Sivu 1 / 5 Kansalliskirjasto 9.11.2010 Linnea2-konsortion ohjausryhmän kokous Aika: pe 5.11.2010 klo 10.00-13.00 Paikka: Hanken, A403 (4. krs), Arkadiankatu 22, Helsinki Jäsenet: Esittelijä: Sihteeri: Poissa: Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto Tiina Järvinen, Maanpuolustuskorkeakoulun kirjasto Vuokko Palonen, Tritonia, puheenjohtaja Jarmo Saarti, Itä-Suomen yliopiston kirjasto (videoyhteydellä) Kaisa Sinikara, Helsingin yliopiston kirjasto (n. 10.30 alkaen) Kuno Öhrman, Hanken Nina Hyvönen, Kansalliskirjasto Lassi Lager, Kansalliskirjasto Pentti Vattulainen, Varastokirjasto Asialista: 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 10.10. 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokous todettiin laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Asialistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi Asialistan hyväksyttiin, tiedotusasioihin oli lisätty kokouskutsun jälkeen kohta 12.4. 4. Edellisen kokouksen muistio Edellisen kokouksen muistio hyväksyttiin.
Sivu 2 / 5 5. Konsortiosopimus: allekirjoittaminen ja korjaukset liitteisiin ja sääntöihin (LIITE 1) Esitys: Todetaan allekirjoittamisprosessin tilanne. Kun kaikki sopimukset ovat palautuneet, Kansalliskirjasto palauttaa toisen kappaleen molemmin allekirjoituksin sopijaosapuolille. Tehdään sopimuksen liitteissä 1 ja 3 oleviin organisaatioiden nimiin asialistan liitteessä 1 punaisella näkyvät korjaukset. Sääntöjen viimeisen sivun (pykälä 7) kirjoitusvirhe korjataan: "Uudet jäsenet maksavat tulessaan (p.o. tullessaan) sopimuksessa kuvatun liittymismaksun." Keskustelua: Allekirjoitettu sopimus on palautunut Kansalliskirjastoon lähes kaikista organisaatioista ja lopuistakin sen on ilmoitettu olevan matkalla tai allekirjoitettavana. Päätös: Esityksen mukaiset korjaukset hyväksyttiin. Kansalliskirjasto palauttaa allekirjoittamansa sopimuksen mukana kaikkiin organisaatioihin korjatut liitteet ja säännöt sekä lyhyen saatteen, jossa nämä korjaukset mainitaan. 6. Relais-projektin tilannekatsaus Esitys: Keskustellaan projektin tilanteesta ja tehdään esitys yleiskokoukselle. Keskustelua: Nina Hyvönen esitteli Relais-projektin projektisuunnitelman ja Kansalliskirjaston tekemän tilanneraportin. Todettiin, että jos Relais n kanssa ei tehdä sopimusta, uuden kaukopalveluohjelmiston hankintaprosessia ei kuitenkaan käynnistetä. Päätös: Kansalliskirjasto valmistelee yleiskokousta varten tarkemman esityksen, jossa huomioidaan projektin tämänhetkinen tilanne, edellytykset tuotantokäytölle, hankintahinta ja arvioidaan mahdollisen hankinnan kustannushyöty, mukaan lukien järjestelmän kuoletusaika. 7. Voyager-tilannekatsaus Esitys: Tehdään yleiskokoukselle esitys lisämuistin hankkimisesta palvelimelle. Versionvaihdon jälkeen käyttöön otettu Tomcat WebVoyage kuluttaa muistia ennakoitua enemmän ja lisämuistia tarvitaan, jotta Voyagerin uusi käyttöliittymä voitaisiin avata useammissa kirjastoissa. Toisaalta Primo käyttää ja tarvitsee Voyagerin Tomcat-rajapintoja senkin jälkeen, kun Voyagerin omista käyttöliittymistä ollaan luovuttu. Keskustelua: Nina Hyvönen selosti muistitilanteen ja kaikille jaettiin CSC:n laatima tarvemäärittely. Summa olisi Linnea2-konsortion osalta 33,000 euroa (alv 0%). Tämä sisältää 32 Gt lisämuistia molempiin domaineihin (Linnea1 ja Linnea3). Toisaalta palvelimen hinta olisi pienempi kuin ennakoitu ja yhteisluettelon kustannukset katetaan keskitetyllä rahoituksella. Jarmo Saarti esitti, että jos muistin lisäyksen pystyy kattamaan muiden kustannusten säästöillä, hankitaan lisämuisti. Päätös: Esitetään yleiskokoukselle lisämuistin hankkimista Linnea1- ja Linnea3-domaineihin CSC:n esityksen mukaisesti, eli 32 Gt molempiin domaineihin, hankintahinta yht. 33,000 euroa (alv 0%). Hankinta rahoitettaisiin konsortiosopimuksen liitteessä 4. olevan kustannustenjakomallin mukaan (muut kustannukset).
Sivu 3 / 5 8. Linnea2-työryhmät (LIITTEET 2-4) Liitteenä myös kokouksen jälkeen saatu Hankinta- ja luetteointityöryhmän raportti. Esitys: Sys-OPAC-työryhmä kertoo toiminnastaan (vieraana ryhmän pj Jani Stenvall). Käydään läpi muidenkin työryhmien raportit, jos ne ehditään saada kokoukseen mennessä. Keskustelua: Käsiteltiin kokouksessa jaettu lainaus- ja kaukopalvelutyöryhmän raportti, jota pidettiin hyvänä ja tiivinä. Työryhmät raportoivat toiminnastaan jo kirjastojen asiantuntijoiden listoilla sekä ryhmien wiki-sivuilla, joille kerätään myös käytännön ohjeet. Systeemi- ja OPAC-työryhmän (Sys-OPAC) puheenjohtaja Jani Stenvall jakoi ja esitteli työryhmänsä raportin. Keskusteltiin tämän pohjalta yleisemminkin työryhmien rooleista ja toimenkuvista. Nykyiset työryhmät ovat määritelleet toimenkuvansa itse pitkälti vanhojen työryhmien yhdistämisen pohjalta, mutta Sys-OPAC-ryhmän nykyisessä kokoonpanossa esimerkiksi sisällönkuvailuasiat on koettu hankalaksi. Myös työryhmien ohjauksen ja konsortion työryhmille esittämien toiveiden puuttuminen todettiin ongelmaksi. i. Alkuvuodesta järjestetään seminaari, johon kutsutaan Linnea2-konsortion ohjausryhmä, Amkit-konsortion johtoryhmä ja Linnea-työryhmät keskustelemaan työryhmien toimenkuvasta, toiminnan suunnittelusta ja kehittämisestä sekä keskinäisestä työnjaosta ja yhteistyöstä. Seminaarin tavoitteena on saada luoduksi ohjeistus työryhmien toimintaa varten. ii. Työryhmien puheenjohtajat kutsutaan 1-2- kertaa vuodessa ohjausryhmän kokoukseen. iii. Linnea-konsortion raportteihin aletaan integroida työryhmien raportteja. Tarkoitus on sitouttaa työryhmät konsortion strategiaan ja toimintasuunnitelmaan. Työryhmille jätetään silti työrauha ja riittävä vapaus erilaisiin ad hoc tilanteisiin reagoimiseen. iv. Sisällönkuvailua ei jatkossa sisällytetä Sys-OPAC-työryhmän toimenkuvaan, vaan pyritään keskittämään nämä asiat sisällönkuvailun asiantuntijaverkostolle. v. Kaikki työryhmät voivat pienentää tai muuttaa kokoonpanoaan myös kesken kauden, jos tämä koetaan esim. toimenkuvan muutosten tai työn luonteen takia perustelluksi. Jos työryhmä vaihtaa jäsentään kesken kauden, uusi jäsen voisi tulla mielellään sellaisesta organisaatiosta jolla ei ole vielä edustajaa Linnea-työryhmissä. Jäsenmuutoksista informoidaan Linnea2-ohjausryhmää. vi. Yleiskokouksen (24.11.) asialistaan laitetaan työryhmien wiki-osoitteet, mutta työryhmien raportit käsitellään vasta Linnea2-konsortion kevätkokouksessa. 9. Konsortion maksut v. 2011 Esitys: Käydään läpi alustavat laskelmat kustannuksista ja niiden jakautumisesta konsortion jäsenten kesken Keskustelua: Nykyinen kustannustenjakomalli, jossa yhdenkin kirjaston htv-, nide- tai nimekemäärän muutokset vaikuttavat kaikkien kirjastojen kustannuksiin, koettiin hankalaksi, mutta tarpeelliseksi tässä vaiheessa, kun kirjastojen yhdistymisten seuraukset kustannustenjakoon on joka tapauksessa laskettava.
Sivu 4 / 5 I. Yleiskokouksessa jaettavaan kustannuslaskelmataulukkoon lisätään vertailuita edellisvuoteen. Laskelmassa erotellaan Voyager-kustannukset Aleph-kustannuksista. II. Kustannustenjakokaavasta pyritään tekemään helpommin laskettava vuoden 2013 alusta alkaen. Asiaan palataan myöhemmin. 10. Kansalliskirjastossa konsortiolle tehtävä työ Esitys: (Edellisen kokouksen päätös 8.3): Kansalliskirjasto toimittaa konsortiolle tehtävän työn raportoinnista lisäselvityksen seuraavaan ohjausryhmän kokoukseen ja asia otetaan esille myös yleiskokouksessa. Päätös: Kansalliskirjasto valmistelee yleiskokoukselle henkilötyövuosilaskelman konsortiolle tehtävästä työstä. Laskelma tehdään sillä tarkkuudella kuin mahdollista., mutta siinä pyritään kuitenkin erottelemaan yksittäisiin järjestelmiin (Relais, Voyager ja Aleph) kohdistuneen työn osuus ja toisaalta esimerkiksi kaikkiin järjestelmiin ja sektoreihin kohdistunut työ. 11. Yleiskokouksen asialista Esitys: Asialistalle tässä kokouksessa käsiteltyjen asioiden lisäksi edellisessä ohjausryhmän kokouksessa sovittuja asioita: 8.5 Päätös: Auktoriteettitietokannasta vielä lähetekeskustelua, käydään läpi mistä kyse ja millaisia vaihtoehtoja. Laila Heinemann pyydetään puhumaan yleiskokoukseen aiheesta missä mennään auktoriteettitietokannassa ja YSA/YSOssa. 8.7 Päätös: Yleiskokoukseen keskustelua mm. siitä, miten esim. Googlen kautta lisääntynyt käyttö mahdollisesti lisää palvelimen kuormitusta. I. Yleiskokouksen 24.11. asialistaan: Konsortion toimintasuunnitelma (TOSU-luonnos lähetetään ensin, ohjausryhmälle kommentoitavaksi). Kustannustenjako. II. 12. Tiedotusasiat Yhteisluettelo ja auktoriteettitietokanta. Kohtien 6. ja 7. Relais- ja Voyager-asiat. Kansalliskirjastossa konsortiolle tehty työ. LINDAn ja ARTOn vapaan hakukäytön tilastot Googlen vaikutus palvelimen käyttöön siirretään kevään yleiskokoukseen. 12.1. LINDAn ja ARTON vapaan hakukäytön tilastot LINDAn hakukäyttö lisääntyi aikavälillä 05/2010 10/2010 edellisen vuoden vastaavaan ajanjaksoon verrattuna n. 11 %. ARTOn hakukäyttö lisääntyi samana aikana n. 28 % edellisvuoteen verrattuna. Yleiskokousta varten tilastoihin tehdään vielä tarkempaa erittelyä. 12.2. Kirjastoverkkopäivät (27. - 29.10.2010, Helsinki)
Sivu 5 / 5 Tilaisuudessa oli yli 400 osallistujaa paikan päällä ja parhaimmillaan 120 osallistujaa verkossa. Esitykset: http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/koordinointi/esityksia.html 12.3. ARTO-päivä (10.12.2010, Helsinki) Tulevan Arto-päivän aiheina ovat mm. tallentajayhteistyön kehittäminen ja tallennusvastuun parempi jakaminen, julkaisurekisterien suhde Artoon, julkaisijayhteistyö, yhteisluettelo ja asiakasliittymä. Ohjelmassa on myös BTJ:n Aleksitietokannan edustajan puheenvuoro. 12.4. Sisällönkuvailupäivä (26.11.2010, Helsinki) Tapahtuman järjestäjinä ovat sisällönkuvailun asiantuntijaverkosto, Suomen yliopistokirjastojen neuvosto ja Linnea2-konsortio. Ohjelma: http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/tapahtumat/1286274692236.html 13. Muut mahdolliset asiat Ei muita asioita. 14. Seuraavat kokoukset Linnea-työryhmien kehittämisseminaari alustavasti 15.2. n. klo 10-16. Kansalliskirjasto etsii sopivan tilan. Linnea2-ohjausryhmän kokous: 18.1. klo 10-13. Asialistalla työryhmien kehittämisseminaarin suunnittelu ja alustavasti seuraavan yleiskokouksen valmistelu. Kokous pidetään Helsingin yliopiston kirjaston tiloissa, Kaisa Sinikara varaa tilan. 15. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13.