HANKESUUNNITELMA MMM051:00/2012 #134544 Luonnonvara- ja ruokatilastoinnin keskittäminen, yhteisen tietoarkkitehtuurin kehittäminen ja tiedontuotannon yhtenäistäminen Luo. LUHTI 2015 HANKESUUNNITELMA Laatija Johanna Laiho-Kauranne (versio 1.0) 21.12.2012 Muutokset Hankkeen asettamisesta organisaatioiden edustajat 17.1.2013 Ohjausryhmän kokouksesta 29.1.2013 muutokset: yhteys viestintäsuunnitelmaan; riskienarviointiin lisätty todennäköisyys ja vaikuttavuus Hankkeen aikataulutus ja osaprojekti 4:n nimeäminen 26.2.2013 Ohjausryhmän kokouksessa 27.2.2013 Riskien päivitys; Hankkeen tehtävien selkeyttäminen (tehtävä 2 jakaminen kolmeen tehtäväkokonaisuuteen); Valmisteluvaiheen osaprojektien suunnitelman kuvaus 27.2.2013 Hyväksytty Ohjausryhmän kokouksessa 18.3.2013 Päivitetty Hyväksytty Päivitetty Valmisteluvaiheen tarkentunut toimeksianto asettamisen yhteydessä. VM:n pyytämät tarkennetut VaTu ohjelman tavoiteindikaattorit. 17.5.2013 1
1 Hankkeen tausta Vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelma on jatkoa edellisten hallitusten käynnistämälle tuottavuusohjelmalle. Hankkeen tavoitteena on julkisten menojen kasvun hillintä ja kestävyysvajeen pienentäminen kehittämällä ja parantamalla toiminnan vaikuttavuutta ja tuloksellisuutta. Hallinnonalakohtaisilla ja ne ylittävillä vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelmalla pyritään vastaamaan hallitusohjelman vaikuttavuuden ja tuloksellisuuden tavoitteisiin. Ohjelmaan kuuluvat yhteiseen seurantaan nostettavat hankkeet sekä niiden tasapainoisen tavoiteasetanta, ydintoiminta-analyysit ja suunnitelmat inhimillisen pääoman kehittämiseksi. LUHTI 2015-hankeen käynnistäjänä ovat olleet uusi tietohallintolaki, valtion tietohallinnon ja tietotekniikkapalveluiden uudistamisen hankkeet, valtion tutkimuslaitoskentän rakenteelliseen uudistamiseen liittyvät selvitykset, vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelma tavoitteineen, valtion tilastotoimen selvitysten taustatekijät sekä Euroopan tilastojärjestelmän virtaviivaistaminen. Euroopan tilastojärjestelmän käytännesäännöt määrittävät tilastontuottajien ammatillisen riippumattomuuden, valtuudet tiedonkeruuseen, riittävät voimavarat, sitoutumisen laatuun, tilastollisen tietosuojan, puolueettomuuden, objektiivisuuden, prosessin ohjauksen sekä tilastollisen laadun kriteerit. Tilastotuotannon lisäarvo syntyy tilastojen käytettävyyden kehittämisestä ja tilastojen käytön arvioimisesta. Tilastoinformaation käytettävyyden ja analyysin arvioimista ei ole perinteisesti sisällytetty osaksi tiedontuotannon ydinprosessia. Se on kuitenkin oleellinen perusta kaikelle tiedontuotannon asiakasta palvelevalle kehittämiselle sekä ohjaukselle. Luonnonvara- ja ruokatilastoinnin uudet tietotarpeet leikkaavat yli perinteisten tiedontuotannon raja-aidat. Samaan aikaan valtion talouden kehys pienenee, mikä asettaa haasteita myös tilastoinnin tietovarantojen hallintaan ja tilastotuotannon resursseihin sekä osaamisen ylläpitoon ja kehittämiselle. Hallitusohjelmassa on eritelty menosäästöjä, joiden vaikutus valtion menoihin vuositasolla vuonna 2015 on MMM hallinnon osalta - 110 milj. euroa. Menosäästöihin sisältyy lisäksi monia muita kohtia (mm. tilatehokkuus, yhteishankinnat, sektoritutkimus), joiden tavoitteena on leikata virastojen ja laitosten menoja. Valtion tutkimuslaitoskentän rakenteelliseen uudistamiseen liittyvässä selvityksessä on esitetty MMM:n hallinnonalalle merkittäviä rakennemuutoksia. Maa- ja elintarviketalouden tutkimuskeskus, Metsäntutkimuslaitos ja Riista- ja kalatalouden tutkimuslaitos on esitetty fuusioitavaksi uudeksi Luonnonvarakeskukseksi. Vuonna 2011 tuli voimaan laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta (634/2011), jonka tarkoituksena on tehostaa julkisen hallinnon toimintaa sekä parantaa julkisia palveluja ja niiden saatavuutta säätämällä julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta ja tietojärjestelmien yhteentoimivuuden edistämisestä ja varmistamisesta. Tämä edellyttää hallinnonalan tietojärjestelmien yhteentoimivuuden ohjaamista ja kehittämistä, mikä vaikuttaa edelleen hallinnonalan tilastotuotantoon. LUHTI-hankkeessa määritetään toimiva tilastotuotannon toimintamalli, joka vastaa edellä kuvattuihin vaatimuksiin ja samalla kehittää kyseisen tilastotuotannon perusedellytyksiä. Hanke on samalla MMM:n hallinnonalan vaikuttavuus- ja tuottavuushanke. 2
2 Hankkeen tehtävät, tavoitteet ja lopputulokset 2.1 Yleistä LUHTI 2015 -hanke sisältää luonnonvarasektorin tilastotoimen kokonaisuuden ulottuen tilastotuotannon hyödyntämistä tietovarannoista tilastojen käytettävyyden arviointiin. Hanke sopeuttaa Maametsätalousministeriön hallinnonalan tilasto- ja tiedontuotannon muuttuviin tietotarpeisiin ja palvelutason vaatimuksiin huomioiden: - Euroopan tilastojärjestelmän ESS virtaviivaistamisen - Uusien tiedontarpeiden haasteet tilastotuotannolle sisältäen yhteisen maatalouspolitiikan uuden ohjelmakauden, yhteisen kalatalouspolitiikan ja kansallisen metsäpolitiikan tarpeet - Eri tietolähteiden sisältämän kriittisen tiedon yhteensovittamisen ja tiedontuotannon yhdistämisen ja yhtenäistämisen tarpeet. Hanke arvioi MMM hallinnonalalla Suomen virallisten tilastojen suhteen muuhun tilastointiin, hallinnolliseen raportointiin, seurantaan, tutkimuksen tiedontuotantoon ja ennustejärjestelmiin. Hankkeen tehtävänä on: 1. Tietotuotannon auditointi, tietokokonaisuuden relevanssin arviointi ja uusien tietotarpeiden selvittäminen, 2. Yhtenäisen tietosisältösuunnitelman laatiminen luonnonvara- ja ruokatilastointiin, joka hyödyntää tehokkaasti sähköistä asiointia, tietotekniikan ja tietovarastoinnin yhteisiä ratkaisuja 3. Avoimen datapolitiikan noudattaminen tilastollinen tietosuoja huomioiden 4. egovernance hankkeiden suunnittelu hyödyntäen tehokkaasti yhteentoimivia tietovarantoja, yhteistä asiakkuuden hallintaa ja dynaamisia verkkopalveluita 5. Tietoarkkitehtuurin kehittäminen ja tietovirta-analyysien hyödyntäminen tietoaineistojen yhteentoimivuuden tehostamiseksi, 6. Tiedontuotannon koordinoinnin vahvistaminen, 7. Asiantuntijuuden kokoaminen sekä syvällisen ja monialaisen osaamisen kehittäminen, 8. Tiedontuotannon tehtävien, ohjauksen ja työnjaon arviointi MMM:n, ELMAn, Luonnonvarakeskuksen sekä Tilastokeskuksen kanssa. LUHTI 2015 hankkeessa: - tehtävien yhteensovittamisesta ja yhtenäistämisestä tulee voida selvästi osoittaa koituvan kokonaistaloudellista hyötyä MMM:n hallinnonalalla ja laajemmin yhteiskunnassa, - tuloksena tilastotuotannon metatieto, tietovarannot ja tietovirrat ovat paremmin hallittuja ja hyödynnettynä, - tilastojen käytettävyyttä ja käyttöä edistetään aktiivisesti kaikkien käyttäjäryhmien suuntaan, - luodaan nykyistä paremmat perusedellytykset hallinnonalan tilastotuotannon koordinaatiolle ja ohjaukselle, - palveluiden toimintavarmuus ja palvelukyky turvataan myös siirtymävaiheessa, - vaiheistetaan realistisesti mahdollistaen tilastotuotannon yhtenäistämisen muiden samaan aikaan tapahtuvien hallinnonalan organisaatiomuutosten yhteydessä, - muutoksessa noudatetaan valtion hyvää henkilöstöpolitiikkaa sekä valtioneuvoston periaatepäätöstä (26.1.2012) valtion henkilöstön aseman järjestämisestä organisaation muutostilanteessa ja sen nojalla annettuja ohjeita ja päätöksiä. Hankkeen tavoitteena on löytää osaamisen, resurssien, tilastotuotannon ja -tietopalvelun kannalta tasapainoinen ja yhtenäinen toimintamalli hallinnonalalla, joka vastaa uusiin ja tuleviin tietotarpeisiin. 3
2.2 Suunnitteluvaihe (Vaihe 1) Suunnitteluvaiheessa luodaan suunnitelma uudesta yhteisestä tilastotuotannon toimintamallista ja sen toimeenpanosta. Tämä rakentuu osaprojekteissa: (i) luonnonvara- ja ruokatilastotuotannon prosessin määrittely, (ii) luonnonvaratiedon elinkaari, (iii) prosessien suorituskyky ja kustannusten sekä (iv) palveluiden käytettävyyden kuvaus. Hanke tekee myös ehdotuksen hankkeen toimeenpanovaiheen tarkemmista tehtävistä, tavoitetilasta, tiekartasta ja valmisteluvaiheen organisoinnista. Suunnitteluvaiheessa tehdään selvitys päätöksenteon tueksi uudelleen organisoinnin vaikutuksista sekä aloitetaan vaadittavien lainsäädännöllisten muutosten arviointi. Hanke raportoi suunnitteluvaiheessa ohjausryhmälle säännöllisesti kuukausittain. Lisäksi kansliapäällikölle ja ministeriön johtoryhmälle raportoidaan erikseen sovitun aikataulun mukaisesti. 2.3 Valmisteluvaihe (Vaihe 2) Valmisteluvaiheessa luodaan edellytykset uuden toimintamallin käynnistymiselle suunnitelman mukaisesti. Hankkeen tehtävät valmisteluvaiheessa (Vaihe 2) ovat: - Toteuttaa MMM:n johdon vahvistaman suunnitelman mukaiset valmistelevat toimenpiteet hallinnonalan tilastotuotannon keskittämiseksi, - Seurata, arvioida ja raportoida hankkeelle asetettujen tavoitteiden toteutumista sekä osallistua tarvittaessa hankkeen muutoshallintaan, - Valmistella yhteistyössä tiedontuotannon ja tilastoviranomaistoiminnan osalta tarvittavia lakeja, työjärjestyksiä, työnorganisointia, roolien kuvauksia, koulutussuunnitelmia, rahoitusmallia ja tulosohjausmallia, - Osallistua tarvittavaan lainsäädännön muutosten valmistelutyöhön, - Tehdä muut hankkeen suunnitteluvaiheessa hyväksytyt tehtävät. Hankkeen tavoitetta ja tehtäviä sekä organisointia voidaan täsmentää ja täydentää hankkeen edetessä. Valmisteluvaiheessa raportoidaan 1. vaiheen mukaisesti. 2.4 Toimeenpanovaihe (Vaihe 3) Toimeenpanovaiheessa tilastotuotanto yhteensovitetaan ja toiminta kehittyy vaiheittain suunnitelman mukaiseen laajuuteensa. Hankkeen tehtävät toimeenpanovaiheessa (Vaihe 3) ovat: - Toimeenpanna hankkeessa päätetty tiekartta suunnittelu- ja valmisteluvaiheen pohjalta - Seurata, arvioida ja raportoida hankkeelle asetettujen tavoitteiden toteutumista sekä osallistua hankkeen muutoshallintaan ja tarvittavaan yhteistyöhön muiden rinnakkaisten hankkeiden kanssa. - Tehdä muut hankkeen valmisteluvaiheessa hyväksytyt tehtävät. Hankkeen tavoitetta ja tehtäviä sekä organisointia voidaan täsmentää ja täydentää hankkeen edetessä. Toimeenpanovaiheessa raportoidaan 1. vaiheen mukaisesti. 4
3 Hankkeen rajaukset ja liittymät 3.1 Rajaukset Hankkeen suunnitelmien tulee sisältää nykyisten rahoituskehysten mukainen ratkaisu ottaen huomioon mahdolliset tuottavuustavoitteet. Mahdolliset laajentavat kehittämisehdotukset kuvataan erikseen ja niille on hankittava erillisrahoitus. 3.2 Liittymät Hanke on vaikuttavuus- ja tuottavuusohjelmaan kuuluva hanke ja sen yhteydessä sovelletaan ohjelmaa koskevia ohjeita ja vaatimuksia mm. tavoiteasetannan ja seurannan osalta. Hankkeessa selvitetään ja kuvataan hallinnonalan virastojen ja organisaatioiden tilastotuotannon lisäksi tutkimuksen ja seurannan tiedontuotanto sekä arvioidaan Suomen metsäkeskuksen, Suomen Riistakeskuksen ja Metsähallituksen mahdollisuudet osallistua hallinnonalan yhteisen tilastotuotantomallin toimintaan. Lisäksi selvitetään ostopalveluna hankittavan tiedontuotannon yhdistämismahdollisuudet hallinnonalan omaan tiedontuotantoon, selvittäen rajapinnat muun muassa MMM:n ulkoistettuihin tilastotutkimuksiin ja -palveluihin. Hankkeen yhteydessä selvitetään tiedonkeruun kehittämisen ja automatisoinnin mahdollisuudet, vastaavasti kuin Suomen ympäristökeskuksen Monitor 2020 -hankkeessa ympäristötiedon osalta. Hanketta käsitellään hallinnonalan YT-ryhmässä valmistelun etenemisen mukaisessa aikataulussa. 4 Hankeorganisaatio ja päätöksenteko 4.1 Ohjausryhmä Hankkeen ohjausryhmän tehtävänä on ohjata hankkeen ja sen alatyöryhmien työtä ja linjata hankkeen tavoitteiden toteutumisen ja etenemisen kannalta merkittävistä asioista. Hankkeen ohjausryhmän muodostavat tilastoja tuottavien virastojen ja ministeriön edustajat. Ohjausryhmä kuulee henkilöstöä hankkeen edetessä. Puheenjohtaja: - tietohallintojohtaja Risto Yrjönen, MMM/HSO Jäsenet: - metsäneuvos Marja Kokkonen, MMM/LVO - neuvotteleva virkamies Pekka Sandholm, MMM/RO - aluejohtaja Jari Varjo, Metla / tutkimusjohtaja Leena Paavilainen sij. - johtaja San Forsman-Hugg, MTT / laskentatoimen päällikkö Arto Latukka sij. - ylijohtaja Petri Korpinen, Tike / tilastopäällikkö Anneli Partala sij. - yksikönjohtaja Riitta Rahkonen, RKTL / tutkimusjohtaja Vesa Ruusila sij. - henkilöstön edustaja Man Raininko, JUKO / Jyrki Hämäläinen sij. - henkilöstön edustaja Juhani Väänänen, Pardia ry / Pekka Pietinen sij. 5
Ohjausryhmän sihteeri: Hankejohtaja Johanna Laiho-Kauranne, MMM/HSO 4.2 Projektiryhmät Hankkeen suunnittelu- ja valmisteluvaiheiden projektiryhmä asetetaan seuraavasti: Puheenjohtaja ja samalla projektipäällikkö: - hankejohtaja Johanna Laiho-Kauranne, MMM/HSO Jäsenet: - neuvotteleva virkamies Ville Schildt, MMM/LVO - neuvotteleva virkamies Jarmo Salonen, MMM/RO - suunnittelija Niina Pajalin, Evira / yksikönjohtaja Ben Rydman sij. - toimialueen päällikkö Esa Katajamäki, Tike /julkaisukoordinaattori Hanna Ikäheimo 1 sij. & tilastopäällikkö Anneli Partala 2 sij. - professori Sirpa Kurppa, MTT/ laskentatoimen päällikkö Arto Latukka, MTT sij. - tutkimuspäällikkö Anssi Ahvonen, RKTL / tutkija Pirkko Söderkultalahti 1 sij. & tutkija Pekka Korhonen 2 sij. - tilastopäällikkö Martti Aarne, Metia / vanhempi tutkija Sinikka Västilä 1 sij. - henkilöstön edustaja Jyrki Hämäläinen, JUKO / Jouko Yli-Uotila sij. - henkilöstön edustaja Risto Lilja, Pardia ry / Juhani Väänänen sij. Projektiryhmän sihteeri: julkaisukoordinaattori Hanna Ikäheimo, Tike Ennen valmistelu- ja toimeenpanovaiheetta projektiryhmän kokoonpano tarkistetaan. Hankkeen projektiryhmä voi asettaa hankkeen tavoitteiden ja tehtävien toteuttamiseksi tarpeellisia alatyöryhmiä ja teettää niihin liittyviä selvityksiä. Hankkeen suunnitteluvaiheessa tulee tehdä ainakin tarvittavien lainsäädännönmuutosten, tilastotuotantoprosessin, tilastotuotannon tietoarkkitehtuurin, tiedontuotantoprosessin sekä sen yhteensovittamisen ja yhdistämisen selvitykset. Suunnitteluvaihe tuottaa tiekartan, joka alustavasti määrittää hankkeen toimintamallin, rahoitusmallin, lainsäädäntömuutostarpeet ja talousarviomuutostarpeet. Tämä tiekartta tarkentuu päätöksenteon jälkeen hankkeen valmisteluvaiheessa. Suunnitteluvaiheen alatyöryhmät/selvityshenkilöt: Osaprojekti 1. Luonnonvara ja ruokatilastotuotannon prosessin määrittely (- vetäjä Anssi Ahvonen (RKTL), apuna prosessiasiantuntija) Osaprojekti 2. Tilastotiedon elinkaaren mallinnus, liittymäpintojen tunnistaminen ja menetelmäkuvaus (- vetäjä Martti Aarne (Metla), asiantuntija Jenni Mielikäinen (Tike), apuna alatyöryhmä/konsulttituki) Osaprojekti 3. Prosessin suorituskyky ja kustannukset (- vetäjä Esa Katajamäki (Tike), apuna alatyöryhmä/konsulttituki) Osaprojekti 4. Yhteisten ja erillisten palveluiden käytettävyyden ja lisäarvon kuvaus (- vetäjä Hanna Ikäheimo (Tike), apuna alatyöryhmä/konsulttituki) Alatyöryhmien vetäjät ovat samalla projektiryhmän pysyviä asiantuntijoita. Hanke voi kuulla asiantuntijoita, teettää selvityksiä ja käyttää ulkopuolista asiantuntemusta. 6
Konsulttituen avulla vahvistetaan alatyöryhmien työtä, haetaan vertailukohtia mahdollisista muista vastaavista hankkeista ja varmistetaan alatyöryhmien työn koordinaatio yhteistyössä projektipäällikön kanssa (yleinen laadunvarmistus). 5 Hankkeen vaiheistus ja projektit 5.1 Vaiheistus Kuva 1: LUHTI 2015 -hankkeen vaiheistus ja aikataulu 5.2 Suunnitteluvaiheen osaprojektit Suunnitteluvaiheessa tuotetaan LUHTI 2015 hankkeen tavoitetila ja toteutuksen tiekartta. Tämä kattaa Luonnonvara- ja ruokatilastoinnin määrittelyn, tilastotuotantoprosessin kuvauksen, luonnonvaratiedon elinkaaren kuvausmenetelmien määrittämisen, kokonaistietoarkkitehtuurityön käynnistämisen projektit ja tilastopalveluiden käytettävyyden arvioinnin. Hankkeen suunnitteluvaiheessa käynnistetään neljä osaprojektia, jotka hyödyntävät Maa- ja metsätalousministeriön hallinnonalan organisaatioiden asiantuntijuutta ja tarvittaessa ulkopuolista konsultointia. 7
Osaprojekti 1. Luonnonvara- ja ruokatilastotuotannon prosessin määrittely Tavoite: Määrittää tarkoituksenmukaisesti luonnonvara- ja ruokatilastoinnin tiedontuotantoprosessi huomioiden muut hyödynnetyt tietovarannot sekä tilastotietojen julkaisemisen, käytön ja käytettävyyden arvioinnin prosessin oleellisena osana. Prosessin määrittelyssä kuvataan koko tiedontuotannon arvoketju sekä liittymät muuhun tilastotuotantoon. Aikataulu: 1.12.2012. - 31.3.2013 Lopputulos: Projektiryhmässä sovitut osat loppuraportissa (LUHTI 2015 -tiekartta) Osaprojekti 2. Tilastotiedon elinkaaren mallinnus, liittymäpintojen tunnistaminen ja menetelmäkuvaus Tavoite: Kuvataan luonnonvara- ja ruokatilastotuotannon tiedon elinkaari ja liittymäpinnat muuhun tilastotuotantoon, raportointiin ja tutkimukseen. Kartoitetaan tuotetut tiedot ja niiden menetelmät sekä arvioidaan olemassa olevat metadatakuvaukset sekä määritellään niiden yhteinen kuvaustapa ja - menetelmä. Aikataulu: 1.12.2012-31.3.2013. Lopputulos: Projektiryhmässä sovitut osat loppuraportissa (LUHTI 2015 -tiekartta) Osaprojekti 3. Prosessin suorituskyky ja kustannukset Tavoite: Arvioidaan tiedontuotantoprosessin arvoketju ja sen tuottama lisäarvo suhteessa tuotannon kustannuksiin. Kehitetään tapa mitata luotettavasti ja realistisesti prosessin suorituskykyä sekä asiakkaalle tuotettua lisäarvoa. Aikataulu: 1.12.2012-31.3.2013. Lopputulos: Projektiryhmässä sovitut osat loppuraportissa (LUHTI 2015 -tiekartta) Osaprojekti 4. Asiakasystävälliset tilastot Tavoite: Arvioidaan yhteisten ja erillisten tiedontuotantopalveluiden lisäarvon ja käytettävyys yhdessä tiedon käyttäjien kanssa. Kehitetään soveltuvat prosessit jatkuvaan arviointiin ja kehittämiseen. Paikannetaan tärkeimmät kehittämiskohteet ja priorisoidaan sekä vaiheistetaan viestintä- ja toimintasuunnitelmat. Aikataulu: 1.12.2012-31.3.2013. Lopputulos: Projektiryhmässä sovitut osat loppuraportissa (LUHTI 2015 -tiekartta) Hankkeen työryhmiin voidaan kutsua asiantuntijoita kaikista hallinnonalan tilastoja ja tietopalveluita tuottavista virastoista. 5.3 Valmisteluvaiheen osaprojektit Valmisteluvaiheessa luodaan edellytykset uuden toimintamallin käynnistymiselle suunnitelman mukaisesti 1.1.2015. Valmisteluvaiheessa hallinnonalan tilastotuotanto yhteensovitetaan valmistelemalla yhteinen tilastostrategia ja tilasto-ohjelma sisältäen tietosisällön suunnittelun ja kehittämisen suunnitelmallisuuden. Tähän liittyvät valmistelut keskitettävän tilastotuotannon toiminnallisen vakauden takaamiselle sekä yhteenkokoamiselle yhtenäiseen tilastotuotantomalliin, jossa ratkaisuarkkitehtuuri noudattaa hallinnonalan yhteistä tietoarkkitehtuuria. Nykyinen jo käynnistynyt kehittäminen yhteensovitetaan yhteistä tilastotuotantomallia tukevaksi. Yhteinen tilastotietopalvelumalli kehitetään huomioiden käynnistämällä yhteisen asiakkuuden hallinta mallin kehittäminen sekä yhteensovittaen resurssisuunnittelu ja tietovirtojen hallinta. 8
Valmisteluvaiheessa suunnitellaan yhteinen tilastotietopalvelumalli integroituen sekä hallinnonalan ITpalvelukeskuksen ELMAn kehittämiin palveluihin ja Luonnonvarakeskuksen asiakasrajapintaan. Suunnittelun tueksi selvitetään tietojärjestelmien ja muiden tilastotuotannon hankintojen hallinnan nykytila sekä valmistaudutaan omistajuuden ja sopimusten siirtoon Luonnonvarakeskukseen ja tilastotuotantomallin kehittämiseen ELMAn ydinasiakkaana. Valmisteluvaiheessa keskitytään inhimillisen pääoman, yhteinen osaamisstrategian ja yhteisen työkulttuurin kehittämiseen. Osaamisstrategian valmistelussa kartoitetaan resurssien ja osaamisen nykytila. Hallinnonalan tilastotuotannon ja tilastoviranomaistoiminnan rahoitusmallin, lainsäädännön, tulosohjauksen, tilastotuotannon ohjausrakenteen valmistelut tehdään erillisinä selvityksinä. Valmisteluvaiheen työsuunnitelmaa kehitetään ja sen aikana osaprojekti kokonaisuutta päivitetään tarpeen mukaan dynaamisen ja vakaan toimintamallin kehittämiseksi. Valmisteluvaiheen työtä projektiryhmän kautta ja projektiryhmän kokoonpanoa päivitetään tarvittaessa. Linja 1: Asiakasystävälliset tilastopalvelut Tehtävä: Suunnitellaan asiakaspalvelumalli huomioiden vaatimukset laadukkaista tilastotuotannon verkkopalveluista ja tiiviistä vuorovaikutuksesta eri asiakasryhmien kanssa. Kehitetään tilastopalveluiden toimintamallia pyrkien ymmärtämään asiakkaiden tarpeita ja kokemuksia palveluiden käytöstä sekä käytettävyydestä. Luodaan toimintamalli, joka osallistuttaa asiakkaat ja yhteistyökumppanit tilastopalveluiden kehittämiseen. Jalostetaan tiedonkeruut palveluksi tiedonantajille. Tehtävänä on luoda tuotekehitysmalli tietovarantojen yhdistämiseen, edistää tietojen käyttöä ja sitä kautta tilastointialueen vaikuttavuutta ja mahdollistaa uusien tuotteiden ja palvelujen luomisen asiakkaille yli perinteisten tilastorajojen. Toimenpiteet: Yhteinen asiakastyytyväisyystutkimus Tietotarpeiden ja nykyisen tilastotuotannon evaluointi Asiakasystävällisten tilastotietopalveluiden kokonaisuus Löydettävät ja helppokäyttöiset tilastopalvelut Yhteinen palveluiden käytön ja vaikuttavuuden seuranta Yhteistyöorganisaatiot: Luonnonvarakeskus, ELMA, Tilastokeskus Linja 2: Tilastotuotannon henkilöstön osaamisstrategia Tehtävä: Kehitetään tilastotuotannon henkilöstön osaamisstrategia ja henkilöstösuunnitelma sekä esimiestyötä ja johtamista, mikä edistää tilastotuotannon ja tutkimusyhteisön aktiivista vuorovaikutusta, työkiertoa ja henkilövaihtoa sekä asiantuntijaurapolkumallien soveltamista synnyttäen uutta innovatiivista substanssi- ja menetelmäosaamista. Tavoitteena on luoda edellytykset inhimillisen pääoman kehittymiselle, jolla voidaan vastata tulevaisuuden monimuotoistuvien tietotarpeiden kysyntään. Toimenpiteet: Henkilöstö- ja osaamisstrategia Yhteinen tilaston osaamiskeskuksen kehittämispäivä Osaamiskartoitus 9
Seminaarisarja: asiantuntijat, keskustelu ja tutustuminen Yhteisen osaamisen kehittymissuunnitelma Henkilökierto Työnohjausryhmät Yhteisen työkulttuurin rakentaminen Yhteistyöorganisaatiot: HR & IPO kytkentä, Luonnonvarakeskus, Tilastokeskus Linja 3: Yhteinen tilastotuotantomalli Tehtävä: Määritetään tilastotuotantomalli, joka hyödyntää tehokkaasti substanssialan osaamista osuvassa tiedonkeruussa ja analysoinnissa sekä tilastotieteen menetelmiä tehokkaassa ja luotettavassa tilastotiedon käsittelyssä ja tarkastelussa. Kehitetään tasapainoinen tilasto-ohjelma, joka hyödyntää ennakkoluulottomia tilastotuotantomenetelmien ratkaisuja ja tasapainoisesti kehittää tilastotuotantoa uusiin tietotarpeisiin, digitalisoituihin tilastointipalveluihin ja tilastotuotannon hallinnollisen taakan keventämiseen. Toimenpiteet: Tilastotuotantomenetelmien evaluointi Tilastotuotantomalli ja linjaukset tilastollisista menetelmistä Tilastojen, seurantojen ja tutkimuksen kokonaisuuksien rajapinnat Luonnonvarakeskuksen tilasto-ohjelma Yhteinen tilastotuotannon TTS-kauden suunnittelu ja seuranta Yhteistyöorganisaatiot: Luonnonvarakeskus & Tilastokeskus & MMM Linja 4: Tilastotuotannon tavoite- ja ratkaisuarkkitehtuuri Tehtävä: Kehitetään tavoitearkkitehtuurimalli ja suunnitelma elinkaaren hallinnasta kohti yhteentoimivia tietojärjestelmiä. Viimeistellään tilastotuotannon tietovirtakuvaus. Määritellään suorassa tiedonkeruussa, tiedonhallinnassa, tietovarastoinnissa sekä tiedon julkaisemisessa yhteinen ratkaisuarkkitehtuuri. Huomioidaan avoimen datapolitiikan ja tilastollisen tietosuojan vaikutukset arkkitehtuuriin. Luodaan tekniset edellytykset jakaa tilastoaineistot avoimen datapolitiikan periaatteiden mukaisesti kunnioittaen tilastojen tietosuojaa yhteiskäyttöisissä tutkijapalveluissa palvellen puolueettomasti kansallista ja kansainvälistä tutkimusta. Toimenpiteet: Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu Nykytilan analysointi Tavoitetilan suunnittelu Yhteentoimivat tietovarannot Elinkaaren hallinta TTS-suunnittelussa Yhteistyöorganisaatiot: ELMA & Luonnonvarakeskus & Tilastokeskus & MMM 10
Valmisteluvaiheen projektit vaiheistetaan useaan eri aaltoon, maksimissaan noin 3-6 kuukauden mittaisiksi. Ohjausryhmä arvioi osaprojektien kokonaisuutta ja tuloksellisuutta. ELMAan ja Luonnonvarakeskukseen liittyvät kehittämisalueet integroidaan hankkeiden välillä. 6 Hankkeen työmenetelmät ja viestintä Ohjausryhmä käsittelee hankkeen etenemistä ja ohjausryhmän jäsenet tukevat aktiivisesti hankkeen viestintää omassa organisaatiossaan. Hanke toteutetaan aktiivisessa vuorovaikutuksessa henkilöstön kanssa. Ohjausryhmä käsittelee hankkeen etenemistä määrittelemänsä aikataulun mukaisesti, kuitenkin vähintään kolme kertaa hankkeen suunnitteluvaiheen aikana. Ohjausryhmän kutsuu kokoon puheenjohtaja. Ohjausryhmän esittelyt valmistelee hankejohtaja kokoamalla esityslistan taustamateriaaleineen ja riskianalyyseineen sekä ehdotuksineen. Hankkeen muut projektiryhmän jäsenet osallistuvat ohjausryhmän kokouksiin tarpeen mukaan ja sopivat osallistumisestaan hankkeen projektipäällikön kanssa. Hankkeen viestinnässä toteutetaan hankkeen viestintäsuunnitelmaa, jossa on määritetty viestinnän periaatteet ja vastuut. Ohjausryhmän ja projektiryhmien pöytäkirjat, kokousmateriaalit ja muut dokumentit tullaan intranetissä/internetissä (mm. ns. mitkowiki-sivuilla) hankkeelle varatussa osiossa. Hankkeen valmisteluvaiheessa pilotoidaan valtionhallinnon yhteisiä viestintäratkaisuja (VYVI). Hanke etenee aktiivisessa vuorovaikutuksessa ja yhteistyössä virastojen, yhteistyöorganisaatioiden ja yhteistyöryhmien kanssa. Sidosryhmiä kuullaan ja heille tiedotetaan hankkeen etenemisestä. Suunnitteluvaiheessa kuullaan hallinnonalan organisaatioita tavoitteiden mittarien ja tavoitearvojen asetannassa. Hankkeen aikana tilastoja tuottavissa organisaatioissa järjestetään henkilöstötilaisuuksia, jonka järjestelyistä ja aikatauluttamisesta vastaa organisaatioiden johto yhdessä hankejohtajan kanssa. Hankkeessa suunnitellaan uusi hallinnonalan tilastoviranomaisen toimintamalli ja sen ohjausrakenne kehitetään yhteistyössä kohdeorganisaatioiden ja MMM:n välillä sekä viestitään erillisissä tilaisuuksissa hallinnonalan virastoille ja laitoksille. Uuden tilastotuotantomallin toimeenpanovaiheeseen mennessä tulee viestintäsuunnitelmaa täydentää huomioiden uuden palvelukokonaisuuden viestintä. Palveluiden käyttäjille tulee kohdentaa selkeä viestintä palveluista ja niiden tuottajasta. 7 Tarvittavat resurssit ja kustannukset sekä rahoitus Alustava arvio hallinnon oman sekä ulkopuolisen työn osuudesta hankkeen eri projekteille (kertakustannukset) vuoden 2012 marraskuusta alkaen on esitetty seuraavassa taulukossa. Oman työn laskennallisena arvona on käytetty 7 000 euroa/kk ja ulkopuolisen työn arvona 20 000 euroa/kk. Oma työ sisältää myös hallinnonalan virastojen edustajien työn. Muut kustannukset pitävät sisällään palveluhankinnat ja koulutustilaisuudet sekä projektiryhmien matka- ja kokouskulut. Ohjaus- ja projektiryhmän työtä ei lueta hankkeen kustannuksiksi eikä hankkeen viestintätilaisuuksiin osallistumista. Oma työ tehdään virkatyönä ja sen arvoksi on arvioitu yhteensä 189 000 euroa vuosille 2012 ja 2013. Vuoden 2014 toimeenpanovaiheen omaa työmäärää ei ole eritelty kustannusarviossa. Ulkopuoliseen työhön ja muihin kuluihin on budjetoitu 30.01.01 momentin rahaa yhteensä 30 000 euroa vuodelle 2013. Tämän lisäksi on arvioitu rahoitustarve muille lisäkustannuksille tilastoalan ammattiosaamisen systemaattisesta kehittämisestä ja välttämättömistä kuluista arviolta 230 000 euroa aikavälillä 2014-2015. On kuitenkin huomioitava, että virastojen tilastotuotantoon osallistuvan henkilökunnan 11
koulutuskustannuksiin tulee ensisijassa käyttää viraston omaa koulutusbudjettia. Lisäksi uuden toimintamallin konseptointiin, verkkopalveluiden uusimiseen ja asiakasviestintään tulee osoittaa riittävät resurssit, joiden kustannukset eivät sisälly hankkeen kustannusarvioon. Vuoden 2013 jälkeiseltä ajalta koituvat kustannukset ja rahoitustarve tarkentuu hankkeen edetessä. PROJEKTI / OSATEHTÄVÄ 1. Projektijohto yms. 2012 1. Projektijohto yms. 2013 Oma työ Tilasto + muut htkk htkk htkk euroa euroa euroa euroa 2 2 14 000 14 000 12 1 13 84 000 10 000 5 000 99 000 2 2 1.1. Projektihenkilöt yht. 2012-2013 - 31.12.2013 14 000 14 000 2 2 1.1. Projektihenkilöt yht. 2012-2013 - 31.12.2013 14 000 14 000 2 2 1.1. Projektihenkilöt yht. 2012-2013 - 31.12.2013 14 000 14 000 2 2 1.1. Projektihenkilöt yht. 2012-2013 - 31.12.2013 14 000 14 000 5 5 2. Lainsäädäntö, koulutus, jne 2013-31.12.2013 35 000 15 000 50 000 3. Toimeenpanovaiheen lisäkustannukset 2014 3. Toimeenpanovaiheen lisäkustannukset 2015 Ulkopuolinen työ + lisähenkilöstön työ 1 Muut kustannukset Yhteensä 30 000 160 000? 190 000? 150 000? 150 000? Yhteensä htkk 27 2 29 euroa 189 000 40 000 330 000? 559 000? Aikataulu 1.11-31.12.2012 1.1-31.12.2013 1.1.2014-1.1.2015-8 Riskit ja riskien hallinta Riskianalyysi perustuu tässä tai muissa samanaikaisissa hankkeissa todettuihin mahdollisiin riskeihin. Analyysia tarkennetaan hankkeen käynnistyessä ja sitä seurataan jokaisessa ohjaus- ja projektiryhmän kokouksessa. 12
8.1.1 Hankehallintaan liittyvät riskit - katselmoitu ohjausryhmässä 18.3.2013 Riskiarvioinnissa käytetty asteikko: 1 = erittäin pieni, 2 = pieni, 3 = kohtalainen, 4 = suuri, 5 = erittäin suuri Nro Riski Todennäköisyys Vaikuttavuus Vaikutus 1 Hankkeen aikataulutus 1 4 Aikaisessa päätöksenteossa ei ole ehditty selvittää ja valmistella kaikkia kriittisiä osatekijöitä. Tavoitetilan saavuttaminen viivästyy, loogisen kokonaisuuden vaiheistaminen vaikeutuu kiireisistä aikatauluista. 2 Hankkeen vaiheistuksen onnistumisen ja ulkoisten riippuvuuksien hallinnan epäonnistuminen 3 Heikko hankkeen kokonaishallinta ja heikko koordinointi 4 Tiedotus ja koordinointi osaprojektien kesken, osaprojektien vetäjien resurssienhallinta 2 4 Aikataulu venyy, näkyviä lopputuloksia ei synny. Muut käynnissä olevat hankkeet eivät huomioi hankkeen yhteyksiä. 2 4 Tavoitetilan saavuttaminen viivästyy, kokonaisuus kärsii 3 4 Osaprojektit tulokset eivät ole käytettäviä hankkeessa ja eivät tue tavoitetilaa. Osaprojektin vetäjät eivät pysty sitoutumaan hankkeeseen muun työtilanteen tms seikkojan vuoksi. 5 Kilpailuttamiseen liittyvät riskit 1 3 Jos hankkeessa käytetään ulkopuolista konsulttia, on riski että kilpailutus epäonnistuu tai saatu työ ei vastaa odotuksia 6 Ratkaisevia päätöksiä ei saada tarvittavassa aikataulussa ja niiden valmisteluun ei sitouduta organisaatioissa 7 Tavoitetila ymmärretään eri tavoin tai tavoitetila ei ole riittävän selvä 8 Tilastotuotannon ja tilastoviranomaistoiminnan vakaus ja kypsyystaso 2 4 Hankkeen tavoitteet ja maali katoavat, ihmiset siirtyvät muihin töihin tai väsyvät muuten Hankkeen osapuolet eivät sitoudu hankkeen toteuttamiseen 3 4 Kohdeorganisaatioissa syntyy rinnakkaisia ratkaisuja, yhteistyö hallinnonalalla kärsii ja johtaa ristiriitoihin koko hankkeen tavoitteista. Linjauksista huolimatta jatketaan erillisiä organisaatioiden omaa kehittämistä ja yhteinen kehittäminen ei saa riittävästi resursseja 2 4 Toiminnan vakauden takaaminen epäonnistuu rahoitusmallin ja/tai lainsäädännöllisessä valmistelussa; kohdeorganisaatioissa syntyy rinnakkaisia Varautuminen Hankkeen vaiheistaminen, yhteys muihin meneillään oleviin hankkeisiin ja hankkeen rajaukset sekä riittävän valmistautumisvaiheen mitoitus. Riittävän tarkka suunnittelu heti alussa, suunnitellaan myös hankkeen laadunvarmistusmenettelyt, hankkeen kokonaisseuranta ja hallinta, ohjausryhmän seuranta. Sitoutuminen tulosohjauksen ja organisaation tulossopimuksen sekä tuloskortin kautta. Hyvä alkusuunnittelu, hankkeen projektipäällikölle varattava riittävästi aikaa, roolit ja vastuut selväksi, yhteinen aikataulu, hankkeen sisäinen viestintä ja säännölliset kokoukset; hankkeen projektipäällikön ja hankkeen vastaavan ja omistajan välinen hyvä tiedotus. Osaprojektien vetäjien koordinointi, valmistelevat palaverit, työpajojen yhteenvedot, tulosten käsittely koordinointikokouksissa ja projektiryhmässä ja tulosten esittäminen henkilöstötilaisuudessa tilastotuotannon henkilöstölle. Resurssien varmistaminen. Tarjouskilpailun ja konsulttityön huolellinen valmistelu. Hankkeen hyvä hallinnointi ja johtaminen sekä konsulttityön jatkuva seuranta. Realistinen aikataulu, ennakoidaan päätöksentekokohdat, joustavuus muutoksille ja tavoitetilan/aikataulun jatkuva tarkentaminen, valtuudet selviksi, vahva ohjausryhmätyöskentely. Sitoutuminen tulosohjauksen ja organisaation tulossopimuksen sekä tuloskortin kautta. Tavoitteen selkeä kuvaaminen, vahva ohjausryhmätyöskentely, organisaatioiden johdon sitouttaminen, jatkuva vuoropuhelu ja viestintä, viestintäsuunnitelma ja sen toteutus. Sitoutuminen tulosohjauksen ja organisaation tulossopimuksen sekä tuloskortin kautta. Tilastotuotannon ja viranomaistoiminnan erillisen rahoitusmallin selkeä määrittely, talouden TTSsuunnittelu tilastoviranomaistoiminnassa, uuden kohdeorganisaation lainsäädännöllinen valmistelu 13
9 Tehdään liian iso palanen kerrallaan, projektin rajaus liian laaja tai epäselvä tulkintoja ja tilastoviranomaisen rooli heikkenee. 3 3 Resurssit eivät riitä, hyötyjen mittaaminen hidastuu, joustavuus häviää. (sisältäen taloussäännön ja työjärjestyksen valmistelun), EU Käytännesääntöjen huolellinen huomioonottaminen valmistelussa, tilastotuotannon henkilöstösuunnittelussa juridisen osaamisen takaaminen. Sitoutuminen tulosohjauksen, lainsäädännön, taloussäännön ja työjärjestyksen kautta. Huolellinen suunnittelu etukäteen, valitaan ensimmäiseksi vaiheeksi selkeästi toteutettavissa oleva kokonaisuus ja edetään sitten vaiheittain. 8.1.2 Resursseihin ja henkilöiden osaamiseen liittyvät riskit 9 Avainhenkilöiden ajan ja osaamisen riittävyys, koska hanke on uusi ja lähtee liikkeelle muiden prosessien rinnalla 10 Substanssiasiantuntijaresurssien saatavuus 11 Oman työn ja konsulttityön roolituksen epäonnistuminen Nro Riski Todennäköisyys Vaikuttavuus Vaikutus 3 2 Projektit viivästyvät, laatu heikko, koko hanke viivästyy. Tehdään yhteistä ja erillistä kehittämistä yhtäaikaa. 2 3 Jos projektin käyttöön ei saada riittävästi asiantuntijoiden resursseja, alaprojektien toteuttaminen vaikeutuu ja tuloksen laatu heikkenee, hanke saattaa viivästyä. 1 2 Konsultti ei tunne riittävästi toimintaympäristöä, työt viivästyvät ja laatu on heikkoa Perehdyttämiseen ja perehtymiseen menee arvioitua enemmän aikaa ja resursseja. Varautuminen Hyvä suunnittelu ja resurssivaraukset, ei liian montaa rinnakkaista projektia, johdon tuki ja kirjatut päätökset, vahva ohjausryhmätyöskentely, toimiva yhteistyö MMM:ssä, konsulttien käyttö työn tukena. Varahenkilöjärjestelyt. Johdon ja esimiesten sitouttaminen yhteiseen kehitämiseen. Sitoutuminen tulosohjauksen ja organisaation tulossopimuksen sekä tuloskortin kautta. Resurssivaraukset, virastojen johdon ja asiantuntijoiden sitouttaminen mukaan projekteihin, hankkeen markkinointi ja yhteistyöstä huolehtiminen. Pyritään valitsemaan toimittaja/toimittajia, jotka tuntevat toimialaa ja pystyvät sitoutumaan tarvittaessa koko hankkeeseen. 8.1.3 Toimintaympäristön riskit 12 Meneillään on monia hanketta sivuavia muutosprosesseja, jotka vaikeuttavat suunnittelua ja osapuolten sitoutumista 13 Luonnonvarakeskus hankkeen synkronointi Nro Riski Todennäköisyys Vaikuttavuus Vaikutus 3 4 Hankkeen ajoitus epäonnistuu tai se on riippuvainen muiden prosessien etenemisestä/tuloksista. 3 4 Hankkeen ajoitus epäonnistuu tai se on riippuvainen muiden prosessien etenemisestä/tuloksista. Varautuminen Pyritään suunnittelemaan hanke siten, että se sallii joustoa toimenpiteiden toteuttamisessa ja erilaisten hankkeiden yhteensovittamisessa. Sitoutetaan osapuolet hankkeeseen heti alkuvaiheesta lähtien. Vahva ohjausryhmätyöskentely. Pyritään suunnittelemaan hanke siten, että se sallii joustoa toimenpiteiden toteuttamisessa ja erilaisten hankkeiden yhteensovittamisessa. Sitoutetaan osapuolet hankkeeseen heti alkuvaiheesta lähtien. Vahva ohjausryhmätyöskentely. 14 ELMA hankkeen synkronointi ja 3 4 Hankkeen ajoitus epäonnistuu tai se on Pyritään suunnittelemaan hanke siten, että se sallii joustoa 14
Tiken tilastotuotannon ITjärjestelmien asiakkuus ja toiminta Luonnonvarakeskuksessa 15 Henkilöstön ja esimiesten suhtautuminen hankkeeseen 16 Luonnonvarakeskuksen toimipisteverkoston uudelleen arviointi riippuvainen muiden prosessien etenemisestä/tuloksista. toimenpiteiden toteuttamisessa ja erilaisten hankkeiden yhteensovittamisessa. Sitoutetaan osapuolet hankkeeseen heti alkuvaiheesta lähtien. Vahva ohjausryhmätyöskentely. 3 4 Avainhenkilöt siirtyvät muihin tehtäviin Pyritään sitouttamaan osapuolet ja lisäämään vuorovaikutusta ja osallistamista hankkeessa. Seurataan aktiivisesti jokaisen organisaation johdossa tilannetta ja raportoidaan hankeorganisaatiolle. 3 4 Alueelliset painopisteet muuttuvat ja osaaminen ei siirry työtehtävien mukana Arvioidaan Luonnonvarakeskuksen toimipisteverkosto niin toiminnallisista kuin taloudellisista näkökulmista 15
Liite 1. Euroopan tilastojen käytännesäännöt Euroopan tilastojärjestelmän visio Euroopan tilastojärjestelmä on maailman johtava tilastotietopalvelujen tarjoaja ja tärkein Euroopan unionin ja sen jäsenvaltioiden tilastojen tuottaja. Euroopan tilastojärjestelmä tuottaa tieteellisten periaatteiden ja menetelmien mukaisesti yhdenmukaisia tilastoja, joiden laatua parannetaan jatkuvasti. Yhdenmukaiset tilastot muodostavat perustan demokraattisille prosesseille ja yhteiskunnan edistykselle. Euroopan tilastojärjestelmän toiminta-ajatus Tarjoamme Euroopan unionille, muulle maailmalle ja suurelle yleisölle riippumatonta korkeatasoista tietoa Euroopan, valtioiden ja alueiden talouksista ja yhteiskunnista. Tiedot ovat kaikkien käytettävissä päätöksentekoa, tutkimusta ja keskustelua varten. Toiminta-ajatuksen ja vision toteuttamiseksi Euroopan tilastojärjestelmän jäsenet pyrkivät yhteistyöhön ja jatkuvaan vuorovaikutukseen tilastojen käyttäjien kanssa Euroopan tilastoja koskevien käytännesääntöjen sekä yleisten laadunhallinnan periaatteiden mukaisesti. Näihin periaatteisiin kuuluvat tilastojen integroinnin ja yhdenmukaistamisen ohella sitoutuminen johtajuuteen, kumppanuus, henkilöstön tyytyväisyys ja toiminnan jatkuva parantaminen. Euroopan tilastoja koskevat käytännesäännöt Euroopan tilastoja koskevat käytännesäännöt perustuvat 15 periaatteeseen, jotka kattavat institutionaalisen ympäristön, tilastojen tuotantoprosessit ja tilastojen käytettävyyden. Kullekin periaatteelle on määritelty hyviä käytäntöjä kuvaavia indikaattoreita, joiden avulla voidaan tarkastella käytännesääntöjen toteutumista. Euroopan tilastojen laatukriteerit on määritelty Euroopan tilastolaissa. Tilastoviranomaiset, joihin kuuluvat komissio (Eurostat), kansalliset tilastolaitokset ja muut Euroopan tilastojen laadinnasta vastaavat kansalliset viranomaiset sekä hallitukset, ministeriöt ja Eurooppaneuvosto, ovat sitoutuneet noudattamaan käytännesääntöjä. Käytännesääntöjen ja laadunhallinnan periaatteet muodostavat yhdessä Euroopan tilastojärjestelmän laatukehyksen. Euroopan tilastojen käytännesäännöt Institutionaalinen ympäristö Institutionaalisilla ja organisatorisilla tekijöillä on huomattava vaikutus Euroopan tilastoviranomaisten vaikuttavuuteen ja uskottavuuteen. Ne takaavat ammatillisen riippumattomuuden, valtuudet tiedonkeruuseen, riittävät voimavarat, sitoutumisen laatuun, tilastollisen tietosuojan, puolueettomuuden ja objektiivisuuden. 1. Ammatillinen riippumattomuus Ammatillinen riippumattomuus politiikkaa toteuttavista, sääntelyä harjoittavista tai hallinnollisista tahoista sekä yksityisen sektorin toimijoista takaa tilastojen uskottavuuden. Kansallisen tilastoviraston ja Eurostatin tilastojen laatimisen riippumattomuus poliittisesta ja muusta ulkoisesta vaikutuksesta on säädetty laissa. Myös muiden tilastoviranomaisten riippumattomuus on varmistettu. Kansallisen tilastoviraston, Eurostatin ja muiden tilastoviranomaisten johtajien aseman tulee taata yhteydet poliittisten päättäjien ja hallinnollisten virastojen johdon kanssa. Johtajilta edellytetään korkeatasoista ammattitaitoa. Kansallisen tilastoviraston, Eurostatin ja muiden tilastoviranomaisten johtajien tulee varmistaa tilastojen laadinnan riippumattomuus. Kansallisen tilastoviraston, Eurostatin ja muiden tilastoviranomaisten johtajilla on valtuudet päättää käytettävistä tilastollisista menetelmistä, standardeista ja menettelytavoista sekä tilastotiedotteiden sisällöstä ja ajoituksesta. Tilastotuotannon työohjelmat ovat julkisia ja niiden toteutumisesta raportoidaan säännöllisesti. Tilastot julkistetaan selvästi erillään poliittisista kannanotoista. 16
Kansallinen tilastovirasto, Eurostat ja muut tilastoviranomaiset ottavat tarvittaessa julkisesti kantaa tilastointiin liittyviin kysymyksiin, tilastoihin kohdistuvaan kritiikkiin ja tilastojen väärinkäyttöön. Kansallisen tilastoviraston, Eurostatin ja muiden tilastoviranomaisten johdon valintakriteerit pohjautuvat vain ammatilliseen pätevyyteen. Heidän palvelussuhteidensa päättämisen perusteet määritellään lainsäädännössä, eivätkä nämä perusteet saa heikentää ammatillista tai tieteellistä itsenäisyyttä. 2. Tiedonkeruuvaltuudet Tilastoviranomaisilla on laissa määritellyt valtuudet kerätä tietoja tilastoja varten. Julkisen hallinnon organisaatiot, yritykset ja kotitaloudet voidaan lailla määrätä antamaan tietoja Euroopan yhteisön tilastoja varten tilastoviranomaisen niin vaatiessa. Tilastoviranomaisten tiedonkeruuvaltuudet tilastoja laadittaessa on kirjattu lakiin. Tilastoviranomaisilla on lakiin perustuva lupa käyttää hallinnollisia tietoaineistoja tilastojen laadinnassa. Tilastoviranomaisilla on lakiin perustuva oikeus vaatia vastauksia tiedusteluihinsa. 3. Riittävät voimavarat Tilastoviranomaisilla tulee olla riittävästi voimavaroja tilastojen laatimista varten. Tarvittavien tilastojen tuottamiseen on varattu riittävästi rahoitusta, osaavaa henkilöstöä ja teknisiä välineitä. Tilastojen kattavuus, yksityiskohtaisuus ja kustannukset ovat oikeassa suhteessa tarpeisiin. Uusien tilastojen tarve suhteutetaan kustannuksiin soveltamalla vakiintuneita menettelytapoja. Tilastojen lopettamis- tai supistamismahdollisuuksia arvioidaan jatkuvasti, jotta voimavaroja voidaan kohdentaa muihin tarkoituksiin. 4. Laatuun sitoutuminen Tilastoviranomaiset ovat sitoutuneet laatuun. Ne tunnistavat järjestelmällisesti vahvuuksia ja heikkouksia parantaakseen tuotantoprosessia ja tuotteiden laatua. Laatupolitiikka on määritelty ja julkaistu. Laadun hallinta on otettu huomioon organisaatiorakenteessa, työvälineistössä ja ohjeistuksissa. Tilastotuotantoprosessin laatua suunnitellaan ja seurataan vakiomenettelyin. Tuotelaatua seurataan, arvioidaan ja siitä raportoidaan säännöllisesti Euroopan tilastojen laatukriteereiden mukaisesti. Eri laatutekijöiden välisten kompromissien vaikutukset otetaan huomioon arvioinnissa. Keskeisten tilastojen tuloksista tehdään säännöllisesti perusteellinen arvio. Tarvittaessa käytetään ulkopuolisia asiantuntijoita. 5. Tilastosalaisuus (tilastollinen tietosuoja) Tietojen toimittajien (kotitalouksien, yritysten, hallinto-organisaatioiden sekä muiden vastaajien) yksityisyys ja niiden luovuttaman tiedon luottamuksellisuus taataan. Tietoja käytetään ainoastaan tilastotarkoituksiin. Tietosuoja taataan laissa. Työntekijä allekirjoittaa salassapitoa koskevan sitoumuksen tilastoviranomaisen palvelukseen tullessaan. Tietosuojan tahallisesta rikkomisesta seuraa rangaistus. Henkilökunnalle on annettu ohjeet ja määräykset tietojen suojaamisesta tilastoja laadittaessa. Tietosuojaperiaatteet ovat julkisesti nähtävissä. Tilastotietokantojen turvallisuutta ja koskemattomuutta suojataan fyysisillä, teknisillä ja organisatorisilla järjestelyillä. Yksikkötason havaintoaineistojen tutkimuskäyttöön sovelletaan tiukkoja toimintasääntöjä ja teknisiä järjestelyjä. 17
6. Puolueettomuus ja objektiivisuus Tilastoviranomaiset laativat tilastoja tieteellistä riippumattomuutta noudattaen objektiivisella, ammattimaisella ja avoimella tavalla sekä kohtelevat kaikkia käyttäjiä tasavertaisesti. Tilastot laaditaan tilastolliseen harkintaan perustuvaa objektiivisuutta noudattaen. Tilastollinen harkinta ohjaa tietolähteiden ja tilastomenetelmien valintaa samoin kuin tilastojen jakelua koskevia päätöksiä. Julkaistuissa tilastoissa havaitut virheet korjataan mahdollisimman nopeasti ja käyttäjille kerrotaan virheen korjaamisesta. Käytettyjä menetelmiä ja menettelytapoja koskeva tieto on julkisesti saatavilla. Tilaston julkistamisajankohdat ilmoitetaan etukäteen. Tilastojen määrävuosimuutoksista, ennakollisten tietojen tarkistuksista, luokitusten soveltamisen muutoksista ja menetelmissä tapahtuneista muutoksista tiedotetaan etukäteen. Julkistetut tilastot ovat yhtäläisesti ja samanaikaisesti kaikkien käytössä. Tietojen jakelu ennakkoon ulkopuolisille käyttäjille on rajoitettua, valvottua ja julkista. Tietovuodon ilmetessä ennakkojakelun menettelyjä tarkistetaan siten, että tasapuolisuus tulee varmistetuksi. Tilastojulkistukset sekä tietoja koskevat lausunnot lehdistötilaisuuksissa ovat luonteeltaan objektiivisia ja puolueettomia. Tilastoprosessit Tilastoviranomaiset noudattavat eurooppalaisia ja muita kansainvälisiä standardeja, ohjeita ja hyviä käytänteitä tilastojen laadinnassa. Hyvä johtaminen ja tuotantoprosessin tehokkuus lisäävät tilastojen uskottavuutta. Merkityksellisiä tekijöitä ovat pätevät menetelmät ja asianmukaiset tilastolliset menettelytavat, kohtuullinen vastausrasite ja kustannustehokkuus. 7. Pätevät menetelmät Korkealaatuiset tilastot perustuvat päteviin menetelmiin. Tämä edellyttää asianmukaisia työvälineitä, menettelytapoja ja asiantuntemusta. Tilastojen yleinen menetelmällinen viitekehys on eurooppalaisten ja muiden kansainvälisten standardien, ohjeiden ja hyvien käytänteiden mukainen. Standardikäsitteiden, määritelmien ja luokitusten johdonmukainen käyttö on varmistettu. Yritysrekisteriä ja väestöotosten otantakehikkoa arvioidaan säännöllisesti ja tarvittaessa muokataan laadun takaamiseksi. Kansalliset ja Euroopan tason luokitukset vastaavat tarkasti toisiaan. Tilastoviranomaisten palvelukseen otetaan soveltuvan korkeatasoisen koulutuksen saaneita henkilöitä. Henkilöstön ammatillista osaamista parannetaan jatkuvalla koulutuksella. Menetelmiä ja työvälineitä parannetaan yhteistyössä tiedeyhteisön kanssa ja samalla tehostetaan menetelmien käyttöä. 8. Asianmukaiset tilastolliset menettelytavat Korkealaatuisten tilastojen tukena käytetään asianmukaisia tilastollisia menettelytapoja kaikissa tilastotuotannon vaiheissa. Tilastojen laadintaan käytetään sellaisia hallinnollisia tietolähteitä, joiden määritelmät ja käsitteet vastaavat mahdollisimman hyvin tilastollisia käsitteitä. Tiedonkeruulomakkeet testataan järjestelmällisesti ennen tiedonkeruuta. 18
Otantakehikko, otokset ja estimointimenetelmät ovat perusteellisesti harkittuja, ne tarkastetaan säännöllisesti ja niitä korjataan tarvittaessa. Tiedonkeruuta, tietojen tallennusta ja luokitusten soveltamista valvotaan jatkuvasti ja korjataan tarpeen mukaan. Editointi ja imputointi-menetelmät ovat asianmukaisia ja niitä tarkastetaan säännöllisesti sekä korjataan tai päivitetään vaatimusten mukaisiksi. Julkistettuihin tilastotietoihin tehtävissä korjauksissa noudatetaan vakiintuneita ja läpinäkyviä menettelytapoja. Tilastoviranomaiset osallistuvat hallinnollisten tietoaineistojen suunnitteluun, jotta aineistoista saataisiin paremmin tilastointiin sopivia. Hallinnollisten aineistojen omistajien kanssa tehdään sopimuksia, joissa molemmat osapuolet sitoutuvat edistämään aineistojen tilastokäyttöä. Tilastoviranomaiset tekevät hallinnollisten aineistojen omistajien kanssa yhteistyötä varmistaakseen aineiston laadun. 9. Kohtuullinen vastausrasite Vastausrasite on kohtuullinen ja oikeassa suhteessa tiedonkäyttäjien tarpeisiin. Tilastoviranomaiset seuraavat vastausrasitetta ja pyrkivät sen vähittäiseen pienentämiseen. Tilastojen määrä ja yksityiskohtaisuus rajataan vain kaikkein tarpeellisimpaan. Vastausrasite jaetaan mahdollisimman tasaisesti tutkittavan perusjoukon kesken. Yrityksiltä kerättävä tieto on mahdollisimman suuressa määrin saatavissa suoraan kirjanpidosta ja vastausten antamista helpotetaan sähköisten tiedonkeruuvälineiden avulla. Hallinnollisia lähteitä käytetään aina kun mahdollista, jotta päällekkäiseltä tiedonkeruulta vältytään. Tilastoviranomaiset luovuttavat aineistojaan toistensa käyttöön päällekkäisen tiedonkeruun välttämiseksi. Tilastoviranomaiset helpottavat aineistojen yhdistelyä vähentääkseen vastausrasitetta. 10. Kustannustehokkuus Voimavaroja käytetään tehokkaasti. Tilastoviranomaisten voimavarojen käyttöä seurataan sekä sisäisesti että riippumattomalla ulkopuolisella valvonnalla. Tilastojen laadinnan ja jakelun tehokkuutta parannetaan tietoja viestintätekniikan avulla. Hallinnollisten tietoaineistojen sopivuutta tilastolliseen käyttöön parannetaan ja suoraa tiedonkeruuta vältetään. Tilastoviranomaiset edistävät ja ottavat käyttöön vakioituja ratkaisuja, jotka parantavat tehokkuutta ja vaikuttavuutta. Tilastojen käytettävyys Saatavilla olevat tilastot täyttävät käyttäjien tarpeet. Tilastoissa noudatetaan eurooppalaisia laatustandardeja ja ne palvelevat niin Euroopan unionin toimielinten, hallitusten, tutkimuslaitosten, elinkeinonharjoitta jien kuin suuren yleisönkin tarpeita. Tärkeää on, kuinka relevantteja, tarkkoja ja luotettavia, ajantasaisia, yhtenäisiä ja vertailukelpoisia tilastot ovat sekä miten hyvin ne ovat käyttäjien saatavilla. 11. Relevanssi Tilastot vastaavat käyttäjien tarpeita. On olemassa menettelytavat, joilla tietojen käyttäjiltä kerätään säännöllisesti palautetta siitä, miten tilastot vastaavat heidän tarpeitaan. Kerätyn tiedon avulla arvioidaan tarpeiden ja prioriteettien kehitystä. Tilastotuotannon työohjelmissa keskitytään ensisijaisten tarpeiden täyttämiseen. 19
Käyttäjien tyytyväisyydestä kerätään järjestelmällisesti tietoa toiminnan kehittämiseksi. 12. Tarkkuus ja luotettavuus Tilastot kuvaavat todellisuutta tarkasti ja luotettavasti. Lähdeaineistoja, välituloksia ja tuotettuja tilastotietoja arvioidaan ja niiden luotettavuus varmistetaan säännöllisesti. Otantavirheet ja muut kuin otantavirheet mitataan ja dokumentoidaan järjestelmällisesti eurooppalaisten standardien mukaisesti. Julkistetun tilastotiedon muutokset analysoidaan tilastojen laadun parantamiseksi. 13. Ajantasaisuus ja täsmällisyys Tilastot julkaistaan ajantasaisina ja täsmällisesti. Tilastojen ajantasaisuus täyttää kansainväliset julkistamisstandardit. Tilastot julkaistaan yleisesti tiedossa olevaan kellonaikaan. Tilastojen julkaisutiheys vastaa mahdollisimman hyvin käyttäjien tarpeita. Jos tilaston julkistusaikataulu muuttuu, siitä ilmoitetaan etukäteen. Samalla kerrotaan muutoksen syyt ja uusi julkistuspäivämäärä. Tilastosta julkaistaan ennakollisia tietoja tarpeen mukaan tarkoituksenmukaisella tarkkuustasolla. 14. Johdonmukaisuus ja vertailukelpoisuus Tilastot ovat sisäisesti ja ajallisesti yhtenäisiä sekä vertailukelpoisia alueiden ja maiden kesken. Eri lähteistä peräisin olevia toisiinsa liittyviä aineistoja voidaan yhdistää ja käyttää yhdessä. Tilastot ovat sisäisesti yhtenäisiä ja johdonmukaisia (esimerkiksi käytetään samoja aritmeettisia ja kirjanpitoyksiköitä). Tilastot ovat ajallisesti riittävän vertailukelpoisia. Tilastojen kattavuus, määritelmät, yksiköt ja luokitukset ovat standardien mukaisia. Eri lähteistä ja eri ajanjaksoilta kerättyjä tilastoja vertaillaan ja sovitetaan yhteen. Euroopan tilastojärjestelmän kansainvälinen vertailukelpoisuus varmistetaan vaihtamalla säännöllisesti tietoja muiden tilastojärjestelmien kanssa. Jäsenvaltiot ja Eurostat tekevät yhteistyössä menetelmätutkimuksia. 15. Saatavuus ja selkeys Tilastot esitetään selkeässä ja ymmärrettävässä muodossa sekä julkistetaan tarkoituksenmukaisella ja tasapuolisella tavalla. Julkaistuihin tilastoihin liitetään niitä tukeva metatieto ja ohjeet. Tilastot ja niiden metatieto esitetään ja arkistoidaan siten, että tilastotietojen oikea tulkinta ja merkityksellinen vertailu on mahdollista. Tilastojen jakelussa hyödynnetään nykyaikaista tieto ja viestintätekniikkaa, mutta tarpeen mukaan myös painotuotteita. Tilastoista tuotetaan tarpeen mukaan asiakaskohtaisesti räätälöityjä analyysejä. Analyysi-toimeksiantojen saatavuudesta tiedotetaan. Havaintoyksikkötason tiedot saa tutkimuskäyttöön vahvistetun menettelytavan mukaisesti. Tilastojen metatieto dokumentoidaan standardien mukaisesti. Käyttäjille kerrotaan tilastojen tuotannossa käytetyistä menetelmistä ja tiedon lähteenä käytetyistä hallinnollisista aineistoista. Käyttäjille kerrotaan tilastojen laadusta Euroopan tilastojen laatukriteerien mukaisesti. 20