1 Kokoustiedot SOTE- ja maakuntauudistuksen johtoryhmän kokous Kokousaika Pe klo 13.00-14.37 Kokouspaikka Etelä-Pohjanmaan liitto (maakuntasali), Kampusranta 9 C, Seinäjoki Käsiteltävät asiat :t 17-29 Asia Sivu 17 Kokouksen avaus... 3 18 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen... 4 19 SOTE- ja maakuntauudistuksen tilannekatsaus... 5 20 SOTE -kuntayhtymän perustaminen... 6 21 SOTE valinnanvapausosakeyhtiö... 8 22 Tukipalvelut Oy:n perustaminen... 9 23 ICT-järjestelmät ja verkko... 11 24 Valmistelun aikana tarvittavat linjaukset... 12 25 Väliaikainen valmistelutoimielin... 14 26 Muutosviestintä... 15 27 Kokousaikataulu... 16 28 Muut asiat... 17 29 Kokouksen päättäminen... 18
2 Kokousaika kello 13.00-14.37 Kokouspaikka Etelä-Pohjanmaan liitto (maakuntasali), Kampusranta 9 C, Seinäjoki Osallistujat Varsinainen jäsen Henkilökohtainen varajäsen Puheenjohtaja Lehtimäki Esko Harjunpää Arja Varapuheenjohtaja Pöntinen Kai Pukkinen Jaakko Heikkilä Aarne Matintupa Jukka-Pekka Heinonen Kimmo Joensuu Jukka Hella Pekka Salo Aulikki Knuuttila Antti Grönlund Immanuel Kujala Sari Rintamäki Esko Kuusinen Merja Viitamäki Raija Lahtinen Helena Rantanen Kimmo Mäkelä Satu Anttila Lasse Mäki Juhani Koskela Anna-Maija Panttila Eliisa Manninen Anneli Renko Anna-Maija Ridanpää-Taittonen Annu Sihto Paula Kivisaari Pasi Vistbacka Raimo Yli-Rahnasto Sami Muut osallistujat Etelä-Pohjanmaan liitto Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus Etelä-Pohjanmaan Sairaanhoitopiiri Eskoon sosiaalipalvelujen kuntayhtymä Etelä-Pohjanmaan TE-toimisto Etelä-Pohjanmaan pelastuslaitos Etelä-Pohjanmaan sote-projekti Henkilöstöjärjestöjen edustaja Peltola Asko, maakuntajohtaja Seppelvirta Heli, muutosjohtaja Anttila Lasse, maakuntahallituksen pj Sorvettula Johanna, konsernimuutosjohtaja Soininen Mika, ylijohtaja Pihlajamäki Jaakko, johtaja Nummi Jouni, kuntayhtymän johtaja Tuohimaa-Kari Leena, johtaja Setälä Harri, pelastusjohtaja Jokiranta Harri, projektinjohtaja Vesa Maunuksela, pääluottamusmies (TEHY) Sihteeri Timo Takala Käsiteltävät asiat :t 17-29 Allekirjoitukset Esko Lehtimäki puheenjohtaja Timo Takala sihteeri
3 17 Kokouksen avaus Todetaan läsnäolijat. Hyväksytään asialista. Todettiin läsnäolijat ja hyväksyttiin esityslista.
4 18 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Hyväksytään edellisen kokouksen pöytäkirja, joka on toimitettu jäsenille sähköpostitse. (Liite 1) Hyväksyttiin pöytäkirja.
5 19 SOTE- ja maakuntauudistuksen tilannekatsaus Käydään keskustelu ajankohtaisesta valmistelutilanteesta ja merkitään tilannekatsaus tiedoksi. Käytiin keskustelu. Merkittiin tiedoksi konsernimuutosjohtaja Johanna Sorvettulan ja muutosjohtaja Heli Seppelvirran tilannekatsaukset.
6 20 SOTE -kuntayhtymän perustaminen JOHTORYHMÄ 10.2.2017 SOTE- ja maakuntauudistuksen laajuus ja toimialojen moninaisuus on haaste suunnittelu- ja toteutusvaiheelle. SOTE-uudistuksessa koko julkinen sosiaali- ja terveydenhuolto uudistetaan. Etelä-Pohjanmaan SOTE-integraation järjestäminen ja tuottaminen yhtenäisin toimintavoin ja perustein on tarkoituksenmukaista aloittaa kuntayhtymänä 1.1.2018. Kuntayhtymän toteutus uudistuksen vaiheistamisena takaa hallitun prosessin. Tällä tavoin turvataan kuntalaisten palvelujen onnistunut ja tasapuolinen järjestäminen. SOTE-kuntayhtymän perustaminen varmistaa lakiluonnoksen 21.12.2016 mukaisen maakunnan liikelaitoksen jouhevan käynnistymisen SOTE-palvelujen osalta 1.1.2019. Menettely ei muodosta päällekkäisyyksiä maakunnalliselle SOTEMAKU-valmistelulle. Menettelytapa edistää suoranvalinnan piiriin kuuluvien tehtäväkokonaisuuksien hallitun jatkokehittämisen ja siirtämisen maakunnan osakeyhtiöön/osakeyhtiöihin maakunnan perustumisen yhteydessä. Kuntayhtymään siirtyy SOTE-palvelujen järjestämis- ja tuottamisvastuu. 21.12.2016 lakiluonnos osaltaan tukee SOTE-kuntayhtymän perustamista. SOTE Strategiset tukipalvelut -työryhmä on esittänyt SOTE-työvaliokunnalle, että Etelä- Pohjanmaa muodostaa sosiaali- ja terveydenhuollon maakunnan kattavan kuntayhtymän vuoden 2018 alusta. Työvaliokunta esitti (9.12.2016 6) asiaa virkamiesryhmälle. SOTEkuntayhtymän perustaminen oli myös strategisten tukipalvelujen päätyöryhmän yksimielinen esitys (12.1.2017). Virkamiesryhmän (26.1.2017) esitys SOTE-kuntayhtymän perustamisesta oli yksimielinen. Päätetään virkamiesryhmän esityksen mukaan, että maakunnallisen SOTE-kuntayhtymän valmistelu ja perustamistoimet aloitetaan keväällä 2017 siten, että kuntayhtymä voi aloittaa toimintansa 1.1.2018. JOHTORYHMÄ Käytiin monipuolista keskustelua väliaikaisen sote-kuntayhtymän perustamisesta. Satu Mäkelä teki seuraavan esityksen: Maakunnallista väliaikaista sotemaku-kuntayhtymää ei perusteta, koska maakunnassamme on olemassa sotemaku-valmisteluprosessi. Mäkelän esitystä ei kannatettu. Päätösehdotus hyväksyttiin. Todettiin, että kunnille järjestetään info-tilaisuus / -tilaisuuksia väliaikaisen kuntayhtymän rakentumisen tiimoilta. ****************************************************************************************************
7 Virkamiesryhmä esittää lle, että väliaikaisen SOTE-kuntayhtymän valmistelu lopetetaan, koska sen perustamiselle ei ole kuntakentässä riittävää kannatusta. Johtoryhmä päätti esityksen mukaisesti lopettaa väliaikaisen SOTE-kuntayhtymän valmistelun.
8 21 SOTE valinnanvapausosakeyhtiö Virkamiesryhmä esittää lle, että maakunnan SOTE-valinnanvapausyhtiön ( EP SOTE Oy ) muodostamista kiirehdittäisiin. EP SOTE Oy:n soteperuspalveluja tuottavan yhtiön perustamis- ja suunnittelutoimet osana maakuntavalmistelua on aloitettava välittömästi, kun uusi Etelä-Pohjanmaan maakunta on lailla perustettu. Nykyisen lakiluonnoksen mukaan tulevan maakunnan on yhtiöitettävä perussotetoiminnot. EP SOTE Oy tulee olemaan maakunnan 100 %:sti omistama ja sen konserniohjaukseen kuuluva yhtiö. EP SOTE Oy aloittaa toimintansa markkinoilla 1.1.2019 alusta. EP SOTE Oy:n perustaminen on syytä tehdä Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän toimesta. päättää pyytää Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymää perustamaan SOTE-valinnanvapausosakeyhtiön osana maakuntavalmistelua välittömästi sen jälkeen, kun uusi Etelä-Pohjanmaan maakunta on juridisesti aloittanut toimintansa. Päätösesitys hyväksyttiin.
9 22 Tukipalvelut Oy:n perustaminen JOHTORYHMÄ 10.2.2017 Etelä-Pohjanmaan liitto ja Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri käyvät kuntien kanssa keskustelua valmistelun aloittamisesta maakunnan ja kuntien yhteisesti omistamasta Tukipalvelut Oy:stä. Esitys perustamisesta on tarkoitus saada valmiiksi helmikuun aikana. Kunnat ja yhteistoiminta-alueet ovat nimenneet edustajansa valmisteluryhmään. Maakunta ja kunnat sekä mahdollisesti valtio saavat in-house aseman. Tarkoituksenmukaista on tehdä tukipalvelut yhdessä, jotta toiminta kaikkien organisaatioiden osalta on taloudellista ja jotta työpaikat ja osaaminen säilyvät maakunnassa. Tukipalvelut Oy:n valmistelun informaatiotilaisuus pidetään ke 29.3.2017 klo 9.00 EPSHP:ssä. Valmistelu merkitään tiedoksi. VIRKAMIESRYHMÄ 6.3.2017 Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. ****************************************************************************************************** JOHTORYHMÄ Käytiin keskustelu Tukipalvelut Oy:n valmistelutilanteesta. Päätettiin, että Tukipalvelut Oy:n valmistelua jatketaan yhteistyössä strategisten tukipalvelujen työryhmien ja Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kesken. Sen lisäksi odotetaan valtakunnallisten palvelukeskusten valmistelun linjauksia, jotka on luvattu maaliskuussa 2017, ja huomioidaan 29.3.2017 pidettävässä Tukipalvelut Oy:n perustamista koskevassa maakunnallisessa tilaisuudessa käytävät keskustelut. Valmistelutilanteeseen palataan seuraavassa virkamiesryhmän kokouksessa 10.4.2017. ******************************************************************************************************* Tukipalvelut Oy:n suunnittelun eteenpäin saattamiseksi on syytä aloittaa yhtiön perustamistoimet ja jatkaa liiketoimintasuunnitelman laatimista osana maakuntavalmistelua. Tukipalveluja ja SOTE-uudistusta koskevat tilaisuudet ke 29.3.2017 yhdistetään yhdeksi tilaisuudeksi klo 9.00-12.00. Tilaisuus pidetään Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kantasairaalan auditoriossa.
10 Käydään keskustelu Tukipalvelut Oy:n valmistelutilanteesta ja päätetään pyytää Etelä- Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymää perustamaan Tukipalveluosakeyhtiö osana maakuntavalmistelua välittömästi sen jälkeen, kun uusi Etelä-Pohjanmaan maakunta on juridisesti aloittanut toimintansa. Päätösesitys hyväksyttiin.
11 23 ICT-järjestelmät ja verkko Maakunnan toiminnan takaamiseksi valmistelussa on tullut esille 38 perustietojärjestelmän valitseminen siirtyvien organisaatioiden tällä hetkellä käytössä olevista tietojärjestelmistä. Näiden valittavien tietojärjestelmien käytettävyys edellyttää yhtenäisen verkon rakentamista kahden kesäkauden aikana vuosina 2017 ja 2018. Siirtyvien organisaatioiden sopimukset siirtyvät yleisseuraantona Etelä-Pohjanmaan maakuntaan eikä maakunnan edellytetä kilpailuttavan käyttöönsä tulevia tietojärjestelmiä. Ennen 2019 järjestettäviin hankintamenettelyihin ei ole minkään tietojärjestelmän osalta mahdollisuutta, lukuun ottamatta jo hankintaprosessissa olevia järjestelmiä kuten asianhallintajärjestelmä ja UNA-asiakas- ja potilastietojärjestelmä. Perusjärjestelmiin liittyy noin 200 liittymärajapintaa. Noin 500 muuta järjestelmää voidaan valita myöhemmin. Strategisten päätyöryhmien valmistelutilanne ja ict:n rajalliset resurssit edellyttävät perusjärjestelmien valitsemista toukokuun loppuun 2017 mennessä. Verkon rakentaminen edellyttää toimia jo huhtikuun 2017 lopulla. Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiriin kuntayhtymän alueverkon rakentamista koskeva sopimus takaa kustannustehokkaan toteutustavan. Tietojärjestelmien ja verkon käyttöönotto ja koulutus vaativat resursseja ja aikaa. Verkon rakentamisen aloittaminen vaatii maakuntavalmistelulta nopeaa toimipistekartoittamista siten, että verkon laajentaminen aloitetaan ns. varmoista toimipisteistä. Käydään keskustelu. Päätetään pyytää Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymää aloittamaan verkon laajentaminen tulevan maakunnan käyttöön osana maakuntavalmistelua ja valtuutetaan strategiset tukipalvelut päätyöryhmä kuultuaan alaisiaan työryhmiä tekemään noin 38 päätietojärjestelmien valinta. Valintapäätös tuodaan tiedoksi SOTEMA- KU-johtoryhmälle. Päätösesitys hyväksyttiin.
12 24 Valmistelun aikana tarvittavat linjaukset keskusteli iltakoulussaan 9.3.2017 siitä, tarvittaisiinko eri osapuolten yhteisiä sopimuksia tai pelisääntöjä koskevia sitoumuksia (esim. rekrytoinnit) valmistelun aikana. Keskustelussa todettiin, että päätöksiä niistä ei voitane viedä kuntatasolle mm. tämän kevään kuntavaalien ja kireän aikataulun takia. Johtoryhmä kuitenkin piti tärkeänä jatkaa keskustelua ja valmistella SOTEMAKU-ohjausryhmän kokoukseen 24.3. suositus toimintatavoista. Väliaikaisen toimielimen päätöksentekovalta on tämänhetkisten lakiluonnosten perusteella suppea. Koska maakunta ja sille valittu valtuusto voi ryhtyä viralliseen päätöksentekoon vasta maakuntavaalien jälkeen alkuvuonna 2018, on pohdittu eri vaihtoehtoja, joilla voidaan tukea ja yhtenäistää valmisteluvaihetta niissä organisaatioissa, jotka siirtyvät osaksi uutta maakuntaa. Väliaikaishallinnon ajaksi tehtävää sopimusta ei ole ainakaan tässä vaiheessa katsottu tarpeelliseksi. Uuden maakunnan toiminnan aloittamisen tukemiseksi on kuitenkin tärkeää sopia yhteisistä linjauksista, joilla tuetaan valmistelun etenemistä ja yhtenäisiin käytäntöihin siirtymistä. Tavoitteena on, että uuteen maakuntaan siirtyvät organisaatiot ottavat huomioon nämä linjaukset omassa päätöksenteossaan ja toiminnoissaan. esittää seuraavia linjauksia SOTEMAKU-ohjausryhmän päätettäväksi: SOTEMAKU-ohjausryhmä keskustelee ja päättää seuraavista linjauksista, jotka on otettava huomioon uuteen maakuntaan siirtyvien henkilöiden ja käytäntöjen osalta mahdollisimman pian ja viimeistään maakunta- ja sote-järjestämisuudistusta koskevien lakien tultua vahvistetuiksi eduskunnassa. Niiden toimintojen ja henkilöiden osalta, jotka siirtyvät osaksi uutta maakuntaa, sovitaan seuraavista toimintatavoista: Edistetään ja tuetaan uuteen maakuntaan siirtymistä koskevaa valmistelutyötä Viestitään muutoksesta aktiivisesti ja monipuolisesti Tuetaan henkilökuntaa muutoksessa Pidättäydytään ylempien toimihenkilöiden vakinaisesta palkkaamisesta Pidättäydytään ulkoistusratkaisuista Pidättäydytään sellaisista ratkaisuista, jotka sitoisivat maakuntaa 31.12.2018 jälkeen Pidättäydytään uusista henkilökuntaeduista ennen uuteen maakuntaan siirtymistä Pidättäydytään palkkaharmonisoinnista siirtymävaiheen aikana ennen 1.1.2019 Keskustelu: Keskustelun aikana esitystä täydennettiin toimintatapojen osalta kuulumaan kokonaisuutena seuraavasti: Edistetään ja tuetaan uuteen maakuntaan siirtymistä koskevaa valmistelutyötä Viestitään muutoksesta aktiivisesti ja monipuolisesti Huolehditaan koko valmistelun ajan hyvän yhteistoiminnan toteutumisesta Tuetaan henkilökuntaa muutoksessa Pidättäydytään ylempien toimihenkilöiden vakinaisesta palkkaamisesta Pidättäydytään ulkoistusratkaisuista, jotka olisivat voimassa 1.1.2019 eteenpäin Pidättäydytään sellaisista ratkaisuista, jotka sitoisivat maakuntaa 31.12.2018 jälkeen Pidättäydytään uusista henkilökuntaeduista ennen uuteen maakuntaan siirtymistä Pidättäydytään uusista palkkausperusteiden ja järjestelmien luomisesta
13 Pidättäydytään tekemästä paikallisia sopimuksia, joiden voimassaolo jatkuu 31.12.2018 jälkeen Pidättäydytään palkkaharmonisoinnista siirtymävaiheen aikana ennen 1.1.2019 Hyväksyttiin ehdotus täydennettynä.
14 25 Väliaikainen valmistelutoimielin Maakuntien perustamisesta säädetään laissa maakuntalain ja sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain voimaanpanosta. Suunnitellun aikataulun mukaan maakunnat perustetaan tämän lain nojalla 1.7.2017. Ensimmäisiin maakuntavaaleihin ja uuden maakuntavaltuuston sekä -hallituksen järjestäytymiseen saakka maakunnan puolesta päätöksiä tekee väliaikainen valmistelutoimielin. Maakunnan alueen maakunnan liiton, kuntien ja yhteistoiminta-alueiden, sairaanhoitopiirin, erityishuoltopiirin, pelastuslaitoksen, elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen ja työ- ja elinkeinotoimiston on sovittava välittömästi voimaanpanolain voimaantultua väliaikaisen valmistelutoimielimen kokoonpanosta. Maakunnan liitto johtaa sopimusneuvotteluja. Maakuntahallitus asettaa väliaikaisen valmistelutoimielimen neuvottelussa sovitun mukaisesti. Jos toimielintä ei ole asetettu kahden kuukauden kuluessa, valtioneuvosto asettaa valmistelutoimielimen valtiovarainministeriön esityksestä. Valmistelutoimielimen jäsenet on valittava edellä mainittujen organisaatioiden viranhaltijoista, joilla on hyvä asiantuntemus toimialansa hallinnosta ja toiminnasta. Valitut henkilöt pysyvät virkasuhteessa edellä mainittuihin organisaatioihin. Toimielimen jäsenet käyttävät toimielimessä itsenäisesti toimivaltaansa eivätkä he ole tässä tehtävässä työnantajansa edunvalvojia, vaan vastaavat maakunnan perustamisen täytäntöönpanon valmistelusta ja maakunnan yleisestä edusta. Väliaikainen valmistelutoimielin voi palkata henkilöstöä avustamaan sen tehtävien hoitamisessa. Henkilöt palkataan maakuntaan virka- tai työsopimussuhteeseen ja heidän työnantajavelvoitteistaan vastaa valmistelutoimielin toimikautensa ajan. Väliaikainen valmistelutoimielin voi ottaa henkilöitä vain määräaikaiseen virka- tai työsopimussuhteeseen siten, että määräaika päättyy viimeistään 31.12.2018 ja tehdä muita maakuntaa sitovia sopimuksia siten, että määräaika päättyy viimeistään 31.12.2019. Uudistuksen täytäntöönpanoa varten on mahdollista perustaa maakuntiin myös vapaaehtoisia poliittisia seurantaryhmiä. Etelä-Pohjanmaan uudistuksen valmistelu on lähtenyt siitä, että poliittinen johtoryhmä () jatkaa toimintaa myös väliaikaishallinnon aikana. Maakuntahallitus käynnisti 20.2.2017 kokouksessaan väliaikaishallintoa koskevat sopimusneuvottelut voimaanpanolain mukaisesti. Käydään keskustelu väliaikaishallinnosta ja sen valmisteluprosessista. Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.
15 26 Muutosviestintä Viestinnän järjestäytymisestä on linjattu seuraavaa: Muutosjohtajat ovat muutosviestinnän esimiehiä, tekevät viestintään liittyvät päätökset ja ohjaavat sen käytännön toteuttamista. Muutoksessa mukana olevien organisaatioiden johtajat ja esimiehet taas ovat oman organisaationsa muutosviestinnän esimiehiä (sisäinen tiedotus, organisaatiota koskeva ulkoinen tiedotus). Viestintäryhmä suunnittelee uuden maakunnan viestinnän rakentumista strategisten tukipalveluiden työryhmien toimeksiannon mukaisesti. Lisäksi työryhmän jäsenet hoitavat kukin oman organisaationsa muutosviestintää, mitä käsitellään myös työryhmän kokouksissa. Verkkosivuston www.ep2019.fi päivityksen suunnittelu etenee. Sivusto on tarkoitus uusia viimeistään väliaikaisen valmistelutoimielimen aloittaessa siten, että sote- ja maku-osiot yhdistetään yhdeksi kokonaisuudeksi. Uudistukselle on hankittu käyttöön uutiskirje, jonka käyttö aloitetaan henkilöstötiedotukseen painottuen. Myöhemmin käyttöä laajennetaan. Tällä hetkellä ep2019-verkkosivustolla on julkaistu kaikkien työryhmien kokousmuistiot. Koska työryhmien lukumäärä on noussut huomattavasti strategisten tukipalveluiden työryhmien perustamisen myötä, joudutaan muistioiden julkaisukäytäntöjä päivittämään. Virkamiesryhmä linjasi kokouksessaan 6.3.2017, että jatkossa vain ohjaavien työryhmien (SO- TEMAKU-johtoryhmä, SOTEMAKU-ohjausryhmä, SOTEMAKU-kuntajohtajafoorumi, virkamiesryhmä, strategiset tukipalvelut päätyöryhmä, sote-työvaliokunta, maku-valmisteluryhmä) sekä henkilöstötyöryhmän ja sen kolmen alatyöryhmän muistiot julkaistaan ep2019-sivustolla. Merkitään tiedoksi viestinnän tilannekatsaus. Merkittiin tiedoksi.
16 27 Kokousaikataulu Merkitään esivalmisteluvaiheen kokouskalenteri tiedoksi. Virkamiesryhmä SOTE-maku jory Lokakuu ma 10.10 klo 8 ti 25.10 klo 10 Joulukuu pe 2.12 klo 9 ma 12.12 klo 13 Helmikuu to 26.1 klo 9 pe 10.2 klo 9 Maaliskuu ma 6.3 klo 9 pe 17.3 klo 13 Huhtikuu ma 10.4 klo 9 pe 21.4.klo 13 Toukokuu ti 9.5 klo 9 pe 19.5 klo 13 Kesäkuu pe 9.6 klo 9 to 22.6.klo 9 Keskustellaan mahdollisista n iltakoulutarpeista ja ajankohdista. Merkittiin tiedoksi.
17 28 Muut asiat Valtakunnallisten muutosjohtajien Sinikka Salon ja Pauli Harjun maakuntakierros pidetään Kurikan Jalasjärvellä 24.3.2017. Aamulla klo 8-9.30 pidetään SOTEMAKU-ohjausryhmän kokous. Muutosjohtajien avoin tilaisuus on klo 9.45-13.00. SOTE-toimintojen tulevaisuutta ja Tukipalvelut Oy:ta koskeva informaatiotilaisuus järjestetään keskussairaalan tiloissa 29.3.2017 klo 09.00-12.00.
18 29 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen 14.37.