HANKINTA-arkkitehtuuri Käyttö- ja ylläpitoraportti Tiehallinnon sisäisiä julkaisuja 32/2007 HANKINTA-arkkitehtuuri Toiminnallinen arkkitehtuuri Tietoarkkitehtuuri Järjestelmäarkkitehtuuri Arkkitehtuurin käytön ja ylläpidon malli
HANKINTA-arkkitehtuuri Käyttö- ja ylläpitoraportti Tiehallinnon sisäisiä julkaisuja 32/2007 Tiehallinto Helsinki 2007
Verkkojulkaisu pdf (www.tiehallinto.fi/julkaisut) ISSN 1459-1561 TIEH TIEH 4000575-v Helsinki 2007 TIEHALLINTO Hankinta PL 33 00521 Helsinki Puhelinvaihde 0204 22 11
HANKINTA-arkkitehtuuri, Käyttö ja ylläpitoraportti. Helsinki 2007. Tiehallinto. Tiehallinnon sisäisiä julkaisuja 32/2007, 23s. + liitt. 1 s. ISSN 1459-1561, TIEH 4000575-v. Asiasanat: Hankinta, arkkitehtuuri, tienpito, sähköinen asiointi, tietovarastot, tietopalvelu, kehittäminen, käyttö, ylläpito Aiheluokka: 01, 40, 70 TIIVISTELMÄ Tiehallinto on jatkuvasti kehittänyt toimintaansa asiakaslähtöisemmäksi ja tuloksiltaan tehokkaammaksi. Tiehallinnon toiminta ja sen kehittäminen tukeutuu Tiehallinnon ydinprosesseihin: suunnitteluun, hankintaan ja asiakaspalveluihin. Nämä muodostavat yhdessä Tiehallinnon tienpitoprosessin. Sähköinen hankintamenettely otetaan Tiehallinnossa käyttöön vaiheittain. Ensimmäiset uuden toimintamallin kehitysaskeleet on jo otettu käyttäen nykyisiä Tiehallinnon järjestelmiä. Tavoitteena on, että sähköinen hankintamenettely saadaan käyttöön täydessä laajuudessa vuoteen 2010 mennessä, jolloin se on kaksisuuntaista ja vuorovaikutteista Tiehallinnon ja palveluntuottajien välillä. Siirtymisestä sähköiseen hankintamenettelyyn on laadittu sähköisen toimintamallin yleiskuvaus vuoden 2010 tavoitetilassa. Lisäksi jatkotyönä on tehty tarkempi tuotekohtainen hankintamenettelyn kuvaus. Sähköiseen hankintamenettelyyn siirtyminen edellyttää monipuolista osaamisen kehittämistä kaikille osapuolille. Täysi taloudellinen hyöty sähköisestä hankintamenettelystä saadaan siinä vaiheessa, kun koko hankinta- ja suunnittelutoimi toimii sähköisesti. Hankintastrategian (2010) halutut tulokset ja vaikutukset sekä sähköiset hankintamenettelyt ovat keskeisiä lähtökohtia, jotka vaikuttavat käytännössä vuoden 2010 hankintaprosesseihin, työssä tarvittaviin tietoihin sekä tietojärjestelmäpalveluihin. HANKINTA-arkkitehtuuri on työväline, jonka avulla kuvataan, miten Tiehallinto toteuttaa hankintatointa tavoitetilassa 2010. HANKINTA-arkkitehtuuri on osa Tiehallinnon kokonaisarkkitehtuuria. Tiehallinnon HANKINTA-arkkitehtuuri koostuu seuraavan kuvan mukaisista osista. 1. Toiminnallinen arkkitehtuuri 2. Tietoarkkitehtuurin täydennys 3. Järjestelmäpalveluiden kuvaus 4. Käytön ja ylläpidon malli Toiminnallinen arkkitehtuuri kuvaa hankintojen yleisen kilpailutusprosessin sekä tuoteryhmäkohtaiset eroavuudet ja toteutusprosessit. Tietoarkkitehtuuri täydentää ja tarkentaa Tiehallinnon kokonaistietoarkkitehtuuria hankinnoissa tarvittavilla ja syntyvillä tiedoilla. Järjestelmäpalveluiden kuvaus esittää hankintojen kilpailuttamisessa ja toteuttamisessa tarvittavat tietojärjestelmäpalvelut, näiden yhteydet ja loogisen tason tietovarastot. Lisäksi järjestelmäpalveluiden kuvaus esittää järjestelmäpalveluiden ratkaisuvaihtoehtoja.
Käytön ja ylläpidon malli määrittelee, miten arkkitehtuuria ylläpidetään ja käytetään hankintatoimen kehityksen suunnittelussa ja prosessien lähtökohtana. Edellä mainituissa osissa kuvataan toimintaa tavoitetilassa 2010 ja esitetään kehitystoimenpiteet tavoitetilan 2010 saavuttamiseksi. Osissa kuvataan toimintalähtöisesti hankinnan prosessit sekä hankinnan tietotarpeet ja vaatimukset tietojärjestelmäpalveluille. HANKINTA-arkkitehtuuri ei ota kantaa tietovarastojen tai järjestelmäpalveluiden fyysisen tason toteutukseen. HANKINTA-arkkitehtuuri työn jälkeen alkaa arkkitehtuurin käyttö ja vaiheittainen päivittäminen ja tarkentaminen Tiehallinnon toiminnan kehityksen edetessä. Arkkitehtuurin hyödyt Arkkitehtuuri on tärkeä, koska se luo yhteisen pohjan, jonka perusteella toimintaa voidaan kehittää kokonaisvaltaisesti se edesauttaa eri toimintojen ja osajärjestelmien välisen yhteentoimivuuden toteuttamista se mahdollistaa standardisoidut rajapinnat osajärjestelmien välillä ja sen myötä avoimet markkinat palveluille ja työkaluille se varmistaa loppukäyttäjien saaman tiedon yhdenmukaisuuden se sallii tarkoituksenmukaisen teknisen riippumattomuuden ja tekee uusien teknologioiden yhdistämisen helpoksi Arkkitehtuuri tarjoaa systemaattisen menetelmän ottaa huomioon eri osapuolten vaatimukset ja tavoitteet. Toimintojen ja järjestelmien yhteentoimivuus parantaa huomattavasti niiden käyttömahdollisuuksia. Teknisten näkökohtien lisäksi yhteentoimivuuteen kuuluvat myös organisatoriset näkökohdat. Arkkitehtuurin avulla käyttöön otettavat järjestelmät ja palvelut voidaan suunnitella johdonmukaisella tavalla, yhdistyvät onnistuneesti muihin palveluihin, toimivat toivotulla tavalla, täyttävät käyttäjien odotukset ja helpottavat hankinnan palveluiden ja järjestelmien hallinnointia, ylläpitoa ja laajentamista.
HANKINTA-arkkitehtuuri, Käyttö ja ylläpitoraportti. (UPPHANDLINGS-arkitekturen. Användning och underhåll) Helsingfors 2007. Vägförvaltningen. Vägförvaltningens interna publikationer, 32/2007 23 s. + bilagor 1 s. ISSN 1459-1561, TIEH 4000575-v. SAMMANDRAG Vägförvaltningen har kontinuerligt utvecklat sin verksamhet för att göra den mera kundfokuserad och effektiv. Både verksamheten och utvecklandet av densamma baserar sig på Vägförvaltningens centrala processer: planering, upphandling och kundbetjäning. Tillsammans bildar dessa Vägförvaltningens väghållningsprocess. Vägförvaltningen tar i bruk den elektroniska upphandlingsproceduren stegvis och åtgärder i den här riktningen har redan tagits med stöd av de nuvarande systemen. Målsättningen är att det elektroniska upphandlingssystemet är i användning i full skala år 2010 då det bör vara interaktivt och fungera i båda riktningarna mellan Vägförvaltningen och tjänsteproducenterna. Övergången till elektronisk upphandling har behandlats i den översikt över elektronisk verksamhetsmodell som ingår i år 2010 målsättning. Dessutom har en noggrannare beskrivning av upphandlingsprosessen utgående från produkterna gjorts som tilläggsarbete. Övergången till elektronisk upphandling förutsätter att ett mångsidigt kunnande utvecklas hos alla parter. Den fulla ekonomiska nyttan av elektronisk upphandling fås när hela planerings- och upphandlingsfunktionen fungerar elektroniskt. De resultat och effekter som eftersträvas i upphandlingsstrategin (2010) är centrala utgångspunkter som i praktiken påverkar 2010 års upphandlingsprcess samt de uppgifter och IT-system som behövs i arbetet. UPPHANDLINGS-arkitekturen är ett arbetsverktyg som beskriver hur Vägförvaltningen förverkligar den upphandlingsfunktion som är målsättningen för år 2010. UPPHANDLINGS-arkitekturen ingår i Vägförvaltningens helhetsarkitektur. UPPHANDLINGS-arkitekturen består av följande delar. Den funktionella arkitekturen beskriver upphandlingens allmänna offertförfarande, skillnaderna för de olika produktgrupperna samt implementeringsprosesserna. Informationsakitekuuren kompletterar Vägförvaltningens helhetsinformationsarkitektur med uppgifter som behövs i eller som uppstår under upphandlingen. Beskrivningen av systemtjänster beskriver de systemtjänster som behövs i upphandlingen och i implementeringen. Också sambanden och de logiska datastrukturerna beskrivs. Dessutom beskrivs olika lösningar för implementeringen av systemtjänster. Användning och underhåll beskriver hur arkitekturen underhålls och används i planerandet av upphandlingsfunktionens utveckling samt som utgångspunkt för processen.
De ovannämnda delarna beskriver verksamhetens målsättning för år 2010 och framhåller de åtgärder som behövs för att förverkliga den. Utgående från de olika funktionerna beskrivs upphandlingens processer, behovet av information och de fodringar som ställs på IT-systemen. UPPHANDLINGSarkitektuuren tar inte ställning till den fysiska implementeringen av databaser eller systemtjänster. Efter implementeringen av UPPHANDLINGS-arkitekturen följer ibruktagandet och den stegvisa uppgraderingen då Vägförvaltningens verksamhet vidareutvecklas. Nyttan av arkitekturen Arkitekturen är viktig eftersom den ger en gemensam grund för en helhetsbaserad utveckling av verksamheten den underlättar förverkligandet av ett fungerande sammarbete mellan de olika funktionerna och delsystemen den möjliggör standardiserade gränssnitt mellan delsystem och öppnar därmed marknaden för tjänster och verktyg den säkerställer att användarna har tillgång till enhetlig information den tillåter en ändamålsenlig teknisk oavhängighet och underlättar användningen av ny teknologi Arkkitehturen erbjuder ett systematiskt sätt att beakta olika parters krav och målsättningar. Att funktionerna och systemen fungerar som en helhet förbättrar i hög grad deras användningsmöjligheter. Då man bedömer helheten måste både tekniska och organisatoriska aspekter beaktas. Arkitekturen underlättar ibruktagandet av system och tjänster då dessa kan planeras på ett systematiskt sätt, då de på ett lyckat sätt kan kombineras med andra tjänster, då de fungerar som planerat, då de uppfyller användarnas förväntningar och underlättar administrationen, underhållet samt utvecklingen av upphandlingens tjänster och system.
HANKINTA-arkkitehtuuri. Käyttö ja ylläpitoraportti. (Procurement architecture. Deployment and maintenance model.) Helsinki 2007. Finnish Road Administration. Finnra internal reports, 32/2007 23 p. + app. 1 p. ISSN 1459-1561, TIEH 4000575-v. Keywords: Procurement, architecture, road management, electronic business, database, information service, development, use, maintenance Category: 01, 40, 70 SUMMARY Finnish Road Administration has continuously developed its operations towards greater efficiency and customer focus. The operations of the Road Administration and their development are based on its core processes: planning, procurement and traffic services. Together these form the road management process. Electronic procurement in the Road Administration will be implemented in several phases. The first steps have been taken using the existing systems. The goal is for the electronic procurement to be fully deployed by the year 2010. By 2010 the procurement will be two-directional and interactive between the Road Administration and service providers. Transition to electronic procurement has been investigated in previous Finnra report on an objective functional model of electronic procurement in 2010. Successively a more detailed product group-specific description of the procurement process has been made. The transition to electronic procurement process requires multi-faceted training for all actors involved. The full economic benefit of the electronic procurement process will only be realised, when whole procurement and planning process functions electronically. The desired results and effects of the procurement strategy (2010) as well as electronic procurement processes are the central basis for procurement processes, information, and information services required in the year 2010. Procurement architecture is a part of the enterprise architecture of the Finnish Road Administration. It is a tool for describing how the Finnish Road Administration implements its procurement in 2010. The procurement architecture of the Finnish Road Administration consists of following sections. Functional architecture describes the general bidding process as well as product group-specific differences to the bidding process and their implementation processes. Information architecture supplements and expands the enterprise information architecture with information required and generated in the procurement process. Information service description presents the information services required in the bidding and implementation of the procurement process, the connections between the information services and the logical level information databases they require. In addition alternative solutions for the implementation of information services are presented.
Deployment and maintenance model defines how the architecture is maintained and deployed in the development of procurement process and as a starting point for the individual processes. The sections defined above describe the objective for the procurement process in 2010 and present the required development steps for reaching the objective. The sections describe the procurement processes, information and information service requirements from an operational perspective. The procurement architecture does not take a stance on physical level implementation of the information databases or information services. Following the procurement architecture work, it is time for the deployment and phased refreshment and expansion of the architecture in line with the development of the Road Administration s operations. Benefits of the architecture Architecture is important, because it: forms a generic basis on which the operations can be developed comprehensively helps in implementing inter-operability between different operations and sub-systems enables building standardised interfaces between sub-systems and through it, opens markets for services and tools guarantees the uniformity of information for all users allows for appropriate technical independence and makes the integration of new technologies simple Architecture offers systematic method to take the requirements and objectives of different actors into account. The use of systems and processes is improved by their interoperability. In addition to technical aspects, the interoperability on organisational level is also improved. The systems and services deployed with the help of the architecture: can be designed consistently integrate successfully with other services work as planned fulfil the expectations of users facilitate the administration, maintenance and expansion of the systems and services
ESIPUHE Tiehallinnon HANKINTA-arkkitehtuuri työ on jatkoa sähköisen hankintamenettelyn toimintamallien kuvaksille vuosina 2005 ja 2006. HANKINTA-arkkitehtuuri on työväline, jonka avulla kuvataan, miten Tiehallinto toteuttaa hankintatointa tavoitetilassa 2010. HANKINTA-arkkitehtuuri on osa Tiehallinnon kokonaisarkkitehtuuria. Tiehallinnon HANKINTA-arkkitehtuuri koostuu neljästä osasta, joista on laadittu omat selvityksensä. Tämä raportti kuvaa käytön ja ylläpidon mallin. Muut osat ovat toiminnallinen arkkitehtuuri, joka kuvaa hankinnan prosessit. Tietoarkkitehtuuri, joka täydentää ja tarkentaa Tiehallinnon kokonaistietoarkkitehtuuria hankinnoissa tarvittavilla ja syntyvillä tiedoilla. Järjestelmäpalveluiden kuvaus, joka esittää hankintojen kilpailuttamisessa ja toteuttamisessa tarvittavat tietojärjestelmäpalvelut, näiden yhteydet ja loogisen tason tietovarastot. Lisäksi järjestelmäpalveluiden kuvaus esittää järjestelmäpalveluiden ratkaisuvaihtoehtoja HANKINTA-arkkitehtuuri työn jälkeen alkaa arkkitehtuurin käyttö ja vaiheittainen päivittäminen ja tarkentaminen Tiehallinnon toiminnan kehityksen edetessä. ARKKITEHTUURI työssä on ollut mukana eri vaiheissa useita Tiehallinnon asiantuntijoita. Lisäksi työn toteutuksen tukena oli ohjausryhmä sekä projektiryhmä. Projektipäällikkönä työssä on ollut Hannu Tolonen Oulun tiepiiristä. Konsulttina työssä on ollut SysOpen Digia Integration Oy Jukka Lähesmaan johdolla. Helsingissä kesäkuussa 2007 Tiehallinto Hankinta
HANKINTA-arkkitehtuuri 11 Sisältö I KÄYTTÖ JA YLLÄPITO 13 1 JOHDANTO 13 1.1 Tavoitteet 13 1.2 Käsitteet 13 2 KÄYTTÖ 15 2.1 Yleistä 15 2.2 Kehityksen suunnittelu ja ohjaus 15 2.3 Prosessien kehittäminen 16 2.4 Järjestelmäpalveluiden kehittäminen 17 2.5 Arkipäivän käyttö 18 3 YLLÄPITO 18 3.1 Ylläpitotarpeiden syntyminen 18 3.2 Ylläpidettävät osat 18 3.3 Ylläpitoprosessin vastuut 20 4 ARKKITEHTUURIN KEHITYSTARPEET 21 4.1 Kokonaisarkkitehtuurin kehitysideat 22 5 TIEDOTUS 22 6 ENSIMMÄISET TOIMENPITEET 23 7 LIITTEET 24
Taulukkoluettelo Taulukko 1 Raportissa käytettyjen käsitteiden selitykset...13 Taulukko 2 Arkkitehtuurin käyttö projektin eri vaiheissa...17
HANKINTA-arkkitehtuuri 13 JOHDANTO I KÄYTTÖ JA YLLÄPITO 1 JOHDANTO 1.1 Tavoitteet Tämä dokumentti kuvaa HANKINTA-arkkitehtuurin käytön ja ylläpidon. Arkkitehtuurin käytön tavoitteena on varmistaa, että Tiehallinnon hankintoja toteutetaan sovittujen prosessien mukaisesti ja kehitetään suunnitelmallisesti ja tärkeimpiin asioihin keskittyen. Lisäksi tavoitteena on, että toiminnot, palvelut ja järjestelmät tehdään sellaisiksi, että ne palvelevat kokonaisuutta. Järjestelmät ja palvelut ovat yhteentoimivia ja tarvittaessa yhteiskäyttöisiä. Arkkitehtuurin käytön tavoitteena on luoda kaikille hankintaprosessissa mukana oleville yhtenäinen kuva toiminnasta ja sen kehittämisestä. Arkkitehtuurin ylläpidon tavoitteena on varmistaa, että arkkitehtuuri on aina ajan tasalla ja sisältää oikeat kehitystarpeet. Arkkitehtuurin ylläpidon tavoitteena on toimia yhteisenä keskustelukanavana, jonka avulla tieto leviää ja voidaan yhdessä sopia muutoksista hankintaprosessissa. Käyttö- ja ylläpitosuunnitelman tavoitteena on kuvata miten arkkitehtuuria käytetään ja ylläpidetään. Suunnitelmassa on seuraavia osia, joilla on omia tarkempia tavoitteitaan: Käytön kuvaus. Tavoitteena on kuvata milloin ja miten arkkitehtuuria käytetään Ylläpidon kuvaus. Tavoitteena on kuvata milloin ja miten arkkitehtuuria tarkistetaan ja tehdään mahdollisia muutoksia. Milloin täytyy tehdä uusia kuvauksia tai tarkistaa olemassa olevan arkkitehtuurin sisältöä. Arkkitehtuurin kehitystarpeiden kuvaus. Tavoitteena on kuvata miten arkkitehtuuria tulisi täydentää esimerkiksi uusilla toiminnoilla, tarkemmilla kuvauksilla tai uusilla näkymillä. Tiedotuksen kuvaus. Tavoitteena on kuvata ketkä tulisi saada arkkitehtuurista tietoisiksi ja miten tiedotus näille tahoille hoidetaan. Organisoinnin kuvaus. Tavoitteena on kuvata, miten arkkitehtuurin käyttö ja ylläpito organisoidaan. Sovitaan kokonaisarkkitehtuurin ja sen osien vastuutahot ja näiden tehtävät. Suunnitelma arkkitehtuurin käytöstä ja ylläpidosta seuraavana vuonna. Suunnitelman tavoitteena on konkretisoida, miten Tiehallinto käyttää ja ylläpitää HANKINTA-arkkitehtuuria vuosien 2007 2008 aikana. 1.2 Käsitteet Seuraavassa taulukossa on määritelty tärkeimmät HANKINTA-arkkitehtuurin käyttöön ja ylläpitoon liittyvät käsitteet. Taulukko 1 Raportissa käytettyjen käsitteiden selitykset Käsite Hankintavastaava Määritelmä Tiehallinnon henkilö jonka vastuulla
14 HANKINTA-arkkitehtuuri JOHDANTO Hankintapalvelukonsultti Tilausvaltuuden antaja Hyväksyjä Luvan tai lausunnonantaja Palveluntuottaja Tienkäyttäjät / kansalaiset Yhteistilaaja Asiantuntija Tietopalvelut Tiestö- ja liikennetiedot Toimintajärjestelmä Sähköinen kauppapaikka Hankinnan hallintapalvelu Kanssakäymisportaali Tietojen ylläpitopalvelu ovat hankinnan käytännön tehtävät kilpailutuksen ja toteutuksen aikana. Ulkopuolinen konsultti, joka tekee tilaajalle hankintojen valmisteluun, kilpailutukseen ja toteutukseen liittyviä tehtäviä. Tiehallinnon taho, joka antaa tilausvaltuutuksen. Tiehallinnon henkilö, jolla on valtuudet tehdä päätöksiä kilpailutukseen ja sopimukseen liittyen. Hyväksyminen menee Tiehallinnon / tiepiirien työjärjestyksen mukaan. Esimerkiksi ympäristövirasto, kunnan ympäristölautakunta tai palo- ja pelastustoimi (tunnelit yms.). Urakoitsija, konsultti yms., joka tuottaa hankitun palvelun. Tiehallinnon hankkimien tienpidon tuotteiden ja palvelujen loppukäyttäjä. Esimerkiksi kunta tai toinen väylävirasto, jonka kanssa tehdään yhteistilauksia. Tiehallinnon asiantuntija tai ulkopuolinen konsultti, joka toimii asiantuntijana palvelun toteuttamisessa Tietopalvelut tarjoavat rajapinnan Tiehallinnon ja ulkoisten toimijoiden tietovarastoihin kaikissa hankintaprosessin vaiheissa. Tietopalveluna saatavat tiestö- ja liikennetiedot Tiehallinnon toimintamallia, menettelytapoja ja organisaatiorakennetta kuvaava ohjeisto, josta löytyvät keskeiset työssä tarvittavat ohjeet, lomakkeet ja viiteaineisto Tiehallinnon henkilöstölle. Sähköinen kauppapaikka on extranetpohjainen verkkopalvelu kilpailutuksen toteutukseen ja sen aikaiseen vuorovaikutukseen, informaation ja asianhallintaan. Palvelun käyttöä hallinnoidaan käyttäjäoikeuksilla. Tiehallinnon sähköinen työkalu hankintaprosessiin liittyvän toiminnan ja tietojen hallitsemiseen. Kanssakäymisportaali on extranetpohjainen verkkopalvelu joka toimii urakan toteutuksen aikaisen toiminnan tukena ja keskustelukanavana sopimusosapuolten välillä. Palvelu, jonka avulla palveluntuottajat
HANKINTA-arkkitehtuuri 15 KÄYTTÖ Sähköiset tietovarastot Sähköinen dokumenttivarasto / arkisto Rajapintakirjasto ylläpitävät tiestön ja sen varusteiden tietoja. Tiehallinnon tai ulkopuolisten tahojen tietovarastot. Näistä saadaan ja näihin tallennetaan hankinnan kilpailuttamisen ja toteutuksen aikaiset tietoaineistot ml suunnitelmatiedot Palvelu, josta saadaan ja johon tallennetaan hankinnan kilpailutuksen ja toteutuksen aikaiset asiakirjat. HUOM! vaatii lainmuutokseen arkistolainsäädäntöön. Palvelu, joka sisältää kuvaukset järjestelmien välistä tiedonsiirtorajapinnoista 2 KÄYTTÖ 2.1 Yleistä Arkkitehtuuria käytetään ohjaamaan Tiehallinnon hankintaprosessin kehitystä kokonaisuutena. Arkkitehtuurin avulla kokonaisprosessia ja tuoteryhmäkohtaisia osaprosesseja (jatkossa tekstissä prosesseja) kehitetään tavoitetilan mukaisiksi. Arkkitehtuuri auttaa kehityshankkeiden yhteydessä ymmärtämään siihen vaikuttavat riippuvuudet ja ratkaisut, joilla toiminnan ja järjestelmien yhteentoimivuus varmistetaan. Lisäksi arkkitehtuuria käytetään apuvälineenä arkipäiväisessä työssä ja uusien henkilöiden perehdyttämisessä. 2.2 Kehityksen suunnittelu ja ohjaus Arkkitehtuuria käytetään hankintaprosessin ohjauksessa ja kehityksen suunnittelussa. Ajan tasalla oleva arkkitehtuuri antaa eri tahoille yhtenäisen kokonaiskuvan hankintaprosessin toiminnasta, järjestelmäpalveluista ja tarvittavista tiedoista sekä näiden kehitystarpeista. Arkkitehtuuri toimii hankintaprosessin toiminnan suunnittelun työvälineenä, jonka avulla määritellään kehityskohteet ja luodaan tarkempi tavoitetilan kuvaus kehityskohteiden osalta. Arkkitehtuurin avulla tunnistetut kehityskohteet viedään hankintaprosessin seuraavan vuoden ja pidemmän ajan toimintasuunnitelmiin yhdessä muiden tunnistettujen kehitystarpeiden kanssa. HANKINTA-arkkitehtuurin käyttö ohjaukseen ja kehityksen suunnitteluun sisältää seuraavat työvaiheet arkkitehtuurin avulla käydään vuorovaikutteista keskustelua prosessien, tietojen ja tietojärjestelmien tavoitetilasta ja kehitystarpeista kokonaisuutena kirjataan ja priorisoidaan kehityskohteet suunnitellaan toimenpiteet ja dokumentoidaan ne toimintasuunnitelmiin Kehityksen suunnittelu tehdään pääsääntöisesti kerran vuodessa syksyisin laadittaessa seuraavan vuoden toimintasuunnitelmaa tai seuraavien vuosien kehitysohjelmia ja niiden budjetteja. Vastaavat kehityksen suunnittelun työvaiheet voidaan toteuttaa tarpeiden myötä myös muulloin. Arkkitehtuuria
16 HANKINTA-arkkitehtuuri KÄYTTÖ hankintaprosessin kehityksen suunnitteluun käyttävät prosessin vastuuhenkilöt ja muut sovitut asiantuntijat sekä hankintaprosessin kokonaisvastuuhenkilö. Kehityksen suunnittelussa arkkitehtuurin eri osa-alueita hyödynnetään seuraavasti: toiminnallinen arkkitehtuuri. Toiminnallisen arkkitehtuurin yhteenvedosta ja prosessikuvauksista tunnistetaan kehitystä vaativat kohteet ja määritellään tarvittavat toimenpiteet. tietoarkkitehtuuri. Tietoarkkitehtuuri tarkistetaan ja priorisoidaan tietojen kehitystarpeet. Tietojen parantamisen toimenpiteet määritellään osana järjestelmäpalveluiden kehittämistä. järjestelmäarkkitehtuuri. Järjestelmäpalveluiden kehittämisen kokonaissuunnitelman sekä prosessien ja tietojen kehitystarpeiden perusteella priorisoidaan ja määritellään seuraavat järjestelmäpalveluiden kehittämistoimenpiteet. Kehittämistoimenpiteet viedään toteuttamista varten seuraavan vuoden toimintasuunnitelmaan tai seuraavien vuosien kehitysohjelmiin ja määritellään tarvittava budjetti. Toimenpiteiden toteutumista seurataan hankintaprosessin käytössä olevan seuranta- ja ohjausmekanismien mukaisesti. Kehityksen suunnittelussa mahdollisesti esille tulleet tarpeet muuttaa tavoitearkkitehtuuria Kehityshankkeiden tuomat muutokset arkkitehtuuriin toteutetaan osana arkkitehtuurin ylläpitoa. 2.3 Prosessien kehittäminen HANKINTA-arkkitehtuuria käytetään prosessien kehittämisen lähtökohtana ja prosessin tarkemman tason tavoitetilan kuvaamisen työvälineenä. Prosessien kehittäminen on osa hankintaprosessin normaalia toimintaa ja tapahtuu sovittavien kehitysprojektien kautta. Prosessien kehittämisestä vastaa prosessinomistaja. HANKINTA-arkkitehtuurin käyttö prosessien kehitykseen sisältää seuraavat työvaiheet arkkitehtuurin avulla luodaan käsitys kehitettävän osaprosessin liittymisestä hankintaprosessiin tai Tiehallinnon muihin prosesseihin. Lisäksi tarkastetaan arkkitehtuurin kuvaama tavoitetila työn lähtökohdaksi. keskustellaan, sovitaan ja kuvataan osaprosessin tarkempi tavoitetila ja kehittämisen jatkotoimenpiteet määritellään kyseisen osaprosessin tarkemmasta tavoitetilan kuvaamisesta seuraavat muutokset ja tarkennukset tieto- ja järjestelmäarkkitehtuureihin käytetään tarkempaa osaprosessin kuvausta tavoitetilan viestittämiseen ja toteuttamiseen Arkkitehtuurin käytöstä kehitystyössä syntyy tarvittaessa tarkemmat osaprosessin kuvaukset ja lisäksi työssä syntyy mahdollisesti muutostarpeita tietoja järjestelmäarkkitehtuuriin. Tarkemman tason osaprosessikuvaukset sekä muutostarpeet päivitetään osaksi arkkitehtuuria ylläpitomallin mukaisesti.
HANKINTA-arkkitehtuuri 17 KÄYTTÖ 2.4 Järjestelmäpalveluiden kehittäminen HANKINTA-arkkitehtuuria käytetään järjestelmäpalveluiden kehittämisprojekteissa antamaan yleiskuva hankintaprosessista ja toteutettavien toimintojen roolista kokonaisuudessa. Arkkitehtuurista kehittämisprojektit saavat käsityksen toteutettavien toimenpiteiden riippuvuuksista muihin toimintoihin ja kuinka nämä riippuvuudet on huomioitava. Lisäksi arkkitehtuuri kuvaa yleiset ratkaisut, joita kehitysprojektin on noudatettava kokonaisuuden toimivuuden varmistamiseksi. Arkkitehtuuri on työväline erityisesti kehitysprojektin suunnitteluvaiheessa. Arkkitehtuuria käytetään tarvittaessa myös kehitysprojektin toteutuksen aikana ja sen päättyessä varmistettaessa, että arkkitehtuurin vaatimukset on toteutettu. Samalla kerätään kehitysprojektista saatava palaute arkkitehtuurin kehittämiseen. Taulukossa 1 on esitetty järjestelmäprojektien ja HANKINTA-arkkitehtuurin välinen suhde. Periaatteena on, että projekti saa ratkaisuja, ohjeita, vaatimuksia ja rajoituksia arkkitehtuurista, ja sisällyttää nämä projektin suunnitelmiin ja toteutukseen. Taulukko 2 Arkkitehtuurin käyttö projektin eri vaiheissa Vaihe Tietojärjestelmän- tai palvelun vaatimusmäärittely tai esiselvitys Tekninen suunnittelu ja toteutus Käyttö- ja ylläpito Arkkitehtuurin käyttö Toiminnallinen arkkitehtuuri Tehdään ko. järjestelmän tai tietopalvelun prosessikuvaus, vaatimukset ja käyttötapaukset käytössä olevan HANKINTA-arkkitehtuurin avulla Tietoarkkitehtuuri Tehdään ko. järjestelmän tietomalli tietoarkkitehtuurin tietotarpeiden ja rajauksien perusteella Järjestelmäarkkitehtuuri Tehdään ko. järjestelmän järjestelmäarkkitehtuurikuvaus käytössä olevan HANKINTA-arkkitehtuurin järjestelmäarkkitehtuurin avulla ja sen rajauksia ja ratkaisuja noudattaen Arkkitehtuurin vaatimukset sisältyvät projektin omiin suunnitteludokumentteihin. Arkkitehtuuria ei tarvitse käyttää ellei määrittelyjä muuteta. Ko. järjestelmän tai tietopalvelun kuvausta käytetään apuvälineenä mm. perehdyttämisessä, virhetilanteiden selvittämisessä tai kehitystä suunniteltaessa. Kuvauksia päivitetään tarvittaessa. HANKINTA-arkkitehtuuri kuvaa järjestelmää toiminnan ja käyttäjien näkökulmasta. HANKINTA-arkkitehtuurin rinnalla järjestelmä- tai tietopalveluprojektissa noudatetaan Tiehallinnon teknisen arkkitehtuurin ratkaisuja ja kuvauksia. HANKINTA-arkkitehtuurin käytöstä järjestelmä- ja tietopalveluprojekteissa tuloksena syntyvät järjestelmän määrittelydokumentit, joissa arkkitehtuurin asettamat vaatimukset on huomioitu. Arkkitehtuurin käytöstä järjestelmä- ja palveluprojektissa vastaa Tiehallinnon projektipäällikkö.
18 HANKINTA-arkkitehtuuri YLLÄPITO 2.5 Arkipäivän käyttö HANKINTA-arkkitehtuuria voidaan käyttää työvälineenä esimerkiksi esiteltäessä hankintaprosessin ratkaisuja ja tavoitetilaa sidosryhmille, perehdytettäessä uusia työntekijöitä tai selvitettäessä muuten hankintaprosessin kokonaiskuvaa. HANKINTA-arkkitehtuurin avulla voidaan esitellä yhteistyötahoille Tiehallinnon hankintaprosessin toiminnallinen, tietojen ja järjestelmäpalveluiden rakenne sekä tavoitetila. Esittelyä varten laaditaan sopiva tiedotusmateriaali. Uuden työntekijän perehdyttämisessä tehtäviinsä käytetään HANKINTAarkkitehtuuria kuvaamaan työntekijälle hankinnan prosessit, tiedot ja tietojärjestelmät sekä -palvelut. Perehdyttämisen jälkeen uusi työntekijä voi tutustua prosessi- ja järjestelmäkuvauksiin itsenäisesti. Perehdytyksessä kuvauksia voidaan käydä läpi myös useamman henkilön kesken esim. työpajan muodossa. Perehdyttämisvaiheessa on hyvä myös ottaa talteen uuden työntekijän palaute arkkitehtuuriin, koska tällöin saadaan ulkopuolista näkemystä ja tuoreita ideoita arkkitehtuurin jatkokehittämiseen. HANKINTA-arkkitehtuuri toimii tarkistustyökaluna ja muistilistana keskusteltaessa prosessien tai järjestelmien eteen tulevista ongelmatilanteista. Arkkitehtuurin avulla varmistetaan, miten tietty prosessi, tietotarve tai tietojärjestelmäpalvelu halutaan toteuttaa. 3 YLLÄPITO 3.1 Ylläpitotarpeiden syntyminen Hankintastrategisten linjausten, toimintamallien ja organisaation muuttuessa syntyy muutostarpeita erityisesti toiminnalliseen arkkitehtuuriin ja sitä kautta myös tieto- ja järjestelmäarkkitehtuureihin. Myös muutokset Tiehallinnon kokonaisarkkitehtuurissa tai muiden prosessien kohdearkkitehtuureissa voivat aiheuttaa tarpeen päivittää HANKINTA-arkkitehtuuria. Arkkitehtuuria käytettäessä voi siihen tulla tarkistustarpeita. Seuraavassa listassa on yhteenveto HANKINTA-arkkitehtuurin käytöstä syntyvistä ylläpitotarpeista. kehityksen suunnittelun aikana havaitaan virheitä tai halutaan muuttaa tavoitetilaa ja arkkitehtuuriratkaisuja prosessien kehityksen ja järjestelmäprojektien aikana syntyy tarkempia prosessikuvauksia ja mahdollisesti muutostarpeita käytössä olevaan toiminnallisen arkkitehtuurin kuvauksiin tai tieto- ja järjestelmäarkkitehtuuriin arkkipäivän käytössä saatetaan havaita puutteita tai kehitysideoita arkkitehtuurikuvauksiin 3.2 Ylläpidettävät osat HANKINTA-arkkitehtuuri kuvaa erityisesti hankintaprosessin toimintaprosessien, tietojen ja järjestelmäpalveluiden tavoitetilaa ja kehitystarpeita suhteessa nykytilaan. Arkkitehtuureja päivitetään tavoitetilan muuttuessa.
HANKINTA-arkkitehtuuri 19 YLLÄPITO Toiminnallinen arkkitehtuuri Toiminnallisen arkkitehtuurin ylläpidettäviä dokumentteja ovat yhteenvetoraportti ja prosessikuvaukset, joihin myös toiminnan kehityskohteet on kirjattu. Toiminnalliseen arkkitehtuuriin voi muodostua uusia osaprosessien kuvauksia. Toiminnallisen arkkitehtuurin yhteenvetoraportista ja prosessikuvauksista poistetaan kehityskohteita sitä mukaan kun niitä on toteutettu. Toiminnan tavoitetilan muuttuessa päivitetään tavoitetilan prosessikuvausta sekä päivitetään kehityskohteiden kuvaus vastaamaan uutta tavoitetilaa. Muutokset tehdään yhteenvetoraporttiin ja prosessikuvauksiin. Prosessien ja tietojärjestelmien kehityksen yhteydessä syntyy mahdollisesti uusia tarkemman tason osaprosessikuvauksia, jotka liitettään osaksi toiminnallista arkkitehtuuria. Tietoarkkitehtuuri Tietoarkkitehtuurin keskeinen ylläpidettävä dokumentti on hankintaprosessin tietotarvematriisi, joka sisältää myös tietojen kehityskohdelistan. Tarvittaessa myös Tiehallinnon yleiseen tietomalliin ja ydinkäsitteiden kuvauksiin tehdään muutos- ja täydennysehdotuksia. Aikaisemmat tietoarkkitehtuurin kehityskohteet poistuvat sitä mukaa kun tietojen laatua, kattavuutta tai saatavuutta on parannettu. Kehityskohteet poistetaan tietotarvematriisista. Tavoitetilan muuttuessa ja täsmentyessä tulee uusia tietotarpeita. Uudet tiedot ja niiden kehitystarve kirjataan tietotarvematriisiin. Hankintaprosessin uudet tietotarpeet viedään tarvittaessa Tiehallinnon kokonaisarkkitehtuurin osaksi tekemällä muutospyyntö tietomalliin ja ydinkäsitteiden kuvauksiin. Järjestelmäarkkitehtuuri Järjestelmäarkkitehtuurin ylläpidettävä dokumentti on hankintaprosessin järjestelmäkokonaisuuden kuvaus raportti. Raportti kuvaa hankintaprosessin järjestelmäpalveluiden toiminnallista tavoitetilaa ja kehityskohteita. Toteutetut kehityskohteet poistetaan raportista ja osittain toteutuneet kehityskohteet päivitetään. Merkittävät muutokset toiminnallisessa tai tietoarkkitehtuureissa tai uudet päätökset järjestelmäpalveluiden tavoitetilasta aiheuttavat muutoksia järjestelmäarkkitehtuuriin. Muuttunut tavoitetila ja sitä vastaavat uudet tai päivitetyt kehityskohteet kirjataan raporttiin. Käyttö- ja ylläpitosuunnitelma Käyttö- ja ylläpitosuunnitelman ylläpidettäviä dokumentteja ovat käyttö- ja ylläpitosuunnitelma raportti, vuotuinen käytön ja ylläpidon työsuunnitelma sekä ylläpitotarvelista. Käyttö- ja ylläpitosuunnitelmaa päivitetään hankintaprosessissa sovitun menettelyn mukaisesti, kun havaitaan uusia käyttötarpeita arkkitehtuurille tai halutaan muuttaa arkkitehtuurin käyttö- tai ylläpitotapaa.
20 HANKINTA-arkkitehtuuri YLLÄPITO Käyttö- ja ylläpitosuunnitelman täsmennykseksi tehdään vuosittain työsuunnitelma arkkitehtuurin käytöstä ja ylläpidosta seuraavana vuonna. Työsuunnitelmaa päivitetään tarpeen mukaan vuoden aikana tehtyjen ja sovittujen uusien tehtävien perusteella. Arkkitehtuurikuvausten ylläpitotarpeet kirjataan ylläpitotarvelistaan välittömästi kun tarve on havaittu. Ylläpitotarvelistaa päivitetään sovittaessa ylläpitotoimenpiteiden tekemisestä ja ylläpitomuutokset on toteutettu. 3.3 Ylläpitoprosessin vastuut Hankintaprosessiin ei perusteta omaa arkkitehtuuriryhmää. HANKINTA-arkkitehtuurilla on kokonaisvastuuhenkilö. Toiminnallisen arkkitehtuurin dokumenttien ylläpidosta ja muutosten tekemisestä ovat vastuussa prosessien vastuuhenkilöt (ks. liite 1). Prosessien vastuuhenkilöillä tarkoitetaan sekä kilpailutusvaiheen kokonaisprosessin että toteutusvaiheen tuoteryhmäkohtaisten prosessien vastuuhenkilöitä. Tietohallinnon arkkitehtuuriryhmä vastaa HANKINTA-arkkitehtuurin tieto- ja järjestelmäarkkitehtuurien ylläpidosta osana Tiehallinnon kokonaisarkkitehtuuria. Hankintaprosessin asiantuntijat tai prosessien vastuuhenkilöt ovat vastuussa siitä, että tieto- ja järjestelmäarkkitehtuuria koskevat hankintaprosessin tarpeet ja kehitysehdotukset viedään hankintaprosessin hyväksymismenettelyn jälkeen kokonaisvastuuhenkilön kautta arkkitehtuuriryhmän käsiteltäväksi. Toiminnallinen arkkitehtuuri Prosessien vastuuhenkilöt seuraavat ja tunnistavat prosessikuvausten päivitystarpeita strategiatyöstä, kokonaisarkkitehtuurin kehittymisestä tai muutoksista ja arkkitehtuurin käytöstä. Vastuuhenkilöt seuraavat ja tunnistavat myös Tiehallinnon toimintamalleissa ja organisaatiossa tapahtuvat arkkitehtuurin vaikuttavat muutokset. Vastuuhenkilöt huolehtivat, että hankintaprosessien ja tietojärjestelmien kehittämisprojekteista saadaan tarvittaessa tarkemman tason prosessikuvauksia. Vastuuhenkilöt huolehtivat tarvittavien muutosten ja päivityksien tekemisestä prosessikuvauksiin. Toiminnallisen arkkitehtuurin kokonaisvastuuhenkilö huolehtii prosessien yhdenmukaisuudesta ja prosessien yhteenvetoraportin ylläpidosta. Merkittävät toiminnalliset muutokset hankinnassa saattavat johtaa muutoksiin myös Tiehallinnon toiminnallisessa kokonaisarkkitehtuurissa. HANKINTA-arkkitehtuurin kokonaisvastuuhenkilö tunnistaa kokonaisarkkitehtuuriin vaikuttavat hankinnan muutostekijät ja vie ne käsiteltäväksi hankintaprosessin hyväksymismenettelyn kautta kokonaisarkkitehtuurityöhön. Tieto- ja järjestelmäarkkitehtuuri Prosessien vastuuhenkilöt vastaavat siitä, että kussakin tuoteryhmässä tarvittavat ja syntyvät tiedot on määritelty. Vastuuhenkilöt ylläpitävät tietotarvematriisia, jonka avulla tietotarpeet kerrotaan tietoprosessin arkkitehtuuriryhmälle. Tietoprosessi vastaa tietoarkkitehtuurikuvausten ylläpidosta kokonaisuutena ja päätöksentekoprosessista uusien tietojen tuottamisesta prosessin
HANKINTA-arkkitehtuuri 21 ARKKITEHTUURIN KEHITYSTARPEET esitysten pohjalta. HANKINTA-arkkitehtuurin kokonaisvastuuhenkilö koordinoi prosessien vastuuhenkilöiden työtä. Käyttö- ja ylläpitosuunnitelma HANKINTA-arkkitehtuurin kokonaisvastuuhenkilö vastaa käyttö- ja ylläpitosuunnitelman muutosten ja lisäysten tekemisestä. Ylläpitoaikataulu Ylläpitoprosessi on jatkuvaa toimintaa. Prosessien vastuuhenkilöt tekevät jatkuvasti tarpeen mukaan hankintaprosessissa hyväksyttyjä muutoksia prosessikuvauksiin. HANKINTA-arkkitehtuurin kokonaisvastuuhenkilö vastaa suurempien toiminnallisen arkkitehtuurin sekä tieto- ja järjestelmäarkkitehtuurin muutostarpeiden kirjaamisesta muutostarvelistaan. Kokonaisvastuuhenkilö viestittää hankintaprosessissa hyväksytyt ylläpitotehtävät muutostarvelistan avulla tietoprosessille. Ylläpitotarpeet arvioidaan ja käydään läpi tarkemmin kerran vuodessa. Tämä tehdään syksyllä suunniteltaessa hankintaprosessin seuraavan vuoden toimintasuunnitelmaa arkkitehtuurin avulla (vertaa luku 2.2). HANKINTAarkkitehtuurin kokonaisvastuuhenkilö, prosessien vastuuhenkilöt ja tarvittavat muut asiantuntijat käyvät läpi arkkitehtuurin eri osat ja tunnistavat vanhentuneet osat sekä sopivat hankintaprosessin hyväksymismenettelyn myötä päivitystoimenpiteistä. Suurempi, koko arkkitehtuurin päivityskierros tehdään 3-5 vuoden välein. Tällä päivityksellä varmistetaan erityisesti, että arkkitehtuuri kuvaa kokonaisuutena hankintaprosessin tavoitetilaa. Tällöin tarkastetaan kaikki kuvaukset ja tehdään kuvauksiin vaadittavat päivitykset. Tarkastuksen yhteydessä selvitetään myös tarve tehdä uusia kuvauksia tai tulisiko arkkitehtuuriin liittää kokonaan uusia osia. Ylläpitoprosessia tukevat seuraavat asiakirjapohjat prosessikuvausten word ja visio -kuvauspohjat, joita projektit voivat käyttää uusien kuvauksien tekemisen lähtökohtana muutostarvelista, johon kirjataan tunnistetut, sovitut ja toteutetut arkkitehtuurin ylläpitotehtävät. Muutostarvelista on laadittava osana arkkitehtuurin ylläpitotyön käynnistämistä. 4 ARKKITEHTUURIN KEHITYSTARPEET HANKINTA-arkkitehtuuri valmistui kesäkuussa 2007. Arkkitehtuuri vaatii kuitenkin jatkuvaa ylläpitoa ja kehitystä. Tärkeää on saada arkkitehtuuri päivittäiseen käyttöön. Näiden käytännön kokemusten perusteella voidaan sitten käynnistää kehitystoimenpiteet. Arkkitehtuurin käyttöönoton jälkeen seuraavat jatkokehitystarpeet ovat seuraavat: HANKINTA-arkkitehtuurin sovittaminen Tiehallinnon kokonaisarkkitehtuuriin. HANKINTA-arkkitehtuuri on toteutettu ennen Tiehallinnon kokonaisarkkitehtuurityön käynnistymistä. Arkkitehtuuri on pyritty tekemään siten, että se voisi toimia hankintaprosessin kohdearkkitehtuuriosana kokonaisarkkitehtuurissa. Kokonaisarkkitehtuurityön edetessä tulee varmistaa HANKINTA-
22 HANKINTA-arkkitehtuuri TIEDOTUS arkkitehtuurin roolin, sisällön ja kuvaustavan yhteneväisyys kokonaisarkkitehtuurin kanssa. Kokonaisarkkitehtuuri tulee myös vaikuttamaan hankintaprosessin arkkitehtuurityön organisointitapaan. HANKINTA-arkkitehtuurin yhteydet muihin Tiehallinnon prosesseihin. HANKINTA-arkkitehtuuri on määritelty hankintaprosessin tarpeista ja vaatimuksista. Työn osana on käsitelty yhteydet muihin Tiehallinnon prosesseihin. Nämä yhteydet tulevat tarkentumaan muiden prosessien (mm. suunnitteluprosessin) arkkitehtuurien valmistuessa. 4.1 Kokonaisarkkitehtuurin kehitysideat HANKINTA-arkkitehtuurin kuvaamisen yhteydessä esille nousi kehitysideoita, jotka tulisi huomioida kokonaisarkkitehtuurissa. Tieto- ja järjestelmäarkkitehtuurien ylläpito. Hankinta vastaa HANKINTAarkkitehtuurin toiminnallisen osan kuvausten ylläpidosta ja tieto- ja järjestelmäarkkitehtuurin kehitystarpeiden esille tuomisesta. Työssä ehdotetaan, että tietoprosessi vastaa järjestelmäarkkitehtuurin kuvausten ylläpidosta myös HANKINTA-arkkitehtuurissa tehtyjen kuvausten osalta. Tästä on sovittava kokonaisarkkitehtuurityön yhteydessä. Rajapintojen kuvaukset. Hankintaprosessin järjestelmäarkkitehtuurin tärkein tarvittava uusi osa on rajapintakirjasto, joka sisältää arkkitehtuurissa tunnistettujen keskeisten rajapintojen kuvaukset. Tietojen ylläpitopalvelun kuvaus. Hankintojen toteutusvaiheessa palvelun tuottajat ylläpitävät ja syöttävät eri tietovarastoihin runsaasti erilaista tietoa. Tällaisen tietojen ylläpitopalvelun ratkaisut ja toiminta tulisi kuvata osana Tiehallinnon kokonaisarkkitehtuuria. 5 TIEDOTUS Tiedotuksen tavoitteena on, että arkkitehtuurin käyttäjät tuntevat arkkitehtuurin ja sidosryhmät tietävät arkkitehtuurin olevan olemassa. Arkkitehtuurin käyttäjille järjestetään tarvittaessa infotilaisuuksia. Infotilaisuuden tarkoitus on kertoa arkkitehtuurin sisällöstä ja käytöstä sen tuleville käyttäjille. Käyttäjiä ovat sekä Tiehallinnon että palveluntuottajien hankintaprosessien kehittämisessä mukana olevat henkilöt. Käyttäjät joutuvat syvällisemmin perehtymään arkkitehtuuriin projekteissa ja muissa kehitystehtävissä. Hankintaprosessin henkilöstön perustietämys arkkitehtuurista varmistetaan esittelemällä arkkitehtuuria eri tilaisuuksissa. Tiedotus koko Tiehallinnon henkilökunnalle tapahtuu Tiehallinnon intranetissä. Tavoitteena on saattaa henkilökunnalle tiedoksi, että tällainen arkkitehtuuri on olemassa.
HANKINTA-arkkitehtuuri 23 ENSIMMÄISET TOIMENPITEET HANKINTA-arkkitehtuurista tehdään yleinen tiedotusmateriaali ja kalvosarjan arkkitehtuurista sekä lyhyt tekstiesite. 6 ENSIMMÄISET TOIMENPITEET HANKINTA-arkkitehtuurin jalkautus alkaa vuoden 2007 aikana. Seuraavan vuoden aikana se otetaan käyttöön siten, että vuoden 2008 keväällä arkkitehtuurin käyttö ja ylläpito ovat normaalia toimintaa. Tässä luvussa on kuvattu yhteenveto käyttöönottovaiheeseen liittyvistä toimenpiteistä, jotka on pääsääntöisesti kuvattu tarkemmin käyttö- ja ylläpitosuunnitelman aikaisemmissa luvuissa. Työskentely projektien kanssa Arkkitehtuurin käyttöönottovaiheen aluksi määritellään ne hankintaprosessin projektit tai muut kehitystehtävät, joissa arkkitehtuuria ryhdytään käyttämään. Jokaisen projektin osalta määritellään arkkitehtuurin hyödyntämistapa ja suunnitellaan tapa, jolla arkkitehtuurin käyttö organisoidaan. Ylläpito HANKINTA-arkkitehtuurin kokonaisvastuuhenkilö ja prosessien vastuuhenkilöt laativat muutostarvelistat, joita ryhdytään täyttämään eri tahoilta saatavan palautteen perusteella. Aluksi muutostarpeita lähinnä kerätään listaan. Kun listaan saadaan koottua riittävästi tietoa ylläpitotarpeista, välitetään tiedot hankintaprosessin hyväksymismenettelyn jälkeen tietoprosessin arkkitehtuuriryhmälle, joka ryhtyy käsittelemään muutostarpeita ja tekemään muutoksia. Tiedotus Työn aluksi tuotetaan arkkitehtuurin yleisesite ja kalvosarja. Samalla tuotetaan tiedote intranettiin. Samalla tiedotetaan siitä, että arkkitehtuurikuvaukset löytyvät toimintajärjestelmästä. Tarvittaessa syksyllä 2007 järjestetään HANKINTA-arkkitehtuurin infopäivä arkkitehtuurin käyttäjille. Arkkitehtuuria esitellään myös muissa tilaisuuksissa. Kehityksen suunnittelu Syksylle 2007 varmistetaan HANKINTA-arkkitehtuurin hyödyntäminen hankintaprosessin toiminnan suunnittelussa. Tavoitteena on että, arkkitehtuurin priorisoidut kehityskohteet viedään vuoden 2008 toimintasuunnitelmaan ja seuraavien vuosien kehitysohjelmiin. Arkkitehtuurin kehitystehtävät HANKINTA-arkkitehtuurin kokonaisvastuuhenkilö seuraa Tiehallinnon kokonaisarkkitehtuuriprojektin ja suunnittelun arkkitehtuuriprojektien etenemistä ja tuloksia. Tarpeen mukaan päätetään HANKINTA-arkkitehtuurin muutoksista ylläpitoprosessin mukaisesti.
24 HANKINTA-arkkitehtuuri LIITTEET 7 LIITTEET 1 Vastuuhenkilöt
HANKINTA-arkkitehtuuri Liite 1 LIITTEET VASTUUHENKILÖT Arkkitehtuurin osa Kokonaisvastuuhenkilö Hoito Investoinnit Ylläpito Suunnittelu- ja asiakaspalvelut Liikenteenhallinta Tietoarkkitehtuuri Järjestelmäarkkitehtuuri Vastuuhenkilö Hannu Tolonen Anne Leppänen Harri Jalonen Katri Eskola Hannu Utti Magnus Nygård Hannu Tolonen Hannu Tolonen
ISSN 1459-1561 TIEH 4000575-v