RAUTAVAARAN KUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2014 26 Tarkastuslautakunta 05.11.2014 AIKA 05.11.2014 klo 12:00-16:30 PAIKKA Kunnantalo, kunnanhallituksen kokoushuone KÄSITELLYT ASIAT Otsikko Sivu 21 Vastuullisen tilintarkastajan vaihtuminen 28 22 Tilintarkastajien riippumattomuus 29 23 Tilintarkastuksen työohjelma 2014 30 24 Tilintarkastajan raportointi 31 25 Kunnanjohtajan kuuleminen 32 26 Kunnaninsinöörin kuuleminen 33 27 Tarkastuslautakunnan jäsenten raportointi 34 28 Tarkastuslautakunnan talousarvio ja -suunnitelma 2015-2017 35 29 Tarkastuslautakunnan seuraava kokous 36 30 Hallintosäännön muuttaminen 37
RAUTAVAARAN KUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2014 27 OSALLISTUJAT Nimi Tehtävä Lisätiedot LÄSNÄ Kukkonen Eero puheenjohtaja Matikainen Matti varapuheenjohtaja Kekäläinen Kaarina jäsen Soininen Petteri jäsen klo 12-14 Taskinen Riitta jäsen MUU Malinen Pentti tilintarkastaja Paasovaara Marko tilintarkastaja Murto Unto kunnanjohtaja 26 Berg Jorma kunnaninsinööri 27 KÄSITELLYT ASIAT 21-30 LAILLISUUS JA PÄÄ- TÖSVALTAISUUS Kokous todettiin laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJAT Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Matti Matikainen ja Kaarina Kekäläinen ALLEKIRJOITUKSET Eero Kukkonen Puheenjohtaja Pentti Malinen Pöytäkirjanpitäjä PÖYTÄKIRJAN TAR- Pöytäkirja tarkastetaan välittömästi kokouksen jälkeen 5.11.2014. KASTUS Matti Matikainen Kaarina Kekäläinen PÖYTÄKIRJA ON PIDETTY YLEISESTI NÄHTÄVILLÄ 6.11.2014 klo 13.00-16.00 Ilmoitustaulunhoitaja Kaisu Heikkinen
RAUTAVAARAN KUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2014 28 Tarkastuslautakunta 21 05.11.2014 Vastuullisen tilintarkastajan vaihtuminen Tarkltk 05.11.2014 21 Oulun HTM&JHTT-Tarkastus Oy on valittu Rautavaaran kunnan tilintarkastusyhteisöksi kaudelle 2013 2016. Vastuullisena tilintarkastajana on toiminut Oulun HTM&JHTT-Tarkastus Oy:n nimeämänä JHTT, HTM Pentti Malinen. Pentti Malinen on esittänyt toiveensa siirtyä vaiheittain eläkkeelle ja vähentää jatkossa tilintarkastuksia. Tarjouspyynnön mukaisesti olennaisista organisaatio- ym. muutoksista on ilmoitettava sopimusosapuolille. Tämän mukaisesti tilintarkastusyhtiö ilmoittaa, että 6.11.2014 alkaen Oulun HTM&JHTT-Tarkastus Oy:n (jatkossa Talvea Julkishallinnon Palvelut Oy) vastuullisena tilintarkastajana Rautavaaran kunnan tilintarkastuksessa toimii JHTT, KHT, KTM Marko Paasovaara ja vastuullisen tilintarkastajan varahenkilönä JHTT, HTM Pentti Malinen. Muilta osin tilintarkastuksen toimeksiantosopimus ja tilintarkastustiimi säilyy nykyisenä. Tarkastuslautakunnan jäsenille jaetaan kokouksessa yhtiön yrityskauppatiedote 30.9.2014. Tarkastuslautakunta merkitsee asian ja vastuullisen tilintarkastajan vaihtumisen tietoon saaduksi sekä esittää asian valtuustolle tiedoksi. Hyväksyttiin.
RAUTAVAARAN KUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2014 29 Tarkastuslautakunta 22 05.11.2014 Tilintarkastajien riippumattomuus Tarkltk 05.11.2014 22 Kuntalain mukaan tilintarkastajien on oltava riippumattomia tarkastuskohteesta. Uuden vastuullisen tilintarkastajan riippumattomuus on selvitetty ja hän on 4.11.2014 allekirjoittanut tilintarkastusyhtiön käytössä olevan vakiomuotoisen asiaa koskevan vakuutuksen, joka esitetään kokouksessa. Käsittelyn jälkeen puheenjohtaja allekirjoituksellaan vahvistaa riippumattomuuden dokumentaatiolomakkeen yhtiölle. Tarkastuslautakunta toteaa, että Rautavaaran kunnan vastuullisena tilintarkastajana 6.11.2014 lähtien toimiva JHTT Marko Paasovaara on antamansa vakuutuksen mukaisesti riippumaton tarkastuskohteesta tarkastaessaan Rautavaaran kuntaa. Todettiin.
RAUTAVAARAN KUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2014 30 Tarkastuslautakunta 23 05.11.2014 Tilintarkastuksen työohjelma 2014 Tarkltk 05.11.2014 23 Tilintarkastaja JHTT Pentti Malinen on valmistellut tilintarkastuksen työohjelman 2014. Työohjelma esitetään lautakunnalle tiedoksi. Lautakunta merkitsee tilintarkastuksen työohjelman 2014 tietoon saaduksi. Merkittiin tiedoksi.
RAUTAVAARAN KUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2014 31 Tarkastuslautakunta 24 05.11.2014 Tilintarkastajan raportointi Tarkltk 05.11.2014 24 Tilintarkastaja JHTT Pentti Malinen raportoi lautakunnalle kokouksessa suoritetusta vuoden 2014 tilintarkastuksesta. Lautakunta merkitsee tilintarkastajan raportoinnin tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.
RAUTAVAARAN KUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2014 32 Tarkastuslautakunta 25 05.11.2014 Kunnanjohtajan kuuleminen Tarkltk 05.11.2014 25 Kunnanjohtaja Unto Murto on kutsuttu kuultavaksi tarkastuslautakuntaan aiheinaan vastuualueensa tavoitteiden toteutuminen ja muut ajankohtaiset asiat. Tarkastuslautakunta merkitsee saadun selvityksen tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.
RAUTAVAARAN KUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2014 33 Tarkastuslautakunta 26 05.11.2014 Kunnaninsinöörin kuuleminen Tarkltk 05.11.2014 26 Kunnaninsinööri Jorma Berg on kutsuttu kuultavaksi tarkastuslautakuntaan aiheenaan kunnan keittiörakentamisen ja korjausrakentamisen tilanne. Tarkastuslautakunta merkitsee saadun selvityksen tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.
RAUTAVAARAN KUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2014 34 Tarkastuslautakunta 27 05.11.2014 Tarkastuslautakunnan jäsenten raportointi Tarkltk 05.11.2014 27 Tarkastuslautakunta päätti kokouksessaan 21.5.2010 38, että kaikissa tarkastuslautakunnan kokouksissa annetaan tarkastuslautakunnan jäsenten ajankohtaiskatsaus. Tarkastuslautakunta on 12.4.2013 jakanut jäsenilleen seurattavat vastuualueet lautakunnittain. Tarkastuslautakunta kuulee jäsentensä ajankohtaiskatsauksen seuraamistaan toimialoista. Tarkastuslautakunta merkitsee saadun selvityksen tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. Todettiin, että vuoden 2013 arviointikertomuksessa huomautuksen kohteena olleen toimitilavuokrauksen osalta on edelleen toimittu vastoin hallintosäännön määräystä. (kh. 17.2.2014 46.)
RAUTAVAARAN KUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2014 35 Tarkastuslautakunta 28 05.11.2014 Tarkastuslautakunnan talousarvio ja -suunnitelma 2015-2017 Tarkltk 05.11.2014 28 Kunnan taloustoimisto on valmistellut luonnoksen tarkastuslautakunnan talousarvio- ja taloussuunnitelmaehdotukseksi lautakunnan käsiteltäväksi. Luonnos jaetaan lautakunnan jäsenille kokouksessa. Päätösehdotus(Pj): Lautakunta esittää kunnanhallitukselle ja valtuustolle talousarvioehdotuksen tarkastuslautakunnan osalta vuodelle 2015 ja taloussuunnitelmaehdotuksen vuosille 2016-2017 liitteen 1/5.11.2013 mukaisena Hyväksyttiin.
RAUTAVAARAN KUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2014 36 Tarkastuslautakunta 29 05.11.2014 Tarkastuslautakunnan seuraava kokous Tarkltk 05.11.2014 29 Tarkastuslautakunta päättää seuraavan kokouksen ajankohdan ja kuultavat henkilöt. Päätettiin pitää seuraava kokous perjantaina 19.12.2014 klo 13.
RAUTAVAARAN KUNTA PÖYTÄKIRJA 5/2014 37 Tarkastuslautakunta 30 05.11.2014 Hallintosäännön muuttaminen Tarkltk 05.11.2014 30 Tarkastuslautakunnan kokouksessa keskusteltiin vireillä olevasta kunnan hallintosäännön muuttamisesta ja siihen liittyen mahdollisista tehtävämääritysten tarkistamisesta. Hallintosäännön muutos on viivästynyt kohtuuttoman pitkään. Tällöin pidettiin tarpeellisena ainakin kunnaninsinöörin tehtävämäärityksen muuttamista siten, että tehtäväkentästä poistettaisiin rakennusvalvonnan tehtävät. Tarkastuslautakunta päättää esittää kunnanhallitukselle hallintosäännön muutoksen pikaista lopullista käsittelyä. Tarkastuslautakunta päättää esittää kunnanhallitukselle hallintosäännön muutoksen pikaista lopullista käsittelyä.