LIIKEKUMPPANUUSTUEN TARKASTUSOHJE JA TARKASTUSRAPORTIN MALLI Liikekumppanuustukea saaneen yrityksen tilintarkastaja on velvollinen suorittamaan hankkeen tarkastuksen tämän ohjeen mukaisesti. Yleistä liikekumppanuustuen käytöstä ja tarkastuksesta Liikekumppanuustuen käytössä tulee noudattaa hyvään hallintoon ja korruption vastaiseen toimintaan liittyviä periaatteita. Yritys vakuuttaa, että yritys ja sen työntekijä/t eivät ole liikekumppanuushankkeessa tai liikekumppanuustukea käyttäessään syyllistyneet ja vakuuttavat, että eivät tule syyllistymään lahjontaan tai mihinkään sellaiseen toimintaan, jonka voidaan katsoa vääristävän hankkeeseen liittyviä hankintoja tai olevan hyvän hallinnon vastaista. Yritys myös vakuuttaa tiedottavansa ulkoasiainministeriölle ja Finnfundille, jos on syytä epäillä sellaista tapahtuneen. Liikekumppanuustukea saa käyttää hankkeen toteuttamisen kannalta välttämättömiin ja kohtuullisiin menoihin, siten kuin tukikomitean hyväksymässä hakemuksessa ja sen liitteenä olevassa hankebudjetissa on esitetty ja ulkoasiainministeriö on tukea myöntäessään edellyttänyt. Yrityksen tulee noudattaa toiminnassaan ja taloudenhoidossaan tarkoituksenmukaista säästäväisyyttä. Liikekumppanuustuen ehtojen mukaan valtionavustusta saavan yrityksen on liitettävä maksatuspyyntöön tilintarkastajan raportti ja tarkastuksen tarkistuslista. Tässä ohjeessa on määrämuotoinen tarkastusraportin malli, jota tilintarkastajan tulee käyttää. Liikekumppanuustukea saavan yrityksen tulee noudattaa hankkeen kirjanpidossa yrityksen kotipaikan kansallisia kirjanpitosäädöksiä (esim. Suomen kirjapitolakia ja asetusta) sekä hyvää kirjanpitotapaa tai tukea saavan yrityksen rekisteröintimaan kansallisia kirjanpitosäännöksiä (esimerkiksi kansainvälisiä tilinpäätösstandardeja IFRS). Hankkeen kirjanpito on järjestettävä siten, että liikekumppanuustuen ja koko hankkeen varojen käyttöä koskevat tiedot ja tiliselvitykset sekä omarahoitusosuus näkyvät erillisinä tileinä ja ne voidaan vaikeuksitta selvittää ja tarkastaa kirjanpidosta. Erillisen tilin alatileinä tulisi mahdollisuuksien mukaan olla koko hankkeen kustannusarvion hyväksytyt menolajit. Tositteista tulee ilmetä kirjanpidon kannalta tarpeelliset tiedot ja ne tulee arkistoida ja säilyttää siten, että ne ovat ministeriön tarkastettavissa. Tarkastus on suoritettava erikseen sovittuja toimenpiteitä koskevissa toimeksiannoissa sovellettavan liitännäispalvelustandardin 4400 sekä tämän ohjeen mukaisesti 1. Tilityksen tarkastuksen tulee suorittaa yrityksen yhtiökokouksen valitsema varsinainen tilintarkastaja. Mikäli tukea saavalla yrityksellä ei ole tilintarkastuslain perusteella velvollisuutta valita tilintarkastajaa, on se kuitenkin velvoitettu valitsemaan tilintarkastajan liikekumppanuustuen tarkastusta varten. Valitun tilintarkastajan on täytettävä seuraavassa kappaleessa todetut edellytykset. Finnfundilla/Finnpartnershipillä on oikeus olla suoraan yhteydessä liikekumppanuustukea saaneen yrityksen tilintarkastajaan. 1 kts myös http://www.finnpartnership.fi/www/fi/business_partnership_support/payment_reporting/index.php 1
Tilintarkastajan kelpoisuus Tilintarkastajalla on oltava KHT, HTM tai vastaava tuen saajayrityksen rekisteröintimaan auktorisoitu tilintarkastajatutkinto. Tarkastuksessa on käytettävä liitteen 4 mukaista tarkistuslistaa ja raportti on laadittava tämän ohjeen mallin mukaisesti. Tarkastuksen sisältö ja kohde Tilintarkastajan on noudatettava hyvää tilintarkastustapaa tehtävää suorittaessaan. Tilintarkastajan tulee tarkastaa tämän ohjeen mukaisesti maksatuspyynnössä esitettävien kustannusten asianmukaisuutta sekä niiden syntymisajankohtaa. Tilintarkastajan on erityisesti huomioitava työ/henkilökustannukset. Kuten liitteessä 2 on mainittu, oman henkilökunnan työ/henkilökustannusten tulee olla toteutuneita, voimassa olevan työsopimuksen mukaisia kuluja. Liikekumppanuustuen hakemisvaiheessa työkustannukset tulee esittää hakijan laatiman arvion mukaisesti. Hyväksyttävät oman henkilökunnan työkustannukset määräytyvät kuitenkin todellisten palkkakulujen mukaisesti. (Hyväksyttävät kustannukset liite 2). Projektille tilitettyjen kustannusten yksityiskohtaisessa tositetarkastuksessa ja projektille tilitettyjen kustannusten maksujen tarkastuksessa tilintarkastajan tulee käyttää ammatillista harkintaa. Liikekumppanuustuen tarkastuksen tarkistuslista Tarkastus suoritetaan soveltuvin osin erikseen sovittuja toimenpiteitä koskevissa toimeksiannoissa sovellettavan liitännäispalvelustandardin 4400 mukaisesti. Tämän tarkistuslistan tarkoituksena on varmistaa hankkeen läpikäyntiä sekä toimia tarkastusraportin liitteenä. Tarkastuksessa tulee lisäksi huomioida liikekumppanuustukeen liittyvä voimassa oleva muu ohjeistus. Tilintarkastajan tulee perehtyä Finnfundin/Finnpartnershipin laatimiin ohjeisiin Liikekumppanuustuen yleiset ehdot sekä Hyväksyttävät kustannukset. Tarkistuslista on palautettava täytettynä ja tilintarkastajan nimikirjaimilla merkittynä (kaikki sivut) sekä liitettävä tarkastusraporttiin. Perustiedot Hankkeen rekisteröintinumero: Tuensaajan nimi: Valtionavustuspäätöksen numero: Hankkeen toteutusaika: Kyseisen maksatuspyynnön tarkastettu ajanjakso: Valuutta ja valuuttakurssi: Kustannuserittelyn kokonaissumma: Tilintarkastaja: Tarkastusajankohta: Tilintarkastajan puhelinnumero: Tilintarkastajan sähköpostiosoite: Tilintarkastajan allekirjoitus 2
1 Hankehallinto Kyllä/Ei/OK Kommentit/NA Onko yritys allekirjoittanut ja palauttanut Finnfundille valtionavustuspäätöksen liitteenä olleen sitoumuksen? Täsmäävätkö raportoidut kustannukset Finnfundin tukikomitean käsittelemään hankebudjettiin ja maksatuspyynnön liitteenä olevaan kustannuserittelyyn? Ovatko kustannukset hyväksytyn budjetin mukaiset? Onko suurempiin kululajimuutoksiin pyydetty kirjallisesti lupa ennen ylityksen tapahtumista? Ovatko kustannukset syntyneet tuen voimassaoloaikana (mukana ei ole ennen hankkeen rekisteröintipäivää syntyneitä kustannuksia)? Ovatko kustannukset kohdistettu oikeille kustannuslajeille? Ovatko kustannukset liikekumppanuusehtojen, valtionavustuspäätöksen ja sen liitteiden mukaisia? 2 Hankekirjanpito Pidetäänkö hankekirjanpitoa osana pääkirjanpitoa? Pidetäänkö hankkeesta erillistä hankekirjanpitoa (esimerkiksi Excel taulukkolaskenta)? Ovatko kustannuserittelyssä tukikelpoisiksi esitetyt kulut johdettavissa hankekirjanpidosta? Pystyykö kirjanpitojärjestelmästä tulostamaan hankkeen tuloslaskelman, päiväkirjan ja pääkirjan? Liittyvätkö kaikki kustannukset hankkeeseen? Onko kustannuserittelyssä mukana vain maksettuja kustannuksia (ei suoriteperusteisia menoja mukaan lukien jaksotukset)? Perustuuko kirjanpito hyväksyttyihin tositteisiin? Täsmäävätkö hanketapahtumat pankkitiliotteisiin? Käytetäänkö kustannusten maksatuksessa tuensaajan pankkitiliä/tilejä? Onko käytetty asianmukaista valuuttakurssia, kun kustannukset on muunnettu ulkomaan valuutasta euroiksi? 3
3 Kustannusten tarkastus 3.1 Matkakustannukset (sekä oma henkilöstö että ulkopuoliset asiantuntijat) Ilmeneekö matkojen erittelystä (esimerkiksi matkalasku) matkustajan nimi, matkan tarkoitus, matkustustapa, kohde ja ajankohta sekä matkakustannukset hankevaiheittain? Ilmeneekö hotellilaskun erittelystä matkustajan nimi, yöpymispaikka, majoituksen kesto (vrk) ja hinta/vrk (jos mahdollista selvittää)? Ovatko majoituskustannukset enintään matkustusajankohtana voimassa olevan Valtion matkustussäännön enimmäismäärien mukaiset? Onko matkustaminen tapahtunut edullisimmassa matkustusluokassa (jos mahdollista selvittää)? Jos ei, ja on mahdollista selvittää, mitkä matkakustannukset kohdistuvat ylempään matkustusluokkaan? Sisältyykö matkakustannuksiin vain hankkeen kohdemaahan suuntautuvien matkojen kustannuksia ja/tai koulutuksesta aiheutuvia kohdemaan henkilökunnan matkakustannuksia Suomeen tai kolmanteen maahan (maahan, jossa koulutus tapahtuu)? Ovatko myös ulkopuolisten asiantuntijoiden matkakustannukset eritelty matkakustannuksissa eikä työkustannuksissa? 3.2 Päivärahat Ilmeneekö päivärahakustannuksista kenelle päivärahat on maksettu, kuinka monelta päivältä sekä päiväraha/päivä? Ovatko päivärahat enintään voimassa olevan Valtion matkustussäännön enimmäismäärien suuruisia? Sisältävätkö päivärahat vain seuraavanlaisia päivärahoja? - ulkomaan päivärahat - Suomen päivärahat liittymämatkoilta hankkeen kohdemaahan 3.3 Oman henkilökunnan työkustannukset Ovatko oman henkilökunnan työkustannukset aiheutuneet lyhytaikaisesta työskentelystä kohdemaassa? Onko raportoitu työkustannusaika yhdenmukainen kohdemaahan kohdistuvien matka- ja majoituskustannusten määrän ja ajoitusten kanssa? 4
Perustuvatko työkustannukset kustannusten syntymisaikana voimassa olleeseen allekirjoitettuun työsopimukseen? Onko työkustannukset/päivä laskettu työntekijän työsopimuksen mukaisesta ja maksetusta palkasta seuraavasti: kuukausipalkka+henkilösivukulut/21 (työkustannuksissa ei huomioida lisiä)? Onko henkilösivukuluiksi laskettu ainoastaan työnantajalle kohdistuvat pakolliset sosiaalivakuutusmaksut (eläkevakuutus- ja muut lakisääteiset henkilösivukulut) ja kulut esitetty todellisten henkilösivukulujen mukaisena? Onko omaan henkilökuntaan kuuluvan työntekijän tai siihen rinnastettavan henkilön hyväksyttävä työkustannus enintään 500 /päivä? Onko oman henkilökunnan kohdemaassa tekemä työ laskettu ainoastaan arkipäivien (ma-pe) osalta? 3.4 Ulkopuolisen asiantuntijan laskuttamat palkkiot Perustuvatko ulkopuolisen asiantuntijan kustannukset asiantuntijan hankkeelle tekemään työhön? Ovatko ulkopuolisten asiantuntijoiden työkustannukset enintään seuraavien rajojen suuruiset: senioriasiantuntija 910 /päivä ja junioriasiantuntija 520 /päivä? (vastaavat tuntirajat saadaan jakamalla päiväkustannus 8 tunnilla) Käykö kustannuksista ilmi seuraavat erittelyt? yrityksen/ henkilön nimi päivä- tai tuntikustannus sekä työpäivien tai tuntien määrä suoritettu työ/tehtävä ja siihen käytetyt työpäivät/työtunnit, testit, analyysit ja verifikaatiokustannukset yleiskustannukset Vaikka tukea maksetaan vain enimmäisrajan mukaisesti, tuensaaja voi maksaa enimmäisrajoja korkeampia palkkoja/palkkioita omalle henkilökunnalle ja ulkopuolisille asiantuntijoille. Tällöin kustannuserittelyssä tulee esittää tuensaajan todelliset maksetut palkat/palkkiot kokonaisuudessaan sekä erikseen tukikelpoisten kustannusten yhteismäärä. 3.5 Muut kustannukset Löytyykö muista hyväksyttävistä kustannuksista asianmukaiset yrityksen yleisen käytännön mukaiset erittelyt? ulkopuolisen asiantuntijan laskuttama hyväksyttävä yleiskustannus (office service fee) käännöspalkkiot 5
ulkopuolisen tahon suorittamat testit, analyysit tai verifioinnit (esim. ympäristövaikutusten arvioinnissa) markkinakohtaiset tuotteistuskustannukset ja niihin rinnastettavat testit 4 Paikallisen koulutuslaitoksen kehittämiskustannukset ammattikoulutushankkeessa Jos hyväksyttäviksi esitettäviin kustannuksiin sisältyy investointilaskuja, liittyvätkö ne vain ja ainoastaan opetuslaite- ja välinehankintoihin? 5 Tukikelvottomat kustannukset Hyväksyttäviä kustannuksia eivät ole esimerkiksi: Kaikki kustannukset, joihin tuensaaja saa tukea kolmannelta osapuolelta Suomalaisen yrityksen vientiin liittyvän agentin tai jakelijan identifiointikulut tai kone- ja laitetoimituksiin välittömästi liittyvät käyttökoulutuskustannukset, jotka eivät tähtää pidempiaikaiseen liikekumppanuustukiehtojen mukaiseen liikekumppanuuteen Yleisluontoiset markkinatutkimuskustannukset, jotka eivät liity liikekumppanuustukiehtojen mukaisten liikekumppanuuksien edistämiseen Tarjouskilpailuun osallistumiseen tai sellaisen vientikaupan valmisteluun liittyvät kustannukset, johon ei liity liikekumppanuustukiehtojen mukaista pidempiaikaista kumppanuutta Liikekumppanuustuen saajan oman henkilökunnan työkustannukset Suomessa Oman henkilökunnan viikonloppuna tekemä työ Matkakustannukset Suomessa, elleivät ne ole liittymämatkoja Taksikulut Suomessa ja ei välttämättömät taksikulut kohdemaassa tai hankkeeseen oleellisesti liittyvässä kolmannessa maassa Päivärahat Suomessa, elleivät ne liity matkoihin kohdemaahan tai hankkeeseen oleellisesti liittyvään kolmanteen maahan Kohdemaan henkilökunnan päivärahat Suomessa tapahtuvan koulutuksen ajalta Yleisluonteiset markkinointi- ja markkinointimateriaalikustannukset Yleisluonteiset tuotekehityskulut ja siihen rinnastettavat testien kustannukset (muut kuin kehitysmaatuontiin liittyvät markkinakohtaiset tuotteistukset ja teknologian pilotointiin liittyvät kustannukset) Yleisluonteiset seminaari- tai vierailukustannukset, jotka eivät liity liikekumppanuustukiehtojen mukaisten liikekumppanuuksien edistämiseen (esim. liikekumppanien identifiointiin) Ammattikoulutukseen ja paikalliseen koulutustoimintaan liittyvät pitkäaikaiset ja/tai tavanomaisen ylläpidon kustannukset (esim. laitoksen varsinaisen henkilökunnan palkat, tilavuokra, rahoituskustannukset ja juoksevat kustannukset, kuten sähkö ja vesi) Lähettipalvelukulut Viisumikulut Rokotukset ja muut lääkekustannukset 6
Edustuskulut Rekrytointikustannukset Varausmaksut Lentokenttävero (ei sisälly lentolippuun, maksetaan erikseen lentokentällä) Viranomaismaksut Notaarisointi jne. Perustamiskustannukset, sopimusten kirjoitus ym. Normaaliksi liiketoiminnaksi katsottavat kustannukset Markkinointi Tilintarkastajan raportin kustannus Oman henkilökunnan työkustannusten ja ulkopuolisten asiantuntijoiden palkkojen ja palkkioiden enimmäisrajan ylittävä osuus Muut mahdolliset tilintarkastajan havaitsemat tukikelvottomat kustannukset 7
Tarkastuslausunnon malli RAPORTTI ERIKSEEN SOVITUISTA TOIMENPITEISTÄ LIIKEKUMPPANUUSTUEN TARKASTUKSEEN LIITTYEN Liikekumppanuustuen saajalle [X Oy:lle] Olemme suorittaneet alla luetellut erikseen sovitut toimenpiteet, jotka liittyvät ulkoasiainministeriön (Finnfundin/Finnpartnershipin) myöntämään liikekumppanuustukeen, joka on myönnetty [X Oy:lle] valtionavustuspäätöksellä nro HEL xxx-xx. Maksatuspyyntöön liitetyn kustannuserittelyn mukaiset tilitetyt kustannukset ajalta xx.xx.20xx xx.xx.20xx ovat yhteensä xx.xxx,xx euroa. Toimeksianto on suoritettu Kansainvälisen liitännäispalvelustandardin ISRS 4400 Toimeksiannot taloudelliseen informaatioon kohdistuvien erikseen sovittujen toimenpiteiden suorittamisesta ja Finnfundin/Finnpartnershipin antaman ohjeistuksen mukaisesti. Koska alla mainitut toimenpiteet eivät muodosta tilintarkastusstandardien mukaista tilintarkastusta eivätkä yleisluonteista tarkastusta koskevien standardien mukaista yleisluonteista tarkastusta, emme ilmaise edellä mainittujen standardien mukaista varmuutta. Jos olisimme suorittaneet lisätoimenpiteitä taikka tilintarkastusstandardien mukaisen tilintarkastuksen tai yleisluonteista tarkastusta koskevien standardien mukaisen yleisluonteisen tarkastuksen, tietoomme olisi saattanut tulla muita seikkoja, joista olisimme raportoineet teille. Seuraavat toimenpiteet on suoritettu yksinomaan siksi, että Finnfund/Finnpartnership voisi niiden perusteella arvioida liikekumppanuustuen ehtojen noudattamista. 1 Varmistimme, että, tuensaaja on hankkeeseen liittyen allekirjoittanut ja palauttanut Finnfundille/Finnpartnershipille valtionavustuspäätöksen liitteenä olleen sitoumuksen (liite 6). Vertasimme toteutuneita kustannuksia tukikomitean käsittelemän hankebudjetin kustannuksiin. Selvitimme, ovatko kustannukset syntyneet tuen voimassaoloaikana ja ovatko ne kohdistettu asianmukaisille kustannuslajeille. 2 Selvitimme, pidetäänkö hankkeesta erillistä hankekirjanpitoa ja ovatko kustannuserittelyssä tukikelpoisiksi esitetyt kulut johdettavissa hankekirjanpidosta. Vertasimme hankkeen maksatuspyynnön kustannuksia hankekirjanpitoon. Selvitimme, liittyvätkö kaikki kustannukset hankkeeseen ja ovatko kustannukset tuensaajan kassaperusteisesti maksamia kuluja. Selvitimme, perustuuko kirjanpito hyväksyttyihin tositteisiin ja täsmäävätkö hanketapahtumat pankkitiliotteeseen. Varmistimme, onko kustannusten muuntamisessa ulkomaan valuutasta euroiksi käytetty asianmukaista kurssia. 3 Varmistimme, täyttävätkö hankkeelle kirjatut matkakustannukset, päivärahat, oman henkilökunnan työkustannukset, ulkopuolisen asiantuntijan laskuttamat palkkiot ja muut hankkeelle kirjatut kustannukset tukikelpoisuusehdot. Edellä esitettyihin toimenpiteisiin liittyen olemme tehneet seuraavat havainnot: (a) Kohdan 1 toimenpiteiden perusteella totesimme, että sitoumus [on allekirjoitettu/ei ole allekirjoitettu 2 ] ja palautettu Finnfundille/Finnpartnershipille., Toteutuneet kustannukset [ovat/eivät ole 3 ] 2-3 Raportissa on todettava jokaisen toimenpiteen havaintojen yhteydessä ohjeistuksen noudattamatta jättäminen (mainittava poikkeukset) 8
budjetin puitteissa ja syntyneet tuen voimassaoloaikana (syntyneet rekisteröintipäivän jälkeen) ja ne [on/ei ole 4 ] kohdistettu asianmukaisille kustannuslajeille. (b) Kohdan 2 toimenpiteiden perusteella totesimme, että hankekirjanpito [on/ei ole] olemassa ja tukikelpoiset kustannukset [ovat/eivät ole 5 ] johdettavissa hankekirjanpidosta. Maksatushakemuksen kustannukset [perustuvat/eivät perustu] hankekirjanpitoon. Kulut [liittyvät/eivät liity 6 ] hankkeeseen ja [ovat/eivät ole 7 ] tuen saajan maksamia. Kirjanpito [perustuu/ei perustu 8 ] hyväksyttyihin tositteisiin ja hanketapahtumat (täsmäävät/eivät täsmää 9 ) pankkitiliotteeseen. Kustannusten muuntamisessa ulkomaan valuutasta euroiksi [on/ei ole 10 ] käytetty asianmukaista kurssia. (c) Kohdan 3 toimenpiteiden perusteella totesimme, että hankkeelle kirjatut matkakustannukset, päivärahat, oman henkilökunnan työkustannukset, ulkopuolisen asiantuntijan laskuttamat palkkiot ja muut hankkeelle kirjatut kustannukset [täyttävät/eivät täytä 11 ] tukikelpoisuusehdot. [Mainitaan poikkeukset] Edellä mainittujen suoritettujen toimenpiteiden ja tehtyjen havaintojen perusteella liikekumppanuustuen tilitys [on laadittu/ei ole laadittu 12 ] valtionavustuspäätöksen ja liitteiden liikekumppanuustukea määrittelevien ehtojen ja valtionavustuksia koskevien säännösten (Valtionavustuslaki 688/2001) mukaisesti. Raporttimme on tarkoitettu yksinomaan tämän raportin ensimmäisessä kappaleessa mainittuun käyttöön eikä sitä pidä käyttää muuhun tarkoitukseen eikä luovuttaa Finnfundin/Finnpartnershipin (mukaan lukien ulkoasiainministeriö) lisäksi millekään muulle osapuolelle. Tämä raportti koskee vain liikekumppanuustukea, eikä se koske liikekumppanuustuen saajan kirjanpitoa tai tilinpäätöstä kokonaisuutena. [Tilintarkastajan toimipaikka ja päiväys] [Tilintarkastajan allekirjoitus] [Tilintarkastajan osoite] [Tilintarkastajan puhelinnumero] LIITE Liikekumppanuustuen tarkastuksen tarkistuslista 4-11 Raportissa on todettava jokaisen toimenpiteen havaintojen yhteydessä ohjeistuksen noudattamatta jättäminen (mainittava poikkeukset) 12 Raportissa on todettava mahdollinen ehtojen noudattamatta jättäminen omassa kappaleessaan 9