Projektiryhmä Tete Työajanseurantajärjestelmä
T-76.115 Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö/ 2(6) Muutoshistoria Versio PVM Tekijä Kuvaus 0.10 14.10.2003 Miikka Lötjönen Dokumenttipohja (projektisuunnitelman pohja) 0.20 26.10.2003 Mika Lindroos Ensimmäinen itsenäinen versio dokumentista projektisuunnitelman pohjalta. 1.00 26.10.2003 Niilo Fredrikson Hyväksyntä/oikoluku. 1.10 23.11.2003 Mika Lindroos Lisätty riskien luokittelu prioriteetin mukaan. 2.00 1.12.2003 Niilo Fredrikson Hyväksyntä/oikoluku. 2.01 1.12.2003 Pauli Aho Hienosäätöä 2.10 8.2.2004 Niilo Fredrikson Muutokset riskienhallintakurssin uusien ohjeiden perusteella (osa sisällöstä hajautettu muihin dokumentteihin). 3.00 8.2.2004 Miikka Lötjönen Hyväksyntä/oikoluku 4.00 15.3.2004 Niilo Fredrikson Hyväksyntä/oikoluku
T-76.115 Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö/ 3(6) Sisällysluettelo Muutoshistoria... 2 Sisällysluettelo... 3 1 Johdanto... 4 2 Riskienhallintakäytännöt... 4 2.1 Yleistä... 4 2.2 Uudet ohjeet iteraation I2 aikana... 5 3 Riskiskenaariot... 5 4 Riskien priorisointi... 5 Viitteet... 6 Liitteet... 6
T-76.115 Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö/ 4(6) 1 Johdanto Tämä riskienhallintasuunnitelma on kirjoitettu T-76.115 Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö kurssin projektiryhmä Teten projektia varten. Projektin riskienhallinta ja tämän dokumentin ylläpito hoidetaan kurssin T-76.633 Ohjelmistotuotannon erikoiskurssi: Riskienhallinta puitteissa. Projektin riskienhallinnan tarkoituksena on tunnistaa ja ennen kaikkea varautua projektin aikana mahdollisesti ilmeneviin ongelmiin. Tunnistamalla mahdolliset ongelmat eli riskit hyvissä ajoin on niihin mahdollista myös varautua hyvissä ajoin. Tällöin ongelmat voidaan mahdollisesti välttää kokonaan tai ainakin niiden vaikutusta voidaan pienentää. Varautumalla riskeihin jo ennakkoon vältytään toivon mukaan siltä, että kaikki aika menisi havaittuihin ongelmiin reagoimisessa, eikä varsinaisessa tavoitteellisessa kehitystyössä. 2 Riskienhallintakäytännöt 2.1 Yleistä Riskienhallinnasta yleisellä tasolla projektissa vastaa Mika Lindroos yhdessä muun riskienhallintaryhmän kanssa. Tähän ryhmään kuuluvat lisäksi Niilo Fredrikson, Tuomas Heino ja Marc Josefsson. Lisäksi yksittäisille havaituille riskeille on nimetty vastuuhenkilöt siten, että jokaisesta riskistä vastaa henkilö, jonka vastuualueeseen riski kuuluu. Riskienhallinnassa sovelletaan Riskit-menetelmää riskien identifioinnissa ja Riskit Paretoluokittelumenetelmää[1] niiden priorisoinnissa. Riskejä hallitaan riskienhallintaryhmän toimesta erillisissä kokouksissa. Näitä kokouksia pyritään järjestämään säännöllisesti kerran kuukaudessa (vastaa keskimäärin yhtä kertaa iteraatiota kohden). Tarpeen vaatiessa myös kuka tahansa muu ryhmäläinen, ryhmän asiakas tai ryhmän mentor voivat kutsua riskienhallintaryhmän koolle. Kokouksissa käydään läpi projektin ja seurannassa olevien riskien tila. Lisäksi käydään läpi onko tullut esiin uusia riskejä tai uusia tekijöitä, jotka vaikuttaisivat vanhoihin jo seurannassa oleviin riskeihin. Riskienhallinnalla pyritään seuraamaan projektin suorittamisen kannalta merkittäviä riskejä. Riskien hallinnassa mukana olevat riskit on valittu siten, että niiden todennäköisyys tai kriittisyys on merkittävä. Hyvin epätodennäköiset tai merkityksettömät riskit on jätetty kokonaan systemaattisen tarkkailun ulkopuolelle, koska näihin varautuminen voisi viedä huomattavan määrän resursseja verrattuna saavutettavaan hyötyyn. Ensimmäisessä vaiheessa on keskityttiin tunnistamaan mahdollisimman suuri määrä projektiin liittyviä riskejä. Riskienhallintaryhmä kokoontui ensimmäisen toteutusvaiheen (I1) aikana analysoimaan tunnistettuja riskejä ja luokitteli ne prioriteetin mukaan. Tunnistettujen riskien osalta käytiin myös läpi ovatko ne jo jollain tasolla toteutuneet ja riskiryhmän ennuste siitä, mihin suuntaan riskin prioriteetti on kehittymässä tulevaisuudessa. Prioriteetin kehittymiseen suuntaan tai toiseen vaikutti sekä riskin todennäköisyyden että riskin realisoitumisesta aiheutuvan vahingon muuttuminen ajan kuluessa. Seuraavassa vaiheessa eli toisen toteutusvaiheen (I2) aikana riskiryhmä kokoontuu tarkistamaan ennusteensa jo tunnistettujen riskien osalta ja arvioimaan tarvittavia muutoksia riskien luokitteluun. Mikäli tarvetta esiintyy, voidaan suunnitelmaan lisätä uusia tunnistettuja riskejä jo aiemmin.
T-76.115 Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö/ 5(6) 2.2 Uudet ohjeet iteraation I2 aikana Iteraation I2 aikana riskienhallintakurssilta saatiin uusia ohjeita, ja niiden mukaisesti luotiin viisi uutta dokumenttia: Riskirekisteri Executive Report (viisi tärkeintä riskiä) Riskienhallinnan toimenpiteet Lista identifioiduista riskeistä aihealueittain Kokemuksia riskienhallinnasta Riskienhallintakurssia ei ole synkronoitu kovin hyvin kurssiin T-76.115 riskien raportointi kulkee yhden iteraation jäljessä, jos se tehdään riskienhallintakurssin aikataulun ja materiaalien mukaisesti. Tämän takia täysimittaista riskien uudelleenarviointia I2:n kokemusten pohjalta ei I2:n aikana tehty. 3 Riskiskenaariot Tässä dokumentissa ei enää ylläpidetä riskiskenaarioita, ajantasainen lista löytyy erillisestä riskirekisteristä (uudelleenorganisointi liittyy kurssin puolesta annettuihin uusiin ohjeisiin, joista on lisätietoa edelle kohdassa 2). 4 Riskien priorisointi Riskit on priorisoitu käyttäen Riskit Pareto-menetelmää[1]. Hieman yksinkertaistettuna se tarkoittaa sitä, että alla olevassa taulukossa kaikkein kriittisin riski on vasemmassa yläkulmassa ja vähiten kriittinen oikeassa alakulmassa. Riski on toista kriittisempi, mikäli sekä sen vahinko että prioriteetti ovat suuremmat kuin toisella riskillä. Taulukossa siis kaikki riskit, jotka ovat tarkasteltavana olevasta riskistä oikealle ja alas ovat vähemmän kriittisiä kuin tarkasteltava riski. Niiden riskien osalta, jotka ovat suurempia vain vahingoltaan tai prioriteetiltaan, ei voida suoraan määritellä kumpi on kriittisempi. Taulukko 2: Riskien priorisointi vahingon ja prioriteetin mukaan Prioriteetti Vahinko Erittäin korkea Korkea Keskisuuri Alhainen Erittäin alhainen Erittäin korkea a1, b4 b1 c1, d4 a5 Korkea a3, d2 a7 Keskisuuri b3 a8, b2, d1 Alhainen a2 a6 d3 Erittäin alhainen c2, d5 a4
T-76.115 Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö/ 6(6) Viitteet [1] Risk Management T-76.633-luentokalvot, s.14, Jyrki Kontio, viitattu 21.11.2003, http://www.soberit.hut.fi/t-76.115/03-04/ohjeet/lectures/t-76.633_rm2nd.pdf Liitteet