 15
Allekirjoittaminen ja tarkastaminen Puheenjohtaja varmentaa allekirjoituksellaan pöytäkirjan ja lisäksi usein myös sihteeri allekirjoittaa pöytäkirjan Yhdistyksen yleisen kokouksen pöytäkirjan tarkastavat tehtävään valitut pöytäkirjantarkastajat. Yhdistyksen hallituksen pöytäkirja voidaan tarkastaa seuraavassa kokouksessa. 24.3.2017 16
Pöytäkirja tai jokin pykälän kohta voidaan tarkastaa heti kokouksessa. Kyseisen pykälän kohdalle päätöksen jälkeen merkitään, että pykälä tarkastettiin kokouksessa. Jos koko pöytäkirja tarkastetaan samassa kokouksessa, niin viimeiseksi pykäläksi merkitään oma tarkastuspykälä. 24.3.2017 17
yhdistyksen hallituksen täytyy osoittaa pankille tilinkäyttöoikeudet pöytäkirja on monisivuisena liian laaja jäljennettäväksi ulkopuolisille ei haluta antaa tietoja muista kokouksen päätöksistä tai esityksistä tarvitaan virallista tietoa osoittamaan, että kokous on esimerkiksi valtuuttanut jonkun edustamaan yhdistystä oikeutetaan joku hoitamaan jotakin tiettyä asiaa 24.3.2017 18
alkumerkinnät kokonaisuudessaan (mikä kokous kyseessä, aika, paikka, läsnäolijat, avaus, päätösvaltaisuus, kokousvirkailijat) kyseistä asiaa koskeva kohta erotettuna katkoviivoin kokouksen päättäminen allekirjoitukset pöytäkirjan tarkistuslausunto otteen oikeaksi todistaminen 24.3.2017 19
Otsikoksi asiakirjan nimi eli pöytäkirjanote Kohdat numeroidaan kuten ne on numeroitu varsinaisessa pöytäkirjassa. Otteen allekirjoitukset voivat olla kopioita alkuperäisestä pöytäkirjasta, mutta otteen oikeaksi todistavien on kirjoitettava nimensä omakätisesti Todistajille on esitettävä alkuperäinen pöytäkirja. 24.3.2017 20
Säännöistä poimittu pykälä yhdistyksen tarkoituksesta ja tulevan toimintakauden visio Johdanto (ajatuksia tulevasta toimikaudesta) Jäsenhankinnan keinot ja tavoite Mahdollisten toimikuntien tulevia haasteita 24.3.2017 21
Tiedotustoiminta sisäinen tiedotus (miten, mitä, kuinka usein) ulkoinen tiedotus (erityiset tapahtumat, näkyvyyden tarve) Edunvalvonta Toiminta perustoiminta (mitä halutaan toteuttaa tulevalla toimikaudella) erityiset tapahtumat tempaukset koulutukset juhlat näyttelyt retket, matkat ym. erityistä 24.3.2017 22
Yhteistoiminta muiden yhdistysten ja yhteisöjen kanssa jo meneillä olevan jatkaminen uusien yhteistyöhankkeiden esiin nostaminen Taloudellinen toiminta, varojen kartoitus, viittaukset talousarvioon Muut mahdollisesti merkittävät tapahtumat tulevan toimintakauden aikana 24.3.2017 23
Menneen kauden toiminta arvioidaan kirjallisessa toimintakertomuksessa Toimintakertomus käsitellään yhdistyksen kevätkokouksessa Toimintakertomus on tarkka selostus kuluneesta toimintakaudesta Siinä kannattaa käyttää saman tyyppistä jäsentelyä kuin toimintasuunnitelmassa. 24.3.2017 24
Kirjallinen toimintakertomus on tärkeä asiakirja. Se on Historiallinen dokumentti Toiminnan kehittämisen tärkeä apuväline. Hyvä toimintakertomus sisältää paitsi selvityksen siitä, mitä yhdistys on tehnyt toimintakauden aikana, myös arvion siitä, miten hyvin toimintavuodelle asetetut, toimintasuunnitelmaan kirjatut tavoitteet on saavutettu. Siihen kirjataan onnistumiset sekä asiat, joiden toteutuksessa on parantamisen varaa ja opiksi otettavaa. 24.3.2017 25
Parlamentaarisen valvonnan väline. Sen avulla jäsenet voivat arvioida, miten hyvin hallitus on onnistunut toteuttamaan kyseiselle toimintakaudelle hyväksytyn toimintasuunnitelman. Yhdistyksen toimintakertomusta ei tarvitse lähettää millekään ulkopuoliselle taholle, mutta se tulee arkistoida asianmukaisesti myöhempää käyttöä varten. 24.3.2017 26
OAJ SATAKUNTA 24.3.2017 27
Jäsenpalvelusta huolehtiminen Uusien jäsenhakemusten vastaanotto, esittely hallitukselle ja tietojen toimittaminen edelleen OAJ:n jäsenrekisteriin Muutos- ja poistoilmoitusten käsittely Jäsenmaksuseuranta jäsenrekisterin ohjeiden mukaan 24.3.2017 28
Yhdistyksen toimihenkilötietojen ilmoittaminen jäsenrekisteriin Yhteysopettajien informoiminen jäsenasioissa Jäsenkirjeiden laatiminen yhdessä tiedottajan kanssa Merkkipäivien muistamisesta huolehtiminen 24.3.2017 29
OAJ SATAKUNTA 24.3.2017 30
Yhdistyksen sisäinen ja ulkoinen tiedottaminen Jäsenkirjeiden laatiminen yhdessä jäsensihteerin kanssa Kutsujen laatiminen tapahtumiin ja tilaisuuksiin Tiedotteiden laatiminen ja lähettäminen Viestintäyhteistyö muiden yhdistysten ja järjestöjen kanssa Aluetiedotteiden referointi jäsenistölle tiedoksi 24.3.2017 31
OAJ SATAKUNTA 24.3.2017 32
Kokouspaikkajärjestelyt Kokousvälineistä huolehtiminen Kokoustekniikasta huolehtiminen Kokoustarjoiluista huolehtiminen Muiden tapahtumien käytännön järjestelyistä sopiminen ja huolehtiminen 24.3.2017 33
OAJ SATAKUNTA 24.3.2017 34
Yhdistyksen taloudellisen tilanteen seuraaminen ja raportointi hallitukselle Rahavarojen ja omaisuuden hoitaminen Suunnittelee ja johtaa varojen hankintaa Maksaa palkkiot ja palkat sekä suorittaa laskut puheenjohtajan hyväksymiä tositteita vastaan 24.3.2017 35
Huolehtii yhdistyksen kirjanpidosta ja laatii tilinpäätöksen Laatii talousarvion hallituksen ohjeiden mukaisesti Laatii toimintakertomuksen talousosan Vastaanottaa erilaiset tilitykset Huolehtii yhdistyksen vakuutuksista, verotilityksistä, työeläkemaksuista jne. 24.3.2017 36
sääntöihin talous- ja toimintasääntöön toimintasuunnitelmaan talousarvioon 24.3.2017 37
1. Mikään ei ole ennallaan 2. Mikä ei ole kiellettyä, on sallittua 3. Yhtenäisiä valtakunnallisia sovelluksia on entistä harvemmin 4. Rakenna oma paikallinen ideaalisovellus 5. Aloita vaikuttaminen heti 24.3.2017 38
6. Rakenna vaikutuskanavat 7. Aseta tavoitteet ensisijaisuusjärjestykseen 8. Vaikuta silloin kun muutos on vielä mahdollista 9. Toimi aloitteellisesti 10. Paneudu ylläpitäjän talouteen ja talousarvion rakenteisiin 24.3.2017 39