v. 2.2 [12.8.2013] 1 (8) SIIRTOSOPIMUKSEN LIITE 2. VAPA-palvelukuvaus v. 2.2 [12.8.2013] YLEISKUVAUS Arkistolaitoksen vastaanotto- ja palvelujärjestelmään VAPAan viranomaiset voivat tallentaa sähköisesti säilytettävää asiakirjatietoa. Palvelun tehtävänä on sähköisten asiakirjatietojen vastaanottaminen ja tietoturvallinen säilyttäminen sekä tähän liittyvien tukipalveluiden järjestäminen. Palvelua hyödyntämällä organisaatio voi siirtää sähköisten aineistojen säilytysvastuun itseltään arkistolaitokselle. VAPA sisältää seuraavat toiminnot: KÄYTETYT TERMIT Aineiston vastaanotto Aineiston säilyttäminen ja hallinnointi Raportointitoiminnot Aineiston käyttö palvelusta Palvelun perustehtävänä on vastaanotetun asiakirja-aineiston todistusvoimaisuuden, käytettävyyden ja eheyden ylläpitäminen. Palvelun käyttö on toistaiseksi mahdollista vain valtionhallinnon organisaatioille. Palvelun käyttö on maksutonta, mutta arkistolaitos voi periä voimassaolevan hinnaston mukaisesti korvauksia aineiston ylläpitoon tms. liittyvistä toimeksiannoista. Kaikki palvelumaksut on esitetty siirtosopimuksen liitteessä 4. Aineisto tarkoittaa viranomaisen tehtävien hoidossa kertyvää asiakirjatietoa, joka siirretään yhdessä tai useammassa vaiheessa VAPA-palveluun. Aineisto käsittää asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessissa tuotetun kokonaisuuden (metatiedot ja tiedostot). Aineiston käyttö tarkoittaa viranomaisen palveluun siirtämän aineiston noutoa takaisin siirtäneeseen tietojärjestelmään tai johonkin toiseen tietojärjestelmään. Aineiston käyttö voi olla uudelleenkäyttöä viranomaisen toiminnassa tai tietopalvelua eli tietojen antamista ulospäin kansalaisille, tutkijoille tai toisille viranomaisille. Siirtokokonaisuus tarkoittaa siirtävän organisaation tietojärjestelmästä palveluun siirrettävää aineistokokonaisuutta, joka noudattaa SÄHKE2-normissa kuvattua siirtorakennetta. Siirtäjä tarkoittaa palvelua hyödyntävää organisaatiota eli asiakasta. Siirtäjä on aina siirtosopimuksessa määritelty taho. Siirtäjä voi olla eri taho kuin se, joka teknisesti toteuttaa siirtämisen.
v. 2.2 [12.8.2013] 2 (8) SÄHKE2-normi sähköisten asiakirjatietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen. Arkistolaitoksen määräys (AL9815/07.01.01.00/2008), jonka määritysten mukaan siirtokokonaisuus muodostetaan. http://www.arkisto.fi/fi/palvelut/normit/maeaeraeykset/saehke2- maeaeraeys/ 1. PALVELUN KÄYTTÖÖNOTON EDELLYTYKSET Palvelun käyttöönoton edellytyksenä on: 1. Siirrettävällä aineistolla on arkistolaitoksen seulontapäätös aineiston pysyvästä säilytyksestä ja sen säilytysmuodosta. Päätöksessä määrätään siirrettävä aineisto pysyvästi säilytettäväksi yksinomaan sähköisessä muodossa. 2. Siirtävä organisaatio on tehnyt arkistolaitoksen kanssa siirto- ja säilytyssopimuksen, jossa sovitaan palvelun käyttöön liittyvistä vastuista ja velvoitteista sekä laaditaan suunnitelma siirrettävästä aineistosta eli ns. siirtosuunnitelma. Sopimus on aina organisaatio- ja tietojärjestelmäkohtainen. 3. Siirtäjä on testannut aineiston siirrettävyyden ja siirron palveluun siinä laajuudessa kuin arkistolaitos kussakin tapauksessa edellyttää. Siirtotestauksessa hyödynnetään arkistolaitoksen siirtotestauspalvelua. 4. Siirrettävän aineisto täyttää ne tekniset vaatimukset, jotka aineistolle on asetettu SÄHKE-normissa sekä kulloinkin voimassaolevassa siirto-ohjeessa. 2. AINEISTON VASTAANOTTO 2.1. Aineiston siirtäminen Aineiston siirrossa noudatetaan kulloinkin voimassaolevassa siirto-ohjeessa kuvattuja menetelmiä ja vaiheita. Palvelu tarjoaa siirtäjälle automaattisen vastaanottotoiminnon, joka tukee automaattista tiedonsiirtoa siirtäjän tietojärjestelmästä (siirtävä järjestelmä) palveluun (VAPAjärjestelmään). Arkistolaitos edellyttää, että siirtäjä sopii tarkoista siirtoajankohdista aina etukäteen Kansallisarkiston VAPA-henkilöstön kanssa. Mikäli siirtäjä automatisoi siirrot tapahtuvaksi esim. ajastetusti, tulee myös tästä sopia aina erikseen Kansallisarkiston VAPA-henkilöstön kanssa. Arkistolaitos pitää itsellään oikeuden päättää tarvittaessa siirtojen tarkoista ajankohdista. Arkistolaitos voi tarjota maksullisia tukipalveluita aineiston siirtämiseen liittyen (luku 9. Tukipalvelut).
v. 2.2 [12.8.2013] 3 (8) 2.2. Aineiston vastaanotto Palvelun vastaanottotoiminnallisuus tekee siirrettävälle aineistolle automaattisia sisällöllisiä tarkastuksia ennen kuin aineisto katsotaan vastaanotetuksi palveluun. Vastaanoton tarkastuksilla voidaan luotettavasti varmistua siitä, että siirrettävä kokonaisuus on siirtynyt palveluun muuttumattomana, ja että aineistolla on SÄHKE2-normin edellyttämät pakolliset metatiedot. Palvelun vastaanottotoiminto tuottaa kaikista onnistuneista ja epäonnistuneista siirroista raportin siirtäjän ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Tämän lisäksi raportit ovat luettavissa palvelun raportointiliittymän kautta. Mikäli vastaanotettavassa aineistossa havaitaan virhe, hylätään aina koko siirtokokonaisuus ja aineisto on siirrettävä palveluun uudestaan. Aineisto tulkitaan vastaanotetuksi vasta hyväksytyn vastaanottoprosessin jälkeen. Tällöin säilyttämisen vastuu siirtyy arkistolaitokselle ja siirtäjä voi halutessaan poistaa aineiston omasta järjestelmästään. 2.3. Siirron paluuraportti Palvelu tarjoaa siirtävälle järjestelmälle rajapinnan, jonka avulla siirtävä järjestelmä noutaa VAPA-järjestelmästä tiedon siirron onnistumisesta tai epäonnistumisesta. Siirron paluuraportin hyödyntäminen edellyttää, että rajapinnan kutsutoiminnot toteutetaan siirtävään järjestelmään. Siirtäneen järjestelmän on osattava tulkita paluuraportin sisältö ja suorittaa sen pohjalta tarvittavat toimenpiteet tietojärjestelmässä (esim. tilatietojen muuttaminen). Paluuraportti ei yksilöi erikseen siirrettyä aineistoa. 3. AINEISTON SÄILYTTÄMINEN JA HALLINNOINTI Palvelun perustehtävänä on vastaanotetun aineiston todistusvoimaisuuden, alkuperäisyyden, käytettävyyden ja eheyden ylläpitäminen. Palveluun siirrettyjen aineistojen omistajuus kuuluu siirtäneelle organisaatiolle siihen saakka, kunnes aineisto luovutetaan arkistolaitokselle erikseen tehtävällä luovutussopimuksella. Palvelussa käsitellään siirrettyä aineistoa luottamuksellisesti ja ainoastaan aineiston siirtäjällä on mahdollisuus päästä käyttämään aineistoa rajapintojen kautta. Palveluun siirretyn aineiston rakenteeseen ei tehdä VAPA-järjestelmässä muutoksia. Siirrettävän aineiston metatiedot ovat myös säilytettäviä objekteja, eikä metatietojen arvoille tehdä vastaanotossa muutoksia. 3.1. Aineiston ylläpito VAPA-järjestelmän ylläpitotoiminnallisuuden avulla Kansallisarkiston VAPAhenkilöstö seuraa, raportoi ja ylläpitää palveluun siirrettyä aineistoa ja niihin liittyviä hallinnollisia metatietoja. Ylläpidon avulla voidaan tarvittaessa siirtää ja/tai kopioida palvelussa säilytettävää aineistoa haluttuun kohteeseen.
v. 2.2 [12.8.2013] 4 (8) VAPA-järjestelmän ja aineiston käytöstä syntyvä lokitieto kerrytetään erilliseen lokijärjestelmään, josta voidaan todentaa sekä aineiston hallintaan että järjestelmän käyttöön liittyvät tapahtumat. 3.2. Metatietoarvojen muutokset Siirtäjä ei pääse muokkaamaan palveluun siirtämäänsä aineistoa tai sen metatietoja. Mikäli aineiston metatiedoissa ilmenee muutostarpeita, tulee asiakkaan ilmoittaa niistä Kansallisarkiston VAPA-henkilöstölle, joka voi suorittaa valikoituja metatietoarvojen muutoksia. Virheellisten metatietoarvojen toteaminen ja metatietoarvojen muutospyyntöjen esittäminen arkistolaitokselle on aina siirtäjän eli siirtäneen organisaation tai sen toimintaa jatkaneen organisaation vastuulla. Seuraavia SÄHKE2-metatietomallin mukaisia metatietoarvoja voidaan muokata palvelussa (numerointi SÄHKE2-metatietomallin mukaan): Julkisuusluokka (2.6.1) Salassapitoaika (2.6.2) Salassapitoperuste (2.6.4) Suojaustaso (2.6.5 ) Turvallisuusluokka (2.6.6) Henkilötietoja (2.6.7) Säilytysajan pituus (2.11.1) Säilytysajan peruste (2.11.2) Aineistoon tehtävät metatietoarvojen muutokset jakautuvat maksuttomasti tehtäviin ja maksullisiin muutoksiin: Lainsäädännöstä, viranomaismääräyksistä tai -ohjeista, arkistolaitoksen seulontapäätöksistä sekä aineiston muuttumisesta julkiseksi sen salassapitoajan päätyttyä johtuvat metatietoarvojen muutokset ovat maksuttomia. Virheellisten metatietojen muutoksiin liittyvät palvelumaksut perustuvat kulloinkin voimassaolevaan arkistolaitoksen hinnastoon ja ne on määritelty siirtosopimuksen liitteessä 4. Palveluun siirretään, ja siinä säilytetään, sekä julkisia että käyttörajoitettuja aineistoja. Palvelu säilyttää aineiston käyttörajoitustiedot ja valvoo niiden ajantasaisuutta siten, että aineiston salassapitoajan päättyessä VAPA-järjestelmä tulkitsee automaattisesti aineiston muuttuneen julkiseksi. 3.3. Raportointiliittymä Palvelun raportointiliittymä on selainpohjainen käyttöliittymä, jossa siirtäjä voi tarkastella kootusti erilaisia raportteja siirtämästään aineistosta. Raportit voidaan tuottaa pääsääntöisesti PDF, CSV- tai XML-muodossa. Joissakin raporteissa voidaan myös antaa parametreja (esim. aikarajaus), joiden mukaan raportti luodaan. Raportointiliittymästä siirtäjä voi tuottaa seuraavia raportteja siirtämästään aineistosta: Asioiden ja asiakirjojen lukumäärä sekä koko yhteensä Asioiden lukumäärä kuukausittain / vuosittain Asioiden lukumäärä tehtävittäin
v. 2.2 [12.8.2013] 5 (8) Epäonnistuneiden siirtojen raportit Onnistuneiden siirtojen raportit Virustarkistusten raportit 4. AINEISTON KÄYTTÖ Siirtosopimuksen mukaisesti siirtäjä vastaa palveluun siirtämänsä ja siellä säilyttämänsä aineiston käytöstä sekä aineistoon kohdistuvan tietopalvelun järjestämisestä eli tietojen antamisesta ulospäin muille viranomaisille, kansalaisille ja tutkijoille. Palvelu ei tarjoa toistaiseksi käyttäjille liittymää aineiston käyttöön, vaan tarjoaa rajapinnan, jota tietojärjestelmät voivat hyödyntää. Aineiston suorakäyttö VIRPA-rajapinta Palvelu tarjoaa siirtäjälle aineiston suorakäyttörajapinnan (VIRPA), jonka avulla siirtäjän on mahdollista noutaa palveluun siirtämiään aineistoja takaisin organisaation omaan tietojärjestelmään. VIRPA-rajapinnan hyödyntäminen edellyttää, että rajapinnan kutsutoiminnot toteutetaan siirtävään järjestelmään. VIRPA-rajapinnan hyödyntämisessä on seuraavat rajoitteet: VIRPA-rajapinta mahdollistaa vain aineiston noudon VAPA-järjestelmästä, ei aineiston palauttamista takaisin palveluun tai aineiston muokkaamista. VIRPA-rajapinta ei sisällä erillisiä hakutoiminnallisuuksia tai näiden tukea. Aineiston haku perustuu siirtävän järjestelmän omiin hakutoimintoihin ja sen säilyttämiin metatietoihin. VIRPA-rajapinnan käyttö edellyttää, että siirretystä aineistoista säilytetään siirtävässä järjestelmässä tietyt metatiedot, jotka on yksilöity tarkemmin VIRPA-rajapinnan sovellusohjeessa. VIRPA-rajapinta ei sisällä erillistä käyttöoikeushallintaa. Palvelusta noudettavan aineiston käyttöoikeudet perustuvat siirtävän järjestelmän omaan käyttäjä- ja käyttöoikeushallintaan. Ennen rajapinnan käyttöönottoa siirtäjän tulee testauksella varmistua, että käyttöoikeudet toimivat myös haettaessa aineisto VIRPArajapinnalla. VIRPA-rajapinnan käyttö rajautuu vain organisaation omaan aineistoon.
v. 2.2 [12.8.2013] 6 (8) 5. TEKNINEN YMPÄRISTÖ, VARMISTUKSET JA TIETOTURVA VAPA-järjestelmä toimii turvallisessa ympäristössä. VAPA-järjestelmä tehdään päivittäin varmuuskopiot, sisältäen erillisen varmuuskopion tietokannasta. Varmuuskopiot tallennetaan erillisille magneettinauhoille. VAPA-järjestelmän näkyvyys on rajattu siirtäville organisaatioille. Palvelulle suoritetaan säännöllisin väliajoin ulkopuolisten toimesta tietoturvatarkastuksia. Palvelun käytettävyyttä seurataan automaattisella valvonnalla. Palvelussa suoritetaan automaattista pääsyn valvontaa. Palvelun jatkuvan luotettavuuden varmistamiseksi sille on suoritettu tietoturvaauditointi korotetun tieturvatason mukaan ennen palvelun käyttöönottoa. Auditointeja tehdään säännöllisesti koko palvelun elinkaaren ajan. 6. PALVELUN KÄYTETTÄVYYS Palvelun seuraavat toiminnot ovat käytettävissä vuorokaudesta ja vuorokaudenajasta riippumatta 24/7 (lukuunottamatta huoltokatkoja): Aineiston siirto palveluun on käytettävissä 24/7. (Arkistolaitos edellyttää kuitenkin että siirtäjä sopii tarkoista siirtoajankohdista aina etukäteen Kansallisarkiston VAPA-henkilöstön kanssa.) VIRPA-rajapinnan hyödyntämisen eli palveluun siirretyn aineiston nouto palveluun on käytettävissä 24/7. Raportointitoiminnot on käytettävissä 24/7. Huoltokatkot ja niistä informointi: Palvelussa esiintyvistä huoltokatkoista pyritään tiedottamaan vähintään 5 päivää ennen suunniteltua katkoa, elleivät pakottavat syyt muuta edellytä. Palvelussa tehdään huoltotöitä keskimäärin noin kerran kahdessa kuukaudessa. 7. VAPA-tuki JA OHJEET Kansallisarkiston VAPA-henkilöstöön kuuluvat: VAPA-palvelupäällikkö, VAPAtuki sekä teknisiä asiantuntijoita. VAPA-palvelupäällikkö vastaa asiakkuuksista (siirtosopimukset, testauksen ja siirtojen aikataulut sekä ohjeistuksen ajantasaisuus). Tekniset asiantuntijat avustavat VAPA-tukea siirtoihin liittyvissä teknisissä kysymyksissä (mm. siirtopaketin rakenteeseen liittyvät kysymykset). VAPA-tuki vastaa siirtojen (siirtotestauksen sekä tuotantosiirtojen) teknisestä puolesta. VAPA-tuki toimittaa siirtäjälle lomakkeet palomuuriavauksen ja VAPAtunnusten tekemistä varten. VAPA-tuki toimittaa siirtäjälle myös siirto- ja raportointitunnukset ja sopii siirtäjän kanssa tarkat siirtoajankohdat ja määrät.
v. 2.2 [12.8.2013] 7 (8) Sovittuina siirtoajankohtina (testisiirto tai tuotantosiirto) VAPA-tuki seuraa siirtojen tilannetta. Kansallisarkiston VAPA-tuki toimii keskitettynä yhteydenottokanavana (Single point of contact). Siirtäjä ottaa aina ensiksi yhteyttä VAPA-tukeen, joka ohjaa kysymyksen tarvittaessa eteenpäin. Kaikki yhteydenotot VAPA-tukeen sähköpostilla: vapa-tuki@narc.fi 8. PALVELUAIKA JA PALVELUVASTE Palveluajan ja palveluvasteen määrittelyssä on sovellettu JHS-174 suositusta. VAPA-tuen normaali palveluaika on arkisin klo 8.30 16.00. Palvelupyyntöjen ja vikailmoitusten vasteaika tarkoittaa kussakin luokituksen kohdassa aikaa, jonka kuluessa Kansallisarkiston tulee ottaa asia käsiteltäväksi. Vasteaika alkaa normaalin palveluajan sisällä silloin kuin palvelupyyntö tai vikailmoitus on vastaanotettu ja päättyy siihen hetkeen, jolloin asian ratkaisu Kansallisarkistossa aloitetaan, jolloin VAPA-tuki kuittaa palvelupyynnön tai vikailmoituksen vastaanotetuksi. Vasteajan pituus riippuu palvelupyynnön tai vikailmoituksen kiireellisyysluokituksesta. LUOKITUS KUVAUS VASTEAIKA (palveluaikana) Kriittinen Vakava Ei vakava Lievä Koko palvelua tai sen keskeistä ja/tai kriittistä osaa koskeva ongelma, joka estää koko palvelun ja/tai sen keskeisen kriittisen osan käytön. Palvelun toimintoa tai ominaisuutta ei voi käyttää tai palvelun käyttö on muuten olennaisella tavoin häiriintynyt, Palvelun osa tai toiminto ei toimi sovitun mukaisesti ja aiheuttaa vähäisen häiriön palvelun toiminnon käyttöön, mutta toiminto voidaan viedä loppuun. Toiminnallinen häiriö tai palvelun toiminnallinen puute, jonka merkitys on vähäinen ja joka ei vaikuta palvelun normaaliin käyttöön. 4 h 6 h 2 työpäivää 5 työpäivää
v. 2.2 [12.8.2013] 8 (8) 9. TUKIPALVELUT Aineiston offline siirto Arkistolaitos voi tarjota tietyissä tapauksissa siirtäjälle maksullisena lisäpalveluna aineiston siirtoa offline medialla. Offline siirron edellytyksenä on yleensä, että kyse on tietojärjestelmästä toteutettavasta kertaluonteisesta siirrosta. Offline siirto edellyttää aina erillistä sopimista arkistolaitoksen kanssa. Offline medialla siirrosta veloitetaan arkistolaitoksen toteutuneen työmäärän mukaan arkistolaitoksen voimassaolevan hinnaston mukainen normaalin konsultoinnin tuntihinta. Siirtokokonaisuuden muodostamisen palvelu Arkistolaitos voi tarjota tietyissä tapauksissa siirtäjälle maksullisena lisäpalveluna siirtokokonaisuuden muodostamisen palvelua, mikäli kyse on tietojärjestelmästä toteutettavasta kertaluonteisesta siirrosta. Siirtokokonaisuuden muodostamisessa arkistolaitos tuottaa yhteistyössä siirtäjän kanssa siirtokokonaisuuden edellyttämän rakennetiedoston. Siirtokokonaisuuden muodostamisesta veloitetaan arkistolaitoksen toteutuneen työmäärän mukaan arkistolaitoksen voimassaolevan hinnaston mukainen vaativan konsultoinnin tuntihinta. Siirtotestauspalvelu Arkistolaitos tarjoaa siirtäjälle aineiston siirtotestauspalvelua, jolla voidaan todentaa siirtokokonaisuuden rakenteellinen oikeellisuus ja siirtävän tietojärjestelmän siirtotoiminnallisuuden oikea toimintatapa. Siirtotestauspalvelu on valtionhallinnon organisaatioille maksuton. Lisätietoja siirtotestauksen ohjeesta.