1 Maakuntauudistuksen projektiryhmälle 21.2.2017 Valmisteluryhmien tilannekatsaukset Tehtäväsiirrot-ryhmä Tehtäväsiirrot ryhmä on käsitellyt lakiehdotuksien valmistelutilannetta tammikuun alussa ja tammikuun lopussa, LIVE-selvityksen jatkotilannetta sekä Helsingin pelastuskoulun tilannetta. Ryhmän tehtävät alkavat olla tehtäväsiirtojen osalta selvät. Tehtävien kokoamisen osalta päätökset tehdään pääosin maakunnissa, eikä niiden tekemistä voi pitää suoraan ryhmän tehtävänä. Jos ryhmälle ei suunnitella kokoamisien seurantatehtävää, ryhmällä on jäljellä lausuntokierroksesta aiheutuva jatkovalmistelu. Säädösvalmisteluryhmä Ryhmä on koonnut uudistuksen II vaiheen hallituksen esitystä ja tuottanut hyväksytyn version nykytilan kuvauksesta. Työn alla ovat edelleen yleisperusteluiden luvut 3 6. Lakiehdotukset yksityiskohtaisine perusteluineen ovat valmistuneet ja käännettävänä. Valmistelussa ovat edelleen säätämisjärjestys- ja riippuvuusosiot sekä esityksen yhteinen voimaanpanolaki. Ryhmä pyrkii tehtäväksiantonsa mukaisesti kokoamaan esityksen siten, että tehtäväsiirtojen edellyttämä HE-luonnos voidaan lähettää lausunnoille viimeistään maaliskuun 2017 lopussa. Näin ollen ryhmä tuo projektiryhmän kokouksiin 21.2 ja 7.3 tiedoksi ja mahdollista evästystä varten ajantasaisen työluonnoksen esityksestä. Kokoukseen 21.3 ryhmä tuo luonnoksen jota ehdotetaan hyväksyttäväksi lausuntokierrokselle.
2 Ohjauksen ja rahoituksen -ryhmä Ryhmä on tehnyt ehdotuksen rahoituksesta ja ohjauksesta projektiryhmään marraskuussa. Rahoituksen jatkovalmistelu meni toiseen prosessiin. Ohjausmallin valmistelu on kesken ja hajautunut käytännössä ministeriöihin (TEM ja VM). Ryhmän lopettamisesta/tauolle laittamisesta on ollut keskustelua. Rahoitukseen liittyvät tehtävät on mahdollista hoitaa virkatyönä. Vaikuttavuus- ja kustannustieto -alaryhmä Ryhmä kokoontunut vasta kerran, mitään ei ole vielä valmiina. Ryhmän jäsenet toimittavat 1.3. mennessä työtilaan tietoa mittaristoon kohdistuvista tarpeistaan. Henkilöstösiirrot valtiolta-ryhmä Ryhmä valmisteli syksyn 2016 aikana muutoksen johtamisen ja henkilöstöpolitiikan periaatteet ja arvioi valtiolta siirtyvään henkilöstöön kohdistuvia vaikutuksia. Ryhmä laati myös valtiolta siirtyvän henkilöstön asemaa ja lisäeläketurvaa koskevat säännökset. Ryhmä jatkaa keväällä 2017 edelleen henkilöstövaikutusten tarkentamista ja muokkaa säännöksiä tarpeen mukaan lausuntopalautteen pohjalta. Vuoden 2017 aikana ryhmä ohjeistaa ja seuraa myös valtion virastoissa tehtävää esiselvitystä siirtyvästä henkilöstöstä sekä määrittelee mm. muutosjohtamisen ja työhyvinvoinnin tukitarpeita sekä arvioi henkilöstön osaamisen kehittämistarpeita ja niihin vastaamista uudistuksen yhteydessä. Ei muutostarpeita
3 4.4.2017 Katsaus Henkilöstösiirrot valtiolta ryhmän ajankohtaisiin asioihin 13.6.2017 Valmisteluryhmän ehdotukset lausuntokierroksen johdosta tehtäviksi muutoksiksi valtiolta siirtyvää henkilöstöä koskeviin voimaanpanolain säännöksiin (osana hallituksen esitystä) Maakuntadigi-ryhmä Maakuntadigiryhmä seuraa tehtävälistaa vastuutaulukon muodossa (RACI). Vastuumatriisia päivitetään sitä mukaa kun toimeksiantoja tulee. Ryhmä ei itse tee valtaosaa tehtävistä vaan varmistaa, että niille on merkitty vastuutaho. Vastuu ulottuu nyt organisaatiotasolle, mutta tarve henkilötasolle kiinnittämiseen on havaittu. Valmiina ovat: Maakuntadigin visio, lainsäädäntötarpeet Tekeillä mm. : Palvelusopimusten siirtomahdollisuuksien selvittäminen. (osana palvelukeskusvalmistelua) Kartoitus siirtyvistä/käytettävistä järjestelmistä (osana palvelukeskusvalmistelua) Vaikutusten arviointi (VM johdolla, vaatii tarkennusta) Palveluiden ja asiakkaiden määrittely (Nykytilan kuvas valmistunut 5.12. (Palvelut ja prosessit valmisteluryhmä) Tietohallinnon kansallinen ohjausmalli vaatii yleisen ohjausmallin määrittelyn (Aloitettu, todettu VMn tehtäväksi) Maakunnan muutosohjelma ja tuki Työnimellä maakunnan digi-abc (tarve tunnistettu) Arkkitehtuurit (VMn vastuulla työn valmistelu aloitettu) Yleistä Maakuntadigivalmistelussa on huomioitava myös yhdyspinnat prosessien valmisteluun ja valtakunnallisten palvelukeskusten valmisteluun, unohtamatta kansallista palveluväylää. Valmistelutyö on ehkä pirstaloitunut liikaa ja jakautunut toisistaan erillisiin prosesseihin liian aikaisin. Ongelmaa voisi helpottaa eri tehtäville laadittava looginen tiekartta, jossa yhteiset perusasiat ratkaistaan ensin ja jätetään tietoisesti liikkumavaraa myös maakuntien itsehallinnolle tehdä sille kuuluvalle vastuutasolle sopivat asiat.
4 Myös muutosprosessien tarvitsemat aikajänteet on syytä tunnistaa aiempaa paremmin. Valmistelussa olisikin hyvä ottaa huomioon maakuntien muodostumista tukeva aikataulutus siten, että pääfokus olisi pitkän aikavälin tavoitetilan ja kehittämispolun suunnittelussa ja lyhyellä aikavälillä panostetaan maakuntien valmistelun ohjeistamiseen ja yhteisiin malleihin. Kovin kattava yhtenäisyysvaatimus/tavoitetila ei ensimmäisinä vuosina varmaankaan ole realismia, kun päätöksiä joudutaan tekemään aikataulusyistä jo ennen kuin yhteisiä kansallisia sapluunoja ja malleja saadaan valmiiksi (paitsi niiden palveluiden ja tehtävien osalta jotka ovat jo lähtötilanteessa yhtenäisiä). Maakunta- ja sote-uudistuksen alla tehtävän digikehittämisen lisäksi myös muu digikehittäminen tulisi huomioida ohjaus- ja koordinointirakenteita tarkennettaessa. Ryhmissä ja rakenteissa tulisi huomioida myös riittävä maakuntien valmisteluorganisaatioiden edustus. Ryhmien yhdistäminen ja uudelleenorganisointi Yleisehdotuksena maakuntadigiryhmä esittää, että maakuntadigi- ja sotedigi- ryhmät yhdistettäisiin. Ryhmien yhdistäminen on ollut jo esillä edellisessä sotedigiryhmän kokouksessa ja käsitellään uudelleen 16.2. Myös sote-projektiryhmässä asiaa on käsitelty 13.2. ja sieltäkin on saatu puolto. Soteprojektiryhmässä on noussut keskustelussa esille myös Palvelut ja prosessit -ryhmän lakkauttaminen tai yhdistäminen uuteen digiryhmään. Palvelut ja prosessit -ryhmän tulisi olla siten myös mukana tarkastelussa. Ryhmien yhdistämisen yhteydessä on käsiteltävä tehtävien lisäksi myös ryhmän kokoonpanon uudistaminen. Tehtävät tulisi katsoa uudelleen kokonaisuutena. Yhteys valtion lupaviraston valmisteluun pitää varmistaa. Ryhmien vastuut ja roolit Ryhmän suhde muihin ryhmiin ja työnjako on syytä tarkentaa. Nykyisten (osin edustuksellisten) työryhmien roolit (MakuDigi, Sotedigi) ovat jääneet vähän epäselväksi ja rooleja pitäisi selkiyttää jatkossa (esim. onko ryhmä ohjaava, linjaava vai koordinoiva). Varsinainen tekeminen pitää projektoida ja vastuuttaa/roolittaa nykyistä selkeämmin. Jatkossa tarvitaan myös vahvempaa yhteistyötä muiden valmisteluryhmien kanssa. Lisäksi tulee varmistaa ryhmissä riittävä edustus maakuntien valmisteluorganisaatioista o Kokonaiskuvan selkiyttämiseen voidaan käyttää työkaluna esim. vastuumatriisia, jossa tehtävät, vastuutahot, aikataulut, lopputulokset yms. on kuvattu yhtenäisellä tavalla. Vastuunjaon ja roolien tarkentamisessa tulisi huomioida myös sote- ja maakuntauudistuksen rinnalla tapahtuva kehittämistyö esimerkiksi kansallisen palveluarkkitehtuuri sekä hallitusohjelman kärkihankkeet.
5 Kehittäminen ja projektointi Jatkuvuuden turvaaminen ja kehittäminen/uudistaminen on erotettava toisistaan, jotta kehittämisellä olisi jo valmis suunta. Toiminnan ja palveluiden uudistamista digitalisaation keinoin tulisi tarkastella myös laajemmin kuin vain sote/makudigiryhmien yhdistämisen osalta. Uudelleen organisoinnissa olisi hyvä pohtia myös, miten voitaisiin edes osin toteuttaa yhteisiä digivalmisteluprojekteja erillisten sote/maku -projektointien sijaan tai rinnalle. Sotedigin osalta valmistellaan seuraavaan soteprojektiryhmään digivalmistelun projektointia. Palvelukeskus, sen palvelutarjooma ja tehtävien antaminen jo ennen 2019 alkua on olennainen osa muutoskokonaisuutta. Kun ICT-palvelukeskus perustetaan, sen palvelutarjooman ja toiminnan kehittäminen sekä palvelukeskukselle mahdollisesti asetettavien kehittämisprojektien olisi hyvä olla osa projektikokonaisuutta. Samalla voisi miettiä, miten maakunnille annettava ICT- palvelujen muutostuki voitaisiin resursoida. Projektikokonaisuuteen tulisi istuttaa mukaan myös käynnistyvien maakuntien ja niiden väliaikaishallinnon toiminnan suunnittelua tukeva työ ja muutostuki, kuten asiakirjahallinnon/asianhallinnan yhdenmukaiseen suunnitteluun liittyvä ohjeistus, josta on alustavasti keskusteltu akselilla VM/Arkistolaitos. Tämä tarkoittaa käytännössä yhdenmukaisten, tarvittavilta osin valtakunnallisten, toimintatapojen ja menettelyjen sopimista mm. organisaatioiden arkistonmuodostuksen katkaisun toteuttamiseen, uusien viranomaisten tiedonohjausuunnitelmien (TOS) valmisteluun jne. Arkkitehtuurit ja integraatiot Maakuntien pitkän aikavälin tavoitearkkitehtuuri (ml. integraatiot valtion ja kuntien prosesseihin/palveluihin) tulisi saada tarkennettua vuoden 2017 aikana, jotta arkkitehtuurilla voidaan ohjata maakuntien muodostamisen yhteydessä tehtäviä päätöksiä. Tämä jäsentäisi myös palvelukeskuksen palvelutarjooman kuvausta, kehittämisprojekteja ja resurssien kohdentamista. Yhteisen tavoitearkkitehtuurin kautta kaikki kokonaisuuteen liittyvät toimijat pystyisivät tarkentamaan omia suunnitelmiaan ja arkkitehtuurejaan samansuuntaisiksi. Tulevassa maakunta/sotedigiryhmässä on varmistettava, että koko tehtävä- ja arkkitehtuurikokonaisuus on kattavasti ja tasapuolisesti tarkastelussa ja kehittämisen kohteena arkkitehtuuripohjaisen tarkastelun kautta ja että työssä huomioidaan sidokset laajemmin julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurityöhön. Kokonaisarkkitehtuurityön painopisteen tulee olla pitkän aikavälin tavoitetilan suunnittelutyössä sekä kehittämispolussa. Aikataulutusta ei ole vielä tehty ja monet työlistalla olevista asioista tulevat projektiryhmälle valmistelevan tahon kautta (esim. palvelukeskusvalmistelu).
6 Lisäksi mahdollinen uudelleenorganisointi vaikeuttaa aikataulutusta. Palvelut- ja prosessit alatyöryhmä Valmista: karkea nykytilakuvaus tulevan maakuntahallinnon: o palvelukokonaisuuksista (pois lukien sote-palvelut) o asiakkuusnäkemyksistä Selvitys maakuntien toiminta-arkkitehtuurin valmistelun käynnistämisestä. Yhteistyö käynnistetty muutosjohtajien kanssa. Kesken: Kattava yhteinen maakuntapalveluiden kehittämisohjelma vuosille 2017-2019, joka sisältää mm. selvityksen miten palvelut tuotetaan eri palvelukanavissa, miten maakuntia tuetaan toiminnan suunnittelussa, miten kehittämishankkeita jatketaan ja suunnataan tukemaan muutosta, kuinka yhdyspintojen toimivuus varmistetaan (organisaatioiden ylittävät ketjut) ja kuinka kansallista palveluarkkitehtuuria hyödynnetään. Maakuntien kokonaistoiminta-arkkitehtuuriprojektin käynnistäminen. Saku Härkönen, YM, mukaan ryhmän sihteeristöön Muutosjohtajien edustaja mukaan ryhmän jäseneksi 7.3. tai 20.3. kokoukseen palvelukanavat Valmius- ja varautumistehtävien organisointiryhmä Valmisteluryhmä on: tehnyt ehdotukset varautumisen aluetason yhteensovittamisen järjestämiseksi sekä niihin liittyvät säädösehdotukset. Varautumisasiat ovat esillä myös muutosjohtajien maakuntakierroksella, jossa järjestetään varautumisen työpajat (STM, SM yhteistyössä maakuntien valmistelijoiden kanssa.)
7 on tehnyt selvityksen viranomaisten toimivaltuuksien riittävyydestä nopeasti syntyvissä vakavissa häiriötilanteissa. valmistellut muistion maakuntien varautumis- ja turvallisuustehtävien valmistelun tueksi. Muutosjohtajien maakuntakierroksella järjestetään varautumistyöpajoja. Valmisteluryhmässä on kesken (väli-)raportin laatiminen. Tulisiko projektiryhmän harkita tehtäväksiannon suuntaamista/muuttamista valtakunnallisen ja maakunnissa tehtävän valmistelun tukemiseen? Aiemman toimeksiannon tehtävät on lähestulkoon hoidettu. Konkreettiset tehtävät pitäisi miettiä erikseen, näitä voisivat olla esimerkiksi; maakuntien varautumistehtävien valmistelun seuranta ja yhteensovittaminen tarkoituksenmukaisilta osin, valmiuslain muutosten valmistelun tukeminen (OM), valtakunnallisten palvelukeskusten varautumisasioiden seuranta ja koordinaatio Raportti projektiryhmään tiedoksi merkittäväksi, joko maalis- tai huhtikuun kokoukseen. Muut asiat riippuvat kovasti mahdollisesta tehtävänannon muutoksesta. Valtion lupa- ja valvontavirastoa valmisteleva ryhmä Valmisteluryhmä on saanut valmiiksi HE-luonnoksen lausuntokierrosta varten. Luonnokseen on tehty reformiministeriryhmän 9.2.2017 linjaamat muutokset. Luonnos asetustasoiseksi sääntelyksi on valmisteilla. Valmisteluryhmän tehtäväksi on projektiryhmän kokouksessa 7.2.2017 lisätty toimiminen Valtion lupa- ja valvontaviraston toimeenpanohankkeen ohjausryhmänä. Toimeenpanohanke on asetettu 14.2.2017 ja se jatkaa työtään viraston perustamiseen 1.1.2019 saakka. Valmisteluryhmä ja muu toimeenpano voidaan irrottaa maakuntauudistuksen valmisteluorganisaatiosta viimeistään 1.9.2017.
8 HE-luonnos Valtion lupa- ja valvontavirastoa koskevaksi laiksi tuodaan lausuntokierrokselle hyväksymistä varten projektiryhmän kokoukseen 7.3. tai osana II HE-pakettia 21.3. Toimeenpanohankkeen ryhmien toimintasuunnitelmat tuodaan tiedoksi projektiryhmälle sen kokoukseen 2.5. Valmisteluryhmän ehdotukset lausuntokierroksen johdosta tehtäviksi muutoksiksi tuodaan hyväksyttäväksi projektiryhmän 13.6. kokoukseen. Viestintäryhmä Viestintäryhmä on siirtynyt käyttämään yhteistä sähköistä työtilaa. Työtilaa käyttävät muutosjohtajat, sote- ja maakuntaviestijät. Muutoksella tavoitellaan tehokkaampaa tiedonvaihtoa ja läpinäkyvyyden lisäämistä muutosviestinnän osalta. KEHA-keskus toimii ylläpitäjänä. VM on valmistellut perusviestit maakuntien palvelukeskusten viestinnän yhtenäistämiseksi. Perusviestit huomioidaan palvelukeskusten viestinnän suunnittelussa ja toteuttamisessa. Tulevat palvelukeskukset vastaavat omasta viestinnästään. VM ja STM ovat laatineet muutostyön tueksi vision maakunnasta. Visiokuvan tavoitteena on hahmottaa maakuntaa vuonna 2023. Maakunnan palvelujen keskiössä on asiakaslähtöisyys. Valtion lupa- ja valvontaviraston viestinnän suunnittelu on aloitettu. Muutosjohtajien maakuntakierros alkaa 16.2. Fountain Parkin maakuntauudistuksen verkkoaivoriihi toteutettu, kyselyyn vastasi yli 10 000 henkilöä. Viestinnän roolikartan rakentaminen. Roolikartan avulla halutaan selventää viestinnän vastuujakoa ministeriöiden ja alueiden kesken. Työ aloitetaan helmikuussa ja sitä tehdään yhteistyössä STM:n kanssa. Tavoitteena on, että roolikartta esitellään kevään aikana. Henkilöstöviestinnän merkitys korostuu ja sen toteuttamistapoja selvitetään yhdessä STM:n kanssa.
9 Maakuntauudistuksen toimeenpanon valtakunnallinen valmisteluryhmä Jaettu muutoksessa tarvittavaa tietoa ja verkostoiduttu eri toimijoiden kesken: o muutosjohtajaverkoston työ käynnistynyt (6 tapaamista 10/2016 02/2017) o muutosjohtajien aluekierros käynnistyy 02/2017 Tuettu alueiden suunnittelutyötä: tiekartta julkistettu ja sitä kehitetty. Kesken tiekartan jatkokehittäminen eli eri ministeriöiden ja valtakunnallisen muutostuen täsmentäminen ja toimeenpanon suunnittelu eri ministeriöissä. Ryhmän kokoonpanoa on täydennetty SM:n ja YM:n jäsenillä. Kokoonpanoa voitaisiin täydentää useammilla alueiden edustajilla (nyt 3). Uudistuksessa ollaan siirtymässä lainsäädännön toimeenpanovaiheeseen, jolloin ryhmän koordinoiva rooli korostuu ja ryhmän roolia tulisi uudistusorganisaatiossa vahvistaa. Ryhmän rooli suhteessa projektiryhmään tulisi pohtia siirryttäessä toimeenpanovaiheeseen. Toimikauteen ei muutostarpeita. Sote- ja maakuntauudistuksen henkilöstöpolitiikkaryhmä (yhteinen) Ryhmä on koordinoinut sote- ja maakuntauudistuksen henkilöstöasioiden valmistelua ja käsitellyt perustettavien maakuntien henkilöstöpoliittisia linjauksia sitä mukaa, kuin käsiteltäviä asioita on noussut esiin valmistelussa. Ryhmä kokoontuu jatkossakin tarpeen mukaan em. kysymyksissä. Ei muutostarpeita. Ei tällä hetkellä tiedossa asioita projektiryhmän käsiteltäväksi.
10 Maakuntien liitoista ja kunnista siirtyvän muita kuin sote-tehtäviä hoitavan henkilöstön asemaa ja palvelussuhteiden ehtoja valmistelevan alaryhmä Ryhmä on valmistellut esityksen maakuntien liitoista siirtyvän ja kunnista siirtyvän, muita kuin sote-tehtäviä ja soten tukipalvelutehtäviä hoitavan (mm. maatalous- ja turkistuottajien lomituspalveluiden, maataloushallinnon ja ympäristötukien hallintotehtävien sekä ympäristöterveydenhuollon) henkilöstön asemasta ja palvelussuhteiden ehdoista uudistuksessa koskevista asioista. Ei muutostarpeita. Ei tällä hetkellä tiedossa asioita projektiryhmän käsiteltäväksi. Sote- ja maakuntauudistusten yhteydessä siirtyvän henkilöstön palkkojen yhteensovittamista valmisteleva ryhmä Ryhmässä on valmisteltu yhteinen tilannekuva ja arvioitu yhteensovittamisen keinoja ja kustannusvaikutuksia. Valmistelussa on päädytty esittämään, että palkkojen yhteensovittamisesta ei säädettäisi, vaan jatkettaisiin palkkojen yhteensovittamisen ohjauksen muiden keinojen kartoittamista. Yhteensovittamisesta säätämistä voidaan tarvittaessa tarkastella myöhemmin. Tammikuun kokouksessa on sovittu, että yhteensovittamiseen liittyvää valmistelua jatketaan työmarkkinaosapuolten kesken. Yhteensovittamista valmisteleva ryhmä kokoontuu huhtikuun lopussa tai toukokuun alussa tarkastelemaan työn etenemistä, minkä vuoksi ryhmän määräaikaa on syytä jatkaa. Toimikautta tulisi jatkaa toukokuun 2017 loppuun saakka.
11 Ei tällä hetkellä tiedossa asioita projektiryhmän käsiteltäväksi.