Koordinaattori Horisontti 2020:ssa Koordinaattorikoulutus 2.10.2014 Liisa Ewart NCP - sopimusasiat
Koordinaattorin määritelmä Avustuksensaaja projektin osapuoli Yhteys komissioon Oikeussubjekti RfP 2.1.(13) legal entity Riittävä taloudellinen vastuunkantokyky 500 000 euroa tai Käytettävissä olevien tietojen perusteella on perusteltua epäillä Komission näkökulma: Koordinaattorin pitää koordinoida ja hallinnoida avustusta ja toimia yhteyshenkilönä komissioon/virastoon.
Koordinaattorityön & Projektin alkaminen Participant Portal How to participate Reference Documents GA art. 3 Hakemuksen jättöaika on aikaisin projektin alkuaika Kuluriski Avustussopimuksen voimaantulo Kokonaiskesto täysissä kuukausissa
Kiirettä pitää jo projektin valmistelussa Grants Manual Proposal submission and evaluation Once the coordinator (or sole applicant) has submitted a proposal, we need to contact you (usually through the coordinator) to clarify The coordinator can enter draft proposals Proposals must be submitted by the coordinator on-line Edustamisoikeus muiden puolesta? Päätöksentekomenettelyt? Tarvittavat sopimukset? Konsortiosopimus? Aiesopimukset? Kustannukset?
Kiirettä pitää jo projektin valmistelussa.. jatkuu.. Grants Manual Grant Agreement Preparation The coordinator of a consortium can enter or edit information for other beneficiaries but cannot sign on their behalf. ( access to the project at the Participant Portal ) To request a change in the consortium, the coordinator must write to the project officer, on behalf of the consortium Provide banking details Useita velvoitteita ilmaistuna The coordinator or sole applicant must DoA:n tarkistus Eettisten vaatimusten tarkistus (ethics review) Turvallisuusasioiden tarkistus (security scrutinity) (Horizontal Issues) Avustussopimuksen allekirjoitus
Kiirettä pitää jo projektin valmistelussa..jatkuu..2 Prepare and sign a consortium agreement. Consortium agreements are mandatory for all collaborative projects unless otherwise specified in the applicable work programme or call for proposals. They cover issues that will or may arise during the project (e.g. how to take decisions, resolve conflicts or safeguard intellectual property rights). The consortium agreement should be signed before the grant agreement. For details, see the Annotated Model Grant Agreement, Article 41.3.
Kiirettä pitää jo projektin valmistelussa..jatkuu..3 Model Grant Agreement, Article 41.3. 41.3 Internal arrangements between beneficiaries Consortium agreement [OPTION to be used, unless the work programme specifies that there is no need for a consortium agreement: The beneficiaries must have internal arrangements regarding their operation and coordination to ensure that the action is implemented properly. These internal arrangements must be set out in a written consortium agreement between the beneficiaries, which may cover: - internal organisation of the consortium; - management of access to the electronic exchange system; - distribution of EU funding; - additional rules on rights and obligations related to background and results (including whether access rights remain or not, if a beneficiary is in breach of its obligations) (see Section 3); - settlement of internal disputes; - liability, indemnification and confidentiality arrangements between the beneficiaries. The consortium agreement must not contain any provision contrary to the Agreement.
Koordinaattorin tehtävät (GA art. 41) Koordinaattori on MYÖS osallistuja => koko GA soveltuu Lisävelvoitteet: i. Tarkkailla, että projekti suoritetaan oikein ii. Annex 1 GA, EU-lait, kansainväliset ja kansalliset lait ja määräykset Toimia välimiehenä kaikessa tiedonvaihdossa konsortion ja komission välillä Poikkeuksia, joiden peruste GA:ssa Art. 20: raportointivelvoitteet Art. 22: tarkastukset ja tutkimukset Art. 23: vaikuttavuusselvitykset Art. 30: tulosten siirto ja lisensointi Art. 41:?? Art. 55: muutokset ja lisäykset sopimukseen
Koordinaattorin tehtävät (GA art. 41) jatkuu iii. iv. Vaatia ja tarkistaa kaikki vaaditut dokumentit ja varmistaa, että ne ovat kunnolla ja oikein tehty => lähetys komissiolle Toimittaa kaikki suoritteet ja raportit komissiolle o Suoritteiden toimitusajat Annex 1:n mukaan ( list of deliverables ) o Raporttien toimitusajat GA:n mukaan (Art. 20.1) v. Varmistaa rahoituksen jakaminen ilman aiheetonta viivytystä vi. Tiedottaa komissiota osallistujille maksetuista rahoista art. 44 tai art. 50 mukaan tai komission vaatimuksesta o o Art. 44: Perusteettoman avustuksen palautus Art. 50: Projektin keskeyttäminen kokonaan tai yhden osallistujan osalta
Koordinaattori osallistumissäännöissä EUVL 2013 L 347: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/fi/txt/pdf/?uri=celex:32013r1290&from=fi Art. 15.9. koordinaattorien taloudellisten toimintaedellytysten etukäteinen tarkastus Art. 16.2. hakemuksen uudelleentarkastelun hallinnointi Art. 18.3. (!) delegointisäännös komissiolle Avustussopimuksessa määritellään osallistujien ja joko komission tai asianomaisen rahoituselimen oikeudet ja velvollisuudet tämän asetuksen mukaisesti. Siinä vahvistetaan myös niiden oikeussubjektien oikeudet ja velvollisuudet, joista tulee osallistujia toimen toteuttamisen aikana, sekä konsortion koordinaattorin asema ja tehtävät. Art. 21 avustuksen maksuaika Art. 23.2. viittaus Art. 38
Koordinaattori osallistumissäännöissä jatkuu Art. 24 konsortion velvollisuus valita keskuudestaan koordinaattori yhteyshenkilöksi komissioon päin Art. 24.4. koordinaattorin vaihtaminen Art. 38.5. takuurahastosta palautuvien 5 % osuuksien vastaanotto Art. 39.3.(a) takuurahastosta maksettavien osallistujien velkojen korvausten vastaanotto
Koordinaattorin tehtävät - EI delegoitavat Eivät delegoitavissa tai alihankittavissa: Tarkkailla projektin asianmukaista suorittamista Huolehtia tiedonvälityksestä konsortion ja komission välillä Vaatia ja tarkistaa komission vaatimat dokumentit ennen lähettämistä Art. 41.2.(b) (iii) Vaatia ja tarkistaa kaikki vaaditut dokumentit ja varmistaa, että ne ovat kunnolla ja oikein tehty = dokumenttien laadun tarkistus Tarkistaa yksittäiset rahoitusselvitykset (financial statements) sen toteamiseksi, että kustannukset vastaavat projektista sovittua Esim. tilitetyt summat täsmäävät Esim. 25 % flat rate epäsuorista kustannuksista on oikein laskettu HUOM! Koordinaattori ei ota kantaa kustannusten hyväksyttävyyteen, vaan tilitettyjen kustannusten hyväksyttävyydestä vastaa aina ne tilittänyt osallistuja Lähettää raportit
Koordinaattorin tehtävät - EI delegoitavat Huolehtia viivytyksittä avustusten jakamisesta saajille Tiedottaa vaadittaessa komissiolle avustustenjaosta Poikkeukset: Keski- ja korkea-asteen oppilaitokset sekä julkisyhteisöt voivat delegoida osan yllä olevista tehtävistä kolmannelle osapuolelle Erityisvaatimuksia ko. kolmannelle osapuolelle = intressiyhteisö & rekisteröidyttävä ja hankittava PIC Ei vaikuta koordinaattorin omaan vastuuasemaan
Tieteellinen koordinaattori Tieteellinen koordinaattori myös yksi projektin osallistujista Ei koordinaattorin komissioon pain virallista vastuuasemaa Kustannukset korvattavissa
Konsortiosopimuksen merkitys Se, mistä asetus (RfP) ei säädä eikä avustussopimus (GA) määrää, sovitaan projektin osapuolten kesken konsortiosopimuksessa Avustussopimuksen (Art. 41.3.) mukaan on sovittava seuraavista: Sisäinen hallinto Sähköisen työtilan käyttöoikeudet (Electronic Exchange System) EU-avustusten jako Tausta-aineistoon ja tuloksiin liittyvät tarkemmat määräykset Riitojenratkaisu Vastuut ja luottamuksellisuus
DESCA-2020 4 pääosastoa Yleiset asiat Hallinto Talous IPR Kuvan lähde: http://www.desca-2020.eu/fileadmin/content/documents/desca_launch_slides_complete_20140328_for_publ.pdf
Hyödyntämis- ja levittämissuunnitelma Plan for the exploitation and dissemination of the results RfP Art. 13.1: Ehdotusten on sisällettävä luonnos suunnitelmaksi tulosten hyödyntämistä ja levittämistä varten, jos siitä määrätään työohjelmassa tai suunnitelmassa. Work programme General Annexes B.3.: Proposals shall include a draft plan for the exploitation and dissemination of the results, unless otherwise specified in the call conditions. The draft plan is not required for proposals at the first stage of two-stage procedures.
Hyödyntämis- ja levittämissuunnitelma.. jatkuu.. GA Art. 20.3.(a)(ii): Väliraportin yhteydessä on toimitettava päivitetty suunnitelma GA 20.4.(a)(i): Teknisessä loppuraportissa oltava selvitys tuloksista ja niiden hyödyntämisestä ja levittämisestä DESCA-2020 mallisopimus Ei sisällä osiota tmv. Hyödyntämis- ja levittämissuunnitelmaksi Ohjeistuksessa viittaus korjata Annex 1 ja Consortium Plan, jos hyödyntämiselle tulee esteitä (9.2.1.)
Hyödyntämis- ja levittämissuunnitelma.. jatkuu.. Costs for drafting the plan for the exploitation and dissemination of the results are normally not eligible since it is expected that they will been incurred before the start of the action, to prepare the proposal. Costs that occur when implementing this plan may be eligible. Lähde: Annotated MGA 6.2.D3. Versiossa June 2014, sivu 67.
Virheet projektin toteutuksessa Projektin on rullattava siten kuin DoA, avustussopimus sekä EU, kansainvälinen ja kansallinen lainsäädäntö edellyttävät. (GA - Art. 7) (huom: ei sisällä konsortiosopimusta) Chapter 6 Reduction of costs Reduction of the Grant Recovery Penalties Damages Suspension Termination Force Majeure
Virheet projektin toteutuksessa jatkuu Koordinaattori = hallinnollinen järjestyspoliisi Pääsääntöisesti: Jos komissio havaitsee rikkeen projektin aikana tai ennen loppumaksatusta => ilmoitus lähetetään koordinaattorille => välitön ilmoittamisvelvollisuus osallistujille Konsortion sisäiset ilmoitustavat sovitaan konsortiosopimuksessa Formal notification box (EES) kirjallinen menettely 30 päivää määräaikaa vastauksiin/selityksiin kirjallisesti
Virheet projektin toteutuksessa jatkuu 2 Yksityiskohtia: Tekninen yhteisvastuu = avustusta pienennetään aikaisintaan loppumaksatuksen aikana eli loppuun asti konsortiolla mahdollisuus korjata sisäisillä toimilla projektin oikea suorittaminen Avustuksensaajan velka EU:lle voidaan kuitata mistä tahansa EU:n tai Euratomin budjetista olevalla saatavalla Takaisinmaksussa osittaissuoritukset käytetään ensin pääomaan, sitten kuluihin, palkkioihin ja korkoihin Jos takaisinmaksu suoritetaan Takuurahastosta, taloudellinen vastuu on solidaarinen (5% enimmäisavustuksesta) Rangaistusluonteiset seuraamukset vakavista projektin toteuttamisen virheistä, väärinkäytöksistä ja petoksista yhteydenpito suoraan ko. avustuksensaajaan (koordinaattoria ei mainita) Maksuajan & maksun lykkäämiset ilmoitetaan koordinaattorille, lykkäys alkaa ilmoittamispäivästä