Valtuustotyöskentelyn itsearviointi 2012 lähetetty 14.9 1. Valtuuston työskentely kohdistuu riittävästi seuraaviin näkökulmiin? Vastaajien määrä: 15 Muutosten ja tulevaisuuden ennakointi (ml. reagointi) 2: 13% 6: 7% 3: 13% 5: 40% 4: 27% Palveluiden järjestäminen ja palvelutarpeet 3: 13% 6: 13% 4: 27% 5: 40% Toiminnan taloudellisuus ja vaikuttavuus
3: 13% 5: 40% 4: 40% Ohjaus ja tuloksellisuuden arviointi 5: 20% 3: 27% 4: 47%
2. Kuinka kauan valmistaudut valtuuston kokoukseen ja perehdyt käsiteltäviin asiakokonaisuuksiin? Vastaajien määrä: 14 puoli työpäivää, ellei vaadi omatoimista asioiden selvittelyä Riippuu pitkälti listan sisällöstä. Ensin luen listan läpi, jätän asiat pohdintaan. Joskus harvoin, jos listalla on vain muutama rutiinijuttu, riittää lyhyt pohdinta. Vaikeammat,pykälät joudun matustelemaan tarkemmin ja kaikkein hankalimmat tapaukset keskustellaan ryhmän kesken tai jonkun toisen valtuutetun kanssa. Tarvittaessa keskustelen jokun viranhaltijan kanssa. Kokouspäivänä palaan vielä listan pariin ennen kokousta. Aikamääriä en ole koskaan miettinyt. Useita tunteja eri vaiheissa, yksin yhdessä, valmistelussa jne. Joskus jopa viikkoja ennen. Joihinkin asioihin ei tule perehdyttyä ollenkaan. Riippuu asiasta. Riippuen asioiden määrästä, 13 tuntia joitakin tunteja, ehkä 2 n 3h Vaikea sanoa, koska eri valtuuston kokouksissa käsiteltävät asiat ovat merkitykseltään rutiiniasioista laajoihin vasta tulevaisuudessa vaikutukseltaan selviäviin asioihin. Käytän aikaani sen verran, että tiedän mielestäni, mistä päätän. 4 5 tuntia. asiasta riippuen valmistautuminen kestää muutaman päivän ja tarvitsee mahdollisesti muutaman puhelinsoiton tai käymisen netissä Riippuu asioista. Joskus 12h, joskus vaatii useampana päivänä perhtymistä ja taustojen selvittelyä. Valmistaudun kaksivaiheisesti. Sitä mukaan kun lautakunta/kunnanhallitukseselta "tippuu" asioita valtuuston päätettäväksi ja valtuuston kootun esityslista kautta. 45 h aika riippuu asiakokonaisuuksien laajuudesta ja siitä, miten merkittävä asia on kuntalaisten näkökulmasta tai toimintojen ja talouden sekä vaikuttavuuden kannalta. Mielestäni käytän paljon aikaa ja pohdin myös aikaisemmin tehtyjen päätösten seuraamuksia ja vaikutuksia kuntalaisten näkökulmasta kuin myös kuntatalouden näkökulmasta katsoen. 3. Valtuuston jäsenet ovat Vastaajien määrä: 15 sitoutuneet valtuustotyöskentelyn jatkuvaan kehittämiseen
6: 7% 3: 7% 5: 33% 4: 53% sitoutuneet omien taitojensa jatkuvaan kehittämiseen ja kouluttautumiseen 3: 27% 6: 7% 5: 13% 4: 53% sitoutuneita perehtymään päätettäviin asioihin ja niihin liittyviin riskeihin 6: 13% 3: 20% 5: 20% 4: 47%
4. Valtuuston Vastaajien määrä: 15 työskentelyssä ja toiminnan suunnittelussa hyödynnetään aktiivisesti kunnan johtavia viranhaltijoita 6: 7% 3: 0% 4: 27% 5: 60% työskentelyn pelisäännöt (periaatteet ja menettelyt) ovat selkeät ja toimivat 3: 7% 5: 50% 4: 36%
5. Valtuuston työskentely on Vastaajien määrä: 15 avointa 6: 13% 3: 0% 4: 13% 5: 67% rakentavaa 3: 13% 4: 20% 5: 67% vastuullista
3: 7% 4: 20% 5: 73% ennakoivaa 5: 20% 3: 27% 4: 47%
6. Mielestäni Vastaajien määrä: 15 Valtuusto ja sen jäsenet toimivat (linjausten & päätösten perusteella) yhdenmukaisesti 3: 0% 4: 47% 5: 53% Valtuustotyöskentely on toimivaa ja koko kunnan etua edistävää 6: 7% 3: 0% 4: 27% 5: 60%
7. Valtuuston yhteistyö Vastaajien määrä: 15 hallituksen kanssa on toimivaa ja riittävää 3: 7% 6: 20% 4: 27% 5: 40% lautakuntien kanssa on toimivaa ja riittävää 3: 33% 5: 33% 4: 33% viranhaltijoiden kanssa on toimivaa ja riittävää
3: 27% 5: 40% 4: 27% 8. Miten valtuustotyöskentelyä ja siihen liittyviä menettelyitä tulisi kehittää? Vastaajien määrä: 12 joissain asioissa voisi alla ltk pj:n tai khall pj:n alustus, varsinkin, jos päätös on vaihdellut eri elimissä. Kokouskäytäntöä on vaikea muutella, sektoreiden esimiehet voisivat olla paikalla aktiivsemmin silloin, kun käsitellään heidän alueensa asiota. Valtuuston kouksissa pitäisi olla enemmän viranhaltijoita takarivissä istumassa, joille voisi esittäää tarkentavia kysymyksiä. sitoutuneempaa työskentelyä osalle valtuutettuja ja joillekin viranhaltijoillekin kunnan kokonaisedun mukaisempaa otetta aktiivisempi ote järjestettyihin infoihin hyvällä aloitus koulutuksella kauden alussa hallituksen ja lautakuntien vuosikello sähköpostikin voisi lukea Mielestäni valtuutetut saavat tällä hetkellä riittävästi informaatiota kunnan johdolta sekä kunnanhallitukselta. Valtuutetuista itsestään on kiinni se, miten sitä omaksuvat ja hyödyntävät. Valtuustotyö on niissä uomissa, missä sen tuleekin olla. Isojen linjaratkaisujen edellä keskusteluhetkiä, joissa haettaisiin ajatuksia eri ratkaisumalleista vapaamuotoisesti. Ei tarvitse välttämättä erillistä seminaaria tms. vaan esim iltakoulumaisesti kokousten yhteydessä. Onhan näitä ollutkin, mutta hieman kauemmaksi tähtääviä visiointeja yms. Enemmän yhteisiä "tapaamisia" viranhaltijoitten ja lautakuntien kanssa. hallituksella on joskus kokouksia juuri ennen valtuuston kokousta, josta sitten tuodaan jokin asia nopeasti valtuuston päätettäväksi. Mielestäni valtuuston jäsenillä (lukuunottamatta hallituksen jäseniä) ei ole noissa tilanteissa riittävästi aikaa tutustua päätettävään asiaan. Mielestäni tällaisia tilanteita tulisi välttää! Seminaarit hyviä, pienemmätkin ja 12 asiaan kerrallaan perhtyminen syvemmin. Ihmisten sitouttaminen tärkeää, miten lie parhaiten onnistuu? Sektorijohtajien tulili osallistia valtuuston kokouksiin ja vastata itse omaa toimalaansa koskeviin kysymyksiin käsittelyn aikaan. Nyt heillä ei ole "ruudinhaju nenässä" lainkaan. vaihtoehdot päätöksen esittelytekstiin, jos niitä on/läpinäkyvyyttä tehdyn päätösesityksen taustalta Kyselytunnit käyttöön/parantaa hallituksen ja valtuuston välistä työskentelyä ja tuo läpinäkyvyyttä
päätöksentekoon 9. Miten arvioit omaa panostasi ja suoriutumistasi valtuustotyöskentelyssä? Vastaajien määrä: 10 Vaikea sanoa, olen itse pääosin tyytyväinen. Kouluarvosanana ehkä 89! Joihinkin asioihin olisi pitänyt uskaltaa sanoa oma mielipide paremmin ja kuuluvammin, eikä mennä vain avltavirran mukana. Perehtyminen asioihin olisi voinut olla syvällisempää se mihin pystyy on tehty hyvin Vaikutan pikemminkin taustalla enkä kuulu valtuustossa "suupaltteihin." Jos asiat menevät mieleni mukaan, en käytä puheenvuoroja. Oppimiskausi, paljon parannettavaa! Ajan käyttö vaikeuttanut asioihin paneutumista, paremmin haluaisin perehtyä. Siksi en enää aio jatkaa luottamustoimissa tässä elämäntilanteessa. Omaa roolia on parempi olla arvioimatta. Seminaarit ovat tärkeä osa valtuustotyöskentelyä ja en ole voinut osallistua riittävästi > mikä vaikuttaa kokonaisarvioon > joten pyrkimyksistä huolimatta keskinkertainen 10. Millaista tukea, työkaluja tai koulutusta toivot kehittyäksesi valtuustotyöskentelyssä / tai toivoisit uusille valtuutetuille, vaikket itse jatka valtuutettuna? Vastaajien määrä: 10 ensiksi rautalankamalli kuntataloudesta, sillä muuten ei oikein pysty Yhteistyö oman ryhmän sisällä, kuten ryhmien välilläkin tärkeää. Varsinkin kauden alussa oltava koulutus ja tutustumisseminaareja. Toivoisin, että jotkut virkamiehet parantaisivat luotettavuuttaan, muutaman kohdalla meni luotto asioiden hoitamiseen tämän 4 vuoden aikana perehtyttämistä kokonaisuuksiiin ja syysseuraus suhteisiin ja jonkin ajan päästä kertausta perehdyttämisen jälkeen hyvä alkukoulutus työ ja toiminta periaatteisiin, puolessa kaudessa mitä on opittu, miten on toimittu sähköisten työkalujenhyväksikäytön koulutus Pitäisi teroittaa uusille valtuutetuille, miten tärkeää on osallistua erilaisiin valtuustoseminaareihin. Siellä asiat aukeavat ja sen jälkeen on helpompi lukea ja ymmärtää esittelytekstejä. Kuntatalouden mekanismeista ja eri ratkaisujen vaikuttavuuksista olisi hyvä saada kuvaa, ja tietysti uusille hyvä alkukoulutus on tarpeen jo ihan perusasioiden saamiseksi haltuun. Aluksi perehdytystä käytännön asioihin, sitten ryhmäytymistä valtuustotovereiden kanssa esim. seminaarin merkeissä. Valtuutettujen tulisi nykyistä paremmin tietää omat oikeutensa ja velvollisuutensa valtuutettuina. Erityisesti painottaiin yleensäkin luottamushenkilön selontottovelvoillisuutta suhteessa käsiteltäviin asioihin. Heti valtuustokauden alussa perehdytystä, koulutusta. Ajallisesti voimassa olevat strategiat, toiminta ja taloussuunnitelmat heti alussa tietoon valituille valtuutetuille > sek erilaiset ohjesäännöt, hallintosääntö, mitkä ovat valtuustotyöskentelyn pohjana
11. Strategiset linjaukset ja tavoitteet Vastaajien määrä: 14 keskittyvät olennaisiin asiakokonaisuuksiin 3: 0% 6: 15% 4: 46% 5: 38% ovat selkeitä 6: 14% 3: 7% 5: 29% 4: 50% ovat realistisia
3: 14% 5: 43% 4: 43% 12. Valtuusto Vastaajien määrä: 15 linjaa kunnan toiminnan suunnittelua ja järjestämistä perustuen oikeaan ja luotettavaan tietoon 3: 13% 6: 20% 4: 33% 5: 33% arvioi realistisesti strategisia linjauksia ja ratkaisuvaihtoehtoja luotettavaan tietoon perustuen
3: 27% 6: 7% 5: 33% 4: 33% 13. Päätöksenteko Vastaajien määrä: 15 Päätöksenteon perustaksi on valtuusto edellyttänyt ennakoitavan ja analysoitavan päätösten toiminnallisia ja taloudellisia vaikutuksia eri aikajänteillä 6: 7% 3: 21% 5: 29% 4: 43% Päätöksenteko on tosiseikkoihin perustuvaa ja objektiivista
3: 0% 6: 20% 4: 33% 5: 40% Esteelliset henkilöt eivät vaikuta päätöksentekoon tai sen valmisteluun 3: 7% 4: 13% 6: 53% 5: 27% Päätösten perustelut kirjataan täsmällisesti ja läpinäkyvästi 6: 13% 3: 7% 4: 20% 5: 60%
14. Valtuusto seuraa ja arvioi Vastaajien määrä: 15 strategisten tavoitteiden saavuttamista 3: 20% 6: 7% 5: 13% 4: 60% toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamista 3: 27% 5: 47% 4: 27%
15. Miten valtuuston ohjaustoimintaa tulisi kehittää? Vastaajien määrä: 9 ohjausliikkeiden toteutumista pitää seurata. ts. vaatia lautakunnilta ja hallitukselta. nyt ohjataan aika rennolla otteella ja ollaan jos ei ojassa niin aika lähellä.? Ajatus siirtymisestä kulujen ja tulojen sitovuuteen nykyisen nettositovuuden sijasta antaisi työkalun ohjaamiseen hallituksen ja lautakuntien /valtuuston missä mennään palaverit Tietoa ja koulutusta ei ole koskaan liikaa. Tulevaisuuden ennakointia ja " reittien " hakemista lisää, nyt ollut jonkun verran olemassa olevien käytäntöjen virallistamista valtuuston päätöksillä mikä tuo hommaan kumileimasimena olon fiiliksiä.?? Valtuusto voi kehittää omaa ohjaustoimintaansa vain jos se saa tietoa ja eritoten taustatietoa lisää. Toinen asia on opettaa lukemaan ja ymmärtämään mitä se tieto tarkoittaa kunnan päätöksenteon kannalta. Tähän monet ei tahdo alistua vaan haluaavat pitää ikäänkuin kaikki ovet auki vaikka tietävät, että resurssit ei riitä poukkoilevaan toimintaan. Samalla tieten tai tietämättään toimivat kuntastrategian tavoitteita vastaan jopa niitä joita itse ovat olleet hyväksymässä. Valtuusto voi lisätä ohjaustoimintaa mm: suuret asiat käydään iltakoulumaisesti läpi ja käyty keskustelu ohjaa tulee valmistelua ja päätöksentekoa valtuusto alkaa lyömään "viittoja tiehen" nykyistä konkreettisemin valmistelua sitovan tavoiteasetannan kautta varsinaisaiseen päätöksentekoon sisältyy voimakas ohjaus vaikka siitä kautta onko tehtävä päätös kuntastrategian ja pitkän aikavälin taloussunnitelman mukainen mukainen vai ei. Ylipäätään tulevaisuutta ja eritoten niitä asioita jotka tulee vaikuttamaan tulevaan päätöksentekoon pitäisi avata nykyistä enemmän vaikka se päättäjien tuskaa lisääkin. Näin päättäjät voisivat halutessaan ottaa ennakkotiedot ikäänkuin päätöksenteon reunaehdoikseen päätöksenteossaan. Uskon, että se jämäköittäisi päätöksentekoa entisestään ja tukisi tavoiteasetannan kautta tapahtuvaa johtamista. Nykyinen lähes olematon tavoiteasetanta lisättynä pää ja sektorikohtasilla taloustiedoilla = budjetin sisältö ei anna edes kokeneille pättäjille mahdollisutta aineiston pohjalta arvioida miten päälinja menee starategian mukaan saati että he kykenisivät arvioiman miten eri sektorien suunniteltu toiminta tukee päälinjaa. Talousarvio ja toimintasuunnitelma tulisi avata mitä tämä on tyyliin. Yksi helppo tapa avata budjettia on jakaa kaikille valtuutuille talousarvion mukana sen taulukkoosa ja kertoa miten taulukkoosaa luetaan. Johtamisen käsikirja,sen todellinen jalkautuminen toimintaympäristöihin ja käytäntöön / kuka vastaa ja millä tasolla. Valtuuston ja lautakuntien yhteistyön tiivistäminen > hallintokohtainen seminaari ainakin valtuustokauden alussa > ehkä vuosittain
16. Muuta kommentoitavaa? Vastaajien määrä: 6 Hankasalmi on toiminut varsin hyvin muuttuvissa ja ennakoimattomissa tilanteissa. Henkilöstövalinnat eivät ole tuoneet kaivattua uudistusta, eikä kaikkia viranhaltioita ole saatu mukaan muutokseen Nykyisessä valtuustossa eräs valtuutettu puuduttaa valtuuston työskentelyä pitkillä monologeillaan, jotka eivät edes sisällä minkäänlaisia muutosesityksiä. Harva kehtaa lähteä mukaan tällaiseen "keskusteluun". Sen mitä sanoo, täytyy sanoa tiivistetysti siitä syntyy keskustelua ja mielipiteiden vaihtoa Populismi ja kielteisessä mielessä " politiikan " teko ollut vähäistä, mutta hieman myös aito poliittinen keskustelu jäänyt vähälle. Kunta toimii kaksiportaisella hallintomallilla luottamushenkilöt ja virkamiehet. Kuntalaki joka toimintaa ohjaa puitelaki ja kuntien tähtävät määräytyy erityislakien kautta. Tällöin voidaan lähteä siitä, että ensin kaikki tehtävät kuuluu kunnalle = valtuustoille ja se jakaa tehtävät ja niiden tehtävien toteuttamisessa tarvittavan toimivallan kunnanhallitukselle ja lautakunnille siten kun johtosäännössä on sanottu. Tämän jälkeen toimivaltaa jakaneet voivat jakaa toimivaltaa edelleen, ei kuitenkaan sitä osaa mitä erityislaissa on kielletty delekoimasta. Tämä prosesssi on meillä tällä hetkellä epäselvä liian monelle ja johtaa tehottomuuteen jopa riitoihin. Tietämättömyys koskee sekä luottamushenkilöitä että viranhaltijoita. Tähän asiaan tulisi paneutua huolella nyt kun uudet luottamushenkilöt astuu tehtäviinsä 2013 alussa. Delekointipäätöksiä ei tulisi tehdä hallikunnissa ennen kun luottamushenkilöt tietää ja ymmärtää mistä päättävät. Hallintäsääntöön tulisi tehdä tätä koskevia tarkennuksia. Tällä en tarkoita sitä, että delekoinnista luovutaan. Vaikuttavuuden arviointi vähäistä. Taloudellisuuden ja tuloksellisuuden arviointia ei voi tehdä ilman vaikuttavuuden arviointia. Talous ohjaa liiaksi toimintojen suunnittelua Kuntastrategian liitteeksi piti tulla hyvinvointistrategiaa ym. palvelustrategioita, joiden piti täydentää yleisluontoista kuntastrategiaa