PÖYTÄKIRJA 2/2013 1 (12) YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON KOKOUS Aika Torstaina 21. päivänä helmikuuta 2013 klo 17.00 18.15 Paikka Kuusankosken seurakuntakeskus, Sali,, 45700 Kuusankoski Läsnä Gärdström Keijo yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Rasimus Risto varapuheenjohtaja Terttu Halme varsinainen jäsen Marke Heijala varsinainen jäsen Ritva Janhunen varsinainen jäsen Reino Koivusaari varsinainen jäsen Vesa Parvinen varsinainen jäsen Sakari Smeds varsinainen jäsen Kari Soininen varsinainen jäsen Tero Suutari varsinainen jäsen Rikala Tuula yht. kirkkovalt. pj Heinonen Heikki Anjalankosken seurakunnan kirkkoherra Sipponen Päivi Elimäen seurakunnan kirkkoherra Ylikangas Kimmo Kuusankosken seurakunnan kirkkoherra Marttila Marko Valkealan seurakunnan kirkkoherra Hiltunen Ulla-Maija vs. viestintäpäällikkö Hernesaho Virpi talouspäällikkö, poissa 35 käsittelyn ajan, klo 17.14-17.23 Lahti Jyrki tietohallintopäällikkö Lonka Riitta hallintojohtaja Reijo Jukka kiinteistöpäällikkö Valapuro Kirsi toimistosihteeri, sihteeri Poissa Viljakainen Hannele yht. kirkkovalt. varapj. Leena Mänttäri varsinainen jäsen Marjatta Nykänen varsinainen jäsen Käsiteltävät asiat 28 Kokouksen avaus 29 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 30 Pöytäkirjantarkastajien valinta 31 Työjärjestyksen hyväksyminen 32 Anjalankosken seurakuntarahaston sääntöesitys 33 Vaalikelpoisuuden menettäminen 34 Taloustyöryhmän tavoite, tehtävät ja kokoonpano 35 Kouvolan ja Kotka-Kymin seurakuntayhtymien yhteinen virka 36 Tilinpäätösasiat
PÖYTÄKIRJA 2/2013 2 (12) 37 Hankintasäännön päivittämien 38 Kirkkopäivät 2015 39 Ilmoitusasiat 40 Muut mahdolliset asiat 41 Muutoksenhaku ja kokouksen päätös 28 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen 1.2.2013 virassa aloittaneen Anjalakosken kirkkoherra Heikki Heinosen pitämän alkuhartauden jälkeen. 29 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Yhteiseen kirkkoneuvostoon kuuluu puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi kymmenen jäsentä. KL 7:4,1 mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Jäsenten lisäksi kokouskutsu on lähetettävä niille henkilöille, joilla KJ 9:3 ja KJ 10:11 sekä ohjesäännön 3 nojalla on oikeus olla läsnä kokouksessa ja ottaa osaa keskusteluun, mutta ei päätöksen tekemiseen. Puheenjohtajan päätösesitys: Toimitetaan nimenhuuto ja todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus todettiin. 30 Pöytäkirjantarkastajien valinta Ohjesäännön 7 mukaan pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai yhteinen kirkkoneuvosto kokouksessaan. Sovitun käytännön mukaan aakkosjärjestyksessä seuraavat tarkastajat olisivat Ritva Janhunen ja Leena Mänttäri. Puheenjohtajan päätösesitys: Pöytäkirjantarkastajiksi valitaan Ritva Janhunen ja Leena Mänttäri. Tarkastusajankohdaksi esitetään tiistaita 26.2.2013 klo 9.00 15.00, Kuusankosken seurakuntakeskus, III krs, toimistosihteerin työhuone. Pöytäkirjantarkistajiksi valittiin Ritva Janhunen ja Vesa Parvinen, tarkastusajankohta päätösesityksen mukainen.
PÖYTÄKIRJA 2/2013 3 (12) 31 Työjärjestyksen hyväksyminen Ohjesäännön 5 mukaan yhteinen kirkkoneuvosto päättää asioiden käsittelyjärjestyksen. Kunkin asian esittelee viranhaltija, jonka tehtäväksi esittely on annettu seurakuntayhtymän asianomaisessa johtosäännössä tai erillisellä määräyksellä. Puheenjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy esityslistan mukaisen asioiden käsittelyjärjestyksen. Esittelijän ja esittelijän sijaisen puuttuessa kokouksesta esittelijänä toimii yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja. Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisena lisäyksellä, että muihin asioihin merkitään Palvelevan Puhelimen vapaaehtoisten päivystäjien koulutus. 32 Anjalankosken seurakuntarahaston sääntöesitys Anjalankosken seurakuntaneuvosto on kokouksessaan 4.12.2012, 134, hyväksynyt Anjalankosken seurakuntarahaston sääntöesityksen ja lähettänyt sen edelleen yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. Anjalankosken seurakunnan saaman testamenttilahjoituksen johdosta on tarpeellista tehdä Anjalankosken seurakuntarahasto -niminen rahasto. Rahastoon voidaan viedä kaikki seurakunnan ilman tarkempaa käyttötarkoitusta varten saamat testamentti- ja muut vastaavat lahjoitukset, joita ei käytetä saman tien. Rahastosääntöön tehdään liite, johon merkitään testamentit ja lahjoitukset. Lisäykset liitteeseen tehdään seurakuntaneuvoston päätöksellä. Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy 4.12.2012 Anjalankosken seurakuntarahaston sääntöesityksen (liite 1) ja lähettää sen yhteisen kirkkovaltuuston vahvistettavaksi. Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisena ja päätettiin lähettää yhteisen kirkkovaltuuston vahvistettavaksi. 33 Vaalikelpoisuuden menettäminen Yhteisen kirkkovaltuuston varajäsen Emilia Mahlio Anjalankosken seurakunnasta on muuttanut pois paikkakunnalta ja menettänyt vaalikelpoisuutensa (KJ 7:2). Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että se toteaa Emilia Mahlion menettäneen vaalikelpoisuutensa. Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisena.
PÖYTÄKIRJA 2/2013 4 (12) 34 Taloustyöryhmän tavoite, tehtävät ja kokoonpano Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyi 7.6.2012, 23, hallintotyöryhmä II laatiman Kouvolan seurakuntayhtymän organisaatiorakenteen. Talouspäällikön tueksi organisaatioon päätettiin perustaa talouden pitkän tähtäimen suunnitteluun pohjautuva taloustyöryhmä. Katsottiin, että yhteisen kirkkoneuvoston alaisuudessa työskentelevä taloustyöryhmä käsittelee kokonaistalouteen liittyviä pitkän aikavälin kehyksiä ja skenaarioita. Kirkkoneuvoston ohjesäännön 12 :n 16 kohdassa suunnittelutoimikunnan tehtäviin kuuluu pitkäntähtäimen toiminnan ja talouden suunnitteluun liittyvät asiat ja lisäksi muut kirkkoneuvoston erikseen antamat selvittely- ja valmistelutoimeksiannot. Vuonna 2009 on tarkemmin määritelty seurakuntasuunnittelutoimikunnan tehtävät, joita ovat mm. kokonaisstrategiapohjan luominen, strategian päivittäminen ja seuranta sekä määriteltyjen vuosittaisten painopistealueiden tarkoituksen täsmentäminen. Kirkkoneuvoston kokouksessaan 24.1.2013 valitsema työryhmä (kirkkoneuvoston jäsen Sakari Smeds, hallintojohtaja ja talouspäällikkö) on miettinyt taloustyöryhmän tavoitteita ja tehtäviä: Taloustyöryhmän tehtäviin sisältyy mm. budjettiprosessin linjoista keskustelu, näkemysten antaminen rahoitussuunnitteluun, pitkän aikavälin talouden suuntaviivojen kehitysehdotusten tekeminen, isojen rakenteellisten muutosesitysten ideointi ja prosessien nopeuttaminen, ym. kehittämistehtävät. Taloustyöryhmä ei tee päätöksiä vaan toimii talouspäällikön työn tukena. Taloustyöryhmä raportoi toiminnastaan yhteiselle kirkkoneuvostolle tarvittaessa ja vähintään kerran vuodessa. Työryhmän toimikausi on kaksi vuotta päättyen 30.4.2015. Työryhmän kokoonpanoksi on suunniteltu neljä jäsentä: hallintojohtaja, talouspäällikkö, lääninrovasti ja kirkkoneuvoston keskuudestaan valitsema jäsen, jolla on talousosaamista. Työryhmä kutsuu kokouksiinsa tilanteen mukaan 1 2 asiantuntijaa. Asiantuntijoilla tässä tarkoitetaan lähinnä kirkkohallituksen, suurten seurakuntayhtymien, muun julkishallinnon, liike-elämän ammattilaisia tai seurakuntayhtymän johtavia viranhaltijoita tilanteen mukaan. Ryhmä valitsee keskuudestaan puheenjohtajan. Lisäksi hallinnon sihteeri osallistuu kokouksiin kutsuttaessa. Taloustyöryhmän työskentelystä ja koollekutsumisesta vastaa talouspäällikkö. Taloustyöryhmä kokoontuu tarvittaessa. Työryhmän kokouksista tehdään muistio. Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto nimeää talouspäällikön tukena olevaan taloustyöryhmään hallintojohtajan, talouspäällikön, lääninrovastin ja kirkkoneuvoston jäsenen. Työryhmä kutsuu kokouksiinsa 1-2 asiantuntijaa tilanteen mukaan. Työryhmään kutsutaan hallinnon sihteeri tarvittaessa. Yhteinen kirkkoneuvosto nimesi talouspäällikön tukena olevaan taloustyöryhmään hallintojohtajan, talouspäällikön, lääninrovastin ja kirkkoneuvoston jäsen Sakari Smedsin. Työryhmä kutsuu kokouksiinsa 1 2 asiantuntijaa tilanteen mukaan. Työryhmän sihteerinä toimii hallinnon sihteeri tarvittaessa.
PÖYTÄKIRJA 2/2013 5 (12) 35 Kouvolan ja Kotka-Kymin seurakuntayhtymien yhteinen virka Kotka-Kymin seurakuntayhtymän ja Kouvolan seurakuntayhtymän hallintojohtajat ja yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajat ovat keskustelleet viime lokakuussa yhtymien välisestä yhteistyöstä ja sen kehittämisestä. Kotka-Kymin seurakuntayhtymä teki tuolloin aloitteen talouspäällikön viran tehtävien hoidosta. Kotka-Kymin seurakuntayhtymällä ei ole talouspäällikön virkaa, mutta heillä on nykyisellään tarvetta kehittä yhteistyötä tällä saralla. Jatkoneuvotteluissa on ollut mukana myös Kouvolan seurakuntayhtymän talouspäällikkö. Hän suhtautuu myönteisesti yhteisiin virkajärjestelyihin. Alustavasti on keskusteltu viran tehtävien jakautumisesta siten, että Kouvolan seurakuntayhtymän osuus olisi 60 prosenttia ja Kotka-Kymin seurakuntayhtymän 40 prosenttia. Yhteistyömuodot Yhteistoimintasopimus: Kirkkolain 12:1 mukaan seurakunnat voivat tehdä yhteistoimintaa sopimuspohjaisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että Kouvolan seurakuntayhtymä ja Kotkan seurakuntayhtymä voivat tehdä sopimuksen talouspäällikön viran tehtävien hoidosta. Talouspäällikkö on Kouvolan seurakuntayhtymän viranhaltija, jonka virantoimituspaikkana on Kouvolan seurakuntayhtymän taloustoimisto. Työnantajan oikeudet, vastuut ja velvoitteet ovat Kouvolan seurakuntayhtymällä. Viran palkkauskustannukset jaetaan työajan käytönmukaisessa suhteessa. Yhteinen virka: Uusi virkamieslakipaketti tuo tullessaan mahdollisuuden yhteisen viran perustamiselle. Kirkkojärjestyksen 6:1 perusteella 1.6.2013 alkaen kahdella tai useammalla samaan hiippakuntaan kuuluvalla seurakunnalla voi olla myös yhteinen virka mm. taloushallinnon johtotehtävässä, jonka osalta asianomaiset seurakunnat tekevät vastaavat päätökset. Tämä merkitsee käytännössä sitä, että Kouvolan seurakuntayhtymä lakkauttaa nykyisen viran ja uusi yhteinen talouspäällikön virka perustetaan sekä Kouvolan seurakuntayhtymään että Kotka-Kymin seurakuntayhtymään. Viranhaltijan valinnasta tulee tehdä molemmissa hallintoelimissä yhtenevät päätökset. Yhteistyösopimuksessa määritellään mm. miten virkaa hallinnoidaan, miten tehtävät ja kustannukset jaetaan Kouvolan ja Kotka-Kymin seurakuntayhtymissä. Tämä merkitsee viraston johtosääntöjen ja yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntöjen päivittämistä. Talouspäällikön tehtävät Kouvolan seurakuntayhtymässä talouspäällikön tehtävänä on talouspalvelujen johtaminen ja viraston johtosäännön määriteltyjen palveluyksikön vastuualueiden hoidosta huolehtiminen: taloushallinto ja -suunnittelu, budjetoinnin tuki, maksuliikenne, kirjanpito, tilinpäätös ja muu laskentatoimi. Kouvolan seurakuntayhtymässä talouspalvelujen tiimiin kuuluu talouspäällikön lisäksi taloussihteeri, kirjanpitäjä ja neljä toimistosihteeriä. Talouspäällikön esimiehenä on hallintojohtaja. Talouspäällikön pääasiallisia tehtäviä on vastata seurakuntayhtymän rahoitus- ja laskentatoimen hoitamisesta, laatia ehdotus seurakuntayhtymän talousarvioksi, toiminta- ja taloussuunnitelmaksi sekä tilinpäätökseksi, valmistella toiminta- ja taloussuunnitelmaan sisältyvä taloudellinen osa sekä huolehtia seurakuntayhtymän vakuutuksista ja suorittaa ne toimenpiteet, jotka kuuluvat vakuutuksenottajalle. Lisäksi hänen tehtäviinsä kuuluu muut viraston johtosäännössä ja kirkkoneuvoston ohjesäännössä mainitut muut johtavien viranhaltijoiden tehtävät mm. vastata oman alueensa strategisesta suunnittelusta, kehittämisestä ja toteutuksesta, käyttää yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännössä johtaville viranhaltijoille siirrettyä toimivaltaa, huolehtia yhteisessä kirkkoneuvostossa käsiteltävien, oman palveluyksikkönsä vastuulla olevien
PÖYTÄKIRJA 2/2013 6 (12) 36 Tilinpäätösasiat asioiden valmistelusta ja esittelystä sekä päätösten toimeenpanosta sekä osallistua tarvittaessa yhteisen kirkkoneuvoston ja yhteisen kirkkovaltuuston kokouksiin. Kotka-Kymin seurakuntayhtymässä talouspalvelutiimiin kuuluisi talouspäällikön lisäksi pääkirjanpitäjä ja kirjanpitäjä. Talouspäällikön esimies on hallintojohtaja. Talouspäällikön viran tehtävät Kotka-Kymin seurakuntayhtymässä olisivat oman työalansa strateginen suunnittelu, kehittäminen ja toteutus. Tehtävät olisivat pääosin vastaavanlaiset kuin Kouvolan seurakuntayhtymässä. Kotka-Kymin seurakunnassa on meneillään Kirkon palvelukeskukseen siirtyminen, joten talouspäällikön tehtäviin sisältyisi myös näiden asioiden valmistelua. Yhteistyömuotojen osalta valmistelut ovat vielä kesken. Tarkoitus on, että yhteistyö käynnistyisi 1.8.2013 alkaen. Henkilöstöpalvelun johtokunta on kokouksessaan 7.2.2013 käsitellyt asiaa ja päätti esittää hallintojohtajan päätösesityksen mukaisesti, että valmisteluja voidaan jatkaa Kotka-Kymin seurakuntayhtymän kanssa. Hallintojohtajan päätösesitys: Henkilöstöpalvelun johtokunta esittää yhteisen kirkkoneuvostolle, että yhteisen talouspäällikön viran hoitamista koskevia valmisteluja voidaan jatkaa Kotka-Kymin seurakuntayhtymän kanssa siten, että yhteistyö tai yhteisen viran hoitaminen on mahdollista 1.8.2013 alkaen. Hallintojohtajan tekemä päätösesitys hyväksyttiin yksimielisesti. Pöytäkirjamerkintä: Pykälän 35 käsittelyn ajaksi puheenjohtaja jääväsi talouspäällikkö Virpi Hernesahon ja hän oli poissa kokoustilasta klo 17.14 17.23. Kouvolan seurakuntayhtymän taloussääntö 4 Sitovuustason mukaista määrärahaa ei saa ylittää eikä tuloarviota alittaa. Seurakuntayhtymän viranomaiset (hallintoelimet ja viranhaltijat) vastaavat niille määrätyn sitovuustason mukaan yhteiselle kirkkoneuvostolle, että tuloarviota seurataan ja määrärahoja käytetään talousarvion mukaisesti. Jos sitovuustason mukainen määräraha ei riitä taikka talousarvioon merkitty tuloarvio ei toteudu, seurakuntayhtymän viranomaisten on hyvissä ajoin ennen määrärahan loppumista tai tuloarvion alituksen huomatessaan tehtävä määrärahan korotusesitys taikka esitys tuloarvion tarkistamiseksi yhteiselle kirkkoneuvostolle. Yhteisen kirkkoneuvoston tulee tarvittaessa viipymättä saattaa asia yhteisen kirkkovaltuuston ratkaistavaksi. Kiireellisissä tapauksissa, jos asian viivytyksestä saattaa syntyä seurakuntayhtymälle vahinkoa tai edunmenetys, yhteisellä kirkkoneuvostolla tai talouspäälliköllä on oikeus sallia sellaisenkin maksun suorittaminen, johon määrärahaa ei ole käytettävänä. Toimenpide on viipymättä saatettava tiedoksi yhteiselle kirkkoneuvostolle ja esitettävä yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi.
PÖYTÄKIRJA 2/2013 7 (12) Sitovuustasot Yhteistä kirkkoneuvostoa sitoo pääluokkakohtainen vastuukate. Seurakuntaneuvostoja sitoo oman seurakunnan vastuukate. Määrärahaylitykset Talousarvio 2012 Tilinpäätös 2012 Ylitys Anjalankoski, vastuukate 1 515 110 1 559 181,10 44 071,10 Kuusankoski, vastuukate 1 998 840 2 047 102,38 48 262,38 Yhteinen seurakuntatyö, vastuukate 645 860 657 244,27 11 384,27 Hautaustoimi, vastuukate 1 431 020 1 479 800,42 48 780,42 Kiinteistötoimi, vastuukate 3 618 550 3 749 193,73 130 643,73 yhteensä -283 141,90 Seurakuntaneuvostoilta ja pääluokkien vastuuhenkilöiltä on pyydetty selvitys määrärahojen ylityksistä yhteiselle kirkkoneuvostolle maaliskuun kokoukseen ja edelleen yhteisen kirkkovaltuuston huhtikuun kokouksen hyväksyttäväksi. Sitovuustason ylitykset ovat ensimmäiset yhtymän aikana, joten toimintatapa ylitystilanteissa ei ole ollut täysin selvillä seurakuntaneuvostoissa ja vastuuhenkilöillä. Talouspäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi sitovuustasojen ylitykset ja tilinpäätöstilanteen. Selvitykset ylityksistä ovat maaliskuun tilinpäätöskokouksessa. Käsittely kokouksessa: Talouspäällikkö esitteli tilinpäätöstilanteen. Puheenvuoroja asiasta käyttivät Sakari Smeds, Kari Soininen, Jukka Reijo, Riitta Lonka, Kimmo Ylikangas, Tero Suutari, Heikki Heinonen, Keijo Gärdström. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsi tiedoksi sitovuustasojen ylitykset ja tilinpäätöstilanteen päätösesityksen mukaisesti. 37 Hankintasäännön päivittämien Kouvolan seurakuntayhtymän hankintasääntö on hyväksytty 17.6.2010 Yhteisen kirkkoneuvoston kokouksessa. Hankintasääntöä tulee päivittää tarpeen mukaan ja varsinkin silloin, kun sen sisältöön tulee oleellisia muutoksia. Kouvolan seurakuntayhtymä on hakemassa ympäristödiplomia, joten hankinnoissa tulee huomioida myös ympäristönäkökulma ja tuotteiden ympäristövaikutukset. Paras tapa huomioida tämä näkökulma on lisätä maininta hankintasääntöön. Lisäksi hankintasäännössä mainitaan hankinta-asiamiehen palvelut, vaikka Kouvolan seurakuntayhtymän talouspalveluissa olevaa hankinta-asiamiehen virkaa ei ole täytetty. Joihinkin kynnysarvoihin on tullut myös muutoksia vuoden 2010 jälkeen. Hankintalain mukaisia kynnysarvoja on viimeksi päivitetty 1.1.2012 alkaen ja niitä tarkastellaan kahden vuoden välein. Hankintasääntö on liitteenä 2, jossa päivitykset ja muutokset näkyvät kursivoituna. Lisäksi hankintasäännössä on yliviivattuna ne kohdat, jotka jätetään kokonaan pois.
PÖYTÄKIRJA 2/2013 8 (12) 38 Kirkkopäivät 2015 Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy hankintasäännön ja siihen tehdyt päivitykset liitteen 2 mukaisesti. Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisena. Kirkkopäivät on vuodesta 1918 joka toinen vuosi järjestettävä yleiskirkollinen suurtapahtuma, jossa hengenelämä, kulttuurinautinnot ja yhteiskunnallinen keskustelu yhdistyvät nyt jo 46. kerran. Kirkkopäivät tuovat yhteen seurakuntien työntekijät, luottamushenkilöt ja seurakuntalaiset ja kokoavat lisäksi kymmeniä tuhansia tilaisuuskävijöitä paikkakunnalle. Kirkkopäivät tuovat näkyvyyttä ja seurakunnan sanomaa esille monella eri tavalla. Pääjärjestäjänä on seurakuntien yhteinen palvelujärjestö Kirkkopalvelut ry yhdessä paikallisseurakuntien/yhtymän kanssa. Yhteistyökumppaneina on hiippakunta ja kirkkohallitus. Lisäksi järjestelyissä on yleensä mukana kaupunki ja muut sidosryhmät. Kirkkopalvelujen johtaja otti yhteyttä Kouvolan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajaan ja toivoi tapaamista. Yhteinen tapaaminen puheenjohtajiston ja yhtymän johdon kanssa järjestettiin 18.1.2013, jossa Kirkkopalvelujen edustajat esittelivät asiaa. Tapaamisen jälkeen yhteisen kirkkoneuvoston kokouksessa 24.1.2013 keskusteltiin alustavasti mahdollisista Kirkkopäivien 2015 järjestelyistä. Kirkkopalvelujen edustajat toivovat Kouvolan seurakuntayhtymän vastausta mahdollisimman pian, koska Kuopion Kirkkopäivien 17.5. - 19.5.2013 yhteydessä julkaistaan myös seuraava Kirkkopäivien järjestelypaikka. Yhteisessä kirkkoneuvostossa 24.1.2013 sovittiin, että kirkkoherrat vievät asiaa eteenpäin seurakuntiin ja keskustelevat seurakuntaneuvostoissa asiasta. Lisäksi sovittiin, että keskustelujen pohjalta kirkkoherrat esittävät yhteisen kantansa kirkkoneuvoston kokoukseen 21.2.2013 mennessä. Liitteenä 3 on Kirkkopalvelujen kehityspäällikön valmistelema esitys: mistä kaikki alkoi, mitkä ja millaiset kirkkopäivät, tavoitteet, miksi Kouvola, avainkysymykset, kävijä- ja ohjelmamäärät, päivärakenteet, budjetti, suunnitteluprosessi ja työryhmät, miten jatketaan. Kirkkopäivien järjestelyissä Kouvolan seurakuntayhtymän osalta avainkysymyksiä ovat budjetti ja päivien sisältö. Seurakuntayhtymän taloudellinen panostus on riippuvainen mm. mitä tavoitteita asetetaan, avustuksia saadaan, kuinka kalliisti ohjelmisto rakennetaan ja miten työvoimaresurssit hoidetaan. Hallintojohtajan esitys: Kouvolan seurakuntayhtymän yhteinen kirkkoneuvosto keskustelee asiasta ja tekee päätöksen seurakuntien antamien lausuntojen ja kirkkoherrojen yhteisen kannanoton pohjalta ottaen huomioon myös taloudellisen näkökulman, lähdetäänkö Kouvolan seurakuntayhtymässä mukaan Kirkkopäivien 2015 järjestelyihin. Selvitykset toimitetaan yhteiselle kirkkoneuvostolle kokoukseen mennessä.
PÖYTÄKIRJA 2/2013 9 (12) Seurakuntaneuvostojen lausunnot, YKN:n 24.1.2013, asiassa Kirkkopäivät Kouvolaan 2015: Kuusankosken seurakuntaneuvosto 13.2.2013 13. Kirkkopäivät Kouvolaan vuonna 2015 --- Päätös Seurakuntaneuvosto suhtautuu myönteisesti Kirkkopäivien järjestämiseen Kouvolassa vuonna 2015. Seurakuntaneuvosto edellyttää, ettei Kirkkopäivien järjestämisestä koidu kohtuuttomia kustannuksia. Kouvolan seurakuntaneuvosto 12.2.2013 11. Kirkkopäivät Kouvolaan 2015? Päätös Seurakuntaneuvosto puoltaa yksimielisesti Kouvolan seurakunnan osallistumista Kirkkopäivien järjestämiseen ja lähettää asian edelleen yhteisen kirkkoneuvoston päätettäväksi. --- Valkealan seurakuntaneuvosto 30.1.2013 16. Kirkkopäivät Kouvolaan? --- Valkealan seurakuntaneuvoston mietteitä: Varovaisen myönteinen suhtautuminen Kirkkopäivien järjestämiseen, koska siitä olisi myönteistä julkisuutta seutukunnalle. Ollaan myös varauksellisia Kirkkopäivien sisällön suhteen. Olisi kunnioitettava paikkakunnan perinteistä arvomaailmaa. Kirkkopäivien olisi hajaannuttava myös yhtymän seurakuntiin, eikä keskityttävä keskustaan.
PÖYTÄKIRJA 2/2013 10 (12) Anjalankosken seurakuntaneuvosto 14.2.2013 25. Kirkkopäivät 2015 PÄÄTÖS Seurakuntaneuvosto suhtautuu myönteisesti Kirkkopäivien järjestämiseen Kouvolassa vuonna 2015. Kirkkopäivien seurakuntayhtymälle ja paikallisseurakunnille aiheutuvista kustannuksista kannettaan kuitenkin huolta taloudellisesti tiukkoina aikoina --- --- Elimäen kirkkoherra 15.2.2013 seurakuntaneuvoston jäsenten valtuuttamana (Elimäellä ei seurakuntaneuvoston kokousta helmikuussa) Elimäen seurakunnan seurakuntaneuvoston jäsenten kantana on yksimielinen, myönteinen suhtautuminen Kirkkopäivien järjestämiseen Kouvolassa 2015. Järjestelyissä tulee ottaa huomioon taloudelliset seikat. Käsittely kokouksessa: Puheenvuoroja käyttivät Riitta Lonka, Tero Suutari, Tuula Rikala, Sakari Smeds, Risto Rasimus. Keskustelun päätteeksi Sakari Smeds teki esityksen, että yhteinen kirkkoneuvosto suhtautuu Kirkkopäivien 2015 järjestämiseen periaatteesa myönteisesti. Ohjelmien sisällöstä ja taloudellisesta vastuunkannosta tulee sopia erikseen. Tapahtuman kokonaisbudjetti tulee asettaa n. 300 000 :oon. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi yksimielisesti Sakari Smedsin esittämän ajatuksen esittäväksi Kirkkopalvelujen edustajille neuvotteluun 22.2.2013 39 Ilmoitusasiat Kouvolan seurakuntayhtymän päätös tontin myymisestä Rakennusurakointi S Syrjänen Oy:lle/ Sami Syrjäselle Mikkelin hiippakunnan tuomiokapituli ilmoittaa 5.2.2013 päivätyllä kirjeellään lähettävänsä edelleen kirkkohallituksen käsiteltäväksi ja ilmoittaa lausuntonaan puoltavansa Kouvolan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston 13.12.2012/ 72 tekemän päätöksen vahvistamista. Päätöksellä on myyty tontti nro 4 Kouvolan kaupungin 21. kaupunginosassa korttelissa 4 (kiinteistötunnus 286-21-4-4) Rakennusurakointi S. Syrjänen Oy:lle 60.500 euron kauppahintaan. Toukokuun yhteisen kirkkoneuvoston kokouspäivämäärä Johtoryhmän päätöksellä toukokuun yhteisen kirkkoneuvoston kokous siirretään pidettäväksi ke 22.5.2013. Piispantarkastus Kouvolan seurakunnissa ja Kouvolan seurakuntayhtymässä Viikko 40: ma 30.9. Kouvolan srky + illalla Jaalan kappelisrk
PÖYTÄKIRJA 2/2013 11 (12) ti 1.10. Kouvolan srk + kaupungin edustajien ym. tapaamisia + illalla srk-ilta (kaikille yhtymän srk:lle yhteinen) ke 2.10. Anjalankosken srk ja Elimäen srk to 3.10. Kuusankosken ja Valkealan srk su 6.10. juhlapäivä, messu myöhemmin määriteltävässä kirkossa Puheenjohtajan päätösesitys: Merkitään tiedoksi. 40 Muut mahdolliset asiat Palvelevan Puhelimen päivystäjien koulutus ke 20.3.2013 klo 18.00 Kouvolan seurakuntakeskuksen Martta-salissa, ilmoittautumiset Palvelevan Puhelimen sihteeri Tuula Orrelalle. 41 Muutoksenhaku ja kokouksen päätös Puheenjohtaja antaa oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen (liite 4), joka liitetään pöytäkirjaan ja päättää kokouksen. Puheenjohtaja antoi oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen (liite 4), joka liitettiin pöytäkirjaan ja päätti kokouksen klo 18.15 KEIJO GÄRDSTRÖM Keijo Gärdström puheenjohtaja KIRSI VALAPURO Kirsi Valapuro sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Kouvola 26.2.2013 Kouvola 26.2.2013 RITVA JANHUNEN Ritva Janhunen VESA PARVINEN Vesa Parvinen
PÖYTÄKIRJA 2/2013 12 (12) Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä Kouvolan seurakuntayhtymän hallintopalvelujen toimistossa 27.2. 13.3.2013. Kuulutus on julkipantuna Anjalankosken, Elimäen, Kouvolan, Kuusankosken ja Valkealan seurakuntien ilmoitustaululla 13.2. 13.3.2013. KEIJO GÄRDSTRÖM Keijo Gärdström kirkkoherra, yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja