KOULUTUSTARVEKYSELYN ANALYYSI Atk-keskus / HR & MK utustyöryhmän valmistelema koulutustarvekysely suunnattiin Jyväskylän yliopiston laitosten ja tiedekuntien mikrotukihenkilöille keväällä 24. Kartoituksessa mikrotukihenkilöiden tehtävänä oli arvioida oman laitoksensa tai tiedekuntansa henkilöstön tvt-osaamisen tasoa ja koulutustarvetta. Mikrotukihenkilöt ohjeistettiin tarvittaessa ohjaamaan kysely jollekin toiselle henkilölle laitoksella, mikäli he eivät kokeneet tietävänsä asiasta yhtä paljon. Kyselyssä mikrotukihenkilöt arvioivat laitoksensa tai tiedekuntansa henkilöstön osaamista prosentteina eri tieto- ja viestintätekniikan osa-alueissa: kuinka suuri osa heistä / Tarvitsee koulutusta / Ei tarvitse taitoa työtehtävissään. Osa-alueiksi valittiin käyttöjärjestelmä, toimisto-ohjelmat (tekstinkäsittely, taulukkolaskenta, esitysgrafiikka), sähköposti, opetuksen ja opiskelun järjestelmät, WWW-käyttö, WWW-sivujen tekeminen, tietoturva, kuvankäsittely, digitaalinen video, videoneuvottelu, hallinnon järjestelmät sekä tutkimuksen perusjärjestelmät. Kyselyyn tuli vastauksia yhteensä 26. Vastaukset kattavat yhteensä noin henkilön osaamisen ja koulutustarpeen arvioinnin, mikä on varsin suuri kattavuus koko henkilökunnasta, mutta ei kuitenkaan koko henkilökunta (vuonna 23 yliopiston henkilöstön määrä 2462). Henkilökunnan tvt-osaamisen taso: Henkilöstön perusosaamista ovat kartoituksen mukaan seuraavat osa-alueet: sähköpostin käyttö tekstinkäsittelyn perusteet tiedonhaku internetistä kirjaston tietokantojen, lehtien ja artikkeleiden hyödyntäminen hallinnon ohjelmistoja käyttö (ainoastaan Travel matkanhallintajärjestelmään toivottiin koulutusta) Hyvä osaamistaso 25 5 email lahetys email liite tk kirjoittaa www hakukone www kirjanm email lajittelu www tiedosto email osoite tturva varmuus tturva salasana www asetukset tturva virukset eg esitys tturva ohjelmat tk template tk tyylit www lahetys tturva selain email listat kirjasto jykdok kirjasto tietokannat kirjasto lehdet kirjasto artikkeli tl solut tturva palo tk sisluet tl lasku tl kaaviot kuva digi kuva skannata eg tuoda eg tehosteet hallinto travel sivut linkit sivut luoda korppi kirj tk skannaus
Huono osaamistaso 25 5 tk uusitemplate kuva perustoimet tl funktiot kuva asetukset sivut palvelin kuva kaappaus tl viittaus tk tarrat tl tuoda tl tyokalut digi video korppi tyokalut sivut esteet korppi lomake optima kirj korppi kurssi aineisto web optima tyokalut videoneuvottelu yhteys sivut hallinta aineisto muokkaus optima kurssi kuva makrot aineisto optinen optima lomake digi dvd hallinto tutka digi siirto videoneuvottelu opetus digi leikkaus hallinto jore hallinto adeeko hallinto fortime hallinto sali Edellä olevaa kriittisemmin tarkastellessa voidaan todeta, että osa tvt-osaamisesta voidaan helposti olettaa todellisia taitoja suuremmaksi. Tiedonhaku kirjaston eri lähteistä ja informaatiolukutaito on yksi esimerkki taidoista, joiden todellinen hallinta kuitenkin edellyttää asiaan syvemmin perehtymistä. Myös sähköpostin hallinta yhä lisääntyvän spammin, virusten ja tarpeettoman liitetiedostojen käytön vuoksi edellyttää jatkuvaa laitteistojen ja taitojen päivitystä. Henkilökunnan koulutustarpeet: Yhteenvetona voidaan todeta, että koulutustarvetta ilmeni varsin paljon ja kaikilla niillä osaalueilla, jotka kyselylomakkeessa oli nostettu esille. Kysely ei sisältänyt avointa kysymystä henkilöstön erityistoiveille, joten vastaajien oma-aloitteisesti esittämät koulutusideat jäivät huomiotta. Lisäksi esimerkiksi tietokannat oli yksi osa-alue, joka puuttui kyselystä. Eniten koulutustarvetta ilmeni seuraavilla osa-alueilla: sujuva tekstinkäsittely sisältäen mm. mallien ja tyylien käytön sekä sisällysluettelon teon tietoturvaan liittyvät kysymykset erityisesti virustorjunta-ohjelmat ja toimiminen virusten uhatessa esitysgrafiikkaohjelma sisältäen erityisesti tehosteet ja tiedon tuomisen muista ohjelmista taulukkolaskentaohjelman peruskäyttö sisältäen erityisesti funktiot ja kaaviot sekä ohjelmien yhteiskäytön Korppi opintojärjestelmä sisältäen erityisesti lomakkeiden ja kurssien teon skannaus ja kuvankäsittelyn perusteet, mutta myös edistyneemmät ominaisuudet WWW-sivujen teko
Suuri koulutustarve 25 5 tturva virukset tk sisluet tk uusitemplate tturva ohjelmat tk tyylit tturva selain kuva makrot tturva salasana eg tuoda sivut esteet sivut palvelin kuva asetukset email listat sivut linkit sivut luoda eg tehosteet tk template tturva palo tk skannaus sivut hallinta kuva perustoimet tturva varmuus www asetukset tk tarrat korppi lomake tl kaaviot korppi kurssi kuva skannata tl funktiot tl solut kuva kaappaus Pieni koulutustarve 25 5 videoneuvottelu opetus korppi tyokalut tl viittaus tl lasku tl tuoda www lahetys korppi kirj kuva digi hallinto travel eg esitys email osoite optima lomake optima kurssi videoneuvottelu yhteys optima tyokalut optima kirj tl tyokalut www tiedosto email lajittelu digi siirto aineisto web digi leikkaus kirjasto artikkeli kirjasto lehdet kirjasto tietokannat www kirjanm aineisto optinen digi dvd hallinto tutka digi video kirjasto jykdok tk kirjoittaa aineisto muokkaus www hakukone email liite hallinto fortime hallinto adeeko email lahetys hallinto sali hallinto jore Eniten koulutustarvetta ilmeni niillä tvt:n osa-alueilla, joilla atk-keskus ja virtuaaliyliopisto ovat perinteisestikin järjestäneet koulutusta. Uusina koulutustarpeina nousivat erityisesti esille tietoturvaan liittyvät asiat ja Korppi-opintojärjestelmän työkalut. Henkilöstön tvt-koulutuksen painopisteenä on tvt-taitojen kehittäminen perustasolta sujuvan käytön tasolle. Kuitenkin tarvitaan edelleen koulutusta myös tietotekniikan perusteissa, koska valtaosassa kyselyn kartoittamista tvt-osa-alueista koulutustarvetta ilmeni vähintään yli 1 %:lla, mikä merkitsee yli 2 henkilöä.
Loput aihepiireistä olivat pääasiassa sellaisia hallinnon sovelluksia, joiden käyttötaitoja tarvitsee vain pieni osa henkilökunnasta. utuksen järjestäminen: Kyselyssä kartoitettiin samalla myös kiinnostusta eri koulutusmuotoihin. Vastaajan tehtävänä oli arvioida kolme parasta vaihtoehtoa tvt-osa-alueittain. Vaihtoehtoina olivat: Yliopiston yleinen koulutus / Yksikön oma koulutus / Yliopistolta tilattu koulutus yksikössä / Ulkopuolelta tilattu koulutus. utustapa 1 % 9 % 8 % 7 % 6 % 5 % 4 % 3 2 1 3 % 2 % 1 % % yoyle yotil yksom ulkoa Suosituimmaksi koulutusmuodoksi nousi yllättäen perinteinen tapa, yleinen koulutus eli kaikille avoimet kurssit, joita virtuaaliyliopisto ja atk-keskus ovat tarjonneet jo useana vuonna koulutuskalenterissaan. Laitoksille räätälöity koulutus koettiin toiseksi tärkeimpänä koulutusmuotona. Yksikön oma koulutus sai myös kannatusta. Vähiten kiinnostusta keräsi yliopiston ulkopuolelta tilattu koulutus. Tuloksiin vaikuttanee osaltaan myös se, että vaihtoehdoista yliopiston yleisesti järjestämä koulutus edellyttää vähiten omia resursseja laitokselta ja työllistää vähiten laitoksen mikrotukea tai yhdyshenkilöä. Tulos on päinvastainen kuin muutamissa muissa yksittäisissä laitoksissa/tiedekunnissa vuonna 23 tehdyissä tvt-kartoituksissa (esim. liikunta- ja terveystieteiden tiedekunnan tvt-kysely tai varhaiskasvatuksen laitoksen vastaava tvt-taitokartoitus), joissa laitokselle räätälöity koulutus sekä käyttäjää lähellä oleva opastus ja tuki koettiin tärkeiksi. Mikäli myös tässä kyselyssä asiaa olisi kysytty suoraan kaikilta laitoksen työntekijöiltä, olisi vastaus voinut painottua toisin.
utustapa 1 % 9 % 8 % 7 % 6 % 5 % 4 % ulkoa yksom yotil yoyle 3 % 2 % 1 % % opetus digi kuvank esitys sivut email hallinto www taulukko teksti tietoturva kirjasto tutkimus videoneu kayt Kovin merkittäviä eroja koulutustavan suhteen ei ole eri opetusaiheiden välillä. Kyselyssä ei selvitetty eroja perus- ja jatkokurssien välillä, mutta on selvää, että jossain vaiheessa tarpeet eriytyvät ja erityistarpeet huomioiva kurssi on parempi kuin kaikille yhteinen. Ohjelmistot: Kyselyssä kartoitettiin myös laitoksilla käytössä olevia ohjelmistoja. Eri ohjelmien määrä on varsin kirjava aivan liian kirjava edes kohtuullisen tuen järjestämiseksi kaikille ohjelmistoille. Toisaalta suuri käytettävissä olevien ohjelmistojen määrä on välttämätön, jotta voimme palvella esimerkiksi ulkomaisia vierailevia tutkijoita. Suurinta kirjavuus on kuvankäsittelyssä, wwweditoreissa ja sähköpostissa. Muilla alueilla käyttö painottuu muutamiin ohjelmistoihin. Vastauksista ei tosin selvinnyt, miten eri ohjelmien käyttö yksiköiden sisällä jakautuu. Asiaa on hyvä tarkentaa laitoskohtaisissa haastatteluissa. Muutoinkin ohjelmistojen käytön trendejä on seurattava, jotta voidaan ennakoida koulutustarpeita ja vastata niihin riittävän nopeasti ja joustavasti. Liite 1. Laitoksilla käytössä olevat ohjelmat vuonna 24 Luokittelu perustuu kyselyn saatuihin vastauksiin. Muutama ohjelma on väärässä luokassa, mikä voi johtua erikoisista käyttötottumuksista tai sitten virheestä kyselyyn vastatessa. Kyselyn arviointia: Kyselyn tavoitteena oli muodostaa yleiskuva yliopiston koko henkilöstön tvt-osaamisesta ja koulutustarpeista. Kyselyä analysoitaessa havaittiin, että muutamat saman laitoksen tai tiedekuntien mikrotukihenkilöistä olivat arvioineet täysin tai osittain saman henkilökunnan osaamista. Aineistossa tämä huomioitiin siten, että vastauksia painotettaessa henkilökunnan määrän
mukaan kyseisten vastausten painotukset jaettiin samassa suhteessa. Vertailtaessa ko. vastauksia kuitenkin havaittiin, että mikrotukihenkilöiden arvioinnit samasta joukosta erosivat merkittävästi toisistaan, mikä pakottaa arvioimaan kyselyn luotettavuutta. On syytä pohtia, kuinka hyvin mikrotukihenkilöt tunnistavat ja osaavat arvioida henkilöstön sovellusohjelmiin liittyvän osaamisen ja koulutustarpeet, etenkin mikäli heidän toimenkuvansa liittyy pääasiallisesti ylläpitotehtäviin. Toisaalta osa heistä oli tarvittaessa toimittanut kyselyn eteenpäin jollekin toiselle laitoksen henkilöstöön kuuluvalle. Koko henkilöstön tvt-taitojen osaamisen arvioiminen suurpiirteisesti prosenttiosuuksina voi myös sisältää virhemarginaalia, koska osaamisen arvioiminen voi olla hankalaa suurten yksilökohtaisten erojen takia ja näin myös arvausten määrä voi helposti kasvaa. Kysely olisi toki voitu toteuttaa myös koko henkilöstölle suunnattuna, mutta näin toimien ongelmana olisi todennäköisesti ollut vaikeus arvioida oman osaamisen puutteita ja matala vastausprosentti. Myös avointen kysymysten puuttuminen saattoi jättää tarkastelusta pois vastaajien tärkeiksi kokemia osa-alueita. Kysely toimii joka tapauksessa läpileikkauksena yliopiston eri laitosten/ tiedekuntien eri tehtävissä toimivan henkilökunnan koulutustarpeista nostaen suuntaviivoja tärkeimmistä koulutustarpeista. Kyselyssä esille nousseet tvt-osa-alueet olivat pääpiirteissään linjassa muiden aiemmin laitoskohtaisesti tehtyjen tvt-kartoitusten tulosten kanssa. Kysely on kuitenkin vain suuntaa antava ja kartoitusta voidaan jatkossa syventää laitoskohtaisin haastatteluin.
LIITE 1: Laitoksilla käytössä olevat ohjelmistot vuonna 24: Käyttöjärjestelmät Tekstinkäsittely Taulukkolaskenta Esitysgrafiikka Kuvankäsittely Sähköposti WWW-editori Matemaattiset Kvantitatiiviset Kvalitatiiviset Windows XP,, 98, NT Linux Solaris MacOS X, 8, 9 OS/4 HPUX Word WP Office X Appleworks TeX Abiword OpenOffice Excel Quatro Appleworks StarOffice SPSS Gnumeric PowerPoint Presentation OpenOffice PhotoShop, Pro PhotoPaint iphoto CorelDraw Gimp Irfanview Photohouse Photo Editor GroupWise Eudora Outlook Pine Mozilla Netscape Kmail Evolution Balsa Mutt OE Notes DreamWeaver Frontpage GoLive notepad Contribute HTML-kit Mozilla Composer Emacs Photoshop tekstieditorit HTMLED Matlab Origin Mathematica SPSS SAS Atlas Nudist HyperResearch