Ota Alma tehokäyttöön! Ohjeita Alman käyttöön, tiedottamiseen ja personointiin Tiedekuntien ja laitosten versio Viestintäosasto kesä 2005
OSA 1. ALMAN RAKENNE JA NAVIGOINTI 2 1. Alman rakenne välilehdet ja palveluikkunat 2 1.1 Välilehdet 2 1.2 Palveluikkunat 2 2. Tiedon rakenne Almassa 4 2.1 Organisaatiolähtöisyys 5 2.2 Asialähtöisyys 5 3. Navigointi 6 3.1 Navigointi välilehdillä 6 3.2 Navigointi palveluikkunoissa 7 OSA 2. TIEDOTTAMISEN OHJEET 9 1. Sisäinen viestintä ja Alma 9 1.1 Suunnitelmallinen tiedottaminen 9 2. Tiedottamisen kanavat 10 2.1 Pysyvä verkkosivusto 10 2.2 Uutisikkuna 11 2.3 Tapahtumakalenteri 11 2.4 Ajankohtaisikkuna 11 3. Tiedottamiskanavan valinnan kysymyksiä 12 4. Mikä on oikea uutisikkuna tiedotteelleni? 13 5. Kuinka moneen ikkunaan julkaisen saman tiedotteen? 14 6. Kieliversiointi 14 OSA 3. KUINKA PERSONOIT ALMAN ITSELLESI? 16 1. Miten Alma mukautuu minun tarpeisiini? 16 2. Omien sivujen personointi 16 3. Yksikkövälilehdet 18 4. Palveluikkunoiden hallinta 18 5. Sähköposti ja kalenteri 19 6. Työryhmäalueet 19 OSA 4. MITÄ SEURAAVAKSI? 20 1. Työryhmät 20 2. Integroinnit 20 3. Internet-sivut ja Alma 21 4. Alman tukipalvelut 21 Esimerkki: Hankkeesta tiedottaminen 23 Esimerkki: Opintoneuvonnasta tiedottaminen 24 1
OSA 1: ALMAN RAKENNE JA NAVIGOINTI 1. Alman rakenne välilehdet ja palveluikkunat Alman rakenteen keskeiset käsitteet ovat välilehdet ja palveluikkunat. Välilehdet ovat ikään kuin omia nettiosoitteita joita klikkaamalla saat uuden näkymän. Palveluikkunat ovat tietokokonaisuuksia välilehdillä. 1.1 Välilehdet (xxx) Välilehtiä ovat palvelukanavat, omat personoitavat sivut (etusivu, 1, 2, 3), työkalut sekä yksiköt. Välilehden nimeä klikkaamalla saat esiin uuden sivuston joka aukeaa tähän kohtaan sisältöalueelle. Sisältöalueen vasemmasta ylälaidasta (xxx) näet millä välilehdellä olet sillä hetkellä. Välilehtien otsakkeet eivät katoa missään vaiheessa reunoista vaan voit surffata niillä milloin haluat. Välilehtiä on kolmenlaisia. Vasemman sarakkeen palvelukanavat ovat yliopiston yhteistä tietovarantoa ja ne näkyvät kaikille samanlaisina. Yksiköiden välilehdet muotoutuvat oman käyttäjäprofiilisi mukaan. Etusivu ja sivut 1, 2 ja 3 ovat omia sivujasi, joita voit muokata mielesi mukaan. Tietoa välilehdistä löydät myös seuraavista luvuista. 1.2 Palveluikkunat Tällä hetkellä on olemassa neljä erilaista palveluikkunatyyppiä: verkkosivuikkuna, uutisikkuna, ajankohtaisikkuna ja kalenteri-ikkuna. Työryhmien mukana elokuussa tulee vielä kolme uutta ikkunatyyppiä: linkki-ikkuna, liitetiedostoikkuna ja keskusteluikkuna. Dokumentteja on kolmenlaisia: verkkosivuja, uutisia ja kalenterimerkintöjä. Lähtökohtana on, että yhdenlaista dokumenttia voi julkaista vain yhdenlaiseen palveluikkunaan. Poikkeuksen tekee ainoastaan ajankohtaisikkuna. Näin verkkosivuja on siis verkkosivuikkunoissa, 2
uutisia uutisikkunoissa (tai ajankohtaisikkunoissa) ja tapahtumia tapahtumakalentereissa. Uutis- ja tapahtumakalenteri-ikkunat ovat aina samanlaisia, mutta verkkosivuikkunoita on kolmenlaisia. Ensimmäinen malli on linkkilista (1). Tällaisia on suurin osa ikkunoista koska linkkilista on uutta ikkunaa luodessa perusasetuksena. Toinen malli on kuvaikkuna (2). Tällöin palveluikkunassa näkyy ensimmäisen dokumentin sisältämä kuva ja teksti Lue lisää >>. Kolmas malli ingressi-ikkuna (3), jolloin ikkunassa näkyy alku ensimmäisen dokumentin tekstistä ja Lue lisää >>. 3
(1) linkkilista (2) kuva-ikkuna (3) ingressi-ikkuna Erilaiset välilehdet 2. Tiedon rakenne Almassa Tietoa on Almassa sekä organisaatio- että asialähtöisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että tietoa löytyy sekä yksiköiden että palvelukanavien alta. Lähtiessäsi etsimään jotain tietoa Almasta mieti ensin, minkälaista tietoa olet hakemassa. Organisaatiolähtöisesti haetaan yksiköiden tuottamia tai niiden päätösvallan alla olevia asioita ja asialähtöisesti yliopiston yhteisiä asioita. 4
2.1 Organisaatiolähtöisyys Alman päänäkymän ylälaidassa näet omien yksikköjesi välilehdet. Ne on tarkoitettu ensisijaisesti yksiköiden sisäiseen käyttöön. Välilehteä klikkaamalla saat näkyviin yksikön tuottamat intrasivut. Voit vaihtaa yksikköjä Käyttäjätiedot-toiminnolla. Toisten yksikköjen sivuja pääset katselemaan myös Tiedekunnat, laitokset ja yksiköt -listasta (tulossa kesä 2005), jolloin ne avautuvat omien yksikkövälilehtien oikealle puolelle ns. väliaikainen välilehti. 2.2 Asialähtöisyys Alman päänäkyvän vasemmassa laidassa on palvelukanavia. Niihin on kerätty tietoa asiakohtaisesti eri yliopistohallinnon yksiköiden tuottamana. Palvelukanavilla sinun ei tarvitse tietää kuka tietoa tuottaa vaan voit etsiä sitä aihekohtaisesti. Esimerkiksi etsiessäsi tietoa loma-asioista, valitse Henkilöstöasiat-palvelukanava. Lähtiessäsi etsimään jotakin tietoa Almasta kannattaa aloittaa palvelukanavista. Sieltä näet etsimääsi aiheeseen liittyvät tiedot kokonaisuudessaan. Miksi tietoa on kahdella tavalla? Tiedon tuottaminen, ohjeistus ja päätösvalta on hajautettu yliopistossa eri yksikkötasoille. Palveluja kokoavat monet tahot eikä niitä voi alistaa hierarkisesti minkään yksikön alle. Käyttäjälle asialähtöisyys on etu: on helpompi etsiä tietoa suoraan haluamastaan aiheesta, eikä miettien mikä yksikkö ylläpitää tietoa. Tarvitessasi esimerkiksi tietoa lomapalkoista, voit navigoida suoraan Henkilöstöasiat-kanavalle ja etsiä tiedon sieltä. Opiskelijoille on kaksi omaa kanavaa, mistä löytyvät kaikki yleiset opiskeluun liittyvät tiedot helposti. 5
3. Navigointi Almassa liikutaan eteen- ja taaksepäin eri tavalla kuin internet-sivuilla. Sivuja vaihdetaan välilehtiä klikkaamalla tai sisäisillä linkeillä. Taaksepäin palataan klikkaamalla välilehtien nimiä, ei Back-nappulaa. Perustasolla Almassa liikutaan välilehdillä ja palveluikkunoissa (ks luku 1). Kaikki tieto on jonkin palveluikkunan sisällä ja kaikki palveluikkunat ovat jollakin välilehdellä. Lähtiessäsi etsimään tietoa etsi ensin oikea välilehti, ja sen jälkeen etsi oikea palveluikkuna. 3.1 Navigointi välilehdillä 1) Näkyvillä olevat välilehdet Alman perusnäkymässä liikut eteenpäin klikkaamalla välilehtien nimiä. Näin saat aina esille otsikon osoittaman sivuston. Välilehtiä ovat palvelukanavat, omat sivut (etusivu, 1, 2, 3), työkalut sekä yksikkösivut. 2) Sivukartta Lisää/poista ikkunoita -toiminnallisuudella pääset katsomaan kaikkea sisältöä Almassa. Sisältö on järjestetty Alman rakenteen mukaan niin, että ensin ovat omat välilehtesi (kampus, tdk, laitos), sen jälkeen kaikki yksiköt ja palvelukanavat sekä lopussa aloitussivu ja työkalut. Klikkaamalla otsikoiden nimiä saat esiin niiden sisältämät palveluikkunat ja pääset esikatselemaan ikkunoiden sisältöä. Näin näet muiden yksikköjen sivuja ilman, että sinun tarvitsee vaihtaa käyttäjätietojasi. 3) Yksikkölista Almassa on yksikkölista, joka löytyy pikanäppäimistä päänäkymän ylälaidasta. Sieltä pääset yhden klikkauksen kautta kaikkien yksiköiden internet- ja Alma-sivuille (tulossa kesä 2005). Klikatessasi yksikön nimeä, sen välilehti avautuu omien yksikkövälilehtiesi viereen ylimääräisenä välilehtenä. Voit säilyttää välilehden tai sulkea sen ruksista. Hakukone ja asiasanat Alman päänäkymän ylälaidassa on hakukone, jolla voit tehdä hakuja joko intrasta, yliopiston ulkoisilta sivuilta (ei vielä toiminnassa) tai Googlesta. Hakiessasi intrasta voit hakea joko pelkällä sanahaulla tai laajennetulla haulla. Jos teet verkkosivun tai uutisen mieti, mitkä olisivat keskeisiä asiasanoja ja syötä ne julkaisuvälineeseen. Näin helpotat käyttäjien tiedonlöytämistä. 6
3.2 Navigointi palveluikkunoissa Dokumentin otsikkoa klikkaamalla saat palveluikkunan auki ja voit selata dokumentteja siinä ikkunassa. Palveluikkunoiden ylälaidassa on pikatoimintoja, joiden merkitykset ovat tässä. (Lisää toimintojen hyödyistä ja käytöstä löytyy osasta 3.) Vasemmassa ylälaidassa oleva nuoli avaa palveluikkunan uuteen selainikkunaan. Oikeassa ylälaidassa (sivun ollessa perustilassa) neliö avaa ikkunan koko sisältöalueen kokoiseksi peittäen muut palveluikkunat. Oikeassa ylälaidassa (sivun ollessa auki) päällekkäiset neliöt palauttavat perusnäkymän. Oikean ylälaidan viiva pienentää ikkunan jättäen vain otsikon näkyviin. Omilla välilehdilläsi (etusivu, 1, 2, 3) ikkunoissa on myös ruksi, joka poistaa palveluikkunan näkyvistä. Alman linkit Kesän 2005 aikana navigointiin tulee parannus kun Alman sisäiset linkit muuttuvat. Tämänhetkisten linkkien tilalle tulevat informatiiviset polkutunnisteet, jolloin näet linkin osoitteesta missä tieto sijaitsee. Suorat linkit ovat muotoa: Välilehdet NYT: alma.helsinki.fi/tab/54268 TULOSSA: alma.helsinki.fi/valilehden_nimi Palveluikkunat NYT: alma.helsinki.fi/window/87654 TULOSSA: alma.helsinki.fi/valilehden_nimi/palveluikkunan_nimi Dokumentit alma.helsinki.fi/doclink/27654 7
On olemassa kaksi tapaa kirjoittaa polku, jossa tieto Almassa sijaitsee: 1) Laitat viestiin vain linkin osoitteen, josta ilmenee tiedon sijainti (kun toiminnassa) alma.helsinki.fi/keskushallinto/keskushallinnon_organisaatio 2) Laitat viestiin ohjepolun ja lyhyen linkkimuodon. Alma > Keskushallinto > Keskushallinnon organisaatio (alma.helsinki.fi/window/87654) 8
OSA 2: TIEDOTTAMISEN OHJEET 1. Sisäinen viestintä ja Alma Alma on yliopiston sisäisen viestinnän väline. Se tarjoaa kanavan viestiä kohdistetusti ja tehokkaasti yliopistolaisille. Alma tavoittaa yliopiston 7500 henkilöstön jäsentä sekä 35000 opiskelijaa. Alman piiriin on mahdollista saada myös yliopiston ulkopuolisia käyttäjiä, jos he ovat kiinteästi yhteydessä yliopistoon. Ulkopuolisia varten voidaan perustaa kevyttunnuksia, joista saa lisätietoa osoitteesta alma.helsinki.fi/doclink/12482. Vuoden 2005 loppupuolella on mahdollista käyttää myös kansallista sibboleth-autentikointia, jolla vierailija pääsee oman yliopistonsa käyttäjätunnuksella ja salasanalla Almaan. Kun haluat tiedottaa yliopiston sisällä, käytä aina ensisijaisesti Almaa. Syötä tiedotteesi ensin Almaan ja sen jälkeen mieti mitä muita viestintäkanavia (internet, sähköposti, lehdet, kirjeet, ilmoitustaulu ym) olisi hyvä käyttää kertomaan, että tieto löytyy Almasta. Verkkosivut, uutiset ja tapahtumat tehdään julkaisuvälineessä. Ohjeet julkaisemiseen löydät Almasta: Työkalut > Julkaisuvälineen käyttöohje (alma.helsinki.fi/doclink/3176). Sieltä löydät ohjeet jokaisen toiminnon toteuttamiseen sekä tulostettavan pdf-muotoisen käyttöohjeen. 1.1 Suunnitelmallinen tiedottaminen Jos sinulla on valmistelussa hanke, tilaisuus, tietopaketti tms. luo suunnitelma siitä, miten aiot tiedottaa asiasta kohderyhmällesi. Jos olet esimerkiksi rakentamassa verkkosivuja Almaan, on hyvä kertoa uudesta sisällöstä, jotta käyttäjät löytävät tekemäsi sivun. Mieti aina mitä haluat tiedottaa, kenelle, millä tavoin ja kuinka pitkään. Jokaisella Alman välilehdellä on uutisikkuna, tapahtumakalenteri sekä mahdollisuus ajankohtaisikkunaan. Mahdollisia julkaisupaikkoja ja -tapoja on siis Almassa paljon. Tämä tuo haastetta tiedottamiseen, mutta tarjoaa samalla mahdollisuuden kohdistaa oikeat asiat oikeille ihmisille. Palvelukanavien sekä tiedekunta- ja yksikkövälilehtien suhde Palvelukanavilla oleva tieto on yleistä, kaikkia yliopistolaisia koskevaa tietoa. Kanavien sisällöt tuottaa keskushallinto. Tiedekuntien, laitosten ja muiden yksiköiden välilehdillä kohderyhmänä ovat ensisijaisesti yksikön oma väki ja yksikön asioista kiinnostuneet. Tiedekuntien sivuilla esitellään kaikkia tiedekunnan jäseniä koskevia tietoja sekä tarvittavissa yhteyksissä linkkejä laitostason asioihin; laitosten sivuilla käsitellään ensisijaisesti laitoksen asioita, mutta myös niiden yhteyttä tiedekuntatasolle. 9
Yksikön välilehden sisällöt tuottaa kukin yksikkö itse. Esimerkiksi palvelukanavien opiskelija-sivuilta löytyy tietoa kaikille yliopiston opiskelijoille koskien mm. apurahoja, opintotukea ja neuvontaa; laitoksen opiskelija-sivuilla puolestaan kerrotaan opetuksesta, tutkinnoista ja gradusta. Sama logiikka pätee uutisointiin. Palvelukanavilla uutisoidaan kanavan aiheeseen liittyvistä asioista, yksiköiden sivuilla yksikön omista asioista. 2. Tiedottamisen kanavat Almassa on neljä tapaa tiedottaa asioista. Ennen tiedottamista mieti ensin, minkä tyyppinen asia on kyseessä, kuinka akuutti asia on ja miten kauan haluat sen näkyvän Almassa. Ensimmäinen tapa tiedottaa on tehdä pysyvä sivusto palvelukanaville. Toinen tapa on uutinen. Kolmas tapa on julkaista kalenteritapahtuma ja neljäs toimitettu ajankohtaiskokonaisuus. 2.1 Pysyvä verkkosivusto Jos haluat tiedottaa tai esitellä jotakin asiaa pitkäaikaisesti, tee siitä oma asiakokonaisuutensa verkkosivupalveluikkunaan omalle välilehdellesi. Verkkosivuilla tiedotat tehokkaasti, jos tavoite on julkaista pitkäaikaista tietoa, joka saavuttaa suuren määrän kävijöitä pitkällä aikavälillä. Asiakokonaisuuksien rakennetta on syytä pohtia huolella. Kun lisäät uuden asiakokonaisuuden Almaan, muista tiedottaa siitä käyttäjälle. Tarkista myös säännöllisesti olemassa olevia sivustoja. Verkkosivuikkunoita on kolmenlaisia: linkkilista, kuva-ikkuna ja teksti-ikkuna (ks s. 3). Ikkunan tyyppiä voi muuttaa vain välilehden päätoimittaja. Muutos tehdään julkaisuvälineessä (1) Palveluikkunat-kohdassa (2). -Valitse ensin sivustopuusta välilehti, jonka ikkunoita haluat käsitellä (3). -Paina sitten Järjestele ikkunoita (4). -Valitse ikkuna mitä haluat muokata ja paina Muokkaa (5). -Tämän jälkeen avautuu muokkausvaihe, josta löydät vaihtoehdot ikkunan näkymälle (6). (1) (2) (3) (4) (5) (6) 10
2.2 Uutisikkuna Kun haluat tiedottaa jostakin ajankohtaisesta asiasta, voit tehdä tiedotteen uutisikkunaan. Uutinen voi olla itsenäinen tiedotteensa, aiheena esimerkiksi publiikki, seminaari tms. Uutinen voi olla myös ilmoitus tulevasta tapahtumasta, joka on syötetty tapahtumakalenteriin, tai uusista verkkosivukokonaisuuksista. Keskeinen osa uutisointia on kohderyhmän miettiminen, josta tarkemmin luvuissa 3 ja 4. 2.3 Tapahtumakalenteri Jos tiedottamasi asia on tapahtuma, syötä se tapahtumakalenteriin. Kirjaa ylös kaikki keskeiset tiedot, ja mieti mihin kalentereihin haluat tapahtuman julkaista. Syötettyäsi tapahtuman voit tehdä siitä lisäksi uutisen, jos tapahtuma merkittävyytensä vuoksi sellaista kaipaa. Jos päätät tehdä tapahtumasta myös uutisen, muokkaa ilmoitus tiedotteen muotoon älä vain kopioi tapahtuman tietoja kalenteritapahtumasta. 2.4 Ajankohtaisikkuna Ajankohtaista: Yliopisto -ikkunan jutut ovat toimitettuja ja niistä vastaa viestintäosasto. Jokaisen välilehden päätoimittaja voi perustaa yhden tai useamman ajankohtaisikkunan omalle välilehdelleen. 11
Kolmea ensimmäistä kanavaa (verkkosivu, uutinen, tapahtuma) käyttäessäsi voit julkaista tiedotteesi monessa paikassa yhtä aikaa. Verkkosivuja voit julkaista toisiin paikkoihin, jos se tuntuu tarpeelliselta. Tapahtumia voit julkaista huoletta kaikkiin kalentereihin, jotka ovat aiheen kannalta oleellisia. Uutisen julkaisemista moneen paikkaan käsitellään seuraavassa tarkemmin. 3. Tiedottamiskanavan valinnan kysymyksiä Tehokkaan tiedottamisen kannalta on tärkeää, että uutisia julkaistaan oikeisiin ja vain tarpeellisiin paikkoihin hyvien käytäntöjen mukaisesti. Almassa on vaihtoehtoja erilaisille kohderyhmille määräytyen joko sijainnin, yksikön tai asian mukaan. Kohderyhmä voivat olla esimerkiksi opiskelijat, viikkiläiset, kirjastopalveluiden käyttäjät tai oman yksikön työtoverit. Tiedotetta tehdessäsi pohdi seuraavia kysymyksiä: Ketä kaikkia asia koskee? Mikä on kohderyhmäni? Rajautuuko kohderyhmäni johonkin tiettyyn yksikköön tai kampukseen? Koskeeko tiedotteeni jonkin palvelukanavan asioita? Miten kauan haluan, että tiedotteeni näkyy? Kuinka nopeasti haluan oikeiden ihmisten löytävän tiedotteeni? Pysyvän uutisen tekeminen Tiedotteita mahtuu uutisikkunaan rajattu määrä, ja ne poistuvat arkistoon sitä mukaa kun uusia tiedotteita julkaistaan. Joidenkin tiedotteiden kohdalla on tärkeää että ne näkyvät ikkunassa pidemmän aikaa. Esimerkiksi apurahojen hakuilmoitus on luonteeltaan pitkäaikainen tiedote. Tällöin on mahdollista julkaista uutinen pysyvänä. Jokaiseen uutisikkunaan on mahdollista syöttää kaksi pysyvää uutista. Sen voi tehdä ainoastaan välilehden päätoimittaja. Päätoimittajien kannattaa luoda kriteerit minkälaisia uutisia kannattaa ehdottaa pysyviksi. Pysyvä uutinen näkyy ikkunan alalaidassa viivan alla, kunnes se poistetaan manuaalisesti. Pysyvän uutisen teet näin: 1) Mene julkaisuvälineessä Dokumentit-välilehdelle ja julkaise ensin uutinen normaalisti. (Ohjeet uutisen julkaisemisesta löydät Työkalut > Julkaisuvälineen käyttöohje > Uutisen julkaiseminen (alma.helsinki.fi/doclink/3184)). 2) Mene Palveluikkunat-välilehdelle ja valitse sieltä ensin sivustopuusta se välilehti jolle julkaisit. 3) Valitse ylälaidasta painike Järjestele ikkunoita. Saat esiin sivun kaikki palveluikkunat. 4) Valitse uutisikkuna klikkaamalla Muokkaa-nappia. Sen jälkeen saat listauksen kaikista uutisista, joita ikkunassa on. Valitse mitä uutista haluat käsitellä laittamalla rasti ruutuun sen kohdalle. (Raksien yläpuolella olevasta ruudusta saat joko valittua kaikki rastit tai poistettua rastit kaikista.) Sivun alalaidasta löytyy painike Julkaise pysyvänä uutisena. Klikkaa sitä. Samasta paikasta poistat pysyvän uutisen. 12
4. Mikä on oikea uutisikkuna tiedotteelleni? Seuraavassa on luonnehdittu eri uutisikkunoiden profiilia. Näiden avulla pääset alkuun miettiessäsi mikä on oikea kanava tiedotteellesi. Yliopisto Jos kohderyhmänä on koko yliopiston henkilökunta tai opiskelijat, voit julkaista tiedotteesi Uutiset: Yliopisto -ikkunaan. Tähän ikkunaan tulee uutisia päivittäin, joten oma tiedotteesi poistuu uutisarkistoon nopeasti. Uutiset: Yliopisto tavoittaa siis etusivulla kaikki Almassa kävijät, mutta vain parin päivän ajan. Kampus Jos tiedotteesi koskee jonkun tietyn kampuksen ihmisiä, ehdota sitä Uutiset: Kampus -ikkunaan. Tällaisia asioita voivat olla esimerkiksi kampuksen neuvottelukunnan kokoontumiset tai verkkoyhteyksien katkokset kampuksella. Tiedekunta Jos haluat tiedottaa jotain koko tiedekunnalle, käytä Uutiset: Tiedekunta - ikkunaa. Tällöin sinun ei tarvitse syöttää tiedotetta kaikkien laitosten uutisikkunaan erikseen. Voit lisäksi julkaista tai ehdottaa uutisia joidenkin asiaa koskevien laitosten ikkunoihin. Laitos Jos tiedotteesi koskee jonkun yksittäisen laitoksen ihmisiä, valitse Uutiset: Laitos -ikkuna. Jos haluat tiedottaa jotain asiaa vain muutamalle laitokselle tiedekunnassa, voit valita nämä laitokset koko tiedekunnan uutisikkunan sijaan. Niille laitoksille, mihin sinulla ei ole julkaisuoikeutta, voit lähettää julkaisupyynnön. Palvelukanava Jos tiedotteesi liittyy jonkin palvelukanavan asiakokonaisuuteen, lähetä julkaisupyyntö kanavan uutisikkunaan. Viestisi käsittelee palvelukanavan päätoimittaja. Käytänkö julkaisuvälinettä vai Ehdota uutista? Suositeltavaa on, että uutisia julkaistaisiin julkaisuvälineen kautta. Julkaisuväline tarjoaa mahdollisuuden laajempaan sisällönsyöttämiseen uutista voi elävöittää kuvin ja liitetiedostoja voi liittää osaksi kokonaisuutta. Lisäksi julkaisuvälineessä voit julkaista ja ehdottaa julkaistavaksi samalla kerralla useaan paikkaan, mikä ei onnistu ehdottamislomaketta käytettäessä. Julkaisuvälineen käyttäminen edellyttää, että käyttäjällä on julkaisulupa johonkin ikkunaan. Ilman julkaisuoikeuksia julkaisuväline ei avaudu. Suositeltavaa on, että kaikilla potentiaalisilla sisällöntuottajilla olisi oikeus oman yksikön uutisikkunaan, jolloin jokainen voisi luoda uutisensa julkaisuvälineen kautta. Niihin ikkunoihin, joihin oikeutta ei ole, voi tehdä julkaisupyynnön. (Ohjeet löydät Työkalut > Julkaisuvälineen käyttöohje > Verkkosivun julkaiseminen > Julkaisupaikka (4.). (alma.helsinki.fi/doclink/3182)) 13
5. Kuinka moneen ikkunaan julkaisen saman tiedotteen? Ei ole olemassa sääntöä siitä moneenko ikkunaan tiedotteen saa tai pitää julkaista. Julkaisupaikkojen määrän miettimistä tärkeämpää on pohtia ketä kaikkia asia koskee ja ketä haluat tavoittaa tiedotteellasi. Jos tiedote koskee esimerkiksi laitoksen suunnittelupäivää, se kannattaa julkaista vain laitoksen uutisikkunassa. Jos tiedote koskee jotain kiinnostavaa vierailuluentoa, se kannattaa julkaista sekä laitoksen että tiedekunnan uutisikkunassa. Voit siis julkaista tiedotteesi useassa paikassa yhtä aikaa, jos se tuntuu asiasi kannalta tarpeelliselta. Julkaisupaikkojen valinnasta voidaan antaa seuraavia suuntaa antavia ohjeita: 1) Julkaise tiedotteesi tai ehdota julkaistavaksi oman laitoksesi uutisikkunassa. 2) Jos asia koskee tiedekunnassa myös muita kuin oman laitoksesi väkeä, julkaise tai ehdota julkaistavaksi tiedotteesi myös muualla tiedekunnassa. Esimerkiksi jos asia koskee jotain toista yksittäistä laitosta, ehdota heidän uutisikkunaansa tai jos asia koskee koko tiedekuntaa, julkaise tai ehdota julkaistavaksi tiedekunnan uutisikkunassa. 3) Jos asia koskee koko kampusta, ehdota tiedotteesi kampuksen uutisikkunaan. Huomaa, että eri kampuksilla kampusikkunan rooli vaihtelee: keskustakampuksella kohderyhmänä ovat useat tiedekunnat eli tiedotteen täytyy koskettaa useita kohderyhmiä sopiakseen kampuksen uutisikkunaan kun taas Meilahdessa kampusihmiset ovat samat kuin tiedekunnan ihmiset. 4) Jos uskot, että tiedotteesi kiinnostaa muita tiedekuntia tai laitoksia, voit ehdottaa sitä julkaistavaksi näihin paikkoihin. 5) Jos asiasi koskettaa koko yliopistoa, lähetä julkaisupyyntö Uutiset: Yliopisto - ikkunaan. 6. Kieliversiointi Almasta on olemassa kolme kieliversiota: suomi, ruotsi ja englanti. Käyttäjä voi itse valita minkä kielistä Almaa hän käyttää. Yliopistomme on kaksikielinen ja myös Almassa on vaihtoehtona molemmat kotimaiset kielet. Lisäksi vieraskielisiä työntekijöitä ja opiskelijoita varten on oma erillinen englanninkielinen Alma. Alman suomen- ja ruotsinkieliset kieliversiot ovat keskenään riippuvaisia: kun julkaiset jotain suomen kielellä, se julkaistuu automaattisesti aina myös ruotsinkielisellä puolella ja päinvastoin. Tällöin sekä suomen- että ruotsinkielisillä käyttäjillä on aina saatavilla samat tiedot. Suomenkieliset dokumentit ovat ruotsinkielisessä kieliversiossa suomeksi niin kauan kunnes ne käydään kääntämässä ruotsiksi. Sama pätee myös toisinpäin. 14
Englanninkielinen versio on puolestaan oma erillinen kokonaisuutensa, johon dokumentit täytyy aina julkaista erikseen. Englanninkieliseen kieliversioon ei automaattisesti kopioidu mitään eikä sinne julkaistut dokumentit tai uutiset kopioidu automaattisesti mihinkään. Jos yksikön pääkieli on englanti ja tiedotteet/tapahtumat kirjoitetaan englanniksi, pitää ne aina julkaista sekä suomen-(/ruotsin) että englanninkieliselle puolelle. Näin yksikön materiaalit näkyvät kaikissa kolmessa kieliversiossa. Esimerkki 1: Työskentelet yksikössä, jonka pääkieli on englanti. Olet julkaisemassa tapahtumailmoitusta yliopiston kalenteriin. Toimi näin: 1) Julkaise tapahtuma englanninkieliseen Events: University- kalenteriin. Kalenteri löytyy englanninkielisestä sivustopusta reitillä service channels > Topical issues and information about university > News and topical issues. 2) Julkaise tapahtuma lisäksi suomen- tai ruotsinkieliseen kalenteriin Tapahtumat: Yliopisto tai Evenemang: Universitetet. Kieli voi olla edelleen halutessasi englanti. Esimerkki 2: Olet tekemässä suomenkielistä tiedotetta, jonka haluat näkyvän kaikissa kolmessa kieliversiossa omalla kielellään. Toimi näin: 1) Julkaise tapahtuma suomenkieliseen uutisikkunaan Uutiset: Yliopisto 2) Tee julkaisuvälineessä ruotsinkielinen kieliversio 3) Tee julkaisuvälineessä englanninkielinen kieliversio ja julkaise se News: University - ikkunaan. Kieliversioiden tekemisessä ruotsiksi ja englanniksi erona on se, että ruotsinkielistä kieliversiota ei tarvitse uudelleen julkaista, sillä se on jo julkaistuna suomeksi. Englanninkieliselle kieliversiolle sen sijaan täytyy aina valita erikseen julkaisupaikka. Ohjeet molempiin löydät Alma > Työkalut > Julkaisuvälineen käyttöohje > Kieliversioiden tekeminen (alma.helsinki.fi/doclink/28908). Huomaa myös, että julkaisuoikeudet koskevat aina sekä suomenettä ruotsinkielistä Almaa, mutta englanninkieliselle puolelle tarvitset oikeudet jokaiseen ikkunaan tai välilehteen erikseen. 15
OSA 3: KUINKA PERSONOIT ALMAN ITSELLESI 1. Miten Alma mukautuu minun tarpeisiini? Alma mukautuu käyttäjänsä näköiseksi eri tavoin. Osa mukautumisesta tapahtuu automaattisesti käyttäjän profiilin mukaisesti ja osan mukautumisesta voi jokainen tehdä itse mielensä mukaisesti. Personoinnin tavoitteena on luoda jokaiselle oma Alma, joka palvelee parhaalla mahdollisella tavalla jokaista yksittäistä käyttäjää. Voit personoida Alman itsellesi niin, että se palvelee juuri sinun tarpeitasi parhaiten. Seuraavassa vinkkejä siitä, miten voit muokata omaa Almaasi. 2. Omien sivujen personointi Almassa on neljä sivua jokaisen henkilökohtaiseen käyttöön. Omien sivujen idea on se, että käyttäjä voi koota niihin eniten käyttämänsä palveluikkunat, jotta niitä ei tarvitse etsiä joka kerta uudestaan. Sivut toimivat ikään kuin kirjanmerkkeinä. Etusivu ja sivut 1, 2 ja 3 ovat kaikki käytössäsi, joten jos etusivullasi näkyy itsellesi turhia ikkunoita, poista ne ja lisää paremmat. Poikkeuksena ovat etusivun uutiset, jotka ovat vakiona.. Ikkunoita hallitaan Alman päänäkymän ylälaidassa olevalla Lisää/poista ikkunoita -työkalulla. Valitse listasta mitä ikkunoita haluat poimia ja mille sivulle haluat ne sijoittaa. Tämä on myös kätevä paikka katsoa mitä eri yksiköt ovat tuottaneet Almaan ja mitä kaikkea Alma kokonaisuudessaan sisältää. Klikkaamalla otsikoita saat auki sen sisältämät asiat aina palveluikkunatasolle asti. ESIMERKKI: Jos haluat hakea Henkilöstökoulutus-ikkunan, toimi seuraavasti: Ikkuna sijaitsee palvelukanavalla, joten klikkaa ensin palvelukanavat. Esiin ilmestyneistä palvelukanavista klikkaa Henkilöstöasiat. Tämän jälkeen näet kaikki palvelukanavan ikkunat. Kun klikkaat Henkilöstökoulutus-sanaa, pääset esikatselemaan mitä ikkuna sisältää. Laita raksi ruutuun valitsemasi sivun kohdalle ja paina sivun alalaidasta Tallenna muutokset. 16
Työkalussa voit lisäksi järjestää ikkunoidesi sijaintia välilehdellä. Klikkaa ensin Järjestele. Tämän jälkeen osoita mitä välilehteä haluat järjestellä valitsemalla se (Etusivu, 1, 2, 3) vasemmasta laidasta. Tämän jälkeen klikkaa Siirrä siitä palveluikkunasta, jonka paikkaa haluat vaihtaa. Esiin ilmestyvät siniset palkit kuvaavat mahdollisia sijoituspaikkoja joten valitse joku palkeista. Sinun ei tarvitse erikseen tallentaa muutosta, riittää kun päivität etusivusi klikkaamalla joko Etusivu-välilehteä tai selaimen päivitysnappia. Turhia ikkunoita voit poistaa joko Lisää/poista ikkunoita -työkalun avulla tai nopeammin klikkaamalla Almassa ikkunan oikeassa ylälaidassa olevaa ruksia. Huomaathan, että voit poistaa ikkunoita ainoastaan omilta sivuiltasi, et yksikköjen sivuilta. Esimerkkejä: - Poimi yhdelle sivulle kaikki kiinnostavat uutisikkunat. Näin voit kätevästi katsoa uutiset yhdellä välilehden painalluksella tullessasi Almaan. - Kerää yhdelle sivulle kaikki Alman tukipalvelut, kuten käyttöoppaat, usein kysytyt kysymykset, Alma-uutiset, viikon vinkit ja palaute. Näin voit ongelman ilmestyessä katsoa läpi millä tavalla lähdet etsimään apua. - Omista yksi sivu niille henkilöstöasioille, jotka sinua eniten kiinnostavat. Esimerkiksi henkilöstökoulutusikkunan ollessa omalla sivullasi, voit aika ajoin tarkistaa onko jotain kiinnostavaa koulutusta tarjolla. - Kokoa yksi sivu työsi kannalta keskeisistä ikkunoista. Monilla meistä on joitain tiettyjä tietoja, mitä etsimme usein ja näiden ikkunoiden on kätevää olla nopeasti saatavilla. 17
3. Yksikkövälilehdet Voit itse päättää mitkä yksikkövälilehdet sinulla näkyvät. Jos et ole asetuksia muuttanut, tuo Alma automaattisesti esiin oman yksikkösi välilehdet. Käyttäjätiedot-toiminnallisuudella pystyt vaihtamaan välilehtiä ja tuomaan esiin sinulle olennaisia sivuja. Jos siis esimerkiksi tarvitset työssäsi jatkuvasti jonkin toisen tiedekunnan sivuja, voit vaihtaa välilehteä. Voit myös lisätä välilehtiä näkymääsi tarpeen mukaan. Valitse yksikön nimi Tiedekunnat ja laitokset ja yksiköt -listasta (kesä 2005) ja klikkaa nimeä. Ylimääräisen välilehden poistat ruksista. 4. Palveluikkunoiden hallinta Yhden Alma-istunnon aikana voit myös muokata palveluikkunoitasi. Muutokset poistuvat kun kirjaudut ulos Almasta. Vasemmassa ylälaidassa oleva nuoli avaa palveluikkunan uuteen selaimeen. Tämä voi olla kätevää, jos esimerkiksi surffailet Almassa mutta haluat pitää tiettyä ikkunaa jatkuvasti auki tai jos haluat tulostaa ikkunan näkymän. Oikeassa ylälaidassa neliö avaa ikkunan koko sisältöalueen kokoiseksi peittäen muut palveluikkunat. Tämä asetus palautuu ennalleen poistuessasi välilehdeltä. Ikkunan ollessa auki pääset palaamaan perusnäkymään klikkaamalla samasta paikasta kahta päällekkäistä neliötä. Oikean ylälaidan viiva sulkee ikkunan jättäen vain otsikon näkyviin. Näin voit muokata sivuja omaan tarpeeseesi. Jos jollain välilehdellä on paljon ikkunoita ja osa niistä sinulle turhia, voit pienentää ne, jolloin näkyviin jäävät vain ne ikkunat, joita tarvitset. Näin vähennät kuormitusta ja löydät tarvitsemasi asiat paremmin. Asetus säilyy vaikka poistut välilehdeltä. Omilla välilehdilläsi (etusivu, 1, 2, 3) ikkunoissa on myös ruksi, joka poistaa palveluikkunan. Saat ikkunan takaisin hakemalla sen Lisää/poista ikkunoita -työkalulla. 18
5. Sähköposti ja kalenteri Voit integroida Almaan sekä Webmailin että Lotus Notesin sähköpostijärjestelmät. Näin pääset posteihisi Alman kautta ilman, että joudut kirjautumaan niihin uudelleen Webmail on asetuksissa automaattisesti. Ohjeet Notesin liittämiseen löydät kohdasta Työkalut > Perusohje > Omat sähköpostit (alma.helsinki.fi/doclink/28233). Alma ilmoittaa sinulle jos saat uusia viestejä Webmailiin, ja pääset lukemaan ne ilman kirjautumista. Notesissa tämä ilmoitus ei ole käytössä vaan viestien kohdalla lukee Lotus Notes. Sähköpostien näkymää hallitset Käyttäjätiedot-toiminnallisuudella. Käytössäsi on myös henkilökohtainen kalenteri, mihin pystyt hakemaan tapahtumia yliopiston tapahtumakalentereista. Kirjaa kalenteriisi kiinnostavat menot, jolloin Alma muistuttaa sinua kun tapahtuma on ajankohtainen. 6. Työryhmäalueet Elokuussa julkaistavat työryhmät toimivat eri ryhmien työskentelypaikkoina. Voit jo nyt miettiä minkälaisille yhteisöille työryhmiä kannattaisi perustaa. Työryhmäalue on suljettu paikka, johon pääsee ainoastaan työryhmään kutsuttu käyttäjä. Voit kuulua kerralla useampaan työryhmään, jolloin ne näkyvät erillisinä kokonaisuuksina. Työryhmistä kerrotaan lisää osassa 4. 19
OSA 4: MITÄ SEURAAVAKSI? 1. Työryhmät Elokuussa 2005 otetaan käyttöön Alman työryhmät. Työryhmällä tarkoitetaan Alman sisällä toimivaa yhteisen työskentelyn aluetta, jossa käyttäjät voivat jakaa tietoa valitsemiensa jäsenten kesken. Työryhmän sisältöjä näkevät siis vain ne henkilöt, jotka työryhmään on kutsuttu. Työryhmä voidaan perustaa esimerkiksi laitoksen johtoryhmälle tai graduseminaarille. Työryhmässä voidaan luoda verkkosivuja, jakaa dokumentteja, luoda linkkikokoelmia ja keskustella. Lisäksi työryhmällä on käytössään oma kalenteri ja uutisikkuna. Työryhmän perustaja toimii automaattisesti päävastuuhenkilönä. Perustaakseen työryhmän on otettava yhteyttä yksikön atk-yhdyshenkilöön kertoen ryhmänsä nimen ja tarkoituksen. Ehdottaminen tapahtuu Almassa lomakkeella, joka löytyy Työryhmäalueelta. Atk-yhdyshenkilö luo työryhmän ja myös poistaa sen, kun ryhmä lakkautetaan. Lisää työryhmistä löydät Työkalut > Perusohje > Työryhmät (alma.helsinki.fi/doclink/3236). 2. Integroinnit Alman yhtenä perusperiaatteena on kertakirjautumisen järjestäminen yliopisto muihin tietojärjestelmiin. Tämä tarkoittaa sitä, että kun käyttäjä kerran kirjautuu Almaan, hänen käytettävissään on yliopiston monia palveluja suoraan ilman, että hänen täytyy kirjautua niihin uudestaan. Tällä hetkellä Almaan on integroitu Webmail ja Lotus Notes, Weboodi sekä Webtraveller. Jatkossa näitä integrointeja pyritään lisäämään. Jos sinulla on mielessäsi jokin ohjelma, jonka haluaisit integroitavaksi Almaan, ideoita voit lähettää Maikki Heikkiselle (maikki.heikkinen@helsinki.fi). 20
3. Internet-sivut ja Alma Vuodenvaihteessa 2006 julkaistaan uudet yliopiston ulkoiset verkkosivut. Samalla internet-sivut integroidaan Alman julkaisuvälineeseen. Tämä tarkoittaa sitä, että jatkossa yksiköt voivat päivittää molempia sivujaan samalla välineellä. Ulkoisten sivujen ulkoasu ei tule muuttumaan Alman näköiseksi vaan julkaisuvälinettä laajennetaan sopimaan myös ulkoisten sivujen malliin. Lukuvuoden 2005-2006 aikana siirrytään vaiheeseen, jossa ulkoisten sivujen ja Alman roolijakoa selvennetään. Internet-sivut kohdennetaan palvelemaan ulkoisten sidosryhmien tarpeita ja Almassa julkaistaan yliopistolaisia koskevia tietoja. Tällöin on olemassa kaksi selkeää kohderyhmää yliopiston tiedottamiseen. Yliopistolla tulee edelleen olemaan asioita, jotka tulee julkaista molemmille sivuille. Tällaisia ovat muun muassa opinto-oppaat. 4. Alman tukipalvelut Ongelmien ilmetessä on käytössäsi useita tukipalveluja. Monet eri keinot mahdollistavat sen, että et jää pulmatilanteissa yksin. Neuvontakanavat on koottu login-sivulle ikkunaan Mistä apua pulmatilanteissa? (alma.helsinki.fi/doclink/25160). Tässä kootusti palvelut: Koulutukset Syksyllä 2005 jatketaan Alman ja julkaisuvälineen koulutuksia. Ne kestävät 2,5 tuntia ja sisältävät koulutettavien tarpeesta riippuen Alman yleisilmeen ja toimintojen esittelyä, julkaisuvälineen esittelyä ja kolme harjoitusta, jossa käydään läpi verkkosivun julkaiseminen, päivittäminen ja julkaisupyynnön lähettäminen. Tämän lisäksi koulutuksissa jaetaan ohjeet kieliversioiden tekemiseen ja tarvittaessa saat myös ohjeita verkkosivujen suunnitteluun. Aikaa on myös kysymyksille ja vastauksille. Koulutuksen päätteeksi osallistujat saavat Alma-hiirimaton. Syksyllä järjestetään lisäksi kaksi jatkokurssia, joiden sisältöön osallistujat voivat vaikuttaa myös itse. Tietoa koulutusajoista ja ilmoittautumisesta löydät kohdasta Henkilöstöasiat > Henkilöstökoulutus > Intranetkoulutukset (alma.helsinki.fi/doclink/3025). Klinikat Syksyllä 2005 jatketaan myös Alma-klinikoita. Klinikat ovat 2 tunnin istuntoja joissa paikalla on verkkotoimittaja Liisa Parviainen sekä yksi julkaisuvälineen kouluttajista. Klinikoilla ei ole ennalta määrättyä ohjelmaa eikä ilmoittautumista, vaan paikalle voi tulla kysymyksien kanssa. Klinikoilla neuvotaan niin pienissä kuin suurissakin ongelmissa, koskivat ne sitten teknisiä asioita tai sisällöllisiä haasteita. Tietoa klinikoista löydät koh- 21
dasta Henkilöstöasiat > Henkilöstökoulutus > Intranet-koulutukset > Intraklinikat (alma.helsinki.fi/doclink/20482). Käyttöohjeet Keväällä 2005 päivitettiin Alman ja julkaisuvälineen käyttöohjeet. Ohjeet löytyvät Työkalut > Julkaisuvälineen käyttöohje (alma.helsinki.fi/doclink/3176) ja Työkalut > Perusohje (alma.helsinki.fi/doclink/3226). Julkaisuvälineen käyttöohjeessa on opastettu yksityiskohtaisesti ja selkeästi kaikkien toimintojen kuten verkkosivun julkaisemisen ja päivittämisen vaiheet. Perusohjeesta löydät apua Alman käyttöön sekä tietoa tulevista toiminnoista. UKK Almasta löytyvät myös usein kysytyt kysymykset kohdasta Työkalut > Perusohje > Usein kysytyt kysymykset Almasta (alma.helsinki.fi/doclink/15901). Palaute Palautetta voit antaa alla ilmoitettuihin osoitteisiin ja numeroihin, tai Alman kautta kohdasta Yhteystiedot, kartat ja palaute joka löytyy päänäkymän ylälaidasta. Kohdasta löytyy lomake, josta pääset lähettämään palautetta alla mainittuihin osoitteisiin. Puhelinnumerot ja sähköpostit Voit ottaa yhteyttä myös puhelimitse tai sähköpostin välityksellä. Almaan liittyvissä asioissa on hyvä miettiä ensin, koskeeko palautteesi teknistä vai sisällöllistä puolta. Teknisissä asioissa (mm. kaikissa julkaisuvälineeseen liittyvissä asioissa) ota yhteyttä Alma-neuvontaan osoitteessa alma-neuvonta@helsinki.fi tai puh. 191 24662. Sisällöllisissä asioissa ota yhteys verkkotoimitukseen verkkotoimitus@helsinki.fi tai puhelimella 191 21792 (Liisa Parviainen), 191 24297 (Mikael Alatalo) tai 191 21667 (Elina Pyysalo, 31.8.2005 asti). 22
Esimerkki: Hankkeesta tiedottaminen 1) Suunnitelman tekeminen Kun haluat kertoa jostain omasta hankkeestasi, tee suunnitelma miten aiot tiedotuksen toteuttaa. Pohdi seuraavia asioita: - Mitä haluat hankkeesta kertoa? - Kenelle haluat hankkeesta kertoa? - Millä tavalla aiot tiedottaa hankkeesta? Tämän jälkeen toteuta seuraavista vaiheista tarpeelliset. Huomaa, että joskus riittää vain tapahtumakalenteriin syöttäminen kaikki vaiheet eivät aina koske kaikkia tapauksia. 2) Luo hankkeelle työryhmäalue Jos haluat Almaan oman verkkosivuston hankkeellesi, kannattaa ensin ottaa hankkeen jäsenille käyttöön työryhmäalue (tulossa kesällä 2005). Voit lisäksi keskustella esimerkiksi yksikkösi tai tiedekuntasi päätoimittajan kanssa miten hankkeesta kerrotaan yksikön sivuilla. Usein yksi esittelysivu riittää. 3) Syötä tapahtumakalenteriin keskeiset tapahtumat Syötä hankkeesi keskeiset päivämäärät työryhmäalueen tapahtumakalenteriin. Ehdota julkiset tilaisuudet myös eri välilehtien kalentereihin. Jos hanke koskee yliopiston ulkopuolisia ihmisiä, tiedota myös ulkoisten sivujen tapahtumakalenterissa. Vuoden 2006 alusta voi julkaisuvälineessä syöttää tapahtumia myös ulkoisten sivujen kalenteriin. Sitä ennen tee ilmoitus yliopiston kalenteriin myös ulkoisilla sivuilla osoitteessa https://www.helsinki.fi/perl-bin/tapahtumapaiv?kal=1. 4) Tee hankkeesta tarvittaessa tiedote Muotoile hankkeestasi tiedote, jossa kerrot mitä hanke koskee. Älä kopioi tekstiä suoraan verkkosivuilta tai kalenterista vaan muokkaa se uutisen muotoon. Yleensä hankkeista tiedotetaan silloin kun ne käynnistetään, kun tehdään jokin läpimurto ja kun hanke päätetään. 5) Mieti mihin julkaiset tiedotteesi Julkaise tiedote oman yksikkösi sivuilla. Tällöin kerrot muille osastolaisille mitä heidän yksikössään tapahtuu. Julkaise tiedote myös muihin uutisikkunoihin, esimerkiksi Tutkimuspalvelutkanavalle. Jos sinulla ei ole julkaisuoikeuksia, tee julkaisupyyntö tai ehdota uutista. Jos tiedotteesi koskee jotakin muuta yksikköä, voit pyytää julkaisulupaa tämän yksikön uutisikkunaan. 23
Esimerkki: Opintoneuvonnasta tiedottaminen 1) Suunnitelman tekeminen. Kun siirrät tietoa Almaan laitoksesi tai tiedekuntasi opintoneuvonnasta, tee suunnitelma siitä, miten aiot tiedottamisen toteuttaa. Pohdi seuraavia asioita: - Millä tavalla haluat, että opintoneuvonta näkyy yksikkösi välilehdellä? - Mitä eri tiedotuskanavia aiot käyttää? - Missä kaikkialla neuvonnasta tarvitsee tiedottaa? Kun olet päättänyt kuinka tiedotat Almassa, toteuta seuraavista vaiheista tärkeiksi katsomasi vaihtoehdot. 2) Luo verkkosivu sopivaan palveluikkunaan Pysyvä tapa tiedottaa neuvonnasta on luoda sille oma verkkosivunsa laitoksen tai tiedekunnan välilehdelle. Dokumentin teet julkaisuvälineessä. Mieti mihin palveluikkunaan dokumenttisi parhaiten sopisi, ja mihin kohtaan kyseisessä palveluikkunassa. Useimpien laitosten ja tiedekuntien sivuilla on opiskeluun ja opetukseen liittyvä ikkuna ja opintoneuvonnan dokumentti sopii luonnollisesti tähän yhteyteen. Opintoneuvonnasta on tarpeellista olla tietoa sekä laitoksien että tiedekuntien sivuilla. Voit keskustella välilehtien päätoimittajien kanssa sopivista sijoituspaikoista. Laitoksen opintoneuvontasivuilla on hyvä olla linkki myös tiedekunnan neuvontasivuille ja päinvastoin. Jos sinulla ei ole julkaisulupaa valitsemiisi palveluikkunoihin, lähetä julkaisupyyntö. 3) Syötä keskeiset tapahtumat kalenteriin Jos laitoksella tai tiedekunnassa on tulossa jokin opintoneuvontaan liittyvä tapahtuma, kuten esimerkiksi uusien opiskelijoiden perehdytystilaisuus, kirjaa se tapahtumakalenteriin. Mieti ketä kaikkia asia koskee, ja julkaise tai lähetä julkaisupyyntö riittävän moneen kalenteriin. 4) Tee opintoneuvonnasta tiedote Kun haluat tiedottaa opiskelijoille opintoneuvontaan liittyvistä ajankohtaisista asioista, tee asiasta tiedote. Jos sinulla on julkaisuoikeudet, tee tiedote julkaisuvälineessä. Jos sinulla ei ole julkaisuoikeuksia (eli et pääse julkaisuvälineeseen), tee tiedote Alman puolella Ehdota uutista - lomakkeella. Painike lomakkeeseen löytyy uutisikkunan alareunasta. Uutinen voi olla itsenäinen tiedotteensa jostain ajankohtaisesta asiasta kuten neuvonnan vastaanottoaikojen muutoksesta tai se voi olla ilmoitus tapahtumasta, joka on syötetty tapahtumakalenteriin. Älä kuitenkaan kopioi tapahtumailmoitusta suoraan vaan muokkaa se aina tiedotteen muotoon. 5) Mieti mihin julkaiset tiedotteesi Kun tiedotteesi on valmis, mieti ketä se koskee. Muista julkaista tiedotteesi niin monessa paikassa, että se tavoittaa kaikki haluamasi kohderyhmät. Jos tiedotteesi koskee vain laitoksen ihmisiä, julkaise se laitoksen uutisikkunassa. Jos asia koskee koko tiedekuntaa tai useimpia sen laitoksista, julkaise se myös tiedekunnan uutisikkunassa. Vaihtoehtoisesti voit myös pyytää tiedotettasi julkaistavaksi muiden laitosten uutisikkunoissa. Niihin paikkoihin, joihin sinulla ei ole julkaisuoikeuksia, voit laittaa julkaisupyynnön. 24
25