Klubin laatuprosessi Pro Osallistujan työkirja

Transkriptio

1 CLUB EXCELLENCE PRO PROCESS Klubin laatuprosessi Pro Osallistujan työkirja

2

3 KLP Pro Osallistujan työkirja Sisällysluettelo Yleiskatsaus ohjelmaan Vaihe 1: Miksi olemme täällä? PowerPoint-kalvot Vaihe 2: Mikä tekee klubista erinomaisen? PowerPoint-kalvot Vaihe 3: Miten voimme määritellä tarpeemme? PowerPoint-kalvot Vaihe 4: Mitä voimme tehdä seuraavaksi? PowerPoint kalvot Osallistujien resurssit Ryhmäharjoitukset (vaiheet 1-4) Paikkakunnan tarvearviointi (vaihe1) Klubin arvosanat -kysely (vaihe 2) Resurssilista (vaihe 3) Esimerkki toimintasuunnitelmasta (vaihe 4) Osallistujan arviointilomake workshopista Klubin laatuprosessi Pro

4 Hyvä KLP-workshopin osallistuja, Lions Clubs International on iloinen, että klubinne osallistuu Klubin laatuprosessiin (KLP). KLP liittyy omaan klubiinne - miten se palvelee, kommunikoi, kasvaa, säilyttää jäsenet ja kehittää johtajia. KLP on yksi nopeimmin kasvavista ja tärkeimmistä LCI:n aloitteista. Tämän oppaan tarkoitus on auttaa sinua näissä jokaisessa tehtävässä. Saat johdannon KLP:hen, yleiskatsauksen workshopin neljästä vaiheesta ja kaikki tarvitsemasi materiaalit. Workshopin lopussa voit täyttää arviointilomakkeen, joka löytyy työkirjan lopusta. Anna arviointilomake omalle workshopin vetäjälle. On tärkeää muistaa, että KLP on prosessi. Se ei lopu workshopin loppuessa. Kaikkien tulee tehdä töitä KLP:ssä asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi kauan sen jälkeen kun workshop on loppunut yhdessä muiden jäsenten, KLP-ohjaajan ja mahdollisesti piirin GMTkoordinaattorien kanssa. Jos esimerkiksi klubi saavuttaa KLP:ssä asetetut tavoitteet, silloin tulee asettaa uusia tavoitteita. Jos Paikkakunnan tarvearviointi -kyselyssä huomataan tarpeita paikkakunnalla, teidän tulee täyttää kysely uudelleen säännöllisesti, jotta varmistatte tarpeisiin vastaamisen. Jos näyttää, että KLP auttoi lisäämään jäsenten tyytyväisyyttä, täyttäkää Klubin arvosanat - kysely uudelleen, jotta näette mitä alueita on parannettu. Voitte järjestää KLP:n klubissa joka vuosi, jotta varmistatte sen olevan matkalla kohti erinomaista klubia. Otathan yhteyttä mikäli sinulla on kysymyksiä. Ystävällisin terveisin, Membership and New Club Development Department CEP@lionsclubs.org Klubin laatuprosessi Pro

5 Yleiskatsaus ohjelmaan KLUBIN LAATUPROSESSI Klubin laatuprosessi on workshop-mallinen ohjelma, jossa parannetaan jäsenten kokemusta ja palvellaan paikkakuntaa paremmin. KLP-workshop voidaan järjestää kahdella eri tavalla: KLP Lite tai KLP Pro. KLP Pro on ohjaajan vetämä workshop ja KLP Lite on itsenäisesti suoritettava workshop, jossa klubin jäsen toimii koordinaattorina. Molemmissa tavoissa osallistuva klubi tutkii paikkakunnan tarpeita, analysoi jäsenten kokemuksia, tunnistaa klubin ja LCI:n resurssit ja kehittää toimintasuunnitelmia tulevaisuutta varten. Tässä yleiskatsauksessa käsitellään sekä KLP Pro että KLP Lite. Klubin laatuprosessi on nelivaiheinen prosessi, joka voidaan järjestää yhdessä-neljässä istunnossa. Workshopit soveltuvat pidettäväksi missä tahansa klubin yhteistapahtumassa, kuten jäsenkokouksessa. KLP:n osallistujat suorittavat useita harjoituksia työkirjassa, jonka voi ladata LCI:n verkkosivuilta tai tilata LCI:sta. Osana KLP:tä klubien tulee täyttää Paikkakunnan tarvearviointi ja Klubin arvosanat -kyselyt. Ohjaaja voi pyytää suorittamaan nämä tehtävät joko ennen workshopia, sen jälkeen tai sen aikana. Tässä nopea vilkaisu asioihin joita laatuprosessiin osallistuva lion tulee suorittamaan workshopin aikana. Vaihe 1: Miksi olemme täällä? (45-60 minuuttia) Tunnistetaan lionien saavutukset Keskustellaan mitä klubinne voi saada aikaan tulevaisuudessa Tunnistakaa paikkakunnan tarpeet Harkitkaa paikkakunnan tarveanalyysin suorittamista Vaihe 2: Mikä tekee klubista erinomaisen? (75-90 minuuttia) Täytetään Klubin arvosanat -kysely Määritellään erinomaisen klubin ominaisuudet Tunnistetaan esteet erinomaisen klubin saavuttamiselle Analysoidaan klubin tehokkuutta parantavia asioita Vaihe 3: Miten voimme määritellä tarpeemme? (45-60 minuuttia) Vaihe 4: Mitä voimme tehdä seuraavaksi? (45-60 minuuttia) Käydään läpi Paikkakunnan tarvearviointi Käydään läpi Klubin arvosanat -kyselyn tulokset Tunnistetaan klubin ja LCI:n resurssit Asetetaan tavoitteet kullekin aktiviteetille Laaditaan toimintasuunnitelma tavoitteiden saavuttamiseksi Klubin laatuprosessi Pro

6 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 2 Tervetuloa klubin laatuprosessiin! Yleiskatsaus ohjelmaan Vaihe 1: Miksi olemme täällä? (45-60 minuuttia) Vaihe 2: Mikä tekee klubista erinomaisen? (75-90 minuuttia) Vaihe 3: Miten voimme määritellä tarpeemme? (45-60 minuuttia) Vaihe 4: Mitä voimme tehdä seuraavaksi? (45-60 minuuttia) Tunnistetaan lionien saavutukset Keskustellaan mitä klubinne voi saada aikaan tulevaisuudessa Tunnistakaa paikkakunnan tarpeet Harkitkaa paikkakunnan tarveanalyysin suorittamista Täytetään Klubin arvosanat -kysely Määritellään erinomaisen klubin ominaisuudet. Tunnistetaan esteet erinomaisen klubin saavuttamiselle Analysoidaan klubin tehokkuutta parantavia asioita Käydään läpi Paikkakunnan tarvearviointi Käydään läpi Klubin arvosanat -tulokset Tunnistetaan klubin ja LCI:n resurssit Asetetaan tavoitteet kullekin aktiviteetille Laaditaan toimintasuunnitelma tavoitteiden saavuttamiseksi Vaihe 1

7 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 4 Vaihe 1:n tavoitteet Kerro osanottajille, miksi olemme täällä Keskustellaan asioista joita lionit ovat saavuttaneet Keskustelkaa paikkakunnan tarpeista Keskustelkaa miten vastata näihin tarpeisiin Miksi olemme täällä? koska me palvelemme

8 koska meillä on hauskaa koska me annamme 100% koska me avaamme silmät

9 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 12 koska me annamme hätäapua me olemme täällä koska me olemme lioneita Miksi olemme täällä? Paikkakuntien tarpeet ovat yhä suuret Oletko huomannut : Palvelua annetaan vähemmän? Jäsenkasvu on pienentynyt? Paikkakunnalla on tarpeita, joihin ei vastata

10 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 15 Paikkakunnan tarpeet Ryhmäaktiviteetti Listaa kolme tarvetta paikkakunnalla. Esimerkki paikkakunnan tarpeista Mihin tarpeisiin ei olla vastaamassa? Mitä työkaluja klubi voi käyttää tarpeiden tunnistamiseen?

11 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 16 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 18 Paikkakunnan tarpeiden arviointi Arvioikaa ohjelmia ja palveluja, joita lionit tarjoavat paikkakunnalla. okäydään tulokset läpi vaiheessa 3 Mitä jos... Mitä jos... sinun klubissasi olisi 10 uutta jäsentä tänä vuonna, voisitteko: vastata useampiin tarpeisiin? kerätä lisää varoja? auttaa useampia ihmisiä?

12 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 19 Mitä jos... jäsenet olisivat 100% tyytyväisiä klubin toimintaan? Tekisivätkö he jotain seuraavista: pyytäisivät ystäviä mukaan? osallistuisivat useammin projekteihin ja kokouksiin? Vaiheessa 2 keskustelette erinomaisen klubin viidestä ominaispiirteestä. Kysymyksiä?

13 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 2 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 3 Vaihe 2 Vaiheen 2 tavoitteet Täytetään Klubin arvosanat -kysely Määritellään erinomaisen klubin ominaisuudet Keskustellaan kompastuskivistä, jotka estävät erinomaisuuteen pääsemisen Keskustellaan tavoista parantaa klubin tehokkuutta Jäsenten tyytyväisyyskyselyn tulokset Olisin halunnut osallistua vaivan arvoisiin hankkeisiin. Viestintä toimi huonosti klubissamme. Jokaiselle lionille pitäisi ilmoittaa kaikista klubin toiminnoista. Klubimme oli kutistunut varsin pieneksi ja uusien jäsenten hankkiminen oli vaikeaa, joten päätimme lopettaa sen. Klubini jäsenet eivät päästäneet muita jäseniä klubivirkailijoiksi. "Kuulin sattumalta, että minut otettaisiin virallisesti jäseneksi juhlatilaisuudessa. Kukaan ei kysynyt minulta asiasta tai kertonut siitä." CB1

14 Klubin arvosanat Klubin arvosanat Analysoi klubin vahvuudet ja heikkoudet Täytetään Klubin arvosanat -kysely LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 5 Erinomaisuuden ominaispiirteet

15 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 7 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 8 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 9 Erinomaisuuden ominaispiirteet 1. Palveluhaluisuus 2. Hyvä viestintä 3. Vahva jäsenkasvu 4. Jäsenien säilyttäminen 5. Tehokas johtajuus ja klubin toiminta Palveluhaluisuus Mitä palveluhaluisuus mielestäsi tarkoittaa? Miksi on tärkeää olla palveluhaluisia? Hyvä viestintä Mitä hyvä viestintä mielestäsi tarkoittaa? Miksi hyvä viestintä on tärkeää?

16 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 10 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 11 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 12 Vahva jäsenhankintaohjelma Mitä tarkoittaa, että klubilla on vahva jäsenhankintaohjelma? Miksi on tärkeää, että klubilla on vahva jäsenhankintaohjelma? Jäsenien säilyttäminen Miksi on tärkeää säilyttää nykyiset jäsenet? Miksi jäsenet haluavat pysyä klubissa? Tehokas johtajuus Mitä tehokas johtajuus mielestäsi tarkoittaa? Miksi johtajakoulutus on tärkeää klubissa? Tehokkaat klubitoiminnot Mitä tehokkaat klubitoiminnot mielestäsi tarkoittavat? Miksi on tärkeää, että klubissa on tehokkaat klubitoiminnot?

17 Ryhmäaktiviteetti Laatikaa lista asioista, jotka estävät erinomaisuuden. Mikä estää meitä Antamasta hyvää palvelua? Tuottamasta hyvää viestintää? Toteuttamasta vahvaa jäsenhankintaohjelmaa? Säilyttämästä jäseniä? Tuottamasta tehokkaita klubitoimintoja? Kuulostavatko nämä kommentit teidän klubinne jäsenten kommenteilta? Meillä on erittäin hyvä klubi, ja meillä on hyvä maine paikkakunnalla. "Se on mahtava järjestö. Vaimoni ja minä olemme klubimme ylpeitä perustajajäseniä." Pidän erittäin paljon lionsklubin jäsenyydestä. Se on mielestäni upea järjestö, joka palvelee paikkakuntaa monin tavoin. Se on erittäin hyvä tilaisuus tavata uusia ihmisiä. Tyytyväisyyskyselyn tuloksia uusilta ja nykyisiltä lionsklubin jäseniltä kansainvälisestä vaalipiiristä 1 Vai kuulostaako klubinne enemmän tältä? Lionsklubikokemukseni perusteella se on miesten kerho, joka ei toivota naisia tai vähemmistöjen edustajia tervetulleeksi. Eroan lionsklubista. En halua käyttää kaikkea aikaani varainkeruuseen. Meillä oli neljä varainkeruuhanketta käynnissä yhtä aikaa. Paikallisessa lionsklubissa on paljon puhetta, mutta vähän tekoja. Jäsenet kokoontuvat kerran viikossa syömään päivällistä ja keskustelemaan säästä. Tyytyväisyyskyselyn tuloksia uusilta ja nykyisiltä lionsklubin jäseniltä kansainvälisestä vaalipiiristä 1

18 Klubin tehokkuuden parantaminen Klubin tehokkuuden parantaminen 1. Palveluprojektit 2. Viestintä 3. Jäsenhankinta 4. Klubin kehittäminen 5. Johtajakoulutus LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 17 Palveluprojektit Tehkää paikkakunnan tarvearviointi vähintään 3 vuoden välein. Tarkistakaa ohjelma vuosittain Toteuttakaa uusia palveluprojekteja säännöllisesti Säilyttäkää tasapaino varainkeruun ja palveluprojektien välillä Ottakaa klubin enemmistö mukaan LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 18

19 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 19 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 20 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 21 Viestintä Sisäinen viestintä Ylläpitäkää klubin verkkosivuja Julkaiskaa klubitiedotetta. Toteuttakaa jäsenhakemisto. Antakaa jäsenille tunnustusta ja palkintoja. Ulkoinen viestintä Levittäkää esitteitä paikkakunnan ilmoitustauluille Julkaiskaa mainoksia paikallisten seurakuntien tiedotteissa Mainostakaa ja tiedottakaa klubista paikallisissa tiedotusvälineissä Jäsenkasvu Kutsukaa uusia jäseniä Perustakaa klubiin jäsentoimikunta Laatikaa jäsenhankintaraportti jokaisessa kokouksessa Laatikaa perehdyttämisohjelma Järjestäkää jokavuotinen jäsenhankintatapahtuma Edistäkää jäsenten säilyttämistä: pitäkää huolta palvelevista siinä kuin palveltavistakin Klubien kehittäminen/jäsenten säilyttäminen Järjestäkää jäseneksiottoseremonia, tiedottakaa uusille jäsenille, ottakaa heidät mukaan toimintaan ja mentoroikaa heitä Edistäkää vahvaa ja aktiivista klubihallintoa Maksakaa jäsenmaksut ja klubin maksut ja lähettäkää ilmoitukset ajallaan Lähettäkää raportit ajoissa Järjestäkää hyvin suunniteltuja klubikokouksia säännöllisesti Järjestäkää klubin hallituksen kokouksia säännöllisesti ja ilmoittakaa toiminnoista klubin jäsenille.

20 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 22 Johtajakoulutus & klubin toiminnot Asettakaa kaikkiin tärkeisiin virkoihin pätevä lion Valitkaa puheenjohtaja kuhunkin toimikuntaan Kierrättäkää johtajia vuosittain Lähettäkää klubin johtajat piirin johtajakoulutukseen Kannustakaa klubin presidenttejä tavoittelemaan klubipresidentin ansiopalkintoa Ryhmäaktiviteetti Jakautukaa ryhmiin. Jokaiselle ryhmälle annetaan yksi tai useampi erinomaisuuden ominaispiirre: 1.Palveluprojektit 2.Viestintä 3.Jäsenhankinta 4.Johtajakoulutus 5.Klubin kehittäminen Listaa resurssit, jotka voivat parantaa teille annettu ominaisuutta. Vaiheessa 3 keskustelemme Paikkakunnan tarvearvion ja Klubin arvosanat -kyselyjen tuloksista ja katsomme resursseja. Kysymyksiä?

21 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 2 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 3 Vaihe 3 Vaihe 3:n tavoitteet Käydään läpi Paikkakunnan tarvearviointi Käydään läpi Klubin arvosanat -kyselyn tulokset Opitaan hyödyllisistä resursseista Erinomaisuuden ominaispiirteet 1. Palveluhaluisuus 2. Hyvä viestintä 3. Vahva jäsenkasvu 4. Jäsenien säilyttäminen 5. Tehokas johtajuus ja klubin toiminta

22 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 5 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 6 Tutustukaa kyselyn tuloksiin Paikkakunnan tarpeiden arvioinnin tarkastelu Mihin tarpeisiin voimme vastata välittömästi? Miten monta kyselyä saitte? Oliko mikään lionien projekteista mainittu menestyksellisenä? Mitä tarpeita paikkakunnalla on, joihin ei vielä vastata? Miten voimme paremmin vastata tarpeisiin? Klubin arvosanat Mitä klubin vahvuuksia kysely paljasti? Mitä parannuskohteita kysely paljasti? Mitä pitää tehdä klubin toiminnan parantamiseksi?

23 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 8 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 9 Resurssit Palveluresurssit Paikkakunnan tarpeiden arviointi Hyväksytyt palveluohjelmat Lionien oppimiskeskuksen kurssi, Paikkakunnan Palvelu Klubiprojektien kehitysopas: Projektinkehitys Tiedotusresursseja Ulkoinen viestintä o Lehdistötiedotemallit o Tietoiskut o Painetut mainokset o PR-toiminnan verkkokurssi Sisäisen tiedotuksen resurssit oe-clubhouse osähköposti

24 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 10 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 11 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 12 Jäsenkasvun resurssit Klubin jäsenjohtajan opas Kysy pois! Opas Perhejäsenyysohjelma Opiskelijajäsenohjelma Leo-lionohjelma Nuori aikuinen -ohjelma Klubin kehitysresurssit Klubin arvosanat -kysely Jäseneksiottaminen Perehdytysohjelma Mentoriohjelma Virkaanastuminen MyLCI verkkosivut Klubivirkailijan käsikirja Lionien oppimiskeskus Jäsenten tyytyväisyys - opas Johtajuuden ja klubin toiminnan resurssit Johtajaresurssikeskus o Lionien oppimiskeskus o Esitelmät o Lionien johtajakoulutusinstituutit o Virkailijoiden virkaanasettaminen o MyLCI o Klubivirkailijoiden käsikirja

25 Kysymyksiä?

26 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 2 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 3 Vaihe 4 Vaiheen 4 tavoitteet Tavoiteasettelu Toimintasuunnitelman laatiminen Keskustele miten laatia toimintasuunnitelmat Erinomaisuuden tunnusmerkkien kertaus Muistatko erinomaisen klubin piirteet? 1. Palveluhaluisuus 2. Hyvä viestintä 3. Vahva jäsenkasvu 4. Klubien kehittäminen/jäsenten säilyttäminen 5. Tehokas johtajuus ja klubin toiminta

27 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 5 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 6 Tavoitteiden asettaminen Tehokkaat tavoitelausunnot Tarkkoja Mitattavia Saavutettavissa olevia Realistisia Aikaan sidottuja Esimerkkejä tavoitelausunnoista Palvelu Toteuttakaa uusi palveluhanke kesäkuussa. Viestintä - Laatikaa ja jakakaa lehdistötiedotteita lionsklubin tapahtumalle 1. toukokuuta mennessä kuluvaa lionsvuotta. Jäsenyys - Rekrytoikaa viisi uutta jäsentä mennessä. Johtajakoulutus Kouluttakaa klubin uudet virkailijat ennen kuin he astuvat virkaan. Klubin kehittäminen Laatikaa asialista jokaiseen kokoukseen tänä vuonna.

28 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 9 Ryhmäaktiviteetti Laadi tavoitelausunto kustakin Klubin arvosanat - kyselyssä paljastuneesta parannettavasta osaalueesta. Toimintasuunnitelma Tehokas toimintasuunnitelma Lausunnon tarkkuus Kuka, mitä, milloin, miten. Toimintajärjestys Juhlittavat virstanpylväät

29 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 10 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 11 Toimintasuunnitelman sisältö Mikä toiminto suoritetaan? Ketkä osallistuvat tai ovat vastuussa? Mitä resursseja tarvitaan? Milloin se valmistuu? Mistä tiedämme, että se on valmis tai mistä näemme tulokset? Esimerkki toimintasuunnitelmasta Mitä? (toimintavaiheet) Kuka? (vastuuhenkilö) Resurssit? (mitä tarvitaan) Milloin? (mikä on takaraja) Tulokset? (mistä tiedämme, että se on valmis) Hankkikaa 5 uutta jäsentä. Kouluttakaa klubin uudet virkailijat ennen kuin he astuvat virkaan. Kaikki lionit Nykyiset virkailijat Jaeltavat esitteet ja julisteet Klubivirkailijoiden käsikirja Heinäkuu 1 W Kun 5 henkilöä lähettää hakemuksen Ryhmäaktiviteetti Laatikaa toimintasuunnitelma kullekin tavoitteelle.

30 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 13 LIONS CLUBS INTERNATIONAL KLUBIN LAATUPROSESSI 15 Hyödynnä oppimaasi Tehkää klubistanne erinomainen! Ohjelman arviointi Ohjelman arviointi ja loppuyhteenveto Miksi olemme täällä? Paikkakunnan tarpeet Erinomaisuuden ominaispiirteet Kyselyn ja kyselylomakkeen tarkastelu Tehokkuuden parantaminen Tavoitteen asettaminen Toiminnan suunnittelu

31 Kysymyksiä?

32 KLUBIN LAATUPROSESSI RYHMÄAKTIVITEETIT Vaihe 1 (kalvo 14) Luettele kolme tarvetta, joita paikkakunnalla mielestäsi on Vaihe 2 (kalvo 13) Luettele esteet, jotka estävät klubia saavuttamasta seuraavia ominaisuuksia: Hyvän palvelun tuottaminen: Hyvän viestinnän tuottaminen: Vahvan jäsenohjelman toteuttaminen: Jäsenten säilyttäminen klubissa: Tehokkaan johtajuuden ja klubin toimintojen tuottaminen: Klubin laatuprosessi Pro Lista resursseista

33 KLUBIN LAATUPROSESSI RYHMÄTYÖT Vaihe 2 (kalvo 23) Luettele resursseja, jotka voisivat mielestäsi tehostaa itsellesi määrätyn elementin toimintaa: Voit katsoa lisätietoja KLP-työkirjan sivulta 3 löytyvästä resurssilistasta. Mitä korkean prioriteetin tarpeita paikkakunnalta löytyi Paikkakunnan tarvearvioinnin suorittamisen yhteydessä? Vaihe 3 (kalvo 6) Mitä klubin osa-alueita pitäisi parantaa Klubin arvosanat -kyselyn perusteella? Klubin laatuprosessi Pro Lista resursseista

34 KLUBIN LAATUPROSESSI RYHMÄTYÖT Vaihe 4 (kalvo 7) Laadi tavoitelausunto kustakin Klubin arvosanat -kyselyssä paljastuneesta parannettavasta osaalueesta. Laadi edellisen aktiviteetin tavoitelausunnosta toimintasuunnitelmamalli. Mitä? (toimintavaiheet) Kuka? (vastuuhenkilö) Resurssit? (mitä tarvitaan) Milloin? (mikä on takaraja) Tulokset? (mistä tiedämme, että se on valmis) Klubin laatuprosessi Pro Ryhmätehtävät

35 Klubin laatuprosessin resurssilista Tästä resurssilistasta voi olla hyötyä Klubin laatuprosessiin osallistuville klubeille. EJokainen osio sisältää useamman resurssin, niiden kuvaukset, sekä ohjeet niiden löytämiseksi LCI:n verkkosivuilta, Näistä resursseista voi olla hyötyä klubinne pureutuessa niihin haasteisiin jotka tulivat ilmi Klubin arvosanat -kyselyssä. Niiden joukossa on myös monia työkaluja joita klubinne voi käyttää apunaan toimintasuunnitelmien toteuttamisessa. On hyvä muistaa, ettei näitä resursseja ja työkaluja ole tarkoitettu vain tämän laatuprosessi suorittamiseksi, vaan joka vuotiseen käyttöön. Vilkaiskaa listaa säännöllisin väliajoin tai kun klubinne tarvitsee apua. Hyödyllisiä vinkkejä Tässä muutama ohje tehokkaan klubitoiminnan ylläpitämiseksi. 1. Työskennelkää yhteistyössä klubin puheenjohtajien kanssa. Jokaisella klubin palveluaktiviteetillä sekä jäsenkasvuohjelmalla tulee olla oma puheenjohtaja. Klubissa tulee myös olla yksi tai kaksi viestinnästä huolehtivaa puheenjohtajaa (PR-johtaja klubin ulkoista viestintää varten sekä klubin uutislehden toimittaja), sekä klubisihteeri joka hoitaa jäsenrekisteriä lisäyksineen ja poistoineen sekä raporttien toimituksen. 2. Harkitkaa uusia tai useampia jäsenkasvuideoita. Lukekaa LCI:n verkkosivuilta (koodilla "MK-97" löytyvä) julkaisu 30 markkinointi-ideaa. Julkaisu löytyy syöttämällä koodin verkkosivun yläreunassa olevaan hakukenttään osoitteessa ( Harkitkaa jäsenhankintaa suoramarkkinoinnin, henkilökohtaisten kontaktien ja markkinatutkimuksen avulla. Käyttäkää Kysy pois! -opasta apuna jäsenkutsuja laatiessä (julkaisu löytyy syöttämällä koodin "ME-30" LCI:n verkkosivuilla olevaan hakukenttään.) Tehkää Jäsentyytyväisyysoppaasta klubinne uusi suosikkijulkaisu se voi auttaa klubianne pitämään nykyiset jäsenet tyytyväisinä. (Syötä "ME-301" hakukenttään LCI:n verkkosivun oikeassa yläkulmassa). 3. Perustakaa klubillenne infokansio Infokansiosta voi olla klubillenne hyötyä. Siihen voidaan koota kaikki lomakkeet ja materiaalit joita klubinne jäsenet saattavat tarvita. Kansiosta etsiminen voi olla joillekin jäsenille helpompaa kuin verkkoon meneminen. Klubin infokansiota varten: a. Kokoa yhteen kaikki klubikohtaiset materiaalit (uutiskirjeet, kokouspöytäkirjat, virkailijoiden yhteystiedot, jne.) b. Kokoa näiden lisäksi joukko LCI:n verkkosivuilta haettuja materiaaleja. Näitä voivat olla esim. jäsenhankintapalkintojen hakulomakkeet ja kriteerit (ME-36), jäsenohjelmien materiaalit, kt. Perhejäsenyyslomake. c. Laita jokainen kirkkaaseen muovitaskuun ja taskut isoon kansioon. Klubin laatuprosessi Pro Lista resursseista

36 PALVELUPROJEKTIMATERIAALIT Valinta ( ) Voimavara Kuvaus Etsi resurssit verkosta (kirjoita hakutermi hakukenttään LCI:n verkkosivulla) Paikkakunnan tarpeiden arviointi (MK-9) Palvelun tuottaminen paikkakunnalla -kurssi Lionien koulutuskeskuksessa Kysely paikkakunnan tarpeiden selvittämiseksi, ratkaisut ja klubin nykyiset palveluohjelmat. Suorita kysely 1-3 vuoden välein. Resursseja projektisuunnittelun ja priorisoinnin tueksi. Opas projektisuunnitelman laatimiseen ja mainontaan. Kattaa 7 kategoriaan jaetut, LCI:n hyväksymät palveluohjelmat Hakutermi = MK9 Hakutermi = Lionien kussikeskus Valitse kurssi "Palvelun tuottaminen paikkakunnalla". Lions Clubs Internationalin hyväksytyt palveluohjelmat (IAD 223) Paikkakunnan palvelu Diabetestiedotus Ympäristönsuojelupalvelu Kuulo- ja puhetoiminta ja yhteistyö kuulovammaisten kanssa Kansainväliset suhteet Nuorisotyö Näönsuojelu ja yhteistyö sokeiden kanssa Hakutermi = IAD-223 Klubiprojektien Klubiprojektien kehitysopas (TK-10) Vaihe vaiheelta etenevät ohjeet palveluprojektien toteuttamiseen ja mainostamiseen. Hakutermi = TK-10 Klubin laatuprosessi Pro Lista resursseista

37 JÄSENKASVUMATERIAALIT Valinta ( ) Voimavara Klubin jäsenjohtajan opas Kuvaus Laatikaa jäsenkutsutavoitteet. Tarkastakaa klubin jäsenjohtajan tehtävät ja vastuut. Ottakaa selvää, miten jäsenjohtaja voi lisätä klubin jäsenmäärää ja jäsentyytyväisyyttä. Etsi resurssit verkosta (syötä hakusana hakukenttään osoitteessa Hakutermi = Klubin jäsenjohtajan opas UUTUUS Kysy pois! Uusien jäsenten rekrytointiopas klubeille (ME-300) Kutsukaa muita iloiseen lionsjoukkoonne. Opas jäsenten rekrytointiin ja klubin kasvun hallintaan. Hakutermi = Kysy pois! tai ME-300 Perhejäsenyysohjelma Tutustukaa koko perheen mahdollisuuteen liittyä yhdessä lionsklubeihin. Tältä verkkosivulta löytyvät tapahtumien suunnitteluoppaat, perhejäsenyysesitteen ja muuta. Hakutermi = Perhejäsenyys Opiskelijajäsenohjelma Leo-lionohjelma Nuori aikuinen -ohjelma Kutsukaa jäseniksi opiskelijoita joista koulutatte klubiinne nuoria johtajia. Varmistakaa, että oman alueenne leot jatkavat myös lioneina. Oletko koskaan miettinyt miten saada nuoret aikuiset kiinnostumaan klubistanne? Tältä sivulta löytyy muokattavissa oleva esite sekä mainosvideo nuorten aikuisten kutsumista varten. Hakutermi = Opiskelijajäsenohjelma Hakutermi = Leo-lionohjelma Hakutermi = Leo-lionohjelma Klubin laatuprosessi Pro Lista resursseista

38 VIESTINTÄMATERIAALIT Valinta ( ) Voimavara Lionien koulutuskeskuksen kurssi: PR-toiminta Kuvaus Laatikaa lionstoiminnasta "hissipuhe" (lyhyt selkeä esitelmä) esitettäväksi ei-lioneille. Lukekaa keinoista saada paikallinen media kiinnostumaan tapahtumistanne tai jäsenistänne. Etsi resurssit verkosta (syötä hakusana hakukenttään osoitteessa Hakutermi = Lionien koulutuskeskus Valitse "PR-kurssi" Lehdistötiedoitepohjat PR-käyttöön Valitkaa klubinne tapahtumaa vastaava lehdistötiedoitepohja ja muokatkaa sitä paikallislehteen lähetettäväksi. Hakutermi = Lehtistötiedotemalli Tietoiskut televisioon ja radioon Tutustu tietoiskuihin ja jaa niitä paikalliselle medialle. Hakutermi = Tietoisku Painetut mainokset Lataa verkkosivuiltamme valmiita mainospohjia. Hakutermi = Mainos E-Klubitalo Tutustukaa e-klubitalon pohjaan ja rakentakaa klubillenne omat verkkosivut Hakutermi = e-klubitalo Klubin laatuprosessi Pro Lista resursseista

39 KLUBITOIMINNAN KEHITYKSEN MATERIAALIT Valinta ( ) Resurssi Klubin arvosanat -kysely Uusien jäsenten jäseneksivihkimisseremonia (ME-22) Lionien jäsenperehdytysohjelma Lionien mentoriohjelma Kuvaus Klubin kyselylomake (ME-15b) klubikokousten, jäsenkokemusten ja palvelun arvioimiseksi klubin sisällä. Hallinto-opas (ME-15) auttaa klubeja arvioimaan jäsenten palautetta. Uusien jäsenten jäseneksivihkimisseremonia Opas uusien jäsenten perehdytykseen ja sitouttamiseen. Opas kokeneiden lionien osoittamiseksi uusien jäsenten mentoreiksi. Etsi resurssit verkosta (syötä hakusana hakukenttään osoitteessa Hakutermi = ME-15 ja ME- 15B Hakutermi = ME-22 Hakutermi = jäsenperehdytys Hakutermi = mentoriohjelma Virkailijoiden virkaanasettaminen Uusien virkailijoiden virkaanasettamisseremonia Hakutermi = LE-1 MyLCI Klubivirkailijoiden käsikirja (LA-15) Lionien koulutuskeskus Opas jäsenten tyytyväisyyden varmistamiseksi Muita saatavilla olevia resursseja Virkailijakoulutus aiheista: Jäsenten lisääminen, poistaminen ja uudelleen lisääminen jäsenrekisteriin Laskutuksen tarkastaminen, klubitietojen päivitys ja perhejäsenten lisääminen Perhejäsenohjelmaan. Jäsenraporttien ja ilmoitusten laatiminen ja tulostaminen. Käykää läpi klubivirkailijoiden, hallituksen ja toimikuntien vastuualueet. Sivustolta löytyy esitelmiä ja kursseja niin uusille kuin kokeneillekin lionsvirkailijoille taitojen kehittämiseksi. Vinkkejä ja ohjeita nykyisten jäsenten tyytyväisyyden lisäämiseksi. 1) Napauta "Toimita raportit" - linkkiä LCI:n verkkosivulla (oikeassa yläkulmassa jokaisella sivulla). 2) Napauta "Lionsvirkailijat sisäänkirjautuminen tästä". 3) Syötä käyttäjätunnus tai luo uusi tunnus ja salasana vasemmalla olevien toimenpiteiden suorittamiseksi. Hakutermi = LA-15 Hakutermi = Lionien koulutuskeskus Hakutermi = ME-301 Klubin laatuprosessi Pro Lista resursseista

40 JOHTAJAKOULUTUS JA TEHOKAS KLUBITOIMINTA -AIHEISET MATERIAALIT Valinta ( ) Resurssi Kuvaus Etsi resurssit verkosta (syötä hakusana hakukenttään osoitteessa Aluefoorumit kansainvälisissä vaalipiireissä Lionien oppimiskeskus Osallistu johtajakoulutuksiin ja seminaareihin. Lionien koulutuskeskuksesta löytyvät uusien ja kokeneempienkin klubivirkailijoiden avuksi esitelmät ja kurssit koskien mm. tavoitteiden asettamista ja jäsenten moninasuutta. Hakutermi = Lions Clubs Internationalin foorumit Hakutermi = Lionien koulutuskeskus Esitelmät Lionien johtajakoulutusinstituutit Lionsklubin virkailijoiden virkaanasettamisseremonia MyLCI sivusto Klubivirkailijoiden käsikirja (LA- 15) Lionien koulutuskeskus Muita saatavilla olevia resursseja Diaesityksiä tavoitteiden asettamisesta, uusien klubien kehittämisestä, palveluohjelmista, tehokkaista jäsenhankintatiimeistä, jne. Tutustu moniin koulutusratkaisuihin johtajakoulutuksen instituuteissa. Järjestä klubivirkailijoiden virkaanastumistilaisuus. (Kuvaus MyLCI:stä löytyy Resurssilistan Klubitoiminnankehitysmateriaaleista) Käykää läpi klubivirkailijoiden, hallituksen ja toimikuntien vastuualueet. Sivustolta löytyy esitelmiä ja kursseja niin uusille kuin kokeneillekin lionsvirkailijoille taitojen kehittämiseksi. Kurssien aiheita ovat esim. Jäsenistön erilaisuuden arvostaminen ja Tavoitteiden asettaminen. Hakutermi = esitelmät 1) Napauta "Jäsenkeskus" painiketta LCI:n verkkosivulla. 2) Napauta "Johtamistaitojen kehittäminen" 3) Valitse "Koulutusohjelmat". Hakutermi = LE-1 (Kts. kuvaus MyLCI:stä Resurssilistan Klubitoiminnankehitysmateriaaleista) Hakutermi = LA-15 1) Napauta "Jäsenkeskus" painiketta LCI:n verkkosivuilta. 2) Valitse "Johtaja koulutus." 3) Napauta "Lionien koulutuskeskus." Klubin laatuprosessi Pro Lista resursseista

41 Klubin laatuprosessi Esimerkki toimintasuunnitelmasta Mitä? (Toimintavaiheet) Kuka? (vastuuhenkilö) Resurssit? (mitä tarvitaan) Milloin? (mikä on takaraja) Tulokset? (mistä tiedämme, että se on valmis) Klubin laatuprosessi Pro Lista resursseista

42 Klubin laatuprosessi Pro Osallistujan arviointilomake workshopista Ohjeet Täytä allaoleva arviointilomake KLP Pro -workshopista. Rehellinen arviosi prosessista auttaa meitä varmistamaan, että tulevaisuudessa klubit saavat niiden tarvitsemat tiedot, jotta KLP Pro on tehokas ja antoisa kokemus. Vastaukset annetaan nimettöminä. Käytä mustaa tai sinistä kynää ja ympyröi numero joka parhaiten kuvaa mielipidettäsi kustakin väittämästä. Käytä annettua tilaa kommenttien antamiseen. Valmistautuminen ennen workshopia Väittämä Vahvasti eri mieltä Ymmärsin workshopin tarkoituksen ja syyt, miksi minun pitäisi osallistua Tiesin istuntojen päivämäärät ja ajat Vahvasti samaa mieltä Jos tieto soveltuu: Klubillani oli tarpeeksi aikaa täyttää Klubin arvosanat -kysely ja Paikkakunnan tarvearviointi -kysely ennen workshopin alkamista. (Vastaa vain jos klubi pyysi osallistujia täyttämään kyselyt ennen workshopiin osallistumista.) Vaiheet 1-4 Olin mielestäni hyvin valmistautunut workshopiin Väittämä Vahvasti eri mieltä Vahvasti samaa mieltä Vaiheet sisälsivät tietoa, joka oli käytännöllistä Asetetut oppimistavoitteet saavutettiin Opin eri vaiheissa uutta tietoa, jota voin käyttää klubini parantamiseen Vaiheet olivat hyödyllisiä Ohjaaja vastasi osallistujien kysymyksiin ja ohjasi keskustelua Klubin laatuprosessi Pro

43 Klubin laatuprosessi Pro Osallistujan arviointilomake workshopista Workshopin jälkeen Väittämä Vahvasti eri mieltä Vahvasti samaa mieltä Klubillani on selvä käsitys mitä tarvitaan erinomaisuuden saavuttamiseksi Klubillani on (tai pystyy laatimaan) saavutettavat tavoitteet toiminnan kehittämiseksi. Klubillani on (tai se pystyy laatimaan) toimintasuunnitelmat tavoitteiden saavuttamiseksi Klubini tunnistaa nyt ne resurssit, joita se tarvitsee tavoitteiden saavuttamiseksi Uskon, että klubini tulee seuraamaan laadittuja suunnitelmia ja käyttämään olemassa olevia resursseja tavoitteiden saavuttamiseksi Kommentit Palauta tämä arviointi ohjaajalle. Kerro LCI:lle KLP:n menestyksestä lähettämällä tiedot jäsenten viestinnän verkkosivulla. Klubin laatuprosessi Pro

44 Lions Clubs International Jäsenyys- ja uusien klubien kehittämisosasto 300 W 22 nd St Oak Brook IL USA Sähköposti: cep@lionsclubs.org Phone: CEP-2.FI 5-13