Tervetuloa oikeudellisen riskienhallinnan ihmeelliseen maailmaan! Pakkauslista matkalle: 1) Tilinpäätös. Sieltä näet missä yrityksessäsi liikkuvat suurimmat rahaerät ja on merkittävin varallisuus. 2) Riskikartta. Se auttaa käymään järjestelmällisesti läpi erilaisia oikeussuhteita. 3) Lakimies, joka ymmärtää liiketoimintasi ja pystyy kertomaan neuvojensa taloudelliset vaikutukset. Hän voi kertoa miten merkittäviä riskejä erilaisiin asioihin liittyy sekä miten asioita voidaan ratkaista. 4) Aloita kokonaisuudesta. Valmista ei tule koskaan, eikä yhdessäkään yrityksessä ole kaikki paperit viimeisen päälle. Kokonaisuuden hahmottamisen jälkeen toimenpiteet osataan kohdistaa olennaisimpiin asioihin. 5) Noudata riskienhallinnan prosessia. 1) riskien kartoitus ja tunnistaminen, 2) riskien merkittävyyden arvioiminen (Kts. oheinen tähtiluokitus), 3) toimenpiteiden valinta ja seuraavalla kierroksella 4) kokemuksista oppiminen. 6) Tee oikeudellisesta riskienhallinasta osa yrityksesi johtamista. Prosessin toistamiselle sopiva rytmi on vuosi. Budjetoi kustannus. Mikä on oikeasti olennaista liiketoimintasi kannalta? Anna matkakohteille tähtiluokitus! Riskin taloudellista merkitystä liiketoiminnalle kannattaa arvioida neljällä kriteerillä: Liiketoimen taloudellinen intressi Liiketoimen vahingonkorvaus- tai sanktioriski Liiketoiminnan häiriöriski Maineriski Esimerkit tähtien perustelemisesta: Työsuhteiden taloudellisen intressin voi tarkistaa tuloslaskelmasta henkilöstökulujen kohdalta tai yksittäisen työntekijän osalta työsopimuksesta. Vahingonkorvausriski voi olla työsuhteen laittomasta päättämisestä johtuva velvollisuus maksaa 12 kuukauden palkka ilman vastaavaa työpanosta. Sanktioriskiä edustaa veronkorotus, joka voi liittyä esimerkiksi noudatettuun matkakorvauskäytäntöön. Verkkokaupan ylläpitosopimuksen liiketoiminnalle aiheuttama häiriöriski on ratkaisevasti merkittävämpi silloin kuin verkkokauppa on ainoa myyntikanava verrattuna tilanteeseen, jossa verkkokauppa vain tukee kivijalkamyymälää. Maineriskin osalta voi kysyä esimerkiksi, miten merkittävä vaikutus yhtiön rekrytointimahdollisuuksiin olisi laittoman irtisanomisen julkitulolla. Oikeudellisia riskejä rajataan 1) Yritysmuodon ja -rakenteen valinnalla 2) Henkilöstön koulutuksella ja motivoinnilla 3) Sopimuksilla ja muulla dokumentoinnilla 4) Vastuuvakuutuksilla Oppaan vinkki: Pyydä matkaoppaaksi Legal Risk Manager. Hän on lakimies, joka on erikoistunut liiketoiminnan päätöksenteon tukemiseen ja yrityksen oikeudellisten riskien hallintaan.
Linea Uno: Henkilökohtaiset vastuut Yritysmuoto Nyrkkisääntönä voi pitää, että liiketoiminta kuuluu osakeyhtiöön. Ammattia voi harjoittaa toiminimellä tai henkilöyhtiöllä. Toiminimen tai henkilöyhtiön taseesta voi tarkastaa lyhytaikaisten velkojen määrän. Todennäköisesti niiden arvon verran kalliimmaksi tulee yrittäjälle konkurssin tekeminen ilman osakeyhtiötä. Yritysrakenne Laajempaa liiketoimintaa ja omistuksia voi jakaa useaan yhtiöön. Tästä näkökulmasta konsernissa alimmaksi kuuluu riskialttein liiketoiminta ja emoyhtiöön pienimmän riskin toiminta. Useaan yhtiöön toiminnan jakaminen voi tulla ajankohtaiseksi muun muassa kiinteistöjen ja liiketoiminnan eriyttämiseksi tai kun yrityksellä on kansainvälistä kauppaa. Keskinäisessä kiinteistöyhtiössä on syytä miettiä veroetujen ohella millaisia vuokrasopimusvastuita ottaa henkilökohtaisesti. voi tulla, jos johto rikkoo yhtiöjärjestystä tai osakeyhtiölakia. Osakeyhtiön hallituksessa ei saisi olla muodollisia jäseniä vaan vain todelliset päätöksentekijät, joiden on syytä tuntea perusasiat omistajan, hallituksen ja toimitusjohtajan työnjaosta sekä vastuista. Johdon rikosvastuu Yritysmuodosta riippumatta yrittäjä tai muu yrityksen johdossa toimiva voi syyllistyä yrityksen puolesta toimiessaan rikokseen. Talousvaikeuksissa olevassa yrityksessä riski on korostunut. Esimerkiksi velkojansuosintaan tai verorikkomukseen riittää väärien velkojen maksaminen samalla kuin osa velkojista jää nuolemaan näppejään. Velkojen vakuudet ja takaukset ovat yksi tapa henkilökohtaisen taloudellisen riskin ottamiseen. Yleensä suorat pankille annetut takaukset ymmärretään hyvin ja niissä on euromääräinen katto. Sen sijaan monimutkaisempia ovat yritysten toisilleen antamat lainat, takaukset ja vakuudet, jotka osakeyhtiölain vastaisina voivat johtaa myös henkilökohtaisiin vastuisiin. Työkaluja: -Yritysmuodon valinta -Yritysrakenteen valinta -Hallituksen- ja toimitusjohtajan vastuukysymysten osaaminen -Takausvastuiden rajaus -Johdon vakuutukset Hallituksen jäsenet ja toimitusjohtaja Osakeyhtiön johto voi joutua henkilökohtaiseen vastuuseen yhtiön taloudellisista menetyksistä, jos he ovat toimineet huolimattomasti. Muille tahoille, kuten velkojille tai osakkeenomistajille vastuu Oppaan vinkki: Varmista selusta, jos rahat eivät riitä kaikkiin maksuihin. Verorikkomussääntö määrää maksujärjestyksen talousvaikeuksissa: 1) palkat, 2) verot ja eläkemaksut ja 3) muut.
Linea Due: Omistus ja päätösvalta Omistajien erimielisyydet ovat hyvin vakava uhka liiketoiminnalle. Ainoastaan osakassopimuksessa voidaan sopia ennakolta siitä, että tietyssä tilanteessa osakkaan on luovuttava omistuksestaan. Tällaisia tilanteita voivat olla yhtiössä työskentelyn päättyminen, pääosakkaan päätös myydä omat osakkeensa tai erilaiset ristiriitatilanteet. Yhdessä liiketoimintayhtiötä perustavien olisi omistuksen lisäksi tärkeä keskustella ja sopia ainakin yrityksen tavoitteista, työpanoksista ja rahan käytöstä (osingot, investoinnit jne.). Pienen yhtiön osakassopimus voi mahtua yhdelle A4:lle kun toisinaan, tyypillisesti pääomasijoittajien mukana ollessa, tarvitaan kymmenien sivujen monimutkaisia ehtoja oikean tasapainon saavuttamiseksi. Omistusmuutosten rajoittaminen Yhtiöjärjestyksen suostumuslausekkeella voidaan rajata osakkeiden luovuttamista (=myynti, vaihto tai lahja) ja lunastuslausekkeella varata etuosto-oikeus. Lunastuslauseke ei kuitenkaan anna oikeutta ostaa ennen kuin osake on vaihtanut omistajaa. Osakassopimusta nämä eivät korvaa. Avioero ja liiketoiminta On varsin tavanomaista, että yrittäjän merkittävin varallisuus on liiketoimintayhtiö. Avioerossa voi joutua ottamaan velkaa maksaakseen entiselle puolisolle hänen laskennallisen osuutensa yhtiövarallisuudesta. Vielä kiusallisempaa on se, että yhtiökumppanin entinen puoliso tulee avioeron yhteydessä yrityksen omistajaksi. Näiden tilanteiden varalta voidaan tehdä avioehtosopimus, joka koskee vain kyseisen yhtiön osakkeita. Osakkaan sairastuminen Osakkaan sairastuessa tai kuollessa päätöksenteko voi lamaantua. Varautua voi muun muassa edunvalvontavaltakirjalla ja testamentilla. Näistä edunvalvontavaltakirjalla annetaan toiselle henkilölle päätösvaltaa oman vakavan sairastumisen tai onnettomuudessa loukkaantumisen sattuessa ja testamentilla voidaan ohjata kuoleman jälkeen tapahtuvia asioita. Työkaluja -Osakassopimus -Yhtiöjärjestys -Avioehtosopimus -Testamentti -Edunvalvontavaltakirja Oppaan vinkki: Osakassopimus on tiukan paikan tullen yrityksen tärkein sopimus. Sieltä pitäisi löytyä vastaus, kuka myy, kenelle ja millä hinnalla?
Linea Tre: Riskienhallinta päätöksenteossa Liiketoiminnan muutokset Liiketoiminnan suuntaa muutettaessa, laajennettaessa tai supistettaessa on huomioitava monia näkökulmia parhaiden vaihtoehtojen löytämiseksi. Ainakin huomioitavia ovat myynnin, verotuksen, hallintokustannusten, henkilöstön ja riskienhallinnan näkökulmat. Riskienhallintaan kuuluvat olennaisena osana mahdollisuudet. Vaihtoehtojen heikkouksia vertailtaessa nähdään myös niiden vahvuudet. Päästään valitsemaan taloudellisesti paras. Työkaluja: -Verosuunnittelu -Juridiikan näkökulma päätöksenteossa -Riskienhallinta-ajattelu Omistajanvaihdokset Sukupolvenvaihdoksen tai yrityskaupan toteutustapa vaikuttaa ratkaisevasti taloudelliseen lopputulokseen. Ostetaanko kohdeyritys liiketoimintakauppana vai osakekauppana voi verotuksen vuoksi tarkoittaa 50 %:n eroa kauppahinnan maksamiseen lopulta tarvittavissa tuloissa. Sama valinta vaikuttaa ratkaisevasti siihen millaisia vastuuriskejä ostettavan liiketoiminnan mukana tulee. Yritysosto onkin investointi, jossa asiantuntijaan satsaaminen maksaa itsensä takaisin moninkertaisesti. Matkaoppaan lisäarvo Liiketoiminnan päätöksenteossa liikejuristilla on mahdollisuus tuottaa suurin lisäarvo liiketoiminnalle. Alusta alkaen voidaan päästä verotuksen-, vastuiden-, bisneksen suojaamisen ja sopimuskäytäntöjen kannalta parhaaseen toimintamalliin. Bisneksen suojaaminen Suojataanko tuotetta tai palvelua sopimuksin, tavaramerkkirekisteröinnillä tai patentilla ulkomailla? Lähes joka liiketoimintaan on suojaustyökaluja olemassa. Oppaan vinkki: Liikejuridiikka on osa johtamista: ensin lasketaan eurot ja mietitään ihmisten käyttäytyminen, sitten sovitetaan pykälät ja paperit edellisten mukaan.
Linea Quattro: Asiakkuudet Asiakassopimukset ovat yrityksen tärkeimpiä sopimuksia. Koko liikevaihto perustuu asiakassopimuksiin. Sopimukset ovat kuitenkin vain yksi osa asiakkuuksiin liittyvää oikeudellista riskienhallintaa. Kaikissa tilanteissa omaa asiakassopimusta ei edes voida tehdä, vaan joudutaan käyttämään esimerkiksi isomman asiakkaan hankintasopimusta. Silloin korostuu muutoinkin tärkeä henkilöstön ymmärrys sopimusvelvoitteista. Sopimuksen aukkopaikkoja voidaan varmistaa vastuuvakuutuksilla. Hyvän asiakassopimuksen tunnusmerkkejä ovat: -Sopimuksen pitää sopia normaaliin myyntiprosessiin ja olla niin helppo tehdä, että tarpeellisten asioiden kirjaamista ei koeta taakaksi. -Sopimuksen luettuaan kumpikin osapuoli ymmärtää mitä sen perusteella tehdään. -Sopimuksessa on vastuut jaettu siten, että kummankin osapuolen riskit ovat oikeassa suhteessa sopimuksen taloudelliseen intressiin. -Sopimus ottaa huomioon toimialan ja kauppatavan erityislainsäädännön. Linea Cinque: Sopimukset Sopimuksia on loputtomasti erilaisia (vuokra-, ohjelmisto-, rahoitus- jne.). Kannattaa satsata sopimusmalleihin joita voi käyttää useasti (esim. työ-, asiakas- tai alihankintasopimus). Suhteuta ostettava lakipalvelu liiketoimen taloudelliseen intressiin. olennaisimpien asioiden poimimiseen, 500.000 euron kauppa = 5.000 euroa hyvään sopimukseen. Huomaa myös sopimuksen kriittisyys liiketoiminnan kannalta arvioitaessa tarpeellista dokumentointia. Esimerkiksi: 500 euron kauppa = ei lakimiestä, 50.000 euron kauppa = 500 euroa Työkaluja -Työntekijöiden koulutus ja motivointi -Asiakassopimukset -Vastuu-, kuljetus- ja tuotevakuutukset -Sopimuspolitiikka Oppaan vinkki: Rajaa vastuusi, mutta älä anna byrokratian pilata bisnestä. Dokumentaation pitää tukea kaupantekoa eikä hidastaa sitä.
Linea Sei: Henkilöresurssit Työsuhteet Työsuhteiden ehtoja määrittävät työsopimus, työehtosopimus ja työlainsäädäntö. Työsopimukset ovat niitä sopimuksia, joiden sopivuus on tarkastettava yrityskohtaisesti. Valitettavan tavanomaista on, että yrityksissä käytetään työsopimusmallia joka ei, esimerkiksi työaikojen osalta, vastaa noudatettua käytäntöä. Ristiriitatilanteessa sopimukseen kirjattu kuitenkin ratkaisee. Tärkeitä työsopimusehtoja ovat muun muassa koeaika, tarkoituksenmukainen irtisanomisaika, työaika, kilpailukielto avainhenkilöillä ja tekijänoikeuksista sopiminen luovaa työtä tekevien kanssa. Netistä osoitteessa www.tyosuojelu.fi löytyy perustietoa työsuhteisiin liittyvistä asioista ja malliasiakirjoja. Toimitusjohtaja ei ole työsuhteessa yhtiöön. Hänellä ei ole työaikaa eikä irtisanomissuojaa. Jos toimitusjohtajasopimuksessa ei ole sovittu irtisanomisajasta, hallitus voi erottaa toimitusjohtajan ja lopettaa palkanmaksun milloin tahansa. Vastaavasti toimitusjohtaja voi irtisanoutua ja lähteä harjoittamaan kilpailevaa toimintaa välittömästi, jos asiasta ei ole nimenomaisesti muuta sovittu. Toimitusjohtajasopimus on sekä yrityksen että toimitusjohtajan itsensä kannalta hyvin tärkeä sopimus. Osakeyhtiön hallituksen toimintaa kehittävissä kirjoissa sitä kutsutaan hallituksen kannalta tärkeimmäksi sopimukseksi. Alihankintasopimukset ovat ehdoiltaan selvästi vapaampia kuin työsopimukset. Työn laatu- ja aikataulukysymykset nousevat sovittaviksi asioiksi. Lisäksi kilpailutekijöitä on punnittava tarkasti; siirtyykö oma liiketoiminta alihankkijan tehtäväksi siinä määrin, että alihankkija voisi tarjota palveluaan suoraan loppuasiakkaalle ja millaisilla sopimusehdoilla tämä voidaan estää? Oman kysymyksensä ovat työsuhteen ja alihankinnan välimaastossa olevat tilanteet. Jos alihankkijalla on vain yksi toimeksiantaja ja alihankintasuhde on ehdoiltaan lähellä työsuhdetta, on riski että verohallinto pitää alihankintasuhdetta työsuhteena, josta seuraa erilaisia maksuvelvoitteita. Valvontavastuu On hyvä kysyä, onko yrityksen toimintamallit sellaiset, ettei yksittäinen ihmisen voi kavaltaa yrityksen varoja? Ovatko toimintamallit sellaiset, että työturvallisuusmääräykset ovat voimassa ja niitä noudatetaan? Entä, onko korruptio-, kilpailu- tai tullisääntöjen noudattamiseen annettu tarpeellinen koulutus, kannustus ja valvonta? Pahimmillaan näissä kaikissa on ainekset merkittävillä sanktiomaksuille ja jopa yritysjohdon rikostuomioille. Työkaluja: -Toimintamallin valinta: työntekijä vai ulkoistus -Sovellettavan TES:n tai työaikasäännösten valinta -Esimiesten kouluttaminen -Työsopimukset -Toimintamallien kehittäminen -Ohjeistukset ja seuranta erityiskysymyksistä Oppaan vinkki: Arjessa toimintakulttuuri voittaa aina paperit. Käräjillä paperit ratkaisevat. Huolehdi siksi, että kulttuuri, toimintaohjeet ja sopimukset ovat yhdenmukaiset.
Oppaan vinkki: Kun ihmiset ratkaisevat asian, bisnes kukoistaa. Kun sopimusteksti ratkaisee asian, bisnes hiipuu. Vakuutus ei ratkaise mitään, se vain paikkaa vahinkoa. Julkaisija: Verosi Oy, y-tunnus 2592645-9. Teksti: Jaakko Ranta. Kuvat: Tomi Tuominen. All rights reserved.