2015
TOTEUTUS Kyselytutkimus Isännöintiliiton jäsenyritysten ja yhdistysten isännöitsijöille Tiedonkeruu 1-23.10.2015 Vastauksia 273 vastausprosentti 20. Virhemarginaali: +/- 5% Kyselyteemat: Hyvien - heikosti toimivien hallitusten osuus as.oy asiakkaista Hallitusten jäsenten aktiivisuus ja sitoutuminen Hallitusten jäsenten ymmärrys ja tietotaso Luottamus isännöinnin osaamiseen Hallitusten päätöksenteon toimivuus Hyvän hallitustyöskentelyn kriteerit Muut ajankohtaiset teemat
AS.OY HALLITUSTYÖSKENTELYN KOKONAISARVIOINTI Kuinka monen as.oy-asiakkaan kohdalla hallitustyöskentely mielestäsi toimii hyvin / kohtalaisesti / huonosti? (osuus as.oy asiakkaistasi) 18% 29% 5 Hyvin toimivaa hallitustyöskentelyä Kohtalaisesti toimivaa hallitustyöskentelyä Huonosti toimivaa hallitustyöskentelyä
AS.OY HALLITUSTYÖSKENTELYN KOKONAISARVIOINTI Kokonaisarvio hallitustyön laadusta 1=heikko 2 3 4 5=erinomainen En osaa sanoa 3,39 0,4%8% 44% 44% 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % 1 2 3 4 5 Kokonaisarvio eri alueilla Pohjanmaa (N14) 3,58 Uusimaa (N52) 3,47 Pääkaupunkiseutu (N46) 3,45 Länsi-Suomi (N34) 3,38 Keski-Suomi, Häme (N83) 3,33 Itä- ja Kaakkoi-Suomi (N29) 3,32
HALLITUSTYÖN ARVIOINTI Hallitustyön nykytila: aktiivisuus ja sitoutuminen Keskiarvo (1-5) 1=heikko 2 3 4 5=erinomainen En osaa sanoa Hallitusten puheenjohtajat kantavat roolinsa mukaista vastuuta 3,59 9% 3 45% 1 Hallituksen jäsenten eriäviä näkemyksiä pystytään käsittelemään rakentavasti 3,44 1 35% 44% 7% Hallituksilla on halu kehittää asumisen arkea taloyhtiössä 3,29 18% 37% 36% 7% Hallitusten jäsenet ovat motivoituneita tehtävään 3,16 18% 46% 34% Hallitukset tukevat isännöinnin työtä 3,15 19% 40% 3 4% Hallituksen jäsenet perehtyvät taloyhtiön asioihin sopivalla panoksella 2,90 3 4 2 Hallitusten jäsenet tuntevat hallituksen vastuut 2,89 4% 29% 4 2 Hallitusten jäsenillä on oikea ymmärrys isännöinnin palveluista 2,75 5% 38% 36% 20% Hallitusten jäsenet tuntevat isännöintisopimuksen sisällön 2,73 7% 36% 36% 18% 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 %
HALLITUSTYÖN ARVIOINTI Millä tasolla hallitusten jäsenten ymmärrys on seuraavissa asioissa? Ymmärrys tiedottamisen ja muun viestinnän merkityksestä Ymmärrys taloudellisista asioista (esim. budjetointi, kirjanpito, tilinpäätös) Ymmärrys hallituksen oman osaamisen tasosta ja riittävyydestä Ymmärrys hallinnollisista asioista (esim. kiinteistön sopimusasiat) Ymmärrys teknisistä asioista (esim. ymmärrys kiinteistön ylläpidon vaatimuksista / korjaustarpeesta) Ymmärrys juridisista asioista (esim. as.oy lain tunteminen) Keskiarvo (1-5) 3,27 2,96 2,88 2,84 2,66 5% 2,36 1 1=Ymmärryksen puute vaikeuttaa työtä 2 3 4 5=riittävä ymmärrys En osaa sanoa 17% 30% 30% 35% 40% 34% 47% 40% 45% 4 39% 40% 3 24% 20% 20% 15% 5% 7% 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 %
HALLITUSTEN OSAAMISEN KEHITTÄMINEN Pitäisikö isännöintyritysten itse panostaa enemmän hallitusten osaamisen kehittämiseen? 20% Kyllä 15% 66% Ei En osaa sanoa
HALLITUSTYÖN ARVIOINTI Kuinka hallitusten jäsenet luottavat isännöinnin osaamiseen? Taloudellinen osaaminen (esim. budjetointi, kirjanpito, tilinpäätös) Hallinnollinen osaaminen (esim. kiinteistön sopimusasiat) Juridinen osaaminen (esim. as.oy lain tunteminen) Tekninen osaaminen (esim. kiinteistön ylläpito, korjaukset) Keskiarvo (1-5) 3,86 3,75 3,69 3,59 1=heikko luottamus 2 3 4 5=vahva luottamus En osaa sanoa 6% 46% 46% 1 55% 29% 17% 5 28% 0% 4% 28% 55% 1 0% Viestintäosaaminen 3,42 9% 3 44% 1 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 %
HALLITUSTYÖN ARVIOINTI Hallitusten päätöksenteon toimivuuden arviointi Keskiarvo (1-5) 1=täysin eri mieltä 2 3 4 5=täysin samaa mieltä En osaa sanoa Hallituksen kokouksia ei pidetä liian usein 3,76 1 18% 45% 2 Päätöksenteko on avointa ja läpinäkyvää 3,64 10% 28% 49% 1 Tehdyistä päätöksistä pidetään kiinni 3,56 1 30% 45% 1 Päätöksentekoa ohjaa taloyhtiön etu, ei hallituksen jäsenten oma etu 3,46 20% 24% 39% 15% Isännöinnille annetaan työrauha päätösten toimeenpanossa 3,44 16% 30% 36% 15% Hallituksen on helppo päättää asioista 3,41 1 34% 46% 5% Hallitusten jäsenet tuntevat osakkaiden / asukkaiden tarpeita ja odotuksia Hallitus haluaa aktiivisesti viestiä päätetyistä asioista asukkaille / osakkaille Pitkän tähtäimen tavoitteet ohjaavat päätöksentekoa Hallitusten kokoustekninen osaaminen on hyvällä tasolla 3,25 3,02 2,91 5% 6% 2,78 8% 18% 39% 2 3 30% 37% 4% 44% 2 5% 3 27% 4% 4 18% 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 %
HALLITUSTYÖN ARVIOINTI Millainen on hyvä hallitus? Mitä odotat hallituksen jäseniltä ymmärryksen tai asenteen tasolla? Keskiarvo (1-5) 1=tätä tarvitaan lisää 2 3 4 5=tämä hyvällä tasolla En osaa sanoa Kiinnostusta asumisen arkeen, asumisviihtyisyyteen 3,17 7% 2 26% 38% 7% Osakkaiden ja asukkaiden kuuntelua 3,15 8% 2 3 3 10% 0% Halukkuutta kuunnella asukkaiden / osakkaiden näkemyksiä (myös muualla kuin yhtiökokouksessa) 3,10 9% 19% 35% 28% 9% 0% Halukkuutta tiedottaa asumisen asioista osakkaille / asukkaille 3,05 9% 2 3 30% 7% Kykyä päätösten tekemiseen 2,95 1 27% 27% 2 1 Valmiutta ottaa käyttöön uusia digitaalisia välineitä 2,70 15% 29% 3 16% 7% Strategista ajattelua asumisen arjen kehittämisessä 2,59 17% 3 30% 16% 5% Strategista ajattelua kiinteistön ylläpidossa ja kehittämisessä 2,44 26% 34% 18% 15% 7% 0% Kykyä erottaa isot ja pienet asiat 2,28 39% 27% 1 1 1 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 %
HALLITUSTYÖN ARVIOINTI Miten suhtaudut seuraaviin väittämiin? Keskiarvo (1-5) 1=eri mieltä 2 3 4 5=samaa mieltä En osaa sanoa Hallitusten jäsenten kouluttaminen on avaintekijä päätöksenteon kehittämisessä 3,87 6% 27% 35% 29% Taloyhtiöstrategiat helpottaisivat hallitustyöskentelyä ja päätöksentekoa 3,82 9% 2 38% 27% Hallituksissa tulisi olla enemmän nuoria jäseniä 3,72 4% 36% 39% 18% Hallitustyö nykyisellään mahdollistaa taloyhtiöiden hyvän johtamisen 3,05 6% 2 38% 28% 6% Hallitukset ymmärtävät hyvän isännöinnin arvon 3,05 7% 28% 26% 3 8% Hallituksissa tulisi olla enemmän vaihtuvuutta 2,79 1 29% 29% 2 6% Hallituksiin tulisi saada lisää ulkopuolisia hallitusammattilaisia Hallitustyön kehittyminen vaatisi muutoksia as.oy-lakiin 2,77 2,59 19% 24% 2 16% 2 1 26% 18% 15% 7% 15% 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 %
PARHAAT JA HEIKOIMMAT TULOKSET Heikoimmat tulokset (keskiarvo) Parhaat tulokset (keskiarvo) Kykyä erottaa isot ja pienet asiat 2,28 Ymmärrys juridisista asioista (esim. as.oy lain tunteminen) 2,36 Strategista ajattelua kiinteistön ylläpidossa ja kehittämisessä 2,44 Hallitusten jäsenten kouluttaminen on avaintekijä päätöksenteon kehittämisessä Taloudellinen osaaminen (esim. budjetointi, kirjanpito, tilinpäätös) (luottamus isännöinnin osaamiseen) 3,87 3,86 Strategista ajattelua asumisen arjen kehittämisessä 2,59 Hallitustyön kehittyminen vaatisi muutoksia as.oy-lakiin 2,59 Taloyhtiöstrategiat helpottaisivat hallitustyöskentelyä ja päätöksentekoa 3,82 Hallituksen kokouksia ei pidetä liian usein 3,76 Ymmärrys teknisistä asioista (esim. ymmärrys kiinteistön ylläpidon vaatimuksista / korjaustarpeesta) 2,66 Hallinnollinen osaaminen (esim. kiinteistön sopimusasiat) (luottamus isännöinnin osaamiseen) 3,75 Valmiutta ottaa käyttöön uusia digitaalisia välineitä 2,70 Hallitusten jäsenet tuntevat isännöintisopimuksen sisällön 2,73 Hallitusten jäsenillä on oikea ymmärrys isännöinnin palveluista 2,75 Hallituksiin tulisi saada lisää ulkopuolisia hallitusammattilaisia 2,77 Hallituksissa tulisi olla enemmän nuoria jäseniä 3,72 Juridinen osaaminen (esim. as.oy lain tunteminen) 3,69 Päätöksenteko on avointa ja läpinäkyvää 3,64 Hallitusten puheenjohtajat kantavat roolinsa mukaista vastuuta Tekninen osaaminen (esim. kiinteistön ylläpito, korjaukset) 3,59 3,59
TIEDOT VASTAAJISTA Alue Kokemus isännöintitehtävistä Uusimaa Pääkaupunkiseutu 17% 20% Pirkanmaa 14% 0-3 vuotta 14% Varsinais-Suomi 1 Keski-Suomi 9% 4-10 vuotta 45% Päijät-Häme Kanta-Häme 5% 4% 11-20 vuotta 19% Pohjois-Pohjanmaa Kymenlaakso 4% yli 20 vuotta 2 Pohjois-Savo Satakunta Ei vastausta 0% Etelä-Savo Etelä-Karjala 0% 10% 20% 30% 40% 50% Pohjois-Karjala Lappi Ei vastausta Pohjanmaa Etelä-Pohjanmaa Keski-Pohjanmaa 0% Kainuu 0% 0% 5% 10% 15% 20% 25%
POIMINTOJA AVOIMISTA VASTAUKSISTA HALLITUSTEN JÄSENTEN AKTIIVISUUS JA SITOUTUMINEN
KOMMENTIT LIITTYEN HALLITUSTEN JÄSENTEN AKTIIVISUUTEEN JA SITOUTUMISEEN. Jäsenet ovat usein aktiivisia pienissä jokapäiväisissä asioissa ja saattavat vaatia selvityksiä ja tarjouspyyntöjä varsin vaatimattomiin (taloudellisessa mielessä) asioihin. Toisaalta isoihin ja merkittäviin asioihin, kiinteistön kehittämiseen tai strategioihin ei haluta ottaa kantaa edes "palasteltuna". Em. on kovin yleistävää, sillä on aktiivisia hallituksia, joiden todellisena tavoitteena on kiinteistön kehittäminen pitkäjänteisellä tavalla ja sitten on niitä, joita on isännöitsijän näkökulmasta katsoen "vedettävä perässä", jotta saa pienenkin päätöksen tehtyä. Hallituksen jäsenet ovat aktiivisia mutta ihan väärissä asioissa. Usein tartutaan lillukanvarsiin kun ei ymmärretä kokonaisuutta. Vain oma asia/huoneisto kiinnostaa, ei osata ajatella asioita koko taloyhtiön kannalta Yleisesti ottaen hallituksen jäsenet ovat sitoutuneita hallitustyöskentelyyn. Toivoisin, että hallituksen jäsenet osallistuisivat päätöksen tekoon ja valmisteluun enemmän. Nykyisin vain odottavat, että annetaan "kaksi vaihtoehtoa, joista valitaan se halvempi" lähes asiassa kuin asiassa. Isännöitsijän tulisi itse tietää kaikesta kaikki, eikä ulkopuolista apua saa käyttää kun se maksaa. Erittäin suuria eroja hallitusten välillä. Toisille se on elämäntapa ja toisia ei voisi vähempää kiinnostaa. Monesti toivoisi hallitukselta hieman enemmän perehtyneisyyttä asioihin. Tai sitten ehkä selkeämpiä pelisääntöjä: jos ei haluta perehtyä ja käyttää aikaa, pitää luottaa ja antaa isännöitsijälle enemmän vastuuta. Aktiivisuutta pitäisi olla huomattavasti nykyistä enempi. Liian usein hallitukset jättävät/antavat vastuut isännöitsijälle, pesevät ns. kätensä heille kuuluvista vastuista, näin ollen pieleen menneet hommat on näin hyvä kaataa isännöitsijän niskaan. Sitoutumisessakin on parantamisen varaa, usein koetaan hallitustyöskentely pakkohommana; "pakkohan jonkun on suostua"-tyyliin. On hallituksen jäseniä, jotka eivät koskaan vastaa sähköposteihin, eivät tule kokouksiin eivätkä sano sanaakaan kokouksissa. Aktiivisuus ei ole mitenkään kiinni iästä, kyse on asenteesta, en ehdi, en viitsi, tehkööt muut. Kiinnostus ja innostus puuskittaista. Varsinkin yhtiökokouksen jälkeen käynnistetään useita asioita yhtäaikaa ja into loppuu nopeasti. Hallituksen jäsenillä on useimmiten huonosti kokonaisvaltaisra näkemystä kiinteistön hoidosta ja kehittämisestä. Kokoukset tahtovat olla juorukerhoja. Hallituksen ohjaaminen vaatii isännöitsijältä osaamista ja johtamiskykyä. Hankala hallitus on tekemätön paikka.
POIMINTOJA AVOIMISTA VASTAUKSISTA HALLITUSTEN JÄSENTEN OSAAMINEN JA TIETOTASO
KOMMENTIT LIITTYEN HALLITUSTEN OSAAMISEEN / TIETOTASOON: Asiantuntevan isännöitsijän tehtävä on tukea ja valmentaa maallikkohallitusta. Pienissä yhtiöissä lähes kaikille on paikka hallituksessa, joten näillä mennään. Isoissa välillä tuntuu, kun siellä oltaisiin mukana statuksen vuoksi. Noin puolet hallitusten jäsenistä ei ymmärrä riittävästi taloyhtiöön liittyvistä perusasioista ja niiden hoitamisesta. Monesti peruskäsitteetkin ovat hukassa. Hoitovastikkeesta puhuttaessa moni käyttää termiä vuokra. Kunnossapitotarveselvitykseen lisättäisiin mielellään kaikki polkupyörätelineen hankinnasta lähtien. Suurimmat murheet ovat rappurallin alla olevat lehdet ja jätteiden lajittelu vaikka samaan aikaan pitäisi esimerkiksi miettiä, miksi ja mistä vesikatto vuotaa ja kuinka se korjataan. Korjaussuunnittelussa kiinnitetään huomiota enemmän pikkuasioihin ja korjauksen vaikutusta oman huoneiston vikoihin. Hallitustyö toimii, kun isännöitsijä on aktiivinen ja ottaa sopivasti tukevan ja aktiivisen asiantuntijaroolin esittelijänä ja keskustellen ja selittäen opastaa asioita oikeaan suuntaan. Suurimmalla osalla tietotaso on riittävä. Monen "hallitusneuvoksen" osaaminen ja tietotaso on jämähtänyt paikoilleen, eikä motivaatiota ole päivittää tietopohjaa. Hallitusten jäsenten osaaminen ja tietotaso vaihtelevat suuresti ollen kohtuullisella tai välttävällä tasolla keskimäärin. Osaamisen puutetta löytyy mm. teknisissä asioissa (ei ymmärretä korjaustarpeita tai luullaan ymmärtävänsä ne ammattilaisia paremmin. Talouspuolella kustannustasojen ymmärtämisessä puutteita (ei ymmärretä miksi jonkun asian selvittäminen ja toteuttaminen maksaa). Ei hallituksen tarvitse erityisesti osata tai tietää mitään. Isännöinnin tehtävä on valmistella päätökset niin, että osakkaiden tahto toteutuu lain ja talouden sallimissa rajoissa. Pyrin aina toimittamaan hallitukselle päätöksenteon pohjaksi riittävät tiedot. Jos lainsäädäntö tai jokin muu määräys rajaa päätöksentekomahdollisuuksia, toimitan linkin kyseisiin määräyksiin tai hankimme juristilta / tilintarkastajalta / insinööritoimistolta lausunnon. Järjestämme kolme-neljä kertaa vuodessa koulutusta hallituksille. Hallituksissa on aina jäseniä, jotka tekevät päätökset lyhyellä jänteellä ja omaa etua tavoitellen. Pitkälle aikavälille vaikuttavia päätöksiä ei haluta tehdä oman eliniän aikana. Hallituksiin tulisi saada nuoria ihmisiä, joiden motiivit pitää omasta kodistaan/sijoituskohteestaan huolto pitkällä aikajanalla.
POIMINTOJA AVOIMISTA VASTAUKSISTA PÄÄTÖKSENTEON TOIMIVUUS
YLEISET KOMMENTIT LIITTYEN HALLITUSTEN PÄÄTÖKSENTEON TOIMIVUUTEEN: Puheenjohtajalla on merkittävä rooli hallitustyön onnistumisessa. Jos puh.joht. kertoo näkemyksensä käsiteltäviin asioihin ripeästi ja perustellusti, eikä lähtökohtaisesti vastusta kaikkea mahdollista, niin hallitustyöskentely on tällöin mielekästä. Puh.joht. ja isännöitsijän yhteistyön toimivuus ja molemminpuolinen luottamus on edellytys hyvälle hallitustyöskentelylle. Ollaan liian varovaisia, ei nähdä kuin yksi asia kerralla. Hyvä olisi tehdä joku kokonaisuus hyvin esim. lämmitykseen liittyvät asiat kaikki huomioden ilmanvaihto, ikkunat ja sitten muutama vuosi rauhallista. Suunnittelusta ei haluta maksaa, "hyvin suunniteltu on puoliksi tehty" ei mene perille, vaikka sitä kuinka yrittää. Toimii hyvin. Poikkeukset ovat yksittäistapauksia ja lähinnä turhaa kilpailuttamista pienissä hankinnoissa ja vatulointia toteutuksen suhteen säästövimmassa. On niin monta päättäjää. Kokouksissa päätöksen joutuu itse kasaamaan, koska ei sitä kukaan muukaan tee. Oma napa on vaan niin hirveen usein lähellä... Lillukanvarsien pyörittelyyn liikaa aikaa Kun asiat on isännöitsijän toimesta valmisteltu hyvin, onnistuu päätöksenteko melko helposti. Pieniin asioihin on helppo takertua ja tehdä niistä isompia asioita kun ovatkaan, koska ne ymmärretään. Tällaiset asiat eivät vie välttämättä eteenpäin, mutta työllistävät isännöitsijää. Vaikka kokous on valmisteltu isännöitsijän toimesta hyvin useimmat hallitukset eivät osaa/uskalla tehdä päätöksiä. Kokoukset ovat keskustelutuokioita,. Muutamissa yhtiöissä isännöitsijän on pakko toimia puheenjohtajana sekä sihteerinä, jotta kokouksesta tulisi yhtikäs mitään. Meillä kokoukset valmistellaan niin perusteellisesti, että niissä päätöksenteko on helppoa, jos hallitus on yksimielinen. Eriävien mielipiteiden käsittely on yllättävän vaikeaa, tilanteet lukkiutuvat helposti. Nykyaikaisia sähköisiä välineitä ei ole käytössä ja päätöksen teko on hidasta ja byrokraattista. Vastuita halutaan siirtää sinne ja tänne, eikä jakseta perehtyä asioihin. Vaikeita päätöksiä joutuu odottamaan ja kyselemään. `Lillukanvarsista kyllä osataan päättää ja mielipidettä löytyy. Suurimassa osassa yhtiöitä päätöksenteko on jouhevaa, esimerkiksi sähköpostilla tehdään päätös joka kirjataan myöhemmin pöytäkirjaan.