TILALIIKELAITOKSEN KEHITTÄMISTOIMENPITEET 2015-2017 Liikelaitosten johtokunta 26.4.2017
2 (15) Sisällysluettelo 1. JOHDANTO... 3 2. TILALIIKELAITOSTEN HALLINTO JA HENKILÖSTÖ... 4 2.1 Liikelaitosten johtokunta... 4 2.2 Tilaliikelaitoksen organisaatio ja henkilöstö... 5 3. TILALIIKELAITOKSEN KEHITYSTYÖ 2015 2017... 6 3.1 Tilaliikelaitoksen kehitystyö vuonna 2015... 6 3.2 Tilaliikelaitoksen kehitystyö vuonna 2016... 6 3.3 Tilaliikelaitoksen kehitystyö vuonna 2017... 8 4. TILALIIKELAITOKSEN LAATUJÄRJESTELMÄ... 9 4.1 Tilaliikelaitoksen toimintajärjestelmä - IMS... 10 4.2 C & Q Pro osaamisen hallintajärjestelmä... 10 5. PÄÄTÖSMENETTELY... 11 5.1 Liikelaitosten johtokunnan päätökset... 11 5.2 Viranhaltijapäätökset... 11 6. PROJEKTINHALLINTA... 11 6.1 Tilahankkeiden valmistelu- ja toteutusohje... 11 7. DOKUMENTTIEN HALLINTA... 12 7.1 Haahtela kiinteistötieto... 12 7.2 Haahtela rakennuttamistieto... 12 8. HANKINNAT... 12 8.1 Hankintaprosessi... 12 9. KIINTEISTÖKEHITYSPROSESSI... 14 10. JATKUVA KEHITTÄMINEN... 15
3 (15) 1. JOHDANTO on Kuntalain 9 luvun mukainen kunnallinen liikelaitos. Tilaliikelaitoksen tehtävänä on tarjota toimivat, terveelliset ja turvalliset tilat kaupungin omia toimintoja varten. Tilaliikelaitoksen toimintaa ohjaa hallintosääntö. Kaupunginvaltuusto vahvistaa vuosittain seuraavan vuoden talousarvion ja taloussuunnitelman seuraaville vuosille. noudattaa toiminnassaan kaupunginvaltuuston päättämiä omistajapoliittisia linjauksia. on osa kaupunkia ja noudattaa lisäksi kaupungin määräämiä ohjeita. Talousarvion lisäksi noudattaa toiminnassaan vuosittain kaupunginhallituksen hyväksymiä talousarvion täytäntöönpano-ohjeita. Tilaliikelaitoksen toiminta-ajatuksena on vastata rakennusomaisuuden kehittämisestä ja ylläpidosta sekä hyvästä vuokrausasteesta. vastaa kaupungin investointi- ja peruskorjausohjelmiin sisältyvien kohteiden rakennuttamisesta kaupunginvaltuuston vuosittain hyväksymän investointiohjelman mukaisesti. Tilaliikelaitoksen omistamien toimitilojen ja rakennusten määrä on n. 210 000 m 2. Lisäksi tilaliikelaitos omistaa n. 230 asuntoa. Tilaliikelaitoksen palveluksessa on hallinnon ja talouden, rakentamisen ja rakennuttamisen sekä kiinteistönhuollon ammattilaisia. Vuodesta 2015 alkaen tilaliikelaitos ei rakenna enää uusia kohteita, vaan keskittyy ylläpitämään ja korjaamaan olemassa olevaa rakennuskantaansa. Vuodesta 2016 alkaen korjausmäärärahat ovat pääosin investointimäärärahoja ja huomioiden taseessa olevan omaisuuden määrä tavoitteena on, että korjausvelan määrä ei kasva. Vuoden 2016 alusta alkaen tilaliikelaitoksen toiminnassa tapahtui muutos, kun aiemmin kaupungin infrapalvelukeskuksen palveluksessa ollut rakennuskunnossapidon ja kiinteistönhuollon henkilöstö siirtyi tilaliikelaitoksen palvelukseen. Uudelleen organisoinnin valmistelu käynnistyi vuoden 2015 lopulla, kun tilaliikelaitoksen johtamisjärjestelmän ja laatujärjestelmän kehitystyö käynnistettiin Liikelaitosten johtokunnan edellyttämällä tavalla. Vuoden 2016 aikana on tehty määrätietoista kehitystyötä sekä henkilöstön hyvinvoinnin, että laadun ja toiminnan kehittämiseksi. Hallintosääntö 32 Liikelaitoksen johtokunnan tehtävät ja toimivalta Liikelaitoksen johtokunnan alaisuudessa toimii tilaliikelaitoksen lisäksi nettobudjetoituina yksikköinä ruoka- ja puhtauspalvelut. Liikelaitoksen johtokunnan tehtävänä on vastata Rovaniemen kaupungin omistuksessa tai hallinnassa olevista rakennuksista, rakennetuista kiinteistöistä ja toimitiloista, rakennusomaisuuden kehittämisestä, toimitilojen rakennuttamisesta, ylläpidosta ja vuokrauksesta kaupungille ja edelleen kaupungin eri toimintojen käyttöön. Lisäksi liikelaitoksen johtokunta vastaa kaupungin ruoka- ja puhtauspalveluista. Kuntalain 67 :n 3 momentin 1-4 ja 6-7 kohdissa liikelaitoksen johtokunnalle säädettyjen tehtävien lisäksi johtokunta päättää 1. enintään 1 M :n suuruisista tilaliikelaitoksen investoinneista ja muista pitkävaikutteisista menoista;
4 (15) 2. tilaliikelaitoksen rakennushankkeiden työohjelmista ja kustannusarvioista; 3. liikelaitoksen palveluista ja suoritteista perittävistä maksuista kaupunginvaltuuston hyväksymien yleisten perusteiden ja kaupungin talousarviossa asetettujen tavoitteiden mukaisesti; 4. sellaisten hallinnassaan olevien rakennusten myymisestä, joille ei ole kaupungin omassa tai muussa toiminnassa käyttöä, ja joiden ylläpitämiseksi ei myönnetä toiminta-avustusta; 5. hallinnassaan olevan poistettavan irtaimen omaisuuden myymisestä; 6. tilaliikelaitoksen hallinnoimien rakennettujen kiinteistöjen, rakennusten ja jälleen vuokrattavien toimitilahuoneistojen vuokrauksesta. 2. TILALIIKELAITOSTEN HALLINTO JA HENKILÖSTÖ 2.1 Liikelaitosten johtokunta on kuntalain mukainen kunnallinen liikelaitos, jonka johtokuntana toimii Liikelaitosten johtokunta. Rovaniemen kaupungin hallintosäännön mukaan johtokuntaa johtaa kaupunginvaltuuston valitsema puheenjohtaja ja johtokunnassa on viisi (5) jäsentä. 31.5.2017 saakka Liikelaitosten johtokunnan kokoonpano on seuraava: Varsinaiset jäsenet: Leena Jääskeläinen, puheenjohtaja Merja Lämsä, varapuheenjohtaja Jorma Hovi Jyrki Lipponen Ari Rantala Henkilökohtainen varajäsen: Jukka Mäyry Kaisa Kulmala Kauko Vuorjoki Seppo Halttu Erkki Talvensaari Kaupunginhallituksen edustajana Liikelaitosten johtokunnassa oli Jarmo Juntunen. Esittelijänä toimi toimialajohtaja Martti Anttila, tilaliikelaitoksen asioiden valmistelijana johtaja Pekka Latvala ja sihteerinä Irja Hast. Vuonna 2016 Liikelaitosten johtokunta kokoontui 13 kertaa. 1.6.2017 alkaen Liikelaitosten johtokunnan kokoonpano muuttuu keväällä 2017 pidettyjen kuntavaalien seurauksena.
5 (15) 2.2 Tilaliikelaitoksen organisaatio ja henkilöstö Kuva. Tilaliikelaitoksen organisaatio 1.1.2016 alkaen. Vuoden 2016 alussa tilaliikelaitoksen palvelukseen siirtyi teknisen palvelukeskuksen kiinteistönhuollon ja rakennuskunnossapidon henkilöstö ja tilaliikelaitoksen organisaatio uusittiin. Tilaliikelaitoksen johtaja johtaa tilaliikelaitoksen toimintaa ja valmistelee asioita Liikelaitosten johtokunnan kokouksiin päätöksentekoa varten. Hallinto- ja talouspäällikkö vastaa taloudesta ja hallinnosta sekä vuokraustoiminnasta. Rakennuspäällikön vastuulla on rakennustoiminta ja kunnossapito. Kiinteistöpäällikkö vastaa kiinteistönhoidosta ja ylläpidosta sekä talotekniikasta. Tilaliikelaitoksen henkilöstön määrä 31.12.2016 oli 79 henkilöä.
6 (15) 3. TILALIIKELAITOKSEN KEHITYSTYÖ 2015 2017 3.1 Tilaliikelaitoksen kehitystyö vuonna 2015 Kaupunginhallitus teki päätöksen 30.3.2015 128 infrapalvelukeskuksessa olleen rakennuskunnossapidon ja kiinteistönhuollon henkilöstön siirtymisestä tilaliikelaitoksen alaisuuteen 1.1.2016 alkaen. Organisaatiouudistuksen myötä tilaliikelaitoksen johtamisen, palvelun laadun ja toiminnan ohjauksen kehitystyö käynnistettiin loppuvuonna 2015 Liikelaitosten johtokunnan edellyttämällä tavalla. Marraskuussa 2015 Liikelaitosten johtokunta hyväksyi uuden organisaation ja valitsi päälliköt. Vuoden 2015 keväällä otettiin käyttöön Cloudia kilpailutusjärjestelmä. Kuva. Tilaliikelaitoksen kehitystyö vuonna 2015. 3.2 Tilaliikelaitoksen kehitystyö vuonna 2016 Vuoden 2016 alusta alkaen toimintansa aloitti uusi tilaliikelaitoksen organisaatio. Alkuvuoden 2016 aikana uuden organisaation mukaiset työnjohtotason toimet täytettiin sisäisellä ilmoittautumismenettelyllä.
7 (15) Vuoden 2016 aikana keskityttiin määrätietoiseen kehittämiseen ja keskeisimpinä kehittämistoimenpiteinä olivat: - johtamisjärjestelmän kehittäminen (strategiset tavoitteet ja päämäärät, operatiiviset vastuut ja riskienhallinta) - henkilöstön kehittäminen (henkilöstölinjaukset, osaamisen kehittäminen ja työhyvinvoinnin ylläpito) - resurssien kirkastaminen (henkilöstöresurssit, ostopalvelut) - prosessien kuvaaminen (ydinprosessit ja tukiprosessit) ja - toiminnan jatkuva kehittäminen Keskeisiä operatiivisen toiminnan kehittämistoimenpiteitä olivat seuraavat: - ProControl järjestelmän käyttöönotto 1.1.2016 alkaen (investointien toteutumisen reaaliaikainen seuranta kirjanpidossa) - IMS toimintajärjestelmän kehittäminen (prosessien kuvaus) - toiminnan keskittäminen Jämytien toimipisteeseen - valvomotoiminnan siirto Jämytielle Kuva. Tilaliikelaitoksen kehitystyö vuonna 2016.
8 (15) 3.3 Tilaliikelaitoksen kehitystyö vuonna 2017 Kehittämistoimenpiteet jatkuvat vuonna 2017. Tavoitteena on liittää tilaliikelaitoksen laatu- ja toimintajärjestelmän kehittämistyö osaksi vuoden 2017 alussa käynnistynyttä Rovaniemen kaupunkikonsernin laatujärjestelmän kehitystyötä. Vuonna 2017 keskeisimpiä kehittämistoimenpiteitä ovat: - tilaliikelaitoksen strategian jalkauttaminen käytäntöön (Liikelaitosten johtokunta hyväksyi tilaliikelaitoksen strategian kokouksessaan 22.2.2017 5) - työhyvinvoinnin kehittäminen (johdon ja esimiesten työnohjaus/coachaus) Keskeisiä operatiivisen toiminnan kehittämistoimenpiteitä ovat seuraavat: - ProControl järjestelmän laajempi käyttöönotto (investointien budjetointi) - IMS-toimintojärjestelmän käyttöönotto (1.4.2017) - kiinteistönhoidon mitoitus (ml. lumitöiden mitoitus) (Aika Plus pilvipalvelu) - Haahtela kiinteistötieto ja rakennustamistieto järjestelmän laajempi käyttöönotto ja koulutus - PlanMan aikatauluohjelmiston käyttöönotto - Tilahankkeiden valmistelu- ja toteutusohjeen päivitys - Enerkey palvelun laajempi käyttöönotto (raportointioiminaisuudet) - Uuden vuokrajärjestelmän käyttöönotto 1.1.2018 (hallintokuntien vuokrasopimukset Haahtela järjestelmään) Kuva. Tilaliikelaitoksen kehitystyö vuonna 2017.
9 (15) Kuva. Tilaliikelaitoksen strategian vuosikello IMS-toimintajärjestelmässä. 4. TILALIIKELAITOKSEN LAATUJÄRJESTELMÄ Laadunhallintajärjestelmä on laadittu standardin SFS-EN ISO 9001 mukaisesti. Laadun arviointi ja jatkuva parantaminen toteutetaan EFQM Excellence mallilla, joka koostuu yhdeksästä arviointialueesta. Viisi alueista liittyy toimintaan ja neljä tuloksiin. Toiminnan arviointialueet liittyvät siihen, mitä organisaatio tekee ja miten se toimii. Tulosten arviointialueilla tarkastellaan sitä, mitä organisaatio saa aikaan.
10 (15) Kuva. Laatujärjestelmän EFQM arviointialueet. 4.1 Tilaliikelaitoksen toimintajärjestelmä - IMS Toimintajärjestelmän rakentaminen aloitettiin vuonna 2016. Toimintajärjestelmä on kuvaus organisaation yhteisistä toimintatavoista. Johdon ja henkilöstön yhdessä määrittämien pelisääntöjen ja toimintamallien avulla pyritään määrätietoisesti kehittämään toimintaa asetettuja tavoitteita silmällä pitäen ja asiakkaat sekä sidosryhmät huomioiden. Toimintajärjestelmän avulla prosessikuvaukset, ohjeistukset, tallenteet, mittarit, tehtävät sekä palautteet on koottu toimivaksi kokonaisuudeksi, joka ohjaa ja tukee organisaation missiota, visiota sekä arvoja. Toimintajärjestelmän on rakennettu ja sitä hallitaan selainpohjaisella IMS järjestelmällä. Selainpohjainen toimintajärjestelmä tukee osaltaan avoimuuden ja osallisuuden tavoitteita. 4.2 C & Q Pro osaamisen hallintajärjestelmä Tilaliikelaitoksessa otettiin käyttöön syksyllä 2016 C&Q Pro osaamisen hallintajärjestelmä. Järjestelmä tukee osaamisen johtamista ja henkilöstötietojen hallintaa. Sillä varmistetaan henkilöstön tietojen ja dokumenttien hallinta ja systemaattinen osaamisen johtaminen sekä kartoitetaan, analysoidaan ja johdetaan organisaation osaamista. Osaamisen kehittämisen tarpeet nostetaan vuosittain tehtävään koulutussuunnitelmaan. käy vuosittain kehityskeskustelut C&Q Pro järjestelmässä olevan selainpohjaisen järjestelmän avulla.
11 (15) 5. PÄÄTÖSMENETTELY 5.1 Liikelaitosten johtokunnan päätökset noudattaa päätösmenettelyssään avoimuutta. Tilaliikelaitoksen johtaja valmistelee tilaliikelaitoksen asiat tiiviissä yhteistyössä johtokunnan esittelijän, teknisen toimialan johtajan, kanssa Liikelaitosten johtokunnan päätettäväksi. Jokaisessa johtokunnan kokouksessa on tilaliikelaitoksen johtajan valmistelema tilaliikelaitoksen toiminta- ja talouskatsaus. Tilaliikelaitoksen johtokunnan vuosikellossa on määritelty sääntömääräisesti käsiteltävät asiat, kuten esim. talousarvio, tilinpäätös, riskienhallintaraportti ja suunnitelma, sisäisen valvonnan toimenpiteet sekä työohjelmat. Liikelaitosten johtokunnan jäsenille lähetetään kaupungin ohjeistuksen mukaisesti Liikelaitosten johtokunnassa käsiteltävät asiat etukäteen tutustuttavaksi liitteineen. 5.2 Viranhaltijapäätökset Tilaliikelaitoksen johtaja laatii kaupungin delegointiohjeen mukaisesti toimivaltaansa kuuluvat viranhaltijapäätökset. Päätöksenteossa noudatetaan hyvää hallintotapaa ja avoimuutta. Tyypillisimpiä toimivaltasäännösten mukaisia tilaliikelaitoksen johtajan viranhaltijapäätöksiä ovat henkilöstöpäätökset, hankintapäätökset ja irtaimen omaisuuden myyntipäätökset. Tilaliikelaitoksen johtajan viranhaltijapäätökset lähetetään välittömästi päätöksenteon jälkeen asianosaisille tiedoksi valitusosoituksineen kaupungin ohjeistuksen mukaisesti. Tilaliikelaitoksen johtajan tekemät viranhaltijapäätökset käsitellään Liikelaitosten johtokunnan kokouksissa. 6. PROJEKTINHALLINTA 6.1 Tilahankkeiden valmistelu- ja toteutusohje Tilaliikelaitoksen tehtävänä on yhteistyössä eri hallintokuntien kanssa osallistua toimielinten tilahankkeita koskevien tarveselvitysten laatimiseen. Kaupunginhallitus on hyväksynyt tilaliikelaitoksen valmisteleman Tilahankkeiden valmistelu- ja toteutusohjeen kokouksessaan 31.3.2014 141. Tilahankkeiden valmistelu- ja toteutusohje päivitetään kevään 2017 aikana yhteistyössä kaupungin laki- ja hankintayksikön, teknisen toimialan, sivistystoimialan ja strategisen hallinnon kanssa. Keskeisiä muutoksia Tilahankkeiden valmistelu- ja toteutusohjeeseen: - hankkeen toteuttamisen kokonaiskustannusarvio laaditaan vasta hankesuunnitteluvaiheen jälkeen. Aiemmin valtuustoon päätettäväksi tehty hankkeen kokonaiskustannusarvio on laadittu puutteellisilla tiedoilla. Kokonaiskustannusarvio on laadittu tarveselvitysvaiheen myötä tavoitehintaarvioon pohjautuen, jossa ei välttämättä riittävässä laajuudessa ole huomioitu kaikkia kustannuksia (esim. maaperäolosuhteet, perustamiskustannukset,
12 (15) olemassa olevien rakennusten purkukustannukset, liikennejärjestelyt, liittymät, tonttiasiat, jne.) - hanke esitetään kaupungin investointiohjelmaan vasta hankesuunnitteluvaiheen jälkeen. Kaupunginvaltuusto hyväksyy vuosittain seuraavan vuoden talousarvion ja seuraavien vuosien (2 vuotta) taloussuunnitelman. Kun suunnitteilla oleva hanke viedään talousarviokäsittelyyn vasta hankesuunnitteluvaiheen jälkeen, kaupunginvaltuustolle esitettävä investointimääräraha seuraavalla talousarviovuodelle ja seuraaville taloussuunnitelmavuosille on oleellisesti tarkempi. 7. DOKUMENTTIEN HALLINTA 7.1 Haahtela kiinteistötieto Tilaliikelaitoksella on otettu käyttöön Haahtela kiinteistötietojärjestelmä vuonna 2009. Kiinteistötietojärjestelmällä on aiemmin hallinnoitu kaikki tilaliikelaitoksen ulkopuolisille vuokrattujen kohteiden vuokrasopimukset (ml. vuokralaskutus). Vuoden 2018 alusta alkaen Haahtela järjestelmä otetaan laajemmin käyttöön siten, että kaikki vuokrasopimukset mukaan lukien hallintokunnille vuokratut tilat (koulut, päiväkodit, jne.) ovat järjestelmässä. 7.2 Haahtela rakennuttamistieto Tilaliikelaitoksella on otettu käyttöön Haahtela rakennuttamistietojärjestelmä vuonna 2009. Rakennuttamistietojärjestelmässä on selainpohjainen projektipankki (Haahtela Pris). Aiemmin projektipankissa ei ole säilytetty esimerkiksi urakkasopimuksia eikä muita kaupallisia asiakirjoja (esim. tarjouspyyntöasiakirjoja). Vuodesta 2017 alkaen laajempien investointikohteiden kaikki asiakirjat (esim. työmaakokousasiakirjat ja sopimukset) tallennetaan projektipankkiin. 8. HANKINNAT 8.1 Hankintaprosessi noudattaa toiminnassaan hankintalakia ja Rovaniemen kaupungin hankintaohjeistusta. on ottanut käyttöön kaupungille hankitun Cloudia -kilpailutusjärjestelmän vuonna 2015. on yhteistyössä kaupungin hankintapalveluiden kanssa kuvannut hankintaprosessin IMS -toimintajärjestelmään.
13 (15) Kuva. Hankintaprosessin periaatekuva IMS-toimintajärjestelmässä.
14 (15) 9. KIINTEISTÖKEHITYSPROSESSI Kuva. Kiinteistökehitysprosessin periaatekuva IMS-toimintajärjestelmässä. kartoitti vuoden 2014 aikana osana Toimitilaohjelma 2020 selvitystä omistamiensa kiinteistöjen kunnon (kuntoluokat ja korjausvelka). Kiinteistöjen kunto päivitetään vuosittain. Tilaliikelaitoksen rakennuskanta on pääosin rakennettu 1960-80 luvuilla. Sellaisten rakennusten määrä, joita kaupungin eri yksiköt eivät tarvitse omassa palvelutuotannossaan kasvaa vuosittain. IMS-toimintajärjestelmään on kuvattu kiinteistökehitysprosessi, jolla hallitaan tyhjilleen jääviä rakennuksia: - mikäli lyhyellä aikavälillä kiinteistöä ei olla ottamassa takaisin käyttöön, minimoidaan ylläpitokustannukset - mikäli kiinteistö voidaan ottaa uudelleen käyttöön, suunnitellaan ja toteutetaan tarvittavat muutostyöt ja korjaukset - mikäli kiinteistö myydään, valmistellaan kohteen myynti yhteistyössä paikkatieto- ja tonttipalveluiden kanssa (tontin luovutusehdot) - mikäli kiinteistöstä päätetään luopua (kiinteistön kunto, tontin tulevan käytön tai muun syyn vuoksi), kiinteistö puretaan
15 (15) 10. JATKUVA KEHITTÄMINEN on tehnyt määrätietoista kehitystyötä vuoden 2015 syksystä alkaen. Vuosien 2016-2017 aikana on hankittu toiminnan ohjausta ja hallintaa tukevia sähköisiä järjestelmiä. Vuoden 2017 kehittämisen painopisteenä on strategisen ja operatiivisen johtamisen kehittäminen, erityisesti lähiesimiestyön ja toiminnan seurannan parantaminen. Erityistä huomiota kohdistetaan henkilöstön työhyvinvointiin ja tuottavuuden parantamiseen. Tilaliikelaitoksen palveluksessa on osaava henkilöstö ja useissa tehtävissä tarvitaan erityistä asiantuntijuutta. Henkilöstön tehtävänkuvien ja yksiköiden vastuumatriisien ajantasaisella ylläpidolla pyritään ehkäisemään mahdollisten henkilöstöriskien toteutumista. Laatujärjestelmä tukee toiminnan jatkuvaa kehittämistä. Laatujärjestelmässä on määritelty mittarit toiminnan tehokkuuden ja tulosten seurannalle. Mittarit on kuvattu IMS-toimintajärjestelmän mittaristo-osiossa. Mittarit koostuvat sekä asiakastyytyväisyysmittareista, henkilöstömittareista että tehokkuusmittareista. Tavoitteiden toteutumista seurataan talousarvion toteutumisen seurannan yhteydessä.