Hankinnan tavoitteet 1 (9) Urakkasopimuksen liite ETELÄISEN LAHDEN ALUEELLINEN HOITOURAKKA 1.10.2017 30.9.2022 Hankinnan tavoitteet, valintakriteerit, sopimuskannusteet ja sanktiot Lahden kaupunki Tekninen ja ympäristötoimiala Askonkatu 2 15100 Lahti Puh. 03 814 11 diaari.teky@lahti.fi www.lahti.fi Y-0149669-3
2 (9) Hankinnan tavoitteet Hankintastrategian toteuttamiseksi alueellisen hoitourakan hankinnalle on asetettu seuraavat tavoitteet: 1. Edullinen kokonaishinta 2. Palveluun tyytyväiset asukkaat sekä palveluntuottajan hyvä tavoitettavuus ja asukas-kommunikointi 3. Laatuvaatimukset toteutuvat hoitotoimenpiteet on suoritettu kuvattujen laatuvaatimusten mukaisesti 4. Kestävää kehitystä edistetään säästämällä suolan ja hiekan yms. materiaalien käyttöä, välttämällä pölyämistä ja turhaa melua sekä suojaamalla pinta- ja pohjavesiä 5. Urakoitsija kykenee hyvään yhteistyöhön ja kehittämiseen Tavoitteiden toteuttamiseksi Kaupunkiympäristö on Tilaajana valmis hyvään ja kehittävään yhteistyöhön odottaen palveluntuottajalta innovatiivisuutta ja aktiivisuutta yhteistyön kehittämisessä. Erityisesti Tilaaja toivoo, että se löytäisi Tarjoajan kanssa kestävän kehityksen tavoitteita edistäviä toimenpiteitä ja toimintamalleja, ja että palveluntoimittaja on hyvin asukkaiden tavoitettavissa ja palveluntoimittaja luo hyvät kommunikointiyhteydet asukkaisiin. Tilaaja edistää tavoitteiden toteutumista tukemalla niitä sopimuskannusteilla. Valintakriteerit Tarjouskilpailu toteutetaan avointa valintatapaa noudattaen. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat avoimesti saatavissa sähköisesti kaikille tarjoushalukkaille Tarjoajille. Kelpoisuusehdot ilmoitetaan ESPD-lomakkeelle. Tilaaja tarkistaa sopimuskatselmukseen kutsutulta tarjoajalta ko. tietojen (mm tilaajavastuulain mukaiset tiedot) paikkaansa pitävyydet. Lisäksi arvioidaan Tarjoajan taloudelliset ja tekniset edellytykset selviytyä tarjouskyselyn mukaisten tehtävien hoitamisesta koko sopimusjakson ajan. Kelpoisuusehtojen täyttyminen tarkistetaan tarjousvertailun ensimmäisessä vaiheessa. Mikäli tarjoaja ei täytä vaadittuja kelpoisuusehtoja, Tarjoajaa ei oteta mukaan tarjousten hintavertailuun. Yhteiskunnallisten velvoitteiden ja kelpoisuusehdot täyttävistä Tarjoajista Urakoitsijaksi valitaan edullisimman tarjoushinnan jättänyt Tarjoaja. Sopimuskannusteet Tilaaja kannustaa palveluntuottajaa parantamaan asukastyytyväisyyttä palveluun ja laatuvaatimusten toteutumista koskevien tavoitteiden toteuttamista. Kannustinpalkkiota on mahdollista saada korkeintaan 15 % kyseisen puolivuotiskauden maksupostitaulukon mukaisesta hoitotoimenpiteiden kokonaishintaosuudesta. Kannustinpalkkiota voi saada, jos mitattu asukastyytyväisyyteen ja urakan valvojien havaintoihin perustuva toteutunut hoidon laatutaso ylittää 67 %:n raja-arvon. Samalla tavalla Tilaaja perii Tarjoajalta sanktion, jos mitattu hoidon laatutaso alittaa 62 %:n raja-arvon. Perittävän sanktion suuruus on 10 % kyseisen puolivuotiskauden maksupostitaulukon mukaisesta hoitotoimenpiteiden kokonaishintaosuudesta,
3 (9) Sopimuskannusteiden määräytyminen on kuvattu tarkemmin liitteessä A. Näillä perusteilla määräytyvät bonukset/sanktiot lasketaan kaksi kertaa vuodessa 1.5. ja 1.11. jälkeen ja tulevat maksuun kahden viikon kuluttua siitä, kun ne on yhteisesti hyväksytty. Kokemuksien karttuessa Tilaaja ja Palveluntuottaja voivat yhteisellä sopimuksella muuttaa kannustinjärjestelmän ehtoja tukemaan paremmin hoitourakalle asetettujen tavoitteiden saavuttamista. Kannusteiden ulottaminen myös urakkaan osallistuville aliurakoitsijoille ja työntekijöille kannustaa koko toimitusketjua urakan tavoitteiden saavuttamisessa. Työ- ja laatuvirheistä sekä laiminlyönneistä johtuvat sanktiot Työ- ja laatuvirheistä sekä laiminlyönneistä johtuvat sanktiot ja niiden määräytyminen on esitetty liitteessä B. Kokonaishinnan määräytyminen Kokonaishinta muodostuu hoitotoimenpiteiden ja urakkaan liittyvien lisä- ja muutostöiden hintojen summasta. Hoitotoimenpiteiden hinta muodostuu työkohdekarttoihin ja -luetteloihin merkittyjen katujen ajoratojen, jalkakäytävien, yhdistettyjen jalankulku- ja pyöräteiden, portaiden, linja-autopysäkkien, sadekatosten ja pysäköintialueiden sekä puistojen, puistokäytävien ja leikkialueiden talvi - ja kesähoitotehtävistä. Lisä- ja muutostöiden hinta määräytyy yksikköhintaluettelossa mainittujen Tilaajan antamien lisä- ja muutostöiden määrien ja Tarjoajan tarjouksessa antamien yksikköhintojen perusteella. Lahti 24.1.2017 Mika Lastikka Katupäällikkö LIITTEET Liite A Liite B Sopimuskannusteiden määräytyminen Työ- ja laatuvirheistä sekä laiminlyönneistä johtuvat sanktiot
4 (9) LIITE A SOPIMUKSEN MUKAISEN LAATUTASON MITTAAMINENTILAAJAN EDUSTAJIEN TOIMESTA Sopimuksen mukaisten tehtävien valvontaan nimetyt Tilaajan edustajat vertaavat kalenterikuukausittain urakoitsijan toteutunutta hoitotasoa urakka-asiakirjojen mukaisiin vaatimuksiin. Tilaajan nimeämät valvojat antavat Palveluntuottajalle kuukausittain yhteiseen näkemykseensä perustuvan arvosanan asteikolla 0 5 alla kuvatun mukaisesti. Koko mittauskauden laatuarvosana muodostuu kuukausittain annettujen arvosanojen kuukausittaisella työmäärällä ja tehtävien välisellä painoarvolla korjattuna aritmeettisena keskiarvona. 0 Toimenpidekynnykset ovat täyttyneet, mutta toimenpiteitä ei ole aloitettu. Toimenpiteet ovat käynnissä, mutta sopimuksen mukainen toimenpideaika on selvästi ylitetty. 1 Toimenpiteet on suoritettu, mutta työn jäljessä on puutteita sopimuksen mukaiseen laatutasoon verrattuna. 2 Toimenpiteet on suoritettu pääsääntöisesti urakka-asiakirjoissa kuvatun laatutason mukaisesti. 3 Toimenpiteet on suoritettu kaikilta osin vähintään urakka-asiakirjoissa kuvatun laatutason mukaisesti, monin paikoin myös ajallisesti ja/tai laadullisesti vaadittua paremmin. 4 Toimenpiteet on suoritettu pääsääntöisesti asiakirjoissa kuvattua laatutasoa paremmin ajallisesti ja/tai laadullisesti. Urakoitsijan koetaan toteuttaneen ennakoivaa ylläpitoa. 5 Toimenpiteet on toteutettu sekä ajallisesti että työn jäljen osalta kauttaaltaan erinomaisesti sekä ennakoivasti. Hoitokauden kokonaisarvosana muutetaan palkkion laskennassa käytettäväksi prosenttiluvuksi seuraavan taulukon mukaisesti: 5 Taulukko 1. 4 3 2 1 0 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Arvosanojen muunto prosenteiksi. arvosana 0 = 0 %, 1 = 31 %, 2 = 62 %, 3 = 75 %, 4 = 87 % ja 5 = 100 % SOPIMUKSEN MUKAISEN LAATUTASON MITTAAMINEN ASUKASKYSELYIDEN AVULLA Palveluntuottajan toimintaa mitataan lisäksi jatkuvatoimisten asukaskyselyiden avulla. Toteutuneen hoitotason arvioimiseksi urakka-alueelle kootaan asukkaista asukaspaneeli.
5 (9) Asukaspaneeliin ilmoittautuneille lähetetään vähintään kerran kuussa kysely ajankohdan toteutuneesta hoitotasosta. Toteutunutta hoitotasoa koskeviin kysymyksiin paneelin jäsenet vastaavat; kyllä / osin / ei. Kyllä vastaus antaa toteutuneen hoitotason arvosanaksi 100 %, osin 60 % ja ei vastaus 0 %. Vastauksista rajataan pois sopimuksen ulkopuolisia tehtäviä koskevat palautteet. Esimerkiksi katuvalaistusta tai metsienhoitopa koskevia vastuksia ei täten toteutuneen hoitotason arvioinnissa huomioida. Palautteessa huomioidaan kuitenkin myös sopimusasiakirjojen mukaiseen hoitotasoon kohdistuva arvostelu. Urakoitsija voi siten saada asukasarvioinnissa arvosanan osin tai ei, vaikka olisikin täyttänyt urakkasopimuksen mukaiset lähtökynnyksiin ja toimenpideaikoihin liittyvät vähimmäisvaatimukset. Asukaspalautteen arvosana muodostuu puolivuosittain (kesä- ja talvikausi) hoitokaudella annettujen arviointien kumulatiivisena keskiarvona. Urakan valvojien arvioinnista poiketen tulosta ei siis lasketa kuukausitulosten keskiarvona, vaan kaikilla palautteilla on toisiinsa nähden yhtäläinen painoarvio. Asukaspaneelimittaukset toteuttaa PalveluPlus Oy, joka on vuonna 1987 perustettupalveluyritysten myynti- ja palveluprosessien mittaamisen erikoisosaaja. Yrityksen osaamisaluetta on auttaa yrityksiä kehittämään myynti- ja palveluprosessejaan asiakaspalautteen avulla. Palvelu Plus Oy on SMTL:n (Suomen Markkinatutkimusliitto) jäsenyritys. Palvelu Plus Oy:llä on SFS-ISO 20252 laatusertifikaatti. Yritys tuottaa noin 15 000 erityyppistä laatuarviointia vuosittain. SOPIMUSKANNUSTEIDEN MÄÄRÄYTYMINEN Sopimuskannusteiden euromääräinen muodostuminen määräytyy puolivuosittain, kesä- ja talvikaudelta, em. mittausten perusteella. Tilaajan edustajien havaintoihin ja asukaskyselyiden tuloksiin perustuvia arvosanoja painotetaan suhteessa 50 / 50 ja hoitokauden palkkio määräytyy taulukon 2 mukaisesti. +15 +10 +5 0-5 -10 Taulukko 2. 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 62 67 95 Mitattu laatutaso on alle 62,0 % -> sanktio 10 %. Mitattu laatutaso > 62,0 % ja < 67,0 % palkkiota ei makseta eikä sanktiota peritä. Mitattu laatutaso on 67,0 % palkkion määrä on 5 % hoitokauden kokonaishinnasta. Mitattu laatutaso on >= 95,0 % palkkion määrä on 15 % hoitokauden kokonaishinnasta. Välillä 67,0 95,0 palkkion euromäärä interpoloidaan suoraviivaisesti välillä 5,0 15,0 %.
6 (9) LIITE B TYÖ- JA LAATUVIRHEISTÄ SEKÄ LAIMINLYÖNNEISTÄ JOHTUVAT SANKTIOT KÄSITTEITÄ Puutteellisella työsuorituksella tarkoitetaan tilannetta, jossa urakoitsija ei ole toteuttanut laatuvaatimusten edellyttämiä toimenpiteitä toimenpideajassa tai ei ole toteuttanut niitä laadullisesti tai toiminnallisesti vaaditun tasoisina. Tehtävän laiminlyönnillä tarkoitetaan tilannetta, jossa urakoitsija jättää kokonaan tekemättä tai aloittaa oleellisesti myöhässä laatuvaatimusten edellyttämän toimenpiteen. Poikkeamaraportilla tarkoitetaan urakoitsijan laatimaa kirjallista raporttia laadun alituksesta, tehtävän laiminlyönnistä, urakan toiminnallisten vaatimusten täyttämättä jättämisestä tai muusta urakkasopimuksessa sanktioidusta toiminnasta. Poikkeamaraportti on jätettävä tilaajalle poikkeamaa seuraavien kahden arkipäivän kuluessa. Poikkeamaraportin tulee olla sisällöltään yksiselitteinen ja asianmukainen, jotta se katsotaan tehdyksi. SANKTIOLAJIT Laadun alituksen, tehtävien laiminlyöntien tai muuten puutteellisen toiminnan korjaamiseksi tilaajalla on käytettävissään seuraavat urakan suoritusta ohjaavat ja urakan toteutusta varmistavat toimenpiteet: kirjallinen muistutus sanktio urakoitsijan vastuuhenkilön vaihto sopimuksen purku Työ- ja laatuvirheistä sekä laiminlyönneistä johtuvat sanktiot määrätään riippumatta kannustinjärjestelmän perusteella mitatusta laadun toteutuma-arvosta ja riippumatta siitä, aiheutuuko sanktion perusteena olevasta toiminnasta tai laiminlyönnistä vahinkoa tilaajalle. Kirjallinen muistutus Kirjallisen muistutuksen tarkoitus on ilmaista, että laatu tai toiminta ei ole toteutunut vaaditulla tavalla ja urakoitsijan edellytetään korjaavan toimintaansa. Tilaaja voi antaa kirjallisen muistutuksen joko omiin työmaavalvojan havaintoihin perustuen tai urakoitsijan laatiman poikkeamaraportin perusteella. Työsuoritukseen liittyvä kirjallinen muistutus sisältää seuraavat tiedot: tehtäväkokonaisuus, johon muistutus kohdistuu muistutusten tehtäväkokonaisuuskohtainen juokseva numero katuosoite, jota muistutus koskee laadunalituksen tai laiminlyönnin ajankohta kuvaus laadunalituksesta tai poikkeamasta päiväys ja allekirjoitus Poikkeamaraportin perusteella annetussa muistutuksessa, perusteeksi riittää viittaus kyseiseen raporttiin. Urakoitsijan toimintatapaan liittyvä muistutus sisältää soveltuvin osin edellä esitettyjä tekijöitä. Sanktio Sanktion tarkoituksena on ojentaa urakoitsijaa parantamaan toimintaansa toistuvan laadun alituksen sekä työsuorituksen puutteen tai laiminlyönnin vuoksi. Sanktio määrätään kirjallisesti
7 (9) vastaavin tiedoin kuin kirjallinen muistutus. Sanktioon merkitään sanktioryhmä määräytymisperusteineen sekä sakon suuruus euroina. Sanktiot on jaettu jäljempänä esitettävällä tavalla ryhmiin A, B ja C. Sanktioiden määräytymisperusteet Sen lisäksi mitä sopimuksen mukaisten laatuvaatimusten alituksesta ja muiden vaatimusten täyttämättä jättämisestä seuraa, noudatetaan urakassa kohtien tämän asiakirjan mukaisia sanktioiden määräytymisperusteita. Tilaaja ei määrää sanktioita Tilaaja ei määrää sanktioita, jos se katsoo tilanteen johtuneen AYSE 2003 22 :n mukaisesta ylivoimaisesta esteestä tai katsoo saamansa poikkeamaraportin perustelujen nojalla sen aiheettomaksi tai muut erityiset syyt tätä puoltavat. Poikkeavia sääolosuhteita ei hyväksytä ylivoimaiseksi esteeksi. Kirjallinen muistutus Kutakin jäljempänä olevassa taulukossa esitettyä tehtäväkokonaisuutta tai osatekijää koskevasta lievästä laadun alituksesta annetaan yksi kirjallinen muistutus, joka ei johda sanktioon. A-ryhmän sanktio Jos urakoitsija tekee poikkeamaraportin määräajassa, määrätään sanktio A-ryhmän mukaan. B-ryhmän sanktio Jos tilaaja ei saa todetusta laadun alituksesta poikkeamaraporttia määräajassa, määrätään sanktio B-ryhmän mukaan. Vakava laiminlyönti työsuorituksessa johtaa suoraan B-ryhmän mukaiseen sanktioon ilman sitä edeltävää muistutusta. Vakavan laiminlyönnin tapauksessa poikkeamaraportin teko ei alenna sanktiota A-ryhmään. Vakavaksi laiminlyönniksi katsotaan seuraavat tilanteet: Työsuunnitelmassa esitettyä hoitokalustoa ei käytetä vaikeissa keliolosuhteissa luvatussa laajuudessa. Urakoitsija ei ryhdy viipymättä toimenpiteisiin korjatakseen liikenneturvallisuutta vaarantavan laadun alituksen tai puutteen. Lumisyvyys ylittää 7 cm eikä töitä ole aloitettu tehtäväluettelon mukaisesti. Vaadittu toimenpideaika ylittyy yli kaksinkertaisesti. Liukkaudentorjuntamateriaalin poistotyössä pölyämistä ei ole estetty riittävällä vesikastelulla. Työturvallisuuspuutteet (liikenteenohjaus, varoitusvaatetusta ei käytetä, henkilökohtaisten suojainten käytön laiminlyönti). C-ryhmän sanktio Määräpäivän ylitys Tilaaja voi määrätä viivästyssakon, jos hiekannosto tai jokin muu työsuoritus on tekemättä sovittuun määräpäivään mennessä. Viivästyssakon suuruus on 8 000 euroa alkavalta myöhästymisviikolta ja sen perintä ei edellytä muistutuksen antamista. Jos urakoitsijan voidaan todeta laiminlyöneen ko. tehtävät, on tilaajalla tehtäväkohtaisen sakon perimisen lisäksi oikeus teettää työ ulkopuolisella ja periä syntyneet kustannukset urakoitsijalta täysimääräisinä.
8 (9) Tehtävän keskeytyminen Mikäli määräpäivän ylityksestä seuraa, että kyseistä tehtävää ei voida suorittaa loppuun, määrätään tehtävän keskeytymisen johdosta 15 000 euron sanktio. Tehtävän keskeytymisestä johtuva sanktio määrätään kyseisen tehtävän määräpäivän ylityksestä mahdollisesti jo määrättyjen sanktioiden lisäksi. Tällaisessa tapauksessa määräpäivän ylityksestä perittävän sakon aika määräytyy tehtävän alkuperäisen määräajan ja tehtävän lopullisen keskeytymisen välisen ajan perusteella. Tehtäviä joihin tehtävän keskeytymisen johdosta määrättävää sanktiota voidaan soveltaa, ovat esimerkiksi viheralueiden keväinen hiekoitushiekan poisto ja ennen talventuloa välttämättä tehtäväksi katsottavat kasvien hoitotoimenpiteet. Hallinnolliset laiminlyönnit Jos urakoitsija laiminlyö sopimusasiakirjojen mukaista velvollisuuttaan: pitää yhteyttä tilaajan nimettyyn edustajaan ylläpitää asukaspalautteen vastaanottojärjestelmää laiminlyö seuraavia urakkasopimuksen luvun 13 mukaisia velvollisuuksiaan olla yhteydessä viereisten alueiden urakoitsijoihin töiden yhteensovittamiseksi avustaa viranomaistehtävissä toteuttaa urakka-alueella katuverkon ja sen laitteiden tilan tarkkailua Määrätään ensimmäisestä laiminlyönnistä kirjallinen muistutus ja sen jälkeisistä laiminlyönneistä määrätään 3 000 euron sanktio. Asiakirjamerkintöjen virheellisyys Mikäli urakoitsijan toimintaraporteissa tai päiväkirjoissa on havaittu tosiasioita vastaamattomia tietoja, on tilaajalla oikeus määrätä välittömästi urakoitsijalle 20 000 euron sanktio sekä vaatia urakoitsijan vastuuhenkilön vaihtoa. Kirjallisten muistutusten ja sanktioiden vanheneminen Kirjalliset muistutukset ja sanktiot ovat voimassa niiden antamista koskevan kesä-/talvikauden ajan. Kun kahdesti vuodessa pidettävät katselmukset, joissa kesä-/talvikauden työt todetaan suoritetuksi on pidetty ja katselmuksessa todetut puutteet on korjattu katsotaan kyseistä kautta koskeneet kirjalliset muistutukset ja sanktiot vanhentuneiksi. Oikeus urakoitsijan vastuuhenkilön vaihtoon Tilaajalle syntyy oikeus harkintansa mukaan vaatia urakoitsijan vastuuhenkilö vaihdettavaksi, jos koko urakkaan on määrätty kymmenen sanktiota yhden kesä-/talvikauden kuluessa. Tämä oikeus tilaajalla on myös asiakirjamerkinnöissä havaittujen virheellisten tietojen perusteella.
9 (9) SANKTIOIDEN SUURUUS Sanktiot määrätään ja niitä seurataan seuraavan tehtäväkokonaisuusjaottelun mukaisesti: A-ryhmä B-ryhmä C-ryhmä 1 Talvihoito 3 000 8 000 2 Kesähoito 3 000 8 000 3 Viherhoito 2 000 6 000 4 Puhtaanapito 2 000 6 000 5 Määräpäivän ylitys* 8 000, alkavalta viikolta 6 Tehtävän keskeytyminen* 15 000 7 Hallinnollinen laiminlyönti 3 000 8 Asiakirjamerkintöjen virheellisyys* 20 000 9 Työturvallisuuspuutteet 3 000 * sanktio annetaan ilman erillistä muistutusta