Sivu 1/5 JOENSUUN KAUPUNKI SISÄISEN TARKASTUKSEN YKSIKKÖ TARKASTUSPÄÄLLIKKÖ TIMO MANNINEN TARKASTUSSIHTEERI SEIJA KUNNASLUOTO SISÄISEN TARKASTUKSEN YKSIKÖN TOIMINNAN TOTEUTUMISEN VUOSIYHTEENVETO 2015 Jakelu: Kaupunginhallitus Sisäisen tarkastuksen toimikunta 26.2.2016 Sisäisen tarkastuksen yksikön arkistointi
Sivu 2/5 SISÄISEN TARKASTUKSEN YKSIKÖN TOIMINNAN TOTEUTUMINEN VUODELTA 2015 Johdanto Kaupunginhallituksen tehtävänä on hallintosäännön mukaan huolehtia sisäisen valvonnan järjestämisestä. Kaupunginjohtajan tehtävänä on vastata sisäisestä valvonnasta. Tuottajaorganisaation lauta- ja johtokuntien yleisenä tehtävänä on toimialallaan vastata sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Sisäisen tarkastuksen yksikkö on osa johdon ohjaus- ja valvontajärjestelmää, joka tarkastaa ja arvioi sisäisen valvonnan järjestelmiä, toimintojen lain- ja päätöksenmukaisuutta sekä tarkoituksenmukaisuutta. Sisäisen tarkastuksen yksikön toimintavuosi 2015 Sisäisen tarkastuksen yksikkö on tarkastanut eri toimintaketjuja sisäisen tarkastuksen toimikunnan hyväksymän tarkastussuunnitelman mukaisesti tilikauden aikana. Tarkastustyö on kussakin kohteessa tehty avoimuuden ja vuorovaikutuksen periaatteella. Tarkastustyö kohdistui erilaisiin toimintaketjuihin (mm. kirjanpito, hankinnat, riskienhallinnan arviointi, toimivaltuudet). Suoritettiin muun muassa erillistoimeksiantoja, tehtiin konsultointia hallintokunnille jne.. Tehtiin Riskienhallinnan muutosten ja toimenpiteiden raportointi kaupunginhallitukselle 2.11.2015. Raportointi kohdistui Vakuutusyhtiö Pohjolan riskienhallinnan arvioinnissa vuonna 2014 mukana olleisiin hallintokuntiin, liikelaitoksiin, tytäryhtiöihin. Lisäksi riskiarvioita pyydettiin joiltakin ei Pohjolan riskiarvioinnissa mukana olleilta yksiköiltä. Toimintavuonna valmisteltiin sisäisen valvonnan toimintaohjeen sekä sisäisen tarkastuksen toimikunnan ja yksikön toimintasäännön muuttaminen kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi. Valmisteltiin Joensuun kaupungin ja kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet -asiakirjan muuttaminen kaupunginvaltuuston hyväksyttäväksi. Lisäksi avustettiin tarkastuslautakuntaa tarkastussäännön muuttamisessa kaupunginvaltuuston hyväksyttäväksi. Toimintavuonna tehtiin Sähköisen arkistoinnin kehittämishankkeeseen (Sarke) tiedonohjaussuunnitelman käsittelyvaiheita sisäisen tarkastuksen yksikön, tarkastuslautakunnan ja kaupungin tilintarkastajien osalta.
Sivu 3/5 Valmisteltiin selonteot sisäisen valvonnan ja erikseen konsernivalvonnan järjestämisestä sisäisen tarkastuksen toimikunnan käsiteltäväksi ja edelleen kaupungin tilinpäätöksen toimintakertomuksessa kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi. Sisäisen tarkastuksen yksikkö valmisteli ja toteutti toimitilamuuton 25.11.2015 osoitteeseen Siltakatu 18, 2. kerros oman yksikön, tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajien osalta. Kaupungin eri hallintokunnat ja liikelaitokset tekevät omana työnään sisäistä tarkastusta vuosittain laatien siitä tarkastusraportin, jonka kukin toimittaa sisäisen tarkastuksen yksikköön helmikuun 2016 loppuun mennessä. Yksikkö käy tarkastusraportit läpi, tekee niistä yhteenvedon sisäisen tarkastuksen toimikunnalle sekä antaa ne myös tilintarkastajien käsiteltäväksi. Yksikkö valmisteli vuosittaisen talousarvion sisäisen tarkastuksen yksikön ja tarkastuslautakunnan osalta sekä seurasi talousarvion toteutumista. Yksikkö avusti tilintarkastajia erinäisissä asioissa sekä avustaa tilinpäätöksen tarkastamista kevättalvella. Yksikkö avusti tarkastuslautakuntaa valtuustokyselyn toteuttamisessa. Sisäisen tarkastuksen yksikön henkilöstö on osallistunut ja osallistuu myöhemmin keväällä mm. seuraaviin toimialansa koulutuksiin ja informaatiotilaisuuksiin: 20.8.2015 Lappeenrannan kaupungin sisäisen tarkastuksen yksikön vierailu Joensuussa. Tarkoituksena tutustua ja vertailla Lappeenrannan yksikön toimintaa ja työtehtäviä oman yksikkömme tuottamaan toimintaan 27.8.2015 Tarkastuslautakuntien koulutuspäivään Joensuussa 29.9.2015 Lappeenrannassa järjestettyyn koulutukseen uudistuneesta Kuntalaista 2.2.2016 asianhallintajärjestelmän Dynasty 6.3 version käyttöönotto koulutukseen 15.3.2016 uuden luottamushenkilöverkkopalvelun pääkäyttäjä/pöytäkirjanpitäjä koulutukseen 29.3.2016 uuden hankintalain merkittävämmät muutokset koulutukseen Tiedepuistolla. Sisäisen tarkastuksen yksikkö tuotti vuonna 2015 myös alla mainittujen kolmen eri toimielimen yhteensä 24 kokouksen järjestelyt ja sihteerityöt. Lisäksi tarkastuspäällikkö osallistui 4 sosiaalija terveystoimen yhteistoiminta-alueen tarkastamisen toimikunnan kokoukseen edellä mainittujen kokousten lisäksi.
Sivu 4/5 Sisäisen tarkastuksen yksikön tarkastustoimintaan tuottamat suoritteet toimielimille Sisäisen tarkastuksen toimikunta Sisäisen tarkastuksen toimikunta on osa kaupunkikonsernin sisäistä valvontajärjestelmää. Kaupunginhallitus asetti 7.4.2015 145 sisäisen tarkastuksen toimikunnan toimikaudeksi 2015-2016. Toimikunnan toimialaan kuuluvat kaikki ne tehtävät, jotka hallintosäännön 9 :n 1. mom. 13 kohdassa on kaupunginhallituksen tehtäväksi määritelty. Toimikunta kokoontui vuoden 2015 aikana 3 kertaa. Sisäisen tarkastuksen yksikkö on tuottanut kokousjärjestelyt. Tarkastuspäällikkö on toiminut kokousten esittelijänä, sihteerinä, pöytäkirjanpitäjänä. Toimikunta on käsitellyt mm. sisäisen tarkastuksen yksikön tekemät tarkastuskohteiden työmuistiot sekä eri ohjeiden päivittämiset yksikön valmistelemat selonteot sisäisen valvonnan ja erikseen konsernivalvonnan järjestämisestä saatettavaksi kaupungin tilinpäätöksen toimintakertomukseen, jonka kaupunginhallitus hyväksyy riskienhallinnan muutosten ja toimenpiteiden raportin saatettavaksi kaupunginhallitukselle tiedoksi. hallintokuntien ja liikelaitosten omana työnään tekemät sisäistä tarkastusta koskevat raportit, joista sisäisen tarkastuksen yksikkö on tehnyt yhteenvedon ja esitellyt sen toimikunnan kokoukselle hyväksynyt sisäisen tarkastuksen yksikön tarkastussuunnitelmat. Tarkastuslautakunta Kuntalain mukaan tarkastuslautakunta valmistelee mm. valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioi, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Sisäisen tarkastuksen yksikkö on tehnyt vuonna 2015 tarkastuslautakunnan 17 kokouksen valmistelutyöt, kokousjärjestelyt ja täytäntöönpanot sekä toiminut sihteerinä ja pöytäkirjanpitäjänä avustanut tarkastuslautakuntaa kauden arviointikertomuksen tekemisessä avustanut tarkastuslautakuntaa tarkastussäännön muuttamisessa uuden kuntalain mukaiseksi järjestänyt vuosittaisen arviointi- ja tilintarkastuskertomuksen luovutustilaisuuden pyytänyt tarkastuslautakunnan toimeksiantojen pohjalta erillisselvityksiä hallintokunnilta kokoustyöskentelyä varten
Sivu 5/5 tehnyt tarkastuslautakuntaa koskevien palkkioiden ja muiden maksujen maksatukset valmistellut vuosittaisen talousarvion tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajien osalta sekä seurannut talouden toteutumista. Lisäksi sisäisen tarkastuksen yksikkö on avustanut kaupungin tilintarkastajia erinäisissä asioissa. Sosiaali- ja terveystoimen yhteistoiminta-alueen tarkastamisen toimikunta Joensuun kaupungin tarkastuslautakunta asetti 22.1.2014 yhteisen toimikunnan sosiaali- ja terveystoimen yhteistoiminta-alueen tarkastamista varten Kontiolahden ja Outokummun tarkastuslautakuntien kanssa. Tilikaudesta 2015 lähtien Kontiolahden tarkastuslautakunta ei ole enää osallistunut toimikunnan kokoustyöskentelyyn. Toimikunta tuottaa tietoa sosiaali- ja terveystoimen yhteistoiminta-alueen toiminnasta tarkastuslautakunnille. Toimikunnan kokouksia oli vuonna 2015 yhteensä 8, joista sisäisen tarkastuksen yksikkö on tuottanut 4:n kokouksen yleiset kokousjärjestelyt, valmistelu- ja sihteerityöt sekä täytäntöönpanot kuntien vuorojärjestelyperiaatteen mukaisesti. Tarkastuspäällikkö on ollut osallisena kaikissa 8:ssa kokouksessa. Joensuu 11.2.2016 Timo Manninen tarkastuspäällikkö Seija Kunnasluoto tarkastussihteeri