SISÄISEN TARKASTUKSEN TOIMINTAOHJE Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä Hyväksytty kuntayhtymän hallituksessa xx.x.2017,
2 Sisällysluettelo 1 SISÄISEN TARKASTUKSEN TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS... 3 2 SISÄISEN TARKASTUKSEN TARKOITUS... 3 3 SISÄISEN TARKASTUKSEN JÄRJESTÄMINEN SIUN SOTE:SSA... 3 4 ASEMA, VALTUUDET JA VASTUUT... 3 5 SISÄISEN TARKASTUKSEN TOIMINNON TAVOITTEET... 4 6 ASIAKKAAT JA PALVELUT... 4 7 TYÖMENETELMÄT... 5 8 EETTISET TOIMINTAPERIAATTEET... 5 9 TOIMINNAN SUUNNITTELU... 5 10 TARKASTUSTOIMEKSIANNON TOTEUTUMINEN... 5 10.1 Suunnittelu... 6 10.2 Tarkastustyö... 6 10.3 Raportointi... 6 10.4 Seurantatarkastus... 6 10.5 Työpapereiden arkistointi... 6 12 SISÄISEN JA ULKOISEN TARKASTUKSEN KOORDINOINTI... 7 13 SISÄISEN TARKASTUKSEN AMMATTITAITO JA LAADUNVARMISTUS... 7 14 VOIMAANTULO... 7
3 1 SISÄISEN TARKASTUKSEN TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS Toimintaohje määrittelee Siun sote konsernin sisäisen tarkastuksen tarkoituksen, toimivallan ja vastuut sekä aseman organisaatiossa, toiminta alueen ja tietojensaantioikeuden. 2 SISÄISEN TARKASTUKSEN TARKOITUS Sisäinen tarkastus on riippumatonta ja objektiivista arviointi ja varmistus sekä konsultointitoimintaa, joka on luotu tuottamaan lisäarvoa Siun sote:lle ja parantamaan sen toimintaa. Sisäinen tarkastus tukee Siun sotea ja sen ylintä johtoa tavoitteiden saavuttamisessa tarjoamalla järjestelmällisen lähestymistavan organisaation valvonta, johtamis ja hallintoprosessien sekä riskienhallinnan tehokkuuden arviointiin ja kehittämiseen. 3 SISÄISEN TARKASTUKSEN JÄRJESTÄMINEN SIUN SOTE:SSA Sisäinen tarkastus voidaan järjestää joko omana viranhaltijatyönä tai osittain/kokonaan ulkoistettuna. Siun soten sisäisen tarkastuksen viranhaltijan ulkopuolisia asiantuntijapalveluita voidaan hankkia esimerkiksi täydentämään väliaikaista resurssivajetta, puuttuvaa erityisosaamista, tai sisäisen tarkastuksen palvelut voidaan hankkia kokonaan ulkoistettuna, mutta silloinkin vastuu tuloksellisen sisäisen tarkastuksen toiminnon ylläpitämisestä säilyy Siun sotella. 4 ASEMA, VALTUUDET JA VASTUUT Asema. Sisäinen tarkastus toimii toiminnallisesti kuntayhtymän hallituksen ja hallinnollisesti kuntayhtymän toimitusjohtajan alaisuudessa. Sisäisen tarkastuksen kohteena voivat olla Siun sote konsernin kaikki toiminnot ja kaikki toimintayksiköt. Myös Siun soten kolmannelta osapuolelta hankkimat palvelut ja niiden tuottaminen kuuluvat sisäisen tarkastuksen toiminta alueeseen siinä laajuudessa kuin palveluntoimitussopimuksissa on määritelty. Sisäinen tarkastus ei kuitenkaan vastaa tarkastusoikeuden sisällyttämisestä esimerkiksi palveluntoimitussopimuksiin. Valtuudet. Sisäisellä tarkastuksella on oikeus saada tarkastustehtäväänsä varten tarpeelliset tiedot ja asiakirjat salassapitosäännösten estämättä, oli tieto kenellä ja missä muodossa tahansa. Lisäksi se on oikeutettu saamaan toimintayksiköiltä tehtäviensä hoitamisen kannalta tarpeellista apua. Vastuut. Sisäisellä tarkastajalla on asiantuntijavastuu työstään. Tarkastus ja konsultointitoiminnan riippumattomuuden turvaamiseksi sisäisellä tarkastuksella ei ole toiminnallista vastuuta arvioinnin kohteena olevista toiminnoista, eikä sillä ole oikeutta osallistua näiden toimintojen päätöksentekoon. Johdon ja henkilöstön vastuu. Hallitus ja kuntayhtymän toimitusjohtaja vastaavat tarkoituksenmukaisen valvonta, riskienhallinta sekä johtamis ja hallintojärjestelmän olemassaolosta. Kuntayhtymän toimitusjohtaja ja muut tilivelvolliset sekä esimiesasemassa olevat henkilöt vastaavat järjestelmän suunnittelusta, toteuttamisesta ja seurannasta henkilöstön kanssa.
4 5 SISÄISEN TARKASTUKSEN TOIMINNON TAVOITTEET Sisäisen tarkastuksen toiminnon tavoitteena on tuottaa lisäarvoa Siun sotelle edistämällä toiminnan taloudellisuutta, tuottavuutta ja vaikuttavuutta. Lisäarvoa tuotetaan arvioimalla ja edistämällä niitä toimenpiteitä ja prosesseja, joilla Siun sote - noudattaa lakeja, säännöksiä ja sopimuksia - tunnistaa tavoitteiden saavuttamista uhkaavat keskeiset riskit ja hallitsee ne tarkoituksenmukaisella tavalla - saavuttaa tavoitteensa - tekee päätökset oikeiden, riittävien ja oikea aikaisten tietojen perusteella - toimii tehokkaasti ja taloudellisesti - varmistaa, että sen resurssit on turvattu - toimii hallituksen ja ylimmän johdon linjausten ja päätösten mukaisesti. 6 ASIAKKAAT JA PALVELUT Sisäisen tarkastuksen ensisijaiset asiakkaat ovat kuntayhtymän hallitus ja kuntayhtymän toimitusjohtaja. Sisäisen tarkastuksen palvelut jakaantuvat: a) arviointi ja varmistuspalveluihin b) konsultointipalveluihin Arviointi ja varmistuspalvelut ovat palveluja, joissa sisäinen tarkastaja arvioi objektiivisesti tarkastusaineistoa tuottaakseen riippumattoman arvion tai johtopäätöksen organisaatiokokonaisuudesta, toiminnasta, toiminnosta, prosessista, järjestelmästä tai muusta arvioinnin kohteena olevasta asiasta. Arviointi ja varmistuspalveluissa sisäinen tarkastaja määrittää toimeksiannon luonteen ja laajuuden. Konsultointipalvelut ovat luonteeltaan neuvontaa, ja niitä tuotetaan yleensä asiakkaan nimenomaisesta pyynnöstä. Konsultointitoimeksiannon luonteesta ja laajuudesta sovitaan toimeksiantajan kanssa. Konsultointipalvelujen tarkoituksena on tuottaa lisäarvoa kuntayhtymän toiminnoille ja parantaa kuntayhtymän johtamis ja hallinto, sekä riskienhallinta ja valvontaprosesseja ilman, että sisäiselle tarkastajalle lankeaa päätöksentekovastuuta. Konsultointipalveluja ovat mm. koulutus, itsearviointien ohjaus ja neuvonta. Sisäinen tarkastus mm. arvioi niitä kuntayhtymän johtamis ja hallintojärjestelmään, toimintoihin sekä tietojärjestelmiin liittyviä riskejä ja riskeihin liittyvien valvontatoimenpiteiden riittävyyttä ja tuloksellisuutta, jotka koskevat: - kuntayhtymän strategisten tavoitteiden saavuttamista - taloudellisen ja toiminnallisen tiedon luotettavuutta ja eheyttä
5 - toimintojen ja hankkeiden tuloksellisuutta ja tehokkuutta - omaisuuden turvaamista - lakien, määräysten, toimintaperiaatteiden, menettelytapojen ja sopimusten noudattamista. arvioi ja antaa suosituksia johtamis ja hallintojärjestelmän parantamiseksi, jotta se saavuttaisi seuraavat tavoitteet: - etiikan ja arvojen edistäminen kuntayhtymän sisällä - jakaa hyviä käytänteitä - kuntayhtymän tuloksellisen johtamisen ja vastuuvelvollisuuden varmistaminen - riski ja valvontainformaation raportointi kuntayhtymän asianmukaisille osille - toiminnan koordinointi ja tiedon välitys hallituksen, ulkoisen tarkastajan ja sisäisen tarkastuksen sekä johdon välillä arvioi riskienhallintaprosessien tuloksellisuutta ja edistää niiden kehittämistä 7 TYÖMENETELMÄT Sisäisen tarkastuksen työmenetelmiin kuuluu mm. tarkastuksen tavoitteiden määrittely, aineiston hankkiminen ja analysointi, päätelmien tekeminen ja tarvittaessa suositusten antaminen epäkohtien korjaamiseksi ja toiminnan kehittämiseksi. Todentava aineisto hankitaan esimerkiksi analyyttisin menetelmin, tutkimalla asiakirjoja, havainnoimalla ja haastatteluilla. 8 EETTISET TOIMINTAPERIAATTEET Sisäinen tarkastus noudattaa toiminnassaan sisäisen tarkastuksen määritelmää, sisäisen tarkastuksen pääperiaatteita, sisäisen tarkastuksen kansainvälisiä ammattistandardeja ja eettisiä sääntöjä. Eettisten sääntöjen periaatteisiin kuuluvat rehellisyys, objektiivisuus, luottamuksellisuus ja ammattitaito. 9 TOIMINNAN SUUNNITTELU Sisäinen tarkastaja laatii vuosittain riskiperusteisen toimintasuunnitelman (vuosisuunnitelman). Toimintasuunnitelman laatimisessa otetaan huomioon kuntayhtymän toimitusjohtajan ja hallituksen näkemykset. Sisäisen tarkastuksen toimintasuunnitelman hyväksyy ja tarkastaa kuntayhtymän hallitus. Toimintasuunnitelmassa voi olla varaus, jonka sisällöstä päättää kuntayhtymän toimitusjohtaja. Viimeksi mainitulla varaudutaan vuoden varrella esiin tuleviin tarkastustarpeisiin. 10 TARKASTUSTOIMEKSIANNON TOTEUTUMINEN Tarkastusprosessiin kuuluvat tarkastuksen suunnittelu, tietojen hankkiminen, analysointi, arviointi ja raportointi sekä seurantatarkastus.
6 10.1 Suunnittelu Tarkastusta varten laaditaan kirjallinen, tarkastuskohteen alustavaan riskien arviointiin pohjautuva toimeksiantokohtainen tarkastussuunnitelma, johon sisältyvät ainakin toimeksiannon tavoite, laajuus, ajoitus ja käytettävät resurssit. Tarkastussuunnitelma käydään keskeisiltä osin läpi tarkastuskohteen vastuuhenkilöiden kanssa aloituskeskustelussa. Lisäksi tarkastusta varten laaditaan toimeksiantokohtainen työsuunnitelma, jota noudattamalla toimeksiannon tavoitteet saavutetaan. 10.2 Tarkastustyö Tarkastuskohteesta hankitaan tietoa mm. tutkimalla asiakirjoja, havainnoimalla sekä haastatteluiden ja analyyttisten toimenpiteiden avulla. 10.3 Raportointi Arviointi ja varmistuspalvelut: Tarkastushavainnot ja mahdolliset kehittämisehdotukset sekä tarkastusraportinluonnos käydään tarkastuskohteen johdon kanssa läpi tarkastuksen loppukeskustelussa. Toimintasuunnitelmaan perustuva tarkastusraportti jaetaan tarkastuskohteen johdolle, kuntayhtymän johtajalle sekä vastuunalaiselle tilintarkastajalle. Muiden tarkastusten raportoinnista päätetään tapauskohtaisesti toimeksiantajan ja tarkastajan kesken. Hallitukselle ja tarkastuslautakunnalle laaditaan yhteenvetoraportti, joka sisältää keskeisimmät tarkastushavainnot. Hallitukselle ja kuntayhtymän toimitusjohtajalle hallitukselle laaditaan kultakin kalenterivuodelta vuosiraportti, jossa esitetään keskeiset tarkastushavainnot tilivuodelta. Konsultointipalvelut: Konsultointipalvelujen raportoinnista sovitaan toimeksiantajan kanssa. 10.4 Seurantatarkastus Arviointi ja varmistuspalvelut: Sisäinen tarkastus seuraa säännöllisin välein kehittämisehdotusten käsittelyä ja suositustenperusteella toteutettujen toimenpiteiden tehokkuutta riskien hallitsemisessa ja toiminnankehittämisessä. Seurantatarkastuksen tuloksista raportoidaan tarkastuskohteen vastuuhenkilöille, hallitukselle sekä kuntayhtymän johtajalle. Konsultointipalvelut: Konsultointipalvelujen seurantatarkastuksesta sovitaan toimeksiantajan kanssa. 10.5 Työpapereiden arkistointi Tarkastusraportit ja työpaperit säilytetään Siun soten määräysten mukaisesti. Mikäli sisäinen tarkastus on ulkoistettu, noudatetaan työpapereiden arkistoinnissa palveluntuottajan omia ohjeita työpapereiden säilytyksestä.
7 11 RAPORTOINTI HALLITUKSELLE JA YLIMMÄLLE JOHDOLLE Sisäinen tarkastus raportoi vuosittain hallitukselle sekä kuntayhtymän toimitusjohtajalle mm. sisäisen tarkastuksen toteutumisesta, merkittävistä avoimista riskeistä, sisäisen valvonnan tilasta, valvontatoimenpiteistä sekä muista Siun sotea tai sen johtamis ja hallintojärjestelmää koskevista asioista. 12 SISÄISEN JA ULKOISEN TARKASTUKSEN KOORDINOINTI Sisäisen tarkastus huolehtii omalta osaltaan sisäisen tarkastuksen ja tilintarkastajien välisen yhteistyön koordinoinnista. Koordinoinnilla pyritään varmistamaan, että tarkastustoiminta on riittävän kattavaa ja ettei päällekkäistä työtä tehdä. 13 SISÄISEN TARKASTUKSEN AMMATTITAITO JA LAADUNVARMISTUS Sisäisen tarkastuksen toiminnolla tulee kokonaisuutena olla tai sen tulee hankkia tehtäviensä suorittamiseen tarvittavat tiedot, taidot ja muu pätevyys. Sisäisen tarkastuksen tulee kehittää ja ylläpitää sisäisen tarkastuksen laadunvarmistusmenettelyitä. Menettelyihin sisältyvät sekä jatkuvat laadunvarmistusmenettelyt että säännöllisin väliajoin tehtävät sisäiset ja ulkoiset arvioinnit sisäisen tarkastuksen toiminnan laadusta. 14 VOIMAANTULO Tämä toimintaohje tulee voimaan 1.3.2017.