Talpa-päivä 3.5.2017 Tervetuloa!
Talpa-päivän ohjelma, aamupäivä Tervetuloa Talpan toimitusjohtaja Tuija Kuivalainen Joja näkyy ja tuntuu Aihetta avaavat Kanslian Sami Rantanen ja Mari Rajantie sekä Talpan Anita Andsten. Taloushallinnon robotti paiskii jo hommia Päivi Lahti kertoo, mitä seuraavaksi. Tauko Talpan asiakaspalvelussa puhaltavat uudet tuulet Mihin suuntaan, sen paljastaa Harri Numminen. Kansallinen tulorekisteri käytössä vuonna 2019 Kari Kalliolta kuulemme, mitä Katre tarkoittaa kaupungin näkökulmasta. Kello 12.15-13.00 Lounas, Ravintola27 7. krs. 2 3.5.2017
Iltapäivällä kaksi vaihtoehtoista tilaisuutta kello 13.00-15.30 Välitilinpäätösinfo /Saldo 1. krs. Palkkahallinnon palvelut -ajankohtaista /Liksa 5. krs. Palkanlaskenta- ja palvelussuhdeasiat keskittyvät Talpaan 1.6./ Eija Keränen Mikä muuttuu 1.6. Valmistautuminen muutokseen yhteistyössä & syksyn suunnitelmia. Palvelukuvaus yhteistyön välineenä/ Merja Paalanen Henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät ja johtamisjärjestelmän muutos/ Kristiina Lindqvist Hr-työpöydän ja palvelukseenoton käyttö Esimiestietojen ylläpito Hijat-käyttöoikeudet Tauko Toimialakohtaiset tapaamiset/ Maija Husso, Päivi Quandt ja Virpi Nguyen Merkkipäivämuistamisten aikataulut, palkanlaskennan aikataulut, sähköiset asiointilomakkeet 3 3.5.2017
Tällainen on Helsingin uusi johtamisjärjestelmä
Pormestarimalli Erotetaan virkamiesvalmistelu ja poliittinen päätöksenteko toisistaan ottamalla käyttöön pormestarimalli Valtuusto valitsee pormestarit ja apulaispormestarit vaalikaudeksi kerrallaan Pormestari toimii kaupunginhallituksen puheenjohtajana ja apulaispormestarit toimialalautakuntien puheenjohtajina sekä kaupunginhallituksen jäseninä Pormestari ja apulaispormestarit ovat päätoimisia luottamushenkilöitä Helsingin kaupunki Kaupunginkanslia 3.5.2017 5
Toimialamalli Toimialamallin tavoite: Palvelujen asukaslähtöisyys paranee Kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen strateginen ohjaus tehostuu Hallintokuntien rajoja poistetaan yhdistämällä lautakuntia ja virastoja laajemmiksi toimialoiksi Toimialaa alempi organisaatiotaso ovat palvelukokonaisuudet, joita on vähemmän kuin nykyisin virastoja Lautakuntarakenne uudistetaan siirtymällä toimialalautakuntiin Helsingin kaupunki Kaupunginkanslia 3.5.2017 6
Helsingin organisaatio 1.6.2017 Tarkastuslautakunta Kaupunginvaltuusto Kaupunginhallitus Pormestari pj, 4 apulaispormestaria + 10 jäsentä Keskushallinto Kaupunginkanslia + liikelaitokset Elinkeinojaosto Konsernijaosto Johtokunnat: Palvelukeskus Rakentamispalvelu Taloushallinto Työterveys Kasvatus- ja koulutuslautakunta Apulaispormestari pj Kaupunkiympäristölautakunta Apulaispormestari pj Kulttuuri- ja vapaaaikalautakunta Apulaispormestari pj Sosiaali- ja terveyslautakunta Apulaispormestari pj Suomenkielinen jaosto Ruotsinkielinen jaosto Ympäristö- ja lupajaosto Rakennusten ja yleisten alueiden jaosto Kulttuurijaosto Liikuntajaosto Nuorisojaosto Sosiaali- ja terveysjaosto Toimialajohtaja Pelastuslautakunta Toimialajohtaja Toimialajohtaja Varhaiskasvatus ja esiopetus Perusopetus Lukio- ja ammatillinen koulutus ja vapaa sivistystyö Ruotsinkieliset palvelut Hallinto- ja tukipalvelut Helsingin kaupunki Kaupunginkanslia 3.5.2017 HKL-johtokunta Toimialajohtaja Maankäyttö ja kaupunkirakenne Rakennukset ja yleiset alueet Palvelut ja luvat Hallinto- ja tukipalvelut Kulttuuri Liikunta Nuoriso Hallinto- ja tukipalvelut Luottamushenkilöelin Virkamieshallinto Perhe- ja sosiaalipalvelut Terveys- ja päihdepalvelut Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelut Hallinto- ja tukipalvelut 7
Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala BRUTTO TA-kirjassa Varhaiskasvatus ja esiopetus Perusopetus Lukio- ja ammatillinen koulutus ja vapaa sivistystyö Ruotsinkieliset palvelut (Svenska servicehelheten) Varhaiskasvatus ja esiopetus (10 aluetta) Leikkipuisto- ja koululaisten iltapäivätoiminta Perusopetuksen alueelliset palvelut (4 aluetta) Perusopetuksen kohdennetut palvelut Esi- ja perusopetuksen oppilashuollon palvelut Lukiokoulutus Ammatillinen koulutus Vapaa sivistystyö Toisen asteen opiskelijahuollon palvelut Varhaiskasvatus (Småbarnspedagogik) Perusopetus (Grundläggande utbildning) Vapaa sivistystyö ja lukiokoulutus (Fri bildning och gymnasieutbildning) Toimialan hallinto
Kaupunkiympäristön toimiala BRUTTO TA-kirjassa TA-kohdan nimi? NETTO TA-kirjassa TA-kohdan nimi? Maankäyttö ja kaupunkirakenne Maankäytön yleissuunnittelu Asemakaavoitus Maaomaisuuden kehittäminen ja tontit Liikenne- ja katusuunnittelu Kaupunkitila- ja maisemasuunnittelu Rakennukset ja yleiset alueet Rakennetun omaisuuden hallinta (osa brutossa) Tilapalvelut Ylläpito (osa brutossa) Rakennuttaminen Asuntotuotanto NETTO TA-kirjassa Palvelut ja luvat Asukas- ja yrityspalvelut Kaupunkimittauspalvelut Rakennusvalvontapalvelut Ympäristöpalvelut Pysäköinninvalvonta ja pysäköintipalvelut Toimialan hallinto Pelastuslaitos BRUTTO TA-kirjassa Liikenneliikelaitos Tilikauden tulos > 0 Kuntayhtymien maksuosuudet (HSL ja HSY) BRUTTO TA-kirjassa
Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala Kulttuuri Liikunta Nuoriso Kaupungin-kirjasto Kaupunginmuseo Kaupunginorkesteri Kaupungin taidemuseo Yleiset kulttuuripalvelut NETTO TA-kirjassa Liikuntaan aktivointi Liikuntapaikat Ulkoilupalvelut Itäinen nuorisotyö Läntinen nuorisotyö Pohjoinen nuorisotyö Toimialan hallinto Kulttuurin laitosavustukset BRUTTO TA-kirjassa Liikunnan laitosavustukset BRUTTO TA-kirjassa
Sosiaali- ja terveystoimiala BRUTTO TA-kirjassa Perhe- ja sosiaalipalvelut Lapsiperheiden hyvinvointi ja terveys Lastensuojelu Nuorten palvelut ja aikuissosiaalityö Vammaistyö Terveys- ja päihdepalvelut Terveysasemat ja sisätautipoliklinikka Päivystys Psykiatria- ja päihdepalvelut Suun terveydenhuolto Sairaala-, kuntoutusja hoivapalvelut Selvitys, arviointi ja sijoitus Etelän palvelualue Idän palvelualue Lännen palvelualue Pohjoisen palvelualue Kaupunginsairaala Kuntoutuksen osaamiskeskus Toimialan hallinto Vastaanottokeskukset NETTO TA-kirjassa Apotti NETTO TA-kirjassa HUS-maksuosuus BRUTTO TA-kirjassa
Keskushallinto Vaalien järjestäminen, Keskusvaalilautakunnan käytettäväksi BRUTTO Tarkastuslautakunta ja -virasto BRUTTO Kaupunginhallitus Kaupunginhallituksen käyttövarat BRUTTO Kaupunginhallituksen avustukset BRUTTO Kaupunginkanslia BRUTTO Keskitetysti maksettavat menot Toimielinten kustannukset, Kaupunginkanslian käytettäväksi BRUTTO Keskitetysti maksettavat henkilöstömenot, Kaupunginkanslian käytettäväksi BRUTTO Maksuosuudet, korvaukset ja jäsenmaksut, Kaupunginkanslian käytettäväksi BRUTTO Keskitetty hanketoiminta, Kaupunginkanslian käytettäväksi NETTO Työmarkkinatuen kuntaosuus, Kanslian käytettäväksi BRUTTO Korkeasaaren eläintarha NETTO Stara Tilikauden tulos > 0 ja peruspääoman tuotto 8 % Palvelukeskus Tilikauden tulos > 0 ja peruspääoman tuotto 8 % Taloushallinto Tilikauden tulos > 0 ja peruspääoman tuotto 8 % Työterveys Tilikauden tulos > 0 ja peruspääoman tuotto 8 % 12
Kansliapäällikkö, toimialajohtajat Keskushallintoa johtaa kansliapäällikkö, toimialaa johtaa toimialajohtaja Kansliapäällikkö ja toimialajohtajat nimitetään seitsemän vuoden määräajaksi Kansliapäällikkö on toimialajohtajien esimies Kansliapäällikkö on kaupunginhallituksen esittelijä ja toimialajohtajat toimialalautakuntien esittelijöitä. Helsingin kaupunki Kaupunginkanslia 3.5.2017 13
Yksityiskohtainen organisaatio Yhteiset organisaatiotasojen nimitykset ovat: Ydintoiminnassa Toimiala Palvelukokonaisuus Palvelu Yksikkö Käytössä hallinto- ja tukipalvelussa Taso 5 Taso 6 Taso 7 Organisaatiotasojen nimitykset on tarkoitettu lähinnä sisäiseen käyttöön hallinnollisiin tarkoituksiin Vaikka organisaatiotasoille on yleiset nimitykset, niin toimialoilla on mahdollista antaa organisaatioyksiköille niitä sisällöllisesti kuvaavia nimiä asiakaslähtöisyyden toteutumiseksi Helsingin kaupunki Kaupunginkanslia 3.5.2017 14
Osallisuus ja vuorovaikutus Uuteen johtamisjärjestelmään kytkeytyvä Helsingin osallisuus- ja vuorovaikutusmalli on valmisteltavana Tehdään kaupunkilaisten osallistumisen linjaukset: miten osallistumisen ja kuulemisen kokeiluja otetaan käyttöön Esim. osallistuva budjetointi, asukas- ja käyttäjäraadit, verkkoosallistuminen Tavoitteena on lisätä asukkaiden ja palveluiden käyttäjien osallistumista palveluiden kehittämiseen Helsingin kaupunki Kaupunginkanslia 3.5.2017 15
Henkilöstön asema Henkilöstön palvelussuhde turvataan, jos työ loppuu organisaatiomuutoksen takia Suuri osa henkilöstöstä jatkaa nykyisissä tehtävissä Henkilöstöltä odotetaan tarvittaessa valmiutta siirtyä tehtävästä toiseen Henkilöstöperiaatteet täydennetään muutosprosessin aikana: siirtyminen uuteen organisaatioon tai uusiin tehtäviin, rekrytoinnin ja palkkauksen periaatteet Uudet tehtävät täytetään ensisijaisesti nykyisellä henkilökunnalla Haettaviksi menevät tehtävät päätetään erikseen Palkka määräytyy uuden tehtävän ja kaupungin uudelleensijoittumisperiaatteiden mukaan Helsingin kaupunki Kaupunginkanslia 3.5.2017 16
Organisaatiomuutos, talouden järjestelmät ja prosessit
Miten Laske muuttuu Päättyvien virastojen tunnisteet lakkaavat käyttötalouden ja investointien osalta Uudet tunnisteet toimialan mukaisena, esim Kasko 14-alkuiset Tuotannossa on jo uudet tulosyksiköt ja kustannuspaikat, muut valmistunevat ajallaan Liittymät on pitänyt muuttaa Tulosyksikkörakenne tiukasti toimintasäännön mukainen Kustannuspaikkoja voi olla jatkossa useita tulosyksiköllä Pääosa kustannuksista ja tuloista seurataan sisäisillä tilauksilla Sisäinen laskutus ei suotavaa toimialan sisällä (kym) Käyttöoikeudet tullaan muuttamaan, kysely tulossa toimialoittain 530 0 550 0 6100 6200 570 0 580 0 600 0 2900 Kulttuuri ja vapaa-aika
Miten Tasku muuttuu Taskun tuotannossa uudet tunnisteet käyttötaloudessa ok Investointihierarkia työn alla Suunnittelu uusille tunnisteille (U-hierarkia) Koskee myös jatkavia pel, tav, sote Raportointihierarkiassa vanha ja uusi yhdistetty (Y-hierarkia)
talousarviomuutos Muutettu talousarvio kvstossa 28.6, tehdään kansliassa Päättyvien virastojen käyttämättäjääneet määrärahat siirretään ennusteen perusteella toimialoille Tavoitteet siirretään toimialoille Tulosbudjetit tehtävä elokuun loppuun mennessä taskuun vuoden 2017 osalta Raami vuodelle 2018 julkaistaan kesäkuun khn listalla Talousarvio vuodelle 2018 tehdään elokuun loppuun mennessä taskuun ja tekstit uudella työkalulla
Ennustaminen ja tilinpäätös Elokuun ennuste tehdään uusille tunnisteille 7 kuukauden määrärahaa vasten Alkuvuoden ennusteet muutetaan välitilinpäätöksen toteuman mukaiseksi yhdistettyä tuloslaskelmaa varten Tilinpäätöksessä näytetään kaikki ta-kohdat, vanhat ja uudet
Johtamisjärjestelmän uudistaminen Anita Andsten
Helsingin organisaatio 1.6.2017 Tarkastuslautakunta Kaupunginvaltuusto Kaupunginhallitus Pormestari pj, 4 apulaispormestaria + 10 jäsentä Keskushallinto Kaupunginkanslia + liikelaitokset Elinkeinojaosto Konsernijaosto Johtokunnat: Palvelukeskus Rakentamispalvelu Taloushallinto Työterveys Kasvatus- ja koulutuslautakunta Apulaispormestari pj Kaupunkiympäristölautakunta Apulaispormestari pj Kulttuuri- ja vapaaaikalautakunta Apulaispormestari pj Sosiaali- ja terveyslautakunta Apulaispormestari pj Suomenkielinen jaosto Ruotsinkielinen jaosto Ympäristö- ja lupajaosto Rakennusten ja yleisten alueiden jaosto Kulttuurijaosto Liikuntajaosto Nuorisojaosto Sosiaali- ja terveysjaosto Toimialajohtaja Pelastuslautakunta Toimialajohtaja Toimialajohtaja Varhaiskasvatus ja esiopetus Perusopetus Lukio- ja ammatillinen koulutus ja vapaa sivistystyö Ruotsinkieliset palvelut Hallinto- ja tukipalvelut Helsingin kaupunki Kaupunginkanslia 3.5.2017 HKL-johtokunta Toimialajohtaja Maankäyttö ja kaupunkirakenne Rakennukset ja yleiset alueet Palvelut ja luvat Hallinto- ja tukipalvelut Kulttuuri Liikunta Nuoriso Hallinto- ja tukipalvelut Luottamushenkilöelin Virkamieshallinto Perhe- ja sosiaalipalvelut Terveys- ja päihdepalvelut Sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelut Hallinto- ja tukipalvelut 23
Organisaatio 1.6.2017; Laske, Talpa ja toimialat Kasvatus- ja koulutus 1400 Kasko 4900 Varhaiskasvatusvir. 5000 Opetusvirasto 5100 Sk työväenopisto 5200 Rk työväenopisto Kaupunkiympäristö 2800 Kymp 6500 Hgin tukkutori 7100 Ympäristökeskus 7200 Kpkisuunn.virasto 7300 Asuntotuotantotsto 7400Rakennusvalvontavir. 7700 Rakennusvirasto 8000 Kiinteistövirasto Kulttuuri- ja vapaa-aika 2900 Kuva 5300 Kpginkirjasto 5500 Hgin kulttuurikeskus 5700 Kpginmuseo 5800 Kpginorkesteri 6000 Nuorisoasiainkeskus 6100 Liikuntavirasto 6200 Hgin taidemuseo Sosiaali- ja terveys 3900 Sote Pelastuslaitos 7000 Korkeasaari 5900
Organisaatio 1.6.2017; Laske, Talpa ja Lasken ulkopuolinen Tarkastusvirasto 1100 Kaupunginkanslia 1800 1800 Kaupunginkanslia 1700 Tietokeskus osa 2500 Hankintakeskus 8800 Oiva HKL 9400 1000 Yleishallinto Liikelaitokset 8900 Talpa 9000 Stara 9200 Työterveys 9500 Palvelukeskus Hki - sis. osa 2500 Hankintakeskus OY:t 2000 Hki yhteinen Rahastot 3200 Asuntotuotantorahasto 3300 Urheilu- ja ulkoilulaitosrahasto 3400 Vakuutusrahasto 3500 Innovaatiorahasto
Talpan organisaatio 1.6.2017 Taloushallinnon palvelut Palkkahallinnon palvelut Keskitetyt palvelut Kaupunginkanslia Kaupunkiympäristö Tarkastusvirasto Keskushallinto Kaupunkiympäristö Prosessit ja järjestelmät Kasvatus ja koulutus Kulttuuri ja vapaa-aika Kasvatus ja koulutus Kulttuuri ja vapaa-aika Sisäiset palvelut Sosiaali ja terveys Sosiaali ja terveys Asiakaspalvelu Kaupunki ja konserni Talous HR 26 3.5.2017
JoJaan valmistautuminen Järjestelmämuutokset ja testaukset: mm. Laske, Hijat, BIP, M2, Maksuliikenne ja kassajärjestelmä Käyttöoikeudet uusiin organisaatioihin Tiedotusta erikseen järjestelmittäin Sisäisten erien kuukausittainen täsmääminen ja eliminointi Tase-erittelytaulukot kuukausittain Kierrossa olevien ostolaskujen tehostettu valvonta Myyntireskontran siivousta, mm. vanhentumassa olevat saatavat, pienet jäännöserät
Palkanlaskenta- ja palvelussuhdeasiat sekä HR Henkilösiirrot ilmoitettava 5.5. mennessä Käyttökatkot Hijat 26.5.2017 HR-työpöytä 25.5.-31.5.2017 Palvelussuhdeasioiden hoito kaikkien toimialojen osalta jatkossa Talpassa HR-neuvonta esimiehille sekä erekry- ja eläkeneuvonta Talpaan 1.6. alkaen Oma tilaisuus ajankohtaisista asioista klo 13 kokoushuone Liksassa 5 krs.
Ostolaskut Laskut käsiteltävä ja hyväksyttävä viiveettä ja ajallaan Sisäiset laskut tarkastettuina ja hyväksyttyinä 29.5.2017 mennessä Muutkin laskut selvitettyinä ja maksuun päättyvissä yrityksissä kesäkuun loppuun mennessä Uudet organisaatiot BIP:iin CM-sopimusten päivitykset Laskutusosoitteet muuttuvat Uudet laskutusosoitteet Helmi-intrasta Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut > Ostolaskupalvelut > Laskutusosoitteet Laskentatunnisteiden muutokset laskujen tiliöinnissä uusien toimialojen osalta
Myyntilaskutus Toukokuun laskutus ajoissa, välitilinpäätöksen aikataulu Luottotappiokirjaukset 31.5.2017 tilanteessa Kesäkuuta koskevat aineistot uusilla tunnisteilla Ilmoitukset aineistojen lähettämisestä, toukokuun ja kesäkuun aineistot erikseen Sopimukset tallennetaan uusiin yrityksiin, laskentatunnisteiden vastaavuudet virastoilta Toimialojen sisällä ei pääsääntöisesti sisäistä laskutusta Päättyvien yritysten myyntireskontraa ylläpidetään loppusyksyyn saakka (suoritukset, muistutukset, perintä) Kirjanpidon tapahtumat kuukausittain muistiotositteella ao. toimialalle Ennen tilinpäätöstä avoimet saatavat siirretään ao. toimialan reskontraan
Maksuliikenne, matkahallinta Toukokuun tiliotteet tiliöitynä 1.6.2017 ja reskontran ulkopuoliset maksut 29.5. mennessä Lomakkeiden laskentatunnisteet 1.6. alkaen (ennakko- ja pohjakassa sekä maksukorttitilityslomakkeet, reskontran ulkopuoliset maksut) Maksuliikenne ohjelman automaattitiliöintien päivitykset; vastaavuudet virastoilta M2 käyttökatko 26.5.-5.6.2017 M2:n muutoksista tarkemmin tilinpäätösinfon yhteydessä
Välitilinpäätös 31.5.2017 tilanteesta Tulot ja menot, saamiset ja velat sekä rahoitustapahtumat tilinpäätöksen tarkkuudella Välitilinpäätöksen määräpäiviä Myyntireskontra 5.6.2017 Ostoreskontra 12.6.2017 Muistiot kirjattuna 16.6.2017 Raportit Laskesta 21.6.2017 Taseet nollataan päättyvissä yrityksissä 1.6.2017 päivälle ja avataan toimialoille Välitilinpäätöksen info klo 13 Auditoriossa
Onnistumisen edellytykset Yhteistyö Talpan ja toimialojen kesken; yhteyshenkilöt toimialoilta Yhtenäiset prosessit Järjestelmät toimivat Tiedon kulku ja yhdessä tekeminen
Taloushallinnon robotti paiskii jo hommia Päivi Lahti
Ohjelmistorobotiikka Ohjelmistorobotiikan (Robotic Process Automation, RPA) avulla automatisoidaan tietotyöläisen manuaalisia rutiinitehtäviä Ohjelmistorobotti on ikään kuin virtuaalinen työntekijä joka käyttää tietokonetta ja sen sovelluksia käyttäjän roolissa Robotit suorittavat mm. etsintää, hakua, yhdistelyä, päivitystä ja tiedon tarkastusta yhdessä tai useassa järjestelmässä Robotti toimii sille annettujen sääntöjen mukaisesti ja suorittaa annettuja tehtäviä nopeasti ja tarkasti 35 3.5.2017
Hyödyt 36 3.5.2017
Esiselvitys Talpassa Alkuvuodesta 2016 tehtiin esiselvitys ohjelmistorobotiikan hyödyntämisestä toimintojen tehostamisessa ja laadun parantamisessa Selvityksessä keskityttiin osto- ja myyntilaskujen käsittelyyn liittyviin manuaalisiin rutiinitehtäviin Selvityksessä tunnistettiin yhteensä 58 tehtävää/osaprosessia, joita voisi olla mahdollista automatisoida ohjelmistorobottien avulla Tehtäviä analysoitiin haastatteluiden perusteella laadullisilla mittareilla ja työmäärän mukaan. 37 3.5.2017
Pilotointiin valitut osaprosessit Pilotointiin valittiin kolme ostoprosessin vaihetta: Ostolaskujen automaattisen käsittelyn tehostaminen Ostolaskujen kierron valvonta Ostoreskontran täsmäytys Valitut ovat selkeitä, sisältävät useita ohjelmia ja soveltuvat hyvin pilotiksi SAP, BIP, Tasa-arkisto, PDF, Excel, Outlook Pilotoinnilla haluttiin selvittää ohjelmistorobotiikan soveltuvuutta ja hyötyjä rutiinitehtävien automatisoinnissa Talpassa 38 3.5.2017
Ostolaskujen automaattikäsittelyn tehostaminen Ostolaskujen automaattikäsittelyssä lasku kohdistuu tilaukseen TILAUS-laskentatunnistekentän avulla tai vaihtoehtoisesti SOPIMUS-tiedon perustella mikäli TILAUSkenttä on tyhjä. Tavoitteena oli tehostaa ostolaskujen automaattista käsittelyä poistamalla prosessissa esiintyviä pullonkauloja (useita tarkistuksia/toimenpiteitä). 39 3.5.2017
Kauden päättymisen huomioiva muistutusviesti ja listaus jaksotettavista ostoveloista Kauden 1.-5. arkipäivänä robotti lähettää muistutusviestin tarkastajille/hyväksyjille, joilla on edellisen kuun laskuja käsittelemättä Kuukauden sulkemisen jälkeen robotti tekee listauksen avoinna olevista ostoveloista jaksotusta varten 40 3.5.2017
Ostoreskontran täsmäytys Kauden suljettua robotti täsmää tasetilit (8 kpl) osren ja pääkirjan välillä, vie saldot erilliselle täsmäytyslomakkeelle, tallentaa lomakkeen Tasa-järjestelmään ja informoi ostolaskuasiantuntijatiimiä kun täsmäytys on kaikkien yritysten (34 kpl) osalta tehty lähettää täsmäysten hyväksyjille (esimiehille) linkin Tasajärjestelmään ja seuraa esimiesten hyväksymistä Tasa-järjestelmässä ja lähettää notifikaatin kun hyväksyntä suoritettu. 41 3.5.2017
Pilotointiin valittujen tehtävien hyödyt Ostolaskujen automaattikäsittelyn tehostaminen Nopeuttanut ja tehostanut laskujen kiertoa, vähentänyt manuaalista työtä. Parhaimmillaan robotti käsitellyt 25% sen käsittelyyn tulleista laskuista, k.a. 17% Ostolaskujen kierron tehostettu valvonta reskontran sulkuajan lähestyessä (kuun 1-5 arkipäivä) + muistutusviesti laskujen käsittelijöille 2016 tp 60% vähemmän kierrossa olevia laskuja kuin 2015 tp Jaksotettavien listaus Helpottaa ja nopeuttaa jaksotusten tekemistä Ostoreskontran täsmäytys Vapautuu aikaa rutiinitehtävistä (yht. 2,5 htp/kk), inhimilliset virheet poistuvat, esimiesten aikaa säästyy dokumenttien tarkastuksesta 42 3.5.2017
Tarkempi RPA-analyysi Tarkoituksena analysoida kaikkien ydinprosessien soveltuvuus robotisoitaviksi Prosessikohtaisissa työpajoissa analysoitiin kohteet, saavutettavat hyödyt ja automatisoinnin helppous Lopputuotoksena prosessikohtaiset helppous-hyötyanalyysit sekä ehdotus ohjelmistorobotiikan seuraaviksi kohteiksi. 43 3.5.2017
44 3.5.2017
Seuraavat vaiheet Ohjelmistorobotiikka jatkuvana palveluna osaksi Talpan palvelutuotantoa Hankesuunnitelma Talpan osaamisen kasvattaminen Tavoitteena Vähentää manuaalityötä Parantaa palveluiden laatua Parantaa riskienhallintaa Tuotantoprosessien johtamista tiedolla Toimitaan sujuvasti ja kustannustehokkaasti 45 3.5.2017
Talpan asiakaspalvelun kuulumiset Harri Numminen
Asiakaspalvelu 1.6.2017 alkaen Asiakaspalvelun tehtäväkenttä laajenee 1.6.2017 Taloushallintopalvelun asiakaspalveluun keskitetään Helsingin kaupungin talouden ja HR-toimintojen neuvontaa Kaksi tiimiä: Asiakaspalvelu talous Asiakaspalvelu HR 47 3.5.2017
Asiakaspalvelu osana keskitettyjä palveluja 48 3.5.2017
Asiakaspalvelu talous Asiakaspalvelu talous-tiimin tehtävä Talpassa 1.6. alkaen Nykyisen keskitetyn asiakaspalvelun tehtävät: taloushallinnon asiakaspalvelu (service desk) kuntalaisille ja Talpan asiakkaille Keskitetyssä asiakaspalvelussa vastataan Talpaan saapuviin laskutusta ja ostolaskuja koskeviin puheluihin ja sähköposteihin Rekisterit: Lasken toimittaja-, asiakas- ja nimikerekistereiden ylläpito 49 3.5.2017
Puheluiden määrät 50
Sähköpostien määrät Huom. Ei sisällä outlookin kautta lähetettyjä viestejä. 51
Asiakaspalvelu Keskimääräiset odotusajat 52 3.5.2017
Asiakaspalvelu Puheluiden luokitukset 53 3.5.2017
Palautejärjestelmä Sähköisten lomakkeiden eli palautejärjestelmän kautta tulevat viestit hoidetaan asiakaspalvelussa Palkanlaskennan lomake Laskutuksen lomakke Asiakaspalvelussa myös tehdään tikettejä osastoille. Kirjattujen määrä 1.1.17-9.4.17 = 1245 kpl Lomakkeiden kautta tulleet yhteydenotot 1.1.17-9.4.17 54
Asiakaspalvelu HR Asiakaspalvelu HR-tiimin tehtävä Talpassa 1.6. alkaen Esimiesten neuvonta hr-asioissa sopimusten, kaupungin yhteisten ohjeiden mukaisesti ja esimiestyön tukeminen Eläkeneuvonta kaupungin työntekijöille erekry-neuvonta toimialojen pääkäyttäjille ja työnhakijoille sekä erekryn käyttäjätunnukset toimialojen pääkäyttäjille ja esimiehille M2 järjestelmän ylläpito ja neuvonta toimialojen yhteyshenkilöille Työmatkasetelit 55 3.5.2017
Asiakaspalvelu Päivittäistä HR-neuvontaa esimiehille palkkaus (mm. palkan määräytyminen, palkkiot) työaika (mm. työaikamuodot, liukuva työaika, osa-aikatyö) vuosiloma sairaus- ja työtapaturmalomat virka- ja työvapaat sekä perhevapaat palvelussuhteen alkaminen (mm. työhöntulotarkastukset, koeaika, huumausainetestit, määräaikaisuuden perusteet) palvelussuhteesta eroaminen virkamatkat henkilöstöedut 56 3.5.2017
Asiakaspalvelu Tikettijärjestelmän kilpailutus ja käyttöönottoprojektin toteuttaminen Tikettijärjestelmän esiselvitys ja vaatimusmäärittely kevään 2017 aikana palvelumuotoilun avulla Tikettijärjestelmään ohjataan kaikki Talpaan tulevat tehtäväpyynnöt Tavoitteena: Asiakaspalvelun parantaminen Tuottavuuden parantaminen Tehtäväpyyntöjen ja asiaohjauksen hallinta Asiakaskohtaisen datan ja oman toiminnan tiedot (esim. vasteajat) tuottaminen toiminnan kehittämistä varten 57 3.5.2017
Tiketöinti: nykytila 58 3.5.2017
Tiketöinti: tavoitetila (luonnos) 59 3.5.2017
Asiakaspalvelu Sähköisten lomakkeiden kehittäminen Kehitetään edelleen sähköisiä lomakkeita tehtäväpyyntöjä varten tikettijärjestelmäprojektin yhteydessä Ohjataan yhteydenottoja lomakkeille Suunnitellaan lomakkeet siten, että niissä on kaikki tarvittava tieto tehtäväpyynnön toteuttamiseksi Selvitetään automaation/robotiikan hyödyntäminen tehtäväpyyntöjen käsittelyssä 60 3.5.2017
Asiakaspalvelu Livechatin käyttöönotto Tavoitteena ottaa käyttöön livechat asiakaspalvelussa syksyn aikana Sähköinen tunnistautuminen tarvittaessa 61 3.5.2017
Asiakaspalvelu Asiakastyytyväisyyden mittaaminen Asiakaspalvelun jatkuvan palvelun asiakastyytyväisyyden mittaaminen Määritykset tehty kevään aikana yhteistyössä Innolinkin kanssa Tekninen toteutus palvelukeskuksella Kysely osalle asiakaspalveluun soittaneista Käyttöönotto kevään aikana Asiakastyytyväisyyskysely syksy 2017 62 3.5.2017
Asiakaspalvelu Asiakkuudenhallintamallin suunnittelu ja toteutus Talpan asiakkuuksien hallinta eri tasoilla ja asiakaspalvelussa Tikettijärjestelmän hyödyntäminen Suunnitellaan ja otetaan käyttöön asiakkuuden vuosikello Asiakastapaamiset eri tasoilla Asiakastyytyväisyyden mittaaminen Hinnoittelu Asiakasraportointi Talpa-päivä Ym. 63 3.5.2017
Talpan asiakaspalvelun yhteystiedot 1.6.2017 Asiakaspalvelu Talous (Service Desk) Puhelinpalvelu arkisin klo 9 15 - puh. 09 310 25300, talpa.asiakaspalvelu@hel.fi Palkanlaskennan lomakkeet Laskutuksen lomakkeet HR-neuvonta: Puhelinpalvelu arkisin klo 9 15, paitsi keskiviikkoisin klo 12 16 - puh. 09 310 38080 - kysymyslomakkeella - hr-neuvonta@hel.fi erekry-neuvonta: Puhelinpalvelu arkisin klo 9 11, paitsi keskiviikkoisin klo 13 15 - puh. 09 310 43539 - tyopaikat@hel.fi Eläkeneuvonta: Puhelinpalvelu arkisin klo 12 13 - Maija Siponen, puh. 09 310 37974, maija.siponen@hel.fi - Kirsi Kuusisto-Hämäläinen, puh. 310 29990, kirsi.kuusisto-hamalainen@hel.fi M2 Puhelinpalvelu arkisin klo 9 12 M2 yhteyshenkilöille - puh. 09 310 70700 Työmatkasetelit Puhelinpalvelu ma-ti-ke klo 9-11 ja 13-15 - puh. 09 310 64676, matkaseteli@hel.fi 64 3.5.2017
Kansallinen tulorekisteri -hanke Kari Kallio
Mikä on kansallinen tulorekisteri (Katre)? Valtiovarainministeriön 27.11.2014 perustama hanke Hankkeen tarkoituksena on luoda kansallisen palveluarkkitehtuurin toimintoihin keskeisenä osana sisältyvä rekisteri, johon kertyvät palkansaajien ja etuudensaajien tulotiedot Hankkeen yhteiskunnallisena tavoitteena on: Keventää työnantajien hallinnollista taakkaa Tehostaa viranomaisten toimintaa Parantaa viranomaistoiminnan laatua ja läpinäkyvyyttä
Palkanmaksuun liittyy tällä hetkellä huomattava määrä erilaisia raportointivelvoitteita (epäyhtenäiset aikataulut, tietosisällöt ja tekniset formaatit) Verohallinto Kela Työeläkevakuuttajat Vahinkovakuutusyhtiöt Työttömyyskassat EK Tilastokeskus Ammattiyhdistykset Ulosottovirastot Muut Kausiveroilmoitus Työnantajasuoritusten tilitys Vuosiilmoitukset Sairauspäivärahahakemus Työnantajan maksama palkka Kuukausiansioilmoitus Vuosiansioilmoitus JA Alkamis- /päättymisilmoitukset Vuosiilmoitus palkoista Ilmoitus tapaturmasta Palkkatodistukset Palkkalaskelmat Tuntipalkkatilastot Kuukausipalkkatilastot Työaikatiedustelut Työssäkäyntitilastot Palkkatiedustelu /tp Palkkatiedustelu /kkp Työvoimakustannukset Jäsenmaksutilitys Ulosottotilitys Palkansaaja Palkka-aineisto toimitetaan palkanlaskentaan Maksut Palkanlaskija laskee palkat palkanmaksupäivittäin Palkanlaskennassa laaditaan erillisiä ilmoituksia kuukausittain, kausittain ja vuosittain Palkanlaskija laatii palkkalaskelman Tilitoimiston arkisto Työnantaja Raportointi Tiedonvälitystä sidosryhmien välillä Kuva: RTE-Hanke, 2011-2012
Kansallinen tulorekisteri (Katre) Palkansaaja Tietojen hyödyntäjät urot Rajapinta Tulotiedot Kela Pankit KaPa/ Palveluväylä Tapaturmavakuutusyhtiöt Tulorekisteri Työeläkevakuuttajat Palkkalaskelmat Työnantaja 5 Työnantaja 4 Työnantaja 3 Työnantaja 2 Työnantaja 1 Tulotiedot Verohallinto Työttömyyskassat jne Kunnat: sosiaalitoimi ym. (Kunnat ja kaupungit yht. 320 kpl) 68
Hankkeella tavoiteltavat hyödyt: 1. Työnantajien toiminnan helpottuminen a) Kuukausi-ilmoitusten, palkkalaskelmien ja vuosi-ilmoitusten toimittaminen sähköisesti. b) Nykyisten tietojen toimitusten vähentäminen. 2. Tulonsaajan toiminnan helpottuminen a) Henkilökohtaisten palkka- ja etuustietojen ajantasainen saatavuus. b) Tulonsaajan ei tarvitse itse toimittaa tietoja viranomaisille. 3. Viranomaistahojen toiminnan helpottuminen a) Tiedot viranomaisten käytettävissä. Keskinäinen tietojen vaihto ja sen viiveet jäävät pois. 4. Kustannushyödyt kansallisella tasolla a) Yksi keskitetty rekisteri yhden toimijan vastuulla vähentää kustannuksia. b) Päällekkäisten erillisratkaisujen merkittävä vähentyminen. c) Palvelun kehittäminen on tehokasta.
Hankkeen vastuut Verohallinto vastaa toteutusvaiheen hankkeen ohjauksesta ja sidosryhmäyhteistyöstä. Valtiovarainministeriö johtaa lainsäädäntömuutosten valmistelua koko hankkeen ajan. Valtiovarainministeriö vastaa strategisista ja poliittisista asioista. Verohallinto on valinnut tulorekisterin toteutusvaiheen päävastuulliseksi järjestelmätoimittajaksi Digia Finland Oy:n.
Kaupungin rooli hankkeessa Helsingin kaupunki on yhdessä kuntaliiton ja KT:n kanssa edustanut kuntia tietojen luovuttajana ja hyödyntäjänä. Helsingin kaupungilla on edustaja hankkeen ohjausryhmässä ja alatyöryhmissä Ohjausryhmä: Tuija Kuivalainen, Talpa Toiminnallisuus ja liittymät: Timo Hakala, Sote, Kari Kallio, Talpa Tulokoodisto ja sanasto: Irmeli Mäkitalo, Kanslia Lainsäädäntö: Ritva Leppäniemi-Myllynen, Kanslia, Mikko Kilpiä, Sote Teknologia, palvelut ja arkkitehtuuri: Ari Andersin, Kanslia Määrittelytyöhön ja katselmointeihin ovat lisäksi osallistuneet Nina Brunou, Sote, Katri Paananen-Hirvonen, Kanslia, Sari-Anna Pennanen, Kanslia, ja Saija Selkälä, Sote
Hankkeen aikataulu Kansallisen tulorekisterin perustamishankkeen aikataulu on 1.11.2014-31.3.2020 ja se on vaiheistettu seuraavasti: rekisterin ja sen hallinnoinnin vaatimusmäärittely 11/2014-4/2016. Vaihe on päättynyt. Hankintaprosessi 12/2015 9/2016. Vaihe on päättynyt. Toteutusvaihe: Rekisterin määrittely, suunnittelu, toteutus ja testaus 11/2016 3/2020 Tulorekisterin I käyttöönotto 1.1.2019 (Palkat) Tulorekisterin sovellushallintaan siirto 1.1.2018-31.3.2019 (Palkat) Tulorekisterin II käyttöönotto 1.1.2020 (Etuudet) Tulorekisterin sovellushallintaan siirto 1.3.2019-31.3.2020 (Etuudet)
Tulorekisterin sidosryhmät
Toteutusaikataulu
Tietojen hyödyntäjien käyttöönotto Tietojen hyödyntäjät 1. käyttöönotossa (1.1.2019): Verohallinto Työeläkeala Kela TVR Tietojen hyödyntäjät 2. käyttöönotossa (1.1.2020): Työttömyyskassat Tapaturma- ja liikennevakuutusyhtiöt Kunnat Koulutusrahasto Tilastokeskus TEM (palkkatuki ym.) STM (työsuojelu)
Miten muutokset vaikuttavat kaupungin toimintaan? Palkansaajien ja palkkionsaajien ansiotiedot ilmoitetaan 1.1.2019 alkaen tulorekisteriin Palkanlaskentajärjestelmään rakennetaan tarvittavat liittymät Tulotietojen käyttö kaupungilla alkaa 1.1.2020 Järjestelmiin rakennetaan tarvittavat liittymät tai toimitaan tulorekisterin käyttöliittymällä Käyttäjät: SOTE (Apotti), asiakasmaksujen määräytyminen ja toimeentulotuki KASKO, päivähoitomaksujen määräytyminen KYMP, vuokralaisten tulotiedot
Viestintäsuunnitelma
Välitilinpäätösinfo 2017 Talpa auditorio 3.5.2017
Tervetuloa Tervetuloa /Elina Tirkkonen Välitilinpäätös 31.5.2017 Välitilinpäätöksen tavoite, aikataulut, ohjeistus Anne Puukko Talpan terveiset välitilinpäätökseen Palkkahallinnon palvelut Mirja Kiikonen Myyntilaskutus Marja Suomela Ostolaskut Anne Räsänen Maksuliikenne Tuula Autio M2-matka- ja kulunhallinta Heidi Kortelainen Kysymykset ja keskustelua 79 3.5.2017
Välitilinpäätös 2017 on yhteistyötä Elina Tirkkonen
Välitilinpäätös 31.5.2017 Tärkeä osa johtamisjärjestelmäuudistusta Tiukka aikataulu, jota noudatetaan Edellyttää meiltä kaikilta sitoutumista ja asioiden ennakointia Välitilinpäätös edellyttää paljon yhteistyötä ja keskustelua virastojen, toimialojen ja Talpan kesken 81 3.5.2017
Välitilinpäätös 2017: tavoite, aikataulut ja ohjeistus Anne Puukko
Välitilinpäätöksen 2017 tavoite Virastojen ja liikelaitosten tuloksen oikeellisuus Koko kaupungin tulos Välitilinpäätös tehdään kaupungin sisäisiin tavoitteisiin Lopettavien ja yhdistyvien virastojen taseet siirretään vastaanottavaan virastoon tai toimialalle kirjanpidon päiväyksellä 1.6.2017 Määrärahojen uudelleenjako toteutetaan välitilinpäätöksen toteumatietojen pohjalta Välitilinpäätöslaskelmien ja talousarvion toteumavertailujen oikeellisuus tärkeä
Aikataulu välitilinpäätökseen 31.5.2017 5.6.Myyntireskontra suljetaan 12.6. Ostoreskontra suljetaan 15.6. HKL:n kirjanpitoaineisto Talpaan 16.6. Muistiot kirjattu 16.6. 19.6. KOM poisto- ja purkuajot 20.6. Sisäisen laskennan purku- ja vyörytysajot 21.6. Virastokohtaiset raportit Laskesta 22.6. Konsolidoinnin summaukset ja eliminoinnit 30.6. Tase-erittelytaulukot 30.6. Avaavat taseet toimialoille 30.6. Tilinpäätöslaskelmat
Välitilinpäätösohje päivitetty - tutustu huolella! Välitilinpäätösohje ja aikataulu löytyy Helmen Välitilinpäätös 2017 sivustolta lähetetty sähköpostitse pe 21.4.2017 asiakasvirastoille Sisältää mm. Välitilinpäätöksen laajuus Välitilinpäätösaikataulu (liitteenä) Prosessikohtaisia määräpäiviä Jaksotukseen liittyvää ohjeistusta Aineiston toimittamiseen liittyviä aikatauluja Mallipohjat (HKL) Neuvoa ohjeen tulkintaan voi kysyä Talpasta viraston omalta palvelualueelta, kirjanpidon yhteyshenkilöiltä sekä Kaupunkiyhteiset-palvelualueelta. 85 3.5.2017
Kerralla oikein ja aikataulussa Välitilinpäätöksessä panostetaan ennakointiin, virastokohtaisen sisällön oikeellisuuteen ja aikataulussa pysymiseen Välitilinpäätös 2017 työtila: käytössä vain Talpa palvelukeskus ja HKL tase-erittelytaulukot HKL:n toimittamat vtp-materiaalit Käyttöoikeuspyynnöt 31.5. mennessä sähköpostitse YHT Talpa Keskuskirjanpito Ulkoisen ja sisäisen laskennan virastokohtaiset raportit tulostettavissa ke 21.6.2017 86 3.5.2017
Jaksota, täsmäytä Myyntilaskut tulee saada liikkeelle hyvissä ajoin välitilinpäätöksen vuoksi Ostolaskujen kiertoa tehostettava Välitilinpäätöstä laadittaessa raportoidaan aktiivisesti LASKESTA välitilinpäätöslukuja, jotta lukujen oikeellisuudesta voidaan varmistua Kuukausittain tehdyt tilien täsmäytykset - helpottavat välitilinpäätöstyötä Virastokohtaiset tase-erittelytaulukot: tehdään maaliskuusta lähtien kuukausittain Panostetaan jaksotuksiin! 87 3.5.2017
Täsmäytykset Reskontrat Reskontrien siivous Luottotappiot Sisäiset erät (ajallisesti sama kausi, oikea velallinen, toimintatapa) Täsmäytykset kuukausittain; - Vanha OR maksetaan tyhjäksi kesäkuun aikana - Vanha MR siirretään uuteen organisaatioon lokakuussa 31.5.2017 mennessä 31.5.2017 tilanteesta VTP-aikataulun mukaisesti Kuukausittain 2017 KOM-täsmäytykset 31.3. ja 31.5.2017 Konsolidointi, kaupunkiyhteensä Kuukausittain 2017 Tase-erittelytaulukot Kuukausittain 2017 Pankki- ja lähetetilit, välitilit Selvitystilit nollaksi 31.5.2017 Sisäisten maksut Välitilinpäätöksessä kuten tilinpäätöksessä Maksuun 30.5. mennessä
Tase-erittelytaulukot - uutta Talpan kirjanpidossa Maaliskuun 2017 kirjanpidon tilanteesta lähtien Talpan kirjanpidon yhteyshenkilö vastaa tase-erittelytaulukon laadinnasta Tehdään virasto- ja toimialakohtaisesti Tase-erien sisällön seuraaminen kuukausittain Tileille kuulumattomat erät oikaistava viipymättä Jaksotusten purkujen seuranta Tilinpäätöksen tase-erittelyjen laadinta helpottuu Tase-erittelytaulukko tallennetaan kuukausittain Y-asemalle Täsmäytyslomakkeet tallennetaan liitteeksi Y-asemalle Tilintarkastajilla oikeudet Y-asemalle, tarkastusmahdollisuus sähköisestä materiaalista Virastojen tekemät tasetilien täsmäytyslomakkeet toimitettava kirjanpidon yhteyshenkilölle viipymättä kk-katkon jälkeen. Tase-erittelytaulukot korvaavat välitilinpäätöksessä käytössä olleet tasetilien yhteenvetotaulukot 89 3.5.2017
Aikataulu Täsmäytykset Tase-erittelytaulukot uutena Selvittelytilit nolliksi Jne. 90 3.5.2017
Palkkahallinnon terveiset välitilinpäätökseen Mirja Kiikonen
Siirtyvien palkkojen jaksotus Talpa jaksottaa käyttäen laskennallista prosenttia Laaditaan jaksotusmuistio käyttäen menotilinä yhtä laskentatunnistetta Lähetetään virastoon hyväksyttäväksi 14.6. Muistion palautus takaisin palkkakirjanpitoon 15.6. TAI Virasto/liikelaitos itse jaksottaa käyttäen 14.6. maksupäivän aineistoa sekä omaa arviointia Aineisto 14.6. maksupäivästä saatavilla 9.6. (Kari Kallio) Jaksotusmuistio palkkakirjanpitoon tallennettavaksi 15.6. Tuntipalkkojen ja Pelastuslaitoksen osalta sovimme työskentelytavan erikseen. Sähköposti: Yht Talpa Palkkakirjanpito
Palkkioiden jaksotus Toukokuun palkkiot maksetaan 22.6. (7.6. maksuajoa ei ajeta) Palkkiolaskelmat viim. 9.6. vanhoilla tilitunnisteilla palkkiosihteereille YHT Talpa Palkkiot / talpa.palkkiot@hel.fi Talpa laatii jaksotusmuistion 19.6. saadusta ansiotiedostosta. Olennaiset erät jaksotetaan Muistio lähetetään hyväksyttäväksi 19.6. ja se on palautettava välittömästi palkkakirjanpitoon Muistio pitää tallentaa 19.6. Sähköposti: Yht Talpa Palkkakirjanpito
Tulospalkkiot 31.5. välitilinpäätökseen ei jaksoteta tulospalkkiovarausta Vuoden 2016 tulospalkkiot on maksettu 31.5. mennessä Helmikuussa maksettujen tulospalkkioiden jäljelle jäävät loppusaldot puretaan huhtikuulle Maalis- huhtikuussa maksettujen tulospalkkioiden jäljelle jäävät loppusaldot puretaan toukokuulle Toukokuussa maksettujen tulospalkkioiden jäljelle jäävän loppusaldon siirto sovitaan erikseen.
Maksumääräys palkat 24.5. mennessä maksetut maksumääräyspalkat kirjataan toukokuulle 31.5. maksupäivän palkka-ajo päättyy 24.5. Ajalla 25.5.-31.5. ei makseta maksumääräyspalkkoja Seuraavan kerran maksumääräyspalkkoja maksetaan 1.6. ja kirjaus tulee uusilla laskentatunnisteilla.
Lomapalkkavelka Keskitettyä laskelmaa virastojen osalta ei tehdä. Poikkeuksena ovat seuraavat siirrot Oiva liikelaitos lakkaa ja siirtyy kansliaan Palvelukeskus liikelaitokseen siirtyy virastoista henkilöstöä Rakentamispalvelu liikelaitos syntyy 1.6.
Myyntilaskutuksen terveiset välitilinpäätökseen Marja Suomela
Myyntilaskutuksen aikataulu Välitilinpäätöksessä 2017 on tavoitteena, että kaikki kausille 1 5/2017 kuuluvat kaupungin sisäiset myyntilaskut on maksettava toukokuun 2017 aikana, jotta avoimia laskuja ei jäisi myyntireskontraan välitilinpäätöshetkellä. Kautta 1.1. 31.5.2017 koskevat laskutuspyynnöt tai laskuerät toimitetaan Talpaan hyvissä ajoin, kuitenkin viimeistään: Sisäisiä myyntien osalta pe 19.5.2017. Sisäiset myyntilaskut laaditaan Talpassa ti 23.5.2017 mennessä. Ulkoisia myyntien osalta pe 2.6.2017. Ulkoiset myyntilaskut laaditaan Talpassa ma 5.6.2017 mennessä. Kesäkuuta koskeva laskutusaineisto on toimitettava erikseen. Myyntireskontra suljetaan ma 5.6.2017 klo 16.00. 98 3.5.2017
Laskutus virastossa tai liikelaitoksessa Virasto tai liikelaitos, joka laskuttaa itse, vastaa siitä, että ajalle 1.1. 31.5. 2017 suoriteperusteisesti kuuluvat myynnit kirjautuvat toukokuulle: Sisäiset myyntilaskut on laadittava siten, että ne ovat toimitettavissa maksajalle Talpaan hyvissä ajoin, mutta viimeistään ti 23.5.2017. Ulkoiset myyntilaskut on laadittava siten, että niitä vastaavat myyntisaamiset ja tulot on kirjattu kirjanpitoon viimeistään ma 5.6.2017. Täsmäytykset mahdollisine saldokyselyineen on tehtävä siten, että täsmäytyksissä havaittuja eroja koskevat hyväksytyt oikaisu- ja jaksotusmuistiot ovat toimitettavissa Talpaan tallennettaviksi to 15.6.2017 mennessä. 99 3.5.2017
Jaksotukset Myyntireskontran sulkemisen jälkeen kaudelle 5/2017 kuuluva olennainen myynti, josta ei ole saatu maksua, on kirjattava viimeistään pe 16.6.2017 muistiotositteella tuloihin, arvonlisäverovelkoihin sekä siirtosaamisiin kaudelle 5/2017. Jaksotusmuistio laaditaan Talpassa, jos Talpa ei ehdi käsitellä määräaikaan mennessä toimitettua laskutuspyyntöä. Muissa tapauksissa virasto tai liikelaitos laatii muistion. Oikaisu- ja jaksotusmuistot toimitetaan virastoon tai liikelaitokseen hyväksyttäväksi viimeistään ke 14.6.2017. Hyväksytyt muistiot tulee toimittaa Talpaan tallennettaviksi to 15.6.2017 mennessä. 100 3.5.2017
Myyntilaskut - yhteystiedot Keskushallinto ja tekninen Sähköposti YHT Talpa Keskushallinto Tekninen Oy Kirjanpito ja Laskutus Talpa.KeskhallTeknOyKpitoLaskutus@hel.fi Palvelupäällikkö Pasi Rauhaniemi puh. 25250 Palvelukoordinaattori Sini Jääskeläinen puh. 25301 Sivistys ja varhaiskasvatus Sähköposti YHT Talpa Sivistys Vaka Kirjanpito ja Laskutus Talpa.SivistysVakaKpitoLaskutus@hel.fi Palvelupäällikkö Marja Suomela puh. 20882 Palvelukoordinaattori Marjo Hakanen puh. 25194 Sosiaali- ja terveysvirasto Sähköposti: YHT Talpa Sote Laskutus Talpa.SoteLaskutus@hel.fi Palvelupäällikkö Elina Tirkkonen puh. 25290 Palvelukoordinaattori Vuokko Hottinen puh. 86323 101 3.5.2017
Myyntilaskut - yhteystiedot Talhan palvelualueet Keskushallinto ja tekninen Sini Jääskeläinen puh. 25301 Sivistys ja varhaiskasvatus Marjo Hakanen puh. 25194 Yhteissähköpostilaatikot YHT Talpa Keskushallinto Tekninen Oy Kirjanpito ja Laskutus Talpa.KeskhallTeknOyKpitoLaskutus@hel.fi YHT Talpa Sivistys Vaka Kirjanpito ja Laskutus Talpa.SivistysVakaKpitoLaskutus@hel.fi Sosiaali- ja terveysvirasto Sari Hallikainen puh. 25351 YHT Talpa Sote Laskutus Talpa.SoteLaskutus@hel.fi 102 3.5.2017
Ostolaskujen terveiset välitilinpäätökseen Anne Räsänen
Ostolaskut Aikataulu Huomioitavaa laskujen käsittelyssä Muistiotositteet Kierrolle jääneet ostolaskut ja jaksotukset Yhteiset tavoitteet Yhteystiedot 104 3.5.2017
Ostolaskujen aikataulu Ke 10.5. BIP-kierrossa olevien kausille 1-4/2017 kuuluvien epäselvien laskujen siivous -> hyvityslaskut pyydetään tarvittaessa Ke 24.5. Kaupungin sisäiset ostolaskut maksajalla Ti 30.5. Kauden 5/2017 sisäisten laskujen viimeinen maksatusajo klo 8 Ma 12.6. Ostoreskontra suljetaan klo 12 Ke 14.6. Sisäisten saamisten ja velkojen vertailu ja täsmäytys vastapuolen kanssa. Sisäisten ja ulkoisten laskujen jaksotusmuistiot lähetetään virastoon hyväksyttäväksi. Ke 14.6. klo 12 mennessä käyttöomaisuushankintoja (450001) koskevat oikaisumuistiot oltava Talpassa To 15.6. Sisäisten ja ulkoisten laskujen hyväksytyt jaksotusmuistiot oltava Talpassa Pe 16.6. Kaikki muistiotositteet kirjattuina kaudelta 5/2017 105 3.5.2017
Ostolaskut huomioitavaa laskujen käsittelyssä 31.5.2017 mennessä vastaanotetuista tavaroista ja palveluista tehdään asianmukainen menokirjaus kauden 5/2017 kirjanpitoon. Tavaran ja palvelun toimituspäivä ratkaisee mille kaudelle meno kuuluu (laskun päiväyksellä/eräpäivällä ei ole merkitystä). Ostolaskut käsitellään heti niiden saavuttua tarkastajan / hyväksyjän Bippiin. Epäselvät laskut tulee selvittää välittömästi ja pyytää tarvittaessa hyvityslasku. Helsingin kaupungin sisäisillä laskuilla käytetään eräpäivää HETI, kaikki sisäiset laskut tulee olla tarkastettuina ja hyväksyttyinä ma 29.5.2017 klo 20 mennessä. 106 3.5.2017
Ostolaskut huomioitavaa laskujen käsittelyssä Jokaisen laskun tarkastajan ja hyväksyjän on määriteltävä sijainen BIP-järjestelmään lomien ym. poissaolojen ajaksi. Kausille 1-5/2017 kuuluvia laskuja ei saa jäädä tarkastamatta / hyväksymättä edellä mainituista syistä. Talpassa kierron valvontaa tehostetaan seuraamalla, että laskut eivät seiso tarkastajalla tai hyväksyjällä. Kierron valvontaa on tehostettava myös virastoissa. Sairastumistapauksissa varahenkilöasetus tehdään Talpassa. Varahenkilöasetus pyydetään soittamalla asiakaspalvelunumero 09 310 25300 BIP sovellusneuvontanumero 09 310 21219 tai sähköpostilla talpa.ostolaskut@hel.fi palvelualueen sähköposti 107 3.5.2017
Ostolaskut - muistiotositteet Ostolaskuihin liittyviä muistiotositteita kannattaa tehdä sitä mukaa, kun huomaa virheitä kirjanpidon raporteilta. Muistiotositteet toimitetaan päivittäin Talpaan taloushallinnon palveluihin omalle palvelualueelle tallennettavaksi. Muistiotositteet lähetetään ensisijaisesti hyväksyjän sähköpostista palvelualueen s-postiin. 108 3.5.2017
Ostolaskut reskontran sulkeuduttua kierrolle jääneet sisäiset laskut, jaksotukset Kierrolle jääneistä, kaupungin sisäisistä laskuista (kumppanit 1000-9500) laaditaan Talpassa esitiliöidyt muistiotositteet. Laskut kirjataan muistiotositteella siirtovelkatilille 286700 ostolaskujen tulosyksikölle (xx98950). Talpa lähettää muistiot asiakasvirastoihin täydennettäviksi ja hyväksyttäviksi. To 15.6.2017 mennessä virasto palauttaa muistiot hyväksyjän sähköpostista palvelualueiden sähköposteihin. Jaksotettujen laskujen tiliöintiä ei muuteta tasetiliksi Bipissä, koska Talpa peruuttaa kirjauspäivällä 31.5.2017 laaditut jaksotusmuistiot 1.6.2017 kirjauspäivällä. Siirtovelka- ja siirtosaamiskirjausten purussa on huomioitava uudet tulosyksiköt ja kumppanikoodit. Mikäli virastolla on tiedossa kaudelle 5/2017 kuuluva oleellinen meno, josta laskua ei ole vielä saatu, viraston tulee pyytää Talpaa jaksottamaan meno. 109 3.5.2017
Kirjausesimerkki kaupungin sisäiset Kaikki kiertoon jääneet laskut jaksotetaan Vuodelle 2016 kirjataan muistio Tili Tulosyks. Kump K 286700 xx9850 xxxx D virastolta saatava menotiliöinti Hyvityslaskut kirjataan siirtosaamistilille 179700 Tili Tulosyks. Kump D 179700 xx9850 xxxx K virastolta saatava menotiliöinti 110 3.5.2017
Ostolaskut reskontran sulkeuduttua kierrolle jääneet ulkoiset laskut, jaksotukset Kierrolle jääneet, kaudelle 1-5/2017 kuuluvat ulkoiset laskut jaksotetaan virastojen antamien eurorajojen mukaan kaudelle 5/2017. Talpa laatii jaksotusmuistiot ja lähettää ne virastoihin täydennettäväksi ja hyväksyttäväksi. Jaksotettujen laskujen tiliöintiä ei muuteta tasetiliksi Bipissä, koska Talpa peruuttaa kirjauspäivällä 31.5.2017 laaditut jaksotusmuistiot 1.6.2017 kirjauspäivällä. Siirtovelka- ja siirtosaamiskirjausten purussa on huomioitava uudet tulosyksiköt ja kumppanikoodit. Mikäli virastolla on tiedossa kaudelle 5/2017 kuuluva oleellinen meno, josta laskua ei ole vielä saatu, viraston tulee pyytää Talpaa jaksottamaan meno. 111 3.5.2017
Ostolaskut Tase-tilit jaksotuksille Jaksotusmuistiot tehdään kumppaneittain käyttäen oikeaa tasetiliä SIIRTOVELAT SIIRTOSAAMISET KUMPPANI (Veloituslaskut) (Hyvityslaskut) 285100 178300 0500-0799 tytäryhteisöt 285400 178500 0300-0350 jäsenkuntayhtymät 285600 178600 0800-0950 osakkuus- ja muut omistusyhteysyhteisöt 286100 179100 0102-0103 kunnat ja ulkopuoliset kuntayhtymät 286400 179400 0101 valtio 287900 180800 Ei kumppania, muut 112 3.5.2017
Yhteiset tavoitteet Kaupungin sisäiset laskut on maksettu 30.5.2017 mennessä Laskut pyydetään toimittajalta heti Laskut tarkastetaan ja hyväksytään heti Reklamaatiot hoidetaan heti Kiertoon ei jäisi kausille 1-5/2017 kuuluvia laskuja Jaksotettavia on mahdollisimman vähän 113 3.5.2017
Ostolaskut - yhteystiedot Keskushallinto ja tekninen Sähköposti YHT Talpa Keskushallinto Tekninen Oy Ostolaskut Talpa.KeskhallTeknOyOstolaskut@hel.fi Palvelupäällikkö Pasi Rauhaniemi puh. 25250 Palvelukoordinaattori Sari Benchbana puh. 25301 Sivistys ja varhaiskasvatus Sähköposti YHT Talpa Sivistys Vaka Ostolaskut Talpa.SivistysVakaOstolaskut@hel.fi Palvelupäällikkö Marja Suomela puh. 20882 Palvelukoordinaattori Marita Lappalainen puh. 25194 Sosiaali- ja terveysvirasto Sähköposti: YHT Talpa Sote Ostolaskut ja Kirjapito Talha.SoteOstolaskutjaKirjanpito@hel.fi Palvelupäällikkö Elina Tirkkonen puh. 25290 Palvelukoordinaattori Anne Räsänen puh. 25126 114 3.5.2017
M2 matka- ja kuluhallintajärjestelmä Heidi Kortelainen
M2 MATKA- JA KULUHALLINTA JÄRJESTELMÄN UUSI YMPÄRISTÖ 1.6.2017 ALKAEN M2 matkahallintajärjestelmä on suljettuna 26.5.2017-5.6.2017 välisenä aikana, ellei toisin ilmoiteta. Kaikki mobiilin käyttäjät sekä muut M2 järjestelmän käyttäjiltä katkaistaan yhteys 26.5.2017 klo: 16:00 M2 mobiilin käyttäjät M2 ympäristöön kirjaudutaan uudelleen: Eli kertaalleen pitää jokaisen mennä uuden M2:n näytölle kertakirjautumisella 5.6 jälkeen ja sen jälkeen joko vaihtaa itselleen M2-salasana (jota myös Mobiilissa käytetään) tai käyttää QR-koodi kirjautumista Mobiiliin. Mitään uutta asentamista Mobiili-laitteella ei tarvita- vain uusi kirjautuminen. Tämän hetken tiedoilla uusi M2 järjestelmä on käytössä 5.6.2017 116 3.5.2017
MATKALASKUT 1.6.2017 alkaen uusi M2 järjestelmä on rakennettu uuteen ympäristöön uusien organisaatioiden mukaisesti. Uusi M2 ympäristö tarkoittaa seuraavaa: -vanha M2 ympäristö suljetaan 26.5.2017 klo: 16:00 -vanhaan M2 ympäristöön jää kaikki historia, mutta ei näy enää matkustajille -vanhaan M2 ympäristöön jää oikeudet Talpan pääkäyttäjille -kaikki suunnitelmat jotka ovat tehty ja hyväksytty ennen kesäkuuta, mutta matka toteutuu vasta toukokuun jälkeen nämä suunnitelmat käsitellään seuraavasti: tulosta vanhasta ympäristöstä suunnitelma ennen 26.5.2017. Matkasta tehdään matkan jälkeen uusi matkalasku uuteen M2 järjestelmän ympäristöön ja hyväksytty suunnitelma skannataan matkalaskuun -matkat jotka toteutuvat ennen 26.5.2017, matkalaskut pitää olla Talpassa viimeistään hyväksyttyinä liitteineen 26.5.2017 mennessä 117 3.5.2017
MATKAENNAKOT -matkaennakkoja ei voi hakea poikkeuksellisesti toukokuun 2017 aikana. Toimintapa jatkuu normaalisti uuden M2 järjestelmän käyttöönoton jälkeen -itse maksetut osallistumismaksut matkustajat voivat hakea toukokuun 2017 aikana kuluveloituksena ja kuluveloitukseen selitteeseen merkintä mitä matkaa (matkalaskun numero/suunnitelman numero) osallistumismaksu koskee MATKATILITAPAHTUMAT -vanhaan M2 ympäristöön jäävät matkatili tapahtumat eivät siirry uuteen M2 ympäristöön, joten vanhaan M2 ympäristöön jäävät matkatilitapahtumat oikaistaan muistiolla matkojen kuluiksi 118 3.5.2017
Helsingin kaupungin Eurocard luottokortti ostot -luottokortti ostojen siirto vanhaan M2 järjestelmään estetään 22.5.2017 alkaen -pyydetään välttämään luottokortin käyttöä 26.5-30.5.2017 välisenä aikana -luottokortti ostot pitää olla hyväksyttyinä kuitteineen M2 järjestelmässä ja Talpassa viimeistään 26.5.2017 mennessä -jos ostoja on tehty 26.5-30.5.2017 aikana ostot jäävät odottamaan siirtoa uuteen M2 järjestelmään -vanhaan M2 järjestelmään jääneet ostot oikaistaan muistiolla Talpan toimesta 119 3.5.2017
KULUVELOITUKSET/KILOMETRIVELOITUKSET -kuluveloitukset/kilometriveloitukset pitää olla Talpassa viimeistään hyväksyttyinä liitteineen 26.5.2017 mennessä M2 MOBIILI -Kaikki ajo kilometrit M2 mobiililla pitää olla lähetettynä ja hyväksyttynä M2:ssa viimeistään 26.5.2017 tämän jälkeen ei mobiililla saa lähettää kilometrejä M2:seen - katko kestää tämän hetken tiedoilla 26.5-5.6.2017, ajaa voi mutta kilometrejä ei saa lähettää M2 järjestelmään, 26.5.- 5.6.2017 välisenä aikana - ajoja voi kerätä puhelimeen ja lähettää uuteen M2 järjestelmään 5.6.2017 alkaen, varmistus on hyvä tehdä ja laittaa muistiin ajo kilometrit 120 3.5.2017
M2 matka- ja kuluhallintajärjestelmä yhteystiedot Sähköposti: matkalaskut@hel.fi Palvelu numero: 09 31070700 arkisin 9:00-12:00 M2 ryhmä: Hannele Huhtala Heidi Kortelainen Anna-Maija Salmi Heli Mäntyharju Uusi M2 ympäristö projektipäällikkö: Timo Pitkänen 121 3.5.2017
Maksuliikenteen terveiset välitilinpäätökseen Tuula Autio
Maksuliikenteen tärkeät päivämäärät Toukokuun tiliotteet tulee olla tiliöityinä 1.6.2017 Ne siirretään kirjanpitoon Talpan toimesta 2.6.2017 Reskontran ulkopuoliset maksut tulee olla maksuliikenteessä viimeistään maanantaina 29.5.2017, mikäli ne halutaan vielä toukokuun kirjanpitoon. Huomioikaa postin kulku, reskontran ulkopuoliset maksut toimitetaan aina alkuperäisinä tositteina, skannatut toimeksiannot eivät kelpaa
Maksuliikenteen tärkeät päivämäärät Maksatusajo ulkoisille toimittajille maksetaan normaalisti 31.5.2017 Toukokuun viimeinen sisäinen maksuajo tehdään sisäiseen pankkiin 30.5.2017 Sisäistä maksatusajoa ei ajeta enää 31.5.2017, eikä silloin saa toimittaa maksuaineistoa Talpan ohjelman pääkäyttäjät huolehtivat sisäisen pankin nollauksesta 31.5.2017
Keskustelua & kysymyksiä
Työniloa välitilinpäätöksen tekoon! Kiitos! Yhteiset palvelut > Taloushallintopalvelut > Kirjanpitopalvelut > Välitilinpäätös 2017