Kaarelan alueurakka 1 (11) ESPD SOVELTUVUUSVAATIMUKSET JA OHJE ALOITETAAN! Ohjeet ja soveltuvuusvaatimukset Tässä liitteessä annetaan tarjoajille ohjeet ESPD-asiakirjan täyttämisestä sähköisessä palvelussa. Lisäksi tässä asiakirjassa on kerrottu tarjoajan soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset. Tarjouspyynnön liitteenä 2 on ESPD-kooditiedosto. 1. Tallenna tarjouspyynnön liitteenä 2 oleva HKR Kaarela Liite 2 ESPD ladattava lomake.xml -tiedosto tietokoneellesi 2. Mene www-sivulle: http://ec.europa.eu/growth/espd 3. Valitse kieli 4. Kuka olet? Valitse Talouden toimija 5. Mitä haluat tehdä? Valitse ylempi vaihtoehto tuoda yhteisen eurooppalaisen hankinta-asiakirjan 6. Lataa selaa painikkeesta edellä mainittu.xml tiedosto järjestelmään Tietoa xml-tiedostoista: kyseiset tiedostot sisältävät xml-koodia. Jos avaat tiedoston, sen sisältö on pelkkää koodia, eli sen ei kuulukaan näyttää kokonaiselta asiakirjalta. Älä tee mitään muutoksia tiedoston sisältöön! Käyntiosoite: Elimäenkatu 5, Helsinki 51 Postiosoite: PL 1500, 00099 Helsingin kaupunki Puhelin 09 310 1661, Faksi 09 310 38655, www.hkr.hel.fi Besöksadress: Elimägatan 5, Helsingfors 51 Postadress: PB 1500, 00099 Helsingfors stad Telefon (09) 310 1661, Fax (09) 310 38655, www.hkr.hel.fi
Suutarilan alueurakka 2 (11) 7. Valitse kotivaltiosi 8. Paina seuraava 9. Ryhdy täyttämään lomaketta kohdasta II alkaen Jaksossa A voidaan ilmoittaa myös, onko tarjoaja tai ehdokas pk-yritys. Pkyrityksen määritelmä käy ilmi kohdassa ilmoitetusta infopainikkeesta. Samoin voidaan ilmoittaa, onko tarjoaja tai ehdokas suojatyökeskus tai yhteiskunnallinen yritys. Edelleen voidaan ilmoittaa, onko ehdokas tai tarjoaja merkitty mahdolliseen hyväksyttyjen tarjoajien tai ehdokkaiden viralliseen luetteloon (tähän voi merkitä Ei sovelleta ). Näiden tietojen ilmoittamisella ei ole vaikutusta kilpailutuksessa. Jakson A kohdassa e pyydetään tietoja kysymyksestä Kykeneekö talouden toimittaja toimittamaan todistuksen sosiaaliturvamaksujen ja verojen maksamisesta tai antamaan tiedot, joiden avulla hankintaviranomainen tai - yksikkö voi hankkia kyseisen todistuksen suoraan minkä tahansa jäsenvaltion maksuttomasta tietokannasta?. Tässä kohdassa tarjoajaa suositellaan ilmoittamaan, että sosiaaliturvamaksujen ja verojen maksamisesta voidaan esittää Verohallinnosta saatava todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus. Lisäksi sähköisestä ytjjärjestelmästä (www.ytj.fi) saadaan tieto yrityksen mahdollisesta
Suutarilan alueurakka 3 (11) verovelasta. Sähköisen verkko-osoitteen (www.ytj.fi) voi syöttää kohtaan Jos kyseiset asiakirjat ovat saatavilla sähköisesti, annetaan seuraavat tiedot. A-osassa voidaan ilmoittaa lopuksi se, osallistuuko ehdokas tai tarjoaja hankintamenettelyyn yhdessä muiden tarjoajien tai ehdokkaiden kanssa. Jos ehdokas tai tarjoaja on ryhmittymä, tarjoukseen on liitettävä oma yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja jokaisesta ryhmittymän jäsenestä. Hankintaa ei ole jaettu osiin, joten kohtaa Tarvittaessa osa(t), jo(i)ta koskevan tarjouksen talouden toimija haluaa tehdä jätetään tyhjäksi. 10. Täytä kohdat B ja C. 11. Kohdan D voi jättää tyhjäksi. Hankintayksikkö ei tässä tarjouskilpailussa vaadi täyttämään näitä tietoja. Jatka eteenpäin painamalla Seuraava. 12. Seuraavaksi täytä osan III pakollisia poissulkuperusteita (mainitut rikokset) koskevat tiedot järjestyksessä. Kohtaan Onko tämä tieto saatavilla sähköisesti voi merkitä Ei, sillä tällä hetkellä Suomessa rikosrekisteriotteet eivät ole saatavilla sähköisesti.
Suutarilan alueurakka 4 (11) 13. III osan B-jaksossa ilmoita, onko organisaationne rikkonut verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyviä velvoitteita. Jos ilmoitatte Kyllä, avautuu lisäkohtia, joissa lisätiedot ilmoitetaan. Koska Suomessa verojen ja sosiaaliturvamaksujen velvoitteiden rikkominen osoitetaan useimmissa tapauksissa muutoin kuin lainvoimaisella oikeudellisella tai hallinnollisella päätöksellä, ehdokasta tai tarjoajaa suositellaan täyttämään kohtaan Onko velvoitteiden rikkominen todettu muutoin kuin oikeudellisella tai hallinnollisella päätöksellä vastaukseksi Kyllä siinä tapauksessa, että tarjoaja on rikkonut vero- ja sosiaaliturvamaksuvelvoitteiden suorittamista. Tämän lisäksi kohtaan Syötä kuvaus käytetyistä välineistä voi ilmoittaa, että Suomessa verojen tai sosiaaliturvamaksujen maksamatta jääminen osoitetaan verovelkatodistuksella. Jos III osan jaksossa B ilmoitetaan vastaukseksi Kyllä, ehdokas tai tarjoaja voi vielä ilmoittaa, onko se kuitenkin jo suorittanut maksut tai sopinut sitovasta järjestelystä maksamatta jääneiden verojen tai sosiaaliturvamaksujen maksamisesta. 14. III-osan C-jakso. Täytä tässä osiossa näkyvät kohdat järjestyksessä.
Suutarilan alueurakka 5 (11) 15. III osan D-jaksossa tarjoaja ilmoittaa, onko se tai sen johtohenkilö tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla tuomittu rikoslain 47 luvun 3 a :n mukaisesta kiskonnantapaisesta työsyrjinnästä (= puhtaasti kansallinen poissulkuperuste). Tällä hetkellä rikosrekisteriotteet eivät ole saatavissa rajoituksetta sähköisesti, joten ehdokkaita ja tarjoajia suositellaan täyttämään kohtaan Onko tämä tieto saatavilla sähköisesti vastaukseksi Ei. Jatka eteenpäin painamalla Seuraava. 16. Osassa IV Valintaperusteet, kohdissa A-D tarjoaja ilmoittaa, täyttääkö se hankintayksikön asettamat vaatimukset. Alla on Rakennusviraston tässä hankinnassa noudattamat ja täytettäväksi merkityt kohdat vähimmäisvaatimuksineen: A: Soveltuvuus / Asiaankuuluvaan ammattirekisteriin merkitseminen: Suomessa kaupparekisteri.
Suutarilan alueurakka 6 (11) B: Taloudellinen tilanne ja rahoitusasema / Liikevaihto Hankintaa koskeva liikevaihtovaatimus on vähintään 2.500.000 /vuosi viimeisen kolmen vuoden ajalta. Jos tarjous tehdään ryhmittymänä, riittää, että ryhmittymä yhdessä täyttää liikevaihtovaatimuksen. (Tietoja ei tarvitse ilmoittaa useammalta kuin kolmelta viime vuodelta ESPD:n sarakkeista huolimatta.) Vastaus ilmoitetaan ESPD-lomakkeella. Ammatillinen vastuuvakuutus: Vaatimus: Tarjoajalla on toiminnassaan kattava vastuuvakuutus. Vakuutus on voimassa koko sopimuskauden. Vastaus ilmoitetaan ESPD-lomakkeella. Muut taloudelliset tai rahoitusta koskevat vaatimukset: Tarjoajan taloudellisten edellytysten on oltava hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Tarjoajan taloudellisen tilanteen on oltava sellainen, että se Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa on
Suutarilan alueurakka 7 (11) vähintään tyydyttävä A tai riskiluokka on 1-3 tai sen katsotaan tilinpäätöstietojen tai muun vastaavan selvityksen mukaan olevan vastaava. Tarjoaja, jonka luokitus Suomen Asiakastieto Oy:n ratingluokituksessa on C taikka riskiluokituksessa 5, suljetaan tarjouskilpailusta. Tarjoaja, jonka ratingluokitus on B taikka riskiluokitus on 4, voidaan sulkea tarjouskilpailusta siinä tapauksessa, ettei tarjoaja kykene esittämään luotettavaa selvitystä toimenpiteistä, joihin se ryhtyy tai on ryhtynyt taloudellisen tilanteensa parantamiseksi. Ilmoita Rating Alfa -luokitus ESPD-lomakkeella kohdassa Syötä kuvaus. C: Tekninen ja ammatillinen pätevyys: Palveluhankintasopimukset: tietyntyyppisten palvelujen suorittaminen Tarjoajalla on oltava vähintään yksi (1) hankinnan kohdetta vastaava referenssi eli aiempi toimitus. Vastaavana pidetään omajohtoisia alueurakoita sopimuksen arvon, maantieteellisen laajuuden sekä tehtävien monipuolisuuden mukaan arvioituna. Kaikkien näiden vaatimusten (omajohtoisuus, arvo, laajuus ja monipuolisuus) on täytyttävä. Omajohtoisuus edellyttää, ettei referenssinä voida huomioida aliurakointina hankittua kokemusta. Referenssi ei saa olla kolmea (3) vuotta vanhempi tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Vastaus ilmoitetaan ESPD-lomakkeella. Ilmoita sarakkeissa referenssin lyhyt kuvaus, sopimuksen arvo (kohdassa Määrä ), sopimuskauden alkamisajankohta, tilaajan nimi, yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero (kohdassa Tuensaajat ). Ympäristöasioiden hallintatoimenpiteet Tarjoajalta vaaditaan kykyä toteuttaa urakka niin, että ympäristövaikutukset ovat mahdollisimman pienet koko urakan keston ajan. Tarjoajalla on oltava ympäristöasioiden hallinnointijärjestelmä, jossa on kuvattu ympäristöasioiden hallintaa vähintään toiminnan eri vaiheissa sekä kuljetuksissa, materiaalihankinnoissa, jätehuollossa ja jätteen vähentämisessä. Tarjoaja voi osoittaa vaatimuksen täyttymisen myös sertifioidulla ympäristöasioiden hallinnointijärjestelmällä (esim. ISO 14001).
Suutarilan alueurakka 8 (11) Tarjoajan ei tarvitse liittää selvitystä ympäristöasioiden hallinnointijärjestelmästä tarjoukseensa, vaan kilpailutuksen voittajalta pyydetään kirjallinen selvitys ennen sopimuskatselmusta. ESPD-lomakkeella tarjoajaa pyydetään vakuuttamaan, että sillä on ympäristöasioiden hallinnointijärjestelmä tai että sellainen laaditaan ennen sopimuskatselmusta. ESPD-lomakkeen vastauslokerossa ( Kuvaa kyseisiä toimia ) tarjoaja voi lyhyesti ilmoittaa, hyväksyvänsä ehdon sekä ilmoittaa sitoutuvansa toimittamaan selvityksen ympäristöasioiden hallinnointijärjestelmästä voittaessaan kilpailutuksen. (Vastauksen voi muotoilla esimerkiksi näin: Sitoudumme tilaajaan asettamiin ympäristöasioita koskeviin ehtoihin. Meillä on ympäristöasioiden hallinnointijärjestelmä viimeistään sopimuskauden alkaessa ja toimitamme pyydettäessä selvityksen järjestelmästä ennen sopimuskatselmusta. ) Työvälineet, kalusto ja tekniset laitteet: Tarjoaja vakuuttaa, että sillä on hankinnan kohteen kannalta riittävät työvälineet, kalusto, tekniset laitteet ja henkilöstö käytettävissään koko sopimuskauden ajan. Vastaus ilmoitetaan ESPD-lomakkeella kuvailemalla käytettävissä olevaa välineistöä. Vastaukseksi riittää lyhyt toteamus vaatimuksen täyttymisestä. 17. Loppu V-osaan Kelpuutettujen ehdokkaiden määrän vähentäminen EI anneta vastausta, sillä kyseessä ei ole rajoitettu menettely.
Suutarilan alueurakka 9 (11) 18. VI osa: Loppulausumat. Halutessasi voit tulostaa täyttämäsi ESPD-lomakkeen, jolloin organisaationne voi allekirjoituksellaan vahvistaa lomakkeella annetut tiedot. Allekirjoitus ei ole välttämätön. Lopuksi voit tallentaa ja tulostaa kooditiedoston. Suutarilan alueurakkakilpailutuksessa ESPD-lomake pyydetään toimittamaan tarjouksen mukana pdf-tiedostona. Pdf-tiedostoksi muuttaminen: paina Tulosta -painiketta. Sen jälkeen varsinainen tulostus pitää tehdä internet-selaimen tulostustoiminnolla. Jos käytössäsi on pdf-tulostus, voit tulostaa raportin pdf-muotoon ja liittää pdftiedoston tarjoukseen. Jos lisäksi haluat viedä lomakkeen xml-muotoon, paina Vie painiketta. Syntyy oletuksena tiedosto, jonka nimi on espd-response.xml. Myös näin luodun xml-tiedoston voi liittää tarjoukseen.
Suutarilan alueurakka 10 (11) 19. Xml-tiedoston uudelleenkäytettävyys: Voit myöhemmin käyttää samaa xmltiedostoa jossain muussa tarjouskilpailussa, jossa vaaditaan täyttämään ESPDlomake. Silloin sinun ei tarvitse täyttää kaikkia kohtia uudelleen. Jos haluat käyttää tiedostoa uudelleen, ota silloin ko. tarjouspyynnöstä hankintayksikön liittämä xml-request-tiedosto, ja liitä se, sekä tässä tallentamasi oma xmltiedostosi palvelun etusivulla Yhdistä kaksi yhteistä eurooppalaista hankintaasiakirjaa toiminnolla kuten alla: 20. Tarkastettavat asiakirjat Kilpailutuksen voittajalta tarkastetaan ESPD-lomakkeella ilmoitettujen soveltuvuusvaatimusten täyttyminen ennen sopimuksen allekirjoittamista. Tarkastus tehdään mm. seuraavat rekisterit ja todistukset läpikäymällä: 21. Linkkejä ja lisätietoja - Kaupparekisteri - Ennakkoperintälain mukainen ennakkoperintärekisteri ja työnantajarekisteri - Arvonlisäverolain mukainen arvonlisäverovelvollisten rekisteri - Sijoittumismaan lainsäädännön mukaisten verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksaminen - Suomen lainsäädännön mukaisten verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkemaksujen maksaminen jos tarjoaja on Suomessa verovelvollinen ja velvollinen maksamaan sosiaaliturvamaksuja - Hankintalain mukainen rikosrekisteriote - Tilinpäätöstiedot - Suomen Asiakastiedon Rating Alfa raportti - Todistus vastuuvakuutuksen ottamisesta ja voimassaolosta HILMAn ESPD-tiedote: https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/news/espd_ohjeita Työ- ja elinkeinoministeriön ESPD-ohje: http://www.tem.fi/files/45062/espd-ohje.pdf Julkisista hankinnoista annetut EU-direktiivit: http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/fi/txt/?uri=oj:l:2014:094:toc
Suutarilan alueurakka 11 (11) EU-asetus ESPD-lomakkeen käyttämisestä: http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/en/txt/?uri=oj:jol_2016_003_r_0004 Komission ESPD-palvelu: http://ec.europa.eu/growth/espd