Hattulan seurakunta Kirkkovaltuusto KOKOUS Nro 3-2017 AIKA 8.5.2017 kello 18.00-20.40 kahvit kello 17.20 alkaen PAIKKA Pappilanniemi Valtuutetut Läsnä Poissa Kirkkoneuvosto Läsnä Poissa Ahola Mirka x Järvinen Virpi x Aitola Nina x Lilja Lasse J x Heikkilä Taina x Aitola Nina x Hyyrynen Piia x Juottonen Mauno x Juottonen Mauno x Purhonen Pekka x Keto Anne x Suomaa Jussi x Kopra Erja x Ylitalo Leila x Kujanpää Sari x Lilja Lasse J x Pöytäkirjanpitäjä Lokinperä Pirkko x Taivalmaa Riitta x Lotti Eija x Mäenpää Tuula x Varajäsenet Mäkelä Ilpo x Pelkonen Sari x Pakarinen Kari x (Tast Olle) Perkiö Marjatta x Mononen Petteri x Pietilä Pentti x (Tuula Mäenpää) Purhonen Pekka x Laine Pekka x Suomaa Jussi x (Pietilä Pentti) Tast Olle x Tilus Johanna x Viitala Jaakko x (Kopra Erja) Virtanen Kari x Visala Eeva-Liisa x, poistui 19.40 Ylitalo Leila x Käsiteltävät asiat: 23-31 Virsi 105; 1-4 Pyhän Ristin Päivä 3.5.; Taina Heikkilä KJ 8:5 :n mukaisesti kirkkovaltuuston puheenjohtaja on päättänyt esittää kirkkovaltuuston käsiteltäväksi seuraavat asiat, joista kirkkoneuvosto on tehnyt esityksensä. 23 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu on postitettu valtuutetuille 27.4.2017 ja asetettu nähtäväksi samana päivänä Hattulan seurakunnan viralliselle ilmoitustaululle Pappilanniementie 9, 2 krs. 1. Todetaan läsnä - ja poissaolijat. 2. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. 1. Todettiin läsnä- ja poissaolijat. Paikalla oli 15 valtuutettua ja neljä varavaltuutettua.. 2. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
24 Kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja äänten laskijaa Pöytäkirja tarkastetaan taloustoimistossa tiistaina 9.5.2017. Tarkastettu pöytäkirja on nähtävänä taloustoimistossa 10.5.- 9.6.2017 virastoaikana. Kirkkovaltuusto valitsee kaksi pöytäkirjan tarkastajaa, jotka toimivat myös ääntenlaskijoina. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Ilpo Mäkelä ja Marjatta Perkiö. 25 Työjärjestyksen hyväksyminen Hyväksytään esityslista työjärjestykseksi. Esityslista hyväksyttiin työjärjestykseksi. 26 Kappalaisen vaali Kirkkoneuvoston pyynnön (7.12.2016, 148 ) mukaisesti Tampereen hiippakunnan tuomiokapituli on 18.1.2017 38 julistanut haettavaksi Hattulan seurakunnan kappalaisen viran 17.2.2017 klo 15.00 mennessä. Hakijoilta edellytetään suomen kielen erinomaista suullista ja kirjallista taitoa sekä ruotsin kielen tyydyttävää ymmärtämistä. Avoinna olevasta virasta oli tuomiokapitulin ilmoitus viikon 4 Kotimaa-lehdessä ja seurakunnan ilmoitus viikon 5 lehdessä. Seurakunnan ilmoituksessa kerrottiin em. vaatimusten lisäksi: Etsimme pappia, jolla on innostusta seurakuntatyön toteuttamiseen ja kehittämiseen. Tällä hetkellä vastuualueet ovat tiedotus, aikuistyö ja lähetystyö. Arvostamme diakonista näkyä ja vuorovaikutustaitoja. Määräaikaan mennessä virkaa hakivat Henrika Hyttinen-Koponen, Mikko Miettinen, Jukka Peltola, Jouni Salko, Jari Turunen, Jatta Kärkkäinen ja Markku Mustajärvi. Tuomiokapituli tutki hakijoiden hakukelpoisuuden sekä totesi 22.3.2017 pitämässään istunnossa kaikki hakijat hakukelpoiseksi. Tuomiokapitulin kelpoisuuspäätökseen ei KL 24 luvun 5 mukaan saa hakea muutosta. Tuomiokapituli on lähettänyt kirkkojärjestyksen 6:15 :n edellyttämän lausunnon sekä kehottaa kirkkovaltuustoa toimittamaan vaalin kirkkojärjestyksen (KJ 6:14-20 ) mukaisella tavalla. Lausunnossa vertaillaan hakijoita virkaiän sekä taidon ja kyvyn (pastoraalitutkinnon arvosanojen) suhteen. Tarkempi taitojen ja kykyjen selvittäminen jää seurakunnan tehtäväksi. LIITE nro 1 Kappalaisen vaalia koskevat määräykset ovat kirkkojärjestyksen 6. luvussa (14-20 ). Lisäksi virantäyttöä säätelevät mm. hallintolaki, tasa-arvolaki, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (ns. julkisuuslaki) ja yksityisyyden suojasta työelämässä, jonka mukaan hakijasta voi kysyä tietoja edelliseltä työnantajalta vain hakijan suostumuksella. Työelämän tietosuojalaki ei kuitenkaan rajoita vaalissa sellaista tiedonhankintaa, jossa on kysymys pelkästään muistikuviin perustuvista arvioista tai mielipiteistä. Julkisuuslaki sisältää salassapitosäännöksiä, jotka koskevat esim. hakemusasiakirjojen sisältämiä tietoja kuten hakijaa koskevat arvioinnit tai hänen terveydentilaansa tai hänen yksityiselämäänsä liittyvät tiedot. Myös hakijan itsestään antamat tiedot poliittisesta vakaumuksesta, yksityiselämän piirissä esitetyistä mielipiteistä, yhdistystoiminnasta, vapaa-ajan harrastuksista, perhe-elämästä tai niihin verrattavista henkilökohtaisista oloista ovat aina salassa pidettäviä, samoin seurakunnan laatimat henkilöarvioinnit. Vaitiolovelvollisuus koskee sekä viranhaltijoita että luottamushenkilöitä. Käytännössä hakijoiden nimet, koulutus ja työkokemus ovat julkisia tietoja, mutta muut tiedot salassa pidettäviä.
Kirkkoneuvosto asetti 15.2.2017 (KN 3 2017 27 ) valintaryhmän valmistelemaan kappalaisen vaalia. Valintaryhmän asettaminen perustuu piispainkokouksen suositukseen kappalaisen vaalin hallintomenettelystä. Valintaryhmään nimettiin puheenjohtajaksi kirkkoherra Virpi Järvinen ja jäseniksi Nina Aitola, Taina Heikkilä, Pekka Purhonen, Jussi Suomaa, Leila Ylitalo ja viranhaltijoista Miikka Anttila. Valintaryhmän tehtävänä on ollut valmistella valintaehdotus kirkkoneuvostolle. Valintaryhmä kokoontui kaksi kertaa valmistelemaan varsinaista hakijoiden haastattelutilannetta. Kokoontumisista on laadittu muistiot. Valintaryhmä määritteli omaa ehdotustaan varten arviointiperusteet. Arviointiperusteiden määrittelyn lähtökohtana olivat kappalaisen viran tehtävät sekä soveltuvuus työyhteisön työtapaan. Arviointiperusteiksi päätettiin - vuorovaikutustaidot, motivaatio, persoonallisuus - suunnittelukyky, työnkehittämiskyky, organisointitaidot ja esimieskokemus - seurakuntatyö, aikuistyö, diakoninen näky - tiedotustehtävän hoitaminen - opinnot ja työkokemus Muistio 1 LIITE nro 2 ja Muistio 2 LIITE nro 3. Haastatteluun oli 4.4. pidetyn valintaryhmän kokouksen perusteella kutsuttu Jari Turunen, Jouni Salko, Markku Mustajärvi ja Jatta Kärkkäinen. Haastatteluun saapuivat Jari Turunen, Jouni Salko ja Markku Mustajärvi. Jatta Kärkkäinen ilmoitti puhelimessa, ettei hän ollut sairausloman vuoksi lukenut työsähköpostiaan ja kutsu haastatteluun ei ollut tavoittanut häntä. Valintaryhmä haastatteli hakijat klo 14-17 välisenä aikana. Jokaista hakijaa kohti oli varattu 45 minuuttia, jonka aikana hakija vastasi hänelle esitettyihin kysymyksiin ja piti pienen puheen jostakin viikon raamatuntekstistä. Puheen valmisteluun annettiin aikaa haastattelun jälkeen pari minuuttia. Haastattelukysymykset LIITE nro 4 Yksilöhaastattelujen jälkeen hakijat esiintyivät yhdessä paneelikeskustelussa keskustellen Nina Aitolan ja Miikka Anttilan johdolla etukäteen valituista kysymyksistä LIITE nro 4. Keskustelua seuraamaan oli kutsuttu kirkkovaltuuston jäsenet, joista valintaryhmän lisäksi paikalla oli 8 henkeä. Myös valtuutetut tekivät hakijoille kysymyksiä. Haastattelusta ilmoitettiin kaikille hakijoille sähköpostitse ennakkotieto haastatteluajankohdasta 27.3.2017 ja kutsu haastatteluun valituille 5.4.2017 Lopullisen arvioinnin valintaryhmä suoritti viimeisen haastattelun jälkeen tavoitteenaan ehdottaa virkaan valittavaksi henkilökohtaisilta ominaisuuksiltaan sopivimman ja parhaaseen viranhoitoon pystyvän henkilön. Kappalaisen vaalin valintaryhmän vertailu, LIITE nro 5;on salassa pidettävä asiakirja ja se luovutetaan kokouksen jälkeen kokouksen sihteerille tai tuhotaan asianmukaisesti. Kirkkoneuvosto tekee valintaryhmän valmistelun pohjalta esityksen kirkkovaltuustolle vaalin suorittamista varten. Jos kirkkovaltuuston kokouksessa valinnasta ollaan yksimielisiä, puheenjohtaja voi todeta päätöksen ilman varsinaista äänestystä. Vaali suoritetaan lippuäänestyksellä, jos puheenjohtaja tai joku muu jäsen sitä vaatii. Virkavaaliin sovelletaan kirkkolain 7: 4 :n 3 mom:a. Vaali on henkilövalinta, jossa ääni annetaan sille henkilölle, jonka kirkkovaltuuston jäsen haluaa valittavaksi. Jos vaalin tulos poikkeaa kirkkoneuvoston esityksestä, valinnan perustelut on pyrittävä kirjaamaan pöytäkirjaan vaalin valmistelussa ja käydyssä keskustelussa esille tuoduista perusteluista. Kirkkovaltuustossa asioiden käsittely on julkista. Kirkkovaltuusto voi kuitenkin päättää, että kokous on siltä osin suljettu, kun käsitellään hakijoiden julkisuuslain nojalla salassa pidettäviä henkilöarvioita. Hakijoista kokouksessa käytävä yleiskeskustelu on salassa pidettävä, jos siinä tuodaan esille kirkkovaltuuston jäsenille jaetusta kirjallisesta aineistosta ilmi tule-
via salassa pidettäviä seikkoja. Henkilöarviointeja voidaan käsitellä myös erillisessä neuvottelussa ennen varsinaista kokousta. Sille on varattu mahdollisuus Pappilanniemessä kokouspäivänä klo 17.20 alkaen ja paikalla on valintaryhmän puheenjohtaja ja jäseniä. Tuomiokapituli antaa kirkkovaltuuston päätöksen saatua lainvoiman viranhoitomääräyksen virkaan valitulle. Jos kirkkovaltuuston suorittamassa vaalissa äänet ovat menneet tasan, nimitys jää tuomiokapitulin harkintaan. 1. Kirkkoneuvosto esittää, että kirkkovaltuusto suorittaa kappalaisen vaalin 8.5.2017 klo 18 alkaen. 2. Kirkkoneuvosto esittää, että kappalaisen virkaan valintaryhmän ehdotuksen pohjalta valitaan pastori Jouni Salko Somerolta. Kirkkovaltuusto valitsi Hattulan seurakunnan kappalaisen virkaan pastori Jouni Salkon. 27 Tilinpäätös vuodelta 2016 Kirkkojärjestyksen 15 luvun 5 :n mukaan talousarviovuodelta on laadittava tilinpäätös tilikautta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Samassa yhteydessä on tehtävä esitys tilikauden tuloksen käsittelystä ja toimenpiteistä talouden tasapainottamiseksi. Tilinpäätökseen kuuluvat tuloslaskelma, tase, rahoituslaskelma ja niiden liitteenä olevat tiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu sekä toimintakertomus. Tilinpäätöstä varmentamaan laaditaan kirjanpitolain 3 luvun 13 :n mukaan lisäksi tase-erittelyt ja liitetietojen erittelyt, jotka ovat seurakunnan sisäisiä, ei julkistettavia tilinpäätösasiakirjoja. Tilinpäätöksen allekirjoittavat päätösvaltainen kirkkoneuvosto ja taloudesta vastaava viranhaltija. Allekirjoitettu tilinpäätös on annettava viipymättä tilintarkastajien tarkastettavaksi. Tilintarkastuksen jälkeen se saatetaan kirkkovaltuuston käsiteltäväksi. Kirkkovaltuusto hyväksyy tilinpäätöksen viimeistään tilikautta seuraavan kesäkuun loppuun mennessä. Kirkkojärjestyksen 15 luvun 6 :n mukaan toimintakertomuksessa on esitettävä selvitys hallinnosta, toiminnasta, taloudesta, sisäisestä valvonnasta sekä toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Toimintakertomuksessa on annettava myös tietoja sellaisista toimintaan ja talouteen liittyvistä olennaisista asioista, joista ei tehdä selkoa tuloslaskelmassa, taseessa ja tilinpäätöksen liitetiedoissa. Toimintakertomuksessa on annettava myös luettelo seurakunnan jäsenten ja luottamushenkilöiden tekemistä aloitteista ja kirkkoneuvoston toimenpiteistä niiden johdosta. Tilikauden tuloksella tarkoitetaan seurakunnan tuloslaskelman tulosta ennen varauksia ja rahastosiirtoja. Kirkkoneuvostossa vastaavat viranhaltijat esittelivät toimialansa toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisen. ASIAN KÄSITTELY: Kirkonkirjojen pito, kirkkoherranvirasto, yleishallinnon tekstiosa, jumalanpalveluselämä, hautaan siunaaminen, muut kirkolliset toimitukset, sairaalasielunhoitotyö, palveleva puhelin, sielunhoitotyö ja muu seurakuntatyö: Virpi Järvinen Aikuistyö, muut seurakuntatilaisuudet ja lähetys: Virpi Vikman Musiikkitoiminta: Elina Remes Tiedotus, päiväkerho- ja pyhäkoulutyö sekä lapsityö: Miikka Anttila
Rippikoulutyö: Tiina Heino, esittelijä Virpi Järvinen Varhaisnuoriso- ja koulutyö: Carita Rosberg, esittelijä Virpi Järvinen Nuorisotyö: Salla Yrjälä Erityisnuorisotyö: Tapu Sirkka Diakoniatyö: Ritva Viitala Kansainvälinen diakonia: Pia Markuslahti Yleishallinnon talousarvio-osa, hautatoimi, kiinteistötoimi, investoinnit, tuloslaskelma ja rahoituslaskelma: Riitta Taivalmaa LIITE nro 6 Kirkkovaltuusto käsittelee ja vahvistaa tilinpäätöksen vuodelta 2016. Tilikauden tulos on 282.274,26 ylijäämäinen, joka kirjataan edellisten vuosien yli/alijäämätilille. Vahvistettiin tilinpäätös vuodelta 2016. Tilikauden ylijäämä 282.274,26 kirjataan edellisten vuosien yli/alijäämätilille. 28 Tilintarkastuskertomus vuodelta 2016 Kirkkovaltuusto on 18.5.2015 valinnut valtuustokaudelle 2015-2018 tilintarkastusyhteisöksi KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy:n. Päävastuullinen tilintarkastaja on KHT, JHT Mari Säynätjoki ja hänen varahenkilönään toimii HT, JHT Esko Säilä. Tilintarkastajan on KJ 15:8 :n mukaan tarkastettava julkishallinnon hyvän tilintarkastustavan mukaisesti kunkin tilikauden hallinto, kirjanpito ja tilinpäätös. Tilintarkastajan on tarkastettava: 1) onko hallintoa hoidettu laillisesti ja kirkkovaltuuston ja viranhaltijoiden päätösten mukaisesti; 2) onko tilinpäätös laadittu tilinpäätöksen laatimista koskevien säännösten ja määräysten mukaisesti sekä antaako se oikeat ja riittävät tiedot tilikauden toiminnasta, taloudesta, taloudellisesta kehityksestä ja taloudellisista vastuista; 3) onko sisäinen valvonta järjestetty asianmukaisesti. Havaitsemistaan epäkohdista tilintarkastajan on ilmoitettava viipymättä kirkkoneuvostolle. Taloussäännössä määrätään tarkemmin tilintarkastajien tehtävistä sekä siitä, milloin tilit on heille annettava ja milloin näiden on annettava kertomus toimittamastaan tarkastuksesta. KJ 15:9 :n mukaan tilintarkastuksesta on annettava kirkkovaltuustolle kultakin tilikaudelta taloussäännössä määrätyssä ajassa tarkastuskertomus, jossa esitetään tarkastuksen tulokset. Tarkastuskertomuksessa on myös esitettävä, voidaanko tilinpäätös hyväksyä ja tilivelvollisille myöntää vastuuvapaus. Jos tilintarkastuksessa havaitaan, että hallintoa ja taloutta on hoidettu vastoin säännöksiä tai kirkkovaltuuston päätöksiä eikä virhe tai aiheutunut vahinko ole vähäinen, tilintarkastuskertomuksessa on tehtävä asiasta tilivelvolliseen kohdistuva muistutus. Muistutusta ei voida kohdistaa kirkkovaltuustoon. Kirkkoneuvoston on esitettävä tilinpäätös sekä tilintarkastuskertomus ja siihen liittyvät asianomaisilta muistutuksen johdosta pyydetyt vastineet ja oma lausuntonsa kirkkovaltuuston käsiteltäväksi. Tilintarkastuskertomus on päivätty 19.4.2017. LIITE nro 7. Kirkkovaltuusto käsittelee tilintarkastuskertomuksen ja päättää vastuuvapauden myöntämisestä seurakunnan hallintoa ja taloutta hoitaneille tilivelvollisille tilikaudelta 1.1. - 31.12.2016. Myönnettiin vastuuvapaus seurakunnan hallintoa ja taloutta hoitaneille tilivelvollisille tilikaudelta 1.1.- 31.12.2016.
29 Muut asiat Rakennustoimikunnan puheenjohtaja Mauno Juottosen tilannekatsaus Parolan seurakuntatalon purkulupaprosessin etenemisestä. LIITE nro 10 30 Ilmoitusasiat 1. Inkalan Tulevaisuushautomo Seurakunta 2035 työskentelyn aloitus 8.4.2017. LIITE nro 8 2. Talouspäällikkö Leena Niemisen eläkkeelle siirtymisen läksiäiskahvit Hattulan kirkossa 30.4.2017 messun jälkeen. 3. Verotulojen vertailu 1-3/2017. LIITE nro 9 Ilmoitusasiat merkittiin tiedoksi. 31 Valitusosoitus Annettiin valitusosoitus. Jubilate; Virpi Järvinen Psalmi; 126 Herran siunaus Virsi 555; 1-4