Klubin laatuprosessi Lite Klubikoordinaattorin opas
Hyvä klubin KLP-koordinaattori, Lions Clubs Internationalin henkilökunta on iloinen klubinne osallistumisesta Klubin laatuprosessin (KLP) Lite-versioon. KLP liittyy omaan klubiisi miten se palvelee, kommunikoi, kasvaa, säilyttää jäsenet ja kehittää johtajia. KLP on yksi nopeimmin kasvavista ja tärkeimmistä LCI:n aloitteista. KLP-ohjaajana harteillasi on kolme pääasiallista vastuuta: Valmistelut Toteutus Seuranta Tämän oppaan tarkoitus on auttaa sinua näissä jokaisessa tehtävässä. Saat johdannon KLP:hen, yleiskatsauksen workshopin neljästä vaiheesta ja kaikki tarvitsemasi materiaalit. Workshopin lopussa voit täyttää arviointilomakkeen, joka löytyy työkirjan lopusta. Kun LCI saa workshopin arvioinnin, klubille lähetetään KLP-lippumerkki. On tärkeää muistaa, että KLP on prosessi. Se ei lopu workshopin loppuessa. Jos esimerkiksi klubi saavuttaa KLP:ssä asetetut tavoitteet, silloin tulee asettaa uusia tavoitteita. Jos Paikkakunnan tarvearviointi -kyselyssä huomataan tarpeita paikkakunnalla, haluat jäsenten täyttävän kyselyn uudelleen säännöllisesti, jotta varmistatte tarpeisiin vastaamisen. Jos KLP on mielestäsi parantanut jäsenten tyytyväisyyttä, suorittakaa Klubin arvosanat -kysely uudelleen nähdäksenne onko näin käynyt. Voit järjestää KLP:n klubissa joka vuosi, jotta varmistat sen olevan matkalla kohti erinomaista klubia. Pyydämme sinua käyttämään aikaa tähän oppaaseen tutustumiseen ennen kuin workshop alkaa. Jos sinulla on kysyttävää tai tarvitset apua, ota yhteyttä omaan GMT- tai GLTkoordinaattoriin, DG-tiimin jäseneen tai jäsenohjelmien ja uusien klubien kehitysosastoon. Ystävällisin terveisin, Membership and New Club Development Department CEP@lionsclubs.org
KLP Lite -koordinaattorin opas SISÄLLYSLUETTELO Ohjelman yleiskatsaus...2 Klubin KLP-koordinaattorin vastuut...3-4 Valmistelut Toteutus Seuranta KLP-aikataulu...5 Ohjelman yleiskatsaus 6 Aktiviteettiopas 7-32 Vaihe 1: Miksi olemme täällä? Vaihe 2: Mikä tekee klubista erinomaisen? Vaihe 3: Miten voimme määritellä tarpeemme? Vaihe 4: Mitä voimme tehdä seuraavaksi? Workshopin arviointi klubin KLP-koordinaattorille...33-34 Loppuraportti ja lippumerkin hakulomake...35 Klubikoordinaattorin opas 1
KLUBIN LAATUPROSESSI YLEISKATSAUS Yleiskatsaus ohjelmaan Klubin laatuprosessi (KLP) on workshop-mallinen ohjelma, jossa parannetaan jäsenten kokemusta ja palvellaan paikkakuntaa paremmin. KLP-workshop voidaan järjestää kahdella eri tavalla: KLP Lite tai KLP Pro. KLP Pro on ohjaajan vetämä workshop ja KLP Lite on itsenäisesti suoritettava workshop, jossa klubin jäsen toimii koordinaattorina. Molemmissa tavoissa osallistuva klubi tutkii paikkakunnan tarpeita, analysoi jäsenten kokemuksia, tunnistaa klubin ja LCI:n resurssit ja kehittää toimintasuunnitelmia tulevaisuutta varten. Tässä yleiskatsauksessa käsitellään sekä KLP Pro että KLP Lite. Klubin laatuprosessi on neljävaiheinen prosessi, joka voidaan järjestää yhdessä - neljässä istunnossa. Workshopit soveltuvat pidettäväksi missä tahansa klubin yhteistapahtumassa, kuten jäsenkokouksessa. KLP:n osallistujat suorittavat useita harjoituksia työkirjassa, jonka voi ladata LCI:n verkkosivuilta tai tilata LCI:sta. Osana KLP:tä klubien tulee täyttää Paikkakunnan tarvearviointi ja Klubin arvosanat -kyselyt. Ohjaaja voi pyytää suorittamaan nämä tehtävät joko ennen workshopia, sen jälkeen tai sen aikana. Tässä nopea vilkaisu asioihin, joita laatuprosessiin osallistuva lion tulee suorittamaan workshopin aikana. Vaihe 1: Miksi olemme täällä? (45-60 minuuttia) Tunnistetaan lionien saavutukset Keskustellaan mitä klubi voi saada aikaan tulevaisuudessa Tunnistetaan paikkakunnan tarpeet Suunnitelkaa Paikkakunnan tarveanalyysin suorittamista Vaihe 2: Mikä tekee klubista erinomaisen? (75-90 minuuttia) Täytetään Klubin arvosanat -kysely Määritellään erinomaisen klubin ominaisuudet Tunnistetaan esteet erinomaisen klubin saavuttamiselle Analysoidaan klubin tehokkuutta parantavia asioita Vaihe 3: Miten voimme määritellä tarpeemme? (45-60 minuuttia) Käydään läpi Paikkakunnan tarvearviointi Käsitellään Klubin arvosanat -kyselyn tulokset Tunnistetaan klubin ja LCI:n resurssit Vaihe 4: Mitä voimme tehdä seuraavaksi? Asetetaan tavoitteet tulevaisuudelle Laaditaan toimintasuunnitelma tavoitteiden saavuttamiseksi (45-60 minuuttia) 2 Klubin erinomaisuusprosessi Lite
KLUBIN KLP-KOORDINAATTORIN VASTUUT Tehtävät 1. Käy läpi KLP Lite osallistujan työkirja ennen workshopia, jotta voit vetää harjoitukset ja keskustelut. 2. Päätä tulisiko klubin jäsenten suorittaa työkirjan tehtävät yksin, pareittain tai ryhmissä (tai joku yhdistelmä näistä) ennen workshopia tai sen aikana. Valmistelut 3. Täytä KLP Lite aikataulu jokaiselle vaiheelle. Tämä kannattaa ehkä tehdä klubikokouksessa jäsenten kanssa, jotta varmistetaan että he pystyvät osallistumaan ja noudattamaan eräpäiviä. Jos järjestätte workshopin yhden päivän aikana, klubin jäsenten tulee täyttää Paikkakunnan tarvearviointi ja Klubin arvosanat -kyselyt ennen workshopin alkamista. 4. Käy läpi workshopin yleiskatsaus, jotta tunnet workshopin tehtävät ja sitä tukevat materiaalit. 1. Korosta klubin jäsenille, että KLP on prosessi. Workshopissa tullaan kehittämään toimintasuunnitelmia ja niitä tulee jatkaa kunnes kaikki tavoitteet on saavutettu. Erinomaisuus vaatii jatkuvaa paikkakunnan tarpeiden, klubin tavoitteiden ja jäsenten tyytyväisyyden arviointia. 2. Opasta klubia näiden neljän vaiheen läpi workshopin aikana. Vedä osallistujien työkirjassa mainitut harjoitukset. Jäsenet voivat suorittaa harjoitukset yksin, pareittain tai ryhmänä. Toteutus (Löydät toteuttamisvinkkejä ja tehtäviä jokaisen vaiheen kohdalla.) Vinkki: Jotta jäsenet säilyttävät mielenkiintonsa, pyri olemaan lukematta tekstiä sana sanalta. Kannusta innostavaa keskustelua kysymällä avoimia kysymyksiä. 3. Anna jäsenille tarpeeksi aikaa suorittaa kaikki harjoitukset sekä keskustella ja vastata muiden jäsenten esittämiin kysymyksiin. 4. Seuraa jäsenten välisiä keskusteluja ja kiinnitä huomiota eleisiin. Ei-sanalliset viestit ovat tärkeä osoitus asenteesta ja mielenkiinnosta. KLP-koordinaattorina sinun roolisi on saada kaikki jäsenet osallistumaan harjoituksiin ja keskusteluihin sekä selvittää mahdolliset eteen tulevat erimielisyydet. 5. Kannusta työkalujen ja resurssien käyttöön, jotka mainitaan workshopin aikana. Muistuta myös jäsenille, että he eivät ole yksin suorittamassa klubin laatuprosessia. Piirin, maailmanlaajuisen jäsentyöryhmän, maailmanlaajuisen johtajakoulutusryhmän jäsenet ja LCI:n henkilökunta voivat kaikki auttaa ja antaa tukea tämän prosessin aikana. 6. Varmista, että workshop suoritetaan loppuun alle neljässä kuukaudessa, mikä tarkoittaa vähintään yhden vaiheen suorittamista per kuukausi. Tämä Klubikoordinaattorin opas 3
Tehtävät 1. Muistuta jäsenille, että KLP ei lopu kun workshop loppuu. Klubin tehtävänä on toteuttaa toimintasuunnitelmat kunnes tavoitteet on saavutettu. 2. Lähetä kopio klubin tavoitteista ja toimintasuunnitelmista piirin GMT- ja GLT-koordinaattoreille. He voivat auttaa ja antaa lisäresursseja klubin tavoitteiden saavuttamiseksi. Workshopin jälkeen Seuranta 3. Lähetä arviointilomake LCI:hin, jotta saatte klubin KLP-lippumerkin. Lippumerkki lähetetään klubin sihteerille tai klubivirkailijalle, jonka osoite on tiedossa LCI:ssa. 4. Varmista, että KLP:n edistymisraportit annetaan joka klubikokouksessa. 5. Pidä GMT- ja GLT-koordinaattorit ja DG-tiimi ajan tasalla edistymisestä ja raportoi mahdollisista haasteista. 6. Raportoi menestyksistä LCI:hin lähettämällä Jäsenyyteen liittyvä menestystarina LCI:n verkkosivulla kohdassa Jäsenten viestintä. 4 Klubin erinomaisuusprosessi Lite
KLP LITE AIKATAULU VAIHE WORKSHOPIN PÄIVÄMÄÄRÄ Vaihe 1: Miksi olemme täällä? Vaihe 2: Mikä tekee klubista erinomaisen? Vaihe 3: Miten voimme määritellä tarpeemme? Vaihe 4: Mitä voimme tehdä seuraavaksi? MUITA TÄRKEITÄ PÄIVÄMÄÄRIÄ TEHTÄVÄ ERÄPÄIVÄ Täytetään Paikkakunnan tarpeiden arviointi -kysely (Käytiin läpi vaiheessa 3) Täytetään Klubin arvosanat -kysely (Käytiin läpi vaiheessa 3) Täytä Koordinaattorin arviointi workshopista ja lähetä se LCI:hin (Löytyy tämän oppaan lopusta ja LCI:n verkkosivulta) Täytä Loppuraportti ja Lippumerkin pyyntölomake ja lähetä ne LCI:hin (Löytyy tämän oppaan lopusta ja LCI:n verkkosivulta) Lähetä kopiot tavoitteista ja toimintasuunnitelmista piirin GMT- ja GLT-koordinaattoreille (Klubin KLP-koordinaattori lähettää vaiheen 4 jälkeen) Lähetä oma KLP-workshopin menestystarinasi. Mene sivuille www.lionsclubs.org ja kirjoita sanat Lähetä tarinasi hakulaatikkoon. Klubikoordinaattorin opas 5
YLEISKATSAUS WORKSHOPIIN Workshopin vaihe Pääaihe käsitelty Klubin koordinaattorin tehtävät Vaihe 1 (45-60 minuuttia) Vaihe 2 (75-90 minuuttia) Vaihe 3 (45-60 minuuttia) Vaihe 4 (45-60 minuuttia) Paikkakunnan tarpeiden arviointi Klubin arvosanat Resurssien valitseminen Tavoitteiden tunnistaminen ja toimintasuunnitelmien kehittäminen Kerro miten KLP voi auttaa klubia Esittele osallistujille Paikkakunnan tarvearviointi -kysely (jos sitä ei täytetty ennen workshopia) Tunnista paikkakunnan tarpeet Tunnista ja keskustele erinomaisen klubin ominaisuuksista Määritä mitkä näistä ominaisuuksista ovat omassa klubissanne Keskustele mikä estää klubia saavuttamaan erinomaisuuden Täytetään Klubin arvosanat -kysely (tai määrää se tehtäväksi ennen vaihetta 3) Huomaa: Jos aiotte suorittaa KLP:n yhdessä päivässä, osallistujien tulee täyttää Paikkakunnan tarvearviointi ja Klubin arvosanat -kyselyt ennen workshopin alkua. Muussa tapauksessa molemmat pitää täyttää ennen vaihetta 3. Käsittele Paikkakunnan tarvearviointi ja Klubin arvosanat -kyselyjen tulokset Arvioi paikkakunnan tarpeet ja entiset/nykyiset palveluprojektit Tunnista klubin vahvuudet ja alueet, joita tulee parantaa Tunnista resurssit, jotka auttavat saavuttamaan erinomaisuuden Opasta osallistujia kehittämään tavoitteet ja toimintasuunnitelmat Sopikaa yhdessä toimintasuunnitelmat Toteuttakaa toimintasuunnitelmat klubina sen jälkeen kun workshop on päättynyt Vinkki: Käytä fläppitaulua antamaan klubille visuaalisen muistutuksen siitä, mistä on keskusteltu workshopissa. Teippaa fläppitaulun sivut huoneen seinille, jotta jäsenet voivat katsoa mistä on keskusteltu. Ehdotettuja materiaaleja Fläppitaulu Teline Tusseja Kyniä Paperia Tietokone/projektori Mikrofoni 6 Klubin erinomaisuusprosessi Lite
VAIHE 1 TEHTÄVÄ: MIKSI OLEMME TÄÄLLÄ? Vaiheen 1 tavoitteet: Määritellään miksi klubimme on täällä Keskustellaan mitä voimme saavuttaa Keskustellaan paikkakunnan tarpeista ja miten vastata niihin Harjoitus 1: Määritellään miksi klubimme on täällä 1a. Keskustellaan miksi olemme täällä Klubin laatuprosessi on suunniteltu auttamaan klubiamme saavuttamaan sen täyden potentiaalin parantamalla jäsenten kokemusta ja palvelemalla paremmin paikkakuntaa. On monia syitä siihen, miksi klubimme on päättänyt suorittaa tämän prosessin. Käy läpi alla listattuja syitä ja lisää listalle omia syitä. Oppia lisää ja toimia paremmin lioneina Vahvistaa paikkakuntaamme palvelun avulla Pitää hauskaa Antaa hätäapua ja vastata paikkakunnan tarpeisiin Harjoitus 1a Koordinaattorin tärkein tehtävä: Klubin jäsenten tulee ymmärtää miksi klubi osallistuu tähän workshopiin. Heidän tulee myös ymmärtää, että he ovat yksi monista KLP:hen osallistuvista klubeista. Vinkki koordinaattorille: Koordinaattorilla tulee olla positiivinen ja tukeva asenne koko workshopin ajan ja hänen tulee vastata yksittäisten jäsenten tai ryhmien huolenaiheisiin, joita tulee esiin workshopin aikana. Miten meidän klubimme voi siis saada jäsenet tyytyväisemmiksi ja paikkakunnan vahvemmaksi? Meidän pitää aloittaa esittämällä kysymyksiä siitä missä olemme klubina ja paikkakunnalla ja mitä voimme tehdä tulevaisuudessa molempien parantamiseksi. 1b. Listaa tavoitteet ja odotukset KLP Litelle Mikä on yksi tavoite tai odotus, joka teillä on klubin laatuprosessissa? Harjoitus 1b: Koordinaattorin tärkein tehtävä: Pyydä osallistujia listaamaan heidän tavoitteensa tai odotuksensa KLP-workshopista. Vinkki koordinaattorille: Henkilökohtaisten tavoitteiden kanssa on helpompi edistyä. Tämä on totta sekä klubin että ei-klubin asioissa. Klubikoordinaattorin opas 7
Harjoitukset 2a & 2b Koordinaattorin tärkein tehtävä: Pyydä osallistujia arvioimaan miten totta lausunnot 2a ja 2b -kohdissa ovat käyttämällä samaa mieltä/eri mieltä -taulukkoa alla. Harjoitus 2: Keskustellaan mitä voimme saavuttaa Harjoitus 2a: Keskustellaan mitä klubimme on saavuttanut ja mitä voidaan tehdä tulevaisuudessa Paikkakunnallamme on monia tarpeita ja meiltä odotetaan, että autamme vastaamaan tarpeisiin. On tärkeää, että katsomme huolellisesti palveluprojektejamme ja harkitsemme mitä vaikutusta jäsenillä on kykyymme suorittaa palvelua ja vastata tarpeisiin. Eri mieltä Samaa mieltä 1 2 3 4 5 6 f f f f f f f f f f f f Oletteko huomanneet: Klubinne antaman palvelun kasvua? Klubinne jäsenmäärän kasvua? Huomautuksia: Vinkki koordinaattorille: Harjoituksessa 2b jäsenten tulisi nähdä selvä suhde jäsenten tyytyväisyyden ja annetun palvelun välillä. Jäsenten tyytyväisyys johtaa onnellisempiin, terveempiin klubeihin, jotka säilyttävät jäsenet ja kutsuvat mukaan uusia jäseniä. Sekä tyytyväisyys että jäsenkutsut johtavat useampiin palvelua antaviin käsipareihin. Harjoitus 2b: Miettikää jos kaikki jäsenet olisivat erittäin tyytyväisiä jäsenyyskokemukseen. Kutsuisivatko useammat jäsenet muita mukaan? Kyllä Ei En ole varma Osallistuisivatko he useammin projekteihin ja kokouksiin? Kyllä Ei En ole varma Olisivatko jäsenet todennäköisemmin pidempään lionjäseninä? Kyllä Ei En ole varma Huomautuksia: 8 Klubin erinomaisuusprosessi Lite
Harjoitus 2c: Listatkaa 3-5 palveluprojektia, jotka klubimme on suorittanut viime vuoden aikana: 1. 2. 3. 4. 5. Harjoitus 2d: Miettikää nyt miten palveluprojektimme olisivat erilaiset, jos klubillamme olisi 10-20% enemmän jäseniä tänä vuonna: Mihin muihin tarpeisiin pystyisimme vastaamaan? Miten paljon enemmän rahaa voisimme kerätä? Harjoitus 2c Koordinaattorin tärkein tehtävä: Pyydä osallistujia listaamaan viimeisen vuoden aikana suoritetut palveluprojektit. Vinkki koordinaattorille: Anna klubin jäsenille tunnustusta näiden projektien suorittamisesta. Harjoitus 2d Koordinaattorin tärkein tehtävä: Pyydä osallistujia miettimään mitä he voisivat tehdä, jos klubilla olisi 10-20% enemmän jäseniä tänä vuonna. Vinkki koordinaattorille: Kun jäsenet harkitsevat eri mahdollisuuksia, he kuvittelevat ja suunnittelevat klubin tulevaisuutta. Miten paljon useampia ihmisiä voisimme auttaa? Mitä uusia palveluprojekteja voisimme toteuttaa, jos klubin jäsenmäärä kasvaisi? Klubikoordinaattorin opas 9
Harjoitus 3: Keskustellaan paikkakunnan tarpeista Harjoitus 3a Koordinaattorin tärkein tehtävä: Pyydä osallistujia tunnistamaan paikkakunnan tarpeet ja pyydä heitä kertomaan miten he tietävät näistä tarpeista. Vinkki koordinaattorille: Kun jäseniä pyydetään miettimään tarpeita, osoitat että paikkakunnalla on paljon tarpeita että siellä tarvitaan lionsklubia. Harjoitus 3a: Paikkakunnan tarpeisiin vastaaminen Listatkaa kolme tarvetta, joita meillä on paikkakunnalla: Tarve 1: Tarve 2: Tarve 3: Mistä tiedätte, että nämä tarpeet ovat olemassa? (Tiedättekö asian henkilökohtaisesti? Luitteko lehdestä?) Harjoitus 3b Koordinaattorin tärkein tehtävä: Pyydä osallistujia täyttämään Paikkakunnan tarvearviointi -kysely, jos he eivät ole vielä tehneet sitä. Vinkki koordinaattorille: Varmista, että kaikki jäsenet tietävät heidän roolinsa ja vastuunsa tarpeiden määrittämisessä ja että he tietävät milloin kyselyyn tulee viimeistään vastata. Määrittele KLP Lite aikataulu ja noudata seuraavalla sivulla annettuja vaiheita. Harjoitus 3b: Paikkakunnan tarveanalyysin suorittaminen Yksi tehokkaimmista tavoista olla enemmän esillä paikkakunnalla ja antaa tehokasta palvelua on kysyä paikkakunnan asukkailta mitä he tarvitsevat. Voimme tehdä tämän täyttämällä Paikkakunnan tarvearviointi -kyselyn. Paikkakunnan tarvearviointi -kysely on arvokas resurssi klubillemme, koska: Se antaa täydellisemmän kuvan paikkakunnasta kun vastauksia kerätään alueen eri johtajilta. Siinä ei kysytä pelkästään, mitä tarpeita paikkakunnalla on, vaan myös miten vastaajan mielestä tarpeet voitaisiin parhaiten täyttää. Siinä kysytään, onko tarvittavassa palvelussa aukkoja tai päällekkäisyyksiä. Se auttaa meitä paremmin arvioimaan antamaamme palvelua. Siinä kysytään, tiedetäänkö paikkakunnalla tarjotuista palveluista. Se vaatii klubiamme osallistumaan sekä arvion suunnitteluun että analysoimiseen. 10 Klubin erinomaisuusprosessi Lite
Klubikoordinaattorin opas 11
VAIHE 2 TEHTÄVÄ: MIKÄ TEKEE KLUBISTA ERINOMAISEN? Vaiheen 2 tavoitteet: Täytetään Klubin arvosanat -kysely Määritellään erinomaisen klubin ominaisuudet. Keskustellaan kompastuskivistä, jotka estävät erinomaisuuteen pääsemisen Koordinaattorin tärkein tehtävä 1a: Osallistujien tulee täyttää Klubin arvosanat -kysely. Tämä kysely on hyvä tapa kuunnella ja oppia jäsenten kokemuksista ja vastaukset voidaan antaa nimettöminä. Vinkki koordinaattorille: Keskustele miten jäsenet täyttävät Klubin arvosanat -kyselyn, jos he eivät ole tehneet sitä vielä. Täyttävätkö jäsenet kyselyn verkossa vai paperilla? Jos paperilla, kuka kerää kyselyt ja tekee yhteenvedon tuloksista? Jokaisen jäsenen tulee antaa valmis kysely koordinaattorille, joka laskee tulokset. Lisätietoja saa Hallintooppaasta (ME-15) tulosten laskemiseksi/yhteenvedon laatimiseksi. Tulosten analysoiminen ja laskeminen ovat tärkeitä tehtäviä. Se auttaa vastaamaan klubin jäsenten tunnistamiin ongelmiin. Huomaa: Vaikka klubi olisi järjestänyt Paikkakunnan tarvearviointi -kyselyn aikaisemmin, teidän tulisi käyttää tätä työkalua silloin tällöin (1-3 vuoden välein) ohjelmien ja annetun palvelun arvioimiseksi. Vaiheet Paikkakunnan tarvearviointi -kyselyyn vastaamiseen: Paikkakunnan tarvearviointi -kysely löytyy Osallistujan KLP-työkirjasta. Kyselyä käytetään, kun tapaatte jonkun paikkakunnan johtajan. Yksityiskohtaiset ohjeet kyselyyn vastaamiseen löytyvät itse Paikkakunnan tarvearvioinnista, mutta tässä mainitaan perusvaiheet: Vaihe 1: Esittele paikkakunnan tarvearviointityökalu TEHTÄVÄLISTA: TÄYTETÄÄN Klubin arvosanat -kysely Tulokset käsitellään koko klubin voimin vaiheessa 3 KLP Lite prosessissa. hallitukselle hyväksyttäväksi. Vaihe 2: Nimitä toimikunta, joka ottaa yhteyttä paikkakunnan johtajiin vastatakseen Paikkakunnan tarvearviointi -kyselyyn. Vaihe 3: Laadi kysely ja liitekirje. Vaihe 4: Päätä keneen paikkakunnalla tulisi ottaa yhteyttä. Vaihe 5: Harkitse yhteydenottamista henkilöihin, jotka olet tunnistanut. Vaihe 6: Analysoi kyselyn tulokset (vaiheessa 3). 12 Klubin laatuprosessi Lite
Vaihe 7: Kerro tuloksista klubin jäsenille (vaiheessa 3). Vaihe 8: Ota yhteyttä kyselyyn osallistuneihin. Koordinaattorin tärkein tehtävä 2a: Pyydä osallistujia kirjoittamaan ylös heidän ideansa klubin erinomaisuudesta ja vertaa näitä henkilökohtaisia ideoita erinomaisuuden ominaisuuksiin, jotka LCI on antanut harjoituksessa 2 b. Erinomaisuuden ominaispiirteet 1. Palveluhaluisuus 2. Hyvä viestintä 3. Vahva jäsenhankintasuunnitelma 4. Jäsenien säilyttäminen 5. Tehokas johtajuus ja klubitoiminta Eri mieltä Samaa mieltä 1 2 3 4 5 6 1. f f f f f f 2. f f f f f f 3. f f f f f f 4. f f f f f f 5. f f f f f f Klubikoordinaattorin opas 13
Koordinaattorin tärkein tehtävä 2c: Pyydä osallistujia kirjoittamaan ylös mitä he ajattelevat näiden ominaisuuksien tarkoittavan. Harjoitus 1: Miten Paikkakunnan tarvearviointi -kysely voi auttaa klubiamme? Harjoitus 1a: Kuunnelkaa jäseniä ja täyttäkää Klubin arvosanat -kysely Jäsenten kuunteleminen Klubin arvosanat -kyselyn kautta voi antaa klubille uusia ideoita ja tunnistaa alueita, joita pitää parantaa. Jokaisella jäsenellä on mahdollisuus kertoa omista huomioista ja mielipiteistä kun kaikki täyttävät Klubin arvosanat -kyselyn. Tämä kysely auttaa meitä arvioimaan paremmin klubimme toimintaa, kun korostamme vahvuuksiamme ja selvitämme miten parantaa klubin toimintaa. 14 Klubin laatuprosessi Lite
Harjoitus 2: Keskustellaan erinomaisen klubin ominaisuuksista Harjoitus 2a: Mikä tekee klubista erinomaisen? Kaikki lionit haluavat, että heidän klubinsa on mahdollisimman vahva ja terve. Haluamme kaikki muuttaa maailmaa palvelun kautta. Haluamme, että meidät tunnetaan paikkakunnalla siitä hyvästä työstä, jota teemme. Haluamme olla jäseninä erinomaisessa klubissa. Jotta voimme saavuttaa erinomaisuuden, meidän tulee ensin määritellä se. Listatkaa viisi ominaisuutta, jotka teidän mielestänne määrittelevät erinomaisen klubin: Harjoitus 2b: Miten erinomaisuus voidaan määritellä? Kirjoittakaa ylös LCI:n erinomaisen klubin ominaisuudet, jotka KLP-koordinaattori kertoo teille. Käyttäkää sen jälkeen seuraavaa taulukkoa ilmoittamaan onko klubissanne nämä ominaisuudet. 1. 2. 3. 4. 5. Klubikoordinaattorin opas 15
Harjoitus 2c: Katsotaan seuraavaksi näitä erinomaisuuden ominaisuuksia: Koordinaattorin tärkein tehtävä 3a: Jäsenten tulee päättää miten klubi vastaa juuri nyt näihin erinomaisuuden ominaispiirteisiin. Vinkki koordinaattorille: Muista korostaa klubin vahvuuksia ja onnittele jäseniä niiden saavuttamisesta. Mitä tarkoittaa olla palveluhaluinen? Mitä erinomaisuuden ominaisuuksia klubillamme on? Antakaa esimerkki ominaisuudesta klubissamme. Hyvän palvelun antaminen Hyvä viestintä Vahvan jäsenyysohjelman perustaminen Jäsenten säilyttäminen Tehokas johtajakoulutus ja klubitoiminta 16 Klubin laatuprosessi Lite
Miksi on tärkeää olla palveluhaluisia? Mikä estää meitä saavuttamaan kunkin ominaisuuden? Kuvailkaa klubimme kohtaamia esteitä. Koordinaattorin tärkein tehtävä 3b: Osallistujien tulee päättää onko olemassa esteitä erinomaisuuden saavuttamisessa. Vinkki koordinaattorille: Korosta, että jokainen klubin jäsen voi auttaa klubia pääsemään eroon esteistä ja siten muuttamaan esteet voimavaroiksi. Hyvän palvelun antaminen Hyvä viestintä Vahvan jäsenyysohjelman perustaminen Jäsenten säilyttäminen Tehokas johtajakoulutus ja klubitoiminta Klubikoordinaattorin opas 17
Koordinaattorin tärkein tehtävä 4a: Osallistujien tulee lyhyesti mainita miten he voivat saavuttaa erinomaisuuden ominaispiirteet. Vinkki koordinaattorille: Osallistujien tulee suorittaa Harjoitus 3 ja tuntea että he pystyvät saavuttamaan erinomaisuuden. Positiivisia muutoksia voidaan tehdä klubin ja jäsenten eduksi. Miten määrittelette hyvän viestinnän? Miksi on tärkeää, että klubillamme on hyvä viestintä? 18 Klubin laatuprosessi Lite
VAIHE 3 TEHTÄVÄ: MITEN VOIMME MÄÄRITELLÄ TARPEEMME? Vaiheen 3 tavoitteet: Käydään läpi Paikkakunnan tarvearviointi -kyselyn tulokset Käydään läpi Klubin arvosanat -kyselyn tulokset Mitä vahvan jäsenhankintaohjelman perustaminen mielestänne merkitsee? Miksi on tärkeää säilyttää nykyiset jäsenet? Koordinaattorin tärkein tehtävä 1a: Käsitellä erinomaisuuden ominaispiirteet. Yhteenvedon tarkoitus: Yhteenveto auttaa osallistujia lähtemään workshopista niin että heillä on selvä käsitys erinomaisuudesta ja miten se voidaan saavuttaa. Millaisia keinoja voimme käyttää jäsenten säilyttämiseen? Mitä tehokkaat johtamiskoulutusmahdollisuudet ja klubitoiminnot tarkoittavat? Koordinaattorin tärkein tehtävä 1b: Käy läpi Paikkakunnan tarvearviointi -kyselyn tulokset. Voit ehkä pyytää yhtä klubin jäsentä kirjoittamaan tarpeet fläppitaululle tai tietokoneelle, jotta kaikki jäsenet näkevät ne. Yhteenvedon tarkoitus: Lionit pystyvät paremmin vastaamaan paikkakunnan tarpeisiin, koska Paikkakunnan tarvearviossa on esitelty ideoita. Klubikoordinaattorin opas 19
Vinkki koordinaattorille: Klubin tulee asettaa tarpeet tärkeysjärjestykseen. Tehtävät, joita voidaan suorittaa heti ja ne tuottavat tuloksia nopeasti pitää hoitaa ensin. 20 Klubin laatuprosessi Lite
Harjoitus 3: Tunnistetaan omat vahvuutemme ja syyt, jotka estävät erinomaisuuden Harjoitus 3a: Mitkä ovat meidän klubimme vahvuudet? Klubillamme on monia syitä olla ylpeä. Mietitään ryhmänä mitä näistä erinomaisuuden ominaisuuksista näemme klubissa. Antakaa myös esimerkkejä. Koordinaattorin päätehtävä 1c: Käsitellään Klubin arvosanat tulokset. Yhteenvedon tarkoitus: Lionit pystyvät paremmin vastaamaan jäsenten tarpeisiin käsittelemällä tulokset Klubin arvosanat -kyselystä. Klubikoordinaattorin opas 21
Harjoitus 3b: Mikä estää klubiamme saavuttamaan erinomaisuuden? Koordinaattorin tärkein tehtävä 2a: Keskustelkaa resursseista, joita klubi voi käyttää klubin jäsenten tarpeisiin vastaamiseksi. Kaikki klubit kohtaavat haasteita matkalla erinomaiseen toimintaan. Tärkeintä on tunnistaa nämä haasteet, jotta voidaan etsiä tapoja niiden ylittämiseen. Kirjoitetaan ryhmänä lista esteistä, jotka estävät klubiamme saavuttamaan erinomaisuuden. 22 Klubin laatuprosessi Lite
Harjoitus 4: Parannetaan klubin tehokkuutta Harjoitus 4a: Miten klubini voi parantaa sen tehokkuutta? Nyt kun olemme tutkineet syitä, jotka estävät meitä olemasta erinomaisia, mietitään tapoja korjata tilanne: Tapoja parantaa palveluprojekteja: TEHTÄVÄLISTA: TUTKITAAN olemassa olevia resursseja (ihmisiä tai materiaaleja) Mietitään miten ne voivat auttaa vastaamaan Paikkakunnan tarvearviointi ja Klubin arvosanat -kyselyissä esille tulleisiin asioihin. KÄYDÄÄN LÄPI olemassa olevat resurssit Päätetään miten klubi pystyy parhaiten käyttämään näitä resursseja. Vinkki: Voitte ottaa yhteyttä piirikuvernööritiimiin tai GMT/GLT-koordinaattoreihin avun saamiseksi näiden Tapoja parantaa viestintää: Tapoja parantaa jäsenkasvun ohjelmia: Tapoja parantaa jäsenten säilyttämistä: Klubikoordinaattorin opas 23
Tapoja parantaa johtajakoulutusta ja klubitoimintoja: Harjoitus 1: Käy läpi suoritetut tehtävät vaiheissa 1 ja 2. Harjoitus 1a: Käydään läpi erinomaisuuden ominaisuudet Ennen kuin aloitamme, katsotaan vielä erinomaisuuden viittä ominaisuutta kuten ne on kuvattu vaiheessa 3: Palveluhaluisuus Hyvä viestintä Vahva jäsenohjelma Jäsenien säilyttäminen Tehokas johtajakoulutus ja klubitoiminta Harjoitus 1b: Käy läpi Paikkakunnan tarvearviointi -kyselyn tulokset Kun olemme käsitelleet tulokset, vastatkaa seuraaviin kysymyksiin: Mitä tärkeitä tarpeita tunnistettiin Paikkakunnan tarvearviointi -kyselyssä. 24 Klubin laatuprosessi Lite
Valitse ( ) LCI:n verkkosivulla) PALVELUPROJEKTIEN MATERIAALIT Resurssi Kuvaus Löydä resurssi verkossa (kirjoita hakusanat hakulaatikkoon Paikkakunnan tarvearviointi (MK-9) Kysely paikkakunnan tarpeiden, ratkaisujen ja nykyisten palvelujen arvoimiseksi. Järjestetään 1-3 vuoden välein. Hakusana = MK9 Lionien oppimiskeskus Kurssi - Paikkakunnan palvelu Resurssit, jotka auttavat projektien asettamisessa tärkeysjärjestykseen. Opas projektin suunnitelman ja mainosmateriaalien luomiseksi. Hakusana = Lionien oppimiskeskus g Valitse Yhteisön palveleminen -kurssi. Käsittelee LCI:n hyväksyttyjen ohjelmien seitsemän luokkaa: Lions Clubs Internationalin hyväksytyt palveluohjelmat (IAD 223) Paikkakunnan palvelu Diabetestiedotus Ympäristönsuojelupalvelut Kuulo- ja puhetoiminta ja yhteistyö kuulovammaisten kanssa Kansainväliset suhteet Tilaisuudet nuorisolle Näönsuojelu ja yhteistyö sokeiden kanssa Hakusana = IAD-223 Klubiprojektien kehitysopas (TK-10) Vaihe vaiheelta etenevät ohjeet palvelun toteuttamiseksi ja mainostamiseksi. Hakusana = TK-10 Klubikoordinaattorin opas 25
Valitse ( ) VIESTINTÄMATERIAALIT Resurssi Kuvaus Löydä resurssit verkossa Syötä hakusana hakulaatikkoon sivulla www.lionsclubs.org) Lionien koulutuskeskuksen kurssi: PR-toiminta Laadi hissipuhe jolla voit kertoa ei-lioneille klubista. Opi miten saada media kiinnostumaan tapahtumistanne tai jäsenistänne. Hakusana = Lionien oppimiskeskus g Valitse PR -kurssi. PR:n lehdistötiedotteiden mallit Valitse klubin tapahtuma ja vastaava lehdistötiedotteen malli lähetettäväksi median edustajille. Hakusana = Esimerkki lehdistötiedotteesta TV- ja radiossa esitettävät julkiset tiedotukset (PSA) Katso esimerkkejä PSA-tiedotuksista ja lähetä linkit paikalliselle medialle. Hakusana = PSA Painetut mainokset Ladattavat sanomalehtimainokset paikalliselle medialle. Hakusana = Mainokset E-Klubitalo Ilmainen verkkosivujen pohja, jota klubi voi käyttää sen oman verkkosivun laatimiseen Hakusana = e-klubitalo 26 Klubin laatuprosessi Lite
Valitse ( ) Hakusana Jäseneksi ottamism Lionien perehdy Hakusana = mentorioh jelma Hakusana 2) Klikkaa KLUBIN KEHITTÄMISMATERIAALIT Resurssi Kuvaus Löydä resurssit verkossa Syötä hakusana hakulaatikkoon sivulla www.lionsclubs.org) Klubin arvosanat -ohjelma Klubin kyselylomake (ME-15b) auttaa jäseniä arvioimaan klubien kokouksia, jäsenkokemusta ja palvelua. Hallinto-opas (ME-15) auttaa klubeja arvioimaan heidän jäsentensä vastauksia. = ME-15 & ME-15B Lionien jäseneksiottamisohjelma (ME-22) ateriaalit uusille jäsenille. Hakusana = ME-22 tysohjelma Opas uusien jäsenten toivottamiseksi tervetulleiksi, perehdyttämiseksi ja kaikkien ottamiseksi mukaan. Hakusana = jäsenen perehdytys Lionien mentoriohjelma Opas miten saattaa yhteen kokeneet lionit uusien jäsenten kanssa. Virkailijoiden virkaanasettaminen Uusien virkailijoiden virkaanasettaminen. = LE-1 MyLCI:n verkkosivut Virkailijoiden koulutusta: Jäsenen lisääminen, erottaminen, siirtäminen ja uudelleen ottaminen. Miten katsoa laskutusta, päivittää klubin yhteystiedot ja perhejäsenten lisääminen perhejäsenyysohjelmaan. Erilaisten jäsenraporttien tulostaminen. 1) Klikkaa Toimita raportit LCI:n verkkosivulla (sijaitsee jokaisen sivun oikeassa yläkulmassa). Lionvirkailijat sisäänkirjautuminen. 3) Kirjaudu sisään tai luo käyttäjätunnus ja salasana aktiviteettien täyttämiseksi (listattu vasemmalla puolella). Klubikoordinaattorin opas 27
Valitse ( ) www.lionsclubs.org) Hakusana = Lions Clubs Internationali n foorumit tarjoaa useita esitelmiä Esitelmät Lionien johtajakoul 2) Klikkaa Kehitä Virkailijoiden virkaanasetta MyLCI:n verkkosivut JOHTAJAKOULUTUKSEN JA TEHOKKAAN KLUBITOIMINNAN MATERIAALIT Resurssi Kuvaus Löydä resurssit verkossa Syötä hakusana hakulaatikkoon sivulla Vaalipiirien aluefoorumit Osallistu johtamiskoulutuksen esitelmiin ja seminaareihin. Lionien oppimiskeskus Jäsenten moninaisuuden arvostamisesta Johtamiskoulutukseen ja Tavoitteiden asettamiseen, Lionien oppimiskeskus auttamaan uusia ja kokeneita klubivirkailijoita kehittämään heidän taitojaan. Hakusana = Lionien oppimiskeskus PowerPoint -kalvoja tavoitteiden asettamisesta, uusien klubien auttamisesta, palveluohjelmista, tehokkaista klubin jäsenyystiimeistä, jne. Hakusana = esitelmät utusinstituutit Opi lisää erilaisista johtajakoulutusinstituutin tarjoamista koulutusmahdollisuuksista. 1) Klikkaa Jäsenkeskus -valikkoa LCI:n kotisivulla johtamistaitoja. 3) Valitse Kehitysohjelmat. Virkailijoiden virkaanasettaminen minen pian nimittämisen jälkeen. Hakusana = LE-1 (Katso kuvaus MyLCI:sta Klubin kehittämismateriaalit -osiossa resurssilistalla.) (Katso kuvaus MyLCI:sta Klubin kehittämismateriaalit -osiossa resurssilistalla.) 28 Klubin laatuprosessi Lite
VAIHE 4 TEHTÄVÄ: MITÄ VOIMME TEHDÄ SEURAAVAKSI? Vaiheen 4 tavoitteet: Asetetaan tavoitteet Luodaan toimintasuunnitelmat Hyödynnetään mitä on opittu Koordinaattorin tärkein tehtävä 1a: Käy läpi tavoitteiden asettaminen ja esimerkit järkevistä tavoitteista. Vinkki koordinaattorille: Tavoitteet, jotka ovat tarkkoja, mitattavissa, toteutettavissa, realistisia ja aikaan sidottuja, ovat helpompia saavuttaa. Vinkki koordinaattorille: Vasemmalla olevat tavoitteet ovat esimerkkejä järkevistä tavoitteista. Klubi voi haluta käyttää näitä, muokata niitä tai luoda erilaiset tavoitteet sen pohjalta mitä on opittu KLP-workshopissa. Klubikoordinaattorin opas 29
Koordinaattorin tärkein tehtävä 1b: Pyydä osallistujia laatimaan tavoitteet, jotka vastaavat vaiheissa 1 & 2 löydettyihin parantamista vaativiin alueisiin. Onko olemassa tarpeita, joihin klubimme pystyy ja vastata? haluaa Parantamista vaativat alueet (vaiheesta 3) Tavoitelausunto Vinkki koordinaattorille: Klubin jäsenten tulee yhdessä asettaa tavoitteet tärkeysjärjestykseen. Mitkä tavoitteet voidaan toteuttaa ensin? Mitkä tavoitteet ovat luultavimmin saavutettavissa nopeimmin? Jos jäsenet näkevät, että tavoite toteutetaan nopeasti, heidän on helpompi edistyä ja saavuttaa muita tavoitteita. Mainittiinko yhtään klubin projekteista menestyksellisinä? Jos kyllä niin mitä se osoittaa? 30 Klubin laatuprosessi Lite
Mitä muuttaisitte klubimme nykyisissä hankkeissa, jotta täyttäisimme paikkakunnan tarpeet entistä paremmin? Koordinaattorin päätehtävä 2a: Pyydä jäseniä katsomaan alla olevaa toimintasuunnitelman mallia ja luomaan toimintasuunnitelmat, jotka perustuvat tavoitteisiin, jotka asetettiin harjoituksessa 1b. Mihin tärkeisiin tarpeisiin klubimme voisi alkaa vastaamaan välittömästi? KLP-TOIMINTASUUNNITELMA Mitä? Kuka? Resurssit? Milloin? Tulokset? Rekrytoi viisi uutta jäsentä Kaikki lionit Esitteet jaetaan 15. huhtikuuta Viisi ihmistä palauttaa hakemukset Klubikoordinaattorin opas 31
1. 2. Koordinaattorin tärkein tehtävä 3a: Päättäkää klubissa, mitkä tavoitteet ja vastaavat toimintasuunnitelmat ovat toteutettavissa. 3. 4. 5. Vinkki koordinaattorille: Tavoitteita ja toimintasuunnitelmia voidaan muokata pitkin vuotta. Jäsenten tulee pitää kirjaa heidän saavutetuista tavoitteistaan. He voivat myös pyytää heidän GMT/GLT-koordinaattoreilta, DG-tiimiltä ja muilta lioneilta ja LCI:lta apua tavoitteiden toteuttamisessa. TEHTÄVÄLISTA: TÄYTETÄÄN KLP-osallistujan kysely ja palautetaan se workshopin koordinaattorille. TOTEUTETAAN toimintasuunnitelma klubin tavoitteiden saavuttamiseksi. ANNETAAN tavoitteet ja toimintasuunnitelmat KLPkoordinaattorille ja piirin GMT/GLT-koordinaattoreille. Pyydämme apua tarvittaessa. KÄYTETÄÄN klubin, piirin ja LCI:n resursseja tavoitteiden saavuttamiseksi. MUOKATAAN tavoitteita tarpeen mukaan. VIITATAAN usein Paikkakunnan tarvearviointi jaklubin arvosanat -kyselyjen tuloksiin. JÄRJESTETÄÄN Klubin arvosanat -kysely uudelleen puolen vuoden kuluttua jäsenten tyytyväisyyden arvioimiseksi. JÄRJESTETÄÄN Paikkakunnan tarvearviointi silloin tällöin (1-3 vuoden välein), jotta huomaamme 32 Klubin laatuprosessi Lite
Harjoitus 1c: Käsitellään Klubin arvosanat -kyselyn tulokset Kun olette käsitelleet tulokset, pyydä osallistujia vastaamaan seuraaviin kysymyksiin: Mitkä kolme asiaa opimme klubin kyselystä? 1. 2. 3. Mitä vahvuuksia jäsenet tunnistivat klubissamme? WORKSHOPIN VALMISTELU/KOORDINAATTORIN ROOLI Väittämä Vahvasti eri mieltä Vahvasti samaa mieltä Sain tietoja hyvissä ajoin ennen workshopin järjestämispäiviä. 1 2 3 4 5 6 Ymmärsin workshopin tarkoituksen. 1 2 3 4 5 6 Ymmärsin oman roolini koordinaattorina. 1 2 3 4 5 6 KLP Lite koordinaattorin opas oli selvä ja 1 2 3 4 5 6 helppokäyttöinen. Olin mielestäni hyvin valmistautunut workshopiin. VAIHEET 1-4 Väittämä Vahvasti eri mieltä Vahvasti samaa mieltä Vaiheet olivat hyödyllisiä osallistujille. 1 2 3 4 5 6 Vaiheet oli helppo ymmärtää ja materiaalit käyttäjäystävällisiä. 1 2 3 4 5 6 Klubikoordinaattorin opas 33
WORKSHOPIN JÄLKEEN Väittämä Vahvasti eri mieltä Vahvasti samaa mieltä Klubillani on selvä käsitys mitä tarvitaan erinomaisuuden saavuttamiseksi. 1 2 3 4 5 6 Klubillani on (tai pystyy laatimaan) saavutettavat tavoitteet toiminnan kehittämiseksi. Klubillani on (tai se pystyy laatimaan) toimintasuunnitelmat tavoitteiden saavuttamiseksi. 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 Klubini tunnistaa nyt ne resurssit, joita se tarvitsee tavoitteiden saavuttamiseksi. 1 2 3 4 5 6 Uskon, että klubini tulee seuraamaan laadittuja suunnitelmia ja käyttämään olemassa olevia resursseja tavoitteiden saavuttamiseksi. 1 2 3 4 5 6 Mitä parannuskohteita kysely paljasti? Mitä klubimme voi tehdä vastatakseen parannusta vaativiin alueisiin? 34 Klubin laatuprosessi Lite
Harjoitus 2: Luetaan lisää resursseista, joita klubi voi käyttää tehokkuuden parantamiseksi Harjoitus 2a: Käsittele Klubin laatuprosessin resurssilista Lista löytyy Osallistujan resurssit -osiosta tämän työkirjan lopussa. Lista on täydellinen yleiskatsaus LCI:n resursseista, joita klubit voivat käyttää. Resurssit -listalla voitte valita haluamanne resurssit laittamalla rastin ruutuun. Kirjoittakaa ylös kaikki resurssit, jotka valitsitte Resurssit -listalta: LCI:n resurssien lisäksi teidän tulisi miettiä mitä klubin ja piirin tarjoamia resursseja voitte myös käyttää. Paikallisia resursseja voivat olla: Klubin tai piirin julkaisut lioneille ja ei-lioneille Lionien johtajat, kuten piirin GMT- ja GLT-koordinaattorit Kirjoittakaa ylös klubin tai piirin resurssit, jotka voivat auttaa klubiamme: Klubikoordinaattorin opas 35
Muistiinpanot
Muistiinpanot
Jäsenyys- ja uusien klubien kehittämisosasto 300 W 22nd St Oak Brook IL 60523-8842 USA www.lionsclubs.org Sähköposti: cep@lionsclubs.org Puhelin: 630-203-3845 KLP-3 FI 6/13