TOIMINTASUUNNITELMA 2017-2018 1. LIITE OHJELMASUUNNITELMAAN Vuosi 2017 Kokonaisuus Toimenpiteet Kuukausi Tammikuu Vaihe 1 : - Ohjelman strategisen viitekehyksen selvittäminen ja alustava suunnittelu seudun kuntien ja Tampereen kaupungin tahtotilan näkökulmasta. - päätavoitteiden. - Toimintaympäristön mahdollisuuksien selvittämistä kuntien ja sidosryhmien kanssa. - Seudullisen ohjaus- ja johtamisrakenteen - Sopimusten valtion toimijoiden ja kokeilualueen kuntien kesken - TE-hallinnosta siirtyvän henkilöstömäärän sekä valtiolta siirtyvien resurssien neuvottelu - Perehtyminen työllisyydenhoidon (TYPA) yksikön toimintaan. - Infot henkilöstölle muutoksesta Helmikuu Vaihe 1 : - Valtakunnallinen yhteistyö muiden kokeilualueen kanssa - Kokeilualueella kuntien keskinäisestä työnjaosta ja vastuista sopiminen (lähipalvelu, keskistetyt palvelut, yhteiset tehtävät) - Kuntien yhteisten kustannusten haarukointi, alustavan budjetin - Neuvotteluja kokeilun keskeisten sidosryhmien kanssa kokeilun toteutukseen liittyvästä yhteistyöstä - Sidosryhmätyöpajat palvelujen suunnittelemiseksi (HR-yritykset, koulutus, yhdistykset, elinkeinotoimijat) - Digiratkaisujen ja tietojärjestelmäratkaisujen suunnittelu - Lakisääteisten tehtävien haltuunotto seudun kunnissa alkaa. Nimetään seudulliset ryhmät kuntien ja TE-hallinnon kanssa. Vastuutetaan teemakohtainen.
- Tilaneuvottelut laajentumisesta johtuen - Riskianalyysi kokeiluun liittyen valmistuu Maaliskuu Vaihe 1 Huhtikuu Vaihe 1 : : - Lausunto kokeilulaista ja yhteistyösopimusten hyväksyminen kunnissa - vision, mission ja hyötytavoitteiden määrittely seudullisessa työpajassa - Ohjelman projektisuunnitelma valmistuu - Palkataan palvelupäällikkö prosessivastaavaksi TYPA an TEhallinnosta - Viestintäsuunnitelman seudullisena yhteistyönä alkaa - Seudullisen toimintamallin ja lakisääteisten tehtävien haltuunotto kunnissa syvenee, vaihe kaksi - TYPA n uuden toimintamallin - Muutoskeskustelut TYPA n koko henkilöstön kanssa alkavat - YT-neuvottelu TYPA alkaa - YT-neuvottelu TE-toimistossa alkaa - Henkilöstöinfot kunnissa - YTR käsittelyt tarpeen mukaan kunnissa - Muutosvalmennuksen hankinta TYPA:ssa - operatiivisten tavoitteiden ja mittareiden määrittely seudun kuntien kanssa 4.4.2017 - Talousarvio 2018 tavoitteiden - Ohjelman käynnistämisestä päätetään kaupunginhallitus suunnittelukokous 18.4.2017 - yhteinen ja kuntien omat budjetit täsmentyvät, lisätalousarvio täsmentyy, Tampereella OSELA käsittelee lisätalousarvion - Kuntakohtaisten toimintasuunnitelmien tarkastelu projektiryhmässä - Kuntien toimintamallit täsmentyvät. TYPAN uusi toimintamalli valmistuu. Vastuut ja esimiehisyydet määritellään uudestaan.
Toukokuu Vaihe 1 Kesäkuu Vaihe 1 : : Ohjelman - Viestintäsuunnitelma täydentyy -ohjelmaksi, tiedottajan palkkaus - Hankehaku ohjelmaan liittyviin uusiin projekteihin - Osaamisen kehittämisen -kello valmistuu ja lakikoulutus ja lainsäädännön osaamisen vahvistaminen alkaa seudulla - TE-hallinnosta siirtyvä esimies- ja henkilöstötarve määritetään tehtävänkuvatasolla - Kuntien henkilöstön tehtävänkuvien ja ma.virkaratkaisut - Kuntien yhteinen henkilöstöpäivä (tulevaisuuspaja) kokeiluun liittyen 21.4.2017 - - Lisätalousarvio vuodelle 2017 hyväksyntään - HE kokeilulaista käsittelyssä eduskunnassa. - Seudullinen toimintamalli täsmentyy. Keskitetyt palvelut valmistuvat: (Kotouttaminen, työ- ja toimintakyky-yksikkö) - Asiakkaiden palveluprosessien suunnittelu käynnissä - Kuntakohtaisten toimintasuunnitelmien käsittely projektiryhmässä tarkastelu projektiryhmässä jatkuu - Määritellään asiakaspalveluun liittyvät kriittiset tehtävät, jotka oltava kunnossa kokeilun käynnistyessä - Neuvotellaan TE-hallinnon kanssa henkilöstösiirrot, Te-hallinnon henkilöstön osalta muutoskeskustelut käynnistyvät - Asiakasviestintä palvelumuutoksesta alkaa - Henkilöstön osaamiseen liittyvät koulutukset ja perehdytykset käynnistyvät - Kehityskeskustelut TYPA ssa käynnistyvät - Henkilöstöinfot - Seudullinen toimintamalli kokeilun käynnistämisvaiheeseen valmistuu ja Asiakaspalvelun prosessit täsmentyvät - Kuntakohtaisten toimintasuunnitelmien käsittely jatkuu projektiryhmässä tarkastelu projektiryhmässä jatkuu
Heinäkuu Vaihe 2 suunnan - Varmistetaan projektiryhmässä ja kunnissa tärkeimpien tehtävien sujuvuus kokeilun alkaessa - TYPA n toimintamalli otetaan käyttöön, valmistellaan tiimikohtaiset tavoitteet, mittarit ja toimenpiteet (BSC) - TE-toimistosta siirtyvästä henkilöstöstä päätetään TEhallinnossa - Henkilöstöinfo TE-toimistosta siirtyvälle henkilöstölle kunnissa - Henkilöstökoulutukset jatkuvat - Kesälomien jaksottaminen lakisääteisten tehtävien hoitamiseen varautumisen vuoksi, jos kokeilu alkaa 1.7 - Asiakasviestintä tehostuu kunnissa yhteisen viestintäsuunnitelman mukaisena - Henkilöstöinfot - Kokeilu, Te- hallinnon henkilöstö siirtyy kuntiin - Kaikki voimavarat suunnataan käynnistämiseen ja tasapainottamiseen, lomien jaksotus - Jos kokeilun aloitus siirtyy, lomat keskitetään - Ennakoivia toimia yhdessä TEtoimiston kanssa sovitusti - Varaudutaan kriisiviestintään Elokuu Vaihe 2 suunnan - 2. mahdollinen alkamisaika - Kaikki voimavarat suunnataan käynnistämiseen ja tasapainottamiseen, lomien jaksotus Jos kokeilun aloitus siirtyy, lomat keskitetään ennen kokeilun aloittamisajankohtaa pidettäviksi - Varaudutaan kriisiviestintään - Esimiesten muutosvalmennus alkaa - Henkilöstökoulutus jatkuu - Viimeistään kaikki mittarit kunnossa - Tarkempi riskianalyysi v. 2018 valmistuu - Uuden kaupunkistrategian ja kuntien strategioiden huomioimen jatkossa - Toimintaympäristön muutosten huomiointi jatkon osalta
- Ohjelman jatkon Syyskuu Vaihe 2 suunnan Lokakuu Vaihe 2 suunnan - ensimmäinen kevyt väliarviointi kesäkaudesta. - Korjaavat toimet palvelutuotannossa, ellei ole voitu toteuttaa välittömästi - Palvelujen käyttöönottoa, kokeilua ja arviointia - Asiakkaat ja henkilöstö voimakkaasti mukana palvelujen suunnittelussa - 1. tuotteistaminen - Skenaariotyöskentely vuoden 2019 aikaan - Työpajat onnistuneista käytänteistä - Henkilöstöpäivä - SWOT suhteessa toimintaympäristön muutoksiin ja kasvupalvelulakiin sekä maakuntauudistukseen kokeiluun toimenpiteistä - Täsmennetään työllisyydenhoidon yksiköiden roolia suhteessa tulevaisuuden kunnan Marraskuu suunnan Joulukuu - jatkuu - Palvelujen jatkuva arviointi ja kehittäminen sekä korjaavat toimet - Kuntien työllisyydenhoidon toimintaajatuksen - Vuoden 2019 suunnittelu alkaa - Nykyisen ja palvelujen kriittinen arviointi ja korjaavat toimet - Vuoden 2019 osalta kokeilun operatiivinen täsmentyy (BSC) - Toimintastrategian vuoden 2019 jälkeiseen aikaan
Vaihe 5 Ohjelman toisen strategisen 2018 Q1 Vaihe 5 Ohjelman toisen strategisen - Palvelujen kehittäminen jatkuu - Toimintastrategian toimintaympäristön muutokset ja maakuntahallinnon ratkaisut huomioiden - Palvelujen kehittäminen kohdennetaan päivittyneen toimintastrategian mukaisesti - Palvelujen tuotteistaminen suuntautuu toimintastrategian mukaisesti (tammimaaliskuu) Q2 (huhtikesäkuu) - Vaihe 5 Ohjelman toisen strategisen Q3 (heinä-elokuu) Vaihe 6
toisen toimenpano, Q4 (syysjoulukuu) Vaihe 7 päättyy Vaihe 6 toisen toimenpano, Vaihe 8 Ohjelman päättämiseen liittyvät toimet käynnistyvät, toiminta jatkuu sovituin osin